08.10. Bilaga 9 Verksamhetsberättelse 2018 Miljö- och byggnadsnämnden

Verksamhetsberättelse 2018

Miljö- och byggnadsnämnden

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 4

1.1 Nämndens uppdrag ... 4

1.2 Bygglovsenheten ... 4

1.3 Miljö- och hälsoskyddsenheten ... 4

1.4 Mät- och kartenheten ... 4

1.5 Kansli ... 4

1.6 Energirådgivning ... 4

2 Året som gått ... 5

3 Ekonomi ... 9

3.1 Sammanfattning ... 9

3.2 Driftredovisning Miljö- och byggnadsnämnden ... 9

3.3 Kommentar till utfall, budget och föregående prognos ... 10

3.4 Kommentar till prognossäkerhet ... 10

3.5 Kommentar till budgetföljsamhet ... 10

3.6 Kommentarer till utfall per verksamhetsnivå på bruttonivå ... 11

3.7 Uppföljning av årets förändringar ... 11

3.8 Investeringsredovisning ... 11

3.9 Återsökning av statsbidrag ... 11

4 Styrdokument ... 12

4.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin ... 12

4.2 Integrationspolicy/integrationsplan ... 12

4.3 Näringslivsstrategi ... 12

4.4 Personalpolicy ... 13

5 Mål ... 14

5.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 14

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 14

5.3 Attraktiv och effektiv organisation ... 16

6 Uppdrag ... 17

7 Riskhantering - internkontroll ... 18

7.1 Bisyssla ... 18

7.2 Rubbad opartiskhet ... 18

8 Kvalitet ... 19

9 Barnbokslut - verksamheten ur ett barnperspektiv ... 20

9.1 Barnets rätt att inte diskrimineras ... 20

9.2 Barnets bästa i främsta rummet ... 20 9.3 Barnets rätt till liv och utveckling ... 20 9.4 Barnets rätt att få uttrycka sina åsikter ... 20

Bilagor

Bilaga 1: Bilaga 2 Kvalitetsredovisning MBN Bilaga 2: Bilaga 3 Nyckeltal jamforelse kommuner

1 Inledning

1.1 Nämndens uppdrag

Miljö- och byggnadsnämnden ansvarar för tillsyn inom miljö-, hälsoskydds- och livsmedelsområdet, bygglov, tillsyn inom plan- och byggområdet och över handel med sprängämnesprekursorer, mät- och kartteknisk verksamhet samt energirådgivning.

1.2 Bygglovsenheten

Bygglovsenheten verkar för en god byggnadskultur och en god och estetiskt tilltalande stads- och landskapsmiljö samt uppnår en rättssäker myndighetsutövning. Vårt arbete präglas av effektiv handläggning och god service.

1.3 Miljö- och hälsoskyddsenheten

Miljö- och hälsoskyddsenheten verkar för ett gott hälsoskydd och en bra miljö för Sollentunas invånare. Maten ska vara säker och livsmedelshanteringen redlig. Vår tillsyn är riskbaserad, ändamålsenlig, effektiv och professionell. Vi har högt förtroende hos allmänhet och företag.

1.4 Mät- och kartenheten

Mät- och kartenheten bidrar till att samhället har tillgång till korrekta geografiska data (så kallat kartdata) samt korrekta adresser. Enheten utför också mättjänster samt gör förberedande arbeten åt Lantmäteriet inför fastighetsförrättningar.

1.5 Kansli

Kansliet leder, stödjer och samordnar det övergripande arbetet på förvaltningen gentemot övriga enheter på kontoret, till ledningsgruppen och till nämnden. Kansliet ansvarar för övergripande administration, kommunikation och nämndhantering. Det sammanhållande arbetet bidrar till att MBK:s medarbetare kan arbeta effektivt och utföra sina åtaganden enligt uppsatta mål.

1.6 Energirådgivning

Energirådgivningen är ett samarbete mellan 27 kommuner och erbjuder opartisk och kostnadsfri rådgivning till privatpersoner, föreningar samt små och medelstora företag. Dess uppgift är bland annat att informera och ge råd om minskad energianvändning, uppvärmningsalternativ och klimatpåverkan, energideklaration av hus samt vilka bidrag som finns att söka.

Energirådgivningen ger råd och hjälper till att hitta den bästa lösningen utifrån olika förutsättningar. Energirådgivningen finansieras i sin helhet genom bidrag från Energimyndigheten.

2 Året som gått

Av 5 fastställda mål för år 2018 bedöms ett vara delvis uppfyll, 3 mål bedöms som ej uppfyllda samt ett som är ett flerårigt mål i vilket inget målvärde ännu kunnat beslutas. Verksamheterna planerar att fortsätta jobba med de mål som inte uppfyllts under 2019.

Under året har enheterna arbete karaktäriserats av:

 Miljö- och byggnadskontorets fortsatta effektiviserande av sina arbetsprocesser

 En minskad ärendeinströmning bygglov

 Stora byggprojekt

 Omfattade lagändringar av PBL

 Interna organisationsförändringar och ny tjänstemannaorganisation

 Tillfälligt minskad effektivitet p.g.a omorganisation och tillfälligt ökad administration

Energirådgivningen

Under året har stor del av energirådgivningens arbete inneburit att informera om förnyelsebar energi till målgrupperna inom bostadsrätt, företag och villaägare. En större del av arbetet kunde fokusera på att ge information till dessa målgrupper eftersom det inför år 2017 tillsammans med Upplands Väsby kommun och Vallentuna kommun anställts en operativ energi- och

klimatrådgivare. Detta arbete har fortsatt även 2018.

Från och med år 2019 kommer energirådgivningen organiseras under klimatnämnden.

Bygglovsenheten

Det fortsatta arbetet med ett strukturerat förbättringsarbete har fortlöpt och digitaliserats. Fokus har legat på samsyn och åtgärder kopplade till en digital kunskapsdatabas som beräknas kunna tas i bruk under 2019. Det har saknats ett sökbart och tydligt verktyg där enheten har kunnat samla förbättringsresultaten, men med kunskapsdatabasen kommer medarbetarna med enkelhet kunna söka ut relevant information oavsett om det rör sig om rutiner, policys eller vägledande rättsfall. Arbetet leder till ett fortsatt långsiktigt arbete med att förbättra information,

handläggningstider, tillgänglighet, rättssäkerhet, kompetens och bemötande inom nämndens verksamhetsområden. Att förbättra dessa områden är en förutsättning för att klara framtidens och dagens utmaningar och krav som ställs på våra tjänster och vår myndighetsutövning. Inte minst är de grunden för fortsatt digitalisering i verksamheten.

En minskad ärendeinströmning

De senaste årens trend med ett ökande inflöde av ärenden för handläggning bryts från och med verksamhetsåret 2018. Ärendemängden minskar men ligger fortsatt på höga nivåer. Den minskade ärendemängden har inte haft någon nämnvärd påverkan på handläggningstiderna. En förklaring är att det fortsatt lagts stora resurser på verksamhetsutveckling och

processkartläggning inför den större ändringen av plan- och bygglagen som träder i kraft 1 januari 2019.

Stora byggprojekt och utvecklingsområden i kommunen under 2018 och kommande år Bygglovsenheten upplevde 2018 en något lägre total ärendemängd än tidigare. Året har ändå likt föregående år inneburit stor tidsåtgång för lovprövning och hantering av ansökningar för mycket stor byggnation till volymen räknat. Däribland flerbostadshus men också handelsplatser och skolor m.m.

Den fortsatta utvecklingen i Tureberg, Väsjön och Häggvik sker med oförändrad takt.

Bygglovsenheten och kommunen har i dessa områden många spännande utmaningar framöver med en pågående stadsomvandling och behov av fler bostäder, verksamhetslokaler och kontor.

Det omfattande arbetet med förnyelsen av bebyggelsen i Västra Tureberg genom planläggning fortsätter. Gamla Sollentunamässan, Malmvägen, Malmparken och kvarteret Tabellen omfattas.

Ambitionen är att bebyggelsen i Västra Tureberg ska utgöra en naturlig fortsättning på den täta

stadsbebyggelsen som finns och uppförs i östra delen av centrum där den sista etappen i förtätningen av Sollentunavägen har påbörjats i kvarteret Tårpilen.

De lov som beviljats under 2018 för byggnation i Häggvik är av fortsatt större volymer än vanligt i Sollentuna. Stora volymer påverkar bygglovsenhetens intäkter väsentligt eftersom avgifterna baseras bland annat på byggnationens ytor. Bland annat har ett helt nytt affärshus beviljats. Dock har många byggaktörer velat avvakta med andra byggnationer på grund av den avtagande konjunkturen.

Omfattande ändringar av plan- och bygglagen

Sveriges riksdag röstade i början av juni genom en ändring av plan- och bygglagen som innebär ett ökat ansvar för kommunerna att informera om handläggningen och hålla de lagstadgade handläggningstiderna. Lagändringen innebär en avgiftsreducering för de bygglovs- och anmälansärenden som överskrider den lagstadgade handläggningstiden på 10 respektive 4 veckor. Även information och tidsfrist för påbörjad handläggning regleras nu tydligare.

Lagändringen som träder i kraft 1 januari 2019 har inneburit att bygglovsenhetens

handläggningsprocesser har setts över. Mallar, handläggningsrutiner och information har behövt uppdateras för att säkerställa att stödfunktioner och handläggare med säkerhet kan uppfylla de nya lagkraven. Lagkraven kommer innebära en ökad administration och arbetsbelastning för medarbetarna varför det är viktigt att enheten fortsätter att utveckla sitt förbättringsarbete.

Interna organisationsförändringar och ny tjänstemannaorganisation

Den organisationsförändring som initierats föregående år har grundlagts på bygglovsenheten där två team har formats och två specialiserade arbetsgrupper skapats, en för byggnadsinspektörer och en för tillsynshandläggare. En samordnare och två teamledare har tillsatts under 2018 och arbetet med att skapa ett förtydligat ramverk för teamarbetet fortlöpt.

Enheterna har också förberetts för den nya tjänstemannaorganisation och beslutet att skapa en gemensam samhällsbyggnadsavdelning. Avdelningen, som kommer bestå av bygglovsenheten, mät- och kartenheten, stadsbyggnadskontoret och delar av trafik- och fastighetskontoret, samt en strategisk enhet syftar till att skapa rationell ansvarsfördelning och en mer sammanhållen kommun. Samhällsbyggnadsprocessen behöver ses över och effektiviseras och arbetet med gemensamma beröringspunkter har påbörjats. Detta arbete kommer att vara ett fokusområde under 2019 och framåt.

Beslutet innebär att mät-och kartenheten samt bygglovsenheten skiljs från miljö- och

hälsoskyddsenheten som skapar en egen avdelning. Bygglovsenheten och enheten för miljö och hälsa kommer dock fortsatt att ligga under samma nämnd.

Rekrytering av personal

Personalomsättningen är stabiliserad och rekryteringsbehovet har därför varit betydligt lägre.

Enheten har haft fortsatt behov av en konsult och timpersonal vilket gett önskad effekt och enheten en stabilare arbetssituation. Under slutet av året avslutades konsultens uppdrag samtidigt som rekryteringen av en byggnadsinspektör inleddes för att stärka gruppen med ytterligare. Det kvarstår att se hur de nya lagändringarna påverkar arbetsbelastningen hos medarbetarna. Ett möjligt scenario är att tidsvinsten från den minskade ärendemängden äts upp av den ökade administrationen som lagändringen innebär. Behov av ytterligare administrativt stöd kan komma att utredas.

Miljö- och hälsoskyddsenheten Personal och verksamhet

Personalsituationen för miljö- och hälsoskyddsverksamheten har under året präglats av viss oro inför långt gångna planer att ingå i samverkan med Södra Roslagens miljö- och

hälsoskyddsnämnd (SRMH). Detta ledde till att några medarbetare sökte andra tjänster. Även kommunens organisationsförändring som medförde att miljö- och byggnadskontoret upphörde från och med 2019 samt förestående omflyttningar och ombyggnation av Turebergshuset har medfört oro hos personalen. Sammantaget har detta medfört effektivitetsförluster.

Verksamheten kommer därför att få viss kontrollskuld inom livsmedelskontrollen och

tillsynsplanen för miljö-och hälsoskyddstillsynen kommer inte heller att kunna följas fullt ut.

De nya taxorna som infördes 2018 tillsammans med verksamhetens förbättringsarbete bidrar till att verksamhetens självkostnadsgrad ökar i enlighet med lagstiftningen och kommer att bidra till att behovsutredningen kan uppfyllas bättre. Arbetsbelastningen för personalen är hög.

Året har även präglats av införande av det nya ärendehanteringssystemet. Under året lades stor vikt vid införande och utbildning. Vissa inkörningsbekymmer uppstod framförallt kopplat till faktureringsdelen. Detta ledde till att fakturering av tillsynsavgifterna skickades ut sent på året.

Införande av nytt ärendehanteringssystem har bidragit till ökat fokus på digitalisering bland annat har arbetet med att digitalisera tillsynen på fält förstärkts genom att inspektörerna har försetts med surfplattor som kan kopplas till ärendehanteringssystemet vid inspektioner.

Hälsoskydd

Hälsoskyddstillsynen har dominerats av klagomålsärenden. Kontroll har utförts inom ett antal flerbostadshus i syfte att säkerställa att boenden inte utsätts för hälsorisker till följd av bristande inomhusmiljö. Dessutom besöktes kommunens alla offentliga bassängbad och badplatser för att kontrollera att inga hälsorisker fanns för de badande. Skolor och förskolor har fått tillsyn enligt tillsynsplanen. Vid besök i skolorna har även tobakstillsyn genomförts.

Vad gäller buller har två tillsynsmöten med Trafikverket genomförts. Trafikverket har avslutat försöket med bullerdämpande asfalt vid Rotsundabacke eftersom det inte ansågs

samhällsekonomiskt lönsamt. Trafikverket söker andra samverkansprojekt för att minska bullerstörningarna i Sollentuna. I övrigt följer enheten åtaganden gällande åtgärdsprogrammet för buller.

Miljöskydd och miljöövervakning

Inom ramen för den årliga miljöskyddstillsynen på företag kontrollerades som vanligt att de följer miljötillstånd och miljölagstiftning. Därutöver har riktade tillsynsprojekt genomförts tillsammans med andra kommuner genom Miljösamverkan Stockholms län.

Under 2018 har enheten genomfört avloppsinventering. De fastighetsägare som har undermåliga avlopp förbjuds att använda dem efter en överenskommen tid och ska inkomma med ansökan om tillstånd för att göra en ny anläggning,

Vid en rutininspektion på en verkstad fann inspektören ett stort oljeläckage. Läckaget hade nått grundvattennivån. Händelsen åtalsanmäldes och utredning om miljöbrott pågår. Ett stort

saneringsarbete pågår.

Enheten har bidragit till att markföroreningar uppmärksammats och saneras i samband med detaljplanering och exploatering. Dagvattenfrågan har varit i fokus under året med anledning av att miljökvalitetsnormerna för vatten ställer höga krav på att vattenförekomster inte får

försämras. Miljö- och hälsoskyddsenheten bidrar även till en miljö- och hållbarhetsmässigt positiv utveckling genom arbetet med granskning (lämna synpunkter och förslag) av detaljplaner till Stadsbyggnadsnämnden.

Arbetet har fortgått under året med att mäta partiklar och kväveoxider i kommunen. Enheten har genom sin tillsynsverksamhet god överblick över miljösituationen i kommunen.

Livsmedelskontrollen

Livsmedelskontrollen genomförs enligt beslutad kontrollplan. Av de interna mål som sattes upp för livsmedelskontrollen år 2018 uppfylldes målen om att registrera alla nya verksamheter inom två veckor efter inkommen ansökan samt att inspektörerna genom gemensamma kontroller skulle öka samsynen i bedömningarna. Med anledning av organisationsutredningarna som medförde oro hos personalen och att teamledaren slutade kommer en kontrollskuld att uppstå.

Skulden har minimerats på grund av att en extra resurs snabbt kunde sättas in.

Kommunens revisorer valde att revidera livsmedelskontrollen i Sollentuna. Anledningen är att statliga utredningar och EU har kritiserat Sveriges livsmedelskontroll. Resultatet från revisionen visar att livsmedelskontrollen är ändamålsenlig men revisorerna har några rekommendationer till nämnden.

Mät- och kartenheten

Enheten fick under 2017 ett ökat tryck på beställningar vilket fortsatte under första halvåret 2018 och var en följd av den nybyggnationen som pågår, främst i området kring Väsjön. Dock sjönk uppdragen i omfattning under resterande del av året.

Förändringar och händelser under året:

 Förbättringsarbete med kartläggning av nybyggnadskartor.

Kartläggningen gjordes 2017 och förbättringarna genomfördes under 2018.

Förbättringsarbetet av nybyggnadskartor är genomfört och processen är effektivare. Nyckeltalen för leveranstider har knappt förändrats jämfört med 2017 vilket beror på omsättning inom enhetens personal (färre har jobbat med nybyggnadskartor, tappad kompetens). En annan yttre bidragande orsak är tio dagars ökade leveranstider av VA från SEOM. Den tappade

kompetensen har återhämtats under hösten genom anställning av ny mätningsingenjör.

 Ny chef, mars 2018

Eftersom den tidigare mät- och kartchefen slutat gjordes en internrekrytering för en av

mätningsingenjörerna. Därför var enheten underbemannad inom mätningsingenjörerna eftersom den nya chefen tidigare var en av de tidigare mätningsingenjörerna. På grund av rekryteringen av enhetschef medförde det förändringar i kompetensområden vilket fick till följd ett större GIS-ansvar hos GIS-ingenjören.

 KFF-avtal Lantmäteriet

Från och med 1 april gör enheten allt KFF-arbete i Sollentuna kommun. Tidigare delades KFF- arbetet med personal från Lantmäteriet. För att ha en trygghet i KFF-arbetet har en

mätningsingenjör med god KFF-erfarenhet anställts. Vi har därmed högre kvalitetskännedom vad gäller gränser kring ny- och ombildade fastigheter i kommunen.

 Studiebesök i Kiruna

Enheten har under hösten besökt Kiruna i syfte att öka kunskap inom stadsplanering. Under tiden i Kiruna anordnades en konferens där rutiner kring förbättringsarbetet finslipades.

Från och med år 2019 kommer mät- och kartenheten organiseras under stadsbyggnadsnämnden.

3 Ekonomi

3.1 Sammanfattning

Miljö- och byggnadsnämnden redovisar ett negativt resultat om 1,5 miljoner kronor i jämförelse med budget. Resultatet beror på ökade kostnader för bygglov och mät- och kartenheten vilka beror på konsult- och IT-kostnader. Dessutom minskade intäkterna för mät- och kartenheten.

Miljö- och hälsoskyddsenheten har haft något lägre kostnader vilket till största delen kan hänföras till periodvisa vakanser.

3.2 Driftredovisning Miljö- och byggnadsnämnden

Utfall

2017 Utfall

2018 Budget

2018 Utfall % Budget-

avvikelse Prognos nov MILJÖ- OCH

BYGGNADSNÄMND

Intäkter -25 210 -19 918 -20 904 95 -986 -20 672

Kostnader 40 515 44 946 44 425 101 -521 43 637

Netto (tkr) 15 306 25 028 23 521 106 -1 507 22 965

PER VERKSAMHETSNIVÅ Nämnd

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 827 780 766 102 -14 788

Netto (tkr) 827 780 766 102 -14 788

Stab och Kansli

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 1 444 1 384 1 553 89 169 1 527

Netto (tkr) 1 444 1 384 1 553 89 169 1 527

Energirådgivning

Intäkter -624 -624 -624 100 0 -624

Kostnader 624 624 624 100 0 624

Netto (tkr) 0 0 0 0 0 0

Bygglovsenheten

Intäkter -17 024 -11 958 -12 000 100 -42 -12 500

Kostnader 18 686 21 226 20 550 103 -676 20 193

Netto (tkr) 1 663 9 268 8 550 108 -718 7 693

Mät- och kartenheten

Intäkter -3 481 -2 706 -3 680 74 -974 -2 948

Kostnader 6 116 6 825 6 502 105 -323 6 488

Netto (tkr) 2 634 4 119 2 822 146 -1 297 3 540

Miljö- och

hälsoskyddsenhet

Intäkter -4 080 -4 630 -4 600 101 30 -4 600

Kostnader 12 818 14 106 14 430 98 324 14 018

Netto (tkr) 8 738 9 476 9 830 96 354 9 418

Prel. kostnader-interna 0 0 0 0 0 0

Utfall 2017

Utfall 2018

Budget

2018 Utfall % Budget- avvikelse

Prognos nov

Diff/felkonteringar 0 0 0 0 0 0

3.3 Kommentar till utfall, budget och föregående prognos

Utfallet för miljö- och byggnadsnämnden och dess verksamheter redovisas till ett negativt resultat om -1 500 tkr. Differensen som uppstått beror på ökade kostnader, främst inom bygglovsenheten samt minskade intäkter, främst inom mät- och kartenheten.

Utfall i jämförelse med föregående prognos

Den föregående prognosen visade ett årligt resultat om 500 tkr. Den negativa differens som uppstått mellan årets faktiska utfall och föregående prognos beror på att intäkterna minskat och att kostnaderna ökat både för bygglovsenheten och mät- och kartenheten, samt beroende på att miljö- och hälsoskyddsenheten ökat sina kostnader något. I den föregående prognosen

meddelades även att det mycket väl skulle kunna inträffa en differens mellan prognos och utfall, främst inom bygglovsenheten. Bygglovsenheten ökade även sin konsultkostnad under den senare perioden av året.

Bygglovsenhetens intäkter är även svåra att prognostiseras eftersom verksamhetens intäkter är beroende av vilka ansökningar som inkommer och när de sökande kompletterar sina handlingar.

Byggaktörerna styr därmed ofta när de vill ha ett beslut om bygglov vilket gör att handläggarna på vissa grunder bara kan anta om kompletteringar kommer att inkomma inom en viss period.

På grund av förvaltningens budgetvolym kan dessa händelser ge ett större ekonomiskt avvikelsestal när det gäller budgetföljsamhet

3.4 Kommentar till prognossäkerhet

Prognossäkerheten redovisas genom avvikelsen mellan årets resultat jämfört med delårsbokslutet. Anledningen till differensen är som tidigare rapporterats att

bygglovsverksamhetens intäkter till stor del beroende av vilka ansökningar som inkommer och när de sökande kompletterar sina handlingar. Under den senare delen av året har några av de inkomna lovansökningarna återtagits och det har varit flertalet bygglov vilka varit komplicerade och något osäkra. Vissa har stora avvikelser och avsteg och byggaktörerna vill få en del av dessa prövade av nämnden. Lovansökningar kan alltså vara beroende av kommande beslut samt huruvida byggaktörerna väljer att agera inför och efter dess beslut. Byggaktörerna kan därmed ofta styra när de vill eller inte vill ha ett beslut om bygglov. Det senare gör det svårt att förutse intäkter, speciellt under senare del av kalenderåret och på en marknad som dessutom befinner sig i en konjunkturförändring.

Utfall

2016 Utfall

2017 Utfall 2018

Prognossäkerhet (%) 9,7 % 23,5 % 13,6%

3.5 Kommentar till budgetföljsamhet

Under hösten har branschen upplevt effekter av den avtagande byggkonjunkturen vilket nu gett effekt på intäkterna. Mät- och kartenhetens löpande uppdrag har minskat under senare del av året, bland annat på grund av förändrad byggkonjunktur. Enheten redovisar även lägre intäkter på grund av minskade avtalsintäkter och interna konsultintäkter, dels eftersom avtalen under året förändrats men också på grund av att personen som utförde de interna tjänsterna avslutat sin tjänst.

Som tidigare nämnts ökade även kostnaderna för bygglovsenheten och mät- och kartenheten.

Utfall

2016 Utfall

2017 Utfall 2018

Budgetföljsamhet (%) 11,0 % 29,6 % -6,4%

3.6 Kommentarer till utfall per verksamhetsnivå på bruttonivå

I rapporteringsområde stab och kansli redovisas minskade kostnader vilket beror på en längre sjukskrivning.

Bygglovsenheten redovisar intäkter enligt budget, dock redovisas något högre kostnader på grund av tillkommande konsultkostnader.

Mät- och kartenheten redovisar lägre intäkter beroende på minskad efterfrågan på uppdrag vilket förklaras av en starkt avtagande konjunktur. Kostnaderna ökar även något inom de flesta kostnadsområden i jämförelse med budget, dock främst inom IT-kostnader

Miljö- hälsoskyddsenheten redovisar intäkter enligt budget och något minskade personalkostnader till följd av kortare vakanser.

3.7 Uppföljning av årets förändringar

Ingen större avvikelse. Avvikelsen ryms inom de intäkter som genereras av högre timtaxa

Nivåpåverkande

förändringar Budget

2018 (tkr) Utfall Avvikelse Kommentar

Inspektörer -1 600 -1 740 -140 Ingen större avvikelse

3.8 Investeringsredovisning

Investeringar Årsbudget Utfall Avvikelse

2 000 0 -2 000

3.9 Återsökning av statsbidrag

Myndighet Medel helår 2018 Medel - utfall

0 0

0 0

Inte aktuellt för miljö- och byggnadsnämnden.

4 Styrdokument

Styrdokument:

4.1 Trygghets - och säkerhetsstrategin

Inventering av enkelt avhjälpta hinder i Häggviks centrum och pendeltågsstationer har gjorts tidigare.

Under 2018 har även inventering av Edsbergs centrum utförts vilket gör att 75% av inventeringen utförts. Inventering fortsätter under 2019 men arbetet ha r inte kunnat prioriteras i önskvärd takt på grund av personalbrist på inspektörssidan. Arbetet s lutföra under år 2019.

Styrdokument:

4.2 Integrationspolicy/integrationsplan

Miljö - och byggnadsnämndens verksamhet är till större delen specialistområden. Av den anledningen har utfallet satts till noll.

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvärde 2018 Antal praktik - eller subventionerade

arbetsplatser för nyanlända 0 0

Kommentar Tertial 1 2018

Miljö - och byggnadsnämndens verksamhet är till större delen specialistområden. Av den anledningen har utfallet satts till noll.

Styrdokument:

4.3 Näringslivsstrategi

För 2018 har det prioriterade utvecklingsområdet legat inom ramen för strategin för kommunens information gentemot företagen. Arbetet samordnas av kommunledningskontoret.

Styrdokument:

4.4 Personalpolicy

Medarbetarenkäten

Kontoret har arbetat med att öka förståelsen för enheternas mål och dess uppbyggnad och process.

Förbättringsarbetet inom kontoret är kopplade till vi ssa av de nämndspecifika målen.

Åtgärder för hantering av upplevelse av hög arbetsbelastning sker på individnivå men också t.ex.

genom förbättrade rutiner och uppföljning. Ett exempel är en rutin från miljö - och

hälsoskyddsenhetens veckovisa verksamhetsmöt en, där arbetsmängd och stressnivå rapporteras på individnivå. Ett annat exempel är från bygglovsenheten som arbetat fram nya rutiner för uppföljning av ärendehandläggningen då nya lagkrav ställer krav på ännu snabbare handläggning.

2018 har präglats av pl anering för omorganisation och inneburit viss oro för medarbetare och chefer inom miljö - och byggnadskontoret. Dialogen och samverkan mellan parterna har varit aktiv för möjlighet till information och delaktighet.

Aktivt arbete enligt diskrimineringslagen

Kontoret informerar återkommande om att diskriminering inte accepteras och att upplevelse av sådan ska rapporteras för utredning och eventuella åtgärder.

Mångfald eftersträvas vid rekrytering och vid befordran. I den mån att kandidater finns, bevakas att d en som är underrepresenterad anställs på kontoret. Det gäller kön, ålder och bakgrund m.m.

Lönekartläggning görs centralt inom kommunen som stöd till förvaltningarna inför lönerevisioner.

Kontoret har en generös syn på möjligheten att arbeta hemifrån tillf älligtvis, när arbetet så medger.

Det underlättar inte minst för barnföräldrar när det gäller att klara familjeuppgifter och samtidigt fullgöra arbetsuppgifterna. Att arbeta hemifrån förutsätter en överenskommelse med närmaste chef och arbetsgrupp.

Strateg isk kompetensförsörjning

Sedan några år har konkurrensen om kontorets aktuella personalgrupper inom bygg - /teknik - och miljöområdet ökat markant.

Två spår utmärker miljö - och byggnadskontorets strategi för att klara av kompetensbehovet förutom sedvanlig mar knadsmässig rekrytering.

Det ena spåret är att anställa erfarna pensionärer inom bygglovsområdet på tim - avtal. Kompetens och erfarenhet tas tillvara och innebär frihet för den anställde att styra arbetssituationen utifrån sina behov. För närvarande arbetar tre personer i denna form och i varierad utsträckning, 1 - 4 dagar/vecka.

Det andra spåret/strategin är att internrekrytera medarbetare med lämplig kompetens från

kommunens kontaktcenter. Företrädesvis till tjänster som koordinatorer inom bygglovsverksamhet en.

Det är sedan möjligt att efter några år gå vidare till handläggning om förutsättningarna finns. Den interna karriärvägen som möjliggörs är en medveten strategi från kommunens kontaktcenter och förvaltningarna.

Därutöver deltar kontoret vid rekryterings mässor och tar emot praktikanter och sommarjobbare från högskolor m.m., allt för att marknadsföra kommunen som arbetsgivare.

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvärde 2018

Sjukfrånvaro i % 2,05 % 2,02 % 2,32 % 1,7 %

Kommentar Tertial 3 2018

Sjukfrånvaron mäts från 180101 - 181231. Utfallet för helåret får anses som mycket lågt trots att målvärdet inte nåtts.

Personalomsättning, extern (%) 27,8 % 15 % 14,63 % 12 % Kommentar Tertial 3 2018

Personalomsättningen ligger på liknande nivå i jämförelse med år 2017.

Under perioden 180101 - 180831 var personalomsättningen 4,4 % (T1 2,4%.). Under hösten har alltså en del personer slutat. Dock har det under året återrekryterats samma personer som tidigare under året sagt upp sig eft ersom de valde att komma tillbaka.

H ME (hållbart medarbetarengagemang) - 78 - -

Kommentar Tertial 3 2018

Ingen mätning av HME kommer att göras 2018, ny mätning kommer ske 2019.

5 Mål

Övergripande mål:

5.1 Trygghet och välfärd genom livet Nämndmål:

5.1.1 Säkra livsmedel

Målet var nytt från år 2018 och syftar till att förebygga och förbättra livsmedelsverksamheterna i kommunen. Verksamheten arbetar förebyggande med information för att förbättra

livsmedelshanteringen, tillsyn görs i verksamheterna och om m issförhållanden hittas ges föreläggande. Antalet meddelade förelägganden har ökat till 37 jämfört med 26 föregående år.

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvärde 2018 Antalet meddelade förelägganden till

verksamheter ska minska 37 26 37 35

Kommentar

Ligger i linje med förväntningarna 26 - 35 st. Värdet är beroende av att verksamhetsutövarna har en fullgod verksamhet inom livsmedelslagstiftningens ramar. Målvärdet baseras på utfall år 2016 eftersom utfallet för år 2017 inte var fastställt vid tillfället då målvärdet beslutades. Eftersom utfallet är nära målvärdet anses det delvis uppnått.

Övergripande mål:

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt Nämndmål:

5.2.1 Bästa hemsidan

Resultatet för fliken Bygga, bo & miljö på webben når inte målvärdet för 2018. Under 2018 har sidorna om bygglov genomgått en förändring till viss del vad gäller struktur och innehåll. Dock är det ännu inte analyserat i vilka delar på dessa sidor på webben som har förändrats utifrån positiva och negativa aspekter eftersom genomgången från företaget som presenterar undersökningen inte kommer göras förrän våren 2019.

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvärde 2018 Web Service Index, kategori

Information och service 52 52 51 60

Kommentar

Resultatet är ännu inte analyserats eftersom mätresultatet inkommit i slutet av januari 2019. En genomgång av resultatet kommer göras under våren år 2019

Nämndmål:

5.2.2 Länets bästa myndighetsservice

Eftersom detta mål är ett flerårigt och flertalet åtgärder och aktiviteter har planerats och utförs i ett lean - inspirerat förbättringsarbete antas målet vara nära att uppfyll as under kommande år. Resultatet är släpande vilket innebär att utfallet år 2018 p resenteras först under våren 2019. Aktiviteter och åtgärder har utförts och fler är planerade. Till exempel har kartläggning av processer för att hitta effektiviseringsvinster för att korta handläggningstider genomförts och kommer fortsätta under kommande period. En förenkling av beslutsprocessen gällande skyltar, plank och murar har genomförts.

Indikatorer Utfall 2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvärde 2018

Förbättrat Nöjd - Kund - Index (N KI) 66,6 54 68

Kommentar

Varje år utses vilka NKI - kategorier som verksamheterna ska satsa på för att på bästa sätt påverka det totala NKI. I år prioriteras följande områden av verksamheterna:

Mät - och kartverksamheten: Effektivitet och Information

Miljö - och hälsoskyddsverksamheten: Bemötande, Effektivitet och Informat ion Bygglovsverksamheten: Effektivitet, Information och Tillgänglighet

I NKI - resultaten anges enbart bygglovsenheten och miljö - och hälsoskyddsenheten. Mät - och kartverksamheten arbetar dock internt med specifika NKI - områden men ingår alltså inte i NKI - und ersökningen.

Nämndmål:

5.2.3 Minska bullerstörningar

Insatserna syftar att stävja buller inom spår - , vägtrafik och skolor och har en tidshorisont fram till år 2023. På grund av att målet och indikatorn är nytt samt dess karaktär presenteras ingen fullständig historik eller målvärde. Den förstnämnda indikatorns historik och målvärde presenteras under år 201 8.

Den andra indikatorn "Andelen av Sollentuna kommuns invånare ska uppleva att bullernivån minskar." ges ett målvärde först år 2020 eftersom mätning görs fö rsta gången år 201 8 och mäts vart annat år.

Förväntat resultat

Invånarna ska uppleva att bullernivån minskar. Det m äts genom SCBs medborgarundersökning år 201 8, 2020 och 2022. Målvärdet är beslut at s utifrån det fördelade tidsperspektivet att det långsiktig a målet nås. Målet är flerårigt.

Vid årsskiftet 201 8/201 9 var utfallet att 22 skolgårdar av 30 överskred 55 dBA . Målvärdet är 0 för år 2023. Inget målvärde beslutas för åren innan.

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvärde 2018 År 2023 ska antalet skolor som ej

uppfyller kravet på 55 decibel på sina gårdar vara 0

- 22

Kommentar

Målvärdet är 0 för år 2023. Inget målvärde beslutas för åren innan.

Andelen av Sollentuna kommuns invånare ska uppleva att bullernivån minskar

- - - -

Övergripande mål:

5.3 Attraktiv och effektiv organisation Nämndmål:

5.3.1 Optimal processtid

Flertalet åtgärder och aktiviteter har planerats och utförs i ett lean - inspirerat förbättringsarbete och utfallet för målet antas minska och således även vara uppfyllt de t sista kvartalet år 2019. Enheterna har jobbat aktivt med att kartlägga och synliggöra sina processer för att förbättra handläggningstiden vilket nu börjar ge effekt på handläggningstiden. Dock har den nya lagändringen gällande

handläggningstid för bygglo v tagit administrativa resurser vilket gjort att det löpande förbättringsarbetet inte kunnat prioriteras i den omfattning det önskats.

Vad gäller nyckeltalet Anmälan bygglov har det ökat i förhållande till tidigare period under året. Bland annat beror det på att 8 av ärendena hade en handläggningstid på över 12 månader. Det beror på att han d läggarna vid de tillfällen a tillåtit de sökande att komplettera med handlingar inom en

ospecificerad tid istället för att ge de sökande en deadline för att komplettera m ed handlingar.

Räknar man bort dessa 8 ärendena är handläggningstiden istället 64 dagar, vilket då skulle ge ett utfall för 2018 om 108 dagar, vilket skulle vara bättre än målvärdet.

Med den nu beslutade lagändringen finns det inte möjlighet att ge den sor tens av tidsspann för att komplettera med handlingar.

För miljö - och hälsoskyddsverksamheten har arbetet lett till att handläggningstiden för anmälan av bergvärmepumpar understiger 7 dagar.

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvärde 2018 Total gemensam handläggningstid (dgr)

ska minska 159 155 115

Kommentar

Förbättringsarbetet som verksamheterna för tillfället jobbar med förväntas ge kommande positiva utfall i för att nå målvärdet. Den totala ärendetiden för tertial 1 för de utvalda områdena är:

Bygglovsansökan 17 dagar (efter komplettförklaring) (T2 13 dgr). Handläggningstiden för helåret 2017 var 19 dagar. Under året har ett stort arbete lagts ner med att kategorisera ärenden vilket under året gett effekt på handläggningstiden

Anmäl an bygglov 111 (från inkommen handling till beslut) (T2 72 dgr) Nyckeltalet är nytt.

Bergvärme 7 dagar (T2 7 dgr) Rutiner och mallar har tagits fram för att underlätta och effektivisera handläggningen av bergvärmepumpar.

Nybyggnadskarta 20 (T2 21 dgr) För leverans av nybyggnadskartor var nyckeltalen år 2016 25 dagar och år 2017 20 dagar. Utfallet under första tertialet 2018 var 23 dagar men har nu sjunkit. Enheten är i en rekryteringsprocess och till hösten förväntas ytterligare en kart - och mätingenjörstjä nst finnas på plats vilket kommer att leda till kortare leveranstider.

6 Uppdrag

Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.

Uppdrag

Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare

Status Kommentar

Uppdrag för att möjliggöra ökad byggtakt av hyresrätter

Delrapport ering på KSAU 12 juni 2017

Miljö - och byggnadsnämnden har deltagit i den inledande planeringen för att hitta lämpliga fastigheter för blivande bostadsbebyggelse av hyresrätter.

Tidplaner är framtagna för detaljplaner som avser Sollentunahems mål om 1 500 bostäder för 2024.

7 Riskhantering - internkontroll

Enligt kommunallagen ska nämnderna, var och en inom sitt område, ”se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheterna bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt”.

Kontrollerna ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som de ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Varje år fastställer nämnden en plan för

internkontroll i enlighet med reglerna för ekonomi - och verksamhetsstyrning. Nedan följer en uppföljning av nämndens internkontroll 2018.

Eftersom nämnden hanterar myndighetsåtgärder är det av stor vikt att förtroendeskada, jäv, muta eller hot inte förekommer. Under året kontrolleras riskmomentet "Rubbad opartiskhet".

Under året innefattar internkontrollen även kontroll av bisyssla med syftet att kontroller a att det inte förekommer förtroenderubbande, konkurrerande eller arbetshindrande verksamhet av medarbetare.

7.1 Bisyssla

Risker uppkommer i de fall anställd bedriver förtroenderubbande, konkurrerande eller arbetshindrande verksamhet.

Status Åtgärder

Ingen avvikelse Intervju och förfrågningsunderlag Kommentar Tertial 3 2018

Enligt rutinerna har frågan om bisyssla ställts i samband med rekrytering och skett vid årliga

medarbetarsamtal. Anställda underrättas löpande om kommunens regelverk gällande bis ysslor genom informationsinsatser vid kontors - och enhetsmöten. Under året planeras anställda även skriftligen rapportera om eventuella bisysslor. Förvaltningen har även en årlig rutin att vid ett samlat tillfälle med skriftliga underlag meddela nämnden om anställdas eventuella bisysslor.

7.2 Rubbad opartiskhet

I en myndighetsutövande roll kan risker uppkomma i form av jäv, mutor, hot och bestickning.

Status Åtgärder

Ingen avvikelse Informationsinsatser Kommentar Tertial 3 2018

Rutiner för beslut finns. Bedömningar av ärenden sker öppet på veckomöten. Mötena behandlar bland annat frågor kring jäv, påverkan av beslut och korruption. Utbildning för att stävja eventuell påverkan av beslut och kontrollprocess har under året skett genom polisens natione lla antikorruptionsgrupp.

Utbildningstillfället fokuserade även på gällande lagar, regler och tillvägagångssätt för att stävja jäv och korruption.

8 Kvalitet

Se bilaga 2

9 Barnbokslut - verksamheten ur ett barnperspektiv

9.1 Barnets rätt att inte diskrimineras

9.2 Barnets bästa i främsta rummet

Miljö-och hälsoskyddsverksamheten syftar till att nå nationella miljö-och folkhälsomål. Det övergripande målet för miljöpolitiken är att ”till nästa generation lämna över ett samhälle där de stora miljöproblemen är lösta, utan att orsaka ökade miljö- och hälsoproblem utanför Sveriges gränser."

Därför kan man säga att miljö-och hälsoskyddsverksamheten alltid har barnens bästa i hela verksamheten när tillsyn och kontroll genomförs och när krav ställs på skolor, förskolor och andra verksamheter som kan påverka barnens miljö och omgivningar och säker mathantering.

Det förebyggande arbetet är särskilt viktigt i samband med att kommunen planeras så att det finns plats för lek och grönområden där barnen kan vara trygga och inte utsättas för buller och kemikalier.

Bygglovsenheten

Bygglovsenheten bevakar att byggaktörer som bygger skolor och förskolor följer samhällets krav enligt plan- och bygglagen (PBL) och andra förordningar. I PBL anges bland annat krav på anpassning av lokaler för barn i allmänhet och för de med olika former av funktionshinder i synnerhet.

9.3 Barnets rätt till liv och utveckling

9.4 Barnets rätt att få uttrycka sina åsikter