Revisions nr: 1 Identifierare: 244407
Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras. Sida 1 av 7
Kommunikation i Region Kronoberg
Gäller för: Region Kronoberg
Faktaägare: Kristina Jordevik Kommunikationsdirektör
Innehåll
1 Inledning ...1
2 Kommunikationens mål ...2
3 Ansvar ...3
3.1 Att uttala sig för Region Kronoberg ...4
4 Grundläggande principer ...4
4.1 Ärligt, tillförlitligt och proaktivt ...4
4.2 Internt före externt ...4
4.3 Planerat ...4
4.4 Chefslinjen intern huvudkanal ...5
5 Kommunikation om och med patienter ...5
6 Foto och film ...5
7 Grafisk identitet ...6
8 Lagar, förordningar och riktlinjer ...6
1 Inledning
Riktlinjen för kommunikation omfattar all kommunikation i Region Kronoberg, såväl muntlig som tryckt eller digital, intern och extern. All kommunikation ska harmonisera med regionens policy, värdegrund och vision.
Riktlinjen är ett styrdokument som gäller alla medarbetare, chefer och förtroendevalda inom Region Kronoberg. Den vägleder och tydliggör
grundläggande principer, mål och förhållningssätt inom området kommunikation.
Både den interna och den externa kommunikationen påverkar förtroendet för oss som organisation och vårt arbetsgivarvarumärke. För våra invånare möjliggör vår externa kommunikation insyn, kunskap och delaktighet. För våra medarbetare kan god intern kommunikation öka engagemanget, delaktigheten och effektiviteten.
Medarbetare som känner sig välinformerade och delaktiga är dessutom våra bästa ambassadörer.
Kommunikation är en avgörande faktor för att vi ska uppnå beslutade verksamhetsmål.
2 Kommunikationens mål
Ett övergripande mål är att Region Kronoberg upplevs som en kommunikativ organisation med ett öppet och ärligt kommunikationsklimat, och där det finns goda förutsättningar för delaktighet. En kommunikativ organisation kännetecknas av:
Kommunikation finns ständigt på agendan och det finns en bred förståelse för att kommunikation är en förutsättning för att organisationen ska lyckas nå sina mål.
Det finns välfungerande kommunikationssystem som gör det enkelt att hitta den information man behöver.
Olika röster värdesätts och vi lyssnar aktivt på varandra.
Dialogen värdesätts som ett medel för att nå tillräcklig ömsesidig förståelse för att kunna handla klokt.
Chefer och medarbetare har kommunikativ kompetens och tar ansvar för kommunikationen. I Region Kronoberg är särskilt fyra kommunikativa förmågor prioriterade hos chefer och medarbetare: tydlighet, lyhördhet, skapa engagemang samt ge återkoppling.
Kommunikationsaspekter vägs in i viktiga beslut.
Kommunikatörerna är kommunikationsexperter och fungerar som ett stöd för verksamheterna i kommunikationsarbetet.
Kommunikationen ska:
Skapa goda möjligheter till dialog
Kommunikationen ska sträva efter att öka dialogen både med medarbetare och invånare.
Göra det enkelt att hitta information
Region Kronoberg ska löpande utveckla och effektivisera
kommunikationskanaler i syfte att skapa goda möjligheter till lättillgänglig och transparent information. Vi vågar prova nya sätt att kommunicera.
Vara målgruppsanpassad
All kommunikation ska ha ett tydligt syfte och utgå från målgruppernas behov. Kommunikationen ska vara tillgänglig och anpassas till
målgruppens förutsättningar när det gäller utformning, språk och val av kanal. Vi kommunicerar på ett sätt som inkluderar så många som möjligt.
Ha en tydlig avsändare
I all kommunikation ska det framgå tydligt att avsändaren är Region Kronoberg, oavsett vilken av regionens verksamheter som kommunicerar.
För att få en sammanhållen visuell närvaro ska all kommunikation följa den grafiska profilen.
3 Ansvar
Kommunikationsdirektören är ytterst ansvarig för all digital och tryckt kommunikation inom Region Kronoberg. Därför är det också
kommunikationsdirektören som är ansvarig för och har beslutanderätt gällande regionens kommunikationsriktlinjer.
Förtroendevalda kommunicerar utifrån sin roll att formulera mål och fördelning av resurser; alltså ”vad” som ska göras inom Region Kronoberg. Det kan till exempel vara politiska beslut, förslag och intentioner inom fullmäktige, styrelse och nämnder.
Regiondirektör och ansvariga tjänstemän/chefer kommunicerar utifrån sin roll som genomförare; alltså ”hur” fattade beslut ska omsättas och genomföras.
Medarbetare kommunicerar utifrån sin roll som sakkunnig inom sitt område.
Kommunikationsavdelningen är ett stöd i det planerade
kommunikationsarbetet och arbetar för att stärka helheten i regionens kommunikation.
Chefer har ett kommunikationsansvar som följer med chefsuppdraget. Tydliga och kommunikativa chefer är en viktig framgångsfaktor. Chefers
kommunikationsansvar innebär att:
Vara bärare av Region Kronobergs värdegrund och ledaridé
Vara arbetsgivarens företrädare genom att se till att medarbetarna:
- har tillgång till den information de behöver för att kunna utföra sitt arbete
- har förståelse för fattade beslut - känner till sin del i helheten - har förutsättning att vara delaktiga
Vara lyhörd för medarbetarnas behov
Medarbetarna har ett kommunikationsansvar som innebär att:
Bära Region Kronobergs värdegrund och medarbetaridé
Aktivt söka information
Dela med sig av kunskap och erfarenheter
Bidra i dialogen på arbetsplatsen
Flagga för närmaste chef om det finns brister i kommunikationen 3.1 Att uttala sig för Region Kronoberg
I all extern kommunikation ska anställda inom Region Kronoberg vara tydliga med om de kommunicerar som privatpersoner eller i egenskap av representanter för regionen.
4 Grundläggande principer
Kommunikation är en viktig kompetens för alla i organisationen och ska följa vissa grundläggande principer. Kommunikation är inget självändamål, utan ska vara en naturlig del i det dagliga arbetet och stötta verksamheterna i att uppnå uppsatta mål och verka för att skapa delaktighet och dialog.
4.1 Ärligt, tillförlitligt och proaktivt
Kommunikationen ska alltid vara ärlig: vi berättar vad vi vet och vad vi kan säga, men också vad vi inte vet och att vi i vissa fall inte kan säga allt.
Kommunikationen ska vara korrekt, allsidigt belyst, saklig och faktagranskad. All kommunikation ska präglas av god ton och respekt för patientsekretess och varje människas integritet.
Vi ska så tidigt och så öppet som möjligt berätta om det som sker. Med snabb, begriplig och korrekt kommunikation kan vi öka tryggheten och motverka oro och ryktesspridning internt och externt.
Vi ska själva kommunicera såväl positiva som negativa beslut, nyheter och händelser. På så vis föregriper vi extern publicering och minskar risken för att sprida missuppfattningar och rykten.
4.2 Internt före externt
Så långt det är möjligt ska vi kommunicera internt i organisationen innan vi kommunicerar externt till allmänhet, media eller andra organisationer. För att uppnå hög trovärdighet är det viktigt samordna den interna och externa kommunikationen.
4.3 Planerat
Kommunikationen ska vara planerad, vilket innebär att vi alltid ska tänka igenom syftet med kommunikationen, reflektera över målgruppen, formulera budskap utifrån syfte och målgrupp samt välja rätt kanal utifrån syfte, målgrupp och budskap.
Genom planerad kommunikation ökar möjligheten att nå fram och få önskad effekt. Misstag och missförstånd förhindras, och mål och ansvar blir tydligt. Vi
kan proaktivt styra vissa händelseförlopp och få större handlingsutrymme, istället för att enbart arbeta reaktivt.
Långsiktig och konsekvent kommunikation bidrar till att stärka förtroendet för Region Kronoberg samt utveckla och stärka varumärket.
4.4 Chefslinjen intern huvudkanal
Det mänskliga mötet och den öppna dialogen mellan chef och medarbetare är den mest effektiva metoden för att skapa ömsesidig förståelse. Chefslinjen är därför Region Kronobergs interna huvudkanal för kommunikation med medarbetarna.
Syftet med chefslinjen är att skapa ett flöde av information från ledning, via olika organisationsnivåer, till den enskilda medarbetaren – och vice versa. Genom att använda chefslinjen säkrar vi att cheferna får information först och kan anpassa den till just sina medarbetares behov och förutsättningar.
Chefslinjen ska framförallt användas vid komplexa beslut eller förändringar där man eftersträvar medarbetarnas engagemang och förståelse, men kan också användas för enklare frågor som ska förmedlas ”för kännedom”.
Kommunikation via chefslinjen kan vara muntlig eller skriftlig och ska samverka med, och kompletteras av, andra kommunikationskanaler.
Vid behov ska chefslinjen snabbt kunna nå alla medarbetare i organisationen.
Ledningsgrupper på olika nivåer behöver arbeta planerat med kommunikation för att säkra att kommunikationen i linjen fungerar.
5 Kommunikation om och med patienter
När det gäller patienter är patientsekretess och respekt för den personliga integriteten alltid överordnad strävan efter öppenhet. Gällande lagstiftning och riktlinjer kring patientsekretess och personuppgiftsskydd ska alltid följas.
När vi kommunicerar med patienter gäller i övrigt samma mål, principer och förhållningssätt som för övriga målgrupper.
6 Foto och film
Region Kronobergs lokaler omfattas av ett generellt foto- och filmningsförbud.
För att få fotografera eller filma inne på enskilda avdelningar krävs tillstånd av avdelningschefen. För att fotografera/filma i regionens övriga lokaler, där ingen vårdverksamhet bedrivs (till exempel inne i sjukhusentréer), kontaktas regionens pressekreterare eller kommunikationsdirektör för tillstånd.
Bilder på enskilda personer betraktas som personuppgifter och skyddas av
personuppgiftslagen och dataskyddsförordningen (GDPR). Vi får aldrig publicera
foton eller filmer på någon utan att de har gett sitt samtycke. Personen kan när som helst ta tillbaka sitt samtycke och då ska filen raderas. För att publicera bilder och filmer på patienter och anhöriga krävs ett skriftligt samtycke. För barn under 18 år gäller vårdnadshavares signatur.
Material som är skyddat med upphovsrätt får inte utan tillstånd publiceras via regionens datorer.
7 Grafisk identitet
En tydlig grafisk identitet är viktig för att vi ska kunna ge ett enhetligt och seriöst intryck i allt vi gör. Det ska inte vara något tvivel om att det är Region Kronoberg som är avsändare, och vi ska framstå som en organisation. Syftet är att stärka vårt varumärke.
Alla verksamheter, oberoende av organisatorisk form, ska identifiera sig som en del av Region Kronoberg. I manualen för vår grafiska identitet finns enkla regler för hur regionen ska presenteras i olika sammanhang.
Varje chef, ledare och medarbetare har ansvar för att följa den grafiska identiteten när man informerar och kommunicerar.
Rutin för grafisk identitet
8 Lagar, förordningar och riktlinjer
Region Kronoberg är en offentlig organisation och därför ställs särskilda krav på att kommunikationen ska vara öppen och tydlig. Detta regleras genom lagar och förordningar. De olika lagarna beskriver våra skyldigheter att ge allmänheten insyn men också att skydda den personliga integriteten. Exempel på lagar som påverkar kommunikationsarbetet:
Tryckfrihetsförordningen behandlar handlingars offentlighet och meddelarfrihet. Handlingars offentlighet innebär att vem som helst har rätt att ta del av allmänna handlingar som förvaras hos myndigheten.
Offentlighetsprincipen innebär att alla myndigheter är skyldiga att utan dröjsmål lämna ut allmänna handlingar till den som begär det.
Sekretesslagen anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda.
Utgångspunkten är att skydda enskilda människors integritet.
Yttrande- och meddelarfrihet. Yttrandefrihet innebär att alla
medborgare ska kunna förmedla information och uttrycka sina tankar, åsikter och känslor. Reglerna om meddelarfrihet innebär att alla offentlig- anställda har rätt att lämna muntlig information till medier för publicering.
För viss information gäller dock sekretess.
Meddelarskydd och efterforskningsförbud innebär ett förbud för arbetsgivaren att efterforska vem som är källa till medieuppgifter.
Arbetsgivaren kan i Region Kronobergs fall vara såväl tjänstepersoner som förtroendevalda.
Förvaltningslagen reglerar myndigheters handläggning av ärenden och deras skyldighet att ge service till medborgarna. Lagen innebär att varje myndighet är skyldig att lämna upplysning, vägledning, råd och annan hjälp till enskilda i frågor som rör verksamheten.
I Region Kronoberg finns ett antal riktlinjer inom kommunikationsområdet, som kompletterar denna övergripande riktlinje och mer konkret och detaljerat anger hur vi ska arbeta med kommunikation:
Ledningskommunikation
Marknadsföring, försäljning, sponsring, gåvor och utlåning av lokaler
Riktlinje för kriskommunikation
Region Kronobergs förhållningssätt till media
Riktlinje för regionens webbplatser
Riktlinje för sociala medier
Riktlinje för tillgänglig information
Riktlinje för väntrumsinformation
Skyltning inomhus, utomhus och på externa fastigheter
Ansvar för och utformning av kallelser
Namnsättning av enheter, funktioner och personer
