32.1. Ansvar och skyldigheter vid införande av, leverans till och förvaltning av e-arkiv

(1)

Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret

2015-05-05

Bo Johansson Sidan 1 av 4

arkivarie 08-579 216 51

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

Dnr 2015/0166 KS-6 Diariekod: 034

Kommunstyrelsen

Ansvar och skyldigheter vid leveranser till och förvaltning av e-arkiv

Förslag till beslut

Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande:

1. Fastställa finansieringsmodell för leveranser till e-arkivet i enlighet med tjänsteutlåtande 2015-05-05.

2. Fastställa anslutningsplan för e-arkivet enligt bilaga 1 till tjänsteutlåtande 2015-05-05 och bemyndiga

kommunledningskontoret att ändra i planen vid behov.

Sammanfattning

Hösten 2015 inför Sollentuna kommun elektronisk arkivering (e-arkiv).

Detta innebär att arkivleveranser medför delvis nya rutiner och arbete och ansvar och skyldigheter formaliseras för kommunarkivet respektive levererande förvaltning.

Kommunledningskontoret är ansvarigt för:

• Inköp, anslutningar och drift av e-arkiv.

• Finansiering av anslutningsprojekt mellan verksamhetssystem och e- arkivet.

• Planering vilka system som ska ansluta till e-arkivet och dokumentera när detta ska ske i en anslutningsplan.

• Upprätta och underhålla de styrdokument och regelverk som krävs för att e-arkivet ska fungera.

Levererande förvaltning ska

• Planera för anslutning av verksamhetssystem till e-arkivet

• Avsätta personella resurser för att delta i anslutningsarbetet och i det löpande förvaltningsarbetet.

Modell

Leveranser till e-arkivet kommer att medföra delvis nya rutiner och arbete både för kommunarkivet och för kommunens förvaltningar. För traditionella leveranser av pappersburen information gäller att levererande

verksamhet/förvaltning ska iordningställa arkivet inför en leverans. Det innebär att handlingar och akter ska sorteras, gem och gummiband plockas bort, reversal skrivas etc. Därefter ska förvaltningen skicka handlingarna till kommunarkivet på plan -2 i kommunhuset.

Godkänt dokument, 2015-05-12, Katarina Kämpe

(2)

Tjänsteutlåtande

2015-05-05

Dnr 2015/0166 KS-6 Sidan 2 av 4

Då arkivering sker i digital form kommer kommunarkivet att delta mer aktivt i arbetet med att iordningställa arkivet. Detta görs tillsammans med levererande förvaltning i anslutningsprojekt. Framför allt kräver ett anslutningsprojekt följande:

• Levererande förvaltning avsätter personella resurser till projektet

• Levererande förvaltning planerar internt för anslutning till e-arkiv

Finansiering

Finansieringen av ett anslutningsprojekt och av e-arkivets underhåll och drift sker centralt via kommunledningskontorets budget. Modellen förutsätter att kommunledningskontoret genom kommunarkivet och ansvariga förvaltningar gemensamt planerar varje anslutningsprojekt.

Finansieringsmodell bygger på:

• E-arkivet är ett kommunövergripande system och ska därför hanteras centralt i kommunen.

• Leveranser till e-arkivet medför stora kostnader, vilket är svårt att hantera för en enskild förvaltning.

• E-arkivet kräver särskild kompetens.

• En samlad bild av de verksamhetssystem som ska leverera till e- arkivet sparar effektivitet och minskar anslutningskostnader. En sådan överblick har inte kommunens förvaltningar.

Anslutningsplan

Kommunledningskontoret upprättar och beslutar om anslutningsplanen till e-arkivet. Kommunens befintliga kompetens och finansieringsmodell kräver en övergripande planering för att anslutningar och leveranser kan ske på det mest kostnadseffektiva sättet. Kommunledningskontoret har som central förvaltning kunskap om hela kommunens informationshantering. Se förslag till anslutningsplan i bilaga 1.

Regelverk

E-arkivet kommer att kräva en större styrning och kontroll att leveranser görs korrekt än traditionell pappersarkivering. De regler och rutiner som hanterar leveranser och förvaltning ska vara så få som möjligt för att göra e- arkivet användarvänligt och kostnadseffektivt. För mycket anpassningar genererar lätt extra kostnader och försvårar användandet. Kommunens centrala finansieringsmodell kräver också styrning och ett så gemensamt regelverk som möjligt.

Kommunledningskontoret ansvarar för:

• Upprättande och uppdatering av rutiner och checklistor som levererande förvaltning ska följa vid leverans.

• Dokumentation och uppdatering av styrdokument som beskriver leverans till, och återsökning i, e-arkivet.

• Kontroll av leveranser så att informationen motsvarar uppsatt regelverk.

(3)

2015-05-05

Dnr 2015/0166 KS-6 Sidan 3 av 4

• Ombesörja att upprättade anslutningar förvaltas och vid behov förändras om informationen som levereras förändras.

• Kommunledningskontoret har, efter samråd med ansvarig

förvaltning, beslutanderätt hur digital information ska slutarkiveras.

• Kommunledningskontoret beslutar efter samråd med ansvarig

förvaltning, vilka krav som ska ställas på informationen vid leverans.

• Kommunledningskontoret beslutar efter samråd med ansvarig förvaltning om, och i så fall hur, levererad information ska kunna återsökas av andra användare än kommunarkivets medarbetare.

Anslutningsprojekt

Då verksamhetssystem ska börja leverera information till e-arkivet skapas en anslutning. Det sker genom ett anslutningsprojekt. Varje

verksamhetssystem hanteras som ett separat anslutningsprojekt.

I anslutningsprojektet krävs att levererande förvaltning deltar i arbetet och ingår i projektets arbetsgrupp. Förvaltningen måste vara beredd att avsätta personella resurser för detta arbete, bistå med dokumentation om

verksamhetssystemet, skapa kontakt med leverantören av

verksamhetssystemet etc. Det är därför viktigt att förvaltningen beaktar tidpunkt för ett anslutningsprojekt i sin verksamhetsplanering. Hur omfattande personresurserna ska vara beror på den information som ska levereras.

Ett anslutningsprojekt kan innebära att förvaltningen behöver uppdatera sin dokumenthanteringsplan, säkerhetsklassificera informationen etc. Detta

”förarbete” ansvarar förvaltningen för. Därför ska kommunledningskontoret ta kontakt med levererande förvaltning och gemensamt gå igenom

eventuella åtgärder som ska vara färdiga då anslutningsprojektet startas.

Denna kontakt ska ske i god tid före projektstart.

Parter Ansvar/krav på deltagande/resurser

Budget Förarbete Projektarbete Teknisk kompetens

Kunskap om informationen Kommunlednings-

kontoret

X X X

Ansvarig förvaltning

X X X X

Förvaltningsarbete

För att e-arkivet ska svara mot de krav som ställs krävs ett kontinuerligt samarbete och informationsutbyte med kommunens förvaltningar. Därför måste förvaltningarna avsätta resurser som fungerar som kontaktperson gentemot e-arkivets förvaltning. Informationsutbytet kan t.ex. omfatta nya legala krav som ändrar informationens struktur och påkallar ändringar i leveransvillkoren, nya behov på informationens tillgänglighet, uppgradering

(4)

2015-05-05

Dnr 2015/0166 KS-6 Sidan 4 av 4

av verksamhetssystem etc. Hur informationsutbytet ska ske ska dokumenteras innan anslutningsprojektet avslutas.

Katarina Kämpe Bo Johansson

Kommundirektör Arkivarie

Bilagor:

1 Anslutningsplan