• No results found

Praktiska anvisningar. Säkra digitala möten

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Praktiska anvisningar. Säkra digitala möten"

Copied!
8
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

Praktiska anvisningar

Säkra digitala möten

2021

(2)

Innehållsförteckning

Inledning... 3

Gemensam ledstjärna och målbild... 3

Digitalt möte ... 3

Inbjudan till ett digitalt möte av regionens personal ... 4

Att ansluta till digitalt möte ... 5

Via webbläsare (Chrome, Edge, Firefox) ... 5

Via telefon ... 6

Via Skype för företag ... 6

Via videosystem ... 7

Dela bildskärm... 8

Inbjudan från kommuner för säkra möten ... 8

Tips ... 8

Utrustning ... 8

Beslutad av och revideras ... 8

(3)

Inledning

Med säkra digitala möten i denna praktiska anvisning, avses möten som rör den enskildes vård och omsorg.

Anvisningen omfattar inte:

- kommunikation inom och mellan kommunerna och region som inte rör personärende

Vid digital kommunikation som rör den enskildes vård och omsorg mellan Region Kalmar län och kommun ska alltid säkra digitala möten användas.

Vid säkra digitala möten om planering av den enskildes vård och omsorg måste hänsyn tas till dennes välmående samt fysiska och psykiska förutsättningar att kunna delta. Det är viktigt att en individuell bedömning görs inför mötet.

I de fall kommunerna inte kan kalla till säkra digitala möten ska regionens mötestjänst användas. Regionen skapar länk och skickar anslutningsuppgifter till kommun och andra aktörer.

Gemensam ledstjärna och målbild

Ledstjärnan är att skapa goda förutsättningar för den enskildes vård och omsorg samt gemensamt verka för att ansvarsgränserna mellan huvudmännen hanteras smidigt.

Den enskilde och närståendes delaktighet är en förutsättning.

- Det digitala mötet ska bidra till att stärka den enskildes autonomi, integritet och delaktighet i planeringen av den egna vården och omsorgen

- Det digitala mötet ska öka möjligheten för närstående att vara delaktiga i planeringen

Digitala möten ska bidra till att möten i samverkan mellan region och kommunerna i Kalmar län sker på ett smidigt och tidsbesparande sätt.

Digitalt möte

Den som kallar till ett säkert digitalt möte ansvarar för att förmedla, till kommunen och andra mötesdeltagare, information om anslutningsuppgifter för mötet. Det digitala mötet är inte begränsat till två deltagare utan flera parter kan koppla upp sig i mötet vid behov.

Ledstjärnan är att se till den enskildes bästa!

(4)

Inbjudan till ett digitalt möte av regionens personal

När personärenden tas upp under ett digitalt möte måste alltid ett nytt Skype-möte skapas!

Länken till Skypemöte ska skickas på ett säkert sätt via Cosmic Messenger, Cosmic Link eller krypterad mail. Om länken inte kan skickas säkert kan instruktion för uppkoppling skickas via mail men konferens-id ska meddelas via telefon eller SMS.

Skapa ett virtuellt mötesrum i Skype för företag:

Tryck först på Skype-ikonen i Outlook eller webbmail:

Skapa ett möte, spara och stäng utan mottagare.

Inbjudan kan du sedan kopiera från Outlook och klistra i Cosmic Link eller Cosmic Messenger i personärenden. Därefter kan du ta bort den i din personliga Outlook.

Observera att e-post inte är ett säkert sätt att kommunicera sekretessbelagd information!

Region Kalmar län skickar information med uppgifter om digitala mötet.

(5)

Att ansluta till digitalt möte

Anslutning till mötet kan ske antingen via Skype för företag på dator eller i smartphone, videosystem, webbläsare eller telefon enligt inbjudan.

Via webbläsare (Chrome, Edge, Firefox)

1. Skriv in adressen https://video.regionkalmar.se i webbläsaren. Du ska nu se din egen videobild. Skriv ditt namn och klicka på OK.

2. Klicka på de tre prickarna till höger under videorutan för att justera kamera, högtalare och mikrofon efter den utrustning du använder. Klicka på pilen längst upp för att komma tillbaka till startsidan.

(6)

3. Koppla upp: klicka på den gröna videosymbolen - skriv in hela adressen i fältet ”sök för att ringa” klicka på kamerasymbolen.

Via telefon

Ring upp det angivna telefonnummer du fick i inbjudan. Ange därefter det konferens-ID nummer som fanns i inbjudan. Avsluta med #.

Om videouppkopplingen inte fungerar kan uppkoppling via telefon användas.

Via Skype för företag

Du kan använda Skype företag om er organisation har det. Då ser det ut så här:

(7)

Testa ljud och bild via kugghjulet i Skype för företag-klienten.

Externa parter kan också ansluta via Skype Web App. Detta kräver dock installation av en s.k.

plugin, vilket alla användare inte har behörighet att installera.

Via videosystem

Se information för befintlig videoutrustning i den verksamhet du befinner dig i. Skriv in konferens-ID som finns i inbjudan direkt följt av @video.regionkalmar.se

I exemplet ovan är adressen 987654@video.regionkalmar.se

Testa din uppkoppling Via Skype för företag

https://meet.regionkalmar.se/ingemar.sanden/Q4C3QN7J

(8)

Via videokonferenssystem:

Skriv in adressen 35538927@video.regionkalmar.se i videosystemet.

Via webbläsare (Chrome, Edge):

Skriv in adressen till startsidan https://video.regionkalmar.se Följ instruktion Via webbläsare ovan: Adressen till testrummet är 35538927@video.regionkalmar.se

Du kan även testa ljud och bild (videokonferens och webbläsare) via adress:

Test_call@video.regionkalmar.se

Dela bildskärm

Tänk på att om du delar skrivbordet kan mötesdeltagarna se lika mycket som om de stod bredvid dig och tittar på din datorskärm. Om du t.ex får en aviseringsruta varje gång du får ett mail kan alltså mötesdeltagarna se ämne och de första orden i mailet. Välj i första hand att bara dela ut aktuellt dokument eller program istället för att dela ditt skrivbord.

Inbjudan från kommuner för säkra möten

För närvarande har kommunerna i länet inte en enhetlig lösning för säkra digitala möten.

Regionens personal kan få en inbjudan från kommuner till säkra digitala möten (Digitalt möte, SecureMeetings etc). Legitimering görs via Bank-ID (eller SITHS). Anslutning till mötet kan ske via webbläsare för anslutning via dator eller genom mobilapp.

Tips

Utrustning

Om mötet ska genomföras med fler än två personer i samma rum, rekommenderas användning av ett videokonferenssystem annars kan en extern kamera samt bords- högtalare/mikrofon (t.ex.

Jabra ”puck”) användas till datorn.

Inled alltid mötet med att kontrollera så att alla ser varandra och att ljudet är bra. Påminn alla deltagare om att:

- Testa sin utrustning och uppkoppling (se under rubrik ”testa din uppkoppling” ovan) - Stänga av sina mobiltelefoner.

- Stänga av mikrofon när man själv inte pratar.

- Justera kameran så att ansiktet hamnar i den övre delen av bilden.

- Försöka att få ljus i ansiktet framifrån. Det gör bilden mycket bättre. Dra vid behov för gardiner eller liknande om deltagaren sitter med ett fönster bakom sig.

Beslutad av och revideras

Länsgemensam ledning i samverkan inom socialtjänst och angränsande område Hälso- och sjukvård i Kalmar län den 17 november 2017.

Revideras årligen eller vid behov av informationsöverföringsgruppen.

Reviderat den 14 oktober 2021

References

Related documents

Klicka här för att starta eller stänga av din kamera så som du vill ha det när du sedan är inne i mötet.. Är det ett streck över symbolen är kameran avstängd och

Kommunfullmäktiges ärendelista med tillhörande handlingar finns tillgängligt för allmänheten i kommunreceptionen i kommunens.. servicecenter i Sambiblioteket,

Räddningsnämnden beslutar att begära ombudgetering av 6 377 000 kr gällande investeringsbudget för övningshus från år 2020 till år

Det förutsätter att du följt stegen i 5.1 Spara filer i webblösningen och därmed har en sparad fil att ladda ner från webblösningen till din egen dator. Om verktygslådan

Genom att välja rätt typ av bilaga från listan som öppnas då du trycker på pilen, namnges bilagorna automatiskt rätt och placeras på rätt plats i

BB berättar att Nordex har sökt om förlängd igångsättningstid för Östavall och Långåsen och i samband med det förbereder bolaget samtidigt en ny ansökan för båda

• Formuläret för taxiresor, bilhyra och bussresor skall ifyllas och lämnas till platsansvarig eller ordförande.. Policy för

att samtidigt framföra till tekniska servicenämnden att ändringar motsvarande de som medfört överskridande på cirka 6 mnkr i nu aktuellt projekt framöver behöver bli föremål