Bilaga 2 Kommunledningskontoret
2014-12-02 Sidan 1 av 3
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2014/0656 KS-3 Diariekod: Diariekod: 002
Kommunstyrelsens uppföljning av 2014 års uppsikt över de övriga nämndernas verksamhet
Område Metod Ansvarig
Prognossäkerhet Kontrollera hur respektive förvaltning arbetar med att kvalitetssäkra de ekonomiska prognoserna
Ekonomi- avdelningen Resultat
Prognossäkerheten är differensen i procentenheter mellan högsta positiva och högsta negativa avvikelse.
Nämnderna har i samband med redovisning till årsredovisningen 2014 kommenterat prognossäkerheten under året.
Målet för prognossäkerheten är satt till 1,0. Prognossäkerheten varierar mellan 9,7 som högst till 0,5 som lägst. Arbetet med att öka prognossäkerheten fortgår löpande.
I nämndredovisningarna i årsredovisning 2014 har varje nämnd kommenterar prognossäkerheten.
Område Metod Ansvarig
Intern kontroll Kontrollera att varje nämnd/förvaltning genomför sin interna kontroll enligt fastställs plan
Ekonomi- avdelningen Resultat
Samtliga nämnder har redovisat arbetet med intern kontroll 2014 och återrapportering har skett till kommunstyrelsen i februari 2015. I de fall nämnden inte har fullgjort sin interna kontroll på de kommungemensamma uppdragen, har berörd nämnd fått uppdrag att utföra kontrollen 2015.
Område Metod Ansvarig
Beställning fastighet
Kontrollera effektiviteten i nämndernas beställningar till trafik- och fastighetsnämnden
Stadsbyggnads- avdelningen Resultat
Kontrollpunkten har inte genomförts utan avvaktat fastighetsstrategisk resurs till
kommunledningskontoret. Punkten kommer genomföras under 2015 inom ramen för den punkt om lokalförsörjning som finns i det allmänna effektiviseringsuppdraget från kommunstyrelsen i preliminär budget 2016.
Område Metod Ansvarig
Bisysslor Kontrollera att varje förvaltning rapporterar bisysslor till sin nämnd enligt det av kommunstyrelsen 2013-10-30 antagna regelverket
Personal- avdelningen
2014-12-02
Dnr. 2014/0656 KS-3 Sidan 2 av 3
Resultat
Varje förvaltning har redovisat bisysslor till nämnden. Bisysslor finns med i den interna kontrollen som redovisades i KS 2015-02-01. Enligt denna redovisning framgår:
Kommunstyrelsen uppmanade nämnderna att i de interna kontrollplanerna för 2014, ta med kontroll att beslutsattest är gjord av behörig attestant, att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut och att det inte förekommer otillåtna bisysslor. Samtliga nämnder har redovisat bisysslor till sina nämnder, men alla har inte redovisat i samband med redovisning av intern kontrollplan 2014.
Område Metod Ansvarig
Medarbetarenkäten Kontrollera att varje förvaltning följt upp resultatet av 2013 års medarbetarenkät och utarbetat handlingsplaner
Personal- avdelningen Resultat
Personalavdelningen har haft möten med samtliga förvaltningschefer under Q1 2014. Där efterfrågades hur förvaltningen har arbetat vidare med resultatet av medarbetarenkäten.
Samtliga förvaltningar hade följt upp resultatet och utarbetat handlingsplaner.
Man gick även igenom vilka enheter som fått lågt resultat på medarbetarenkäten.
I samtliga fall hade förvaltningschef kännedom om situationen och ansvarig chef hade påbörjat åtgärder.
Samtliga chefer fick i 2013 års medarbetarenkät en ledarskapsprofil där chefen tillsammans med överordnad chef skulle utarbeta handlingsplaner. Detta har inte följts upp centralt.
Område Metod Ansvarig
Upphandling Kontrollera att varje förvaltning genomför upphandlingar enligt gällande regler. Avser upphandlingar över 100 000 kronor.
Ekonomi- avdelningen
Resultat
Granskningen är genomförd på ett underlag bestående av alla upphandlingar under 2014 i spannet 100-500 tkr där 24 leverantörsfakturor med en totalsumma på 4,3 mkr kr valts ut för 5 förvaltningar.
Utvalda inköp har kontrollerats mot gällande avtal och inlämnade redovisningsblanketter för direktupphandling. Vid behov har kontakt tagits med attestanterna.
Resultatet av granskningen är att de utvalda inköpen i stickprovet har genomförts utan anmärkning.
Område Metod Ansvarig
Systemförvaltning Kontrollera att respektive nämnd har skriftlig dokumentation som
• listar vilka system och applikationer nämnden själv äger, inklusive information om var man hittar respektive avtal
• beskriver roller och ansvar kopplat till respektive verksamhetssystem
• redovisar kostnad och/eller budget per system, eller för sitt samlade IT-stöd
Administrativa avdelningen
2014-12-02
Dnr. 2014/0656 KS-3 Sidan 3 av 3
Resultat Se bilaga 3.
