+46 8 579 216 03
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2018/0143 KS-2
Diariekod: Diariekod: 032
Rapport över 2017 års uppsikt
Område Metod Ansvarig
Systematiskt brandskyddsarbete (SBA)
Kontrollera att bolagen arbetar med sitt
systematiska
brandskyddsarbete i enlighet med
kommunens
brandskyddspolicy och regler för brandskydd.
Administrativa chefen
Rapport AB SOLOM
De kommunalt ägda fastigheterna rapporterar det systematiska brandskyddsarbete i REQS enligt de checklistor som finns som stöd i systemet. Dels sker en teknisk brandkontroll som utförs av Caverion dels genomförs brandkontroller av ansvarig för verksamheten. Dessa kontroller rapporteras in i REQS.
I den årliga uppföljningen av de tekniska brandkontrollerna framgår att denna genomförs på ett mer än tillfredsställande sätt.
Den årliga uppföljningen av brandkontrollerna i verksamheterna visar på en större variation i hur systematiskt man utför dessa kontroller.
Genomgående kan sägas att i de verksamheter där man gjort notering om att ”ansvarig” eller ”utförare” är vakant ser man att brandkontrollerna utförs i lägre utsträckning eller inte alls. Detta kan man anta beror på
bristfälliga rutiner för att överföra brandskyddsansvaret inom verksamheten då någon avslutar sin tjänst eller tilldelas andra uppdrag. Varje verksamhet bör ha en tydlig rutin för nytillkomna chefer där uppdraget kring det systematiska brandskyddsarbetet tydliggörs.
För övriga fastigheter där kommunens bolag är hyresbolag används en blankett, Checklista brandskydd, som motsvarar informationen i REQS.
SOLOM påpekar att verksamheternas kompetens gällande brandskyddsarbete varierar. Brandskyddsombud saknas på en del verksamheter vilket innebär att ansvaret ligger på respektive chef. Vissa brandskyddsansvariga uppger att systemet REQS ör svårt att använda och att utbildning behövs.
Sollentuna Energi och Miljö AB (SEOM)
På SEOM sker det systematiska brandskyddsarbetet genom
brandskyddskontroller. Dessa sker en gång i kvartalet och förtecknas i en brandpärm. Utöver detta sker en fördjupad kontroll av brandskydd en gång per år. Säkerhetsenheten har inte kunnat påvisa några brister i
brandskyddsarbetet.
AB Sollentunahem
Respektive fastighetsvärd ansvarar för att utföra de brandskyddskontroller som ingår i det systematiska brandskyddsarbetet. Dessa kontroller
genomförs kvartalsvis. Utöver det sker ett löpande arbete med att åtgärda brister som upptäcks mellan kontrollsintervallerna. Dokumentationen av brandskyddskontrollerna har under 2017 skett i pappersform vilket har gjort det svårt för den centrala funktionen på Sollentunahem att
kontinuerligt följa upp att brandskyddsarbetet fungerar. När det har funnits vakanser på fastighetsvärdsfunktionerna ser man att detta direkt påverkar genomförandet av kontrollerna på ett negativt sätt.
Med anledning av detta har Sollentunahem från och med 2018 gått över till att använda sig av ett digitaliserat system som heter BUS. BUS är uppbyggt i en app där ansvarig utförare fotodokumenterar kontrollerna och bristerna.
När kontrollerna eller åtgärdande av brister inte utförs rapporteras
avvikelsen digitalt via appen till en central funktion på Sollentunahem som kan följa upp avvikelsen.
Säkerhetsenhetens förslag till åtgärder
Samtliga verksamheter/bolag bör rapportera i REQS eller annat digitalt verktyg. När det gäller bolag eller verksamheter som innefattar
hyresfastigheter eller andra typer av boenden bör det vara obligatoriskt att redovisa brandskyddsarbetet i ett digitalt verktyg. I fastigheter där det bor människor är det av särskild vikt att det systematiska brandskyddsarbetet genomförs kontinuerligt. En digital rapportering skulle förbättra både egenkontrollen av brandskyddsarbetet och Säkerhetsenheten möjlighet att på ett effektivt sätt kunna följa upp det systematiska brandskyddsarbetet och snabbare kunna påvisa och hantera avvikelser. Kommunens
försäkringsbolag Stockholmsregionens försäkring AB har införskaffat systemet REQS och tillhandahåller det till medlemskommunerna och dess bolag. Sollentunahem har på eget initiativ nyligen införskaffat ett digitalt verktyg, BUS, vilket gör att det inte för tillfället känns nödvändigt att de går över till att rapportera i REQS.
Säkerhetsenheten kommer att se över utforningen på den månatliga uppföljningen i REQS under året i. Detta för att i ett tidigare skede kunna fånga upp avvikelser i brandskyddsarbetet och återkoppla detta till berörd verksamhet.
I de bolag där man fortfarande använder sig av pappersdokumentation
föreslår Säkerhetsenheten att det genomförs stickprover för att kontrollera att det systematiska brandskyddsarbetet genomförs.
Säkerhetsenheten rekommendation är att brandskyddsansvarig för varje verksamhet bör genomgå en obligatorisk utbildning i det systematiska brandskyddsarbetet en gång per år som tillhandahålls av Säkerhetsenheten.
Utbildning i REQS bör vara en del i utbildningen för de som använder det.
Område Metod Ansvarig
Attest Hur säkerställer
bolaget att styrelse, VD och övriga anställda inte attesterar egna fakturor?
Ekonomichefen
Rapport
Ekonomiavdelningen inom kommunledningskontoret har gått igenom bolagens attestinstruktioner. Bolagen (AB SOLOM, AB Sollentunahem och Sollentuna Energi och Miljö AB) har alla instruktioner för attester, utbetalningar, osv som är anpassade för respektive verksamhet. I dessa instruktioner framgår det hur attester får ske, vilka beloppsgränser som gäller, hur egna fakturor ska hanteras m.m.
Samtliga bolag har säkerställt att egna fakturor inte attesteras genom att det attesteras av närmaste chef.
Vad gäller attest av VD:s fakturor attesterar styrelsens ordförande dessa i AB Sollentunahem och Sollentuna Energi och Miljö AB. I AB SOLOM attesteras dessa fakturor av bolagets ekonomichef.
Vad gäller attest avseende styrelsens egna fakturor saknas instruktion om hur de ska hanteras i samtliga bolag.
I samband med de planerade träffarna mellan kommunledningskontorets ekonomiavdelning och respektive bolags ekonomichefer kommer denna fråga hanteras under 2018.
Område Metod Ansvarig Protokoll Har bolaget rutiner för
att delge
kommunstyrelsen protokoll från bolagsstämmor och styrelsemöten
Kommunjuristen
Rapport
Protokoll från bolagsstämmor och styrelsemöten skickas regelbundet till kommunstyrelsens kansli via mial från bolagen. Från och med april 2017 registreras protokollen i diariet för moderbolaget Sollentuna Stadshus AB.
För att bättre kunna kontrollera att samtliga protokoll skickas från bolagen kommer kommunledningskontoret från 2018 begära in
sammanträdesschema från vart och ett av bolagen.
