1 Mötet öppnas Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade styrelsemötet öppnat.

(1)

Protokoll fört vid sammanträde med styrelsen för Södra Skånes Scoutdistrikt den 11 februari 2021 till och med § 11, samt den 21 februari 2021 från och med 12, digitalt via Google Meet

Protokoll nr 522 Närvarande: Adam Arvidsson Eva Svanström

Roger Persson Camilla Nilsson till och med §11 Kalle Elmér from§8 Lukas Öreberg

Lottie Sköld Maria Hansson Lars Aronsson

Adjungerade: John Söderdahl Frånvarande: Ann Ekström

§1 Mötet öppnas

Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade styrelsemötet öppnat.

§2 Fastställande av dagordning

Den föreslagna dagordningen godkändes.

§3 Anmälan av mötesordförandes val av protokollförare Mötesordföranden anmäler Maria Hansson till protokollförare.

§4 Val av protokolljusterare

DS beslutade att utse Eva Svanström till protokolljusterare.

§5 Föregående mötesprotokoll

Mötesprotokoll 520 från den 10 december 2020 gicks igenom och lades till handlingarna.

§6 Ekonomi

Bokslutsarbetet är igång och är ännu inte klart. Resultat för 2020 ungefär 350 000 kr överskott, mot forecast våren 2020, i inledningen av pandemin, som var - 250 000 kr. Det är framför allt externa bidrag och nedsatt arbetstid pga pandemin, och andra

omständigheter pga pandemin, som är anledningen till den stora differensen.

DS beslutade

a) att föreslå på DST att använda 50 000 av överskott för 2020 till arrangemangs- och lägerfonden.

b) att tillföra 50 000 kr till kårlägerveckorna 2021 för att kunna genomföra sommarläger 2021.

c) att föreslå DST att reservera resterande överskott från 2020 till duschbyggnad på Sjöröd.

§7 Rådande pandemiförutsättningar

Förutsättningarna i starten av 2021 är att man får samlas max 8 personer, och att barn upp till 19 år även får ha viss fritidsverksamhet med vissa begränsningar, och det gäller kårernas verksamhet. Vi uppfattar att de flesta kårer har sin verksamhet utomhus. Våra större

(2)

arrangemang t ex läger, DST, räknas som offentlig tillställning, med de tillämpningar som finns där.

§8 Rapporter a) DO o vDO

1. Alla protokoll från 2015 fram till och med 2020 finns nu på hemsidan tillsammans med stämmohandlingar och mycket annan dokumentation.

2. Arbetet med verksamhetsberättelsen för 2020 pågår.

3. Genomgång av DS gemensamma Google Drive. Kalle har ansvar för att hjälpa dem som behöver extra handräckning.

4. Presentation av förslag till ny arbetsordning. Diskussion om formuleringar.

DS beslutade

a) att efter viss diskussion och redaktionella ändringar godkänna arbetsordningen för 2021.

b) Kansliet

John rapporterar att EON genomför kabelarbeten på Sjöröd.

Ann är sjuk.

c) SUS-LUFT

1. SUS har haft möten, Maria har varit med. Reggen planeras – ska ske till hösten.

2. SUS har också antagit nya riktlinjer för sitt arbete.

DS beslutade:

a) Att godkänna SUS riktlinjer för 2021.

d) Utbildning

DS har fått lista över Utbildningsgruppens möten, DS är representerade så långt möjligt.

Det är osäkert vilka utbildningar som kommer att kunna genomföras digitalt. DS får mer information till nästa DS.

e) Arrangemang

1. Diskussion kring rådande pandemiläge.

DS beslutade:

a) att samtliga arrangemang i Distriktets regi där deltagare och/eller funktionärer fysiskt träffas ställs in under perioden 18/1 -31/3, detta med anledning av de rekommendationer och lagstadgade förhållningsregler som vi för närvarande har att förhålla oss till med anledning av rådande pandemi.

b) att ansvariga för arrangemang, vars genomförande planeras inom perioden 1/4 - 31/8, senast den 7/2 skall ha inkommit till styrelsens arrangemangsansvariga med information och beskrivningar om vilka anpassningar som planeras/görs för att möjliggöra genomförandet av arrangemangen utefter rådande pandemisituation.

Tidsplan för sista dag att ställa in/ställa om arrangemanget skall basera sig på ekonomiska konsekvenser och hänsynstagande för anmälda deltagare.

(3)

Arrangemang där redovisning enligt detta beslut inte gjorts per den 7/2 anses med automatik vara inställt.

c) att i enlighet med styrelsens delegationsordning så sker all kommunikation mellan styrelsen och arrangemangsgrupperna via arrangemangsansvariga inom

styrelsen. Styrelsens arrangemangsansvariga har även rollen att stötta och bidra med sådan information till de berörda arrangemangsgrupperna så att arbetet med anpassningar om möjligt underlättas.

d) att styrelsen efterhand, fast i god tid, återkommer med uppdaterade besked kring arrangemang som planeras att genomföras längre fram i tiden.

2. Diskussion kring uppföljning av konfirmationslägren i distriktets regi 2020.

DS beslutade:

a) att uppdra åt Lottie Sköld att ensamt ansvara för all kommunikation och uppföljning av konfirmationslägren 2020. Observera §17 nedan, med senare beslut i denna fråga.

3. Uppdatering kring pandemins konsekvenser för distriktets arrangemang 2021 Lottie och Lukas har haft kontakt med alla arrangemangsansvariga i distriktet för att uppdatera dem om pandemi-regler och för att stötta och ge råd till alla grupper.

4. Inställda arrangemang: Arrangemangsledarutbildning, Viral, Kretsarrangemang Österlen är inställda.

Trapperyxan & Dynggrepen kommer att flytta sitt arrangemang till hösten, såvida de inte kan göra det enligt reglerna nu i vår.

DS beslutade:

a) Att meddela arrangemangsansvariga att arrangemanget Trapperyxan &

Dynggrepen måste flyttas till ett senare tillfälle då FHM:s regler kan följas. Detta arrangemang räknas som offentlig tillställning.

b) Att Handslaget, Scouternas Dag i Malmö, Vindskyddsturnén och Hela Sverige sover ute: arrangemangen kan genomföras enligt godkänd riskanalys för Coronaanpassning.

c) Att ge i uppdrag till Lottie och Lukas att informera berörda arrangemangsansvariga.

5. Konfirmationslägerplanering och Hand-i-hand: riskanalyser har gjorts men gränserna för antal som får samlas behöver ändras för att lägren ska kunna genomföras.

DS beslutade

att ge i uppdrag åt Lottie och Lukas att se till

a) Att arrangemangsansvariga för konfirmationsläger och Hand-i-Hand kommer in med tillräckliga riskanalyser

b) Att riskanalyserna omfattar tidsplan för beslut och information till deltagare, gällande att eventuellt ställa in arrangemangen

(4)

6. Kårlägerveckorna enligt befintlig riskanalys går inte att genomföra enligt aktuella regler, inte heller om maxgränsen höjs till 50 personer, eftersom det bryter mot Länsstyrelsens regler. Gräns för offentlig tillställning behöver vara 300 personer om kårlägerveckorna ska kunna genomföras enligt aktuell riskanalys.

Arrangemangsansvariga har beslutat att ge besked om ev inställt läger senast 15 maj.

Diskussion kring alternativ kring genomförandet – ställa om istället för att ställa in, t ex att stötta kårerna med hjälp till sommarläger 2021 på olika anläggningar runt om i distriktet.

DS beslutade:

a) Att genomföra omställning av kårlägerveckorna eftersom vi inte kan genomföra lägret enligt riskanalysen

b) att ge Lottie i uppdrag att i samråd med Edvin och Emil genomföra sommarläger 2021 enligt denna omställning

f) Fastigheter

1. Diskussion kring rådande pandemiläge.

DS beslutade:

a) att ingen uthyrning av våra anläggningar, både till interna och externa hyresgäster görs under perioden från nu och fram t.o.m. den 31 mars.

Eventuellt redan gjorda uthyrningar för nyttjande av anläggningarna inom samma period avbokas.

g) Marknadsföring och kommunikation

Diskussion kring hur DS kommunicerar diskussioner, beslut och viktiga händelser till våra medlemmar.

DS beslutade:

a) att styrelsen efter varje styrelsemöte använder våra kommunikationskanaler för att i övergripande text förmedla styrelsens pågående diskussioner och arbete. Vad och hur informationen förmedlas sammanfattas inom varje styrelsemöte.

§ 9 Vårstämma DST 2021

1. Diskussion kring datum och formerna för vårens stämma.

DS beslutade:

a) att stämman sker helt digitalt med start den 11-15 april 2021.

b) att kallelse går ut omgående via mail (11 februari), enligt bilaga.

§10 Kårledningsträff

DS diskuterade kårläggningsträff och dess former.

DS beslutade:

a) att genomföra kårledningsträffen heldigitalt.

(5)

§11 Luften är fri 2021

Naturvårdsverket driver den nationella satsningen Friluftslivets År Luften är fri, under 2021, och Scouterna är del av satsningen. John och Eva har varit på möten och fått information.

DS beslutade:

att vi ska engagera oss i den nationella satsningen Friluftslivets År genom att inspirera genom sociala medier, men även genom tips och aktiviteter. John och Eva sköter de flesta kontakterna.

§12 Mötets ajounering

1. Ordförande föreslog att DS ajourneras för att återupptas kommande vecka.

DS beslutade:

a) att ajournera mötet till kommande vecka. DO skickar ny kallelse.

Mötet återupptas 21 februari.

§13 Ordförande förklarade mötet återupptaget.

§14 Fortsättning Rapporter

d) Marknadsföring och kommunikation

Hemsidan för distriktet håller på att uppdateras. Alla i DS ska se till att korrekt text om respektive ansvarsområde är uppdaterad, enligt mail från ordförande i februari.

e) Kårstöd Ingen ny information.

f) Sjöscouting Ingen ny information.

g) Barnrätt

Rapport från Eva: har testat att köra programmet digitalt. Vissa kommuner i vårt distrikt kräver barnrättsutbildning för att få kommunbidrag.

§15 Långsiktig sommarplanering

Information om att distriktet har haft möte med Snapphane och Nordvästra angående den gemensamma lägerplaneringen fram till 2028. Beslut togs på mötet att genomföra Distriktsläger 2023 i Södra Skåne, 2024 i Snapphane samt att genomföra regionläger 2025 eller 2026, beroende på beslut om nationell Jamboree. I enlighet med tidigare DST-beslut ska detta bekräftas av DST.

§16 Fortsättning av rapport från arrangemangsansvariga:

1. Kårlägerveckor:

Lottie rapporterar att Edvin och Emil inte vill arrangera kårlägerveckor 2021 enligt beslutet enligt ovan. De vill också att DS meddelar anmälda kårer att arrangemanget så som annonserats, inte kommer att arrangeras. Plan för utlokaliserade kårlägerveckor samt budget för detsamma har förberetts av Lottie och John, och är klart att köra igång. Edvin och Emil kommer att skicka ut informationen till berörda kårer, och DS fortsätter kommunikationen med berörda.

(6)

DS beslutade

a) att godkänna budget presenterad av John och Lottie.

b) att uppdra till John och Lottie att snarast informera berörda kårer samt resten av distriktet.

c) att Lottie, tillsammans med John som anställd, är ansvariga för planeringen av sommarens kårlägerveckor enligt corona-anpassad utformning enligt § 8 e 6 ovan.

d) att Lottie och John tillsammans arbetar med rekrytering av funktionärer till kårlägerveckorna.

2. Arrangemangshandbok

Arrangemangsgruppen rapporterar också att den återkoppling som kommit från arrangemangen de senaste åren kommer att tas med i den arrangemangshandboken.

Adam och Lars arbetar med att ta fram mallar och instruktioner för framtagning av riskanalyser till distriktets arrangemang. Dessa ska vara klara under 2021.

§17 Friluftslivets år

Rapport från Eva, information har gått ut i sociala medier och nyhetsbrev. Vi har fått mycket större respons än förväntat, på inläggen med inspiratörer.

§18 Fastigheter

Gamlegård: Inget nytt från Förvaltningsrätten. För närvarande pågår invändig målning av bl a fönster. När vädret tillåter, kommer arbetet att fortsätta med fasadmålning.

Sjöröd: EON gräver för nya kablar. Riskträd har fällts under förra veckan.

§19 Övriga ärenden

Skrivelse inkommen från Patrik Redgård.

DS beslutade:

att ärendet i sin helhet avseende Konfa Sjöröd 2020 överlämnas till Posom.

§20 Uppdragsuppföljning Information om syftet.

§21 Nästa DS

Nästa möte är torsdagen den 4 mars via Google Meet.

§22 Mötets avslutande

Ordförande tackade alla och förklarade mötet avslutat.

Malmö den 11 och 23 februari 2020

Vid protokollet Justeras Justeras

Maria Hansson Adam Arvidsson Eva Svanström Mötessekreterare Mötesordförande Protokolljusterare