BESLUT 1 (2)
2017-08-07 Dnr RA 233-2017/02236
Svenska kyrkan Falu pastorat
Postadress: Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm · Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm · Telefon: 010-476 70 00 · Telefax: 010-476 71 20 · E-post: riksarkivet@riksarkivet.se · Internet: www.riksarkivet.se · Organisationsnr: 202100-1074
Beslut efter inspektion av vården av den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv vid Svenska kyrkan, Falu pastorat (Västerås stift)
Riksarkivet inspekterade brevledes vården av den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv (KAE) för Falu pastorat våren 2017.
Beslutet grundas på det förhållanden som framkommit under inspektionen genom inskickad dokumentation vilket innebär att det kan finnas brister som inte framkommit och därför inte omfattas av föreläggande. Det är varje arkivbildares ansvar att se till att regelverket följs.
Med hänvisning till vad som framkom vid inspektion beslutar Riksarkivet att förelägga Falu pastorat följande åtgärder:
• Upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar enligt RA-FS 2009:1, 3 kap.
Skäl för föreläggande: Falu pastorat registrerar allmänna handlingar i ett IT- program, Aveny 2008. Pastoratet sparar alla handlingar i en pappersakt, och det är endast pappersakten som är komplett, men systemet är en viktig sökingång till handlingar med tillhörande metadata om handlingarna.
• Upprätta en plan för informationssäkerhet, enligt RA-FS 2009:1, 6 kap.
Skäl för föreläggande: Falu pastorat använder ett digitalt
diarieföringssystem, Aveny 2008, som är en viktig sökingång till handlingar.
Pastoratet måste ha en plan för informationssäkerheten kopplat till systemstödet.
• Upprätta systemdokumentation, eller redovisa befintlig dokumentation, för Aveny 2008, enligt RA-FS 2009:1, 5 kap. Koppla dokumentationen till arkivredovisningen.
Skäl för föreläggande: Falu pastorat använder ett digitalt diarieföringssystem som ska bevaras eftersom pastoratet arkiverar handlingar och metadata.
Församlingen måste beskriva systemet och vilken information som lagras där, och redovisa informationen i sin arkivredovisning
2 (2)
2017-08-07 Dnr RA 233-2017/02236
• Komplettera arkivredovisningen med
processbeskrivningar utifrån enligt RA-MS 2005:12 och RA-MS 2013:11
Skäl för föreläggande: Falu pastorat har en arkivredovisning med
arkivbeskrivning, arkivförteckning och dokumenthanteringsplan. Pastoratet behöver komplettera redovisningen med processbeskrivningar för KAE, (kopplat till Svenska kyrkans skrift ”Villkor för kyrkoantikvarisk ersättning”)
Återrapportering
Falu pastorat ska redovisa vilka åtgärder som gjorts eller planeras med anledning av ovan givna förelägganden. Redovisningen ska ha inkommit till Riksarkivet senast den 1 december 2017. Vi utgår från att ni även tar hänsyn till anmärkningar.
Ange Riksarkivets diarienummer i redovisningen.
De som deltagit i Riksarkivets beslut
Detta beslut har fattats av enhetschef Petra Dornbusch efter föredragning av arkivarie Ulrica Hofverberg. Detta beslut kan i enlighet med 20 §
arkivförordningen (SFS 1991:446) inte överklagas.
Petra Dornbusch Enhetschef
Ulrica Hofverberg Arkivarie
Föredragande
