FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG. Upphandling av ramavtal avseende företagshälsovård

1(13)

FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG

Upphandling av ramavtal avseende företagshälsovård

Bilagor

Förfrågningsunderlaget innehåller förutom denna text följande bilagor.

Bilaga 1: Beskrivning av företagshälsovårdstjänsterna Bilaga 2: Avtalsmall

Bilaga 3: Anbudsformulär

2(13)

Inledning

Ni inbjuds härmed att lämna anbud på i detta förfrågningsunderlag angivna tjänster avseende företagshälsovård.

Upphandlande enhet är Södertörns Fjärrvärme AB.

Syftet med upphandlingen är att säkerställa att Södertörns Fjärrvärme AB har tillgång till kompetens och tjänster för uppfyllande av lagstadgade krav på tillhandahållande av företagshälsovård.

Avsikten med avtalet är att företagshälsovården ska vara en given part i de hälsorelaterade frågorna och att vara resultat- och framtidsfokuserade för företagets arbetsgivarmärke.

Om Södertörns Fjärrvärme AB

Södertörns Fjärrvärme är ett aktiebolag med säte i Botkyrka kommun. Företaget ägs av holdingbolaget Södertörns Energi AB, som i sin tur ägs till hälften vardera av Botkyrka och Huddinge kommuner.

Verksamheten startade 1970 med produktion, distribution och försäljning av värme till kunder i kommunerna Botkyrka, Huddinge och Salem. I början av 1990- talet förändrades verksamheten till att omfatta i huvudsak distribution och

försäljning av värme och kyla. I nuläget produceras ca 10% av värmen i egen regi, resterande produceras till största del av produktionsbolaget Söderenergi.

Idag arbetar omkring 50 personer på företaget och kontoret ligger beläget i Norsborg strax söder om Stockholm.

För mer information om oss, se www.sodertornsfjarrvarme.se.

Rättsliga förutsättningar

Var vänlig observera att det upphandlingsrättsliga regelverket är mycket strikt avseende leverantörers uppfyllande av de krav som ställs i förfrågningsunderlaget.

Anbud som inte uppfyller angivna krav på leverantören, anbudet,

upphandlingsföremålet, de kommersiella villkoren eller som på något sätt

3(13)

innehåller reservationer får således inte antas. Den upphandlande myndighetens möjlighet att begära komplettering eller förtydligande är starkt begränsad.

Det är därför mycket viktigt för anbudsgivare att noga läsa igenom förfrågningsunderlaget i sin helhet och beakta informationen i detta.

Vad gäller styrkande av kravs uppfyllelse i anbudet behövs detta endast i de särskilt angivna fall där det stadgas att visst bevis skall inges tillsammans med anbudet till styrkande av kravets uppfyllelse. Vad gäller övriga krav och villkor är anbudsgivare, genom inlämnande av anbud i upphandlingen, avtalsrättsligt bundna att genomföra uppdraget på i förfrågningsunderlaget och anbudet beskrivet sätt, i händelse av tilldelning av uppdraget.

Möjligheten för Beställaren att efter avslutad upphandling och kontraktstecknande förändra villkoren för avtalet är, ur upphandlingsrättslig synvinkel, starkt

begränsade.

Lagen om offentlighet och sekretess

Södertörns Fjärrvärme lyder under regelverket om handlingsoffentlighet. Under upphandlingsfasen råder absolut sekretess för anbuden jämte 19 kap. 3 § 2 st lagen (2009:400) om offentlighet och sekretess. Efter det att anbuden offentliggjorts, (normalt i samband med tilldelningsbeslut), upphör den absoluta sekretessen och handlingarna blir allmänna och kan då bli antingen offentliga eller omfattas av sekretess. Anbudsgivare som önskar åberopa sekretess på helt eller del av anbud bör därför tydligt ange detta inklusive skälen för detta. Det är dock alltid den upphandlande enheten som fattar beslut i sekretessfrågor och denne är därvidlag bunden av det regelverk som finns i rubricerad lag. Den upphandlande enhetens beslut kan dessutom överklagas och prövas av domstol.

1. Allmänt

1.1 Upphandlingsföremålet

Upphandlingen omfattar företagshälsovårdstjänster. Upphandlingsföremålet beskrivs närmare i bilaga 1.

4(13)

1.2 Avtalstid

Avtalstiden är två (2) år med möjlighet för Södertörns Fjärrvärme AB att därefter förlänga avtalet med ett (1) plus ett (1) år.

Södertörn Fjärrvärmes nuvarande avtal avseende företagshälsovård löper till och med den 22 december 2015. Avsikten är att avtalet skall träda i kraft den 23 december 2015.

1.3 Anbudets omfattning

Anbud kan endast lämnas på upphandlingsföremålet i sin helhet.

1.4 Avtalsvillkor

För uppdraget gällande kommersiella villkor framgår av bilagd avtalsmall, bilaga 2.

Inga avvikelser eller reservationer accepteras. Observera att den absoluta merparten av standard- och branschavtal innehåller avvikelser jämfört med den bilagda avtalsmallen.

1.5 Avtalsform

Ramavtal med en leverantör.

Södertörns Fjärrvärme kommer att vid behov avropa de upphandlade tjänsterna.

1.6 Volym

Uppskattade volymer:

 hälsoundersökningar enligt bilaga 1 punkt 1.1 är ca 50 st/år

 övriga avropade tjänster med timpris är för närvarande ca 200 timmar per år

Observera att dessa volymer endast är uppskattningar och ej utgör någon garanterad volym. Leverantören skall utföra det verkliga behovet, vare sig det över- eller understiger det här uppskattade.

5(13)

2. Urvalskriterier

Urvalskriterierna i denna upphandling består av enligt lag obligatoriska uteslutningsgrunder samt kvalificeringskrav som ställs på anbudsgivares ekonomiska och juridiska ställning respektive yrkesmässiga och tekniska

kompetens. Anbudsgivares uppfyllelse av kraven skall bevisas genom att angivna handlingar bifogas anbudet.

2.1 Uteslutningsgrunder

Krav på leverantör

Södertörns Fjärrvärme kommer att utesluta anbudsgivare som

1. är föremål för omständigheter som anges i 10 kap. 1 § och 3 § i lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF),

2. vars företrädare enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott enligt 10 kap. 1 § LUF, eller genom lagakraftvunnen dom eller strafföreläggande är dömd för brott avseende yrkesutövningen eller har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, eller

3. inte har fullgjort sina åligganden avseende skatt och

socialförsäkringsavgifter i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker (Sverige).

Krav på anbudet

1. Punkt 1 och 2: För att visa att uteslutningsgrunderna 1 och 2 ovan ej föreligger skall anbudsgivaren underteckna anbudsformuläret. Genom

6(13)

undertecknande försäkras på heder och samvete att nämnda uteslutningsgrunder ej föreligger.

2. Punkt 3: Kontroll av svenska anbudsgivares fullgörande av åligganden avseende skatt och socialförsäkringsavgifter kommer att ske hos Skatteverket genom Södertörns Fjärrvärme AB:s försorg. Svenska anbudsgivare behöver således inte bifoga blankett SKV 4820 eller annat bevis härvidlag till anbudet. Utländska anbudsgivare skall dock bifoga intyg utvisande fullgjorda åligganden avseende skatt och

socialförsäkringsavgifter. För utländska anbudsgivare gäller att samtliga dokument och uppgifter i tillämpliga fall inges i den form som är tillgänglig i det land där anbudsgivaren har sitt säte. Samtliga handlingar skall inges i original samt i auktoriserad svensk översättning. Intyget/beviset får vara högst trettio (30) kalenderdagar gammalt räknat från sista dagen att inge anbud i denna upphandling.

2.2 Kvalificeringskrav – ekonomisk och juridisk ställning m.m.

Krav på leverantör

1. Anbudsgivare skall vara registrerad i det land där denne driver verksamhet enligt det landets regler om aktiebolags- eller handelsregister eller liknande.

2. Anbudsgivare skall minst uppfylla riskklass tre (3) enligt UC AB:s riskklassbedömning eller motsvarande.

Krav på anbudet

1. Kopia på anbudsgivarens registreringsbevis, utfärdat av officiell behörig myndighet. Registreringsbeviset får vara högst trettio (30) kalenderdagar gammalt räknat från sista dagen att inge anbud i denna upphandling.

2. Riskklassificeringsintyg från UC AB, alternativt annat bevis utvisande att de underliggande kriterierna för minst riskklass tre (3) enligt UC AB:s risklassbedömning är uppfyllt. Intyget/beviset får vara högst trettio (30)

7(13)

kalenderdagar gammalt räknat från sista dagen att inge anbud i denna upphandling.

2.3 Åberopande av underleverantör

1. I händelse av anlitande av underleverantör skall anbudsgivare i anbudet ange i vilket avseende underleverantörs kapacitet åberopas.

2. Anbudsgivare skall på begäran kunna styrka överenskommelse med underleverantör genom att inkomma med samarbetsavtal eller liknande, giltigt under hela avtalstiden inklusive eventuell förlängning.

3. Även underleverantör skall uppfylla ovan angivna kvalificeringskrav respektive ej vara föremål för angivna uteslutningsgrunder. Anbudsgivare skall till anbudet bifoga samma bevis som för sig själva till styrkande av att underleverantör uppfyller de i upphandlingen angivna kvalificeringskraven.

I samband med kontraktsskrivning skall underleverantör underteckna sanningsförsäkran till styrkande av att denne inte är föremål för någon av de i punkterna 1–2 angivna uteslutningsgrunderna.

2.4 Kvalificeringskrav – teknisk och yrkesmässig kapacitet Krav på leverantör

1. Leverantören skall ha erfarenhet av att ha utfört minst två

företagshälsovårdsuppdrag i organisationer med minst vardera 50 anställda. Uppdragen skall vara pågående eller avslutade senast ett (1) år från sista datum att inge anbud i denna upphandling. Leverantören skall beträffande detta referenskrav erhålla minst antal poäng enligt redogörelse nedan för att kvalificera sig för utvärdering.

2. Leverantören skall ha tillgång till minst en legitimerad läkare för utförande av tjänster enligt avtalet.¹

1 Observera att det är den i anbudet angivna fysiska personen som i första hand ska utföra uppdraget.

8(13)

3. Leverantören skall ha tillgång till minst en legitimerad psykolog för utförande av tjänster enligt avtalet.¹

4. Leverantören skall ha tillgång till minst en legitimerad sjukgymnast för utförande av tjänster enligt avtalet. ¹

5. Leverantören skall ha tillgång till minst en legitimerad sjuksköterska för utförande av tjänster enligt avtalet. ¹

6. Leverantören skall ha tillgång till minst en beteendevetare för utförande av tjänster enligt avtalet. ¹

7. Leverantören skall ha tillgång till minst en arbetsmiljöingenjör för utförande av tjänster enligt avtalet. ¹

8. Leverantören skall ha tillgång till minst en ergonom för utförande av tjänster enligt avtalet. ¹

Krav på anbudet

För att visa att ovan nämnda krav är uppfyllda skall anbudet innehålla:

1. Referenser utvisande att anbudsgivaren har erfarenhet av att utföra företagshälsovård i två organisationer med vardera minst 50 anställda.

Anbudet skall innehålla de referensuppgifter som efterfrågas i anbudsformuläret.

Referenspersonerna kommer att få betygsätta anbudsgivaren på en skala av 0–4 poäng på 5 st frågor. Maxpoäng är 40 poäng. Anbudsgivare får inte erhålla lägre än två (2) poäng på någon enskild fråga eller understiga en totalpoäng om 25 poäng. Uppnås inte dessa krav utgår anbudet ur upphandlingen.

9(13)

De frågor som kommer att ställas är:

 Hur bedömer ni företagets utförande av avropade tjänster?

 Hur bedömer ni företagets bemötande vid kontakt?

 Hur bedömer ni företagets tillgänglighet och service?

 Hur bedömer ni företagets förmåga att vara en aktiv partner i hälsoarbetet?

 Hur bedömer ni företagets förmåga att följa upp och återrapportera uppdragen?

Bedömningsskala:

0 poäng: ej acceptabel nivå 1 poäng: mindre bra nivå 2 poäng: acceptabel nivå 3 poäng: hög nivå

4 poäng: mycket hög nivå

Södertörn Fjärrvärme kommer att be referenspersonerna om svar senast ett visst datum, efter vilket påminnelse inte kommer att ske.

Anbudsgivaren ansvarar för att angivna referenspersoner svarar på referensfrågorna under den utsatta tiden och på rätt sätt. Brist i uppfyllande från referenspersonernas sida, av vad slag det än må vara, drabbar anbudsgivaren.

2. Intyg utvisande legitimation för den läkare som åberopas i anbudet.

3. Intyg utvisande legitimation för den psykolog som åberopas i anbudet.

4. Intyg utvisande legitimation för den sjukgymnast som åberopas i anbudet.

5. Intyg utvisande legitimation för den sjuksköterska som åberopas i anbudet.

6. Utbildningsbevis för den beteendevetare som åberopas i anbudet.

7. Utbildningsbevis för den arbetsmiljöingenjör som åberopas i anbudet.

10(13)

8. Utbildningsbevis för den ergonom som åberopas i anbudet.

3. Pris

Pris skall anges enligt följande:

1. Pris per timme för läkare

2. Pris per timme för sjuksköterska

3. Pris per timme för sjukgymnast

4. Pris per timme för psykolog

5. Pris per timme för beteendevetare

6. Pris per timme för ergonom

7. Pris per timme för arbetsmiljöingenjör

8. Pris för hälsoundersökning (enligt punkt 1.1 i bilaga 1)

9. Offererade priser skall anges i svenska kronor exklusive

mervärdesskatt och inkludera samtliga med tjänsterna förenade kostnader.

4. Utvärdering

Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt följande viktning kommer att antas. Lägst total anbudssumma vinner.

11(13)

För kriterierna ”Pris per timme” och ”Vidareutbildning” anges dels kriteriernas respektive vikt dels respektive underkriteriers viktning.

 Pris per timme (45 %)

1. Pris per timme för läkare, 25 %

2. Pris per timme för sjuksköterska, 20 % 3. Pris per timme sjukgymnast, 2 % 4. Pris per timme psykolog, 25 %

5. Pris per timme för beteendevetare, 20 % 6. Pris per timme för ergonom, 5 %

7. Pris per timme för arbetsmiljöingenjör, 3 %

 Pris för hälsoundersökning enligt bil 1, 1.1 (45 %)

 Vidareutbildning (10 %) 1. Företagsläkare, 50 % 2. Företagssjuksköterska, 50 %

Om den aktuella fysiska personen som åberopas som läkare respektive sjuksköterska under 2.4 dessutom är utbildad företagsläkare respektive

företagssjuksköterska reduceras den sammanlagda viktade summan för priserna för timmar och hälsoundersökning ovan med 5 % för företagsläkare respektive företagssjuksköterska.

5. Administrativa villkor

1. Upphandlingen genomförs som ett förenklat förfarande enligt lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster.

2. Förenklat förfarande medger förhandling. Det är dock endast den upphandlande enheten som avgör om förhandling skall ske. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling.

12(13)

3. Anbud skall vara skriftligt, skrivet på svenska och undertecknat av behörig firmatecknare, VD eller av denne/dessa befullmäktigad. Handling som styrker behörigheten, t.ex. utdrag ur Bolagsverkets register och/eller fullmakt, skall, om sådan handling ej redan bifogats anbudet, på begäran omedelbart tillställas Södertörn Fjärrvärme.

4. Anbud skall vara Södertörn Fjärrvärme till handa senast 2015-10-29.

Anbud som inkommer för sent får inte beaktas oberoende av anledningen till förseningen.

5. Genom ingivande av anbud accepteras att anbud är bindande i nittio (90) dagar efter sista dag att inge anbud samt att i händelse av att

upphandlingen blir föremål för rättslig prövning, anbudet är bindande i trettio (30) dagar efter laga kraft vunnen dom.

6. Anbud lämnas i dubbelt kuvert utan företagsnamn, logotyp e.d. märkta

”anbud – upphandling företagshälsovård”.

7. Av sekretesskäl kan anbud inte lämnas via fax eller e-post.

8. Södertörn Fjärrvärme förbehåller sig rätten att anta hela anbudet eller del därav för den händelse anbudsgivare offererar mer än vad som efterfrågas i upphandlingen.

9. Södertörn Fjärrvärme förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om sakligt skäl för avbrytande av upphandling föreligger.

10. Efter genomförd utvärdering kommer Södertörn Fjärrvärme att fatta ett tilldelningsbeslut efter vilket lagstadgad avtalsspärr råder. Bindande avtal uppstår när skriftligt kontrakt undertecknats av båda parter.

11. Anbudshandlingar skickas till:

13(13)

Södertörn Fjärrvärme Att: Sara Höglin

Box 3073, 145 03 Norsborg

12. Frågor angående förfrågningsunderlaget tas emot och besvaras i upphandlingsverktyget tendsign.se. Samtliga frågor och svar kommer fortlöpande att publiceras i tendsign.

13. Frågor skall ställas senast 2015-10-19. Samtliga frågor och svar kommer att publiceras senast 2015-10-22.