Lagringsplats:
C:\Users\mgc524\AppData\Local\Microsoft\windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\AQKKTMNX\Långsiktig plan Edsvik ver 180221.docx
EDSVIK LÅNGSIKTIG PLAN
Lägesrapport delrapport 2
:: Uppdragsgivare: KFN
:: Projektledare/ansvarig: Helene Burmeister :: Projekt/ärende: Edsvik långsiktig plan
:: Författare: Helene Burmeister
:: Version: 1
:: Datum: 2017-11-27
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 3
2 Inriktningsmål för Edsvik... 3
2.1 Inriktningsmål process ... 4
2.2 Förslag till inriktningsmål Edsvik ... 4
2.2.1 Målgrupper ... 4
3 Drift av Edsvik ... 5
3.1 Organisation ... 5
3.1.2 Avstämning och rapportering ... 5
4 Plan för Edsvik perioden 2018-2023Fel! Bokmärket är inte definierat.
4.1 Tidplan ... Fel! Bokmärket är inte definierat.
4.2 Resurser ... Fel! Bokmärket är inte definierat.
1 Inledning
Detta dokument är nästa steg i att ta fram en långsiktig plan för Edsvik i enlighet med uppdraget som formulerades i samband med beslut om budget för 2016, dnr 2015/0092 KS. En första delrapport i uppdraget har återrapporterats hösten 2016 (2016/0047KFN-5). Uppdraget är att ta fram en långsiktig plan för drift och förvaltning av området Edsvik. Uppdraget ska presentera en långsiktig plan för området Edsvik utifrån den tidigare valda ambitionsnivån. Ambitionsnivån Utveckling 1 som pekades ut i återrapporteringen av delrapport 1 se KS protokoll 170130 §17.
Delrapport 1 konstaterade att ett tiotal utredningar genomförts om Edsvik sedan 1970-talet. En röd tråd kan konstateras och den består av önskan att ta till vara den sammanhållna miljön som i sig utgör ett kulturhistoriskt värde, bereda plats för aktörer med anknytning till kultur i områdets byggnader och dess platser samt att tillgängliggöra området för sollentunabor och besökare.
Utredningen förordade att fokus bör ligga på att få vissa nyckelbitar att fungera såsom en genomarbetad och kommunicerad intern organsation för att fungera effektivt och samlat, en genomgång och uppdatering av hyresavtal och övriga överenskommelser på området för att möta samtida krav och regelverk samt att ytterligare verka för att öppna upp och tillgängliggöra området för besökare.
Denna plan kommer att redogöra för vad som gjorts sedan ambitionsnivån
beslutades samt ge förslag på inriktningsmål och förslag på plan för de kommande närmsta sex åren (2018-2023). Till grund för förslagen finns en pågående dialog mellan de två delar av kommunen som har de stora uppdragen kring Edsvik – Kultur och fritidskontoret samt Trafik och fastighetskontoret, dialog med aktörerna på området, en medborgardialog genomförd under hösten 2017 samt en workshop med kultur och fritidsnämndens ledamöter kring framtagandet av inriktningsmål januari 2018.
2 Inriktningsmål för Edsvik
För att skapa samstämmighet behövs förutom ett tydliggörande av uppdrag och organisation en inriktning för arbetet. Ett inriktningsmål ska uppfattas som en målformulering som ger en tydlighet om färdriktning som anger vad organisationen kring drift och skötsel av Edsvik ska arbeta för att uppnå. Detta underlättar
framtagande av handlingsplaner och formerande av organisation. Ett inriktningsmål bör äga höjd nog för att rymma utvecklingsperspektiv av verksamheten och
samtidigt vara konkret nog för att utgöra startpunkt för utvecklandet av handlingsplaner för en driftsorganisation utifrån gällande förutsättningar.
2.1 Inriktningsmål process
Inriktningsmålet har utarbetats utifrån dialoger med både invånare och förtroendevalda. Dels utifrån den medborgardialog som genomfördes i
oktober/november 2017 dels den workshop som genomfördes januari 2018 med kultur- och fritidsnämndens ledamöter.
2.2 Förslag till inriktningsmål Edsvik
Inriktningsmålet ska vara ett s k SMART mål, alltså Specifikt, Mätbart, Accepterat , Realistiskt och Tidsatt. Inriktningsmålet ska följas upp regelbundet i samband med kvalitetsredovisning samt tertialbokslut och verksamhetsberättelse årligen under perioden. Vid periodens slut skall målet tas upp och möjlighet till justeringar görs i samband med verksamhetsplan för kommande tidsperiod.
Edsvik – en öppen och tillgänglig plats med kulturhistoriskt grund för kultur och upplevelser.
Platsens kulturhistoriska helhet ska tas tillvara, Park och byggnader ska uppfattas som öppna och tillgängliga för besökaren året runt och verksamheten ska erbjuda möten och upplevelser av kultur.
Den övergripande formuleringen ska målsättas med angivna siffror för antal besök, besökarnöjdhet samt fastighetskopplade målsättningar såsom uthyrd yta och
intäkter. Utifrån inriktningsmålet formuleras därefter delmål med handlingsplaner kopplade till respektive delmål för innevarande planeringsperiod. Dessa följs upp årligen i den reguljära uppföljningen för respektive förvaltning. Delmål formuleras för uthyrning och hyressättning, fastighetsskötsel, parkskötsel, kulturhistoriskt bevarande, innehåll/ programverksamhet och marknadsföring. Verksamheten både avseende fastighets- och parkskötsel såväl som innehåll och programverksamhet ska arbeta för social hållbarhet och resursmedvetenhet. Verksamheten ska bidra till kommunens övergripande arbete med att uppfylla visionen att bli Sveriges mest attraktiva kommun.
2.2.1 Målgrupper
Edsvik är en plats för sollentunabor och besökande. Det framgick tydligt i medborgardialogen som genomfördes 2017 att området används aktivt på många olika sätt för rekreation, möten, motion, upplevelser av både kultur och natur samt besök till evenemang. Under kommande period bör Edsvik särskilt fokusera på att barn och familj i arbetet. Dialogen visade att en stor andel av de tillfrågade saknar aktiviteter och verksamhet som är familjevänliga. Med fokus menas att detta ska utgöra ett stöd i programval och utformning av aktiviteter som riktar sig till
målgruppen. Inriktningen med fokus på familj blir ett stöd i uthyrning av fastigheter till externa samt i investeringsbeslut.
3 Drift av Edsvik
Skötsel och drift av Edsvik övergick 2017 till reguljär verksamhet från att tidigare ha drivits i projektform. Edsvik omfattar två fastigheter, Edsvik 11:4 samt Edsvik 11:5, med sammanlagt 12 byggnader samt ett stort parkområde gränsande till Edsvikens strand med bl.a. ett utegym, en hundrastgård och utsiktsplats.
3.1 Organisation
Inom Sollentuna kommuns organisation sköts driftuppdraget för Edsvik fördelat på två kontor på uppdrag av Kommunstyrelsen: Kultur och fritidskontoret (KFK) och Trafik och fastighetskontoret (TFK). Kultur och fritidskontoret (KFK) bedriver verksamhet i egen regi eller genom samverkan med civilsamhället samt vissa uppdragstagare i Edsbergs slott, Oxstallet samt Konsthall Östra. Utöver detta har KFK ett samordnaransvar för marknadsföring och programplanering. På KFK arbetar två personer heltid med uppdraget kring Edsvik. Utöver detta tillkommer ett betydande antal timanställda under helger och högsäsong samt vid större evenemang samverkan med civilsamhället som t ex årligt nationaldagsfirande där ett flertal föreningar medverkar i arbetet med t ex parkeringsvakter och funktionärer.
På TFK arbetar en kundansvarig fastighetsförvaltare och en teknisk förvaltaredel av sitt uppdrag för fastighetsområde mellersta med Edsvik samt en parkförvaltare inom ramen för sitt förvaltningsområde där Edsvik ingår. Utöver detta tillkommer de leverantörer som har anläggningsuppdraget för områdets skötsel.
På varje kontor finns vidare en ekonom, en ansvarig avdelningschef i TFKs fall finns två då fastighet respektive trafik, park och natur har varsin avdelningsschef, samt en förvaltningschef för respektive kontor.
På KLK finns byggnadsantikvarisk kompetens som medverkar i frågor kring den kulturhistoriska miljön.
Beslut fattas på lägsta delegerbara nivå avseende dagliga driftsfrågor. Investeringar äskas i enlighet med nämndernas reguljära budgetprocess.
3.1.2 Avstämning och rapportering
Årsplanering för drift av Edsvik ingår i den reguljära rapporteringen till respektive nämnd enligt följande plan;
Januari – Verksamhetsberättelse, en sammansatt verksamhetsberättelse skrivs fram av de tre enheterna för att ge en helhetsbild av verksamhetsåret utifrån inriktningsmålet. Denna kan rapporteras som helhet men också i respektive led avseende den egna enhetens arbete.
Februari – Budgetunderlag Maj –Tertialrapport 1 Sep – Delårsrapport (T2)
–Kvalitetsredovisning Edsvik
–Verksamhetsrapport privata utförare t ex Konsthall Nov –Verksamhetsplan
Dec –Internbudget
4 Plan för Edsvik perioden 2018-2023
4.1 Tidplan
Planeringen för perioden 2018-2023 utgår ifrån inriktningsmålet samt de
huvudpunkter som fördes fram i uppdrag att ta fram en långsiktig plan för Edsvik, KFN 2016/0047. Huvudpunkterna är: att tillse att arbetet sker i en genomarbetad och kommunicerad intern organisation, att avtal och överenskommelser ses över samt ett ökat tillgängliggörande av platsen och dess byggnader t ex Edsbergs slott.
Bifogas sammanställning av planerade åtgärder i arbetsdokument bilaga a. Edsvik – åtgärder version 180201.
4.1.1. En genomarbetad och kommunicerad intern organisation
Ett arbeta för att ta fram gränsdragningslistor över uppdragsområdena för respektive kontor och dess verksamheter skall genomföras med start 2018.
Gränsdragningslistor ska tydliggöra ansvar och mandat för att tillse en resurseffektiv hantering.
Införande av rutiner för möten, planering och uppföljning genomförs under 2018.
Regelbundna avstämningar internt sker löpande kopplat till årshjul samt operativa driftsfrågor 6-8 tillfällen per år sammankallande till dessa möten är verksamhetschef för Edsviks uppdraget på KFK. Samordnaren för Edsviks uppdraget på KFK är sammankallande för de regelbundna möten som sker kring marknadsföring och planering med områdets samtliga aktörer. Representant från TFK, ansvarig kundförvaltare deltar vid något tillfälle per termin vid dessa möten. Ansvarig kundförvaltare på TFK kallar till möten med respektive hyresgäst avseende driftsfrågor . Tre gånger per år genomförs möten mellan verksamhetschefer för respektive gren – KFK, TFK fastighet samt park. Sammankallande är
verksamhetschef från KFK. Utöver dessa möten sker möten vid behov.
Uppföljning av måluppfyllelse av inriktningsmålet sker på KFK i samband med årlig kvalitetsredovisning förslagsvis i september då högsäsongen är i slutfas. Inför
kvalitetsredovisning skall kvalitetsuppföljning utformas i form av enkät eller attitydmätning på området samt kultur- och fritidsvaneundersökningen.
4.1.2 Översyn avtal och överenskommelser
En översyn av de avtal som finns tecknade för områdets byggnader samt uppdrag har inletts under 2017. Hyresavtal tecknas fr o m 2018 mellan KFK och TFK avseende de byggnader som nyttjas för verksamheten vilket innefattar Edsbergs slott, Oxstallet samt Konsthall Öst. Valet av hyresobjekt baseras på den användning de har idag med anknytning till KFKs uppdrag. Edsbergs slott har två hyresgäster – på övervåningen hyr Kungliga musikhögskolan sedan 1997 lokalerna och
undervåningen disponeras av kommunen. Slottet är öppet och erbjuder guidad visning två dagar i veckan samt ett flertal arrangemang under året öppna för allmänheten, kultur och fritidsnämndens stipendieceremoni, teater och borgerliga vigslar för att nämna några. Stort arbete har lagts ner på att få interiören att ge en bild av hur slottet har sett ut under sin glansperiod. Konsthall Öst renoverades och iordningställdes för konstverksamhet i olika omgångar från 1990-talet och framåt.
Här bedrivs sedan 2005 konsthallsverksamhet på entreprenad på uppdrag av KFK.
Verksamheten erbjuder ett stort antal utställningar av samtida konst under året.
Oxstallet är relativt nyligen renoverat och används som raststuga samt för föreningsaktiviteter som administreras genom KFK. En strävan är att under kommande år söka en extern hyresgäst för Oxstallet.
Övriga lokaler/byggnader hyrs av externa aktörer eller är outhyrda. Bland dessa kan nämnas stallet som är orenoverat men utgör en viktig del i den kulturhistoriska helhet som stallbackens byggnadskonstellationer utgör. Under 2018 bör en utredning genomföras för att se hur mycket en renovering skulle kosta samt eventuella
möjligheter till extern finansiering som kan vara möjlig. Med externfinasiering menas primärt offentlig medel såsom eu-medel, nationella och regionala stöd. Under 2018 kommer fortsatt översyn av övriga befintliga hyresavtal pågå. Målsättningen är att tillse att byggnaderna är välskötta och att hyresnivåerna är uppdaterade samt att byggnaderna har ett så stort öppethållande som möjligt under de för fritiden attraktiva tiderna såsom eftermiddagar, kvällar, helger och skollov. En strategi för uthyrning av outhyrda lokaler finns och arbetet fortsätter under 2018 med att tillse att öka uthyrd yta på området.
Under 2018 inleds upphandling av konsthallsuppdraget i tanke att nytt avtal ska vara klart till januari 2019. Vidare har avtal tecknats för stallplan mellan KFK och TFK för den yta som nyttjas för större skulpturinstallationer. En översyn av
parkeringsfrågan pågår och kommer färdigställas under 2018.
4.1.3 Ökat öppethållande och tillgängliggörande av området
För att ytterligare öppna upp slottet behöver en översyn genomföras av den SFS som finns för slottet. Den SFS som finns idag medger inte uthyrningar av slottet. Det är
inte heller möjligt att ta ut avgifter vid användande av slottet för tex städ eller slitage vilket bör ses över. Vidare pågår ett arbete med att frigöra tid för att utvidga
programverksamheten för att kunna öka tillgängligheten till slottet.
Ytterligare en insats för att öka tillgängligheten är det arbete som görs för att tillse att hyresavtal följer områdets inriktningsmål. Vid tecknande av nya avtal ska tydligt framgå kommunens målsättning att tillse att området lokaler är öppna när besökare har möjlighet att ta del av utbudet såsom helger, eftermiddagar, kvällar och skollov.
4.2 Resurser
Idag avsätter Sollentuna kommun ca 8,6 mkr per år för drift av området (baserat på 2017 års siffror). Av detta fördelas kostnaderna mellan KFK och TFK enligt följande:
Kultur och fritid 5,2mkr
Trafik och fastighet (fastighet 2,5, park 0,9) 3,4mkr 8,6mkr Med tecknande av hyresavtalen för KFK omfördelas kostnaderna så att en mer korrekt ekonomisk fördelning sker:
Kultur och fritid 6,2mkr
Trafik och Fastighet 2,4mkr
8,6mkr
4.2.1 Målsättning 2018-2023
En målsättning för kommande period 2018-2023 är att öka intäkterna för Edsvik.
Detta ska uppnås genom ökad beläggning läs fler hyresgäster samt ökat antal besökare. En tydlig målsatt nivå ska tas fram för perioden.
För att öka intäkterna kommer investeringar på sikt att vara nödvändiga för att möta efterfrågan på servering (samt konferensmöjlighet). Vid evenemang bör taxor finnas framtagna för städ och dylikt.
I medborgardialogen framkom tydligt att efterfrågan för familjeriktade arrangemang är stor. Att rikta verksamhet till familj som målgrupp bör rymmas inom ram initialt.
Däremot de synpunkter som framkom i medborgardialogen om t ex lekplats behöver undersökas mer ingående och tas fram en kostnadskalkyl för under perioden. Även målgrupp förskola och skola bör tas med i detta arbete.
Kulturbyggnaderna kräver investeringar för att hållas i skick varför en
underhållsplan för byggnaderna bör tas fram som kan planera årsvisa insatser. Det kulturhistoriska värdet för Edsvik ligger framförallt i den sammanhållna miljön där
stallet utgör det sista huset att renovera. En utredning av kostnadskalkyl för renovering av stallet bör tas fram.
5. Bilagor
a. Edsvik –åtgärder ver. 180201
b. Tjänsteutlåtande av uppdrag att ta fram en långsiktig plan för Edsvik, KFN 2016/0047
c. Utredning del 1 samt
d. Swecos Rapport Edsvik 2016-09-22 e. Medborgarundersökning Edsvik rapport
f. Workshop Edsvik inriktning 23 jan 18 dokumentation
Helene Burmeister
Kultur och ungdomschef
