• No results found

2021-03-31 1/58

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "2021-03-31 1/58"

Copied!
59
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

Plats och tid Gyllenhjelm, Kommunhuset, Strängnäs kl. 14:00- 16:18 med ajournering 14:05-14:10, 15:59-16:10.

Paragrafer §§ 60-96.

Beslutande Se deltagarlista.

Närvarande ersättare Se deltagarlista.

Deltagare på distans Se deltagarlista.

Övriga deltagande Se deltagarlista.

Utses att justera David Aronsson (V) med Björn Karlsson (SD) som ersättare.

Justeringens plats och tid Digital justering 2021-04-07.

Sekreterare Tobias Rundström

Underskrifter Ordförande Jacob Högfeldt (M)

Justerande David Aronsson (V)

BEVIS OM TILLGÄNNAGIVANDE AV JUSTERAT PROTOKOLL

Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla

Organ Kommunstyrelsen

Sammanträdesdatum 2021-03-31

Datum för tillkännagivande 2021-04-08

Datum för nedtagning av tillkännagivande

2021-04-30

Förvaringsplats för protokollet Kansliavdelningen

Tillkännagivet av Tobias Rundström

Utdragsbestyrkande

(2)

Innehållsförteckning

§ Ärende

60 Distansdeltagande

61 Information: Närvarande på distans 62 Fastställande av föredragningslista

63 Diskussion: Årsredovisning 2020 Strängnäs kommun KS/2021:22-042 64 Diskussion: Försäljning av Merlänna 1:14 KS/2019:230-253 65 Diskussion: Exploateringsavtal Järnsparven 1 KS/2021:142-254 66 Diskussion: Revisionsskrivelse - Revisorernas årliga

grundläggande granskning

KS/2020:689-007 67 Diskussion: Revisionsskrivelse – Granskning av upphandlingen

avseende konsultstöd relaterat till

avyttringsförsäljningsprocessen av SEVABs värmeverk

KS/2020:679-007

68 Diskussion: Tillfälligt avsteg från gällande riktlinjer för finansförvaltning

KS/2021:146-003 69 Diskussion: Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF)

samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)

KS/2021:131-100 70 Diskussion: Plan för företagsetableringar KS/2021:89-141 71 Diskussion: Förlängning av förstärkning i busstrafiken med

anledning av Covid-19

KS/2021:149-014 72 Diskussion: Rapport över motioner, medborgarförslag och e-

förslag 2021

KS/2021:47-0061 73 Diskussion: Motion från Maria Nerby (C) om nya hållbara och

miljövänliga hus

KS/2020:572-034 74 Diskussion: Motion från David Aronsson (V) och Yvonne

Knuutinen (V) om god ordning bland alla nämndhandlingar på hemsidan inför sammanträden

KS/2020:386-034

75 Diskussion: Medborgarförslag om möjlighet att skicka in medborgarförslag digitalt

KS/2019:559-037 76 Diskussion: Rapporter ej verkställda beslut enligt SoL och LSS

från socialnämnden 2020

KS/2020:359-0061 77 Diskussion: Rapportering av delegationsbeslut till

kommunstyrelsen 2021-03-31

KS/2021:1-002

78 Diskussion: Meddelandeärenden till kommunstyrelsen 2021- 03-31

KS/2021:115-101 79 Diskussion: Övrigt

80 Årsredovisning 2020 Strängnäs kommun KS/2021:22-042

81 Försäljning av Merlänna 1:14 KS/2019:230-253

82 Exploateringsavtal Järnsparven 1 KS/2021:142-254

(3)

84 Revisionsskrivelse – Granskning av upphandlingen avseende konsultstöd relaterat till avyttringsförsäljningsprocessen av SEVABs värmeverk

KS/2020:679-007

85 Tillfälligt avsteg från gällande riktlinjer för finansförvaltning KS/2021:146-003 86 Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt

handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)

KS/2021:131-100

87 Plan för företagsetableringar KS/2021:89-141

88 Förlängning av förstärkning i busstrafiken med anledning av Covid-19

KS/2021:149-014 89 Rapport över motioner, medborgarförslag och e-förslag 2021 KS/2021:47-0061 90 Motion från Maria Nerby (C) om nya hållbara och miljövänliga

hus

KS/2020:572-034 91 Motion från David Aronsson (V) och Yvonne Knuutinen (V) om

god ordning bland alla nämndhandlingar på hemsidan inför sammanträden

KS/2020:386-034

92 Medborgarförslag om möjlighet att skicka in medborgarförslag digitalt

KS/2019:559-037 93 Rapporter ej verkställda beslut enligt SoL och LSS från

socialnämnden 2020

KS/2020:359-0061 94 Rapportering av delegationsbeslut till kommunstyrelsen

2021-03-31

KS/2021:1-002 95 Meddelandeärenden till kommunstyrelsen 2021-03-31 KS/2021:115-101 96 Övrigt

(4)

Deltagarlista

Beslutande Notering

Jacob Högfeldt (M), ordförande Mikael Lagergren (M)

Monica Lindell Rylén (S), 1:e vice ordförande Leif Hård (S)

Maria Nerby (C), 2:e vice ordförande David Aronsson (V)

Catharina De Geer (KD) Björn Karlsson (SD) Tjänstgörande ersättare

Jan Leiding (M) Ersättare för Magnus Stuart (M) Ewa Thalén Finné (M) Ersättare för Carin Norberg (M) Angela Andersson (S) Ersättare för Ingrid Fäldt (S) John Östlund (KD) Ersättare för Jan Rudengren (L) 1 vakant plats för Sverigedemokraterna

Ersättare -

Deltagare på distans Magnus Stuart (M) Ingrid Fäldt (S)

Torbjörn Johansson (S) Bodil Mellgren (S), §§ 60-63 Magnus Brandel (S)

Maud Richthoff (SD) Lena Rundberg (C)

(5)

Övriga deltagare

1. Lars Ekström, kommundirektör

2. Tobias Rundström, kommunsekreterare, 3. Maria Knutsson, kommunjurist

4. Per Malmquist, ekonomichef

5. Kjell Oretorp (C), ordförande kommunrevisionen 6. Fredrik Lindell, verksamhetscontroller, §§ 60-65 7. Karolina Blomqvist, kommuncontroller, §§ 60-62 8. Mattias Johansson, kommunikationschef, §§-60-79 9. Tarja Bergkvist, VD Strängnäs Fastighets AB, §§ 62-63 10. Emma Hjelm, näringslivschef, §§ 63-70

11. Mats Lange, inköpschef, §§63-68

(6)

KS § 60

Distansdeltagande

Beslut

Kommunstyrelsen beslutar att

1. ledamöterna Jacob Högfeldt (M), Mikael Lagergren (M), Monica Lindell Rylén (S), Leif hård (S), Maria Nerby (C), David Aronsson (V), Catharina De Geer (KD), Björn Karlsson (SD) samt de tjänstgörande ersättarna Jan Leiding (M), Ewa Thalén Finné (M), Angela Andersson (S) och John Östlund (KD) medges

möjlighet att delta vid sammanträdets informations- och diskussionspunkter på distans utan att anses närvarande i kommunallagens mening, via Teams, med möjlighet att följa sammanträdet och att delta i överläggningar,

2. ledamöterna Magnus Stuart (M), Ingrid Fäldt (S) och Jan Rudengren (L) samt ersättarna Torbjörn Johansson (S), Bodil Mellgren (S), Magnus Brandel (S), Maud Richthoff (SD), Lena Rundberg (C), Niclas Samuelsson (STRP) och Ingela Bengtsson (MP) medges möjlighet att delta vid sammanträdet på distans utan att anses närvarande i kommunallagens mening, via Teams, med möjlighet att följa sammanträdet och att delta i överläggningar, men utan möjlighet att delta i beslut,

3. kommunrevisorn Kjell Oretorp (C) medges möjlighet att delta vid sammanträdet på distans.

Beslutet antecknas som enhälligt.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

Beskrivning av ärendet

Ledamot eller ersättare, som av smittskyddsskäl inte kan närvara vid sammanträdet, har möjlighet att följa sammanträdet och delta i överläggningar, utan möjlighet att delta i beslut.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

(7)

KS § 61

Information: Närvarande på distans

Jacob Högfeldt (M) informerar om att inga ledamöter är närvarande på distans.

(8)

KS § 62

Fastställande av föredragningslista

Kommunstyrelsen fastställer föredragningslistan med följande justeringar:

a) ärendet Information: Årsredovisning 2020 och uppföljning av ägardirektiv, SEVAB, stryks,

b) ärendet Information: Årsredovisning 2020 och uppföljning av ägardirektiv, SFAB, stryks,

c) ärendet Information: Agenda 2030 stryks,

d) ärendet, Information: Nulägesbild i Strängnäs kommun med anledning av coronaviruset stryks

e) ärendet Information: HR stryks,

f) ärendet Information: Kommunalråden informerar stryks, g) ärendet Information: Återkoppling från råden stryks, h) ärendet Information: Vägen till önskat läge stryks,

i) ärendet Diskussion: Årsredovisning 2020 Strängnäs kommun, dnr KS/2021-22-042, läggs till som ny punkt 3,

j) ärendet Diskussion: Försäljning av Merlänna 1:14, dnr KS/2019:230-253, läggs till som ny punkt 4,

k) ärendet Diskussion: Exploateringsavtal Järnsparven 1, dnr KS/20121:142-254, läggs till som ny punkt 5,

l) ärendet Diskussion: Revisionsskrivelse - Revisorernas årliga grundläggande granskning, dnr KS/2020:689-007, läggs till som ny punkt 6,

m) ärendet Diskussion: Revisionsskrivelse – Granskning av upphandlingen avseende konsultstöd relaterat till avyttringsförsäljningsprocessen av SEVABs värmeverk, 2020:679-007, läggs till som ny punkt 7,

n) ärendet Diskussion: Tillfälligt avsteg från gällande riktlinjer för finansförvaltning, dnr KS/2021:146-007, läggs till som ny punkt 8,

(9)

p) ärendet Diskussion: Plan för företagsetableringar, dnr KS/2021:89-141, läggs till som ny punkt 10,

q) ärendet Diskussion: Förlängning av förstärkning i busstrafiken med anledning av Covid-19, dnr KS/2021:149-014, läggs till som ny punkt 11,

r) ärendet Diskussion: Rapport över motioner, medborgarförslag och e-förslag 2021, dnr KS/2021:47-0061, läggs till ny punkt 12,

s) ärendet Diskussion: Motion från Maria Nerby (C) om nya hållbara och miljövänliga hus, dnr KS/2020:572-034, läggs till som ny punkt 13,

t) ärendet Diskussion: Motion från David Aronsson (V) och Yvonne Knuutinen (V) om god ordning bland alla nämndhandlingar på hemsidan inför sammanträden, dnr KS/2020:386-034, läggs till som ny punkt 14,

u) ärendet Diskussion: Medborgarförslag om möjlighet att skicka in medborgarförslag digitalt, dnr KS/2019:559-037, läggs till som ny punkt 15,

v) ärendet Diskussion: Rapporter ej verkställda beslut enligt SoL och LSS från socialnämnden 2020, dnr KS/2020:359-0061, läggs till som ny punkt 16, w) ärendet Diskussion: Rapportering av delegationsbeslut till kommunstyrelsen 2021-03-31, dnr KS/2020:1-002, läggs till som ny punkt 17,

x) ärendet Diskussion: Meddelandeärenden till kommunstyrelsen 2021-03-31, dnr KS/2021:115-101, läggs till som ny punkt 18,

y) ärendet Diskussion: Övrigt läggs till som ny punkt 19.

(10)

KS § 63 Dnr KS/2021:22-042

Diskussion: Årsredovisning 2020 Strängnäs kommun

Kommunstyrelsens ledamöter och ersättare diskuterar ärendet.

KS § 64 Dnr KS/2019:230-253

Diskussion: Försäljning av Merlänna 1:4

Kommunstyrelsens ledamöter och ersättare diskuterar ärendet.

KS § 65 Dnr KS/2021:142-254

Diskussion: Exploateringsavtal Järnsparven 1

Ingen diskussion förs.

KS § 66 Dnr KS/2020:689-007

Diskussion: Revisionsskrivelse – Revisionens årliga grundläggande granskning

Kommunstyrelsens ledamöter och ersättare diskuterar ärendet.

KS § 67 Dnr KS/2020:679-007

Diskussion: Revisionsskrivelse – Granskning av upphandlingen avseende konsultstöd relaterat till

avyttringsförsäljningsprocesen av SEVABs värmeverk

Kommunstyrelsens ledamöter och ersättare diskuterar ärendet.

(11)

KS § 68 Dnr KS/2021:146-003

Diskussion: Tillfälligt avsteg från gällande riktlinjer för finansförvaltning

Ingen diskussion förs.

KS § 69 Dnr KS/2021:131-100

Diskussion: Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)

Ingen diskussion förs.

KS § 70 Dnr KS/2021:89-141

Diskussion: Plan för företagsetableringar

Kommunstyrelsens ledamöter och ersättare diskuterar ärendet.

KS § 71 Dnr KS/2021:149-014

Diskussion: Förlängning av förstärkning i busstrafiken med anledning av Covid-19

Ingen diskussion förs.

KS § 72 Dnr KS/2021:47-0061

Diskussion: Rapport över motioner, medborgarförslag och e- förslag 2021:1

Ingen diskussion förs.

(12)

KS § 73 Dnr KS/2020:572-034

Diskussion: Motion från Maria Nerby (C) om nya hållbara miljövänliga hus

Kommunstyrelsens ledamöter och ersättare diskuterar ärendet.

KS § 74 Dnr KS/2020:386-034

Diskussion: Motion från David Aronsson (V) och Yvonne

Knuutinen (V) om god ordning bland alla nämndhandlingar på hemsidan inför sammanträden

Kommunstyrelsens ledamöter och ersättare diskuterar ärendet.

KS § 75 Dnr KS/2019:559-037

Diskussion: Medborgarförslag om att skicka in medborgarförslag digitalt

Kommunstyrelsens ledamöter och ersättare diskuterar ärendet.

KS § 76 Dnr KS/2020:359-0061

Diskussion: Rapport ej verkställda beslut enligt SoL och LSS från socialnämnden 2020

Ingen diskussion förs.

KS § 77 Dnr KS/2021:1-002

Diskussion: Rapportering av delegationsbeslut till

kommunstyrelsen 2021-03-31

(13)

KS § 78 Dnr KS/2021:115-101

Diskussion: Meddelandeärenden till kommunstyrelsen 2021-03- 31

Ingen diskussion förs.

KS § 79

Diskussion: Övrigt

Ingen diskussion förs.

(14)

KS § 80 Dnr KS/2021:22-042

Årsredovisning 2020 Strängnäs kommun

Beslut

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att 1. godkänna årsredovisning 2020 daterad 12 mars 2020 2. i ny räkning överföra positivt resultat om 155 116 161 kronor

3. av det positiva resultatet avsätta 100 000 000 kronor till resultatutjämnings- reserven under förutsättning att förslag om tillägg till riktlinjer för god ekonomisk hushållning antas av kommunfullmäktige

4. utifrån nya redovisningsprinciper inrätta en skogsfond om 2 050 000 kronor i form av en balansenhet

5. utifrån nya redovisningsprinciper reservera medel i eget kapital i form av en migrationsfond om 76 315 000 kronor

6. i resultatbalansering för balansenheterna överföra ett positivt resultat motsvarande totalt 3 909 000 kronor:

måltidsservice plus 2 250 000 kronor fordonsenheten plus 515 000 kronor säkerhetsfonden minus 51 000 kronor vinterväghållning plus 1 513 000 kronor skogsfond minus 318 000 kronor

7. avräkna nyttjande av öronmärkta medel i eget kapital med totalt 17 440 000 kronor:

digitalisering 435 000 kronor projekt 75 000 kr

långsiktig ekonomisk planering 70 000 kronor attraktiv arbetsgivare 113 000 kronor

coronafonden 1 091 0000 kronor extratjänster 1 109 000 kronor

migrationsfond 14 548 000 kronor

8. nyttjandetiden för öronmärkta medel i eget kapital avseende digitalisering, attraktiv arbetsgivare, tidiga insatser för barn och unga samt långsiktig ekonomisk planering förlängs och att dessa medel kan nyttjas till dess de är förbrukade

(15)

9. bevilja nämnderna att få överföra investeringsmedel för påbörjade projekt till 2020, totalt 27 520 000 kronor:

kommunstyrelsen 21 757 000 kronor

barn- och utbildningsnämnden 547 000 kronor socialnämnden 266 000 kronor

miljö- och samhällsbyggnadsnämnden 175 000 kronor teknik- och fritidsnämnden 4 745 000 kronor

kulturnämnden 30 000 kronor Beslutsgång

Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

Beskrivning av ärendet

I enlighet med kommunallagen och den kommunala redovisningslagen avslutas varje år med en årsredovisning. Det är kommunstyrelsens ansvar att upprätta årsredovisningen.

Årsredovisningen redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen vid verksamhetsårets slut. Den sammanställda

redovisningen för kommunkoncernen omfattar förutom kommunens verksamhet även de verksamheter som bedrivs i bolagsform. De kommunala bolag som ingår i koncernen har även separata årsredovisningar och följs upp utifrån rapportering av ägardirektiv.

För 2020 redovisas ett starkt resultat för kommunkoncernen. Det redovisade resultatet uppgår till 210,9 miljoner kronor och har ökat väsentligt jämfört med 2019. Resultaten för Strängnäs kommun uppgår till 155,1 miljoner kronor. Statens stödåtgärder och statsbidrag som kompensation för coronapandemin har starkt bidragit till

rekordresultatet och ett högre resultat än tidigare år. Dessutom har smittspridningen medfört att flera verksamheter minskat i omfattning med lägre kostnader som följd.

Soliditeten har stärkts till följd av det positiva resultatet och en hög grad av

självfinansiering av investeringarna. Det är emellertid förändrade redovisningsregler som främst har påverkat utvecklingen av soliditeten under året.

De förändrade redovisningsreglerna handlar om hur och när intäkter ska redovisas.

Investeringsbidrag och inkomster från Migrationsverket och skogsavverkning som inte uppfyller kraven för att få ligga kvar som skuld i balansräkningen har istället förts mot eget kapital. Som följd av denna förändring föreslås inrättande av migrationsfond och skogsfond. Medel från dessa fonder kan nyttjas för kostnader kommande år för nyanlända flyktingar och ensamkommande barn och unga respektive kostnader för skogsavverkning.

Till följd av de förändrade redovisningsprinciperna ökade kommunens egna kapital, vilket bidragit till en ökning av kommunkoncernens soliditet med hela 4,2

procentenheter. Tillämpningen av de nya reglerna kommer även påverka den framtida utvecklingen, men med motsatt effekt. När avsättningar i det egna kapitalet, däribland de föreslagna fonderna, förbrukas under kommande år kommer det eget kapital minska vilket direkt får negativ effekt på utvecklingen av koncernens soliditet. Att soliditeten stärks är en förutsättning för ökat handlingsutrymme inför framtiden. För att nå målnivån om en soliditet på 25 procent år 2030 behövs därför fortsatt goda resultat, en

(16)

mycket aktiv investeringsplanering med prioriteringar samt översyn av olika finansieringsmöjligheter.

Årets nettoinvesteringar i kommunkoncernen uppgår till 368,7 miljoner kronor, vilket är 65,3 miljoner lägre än budget. Merparten av årets investeringar, 256,6 miljoner kronor har genomförts av SEVAB. Totalt för den senaste femårsperioden har koncernen investerat för 1,4 miljarder kronor varav SEVAB svarar för 57 procent och kommunen samt SFAB för 25 procent respektive 18 procent.

Självfinansieringsgraden av investeringar mäter hur stor del av investeringarna som kan finansieras med årets resultat före avskrivningar. En självfinansieringsgrad på 100

procent innebär att kommunkoncernen kan finansiera samtliga investeringar som planeras under planperioden, vilket innebär att kommunen inte behöver låna till investeringar.

Årets investeringar är självfinansierade liksom samtliga investeringar sett totalt över den senaste femårsperioden.

Kommunens nettoinvesteringar som finansieras med skattemedel uppgick under året till 51,8 miljoner kronor. Det är en minskning med 2 miljoner kronor jämfört med 2019.

Årets nettoinvesteringar motsvarar 2,3 procent av årets skatteintäkter och generella statsbidrag. Den enskilt största investeringen under året är reinvesteringar i

gatubeläggningar, tätt följd av digitala verktyg för elever och personal.

Alla nämnder, förutom kommunfullmäktige, har begärt att få överföra investeringsmedel till 2020. Totalt handlar det om 27,5 miljoner kronor för ännu ej färdigställda

anläggningar samt för beställda maskiner och inventarier som inte levererats.

Investeringsmedel som föreslås ombudgeteras till 2021 framgår nedan:

Utfall Budget Avvikelse

Kommunfullmäktige 0,0 -0,4 0,4 0,0 0,0

Kommunstyrelse -90,1 -114,6 24,5 -1,5 21,8

Barn- och utbildningsnämnd -10,8 -14,2 3,4 -9,1 0,5

Socialnämnd -5,5 -6,0 0,6 -5,1 0,3

Kulturnämnd -1,5 -1,6 0,1 -1,5 0,0

Miljö- och samhällsbyggnadsnämnd -3,0 -3,7 0,7 -2,2 0,2

Teknik- och fritidsnämnd -64,7 -69,4 4,7 -32,4 4,7

Summa investeringar exkl öronmärkta medel -175,5 -209,9 34,4 -51,8 27,5 Nyttjat från öronmärkta medel i eget kapital -1,3 0,0 -1,3 0,0 0,0

Summa investeringar -176,8 -209,9 33,2 -51,8 27,5

Investeringar, mkr varav

utfall 2020

Pågående investeringsprojekt Förslag till ombudgetering 2021

(17)

God ekonomisk hushållning

Strängnäs kommun definierar god ekonomisk hushållning som en sammanvägd bedömning av verksamhetsresultat och insatta resurser. Det ekonomiska målet väger tungt vid bedömning av god ekonomisk hushållning.

I kommunfullmäktiges mål finns en årlig ambition men också en långsiktig strävan mot det framtida tillstånd som kommunens vision och önskade läge 2030 beskriver. Av kommunfullmäktiges fem mål bedöms tre mål, Samhälle, Ekonomi samt Invånarmålet som handlar om demokrati, vara helt uppfyllda. Invånarmålet rörande välfärdstjänster av god kvalitet samt Medarbetaremålet bedöms vara delvis uppfyllda. Båda målen uppvisar emellertid en försiktig positiv trend. Kommunens resultat överstiger målet om 2 procent av skatteintäkter och generella statsbidrag och soliditeten har förbättras. Med hänsyn till detta är den samlade bedömningen att kommunen når upp till begreppet god ekonomisk hushållning.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Strängnäs kommun redovisar ett resultat på 155,1 miljoner kronor. Av årets resultat föreslås 100,0 miljoner kronor avsättas till resultatutjämningsreserven i enlighet med att-sats 3. Tanken med avsättning till resultatutjämningsreserv är att reservera överskott under finansiellt starka år, för att sedan kunna användas för att täcka hela eller delar av underskott under finansiellt svagare år.

Resultatbalansering görs, enligt tidigare beslut i kommunfullmäktige, med en ökning av det egna kapitalet med 3 909 000 kronor för måltidsservice, vinterväghållningen, fordonsenheten, säkerhetsfonden samt skogsfonden.

Nyttjandetiden för öronmärkta medel i eget kapital avseende digitalisering, attraktiv arbetsgivare, tidiga insatser för barn och unga samt långsiktig ekonomisk planering föreslås förlängas. Dessutom föreslås inrättande av skogsfond respektive migrationsfond utifrån förändrade redovisningsprinciper. Av tidigare öronmärkt kapital för

digitalisering, projekt, långsiktig ekonomisk planering, attraktiv arbetsgivare,

coronafond, extratjänster samt migrationsfond har totalt 17 440 000 kronor nyttjats.

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Ingen uppföljning krävs.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, Årsredovisning 2020 Strängnäs kommun, 2021-03-12 Rapport, Årsredovisning 2020 Strängnäs kommun, 2021-03-12.

(18)

Beslutet skickas till Kommunfullmäktige

Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden

Teknik- och fritidsnämnden

Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Kulturnämnden

Ekonomiavdelningen Kommunrevisionen

(19)

KS § 81 Dnr KS/2019:230-253

Försäljning av Merlänna 1:14

Beslut

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att

1. godkänna försäljning av fastigheten Strängnäs Merlänna 1:14, Strängnäs kommun i enlighet med Strängnäs Fastighets ABs styrelsebeslut 2021-02-25, 2. köpeskillingen fastställs till 3 900 000 kronor.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

Beskrivning av ärendet

I samband med en förändrad skolstruktur har Strängnäs kommun gett Strängnäs Fastighets ABs (SFAB) styrelse i uppdrag att avyttra skolfastigheter i Härad, Fogdö och Länna.

Kommunstyrelsen återremitterade ärendet, KS § 60, 2019-04-08, avseende

försäljningen av skolorna i Länna samt Härad, då det inte framgick av beslutsunderlagen vilka fastigheter eller delar av fastigheter som skulle säljas. Gällande skolan i Länna är detta nu klarlagt.

SFAB kommer att hyra cirka 850 kvm av den totala lokalytan om cirka 1 905 kvm av den nya fastighetsägaren för förskola och gymnastiksal, för vidareuthyrning till Strängnäs kommun. Hyresavtalet löper över 5 år till och med 2026-05-31. Hyresnivån kommer inte att påverkas på grund av denna försäljning. Samråd har skett med utbildningskontoret om lokalbehov för barnomsorg i fastigheten, även samråd med teknik- och

servicekontoret har skett gällande fortsatt inhyrning av gymnastiklokal.

Kommunens bolag ansvarar enligt bolagspolicyn för att kommunfullmäktige får ta ställning innan beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Försäljning av fastigheter bedöms som ett ärende av större vikt och bolaget har därför lämnat ärendet till kommunfullmäktige för godkännande.

Avtalet är därför villkorat med beslut i SFABs styrelse, kommunstyrelsen och slutligen kommunfullmäktige.

Avtalet i korthet:

Köpeskillingen är 3 900 000 kronor.

Tillträde 1 juni 2021.

Köparen är Fasthamn AB, org.nr 556979-8340.

(20)

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Försäljningen medför en realisationsförlust om cirka 1 Mkr för Strängnäs Fastighets AB.

Ursprungliga försäljningspriset om 5 Mkr är nedsatt till 3,9 Mkr med anledning av fastighetens underhållsbehov. Denna realisationsförlust täcks upp av minskade underhållskostnader inom en femårsperiod.

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Ingen uppföljning krävs.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, Försäljning av Merlänna 1:14, 2021-03-03 Protokoll Strängnäs Fastighets AB, 2021-02-25

Karta, Strängnäs Merlänna 1-14 FÄ6, 2021-02-25 Bilaga, Alternativkostnad Merlänna 1, 2021-02-25

Bilaga, Ritningar med markering av hyrda ytor, 2021-02-12 Beslutet skickas till

Kommunfullmäktige Strängnäs Fastighets AB

(21)

KS § 82 Dnr KS/2021:142-254

Exploateringsavtal Järnsparven 1

Beslut

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att 1. godkänna exploateringsavtalet berörande Järnsparven 1.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

Beskrivning av ärendet

Syftet med exploateringsavtalet är att reglera genomförandet av detaljplanen

Järnsparven 1, Strängnäs, Strängnäs kommun. Syftet med detaljplanen är att möjliggöra uppförande av flerbostadshus samt centrumverksamheter i bottenvåningen. I anslutning till Finningevägen möjliggör planen för ett mindre torg.

Strängnäs kommun överlåter ett markområde om ca 293 kvm, som i detaljplanen anges som kvartersmark för parkering, till Exploatören. Exploatören överlåter ett markområde om ca 60 kvm, som i detaljplanen anges som allmän platsmark, till kommunen.

Exploatören ska erlägga en markersättning 140 150 kr i mellanskillnad till kommunen för markbytet. Överenskommelse om fastighetsreglering läggs som en särskild bilaga till exploateringsavtalet.

Kommunen ansvarar för projektering av och utförande av allmänna anläggningar som avser omgörning av Finningevägen och korsningen mot Björkvägen. Ombyggnationen avser att göra gatan smalare och skapa en upphöjning av bilvägen i korsningen mellan Björkvägen/Finningevägen med syfte att sänka hastigheten på trafiken längs med Finningevägen. Genom den förändringen kan en mer trafiksäker plats för gång och cykeltrafikanter skapas och trafikbuller minskas.

Kostnaderna för åtgärderna fördelas mellan fastighetsägarna för detaljplanen Kungsfiskaren, Järpen 1, 3 och 4 samt Järnsparven 1 och fördelas mellan

fastighetsägarna baserat på de byggrätter parterna erhåller i de nya detaljplanerna i respektive kvarter. Exploatörens delfinansiering ska utgöras av ett exploateringsbidrag om 395 000 kronor som betalas direkt mot faktura när detaljplanen vunnit laga kraft.

Exploateringsavtalet är en förutsättning för att reglera kostnaderna för genomförandet av detaljplanen.

Då exploateringsbidraget utgår direkt när detaljplanen vunnit laga kraft behöver ingen säkerhet lämnas för att garantera fullgörandet av Exploatörens skyldigheter enligt avtalet.

(22)

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Intäkterna i form av exploateringsbidrag ska täcka kostnaderna för iordningställande av allmänna anläggningar för den del som Järnsparven 1 ska bära. Exploateringsbidraget är kalkylerat på de faktiska kostnaderna för projektering, byggledning, utförande,

besiktning och kontroll. Anläggande av nya Va-anläggningar finansieras genom uttag av anslutningsavgifter enligt gällande taxa.

Försäljningen av kvartersmark om 140 150 kronor blir en intäkt till kommunen.

Uppföljning

Exploateringsavtalet kommer att följas upp och utvärderas av Mark- och exploateringsenheten.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, Exploateringsavtal Järnsparven 1, 2021-03-02 Exploateringsavtal med tillhörande bilagor samt värdeutlåtande Beslutet skickas till

Kommunfullmäktige

Mark- och exploateringsenheten

(23)

KS § 83 Dnr KS/2020:689-007

Revisionsskrivelse - Revisionens årliga grundläggande granskning

Beslut

Kommunstyrelsen beslutar att

1. anta nedanstående yttrande som svar till kommunrevisionen avseende Revisionsskrivelse – Revisionens årliga grundläggande granskning.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

Beskrivning av ärendet

Revisionen har genomfört dialogmöten med samtliga nämnder och kommunstyrelsen med fokus mot verksamhetsstyrning och uppföljning.

Revisionens sammanfattande bedömning utifrån årets grundläggande granskning är att de ser behov av utveckling avseende verksamhetsstyrning, uppföljning och efterlevnad av kommunens styrmodell, framförallt utifrån tre områden:

Tillräcklig förståelse och kunskap om kommunens styrmodell

o Revisionen noterar att kommunen har en relativt ny styrmodell och att processen kring kunskap om modellen och förståelse för den samma skiljer sig åt mellan ledamöter i nämnder och styrelse. Granskningen visar att övergången till en mer tillitsbaserad styrning och uppföljning ställer krav på ledamöter att anta ett annat angreppssätt, vilket det finns en viss ovana med.

Arbetssätt som gör att nämnder och styrelse säkerställer att det finns en koppling mellan fullmäktiges uppdrag och den enskilda verksamheternas inriktning samt att man kan följa upp och utvärdera sin verksamhets måluppfyllelse,

kostnadseffektivitet samt kvalitet.

o Granskningen visar att det skiljer i arbetsprocesser mellan nämnderna såväl gällande arbetet med den egna verksamhetsplanen samt hur man förankrar kontorsplaner. Revisionens bedömning är att kopplingen mellan verksamhetsplanerna och kontorsplanerna kan stärkas genom att kontorsplaner godkänns av nämnderna. Med ett tydligare godkännande och en uppföljning som belyser mål och indikatorer kan förankringen och utvärdering av verksamhetsplanerna öka.

En årsprocess och arbetsmodell där hela nämnder och styrelse kan känna sig delaktiga

(24)

o Revisionen noterar att arbetssätt och förutsättningar för att skapa

delaktighet skiljer sig åt i nämnderna. Tydliga arbetsmodeller bör tas fram så att ökad delaktighet uppnås.

Utöver ovanstående har vi noterat att det i nämnder och styrelse finns en osäkerhet hur styrning och ledning i förhållande till de globala målen i Agenda 2030 ska utövas.

Revisionen ger följande rekommendationer som stöd för kommunstyrelsens och nämndernas arbete:

Utveckla kommunens årshjul med tydligare riktlinjer för hur förankring av kontorsplanerna ska ske i nämnderna

Se över arbetssätt där nyvalda ledamöter kan få en introduktion i kommunens styrmodell

Arbeta fram riktlinjer som stöd för ett gemensamt förhållningssätt kring hur Agenda 2030 ska integreras i respektive nämndes styrning och uppföljning Svar till revisionen

Tillräcklig förståelse och kunskap om kommunens styrmodell

Övergången till en tillitbaserad styrning tar tid. Kommunens styrmodell utgör endast en del av detta. Styrmodellen ger strukturella förutsättningar för politiken att visa den riktning som de önskar att kommunen ska gå. Riktningen, i form av inriktningsmål och politiska prioriteringar, leder sedan förvaltningen till att beskriva hur förvaltningen kan bidra till att nå målen. Utifrån en tillitsbaserad styrning handlar det om att de

medarbetare/enheter som finns närmast elever, vårdtagare, företagare etc har stor påverkansmöjlighet att genomföra de insatser och aktiviteter som de av erfarenhet vet är bra för mottagaren. Politikens roll är att se helhet och visa riktning. En tillitsbaserad styrning kräver ett nytt angreppssätt. Det är viktigt för nämnderna att kunna diskutera och förstå hur nuvarande målformuleringar skiljer sig från tidigare.

Tillitsbaserad styrning i Strängnäs kommun har fortfarande bara börjat. Kulturen i organisationen är avgörande. Det vill säga att vi behöver fortsätta att visa varandra tillit mellan politik och förvaltning, mellan nämnder, mellan kontor, mellan chefer och medarbetare och så vidare. Under 2021 kommer samtliga chefer inom kommunen att fokusera på att arbeta vidare med tillitsfrågan.

Revisionens rapport och skrivelse har hanterats av nämnderna och svar har inkommit till kommunstyrelsen. Överlag anser nämnderna att det finns god kännedom om

kommunens styrmodell. Utbildning i styrmodellen ges till nya ledamöter i samband med val. Utbildningen ges även vid behov till ledamöter. Under 2021 kommer digitala

utbildningar att tas fram i kommunens styrmodell och finnas tillgängliga för samtliga ledamöter, chefer och medarbetare. Kommunstyrelsen genomför även lärarledda

utbildningar vid val och vid behov, något som kan utvecklas och ges oftare under året till

(25)

Arbetssätt som gör att nämnder och styrelse säkerställer att det finns en koppling mellan fullmäktiges uppdrag och den enskilda verksamheternas inriktning samt att man kan följa upp och utvärdera sin verksamhets måluppfyllelse, kostnadseffektivitet samt kvalitet.

En majoritet av ledamöterna anser att kopplingen mellan kommunens mål och nämndernas mål är tydlig samt att det är möjligt att följa upp kvalitet och effektivitet.

Socialnämnden rapporterar i sitt svar att det finns brister i mål och mått för att följa upp effektivitet och kvalitet. Socialnämnden föreslår att verksamhetsplan och kontorsplan slås ihop till en gemensam plan, då kontorsplanen innehåller nyckeltal utöver ledningens förväntan på organisationen. Övriga nämnder ser kontorsplanen som ett redskap för förvaltningen.

Syftet med kontorsplanen är att vara kontorsledningens sammanhållande plan för enheterna, något som exempelvis Barn- och utbildningsnämnden värnar om.

Nämndernas har alltså delade meningar om detta. Kommunstyrelsen anser att det är viktigt att kontorsplanerna är förvaltningens redskap för en sammanhållande plan för sina verksamhet och enheter. Kontorsplanen är en del av förvaltningens redskap att tolka nämndens mål och politiska prioriteringar. Om kontorsplanen ska beslutas i nämnd blir denna ett politiskt dokument vilket inte är syftet. Förbättringar kan dock göras genom att informera om kontorsplanen till nämndens ledamöter.

En årsprocess och arbetsmodell där hela nämnder och styrelse kan känna sig delaktiga

Arbetssättet i att skapa nämndernas verksamhetsplan har varierat under många år.

Kommunen har idag en gemensam process för framtagning av den

kommunövergripande flerårsplanen. Där ingår även nämndernas framtagning av verksamhetsplanen. Det är tydliggjort genom anvisningar vad som ska finnas med i nämndernas verksamhetsplan och hur dokumentet ska vara disponerat. Hur respektive nämnd planerar framtagningen av verksamhetsplanen varierar. Det finns önskemål från vissa nämnder att detta görs mer enhetligt. Det är viktigt att nämndens ledamöter har möjlighet att delta i arbetet med verksamhetsplanen och få kontinuerlig återkoppling under processen.

I kommunens övergripande process påbörjas arbetet med verksamhetsplanen i mars/april och beslutas av nämnd i oktober. Förutsättningarna för återkoppling och gemensamt arbete finns. Socialnämnden anger i sitt svar att internkontrollen bör separeras från verksamhetsplanen. Övriga nämnder anser att det är en fördel att hålla det samman för att tydliggöra kopplingen mellan risk och mål samt spara administrativ tid.

Agenda 2030

Det kan finnas en otydlighet kring kopplingen till Agenda 2030 så länge vi endast benämner det Agenda 2030. Det i kombination med bristande kunskap i ämnet kan medföra att styrningen och ledningen för insatser för de globala målen upplevs otydliga.

Arbetet med Agenda 2030, långsiktig ekonomisk plan, långsiktig kompetensförsörjning, översiktsplan, strategier etc påverkar samtliga kommunens Flerårsplan på samma sätt.

(26)

De innehåller delar som kommunfullmäktige kan välja att prioritera under

planeringsperioden (se bild nedan). De delar som politiken önskar prioritera under planeringsperioden tas upp som politiska prioriteringar.

Kommunfullmäktiges mål där politiska prioriteringar ingår ger samtliga nämnder en inriktning/strävan att förhålla sig till. De kommunövergripande målen koppling till Agenda 2030 visualiseras genom att visa vilka globala mål som de kommunövergripande målen har koppling till.

Med utgångspunkt från kommunfullmäktiges mål skapar respektive nämnd nämndspecifika mål utifrån sitt ansvarsområde, även dessa är

inriktningsmål/strävansmål. Förvaltningens olika kontor tolkar sin nämnds mål och översätter dessa till förväntningar på organisationen dvs på vilket sätt kontoret och dess enheter ska hantera uppgiften från nämnden. Kontoret tar även fram nyckeltal som kan användas för att följa kontorets verksamhetsresultat. Kontorets enheter identifierar aktiviteter som kan uppfylla till kontorets förväntningar, nämndens mål och kommunens mål. På så vis bidrar alla enheter till kommunens gemensamma mål.

I FÅP 2021-2023 finns den politiska prioriteringen Samverkan för klimatet kopplat till det kommunövergripande samhällsmålet. Den hänvisar till att bland annat klimat- och energiplanen ska ligga till grund för kommunens arbete mot fossilfrihet och

klimatneutralitet. Politiken behöver, som styrmodellen visar, prioritera vad i planen som är viktigast för perioden. Aktiviteter som ska genomföras utifrån planen behöver

prioriteras tillsammans med alla andra aktiviteter som enheter och kontor ska utföra.

Sammanfattning

Utbildning och kunskap om kommunens styrmodell är viktig. Kommunen befinner sig i

(27)

Kontorsplanerna är och bör fortsätta vara ett verktyg för förvaltningen och kontoren.

Syftet är att skapa en sammanhållande plan för kontorsledningen. Kontorsplanen som även innehåller relevanta nyckeltal behöver informeras till respektive nämnd. Det kommer att läggas till som en obligatorisk del i processen.

Styrmodellen anger hur Agenda 2030 och andra strategier/planer integreras i

flerårsplanen och nämndernas verksamhetsplaner. Politiska prioriteringar och kunskap om Agenda 2030 och de globala målen är viktiga för politiken för att kunna prioritera vilka insatser som är viktigast för planeringsperioden. Agenda 2030 som begrepp är svårare att ta till sig än begreppet hållbarhet. Hållbarhet arbetas med i hela kommunen.

Kompetenshöjande insatser kring styrmodellen behövs liksom kunskapshöjande insatser kring Agenda 2030 och hållbarhet.

Uppföljning

Ingen uppföljning krävs.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, Kommunstyrelsens svar på Revisionsskrivelse - Revisionens årliga grundläggande granskning, 2021-03-11

Rapport, Årlig grundläggande granskning av nämnder och styrelse, 2020-12-18 Bilaga, Bilaga 1 Enkätsvar Grundläggande granskning 2020, 2020-12-18

Revisionsskrivelse – Revisionens årliga grundläggande granskning, 2020-12-21

Protokollsutdrag, MSN § 35, 2021-02-25, Revisionens årliga grundläggande granskning, svar, 2021-03-05

Skrivelse, Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens svar på: Revisionens årliga grundläggande granskning, 2021-03-05

Protokollsutdrag, SN § 7 2021-02-24, Socialnämndens svar på Revisionens årliga grundläggande granskning, 2021-03-05

Protokollsutdrag, BUN 2021-03-02 § 33, Revisionens årliga grundläggande granskning, 2021-03-05

Delegationsbeslut, Ordförandebeslut i brådskande ärende – Svar på revisionens årliga grundläggande granskning, 2021-03-09

Protokollsutdrag, TFN § 21, 2021-02-23, Revisionens årliga grundläggande granskning, 2021-03-12

Beslutet skickas till Kommunrevisionen

(28)

KS § 84 Dnr KS/2020:679-007

Revisionsskrivelse - Granskning av upphandlingen avseende konsultstöd relaterat till avyttringsförsäljningsprocessen av SEVABs värmeverk

Beslut

Kommunstyrelsen beslutar att

1. anta nedanstående svar till kommunrevisionen avseende revisionsskrivelsen - Granskning av upphandlingen avseende konsultstöd relaterat till

avyttringsförsäljningsprocessen av SEVABs värmeverk.

Yrkanden

Catharina De Geer (KD) yrkar avslag till liggande förslag med följande motivering:

Kristdemokraterna yrkar på avslag på svaret till kommunrevisionen, ärende 16, dels för att de synpunkter som revisionen framför är viktiga och skall genomföras, dels för att skrivelsen är ett direkt angrepp på kommunrevisionen som inte kan accepteras.

John Östlund (KD) och David Aronsson (V) yrkar bifall till Catharina De Geers (KD) avslagsyrkande.

Björn Karlsson (SD) yrkar på att återremittera med följande motivering:

Förvaltningen får i uppdrag att se över sin skrivelse men återkomma med ett svar som är mer enligt kutym och är av god revisionssed.

Jacob Högfeldt (M), Leif Hård (S), Angela Andersson (S), Jan Leiding (M) yrkar bifall till liggande förslag.

Beslutsgång

Ordföranden frågar kommunstyrelsen om ärendet ska avgöras idag eller återremitteras och finner att ärendet ska avgöras idag.

Ordföranden ställer avslag mot bifall till liggande förslag och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget.

Reservationer

David Aronsson (V) reserverar sig mot beslutet.

Catharina De Geer (KD) och John Östlund (KD) reserverar sig mot beslutet med följande

(29)

Björn Karlsson (SD) reserverar sig mot beslutet med följande motivering:

Vi reserverar oss mot beslutet att inte anta vårt inlämnade återremissyrkande, och mot det följande beslutet att anta kommunstyrelsens svar till kommunrevisionen.

Beskrivning av ärendet Inledande anmärkningar

De regler om god revisionssed som återfinns i 22 kapitlet kommunallagen (2017:725) nedan KL och vägledning utfärdad av Sveriges kommuner och regioner har inte följts vid denna granskning.1 Varken syftet med, eller planen för, granskningen har framkommit i rätt tid. Av den rapport som denna skrivelse är ett svar på framgår även uttryckligen att Deloittes granskning inte utgör revision enligt någon revisionsstandard eller godtagen revisionssed.2 Kommunrevisionen har därmed saknat rätt använda kommunens medel till att upphandla stödet från Deloitte (se 12 kap 8 § KL). Kommunrevision har därutöver brutit mot Strängnäs kommuns riktlinjer för direktupphandling i samband med att stödet upphandlades. 3

Av granskningsrapporten som numera delgivits kommunstyrelsen framgår vidare att en del av syftet med granskningen var att undersöka om det förekommit mutor eller annan korruption. Om revisionen finner skäl att misstänka att brott begåtts ska detta anmälas till berörd nämnd (se 12 kap 1 § KL). Det är sedan den berörda nämnden

(kommunstyrelsen) som ska avgöra vilka åtgärder som bör vidtas. Misstanken borde alltså ha anmälts till kommunstyrelsen, så har inte skett. Kommunrevisionen har också brutit mot gällande förvaltningsrättslig lagstiftning och kommunens interna reglering på olika punkter under granskningens genomförande, bland annat genom att begära att kopior av inkorgar för e-post i förvaltningen lagras och genom att själva använda sig av sina privata e-postadresser i sin myndighetsutövning.4 Kommunrevisionen har

därutöver orsakat en försämrad arbetsmiljö i förvaltningen genom att bedriva sin granskning utan att iaktta de krav som reglerna om god revisionssed innebär.

Kommunrevisionen har en viktig funktion, att granska hur nämnderna bedriver sin verksamhet och hur skattebetalarnas medel används. Revisionen har därför möjlighet att ta förvaltningens resurser i anspråk i syfte att inhämta information (se 12 kap 9 § KL).

När revisionen på sätt som framgått ovan tänjer denna möjlighet innebär granskningen i sig att skattebetalarnas medel används felaktigt. Detta genom att medel använts till upphandlande av sakkunnig, utbetalning av arvoden till kommunrevisionen och

1 Se skriften, God revisionssed i kommunal verksamhet 2018 som bland annat finns att hämta via länken God revisionssed i kommunal verksamhet 2018 | Demokratifrågor | (skr.se)

2 Granskningsrapporten avsnitt 4.1

3 Jfr Revisionsreglemente för Strängnäs kommun, beslutad av kommunfullmäktige 2019-11-18 § 163 särskilt §§ 2 och 16 samt Strängnäs kommuns riktlinjer för direktupphandling, beslutad av kommunfullmäktige 2018-03-26.

4 Jfr a Revisionsreglemente i sin helhet där det bland annat framgår att revisionen ska följa regler i tryckfrihetsförordningen och dataskyddsförordningen och regler för arkivvård samt har att följa kommunövergripande riktlinjer mm.

(30)

ianspråktagande av förvaltningens resurser, för en granskning som inte följer gällande regler.

Svar till kommunrevisionen

Kommunrevisionen rekommenderar kommunstyrelsen att:

1) se över processen för att dokumentera samtliga steg i upphandlingar, 2) uppdatera kommunens inköps- och upphandlingspolicy att även

förtydliga/inkludera den strategi kommunen beslutat om för att motverka korruption och jäv,

3) stärka sin kontroll över att de uppdrag som beslutas och ges från kommunfullmäktige verkställs och återrapporteras enligt tidplan,

4) utreda om det är lämpligt att risk- och konsekvensanalyser, som kan komma att innehålla kris- och beredskapsrelaterade frågeställningar, uppdras åt externa aktörer att utföra.

Dokumentera samtliga steg i upphandlingar

Det bestrids att det skulle finnas ett behov av att ”se över” processen för att dokumentera samtliga steg i upphandlingar. Inköpsenheten har i denna upphandling som i övriga upphandlingar den genomför, följt alla tillämpliga krav, regler och rutiner, inklusive inköpsenhetens egna detaljerade checklistor och kommunens dokumenthanteringsplan (vilken Deloitte inte verkar ha uppmärksammat).

Utredningens svepande slutsats måste mot bakgrund av innehållet i rapporten tolkas på så sätt att rekommendationen avser möten med anbudsgivare i samband med

utvärdering av inkomna anbud (s.k. anbudspresentationer), då detta i regel är den enda typen av möten som förekommer i upphandlingsprocessen (med undantag för eventuell inledande förstudie/marknadsdialog, samt i de sällsynta fal då ett

upphandlingsförfarande används som tillåter förhandling, vilket inte är relevant här men ställer specifika krav på dokumentation). Då upphandlingsprocessen upphör när avtal undertecknats gäller därmed svaret under denna rubrik inte efterföljande avstämnings-, planerings- och uppföljningsmöten med leverantörer.

Det är med tanke på upphandlingsförfarandets särdrag utan tvivel mycket viktigt att i efterhand kunna bevisa vad som sagts och bedömts vid anbudspresentationer.

Upphandlarna på inköpsenheten är vana vid att göra detta på ett korrekt och

fulltäckande sätt, eftersom detta är av avgörande betydelse för det fall att upphandlingen skulle bli överprövad, vilket hör till upphandlarnas vardag. Det är extremt viktigt att utvärderingen är korrekt och motiveras och dokumenteras i utvärderingsprotokoll och/eller tilldelningsbeslut/-meddelande. Om detta inte görs är sannolikheten stor för överprövning. Det finns en mycket stor rättspraxis avseende överprövning av olika utvärderingsmetoder i upphandlingar och det finns i denna rättspraxis inga krav på att anbudspresentationer ska dokumenteras i detalj, utan det som gäller är att det i

(31)

I den aktuella upphandlingen genomfördes fem muntliga presentationer á ca 1,5–2 timmar, i vilka anbudsgivarna förevisade och därefter ingav detaljerade och långa Power Point-presentationer (vissa på upp till 30–40 sidor). Det skulle medföra en mycket stor extra och oproportionerlig administration om det därutöver skulle krävas

dokumentation av exakt vad varje anbudsgivare sagt på presentationerna.

Det vore också högst olyckligt om varje medlem i en utvärderingsgrupp var tvungen att skriva egna anteckningar och om anbudsgivare efteråt skulle kunna begära ut varje medlem i utvärderingsgruppens eventuella mötesanteckningar avseende presentationen och utvärderingen. Enskilda medlemmar i en utvärderingsgrupp kan ha skilda åsikter från majoriteten i gruppen och anbudsgivare skulle kunna utnyttja detta vid en eventuell överprövning. Det är mycket viktigt för att kunna genomföra transparenta och tydliga upphandlingar att det är tilldelningsbeslut och utvärderingsprotokoll – och endast tilldelningsbeslut och utvärderingsprotokoll – som dokumenterar den samlade utvärderingsgruppens slutsatser och bedömningar av anbudspresentationerna och anbud.

Uppdatera kommunens inköps- och upphandlingspolicy

Inköpsenhetens upphandlare känner väl till och följer givetvis kommunens riktlinjer mot korruption, mutor och jäv, oavsett om dessa hänvisas till i inköps- och

upphandlingspolicyn eller inte. Det bedöms därmed inte viktigt att det skyndsamt läggs in en hänvisning till riktlinjerna, utan detta bör kunna ske vid nästa revidering av policyn.

Stärka kontrollen över att uppdrag från kommunfullmäktige verkställs och återrapporteras enligt tidplan

I den aktuella situationen gjorde pandemin det nödvändigt att vänta med uppdragsstart till 1 september. Även om upphandlingen genomfördes så snabbt som möjligt, så var det en komplicerad upphandling och avtalet var först klart och undertecknat i mitten av maj.

Ansvar för risk- och konsekvensanalys ingick som en option i upphandlingen.

Bakgrunden till det var att det innan upphandlingen genomfördes var osäkert om

leverantörerna skulle ha kompetens och erfarenheter av sådana analyser eller om någon i förvaltningen skulle få i uppdrag att genomföra analysen. När anbuden väl kom in, visade det sig att samtliga anbudsgivare hade erfarenheter av att göra sådana analyser.

Även vinnande anbudsgivare hade omfattande erfarenhet av detta. Mot denna bakgrund bedömdes det rimligt att låta risk- och konsekvensanalys ingå i uppdraget och att

avvakta med risk- och konsekvensanalysen till uppdragsstarten den 1 september.

Utreda lämpligheten i att risk- och konsekvensanalyser uppdras åt externa aktörer att utföra

Som anfört ovan var risk- och konsekvensanalysen en option i den aktuella

upphandlingen, och det visade sig att det var något som samtliga anbudsgivare hade erfarenhet av. I ljuset av detta bedömdes det inte kontroversiellt att uppdra analysen åt den aktuella leverantören. Även om en extern konsult ansvarar för att utarbeta en risk- och konsekvensanalys, så är det kommunen som antar den och dessförinnan har möjlighet att ställa kritiska frågor, kräva ytterligare utredning etc. Även om externa

(32)

konsulter som arbetar mot s.k. success-fee kan sägas ha ett visst intresse i att affären genomförs, så är det ingen självständig grund att generellt sett ifrågasätta konsulternas objektivitet och beteendeetik, särskilt inte då det upphandlade uppdraget tydligt gick ut på att vara kommunens ”samarbetspartner och stöd”, ”från start till så långt som avyttringsprocessen går”.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Ingen uppföljning krävs.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, Svar på revisionsskrivelse angående granskning av upphandlingen avseende konsultstöd relaterat till avyttringsprocessen av SEVAB:s värmeverk, 2021-03- 05

Revisionsskrivelse, Granskning av upphandlingen avseende konsultstöd relaterat till avyttringsförsäljningsprocessen av SEVABs värmeverk, 2020-12-07

Rapport, Granskning av upphandlingen avseende konsultstöd relaterat till avyttringsförsäljningsprocessen av SEVABs värmeverk, 2020-12-04

Beslutet skickas till Kommunrevisionen

Kommunfullmäktige, för kännedom

(33)

KS § 85 Dnr KS/2021:146-003

Tillfälliga riktlinjer för finansförvaltning 2021

Beslut

Kommunstyrelsen beslutar att

1. maximalt 70 % av skuldportföljens räntebindning får ligga till förfall inom 1 år, 2. inte mer än 70 % av lånestocken får förfalla inom de närmaste 12 månaderna, 3. avsteg får göras från riktlinjer om genomsnittlig ränte- och kapitalbindningstid, 4. de tillfälliga riktlinjerna avser låneportföljen i SEVAB Energi AB och dess

påverkan på kommunkoncernens låneportfölj under 2021.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

Beskrivning av ärendet

För att förvalta kommunens medel på ett betryggande sätt har kommunfullmäktige antagit en finanspolicy som anger övergripande mål och ansvarsfördelning. I

finanspolicyn anges även att kommunstyrelsen ska besluta om närmare riktlinjer för finansförvaltningen. Riktlinjerna anger hur de finansiella riskerna ska begränsas och hanteras, klargör ansvarsfördelningen i förvaltningen samt fastställer former för rapportering och kontroll.

I samband med den pågående utredningen om en eventuell försäljning av

fjärrvärmeverksamheten bör ingen ny långfristig finansiering tas upp och inga nya räntebindningsavtal ingås för SEVAB Strängnäs Energis räkning. Detta för att inte binda ytterligare kapital och vid en eventuell försäljning få merkostnader vid förtida lösen. I möjligaste mån sker därför finansiering i nuläget inom kommunkoncernen genom koncernkontot. Som en följd av detta blir ränte- och kapitalbindningstiden allt kortare då räntebindningen i koncernsystemet är en vecka och kapitalbindningen i form av utökad kontokredit görs med som längst 90 dagars löptid.

Utifrån detta föreslås en tillfällig ändring under 2021 från riktlinjerna för hantering av ränterisk och finansieringsrisk.

De förändringar som föreslås är enligt nedan;

Nuvarande riktlinjer

Ränterisken ska begränsas genom att;

den genomsnittliga räntebindningstiden ska ligga inom intervallet 2-6 år, maximalt 50 % av skuldportföljen får ligga till förfall inom 1 år.

(34)

Finansieringsrisken ska begränsas genom att;

inte mer än 50 % av lånestocken får förfalla inom de närmaste 12 månaderna, den genomsnittliga kapitalbindningen ej får understiga 2 år.

Tillfälliga riktlinjer 2021

Ränterisken ska begränsas genom att;

maximalt 70 % av skuldportföljen får ligga till förfall inom 1 år.

Finansieringsrisken ska begränsas genom att;

inte mer än 70 % av lånestocken får förfalla inom de närmaste 12 månaderna, Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Beslutet medför att merkostnader för lösen av lån vid en eventuell försäljning undviks.

Beslutet medför även en ökad ränterisk under 2021, fram till beslut om försäljning.

Ränterisken bedöms dock idag som liten.

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Uppföljning av finansverksamheten till kommunstyrelsen görs per tertial i samband med delårsrapporter och årsredovisning.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, Tillfälliga riktlinjer för finansförvaltning 2021, 2020-11-23 Riktlinjer för finansförvaltning, daterade 2020-11-20.

Beslutet skickas till SEVAB Strängnäs Energi AB Finansenheten

(35)

KS § 86 Dnr KS/2021:131-100

Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)

Beslut

Kommunstyrelsen beslutar att

1. sända nedanstående förslag till beslut i kommunfullmäktige på remiss till socialnämnden, miljö-och samhällsbyggnadsnämnden, kulturnämnden, teknik- och fritidsnämnden samt barn- och utbildningsnämnden.

2. rekommendera nämnderna att svar på remissen ska lämnas till kommunstyrelsen senast den 27 maj 2021.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

Nuvarande styrdokument

Nuvarande styrdokument ” Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar”

antogs av kommunfullmäktige 2007-10-22. Sedan dess har ny lagstiftning tillkommit.

Det har också bedömts finnas ett visst mått av förtydligande av vad som gäller på området, i syfte att säkerställa att den kommunala likställighetsprincipen tillämpas på området. Det förslås därför att ett nytt styrdokument antas på området.

Av nuvarande styrdokument framgår i huvudsak att avgift (alltid) tas ut utifrån vad som anges i avgiftsförordningen (1992:191). Huvudsakligt innehåll i avgiftsförordningen återges i bilaga och där återfinns också vissa tillämpningsföreskrifter som ger nämnderna möjlighet att besluta om undantag.

Föreslagna ändringar i förhållande till nuvarande ordning Ändringar på grund av lagändringar

Den 25 april 2018 trädde EU:s dataskyddsförordning (GDPR) i kraft. Enligt

förordningen har den som begär ett registerutdrag enligt förordningen rätt till kopior av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som den registrerade begär får den personuppgiftsansvarige ta ut rimlig avgift på grund av de administrativa kostnaderna (artikel 15 på 3 GDPR). Mot bakgrund av detta föreslås att det framgår av dokumentet att nämnderna kan ta ut avgift i sådana fall. Det föreslås att nämnderna efter/i samband med att regleringen införs, delegerar beslutsrätten i sådana fall och att avgiftssystemet i övrigt följer det i avgiftsförordningen.

Den 1 januari 2021 trädde också ny reglering i offentlighets- och sekretesslag (2009:400) i kraft. Av 6 kap 1 a § framgår numera följande.

(36)

Av 2 kap. 16 § första stycket tryckfrihetsförordningen framgår att den som önskar ta del av en allmän handling har rätt att mot en fastställd avgift få en avskrift eller kopia av handlingen till den del handlingen får lämnas ut.

En myndighet får i ett enskilt fall besluta att en sådan avgift ska betalas helt eller delvis innan avskriften eller kopian lämnas ut.

Av förarbetena till bestämmelsen framgår att ett beslut om förskottsbetalning exempelvis kan bli aktuellt om en begäran avser ett större antal handlingar eller på annat sätt är omfattande och därmed resurskrävande. Myndigheten kan då avvakta med kopiering av handlingarna till dess att avgiften har betalats. En situation där det kan vara lämpligt att begära förskottsbetalning endast delvis är när det är svårt att beräkna avgiftens storlek på förhand. Den slutliga avgiften då regleras i samband med utlämnandet av handlingarna, t.ex. kontant eller mot faktura eller postförskott.

Myndighet får inte fatta generella beslut om att avgift alltid ska tas ut i förskott.

Det är omständigheterna i det enskilda fallet som får avgöra om en myndighet bör besluta om förskottsbetalning. Även förskottsbetalningens storlek får bedömas i det enskilda fallet. Om förskottsbetalning begärs endast delvis bör den delen av avgiften beräknas med viss försiktighet, men inte bestämmas till ett alltför lågt belopp. Om förskottsbetalning tas ut med ett för högt belopp är myndigheten skyldig att återbetala det överskjutande beloppet till den som har betalat avgiften (jfr 38

§ förvaltningslagen).5

Mot den bakgrunden föreslås det förtydligas i den nya taxan att avgift enligt

huvudregeln tas ut i efterskott, men att den i undantagsfall kan tas ut i förskott och att det då krävs ett överklagbart beslut i det enskilda fallet. Exakt var gränserna går för när en myndighet kan ta ut avgift i förskott får kommande domstolspraxis utvisa, men det föreslås framgå av riktlinjerna att så bara ska ske i särskilt resurskrävande fall.

Övriga ändringar

I förtydligande syfte införs ett stycka om den kommunala likhetsprincipen i det avsnitt som berör den grundläggande regleringen. Likaså uppdateras lagrumshänvisningar.

Det föreslås införas en gräns för när avgift ska tas ut och det förslås att den gränsen sätts vid 35 kopior. Detta för att faktureringen i sig medför en kostnad för kommunen och för att den som vill ha ett mindre antal kopior bör kunna få det på ett enkelt sätt. Enligt kommunens riktlinjer för fakturering bör inte heller fakturor på under 100 kr ställas ut om man kan undvika dem.

Mot den bakgrunden bedöms tilläggen i de tillämpningsföreskrifter som finns som överflödiga (den som vill ha tillgång till saklig information i skälig omfattning bör kunna få det direkt enligt riktlinjerna).

Det ska avslutningsvis framhållas att kommunen offentliggör och tillgängliggör en stor del av sin information t.ex. via kommunens webbplats och inom ramen för arbetet med

(37)

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Beslutet att skicka förslaget på remiss har inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Det bedöms inte heller att det nu föreslagna dokumentet om avgifter kommer få några märkbara ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Övriga konsekvenser

Möjligheten att få ut allmän handling är ett viktigt verktyg för invånarnas möjlighet till insyn i offentlig förvaltning. Det medför samtidigt kostnader för extra administration, särskilt i fall där en stor mängd handlingar begärs ut upprepat.

En förhoppning kan vara att möjligheten till uttag av avgift i förskott på sikt kan göra att man blir mer aktsam med de kopior som redan lämnats ut och inte begär samma

handlingar upprepat, när det rör stora mängder handlingar. Av uppenbara skäl också minskar risken att en stor mängd handlingar kopieras upp utan att avgiften betalas.

Uppföljning

Beslutet planeras verkställas så tidigt som möjligt under hösten 2021 och därefter följas upp årligen.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, Nytt styrdokument angående uttag av avgift vid begäran av utlämnande av allmän handling, 2021-02-22

Nu gällande styrdokument, Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar, KF 2007-10-22 § 212

Förslag nytt styrdokument, Avgift för kopior och avskrifter av allmänna handlingar (TF) samt för handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)

Beslutet skickas till Socialnämnden

Barn- och utbildningsnämnden Kulturnämnden

Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Teknik- och fritidsnämnden

(38)

KS § 87 Dnr KS/2021:89-141

Plan för företagsetableringar

Beslut

Kommunstyrelsen beslutar att

1. ge förvaltningen i uppdrag att ta fram en plan för utvecklingen av kommunens arbete med företagsetableringar.

Yrkanden

Maria Nerby (C), Björn Karlsson (SD), Catharina De Geer (KD), John Östlund (KD), Monica Lindell Rylén (S, Angela Andersson (S) och Ewa Thalén Finné (M) yrkar bifall till liggande förslag.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

Beskrivning av ärendet

Ansvaret för de utåtriktade näringslivsfrågorna flyttas under 2021 från

samhällsbyggnadskontoret (SBK) till kommunikationsavdelningen (KA). Vid årsskiftet 2020-21 flyttades även destinationsutvecklingen från SBK till KA.

I samband med förändringen påbörjades bland annat en översyn av kommunens arbete med företagsetableringar. Det är en fråga av stor strategisk vikt för Strängnäs kommuns framtida utveckling. Etableringsfrågan är tätt förknippad med näringslivsstrategin

”Attraktionskraft – för ett bra företagsklimat”.

Strängnäs kommun vill ytterligare utveckla och strukturera sitt taktiska och operativa arbete med företagsetableringar. De förfrågningar som kommer in hanteras i dag av olika delar av förvaltningen, och skulle behöva hanteras på ett mer strukturerat och standardiserat sätt. Strängnäs kommun bör också intensifiera sitt arbete med att attrahera etableringar.

Vi vill arbeta med nätverkande och kunskapsutbyte i etableringsfrågor på ett mer aktivt sätt än tidigare. Strängnäs kommun är medlem i såväl Stockholm Business Alliance (SBA) som Handelskammaren i Mälardalen. Under hösten knöts nya kontakter med dessa aktörer för att få stöd i hur vi ska formera oss i etableringsfrågan. Den kontakten ska fördjupas, liksom kontakter med närliggande kommuner som kommit längre i etableringsarbetet än vi.

Strängnäs kommun avser att som ett första steg göra en analys för att reda ut vilka

(39)

Förvaltningen avser att ta hjälp av en extern konsult med erfarenhet av just den sortens frågor för att göra delar av analysen. I det arbetet kan även näringslivet och

civilsamhället komma att spela viktiga roller.

Analysen bör göras under andra kvartalet 2021 och resultera i en plan för kommunens arbete med företagsetableringar.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Kostnaden för analysen beräknas inte överstiga 500 tkr. Beloppet finns i befintlig ram för näringslivsarbetet under 2021.

Uppföljning

Planen för etablering redovisas för kommunstyrelsen under våren 2021.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, Plan för företagsetableringar, 2021-02-03 Beslutet skickas till

-

References

Related documents

verksamheten helt eller delvis kommer att förbjudas enligt 9 §, och ett sådant beslut inte kan avvaktas, får Inspektionen för vård och omsorg besluta att tills vidare helt

Kommunen är skyldig att rapportera till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) om beviljat bistånd enligt socialtjänstlag (2001:453), SoL, eller beviljad insats enligt lag om stöd

Socialnämnden är skyldig att rapportera till Inspektionen för vård och omsorg (IVO), kommunfullmäktige och kommunens revisorer om beviljat bistånd enligt 4 kap 1

Socialnämnden ska, enligt 16 kapitlet 6f-i § socialtjänstlag (2001:453), en gång per kvartal lämna uppgifter till Inspektionen för vård och omsorg (IVO), kommunens revisorer

Socialnämnden ska, enligt 16 kapitlet 6f-i § socialtjänstlag (2001:453), en gång per kvartal lämna uppgifter till Inspektionen för vård och omsorg (IVO), kommunens revisorer

Socialnämnden ska, enligt 16 kapitlet 6f-i § socialtjänstlag (2001:453), en gång per kvartal lämna uppgifter till Inspektionen för vård och omsorg (IVO), kommunens revisorer

Socialnämnden ska, enligt 16 kapitlet 6f-i § socialtjänstlag (2001:453), en gång per kvartal lämna uppgifter till Inspektionen för vård och omsorg (IVO), kommunens revisorer

Socialnämnden ska, enligt 16 kapitlet 6f-i § socialtjänstlag (2001:453), en gång per kvartal lämna uppgifter till Inspektionen för vård och omsorg (IVO), kommunens revisorer