Intern styrning och kontroll 2019

(1)

KALLELSE Kansliavdelningen

2020-03-13 1/3

Kommunstyrelsen Tid: 2020-03-25 kl. 08:30

Plats: Gyllenhjelm, Kommunhuset Strängnäs

Föredragningslista Mötets öppnande

Upprop

Val av justerare

Ärende Beteckning

1. Fastställande av föredragningslista 2. Information: Årsredovisning 2019 och

uppföljning av ägardirektiv, SEVAB Strängnäs Energi AB

3. Information: Årsredovisning 2019 och uppföljning av ägardirektiv, Strängnäs Fastighets AB

4. Överförmyndarnämndens

verksamhetsberättelse för 2019 samt disponering av överskott

KS/2020:91

5. Information: Kommunalråden informerar

6. Information: Attraktionskraft för ett bra företagsklimat

7. Information: Socialkontoret - arbetsmiljö

8. Information: HR

9. Kompetensförsörjningsstrategi för Strängnäs kommun

KS/2020:158

10. Information: Agenda 2030 11. Information: Enkätsvar till

Vattenmyndigheten

(2)

2/3

12. Årsredovisning 2019 Strängnäs kommun

KS/2020:32

13. Konkurrensprogram för Strängnäs kommun

KS/2017:325

14. Upphandling av ekonomisystem KS/2020:131 15. Upphandling av bevakningstjänster KS/2020:117 16. Exploateringsavtal, del av Eldsund 6:16,

Marin serviceanläggning

KS/2018:53

17. Eldsund 6:16, del av,

"Verksamhetsområde Eldsundsviken", detaljplan, Strängnäs, beslut om antagande

KS/2020:157

18. Markanvisning för del av Strängnäs 3:1, tomträtt för padelhall inom Larslunda idrottspark

KS/2019:491

19. Fortsatt utbyggnad av Larslunda idrottsplats

KS/2020:165

20. Avslutande av projektet genomförande av detaljplan Vannesta 1:21 m.fl.

KS/2017:389

21. Antagande av gemensam

utvecklingsplan för Fyra Mälarstäder

KS/2020:156

22. Förslag till yttrande på remissversion Regionalt trafikförsörjningsprogram Uppsala län, 2020-2030

KS/2019:651

23. Remiss, Aktieägaravtal samt ägardirektiv Energikontoret i Mälardalen AB

KS/2020:125

24. Revidering av kommunfullmäktiges arbetsordning

KS/2020:144

25. Rapport över motioner,

medborgarförslag och e-förslag 2020:1

KS/2020:56

(3)

3/3

26. Motion från David Aronsson (V) m.fl.

om upphämtningsparkering vid Vasaskolan

KS/2019:524

27. Rapportering av delegationsbeslut till kommunstyrelsen 2020-03-25

KS/2020:1

28. Meddelandeärenden till kommunstyrelsen 2020-03-25

KS/2020:124

29. Övrigt

Jacob Högfeldt (M) Caroline Oskarsson

Ordförande Sekreterare

(4)

TJÄNSTEUTLÅTANDE

Kansliavdelningen Dnr KS/2020:91-0061

2020-03-06 1/2

Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs

Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00

www.strangnas.se Bankgiro 621-6907

Handläggare Maria Ekblad 0152-291 78

Kommunstyrelsen

Disponering av överförmyndarnämndens överskott

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen beslutar att

1. överförmyndarnämnden får behålla överskottet på 702 tusen kronor.

Beskrivning av ärendet

Överförmyndarnämnden redovisar en positiv budgetavvikelse på 702 tusen kronor i jämförelse med årsbudget och inklusive överskott med 1 200 tusen kronor från tidigare år.

Drift för kontoret har en negativ budgetavvikelse på 207 tusen kronor. Det beror på ökade kostnader för sommarvikarier vilka inte ryms inom befintlig ram.

Kostnaden för nämnden visar också en negativ budgetavvikelse på 135 tusen kronor vilket beror på utbetalning till Eskilstuna God Man och

förvaltarföreningen i enlighet med IOP-avtalet. Kostnaderna för sommarvikarier och IOP-avtalet var planerade att täckas genom disposition av tidigare års överskott.

Arvoden och ersättningen till gode män och förvaltare är i balans med budget för Eskilstuna kommun. Strängnäs kommun redovisar en negativ budgetavvikelse på 80 tusen kronor.

Arvoden och ersättning till gode män för ensamkommande barn Eskilstuna utan uppehållstillstånd redovisar en negativ budgetavvikelse på 58 tusen kronor. Den negativa budgetavvikelsen beror på förändrade statsbidragsregler. Nämnden har aviserat att statsbidragen inte kommer att vara tillräckliga och därför har ett underskott förväntats. Strängnäs kommun redovisar en positiv budgetavvikelse på 118 tusen kronor.

Nämnden har ansökt om att få behålla budgetöverskottet för att möjliggöra anställning av sommarvikarier, bibehålla samma nivå gällande granskning och arvodering av årsräkningar samt genomföra planerad konferens i samverkan med Mälardalens högskola.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

(5)

2/2

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Ingen uppföljning krävs.

Beslutsunderlag

Protokoll, Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs, 2020-01-22

Rapport, Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs verksamhetsberättelse 2019, 2020-01-29

Beslutet skickas till Överförmyndarnämnden

Jennie Enström Maria Ekblad

Kanslichef Kommunjurist

(6)

Överförmyndarnämnden 2020-01-07 1 (4) Överförmyndarkontoret

Lina Simola 016-710 43 19

2020-01-14 14:28 1

Intern styrning och kontroll 2019

Fas: Uppföljning internkontrollplan helår 2019 Rapportperiod: 2019-12-31 Organisation:

Överförmyndarnämnden

SAMMANFATTNING:

Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs internkontrollplan 2019 hanterar tio risker.

Planen omfattar tre kontrollåtgärder och sju kontrollmoment. Alla tre kontrollåtgärderna har genomförts och redovisas i rapporten.

Under 2019 har arbetet med intern styrning och kontroll fortsatt anpassats efter den nya riktlinje som Eskilstuna kommun fattade beslut om hösten 2017. Målet är att den interna styrningen och kontrollen tydligare ska integreras i verksamhetsplaneringen och

uppföljningen och att riskhanteringen ska stärkas. Överförmyndarnämnden har arbetat aktivt med intern styrning och kontroll tillsammans med förvaltningen och bedömningen är att de viktigaste riskerna och vilka åtgärder som behövs är identifierade. Helhetsbedömningen är att överförmyndarnämnden har en fungerande intern styrning och kontroll.

RISK: R

ISK ATT STÄLLFÖRETRÄDARE INTE SKÖTER SITT UPPDRAG VILKET LEDER TILL ATT HUVUDMANNENS TILLGÅNGAR INTE ANVÄNDS FÖR HANS ELLER HENNES NYTTA

Riskvärde Sannolikhet Konsekvens

8 2 4

KONTROLLMOMENT

Kontroll att granskning av årsräkningar har gjorts enligt rutin

Ursprung Bedömning Resultat Åtgärd

(7)

2020-01-14 14:28 2

RISK: A

TT FÖRMYNDERSKAP INTE HANDLÄGGS PÅ ETT KORREKT SÄTT OCH TILLRÄCKLIGT SNABBT VILKET GÖR ATT BARNETS TILLGÅNGAR INTE FÖRVALTAS FÖR BARNETS BÄSTA UTAN BARNET KAN LIDA SKADA

.

16 4 4

KONTROLLÅTGÄRD

Titel Färdiggrad

Processen för handläggning av

förmynderskapsärenden ska utvecklas och implementeras på Överförmyndarkontoret Kommentar:

Rutinhandbok för förmynderskapsärenden är framtagen och har varit på remissrunda hos

handläggare för förankring och delaktighet. Handboken är uppdelad i delarna: Legala förmyndare, förordnad förmyndare, medförmyndare, skärpande föreskrifter, utbetalning för underårig, brottsskadeersättning till underårig, ansökan om uttag för underårig, bouppteckning/arvsskifte samt granskning och redovisning. Juridisk sakkunnig på kontoret har tagit fram en internutbildning för handläggare med förmynderskapsärenden. Utbildningen kommer att hållas vid tre tillfällen under januari månad 2020.

RISK: A

TT STÄLLFÖRETRÄDAREN INTE TRÄFFAR HUVUDMANNEN I TILLRÄCKLIG

OMFATTNING VILKET LEDER TILL ATT STF INTE HAR TILLRÄCKLIG KUNSKAP OCH INFORMATION OM HUVUDMANNEN SOM KAN GÖRA ATT HUVUDMANNENS INTRESSEN INTE TILLVARATAS PÅ BÄSTA SÄTT

8 2 4

KONTROLLÅTGÄRD

Policy/riktlinjer för hur ofta ställföreträdare ska träffa huvudmannen ska tas fram och beslutas av nämnden

Kommentar:

Kontroll har gjorts genom samtal med ansvariga handläggare inom överförmyndarkontoret, där lagstiftning, system och rutiner avseende handläggningen av årsräkning och utbetalning av ersättning gicks igenom. Resultatet visar att samtliga handläggare följer framtagen granskningsrutin. En

sidoobservation vid kontrollen var att arbetet kan effektiviseras genom automatisering och digitalisering. Rutinen kommer också att än mer utvecklas till en handbok för granskning och arvodering av årsräkningar.

(8)

2020-01-14 14:28 3

Inriktningspolicy ska tas fram med fokus på en miniminivå eftersom frekvensen för träffar är högst individuellt.

RISK: R

ISK FÖR INEFFEKTIV HANDLÄGGNING OCH ATT ARVODEN INTE BETALAS UT

EFTERSOM DET SAKNAS RUTINER FÖR HUR GRANSKNING AV REDOVISNINGSHANDLINGAR I E

- W

ÄRNA SKA GÖRAS

. D

ET SAKNAS OCKSÅ KOPPLING MELLAN E

-W

ÄRNA OCH

ARVODERINGSUTBETALNING

9 3 3

KONTROLLÅTGÄRD

Rutiner för granskning i e-Wärna ska tas fram och implementeras i handläggningen.

Kommentar:

Användarmanual för e-wärna är framtagen. Ett vidare arbete är att handläggarna behöver ha ett enhetligt arbetssätt kring granskning i e-wärna. En rutinhandbok för granskningsförfarandet i e- wärna behöver tas fram.

RISK: RISK ATT STÄLLFÖRETRÄDARES UPPDRAG INTE GRANSKAS PÅ GRUND AV ATT ÅRSRÄKNING INTE LÄMNAS IN VILKET LEDER TILL ATT HUVUDMANNENS RÄTTIGHETER INTE ÄR SÄKERTSÄLLDA

12 3 4

KONTROLLMOMENT

Kontroll att påminnelse har skickats om årsräkning inte har lämnats in. Kontroll att process om vitesföreläggande inleds om årsräkning inte inkommer trots påminnelse.

(9)

2020-01-14 14:28 4

RISK: RISK ATT STÄLLFÖRETRÄDARE INTE BLIR ENTLEDIGADE INOM RIMLIG TID PÅ GRUND AV LÅNG HANDLÄGGNINGSTID VILKET KAN LEDA TILL ATT HUVUDMANNENS INTRESEN SKADAS

8 2 4

KONTROLLMOMENT

Kontroll att aktiviteter har vidtagits för att hitta en ny ställföreträdare vid begäran om entledigande

Nämnd

Av de 87 årsräkningar som inte kom in i tid har samtliga fått anstånd eller påminnelse om att inkomma med årsräkning. Process om vitesföreläggande har inletts där årsräkning inte inkommit trots påminnelse. Processen om vitesföreläggande har effektiviserats då beslut om föreläggande om vite samt beslut om ansökan om utdömande av vite tas vid samma nämndsammanträde.

Totalt kontrollerades 43 ärenden. I 72% av ärendena som kontrollerats har aktiviteter gjorts/skickats förfrågan till ny ställföreträdare för att hitta ny ställföreträdare

(10)

2020-01-29 16:02 1

Överförmyndarnämnden Eskilstuna

Strängnäs verksamhetsberättelse 2019

Rapportperiod: 2019-12-31 Organisation: Överförmyndarnämnden

(11)

2020-01-29 16:02 2

Sammanfattning

Överförmyndarnämnden är en myndighet med uppdrag att utöva tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare. Nämnden ska även tillgodose behovet av lämpliga gode män och förvaltare genom rekrytering och utbildning. Nämnden har 2019 arbetat med 21 åtaganden där 15 är klara, 2 pågår och 4 ej påbörjade då nämnden ej berörs av dessa. Huvuddelen av nämndens arbete ligger inom

processen Värna demokrati, de två delprocesserna Ge vård och stöd till barn och unga samt vuxna och processen Tillgodose behovet av processkvalitet. Processerna ska ge stöd till den enskilda att utifrån egna förutsättningar leva ett självständigt, aktivt och meningsfullt liv.

Nämnden har under 2019 arbetat utefter en handlingsplan för granskning och arvodering vilket medfört att granskningsarbetet startat tidigare och kommit i fas. Nämnden uppnådde målet med 80 procent av alla kompletta och i tid inkomna årsräkningar granskades senast 30 juni. Kontoret har under 2019 även samordnat rekryteringsarbetet och börjat använda sig av rekryteringsverktyget Recruto för att systematisera rekryteringsprocessen av gode män och förvaltare.

Nämnden har under året stärkt samarbetet med Eskilstuna God Man och förvaltarförening och Strängnäs frivilliga samhällsarbetare. Nämnden har deltagit på erfarenhetsträff i november där ca 150 gode män och förvaltare deltog. Kontoret deltog på frivilligdagen i Strängnäs i december.

Nämndens idéburna offentliga partnerskap, IOP-avtal, med Eskilstuna God Man och förvaltarförening har ökat nämndens möjlighet till service med bland annat en tillgänglig jourtelefon. En fördjupad grundutbildning för ställföreträdare har genomförts fyra gånger och har enligt utvärdering varit uppskattat. Vidare har kontoret sedan september två handläggare på plats varannan vecka i Strängnäs kommunhus för att bistå med stöd till gode män och förvaltare.

Nämnden har tagit beslut, med godkännande från respektive kommuns kommundirektör och kommunstyrelseordförande, om att anordna en nationell konferens tillsammans med Mälardalens Högskola. Syftet är att uppmärksamma resultatet av den unika förstudien om huvudmannens upplevelse av godmanskapet. Planering inför konferensen har påbörjats och nämnden har bjudit in samarbetspartners. Sveriges kommuner och Regioner(SKR), Socialdepartementet,

Justitiedepartementet, Riksförbundet frivilliga samhällsarbetare (RFS) och Riksföreningen Grunden och För Barn Unga och Vuxna med utvecklingsstörning (FUB) har bland annat tillfrågats. Samverkan med Mälardalens högskola har därmed stärkts.

Överförmyndarkontoret hade den sista december 2019 14 medarbetare inklusive chef. Sjukfrånvaron har varit fortsatt låg och insatser för att minska arbetstakten har gjorts i form av förändringar i arbets-och ansvarsfördelning bland handläggare samt utökning av teamledare. Med en teamledare, en juridisksakkunnig, en digitaliseringsledare, barnrättsombud, rekryteringsamordnare och två hälsoinspiratörer har kontorets pågående förändrings- och utvecklingsarbete stärkts.

Nämnden redovisar en positiv budgetavvikelse på 702 tusen kronor i jämförelse med årsbudget och inklusive överfört överskott på 1200 tusen kronor från tidigare år. Driften för kontoret visar en negativ budgetavvikelse på 207 tusen kronor vilket beror på ökade kostnader för sommarvikarier.

Även nämndens budget visar en negativ budgetavvikelse på 135 tusen kronor vilket beror på utbetalning i enlighet med IOP-avtalet med Eskilstuna god man och förvaltarförening. Budgeten för 2019 planerades utifrån möjlighet att använda sig av tidigare års budgetöverskott.

Den nya handlingsplanen för granskning och arvodering medförde en högre utbetalning för arvoden till gode män och förvaltare. Arvoden för gode män och förvaltare till ensamkommande barn utan uppehållstillstånd visar en negativ avvikelse på 58 tusen kronor efter uteblivet statsbidrag.

(12)

2020-01-29 16:02 3

Våra viktigaste bidrag till de 4-åriga strategiska målen 2016-2019

4-årigt strategiskt mål Vårt viktigaste bidrag Hållbar utveckling

Attraktiv stad och landsbygd Nämnden arbetar för att stärka folkhälsa och öka den upplevda tryggheten på ett individuellt plan för de huvudmän som bor i Eskilstuna och Strängnäs kommuner. Nämnden skapar möjligheter för inflytande och utvecklar sitt arbete med god och jämställd service för en attraktiv stad och landsbygd.

Höjd utbildningsnivå Gällande höjd utbildningsnivå och fler jobb är detta ingenting som ligger inom nämndens uppdrag men genom kontroll av att gode män och förmyndare sköter sitt uppdrag skapas bästa möjliga

förutsättningar för skolgång, utbildning och arbete.

Fler jobb Gällande höjd utbildningsnivå och fler jobb är detta

ingenting som ligger inom nämndens uppdrag men genom kontroll av att gode män och förmyndare sköter sitt uppdrag skapas bästa möjliga

förutsättningar för skolgång, utbildning och arbete.

Social uthållighet Överförmyndarnämndens uppdrag ligger till stor del inom arbete med social uthållighet. Arbete sker inom de två delprocesserna att ge stöd och vård till barn och unga, samt vuxna. Nämndens uppgift är att utöva tillsyn över ställföreträdare med syftet att förhindra att omyndiga barn, eller myndiga personer som inte själva kan tillvarata sin rätt, missgynnas ekonomiskt eller rättsligt. Genom detta arbete bidrar nämnden till att ge uppmärksamhet till invånare med komplexa behov, såsom ensamkommande barn, samt vuxna med funktionsnedsättning och psykisk ohälsa. För att öka den sociala uthålligheten i sitt dagliga arbete använder nämnden metoder för insyn, dialog och inflytande och har en god samverkan med

frivilligkrafter relaterade till nämndens verksamhet.

Ekologisk uthållighet För ekologisk uthållighet arbetar nämnden så miljösmart som möjligt, exempelvis genom att resa med tåg och att genomgå utbildningen Uppdrag miljösmart.

Måluppfyllelse för de viktigaste huvudprocesserna

Hållbar utveckling

Titel Bedömning Trend

Barn och unga Vuxna

Effektiv organisation

Titel Bedömning Trend

Processkvalitet Medarbetare Ekonomi

(13)

2020-01-29 16:02 4

Status åtaganden

Alla Ej påbörjad Pågår Klart, avslutat Försenat

Överförmyndarnämnden 21 4 2 15

Förklaring till symboler och status

(14)

2020-01-29 16:02 5

Hållbar utveckling - mål och åtaganden

Vård och sociala tjänster - övergripande

Syftet med överförmyndarnämndens verksamhet är att skapa förutsättningar för trygghet och rättssäkerhet för unga och vuxna huvudmän. Nämnden utgår från Barnkonventionens och FN:s deklaration om mänskliga rättigheter.

Huvuddelen av överförmyndarnämndens uppdrag och verksamhet ligger inom området social uthållighet och de två delprocesserna Att ge vård och stöd till barn och unga samt vuxna. Nämndens uppdrag är att efter ansökan eller anmälan utreda behovet av ställföreträdare samt föreslå en lämplig person. Nämnden ska även utöva tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare så att barn och unga, vuxna och äldre som har behov av nämnda insatser inte missgynnas eller drabbas av rättsförlust. På så sätt bidrar överförmyndarnämnden till att uppmärksamma kommuninvånare som inte till fullo förmår ta tillvara sin rätt och är särskilt utsatta. För att stärka den sociala uthålligheten tillämpar nämnden verktyg för dialog, delaktighet och inflytande såväl som verktyg för kontroll och insyn.

Nämnden har under året arbetat enligt en handlingsplan för granskning och arvodering av årsräkningar som medfört att arbetet med granskningar kommit i fas. I handlingsplanen finns individuella mål för varje handläggare för att följa upp att arbetet fortlöper enligt planering.

Nämnden når målet att 80 procent av alla kompletta och i tid inkomna årsräkningar ska vara granskade senast den 30 juni.

En fördjupad grundutbildning för ställföreträdare har genomförts vid fyra tillfällen under året.

Via den jourtelefon som Eskilstuna god mansförening har fler ställföreträdare fått råd och stöd i de frågor de har. Servicen till ställföreträdare har ökats genom denna insats. För att ytterligare öka tillgänglighet och service ändrades arbetssättet kring kontorets telefontid från september med direktnummer till handläggare.

Överförmyndarkontoret har en representant i socialförvaltningens nätverk kring barnrättsfrågor.

Kontoret har genomfört en workshop kring barnrätt med ledning av barnrättsombudet där alla Barnkonventionens artiklar gicks igenom. En utbildningsdag i barnrätt/barnkonventionen tillsammans med förvaltningens processledare i barnrätt hölls under hösten.

Teamledare på kontoret har i uppdrag att skriva fram en handbok för förmynderskapsärenden med rutiner och riktlinjer för handläggning. Arbetet syftar till att nå ökad kvalitet och rättssäkerhet i förmynderskapsärenden samt att handläggare ska arbeta på ett enhetligt sätt. De framtagna riktlinjerna ska säkerställa ett korrekt agerande och ska fungera som stöd för hur vi ska agera i det dagliga arbetet. Handboken är klar och har varit på remissrunda hos handläggare för förankring och delaktighet. En intern utbildning i förmynderskapsärenden är planerad till januari 2020.

Barn och unga

Bedömning Trend

Överförmyndarnämnden förordnar god man för ensamkommande barn som anvisas till Eskilstuna och Strängnäs kommun samt till barn som andra kommuner placerat i kommunerna. Tingsrätten förordnar i vissa fall förmyndare för barn.

(15)

2020-01-29 16:02 6

Nämnden bevakar sedan hur gode män och förmyndare förvaltar barnets ekonomiska tillgångar samt hur gode män för ensamkommande barn utför sitt uppdrag som vårdnadshavare och förmyndare.

1-åriga åtaganden

Titel Status Färdiggrad

Nämnden ska under 2019 och inför det att Barnkonventionen införs som lag utreda vad barnets bästa betyder för överförmyndarkontorets verksamhet.

Nämnden ska under 2019 se över och vid behov utveckla gällande rutiner och riktlinjer för förmyndarskap.

Vuxna

Om en kommuninvånare på grund av sjukdom, psykisk ohälsa, försvagat hälsotillstånd eller liknande behöver hjälp med att bevaka sin rätt, förvalta sin egendom och/eller sörja för sin person kan Tingsrätten besluta att anordna godmanskap eller förvaltarskap. Överförmyndarnämnden lämnar förslag på ställföreträdare, god man eller förvaltare, samt erbjuder dem utbildning för uppdraget.

Det är nämnden som sedan granskar att ställföreträdare sköter sina uppdrag på sådant sätt att huvudmannens intressen tas tillvara. Överförmyndarnämndens verksamhet har således stor betydelse för att alla kommuninvånare ska få rätt till ekonomisk, rättslig och social trygghet.

Demokrati

Överförmyndarnämnden utövar tillsyn över ställföreträdare till de huvudmän som har behov av nämnda insatser i syfte att öka huvudmannens upplevelsen av trygghet. Det kan handla om behov av stöd och hjälp i mötet med andra myndigheter samt att få den omsorg som behövs. Processens syfte är att skapa förutsättningar för och främja trygghet, engagemang, delaktighet och medskapande bland Eskilstuna och Strängnäs kommuninvånare. Processen ska ge kommuninvånare och deras valda representanter information, insyn och inflytande över kommunernas gemensamma angelägenheter.

Öppenhet, insyn och delaktighet skapas i dialogen med kommuninvånare och stärks också därigenom. Den kommunala organisationen ska vara tillgänglig för kommuninvånare och ge förtroendevalda förutsättningar att fullgöra sina uppdrag.

Överförmyndarnämnden har ingått ett samarbete med Mälardalens högskola för att öka kunskapen kring huvudmäns förväntningar på gode män och förvaltare och skapa förutsättningar för dem att utöva inflytande och vara delaktiga. Förstudien för detta arbete är i sitt slutskede. En nationell konferens tillsammans med Mälardalens högskola planeras för 2020.

Nämnden har under 2019 stärkt samarbetet mellan Eskilstuna och Strängnäs kommun både på tjänstemannanivå och med föreningen Strängnäs frivilliga samhällsarbetare. Handläggare har varit på samverkansmöten bland annat och träffat biståndskontor, ekonomiskt bistånd och äldreomsorg.

Handläggare har sedan i september varit i Strängnäs kommunhus varannan tisdag för att träffa gode män och förvaltare. "Frivilligedagen" i december i Strängnäs representerades av handläggare från Överformyndarkontoret i samverkan med Strängnäs föreningen.

(16)

2020-01-29 16:02 7

Nämnden träffar också invånare genom olika föreningar och liknande för att informera om verksamheten och samla in deras tankar och idéer. I samband med dessa träffar är nämnden och kontoret lyhörda för dessa.

4-åriga processmål

Nyckeltal Utfall 2018 Utfall 2019 Mål 2019

P1. Invånare som är nöjda med möjligheten till

inflytande (alla) 40 45

P2. 2019 ska delaktighetsindex vara 75 på hur kommunen möjliggör för invånarna att delta i kommunens utveckling

63 75

P3. 2019 ska Nöjd politikerindex förbättras till 72 88 72

P5. 2019 ska index för trygghet vara 45 för att invånarna känner att kommunen är en trygg och säker plats att leva i.

47 45

1-åriga åtaganden

Utifrån olika stadsdelars förutsättningar och behov ska alla nämnder samt Eskilstuna kommunfastigheter AB arbeta samlat med främjande och förebyggande trygghetsinsatser. (KS, alla nämnder, KFAST) Alla nämnder och bolag ska gemensamt arbeta för att Eskilstuna ska vara en kommun fri från våld för alla flickor och pojkar, kvinnor och män. Jämställdhetsperspektivet ska vara synligt i alla mål, i budgeten och i andra styrdokument. Individbaserad statistik ska redovisas och analyseras efter kön. (KS, alla nämnder och bolag)

Nämnden har inlett ett forskningssamarbete med Mälardalens högskola och ska under 2019 fortsatt vara delaktiga i det.

Flerårigt fokus på prioriterade stadsdelar. Samlat krafttag för att motverka utanförskap genom stärkta skolresultat, ökad trygghet, trivsamma utemiljöer, höjd kompetens och fler i jobb. Nämnder och bolag förväntas att göra prioriteringar inom ram för att förstärka den statliga satsningen. (KS, alla nämnder och bolag)

Nämnden ska under 2019 utveckla samarbetet mellan Eskilstuna och Strängnäs kommun i fråga om nämndens uppdrag och verksamhet.

(17)

2020-01-29 16:02 8

Effektiv organisation - mål och åtaganden

Processkvalitet

Processens syfte är att skapa förutsättningar för och säkra en rättssäker och hållbar

myndighetsutövning som når upp till de krav som ställs. Överförmyndarnämnden bedriver ett långsiktigt arbete inom ramen för området processkvalitet. Nämnden arbetar kontinuerligt med uppföljning och utveckling och utvecklar och kompletterar det nu befintliga

kvalitetsledningssystemet. Uppföljning vid avvikelser samt i form av enkäter till nämndens huvudmän och ställföreträdare skapar en grund för nämndens fortsatta utvecklingsarbete.

För att säkra kvaliteten inom kontoret har hela året präglats av kvalitetsutveckling. För att kunna ha en enhetlig rättstillämpning har kontoret bland annat haft kontinuerliga ärendegenomgångar där ärenden kan diskuteras gemensamt samt en genomgång av rättsdatabasen Infosoc. Arbete med att se över ärendeprocesserna och rutinerna har pågått under året och arbete pågår med att finns för att ta fram handboker för handläggarrutiner.

En handlingsplan för granskning av årsräkningar har tagits fram. I denna har alla handläggare individuella målsättningar som följs upp. En tydlig granskningsrutin är också framtagen för att säkerställa kvalitet och rättssäkerhet. Fyra stycken sommarvikarier/studenter har även rekryterats för granskning av årsräkningar under sommarmånaderna. 81 procent (711 st) av alla kompletta och i tid inkomna årsräkningar var granskade den 30 juni. 876 stycken årsräkningar inkom tid. Totalt har 1164 årsräkningar inkommit januari-december och 99 % av totalen är granskade och godkända.

Arbetssätt kring rekrytering av ställföreträdare har under året setts över och samordnats. En översyn sker av befintliga broschyrer. Det är också viktigt att värna om befintliga ställföreträdare och där har det identifierats ett behov av att visa uppskattning för det arbete som de gör. Det är också av vikt att visa på utveckling inom verksamheten med exempelvis snabbare handläggningstider samt ökad tillgänglighet och service. Kontoret har fokus i nuläget att stärka och öka befintlig bas av ställföreträdare och har som ambition att i nästa steg tänka mer på utveckling av matchningsförfarandet.

Rekryteringsförfaranden har utvecklats digitalt under 2019 i och med införandet av

rekryteringstjänsten Recruto, som är som en databas för våra ställföreträdare. Förutom databas är det också en plattform där vi når ut med aktuell information och exempelvis datum på olika utbildningar för våra ställföreträdare. Ett nytt arbetssätt infördes på kontoret i samband med införandet av Recruto, där veckovisa "ståmöten" samordnar statusen kring ärenden i behov av nya ställföreträdare. I Recruto har vi sedan införandet i oktober registrerat 202 ställföreträdare. Totalt har vi idag ca 600 ställföreträdare.

Frågan om införande av förvaltarenhet har undersökts. Nämnden har avråtts detta av stadsjuristerna då de inte ser att det finns laglig grund för införande av förvaltarenhet.

Nämnden har ett treårigt IOP-avtal (Idéburet offentligt partnerskap) som skrevs under i januari 2019 med Eskilstuna god man och Förvaltarförening. Inom avtalet regleras att föreningen ska hålla grundutbildning för gode män i form av studiecirklar vid fyra tillfällen per år. Tre studieomgångar med sex tillfällen kvällstid har hållits och en helgutbildning.

(18)

2020-01-29 16:02 9

Föreningen har också stödverksamhet dit samtliga gode män kan vända sig för råd och stöd en gång per vecka. Varje dag har de en jourverksamhet (telefonlinje) dit ställföreträdare kan vända sig med diverse frågor både dagtid, kvällstid och helger. Utbildningarna och stödet gäller samtliga

ställföreträdare med uppdrag i Eskilstuna eller Strängnäs. Även Strängnäs föreningen har

stödverksamhet, framförallt under januari och februari i samband med inlämning av årsräkningar.

IOP-avtalet har nått nationell spridning och i november var föreningens ordförande och

avdelningschef inbjudna till den nationella rekryteringskonferensen i Linköping för att berätta om IOP-avtalet och sprida ett gott exempel på samverkan.

Representanter från nämnden och kontoret deltog i Eskilstuna föreningens erfarenhetsdagar i november, som under två tillfällen samlade ungefär 150 gode män i Eskilstuna och Strängnäs.

Nämnden har idag en e-tjänst, e-Wärna, dit ställföreträdare kan lämna sin årsräkning elektroniskt.

Möjlighet finns för ställföreträdare att löpande föra räkenskaper och att bifoga underlag. En granskningsmanual kopplat till e-Wärna är framtagen och fortsatt arbete kring enhetligt arbetssätt för granskning i e-Wärna behövs. Nämnden ser behov av fortsatt utveckling av e-tjänster och digitalisering av överförmyndarkontorets verksamhet. En handläggare har fått i uppdrag att arbeta 50 procent som digitaliseringsledare under hösten med uppdrag att ta fram en plan för digitalisering för överförmyndarnämnden.

P4. Invånarna ska vara nöjda med hur

kommunkoncernen sköter sina verksamheter 65 62 58

P71. Andel (procent) av verksamheter i förvaltningar och bolag ha en enkel handlingsplan för hur

verksamheten ska utvecklas genom kartläggning och analys ur jämställdhetsperspektiv.

100%

P72. 2019 ska antalet idéer/förbättringsförslag uppgå

till 700 0 10

P74. 2019 jobbar alla anställda på en miljöcertifierad arbetsplats

P75. 2019 uppgår andelen förverkligade idéer/förbättringsförslag till 10 % P76. 2019 har samtliga verksamhets- och stödprocesser syfte, processmål och styrkort formulerade

P77. 2019 har 80 % av verksamhets- och stödprocesser nått steg 8 i 10-stegsmodellen

P79. 2019 upplever 70 % nytta av internportalen 80% 64% 70%

P80. 2019 får 95 % svar på e-post inom 2 dagar 56% 100%

P82. 2019 uppfattar 90% ett gott bemötande vid

telefonkontakt 79% 90%

P83. 2019 uppger 98 % att det är lätt att hitta på

eskilstuna.se 76% 90%

P84. 2019 ska minst 60 % av ärenden komma in via e-

tjänst - inom utvalda viktiga områden 0% 60%

1-åriga åtaganden

Nämnden ska tillse att 80 procent av alla kompletta och i tid inkomna årsräkningar är granskade senast den 30 juni 2019.

(19)

2020-01-29 16:02 10

Nämnden ska under 2019 utveckla möjliga rekryteringsförfaranden av gode män och förvaltare.

Nämnden ska under 2019 se över överförmyndarkontorets matchningsförfarande.

Nämnden ska under 2019 i samverkan med intresseföreningar erbjuda ställföreträdare utbildning och/eller andra former av stödinsatser.

En tvåårig plan för digital transformation, nedbruten i årliga handlingsplaner, tas fram. En tydlig organisation och resursbild ska i samband med program och handlingsplan fastställas för att driva den fortsatta digitala verksamhetsutvecklingen på såväl

kommunövergripande som förvaltnings och bolagsnivå. (KS, alla nämnder och bolag)

Alla nämnder ska verka för att minst 80 procent av de som kontaktar kommunen via telefon ska få svar på sin fråga inom två minuter och via mail inom två dagar. (KS, alla nämnder)

Samtliga nämnder och bolag deltar i ett gemensamt utvecklingsarbete för förbättrad styrning och ledning av jämställdhetsintegreringsarbetet i respektive förvaltning och bolag. Arbetet leds av kommunstyrelsen och utgår från Modellkommunprojektets benchmarkingmetodik. Ledningen ska säkerställa organisationens kompetens för att kunna arbeta med jämställdhetsintegrering. (KS, alla nämnder och bolag)

Som ett steg i att öka tillit i ledning och styrning ska samtliga nämnder och bolag genomföra en gapanalys av sina processer, enheter och olika professioner utifrån önskad målbild om tydliga uppdrag och resultat, medarbetarnas handlingsutrymme och involvering samt brukares och kunders delaktighet i utveckling av våra tjänster. Analysen ska utmynna i en handlingsplan på enhetsnivå. (KS, alla nämnder och bolag)

Genomlysning av kommunkoncernen i avseende på att effektivisera, minska administration, öka brukartid samt tillvarata digitaliseringens fördelar. Allt i syfte att tillföra resurser och tid till brukare inom välfärdens huvuduppgifter.

Medarbetare

Överförmyndarnämnden är mån om en god hälsa och hållbar arbetsmiljö, möjlighet till engagemang och delaktighet och det modiga medarbetar- och ledarskapet. Överförmyndarkontoret har fjorton medarbetare inklusive chef. För att skapa förutsättningar för en enhetlig rättstillämpning och stärka uppföljningen i verksamheten har en teamledartjänst tillsatts under året. Trots en hög

arbetsbelastning är sjukfrånvaron jämförelsevis låg.

Många i personalgruppen är nyanställda varpå obalans i kunskaper finns. Utmaningen för nämnden är att rekrytera medarbetare med erfarenhet av yrket. Under året har kompetensutveckling för de nya och de erfarna handläggarna varit viktigt och både grundutbildning för överförmyndarhanläggare och specialiserade utbildningar från SKR (Sveriges kommuner och Regioner) har kontoret deltagit på.

Kontorets juridiske sakkunnig har haft internutbildningar i arvsrätt samt förvaltarskap.

(20)

2020-01-29 16:02 11

En utbildning i förmynderskapsärenden planeras till januari. Stöd har också funnits kring

processföring i Tingsrätten för handläggare med förvaltarärenden, bland annat genom besök vid huvudförhandlingar.

Under året har kontoret satsat på friskvård och arbetsglädje genom att införa två hälsoinspiratörer.

Sjukfrånvaron ligger på låga nivåer och har sjunkit från totalt 4 % i december 2018 till 2,7 % i december 2019. Totalt en minskning på 1,3 procent.

P85. Hållbart medarbetarengagemang ska uppgå till

83 2019 78.1 82.0 83.0

P86. Den totala sjukfrånvaron hos medarbetarna

uppgår 2019 till max 5,9 procent 3.7% 5.9%

P87. Andelen medarbetare födda utanför Norden ska

öka 40.0%

P88. Andelen medarbetare som är stolta över att

arbeta inom Eskilstuna kommun ska öka. 90.0% 93.0% 82.0%

1-åriga åtaganden

Alla medarbetare ska involveras i dialog med utgångspunkt i den reviderade visionen, organisationens värden och reviderad medarbetar- och ledarpolicy. Syftet är att utveckla och stärka den gemensamma kulturen och tydliggöra hur respektive enhet ska bidra till goda hållbara möten och att visionen uppnås. (KS, alla nämnder och bolag)

Personalredovisning Antal anställda

Kvinnor

Dec 2019 Män Dec

2019 Totalt

Dec 2019 Kvinnor

Dec 2018 Män Dec

2018 Totalt Dec 2018

Förändring totalt antal

Förändring i %

Totalt, antal 12 2 14 11 2 13 1 7,7

Tillsvidare, antal 10 2 12 8 1 9 3 33,3

Visstid, antal 2 0 2 3 1 4 -2 -50,0

Sjukfrånvaro

Kvinnor 2019 Män

2019 Totalt

2019 Kvinnor 2018 Män

2018 Totalt

2018 Förändring 2018-2019 (%) Total sjukfrånvaro (%) 3,3 0,0 2,7 4,8 0,0 4,0 -1,3 Kort sjukfrånvaro (1-14 dgr) (%) 2,6 0,0 2,1 4,8 0,0 4,0 -1,9 Lång sjukfrånvaro (15 - dgr) (%) 0,7 0,0 0,6 0,0 0,0 0,0 0,6

Ekonomi

Ekonomi

(21)

2020-01-29 16:02 12

Nämnden redovisar 2019 en positiv budgetavvikelse på 702 tusen kronor i jämförelse med årsbudget och inklusive överfört överskott med 1 200 tusen kronor från tidigare år.

Drift för kontoret har en negativ budgetavvikelse på 207 tusen kronor. Det beror på ökade kostnader för sommarvikarier vilka inte ryms inom befintlig ram. Kostnaden för nämnden visar också en negativ budgetavvikelse på 135 tusen kronor vilket beror på utbetalning till

Eskilstuna God Man och förvaltarföreningen i enlighet med IOP-avtalet. Kostnaderna för

sommarvikarier och IOP-avtalet var planerade att täckas genom disposition av tidigare års överskott.

Arvoden och ersättningen till gode män och förvaltare är i balans med budget för Eskilstuna kommun. Strängnäs kommun redovisar en negativ budgetavvikelse på 80 tusen kronor.

Arvoden och ersättning till gode män för ensamkommande barn Eskilstuna utan uppehållstillstånd redovisar en negativ budgetavvikelse på 58 tusen kronor. Den negativa budgetavvikelsen beror på förändrade statsbidragsregler. Nämnden har aviserat att statsbidragen inte kommer att vara tillräckliga och därför har ett underskott förväntats. Strängnäs kommun redovisar en positiv budgetavvikelse på 118 tusen kronor.

P89. Nämnder och bolag ska ha en ekonomi i balans.

P90. 2019 uppgår avtalstroheten till minst 75 % 75.0%

1-åriga åtaganden

Utarbeta förslag, initiera och genomföra effektiviseringar och intäktshöjande åtgärder som sammanlagt förbättrar

kommunkoncernens ekonomi med 150 miljoner kronor inför 2020. (KS, alla nämnder och bolag)

Ekonomisk redovisning Resultaträkning

År: 2019 Period: December Enhet: Mnkr (vänt tecken, 1 decimal)

Konto Utfall helår

2018 Utfall helår

2019 Budget helår

2019 Avvikelse helår 2019

INTÄKTER 16,0 16,9 18,8 -1,9

KOSTNADER -16,3 -17,4 -18,8 1,4

Varav personalkostnader -6,6 -8,1 -7,9 -0,2

Lokalkostnader -0,6 -0,8 -0,8 0,0

Köp av verksamhet

Resultat inkl över-/underskott 1,2 0,7 0,0 0,7

Avvikelse mot budget för underliggande enheter, ackumulerat under året År: 2019 Period: December Enhet: Mnkr (vänt tecken, 1 decimal) Underliggande enheter Nettokostnader

ack - Dec 2018 Nettokostnader

ack - Dec 2019 Budget ack

Dec 2019 Avvikelse - Dec 2019

Överförmyndarnämnden -10,7 -11,6 -12,3 0,7

Summa Överförmyndarnämnden -10,7 -11,6 -12,3 0,7

(22)

2020-01-29 16:02 13

Styrkort - Nämndens centrala nyckeltal

Bilaga 1 - Statistiksammanställning till verksamhetsberättelse 2019 Bilaga 2 - Intern styrning och kontroll

(23)

Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs

Sammanträdesprotokoll

Sammanträdesdatum

2020-01-22

Sida

1(9)

Utses att justera

Leif Andersson

Justeringens plats

och tid

Tisdag den 28 januari 2020

Paragrafer

§1 - §6

Underskrifter

...

Sekreterare

Evelina Roos

...

Ordförande

Gunilla Ternert

...

Justerande

Leif Andersson

Anslag/Bevis

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ och

sammanträdesdatum

Överförmyndarnämnden 2020-01-22

Anslaget sätts upp Anslaget tas ner

Förvaringsplats för

protokollet

Socialförvaltningen, Ledning och administration

Underskrift

...

Utdragsbestyrkande

Plats och tid

Nämndrummet, Värjan plan 5, Alva Myrdals gata 5, Klockan 13:00-15:45 Sekretessärenden protokollförs i separat B-protokoll

Beslutande

Gunilla Ternert (M), ordförande Maj-Britt Magnusson (S), vice Leif Andersson (S)

Bengt Karlsson (M) Anne-Cathrine Kaup (SD)

Ersättare

Thomas Gustafsson (S) Elias Catano (V) Ulf Norström (V)

Övriga närvarande

Sandra Tran, teamledare

Evelina Roos, nämndsekreterare Nishtiman Hassan, ekonomistrateg § 3 Lorenzo Zamora Diaz, handläggare § 2 Anita Paros, handläggare § 2

Generose Nzojibwami, handläggare § 2

Veronika Jashari, handläggare § 2

Elena Arkhipova, handläggare § 2

Elise Pham Westblom, handläggare § 2

(24)

Sammanträdesdatum

2020-01-22

Sida

2(9)

Vi gör Eskilstuna – tillsammans

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Information

Sammanträdet inleddes med en föredragning av Lorenzo Zamora Diaz, handläggare på överförmyndarkontoret, gällande kontorets handläggning av förhöjt vite. Nämnden bad sedan förvaltningen att ta fram ett ärende gällande nämndens vitesbelopp.

Vid föredragning av verksamhetsberättelse upptäcktes det en felskrivning i

ekonomiavsnittet. Nämnden presenterades korrekt ekonomisavsnitt innan beslut.

Karolina Gilljam, processutvecklingsledare barn och ungdom, utbildade nämnden i barnkonventionen som sedan 1 januari 2020 är lag i Sverige. Med sig hade Karolina handläggare Dinka Hodzic som exemplifierade hur barnperspektivet kan användas vid handläggning av ärenden på överförmyndarkontoret.

_______________

(25)

Sammanträdesdatum

2020-01-22

Sida

3(9)

§ 1 Protokollsjustering

Beslut

Leif Andersson (S) utses att justera protokoll.

_______

(26)

Sammanträdesdatum

2020-01-22

Sida

4(9)

ÖFNES/2019:157

§ 2 Sekretessärenden som beslutas av nämnd i januari 2020

S1 - Vitesförläggande ej inkommen årsräkning 2018, akt 560

Överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag.

____

S2 - Ansökan om utdömande av nytt förhöjt vite 2018, akt 2971

Överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag.

____

S3 - Avskrivning anmälan om behov av förvaltare, akt 6727

Överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag.

____

S4 - Avskrivning anmälan om behov av god man, akt 6654

Överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag.

____

S5 - Avslag byte av förvaltare, akt 6291

Överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag.

____

S6 - Vitesföreläggande för ej inkommen sluträkning 2019, akt 5208

Överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag.

____

S7 - Rättelse av beslut avseende ansökan om utdömande av nytt förhöjt vite årsräkning 2017, akt 4247

Överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag.

____

(27)

Sammanträdesdatum

2020-01-22

Sida

5(9)

S8 - Rättelse av beslut avseende ansökan om utdömande av nytt förhöjt vite årsräkning 2016, akt 4247

Överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag.

_____

S9 - Rättelse av beslut avseende ansökan om utdömande av nytt förhöjt vite förteckning 2016, akt 4247

Överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag.

_____

S10 - Avslag byte av förvaltare, akt 1173

Överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag.

____

S11 - Avslag på ansökan om uttag, akt 6082

Överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag.

____

S12 - Avslag byte av god man och förvaltare, akt 5170

Överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag.

____

S13 - Avslag byte av god man, akt 6203

Överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag.

____

S14 - Entledigande av ställföreträdare, akt 836

Överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag.

____

S15 - Förordnande av förvaltare, akt 836

Överförmyndarnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag.

____

(28)

Sammanträdesdatum

2020-01-22

Sida

6(9)

ÖFNES/2020:4

§ 3 Överförmyndarnämndens verksamhetsberättelse 2019 och slutrapport för intern styrning och kontroll 2019

Beslut

1. Verksamhetsberättelse för 2019 godkänns.

2. Slutrapport för internkontrollplan 2019 godkänns.

3. Nämnden ansöker om att få behålla överskottet på 702 tusen kronor.

Ärendebeskrivning

Överförmyndarnämndens verksamhetsberättelse redogör och följer upp nämndens verksamhetsplan för 2019. I egenskap av värdkommun är det Eskilstuna kommuns styrsystem som används för den gemensamma nämndens årshjulsarbete.

Nämnden har 2019 arbetat med 21 åtaganden där 15 är klara, 2 pågår och 4 ej påbörjade då nämndens verksamhet inte berörs av dessa. Huvuddelen av nämndens arbete ligger inom processen Värna demokrati, de två delprocesserna Ge vård och stöd till barn och unga samt vuxna och processen Tillgodose behovet av

processkvalitet. Processerna ska ge stöd till den enskilda att utifrån egna förutsättningar leva ett självständigt, aktivt och meningsfullt liv.

Internkontrollplan för 2019 hanterar tio risker. Planen omfattar tre kontrollåtgärder och sju kontrollmoment. Alla tre kontrollåtgärder har genomförts och finns

redovisade i bifogad bilaga.

Överförmyndarnämnden redovisar en positiv budgetavvikelse på 702 tusen kronor i jämförelse med årsbudget och inklusive överskott med 1 200 tusen kronor från tidigare år. Nämnden ansöker om att få behålla budgetöverskottet för att möjliggöra anställning av sommarvikarier, bibehålla samma nivå gällande granskning och

arvodering av årsräkningar samt genomföra planerad konferens i samverkan med Mälardalens högskola.

Beslutet skickas till:

Kommunstyrelsen i Eskilstuna och Strängnäs Kommunrevisionen i Eskilstuna och Strängnäs

(29)

Sammanträdesdatum

2020-01-22

Sida

7(9)

ÖFNES/2019:155

§ 4 Yttrande över remiss från kommunstyrelsen gällande Riktlinjer för inköp och upphandling

Beslut

Överförmyndarnämnden godkänner yttrandet och översänder det till kommunstyrelsen i Eskilstuna.

Ärendebeskrivning

Överförmyndarnämnden har fått möjlighet att yttra sig över Riktlinjer för upphandling och inköp. Nämnden har fått förlängd svarstid på grund av senarelagt sammanträde i januari månad och inkommer därför med svar efter nämndssammanträdet den 22 januari 2020.

Det förslag till Riktlinjer för inköp och upphandling som remitterats till nämnden är en reviderad version av de riktlinjer som är gällande sedan beslut 2013 och 2014. Utifrån att det är ett styrande och stödjande dokument ska det kontinuerligt revideras för bättre samordningen inom kommunkoncernen, bättre balans kring konkurrenssättning samt minskad administration. Dessutom fungerar riktlinjerna likt ett verktyg som förser kommunkoncernen med produkter och tjänster som samtidigt stödjer en hållbar utveckling vad gäller sociala, etiska, miljömässiga och ekonomiska värden.

Yttrande

Nämnden godkänner framlagt förslag till Riktlinjer för upphandling och inköp utan ytterligare tillägg.

Beslutet skickas till:

Kommunstyrelsen Eskilstuna

(30)

Sammanträdesdatum

2020-01-22

Sida

8(9)

ÖFNES/2020:2

§ 5 Överförmyndarnämndens verksamhetsuppföljning

januari 2020

Rättelse enligt

36 § FL

Sandra Tran, teamledare överförmyndarkontoret, redovisar styrkort för december 2019.

_____

(31)

Sammanträdesdatum

2020-01-22

Sida

9(9)

ÖFNES/2020:1, ÖFNES/2019:1, ÖFNES/2019:159, ÖFNES/2019:137, ÖFNES/2019:138, ÖFNES/2019:158, ÖFNES/2019:49

§ 6 Rapporter och meddelanden 2020

Rättelse enligt 36 § FL

Beslut

Rapporter och meddelanden till nämnden i januari 2020 läggs till handlingarna efter överförmyndarnämndens godkännande.

Muntliga rapporter

- Information om kontorets nya handlingsplan gällande granskning av årsräkningar.

- Två nyanställningar har gjorts för att stötta kontoret i granskningsarbetet.

Skriftliga rapporter



Kommunrevisionen – Resultatrapport – Grundläggande granskning 2019.

(ÖFNES/2019:1)



Beslut – Rutin vid kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier i Eskilstuna kommun (ÖFNES/2019:159)



Kommunfullmäktiges beslut 2019-11-21, § 240 – Årsplan med kompletteringar för Eskilstuna kommun (ÖFNES/2019:137)



Kommunfullmäktiges beslut 2019-11-21, § 235 – Strategisk inriktning 2020- 2023 – Kompletteringar och ändringar av indikationer (ÖFNES/2019:138)



Kommunfullmäktiges beslut 2019-12-12, § 276 – Revidering av bestämmelser om ersättning till förtroendevalda i Eskilstuna kommun (ÖFNES/2019:158)



Kommunfullmäktiges beslut 2019-12-12, § 279 – Överförmyndarnämndens yttrande över länsstyrelsens rapport (ÖFNES/2019:49)

_______________________

(32)

Datum 1 (5)

Socialnämnden

Överförmyndarnämnden

2020-01-31

Sä kerhetsbokslut 2019

Socialnämnden och Överförmyndarnämnden

(33)

Datum 2 (5)

Socialnämnden

Överförmyndarnämnden

2020-01-31

Allmänt

Socialförvaltningen ansvarar över 15 enheter som fördelas enligt den nya organisationen under två områden, område Myndighet och område Resurs. Förvaltningsledningen beslutade att

omorganisera för att se över nya arbetssätt med fokus på effektfull organisation, effektivisering av vård, personal och drift.

Målet är att samla myndighetsenheter i samma hus på Smedjegatan 32 och resursenheter på Kungsgatan 68. Det är olika säkerhetsperspektiv på myndighet och resurs. Myndighet kräver högre säkerhet utifrån deras beslutfattande. Därför har förvaltningen beslutat att placera en stationär ordningsvakt på Smedjegatan för att stärka säkerheten i besöksytan. Det pågår ett fortsatt arbete med att förbättra arbetsmiljön och säkerhetsrutiner i båda myndighetshuset och

resursenhetshuset.

Säkerhetssamordningen har bland annat varit en bra grund till de systematiska skyddsronderna som har genomförts på samtliga verksamheter. Detta har resulterat i åtgärdsplaner. Många åtgärder är genomförda och det har skapat en bra grund till fortsatta arbeten med systematiska skyddsronder.

Nämnden har haft ett fokus på säkerhetsarbete under året då hot och hot om våld har ökat i verksamheterna. Efter arbetsmiljöverkets rekommendation införde nämnden att alla medarbetare som möter brukar ska bära larm. Arbetet kring larmen har fortsatt att utvecklats under året för att säkerställa arbetsmiljön.

Säkerhetsorganisation

Som det står i föregående säkerhetsbokslut så har nämnden det övergripande ansvaret för

säkerhetsarbetet. Säkerhetsarbetet ingår i de mål nämnden årligen formulerar och utförandet sker inom ramen för delegationsordningen.

Alla verksamheter inom nämndens ansvarsområde har egna säkerhetsorganisationer där verksamhetscheferna har ett ansvar för ett förebyggande systematiskt brandskydds- och säkerhetsarbete.

Efter det att nämnderna har satsat på att enhetliga och mer noggrannare genomförande av

skyddsronder på alla enheter blev resultatet en tydlig åtgärdsplan. Alla åtgärder är genomförda

under året och en del större åtgärder gällande ventilation och klimat har förbättrats men ligger kvar

under fortsatt åtgärdsplan. Det förgående arbetet har skapat en bra grund för fortsatt arbete av det

systematiska brandskyddet och under hösten 2019 påbörjades nya skyddsronder på alla enheter.

(34)

Datum 3 (5)

Socialnämnden

Överförmyndarnämnden

2020-01-31

Riskanalysarbete

Medarbetarnas säkerhet har varit i fokus i samband med myndighetshuset. Det är större risk och större konsekvenser vid hot och våldsituationer nu när flera myndighetsenheter sitter i samma hus och därför har vi en stationerad ordningsvakt på besöksytan. Det har resulterat i en lugn och effektiv handtering av besökarna och en ökad trygghet för reception och medarbetare. Speciellt för dem medarbetare som har utsatts för hot vid tidigare tillfällen. Det finns tydliga rutiner för möten med besökare och även särskilda rutiner för möten som betraktas ha en högre risk. Förvaltningen jobbar på att utöka säkerheten på Kungsgatan 68 genom att se över begränsningar för besökare och minska tillgängligheten i huset.

Överförmyndarkontoret sitter tillsammans med ledningen och stödfunktionerna på Värjan. I samma hus sitter andra förvaltningar och tillsammans har vi under året bildat en säkerhetsgrupp som ska se över risker och åtgärder för att förebygga säkerheten ytterligare.

Ett arbeta med risk och sårbarhetsanalys (RSA) har genomförts under året, där enhetenschefer har identifierat samhällsviktiga verksamheter samt bedömt acceptabel avbrottstid utifrån FORSA metoden. Det har sammanställts i den övergripande risk och sårbarhetsarbetet på kommunen och kommer att vara grunden till fortsatt arbete med kontinuitetsplan under det kommande året.

I föregående säkerhetsbokslut noterades att det återstår att införa anpassade krisplaner på enheterna. Nu är anpassade krisplaner färdigställda och lätt tillgängliga för alla medarbetare på myndighetshuset och resursenhetshuset.

Skadeförebyggande arbete

Rutiner:

• Gemensamma rutiner för löpande genomförande och uppföljning av det systematiska brandskydds arbete (SBA) har förbättrats.

• Uppdatering av krispärm har genomförts.

• Rutiner för hembesök kopplade till personlarm har upprättats på olika enheter.

• Inom alla verksamhetslokaler på förvaltningen genomförs brandövningar.

• Rutin för krisplan är upprättade.

(35)

Datum 4 (5)

Socialnämnden

Överförmyndarnämnden

2020-01-31

Utbildning:

• Utbildning för hantering av egna personallarm erbjuds löpande för alla medarbetare.

• Brandskydds- och säkerhetsombud utbildas fortlöpande i Brandskydd på arbetsplatsen samt Systematiskt brandskyddsarbete på arbetsplatsen (SBA).

• Brandskydd på arbetsplatsen ingår som ett obligatoriskt moment för alla anställda.

Installationer:

• Åtgärdsplan av installation av passersystemet på Kungsgatan 68 är upprättad och kommer att färdigställas efter beslut från område resurs.

Skadeutfall

Sammanlagt har 60 arbetskador anmälts i LISA.

41 anmälningar finns under kategori olycksfall i arbetet och 12 anmälningar finns under kategori

sjukdom eller annan ohälsa i arbetet. 7 allvarliga händelser har anmälts till arbetsmiljöverket.

Händelser:

I diagramet ovan förtydligas arbetskadeanmälningarna genom fördelning av händelser. Störst siffra

har händelsen hot från klient. De två andra högsatta händelserna hamnar under olycksfall och i

övrigt är det en fördelning på hot och våld från brukare och brukares anhöriga.

(36)

Datum 5 (5)

Socialnämnden

Överförmyndarnämnden

2020-01-31

Planerade åtgärder

År 2020:

• Öka säkerheten på Kungsgatan 68 genom säkrare passersystem.

• Se över inrymningslarm och inrymningrutiner på myndighetshuset och resurshuset utifrån kontinuitetsplanen.

• Byta ut alla personallarm i samband med införandet av det nya bemanningsföretaget.

• Se över inomhuslarm på alla besöksrum.

• Implementera handlingsprogrammet. Samtliga enheter ska bidra till arbetet när det gäller suicidprevention.

År 2021:

• Fortsatt revidering av säkerhetsrutiner och krisplaner utifrån verksamheternas anpassningar.

• Genomförande av inrymningslarm om det kvarstår.

År 2022:

• Fortsatt revidering av säkerhetsrutiner och krisplaner utifrån verksamheternas anpassningar.

Underlag:

Säkerhetssamordnare

Noor Al-Shawi

(37)

(38)

TJÄNSTEUTLÅTANDE

HR-avdelningen Dnr KS/2020:158-020

2020-03-03 1/2

Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs

Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00

www.strangnas.se Bankgiro 621-6907

Handläggare Magnus Bengtsson 0152-29190

Kommunstyrelsen

Kompetensförsörjningsstrategi för Strängnäs kommun

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att

1. anta förslag till kompetensförsörjningsstrategi för Strängnäs kommun.

Beskrivning av ärendet

Utifrån befolkningsprognosen ser vi ett ökat personalbehov de närmaste åren, medan vårt ekonomiska utrymme inte kommer att öka i samma takt.

Kompetensförsörjningen och den långsiktiga ekonomiska planeringen är två stora utmaningar för Strängnäs kommun.

Syftet med kompetensförsörjningsstrategin är att stödja verksamheten i arbetet med att få tillgång till rätt kompetens. Målet är att Strängnäs kommun ska kunna uppfylla sitt uppdrag gentemot sina invånare.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Kompetensförsörjningsstrategin är en del av flerårsplanen, och uttrycker den strategiska riktning som Strängnäs kommun ska arbeta mot för att säkerställa kompetensförsörjningen.

Med utgångspunkt i strategin formas aktiviteter på verksamhets-/enhetsnivå.

HR-avdelningen bistår med stöd i arbetet. Dessa aktiviteter hanteras i aktuell kontorsplan/arbetsplan och ingår i ordinarie uppföljningsprocess.

Beslutsunderlag

Förslag, Kompetensförsörjningsstrategi för Strängnäs kommun, 2020-02-19

(39)

2/2

Beslutet skickas till Kommunfullmäktige

Barn- och utbildningsnämnden för kännedom Socialnämnden för kännedom

Teknik- och fritidsnämnden för kännedom

Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden för kännedom Kulturnämnden för kännedom

Lena Thelin Magnus Bengtsson

HR-chef HR specialist

(40)

STYRDOKUMENT Strategi

1/8

Kompetensförsörjningsstrategi för Strängnäs kommun

Innehållsförteckning

Kompetensförsörjningsstrategi ...1 Strängnäs kommun...1 Inledning ...3 Syfte och mål ...4 Ansvarsfördelning...4 Strategi och aktiviteter ...4 Kompetensförsörjningsnätverk...4 Förutsättningar ...5 Sveriges viktigaste jobb finns i välfärden, 2018...5 Personalframskrivningsrapport för Strängnäs kommun, 2019 ...5 Långsiktig finansiell analys för Strängnäs kommun, 2019...5 Sammanläggning finansiell analys och personalframskrivning, 2019...5 Strängnäs kommuns arbetsmarknadsstrategi, ...6 Arbetssätt ...7 Vision och Brobygget...7 Attrahera och rekrytera ...7 Kommunikation ...7 Rekrytering ...7 Inkluderande...7 Utveckla och behålla ...8 Systematiskt arbetsmiljöarbete...8 Lön och förmåner ...8 Medarbetarskap...8 Ledarskap ...8 Facklig samverkan...8 Kompetensutbyte...8 Uppdragets utformande ...9

Beslutad: 2020-XX-XX § xx

Myndighet: Kommunfullmäktige

Diarienummer: KS/2020:158-020

Ersätter: -

Gäller för: Alla nämnder och förvaltningen

Gäller fr o m: 2020-XX-XX

Gäller t o m: Tillsvidare

Dokumentansvarig: HR-avdelningen

Uppföljning: Vid behov

(41)

STYRDOKUMENT Strategi

2/8 Stanna länge ...9 Digitalisering och automatisering...9 Avveckla...9

(42)

3

Inledning

Det är genom sina medarbetare som Strängnäs kommun klarar sitt uppdrag inom alla olika verksamheter. Hur väl vi lyckas attrahera, rekrytera, utveckla, behålla, och i vissa fall avveckla medarbetare har en avgörande betydelse för hur vi ska klara vårt uppdrag idag, imorgon och i framtiden.

Sveriges kommuner och regioner (SKR) beskriver en framtid där kommuner och regioner kommer att ha svårigheter att rekrytera den kompetens de behöver.¹ Det gäller även oss här i Strängnäs kommun. Utifrån befolkningsprognosen ser vi ett ökat personalbehov de närmaste åren, medan vårt ekonomiska utrymme inte kommer att öka i samma takt. Kompetensförsörjningen och den långsiktiga ekonomiska planeringen är två stora utmaningar.

Möjligheterna att tillgodose behovet av rätt kompetens beror på kontext och förutsättningar. Dessa redovisas i strategin. Utifrån vårt kommunuppdrag ska vi organisera oss för att på bästa sätt ta tillvara den kunskap och erfarenheter som våra medarbetare har. Vi behöver ta tillvara kreativiteten och kompetensen hos våra medarbetare när det gäller att utveckla nya arbetssätt i takt med att vår omvärld, med tillhörande förutsättningar och möjligheter, förändras.

Syfte och mål

Syftet med kompetensförsörjningsstrategin är att stödja verksamheten i arbetet med att få tillgång till rätt kompetens för att utföra sitt uppdrag.

Målet är att Strängnäs kommun ska kunna uppfylla sitt uppdrag gentemot sina invånare.

Kompetensförsörjningsstrategin är en del av flerårsplanen, och uttrycker den strategiska riktning som Strängnäs kommun ska arbeta mot för att säkerställa kompetensförsörjningen.

Ansvarsfördelning

 Kompetensförsörjningsstrategin är kommunövergripande och antas av kommunstyrelsen.

 HR-avdelningen driver och utvecklar kompetensförsörjningsfrågorna tillsammans med kommunens chefer.

 Kommunens samtliga chefer äger ansvaret att driva

kompetensförsörjningsarbetet inom ramen för sitt chefsuppdrag.

1 SKR (2018) Sveriges viktigaste jobb finns i välfärden, ISBN: 978-91-7585-610-0