Kostnader för anpassningar av arkivlokalen på Förstamajgatan 2A.

Göteborgs Stad [Östra Göteborg], tjänsteutlåtande 1 (2)

Kostnader för anpassningar av arkivlokalen på Förstamajgatan 2A.

Ärendet

Stadsdelsnämnden har att fatta beslut om kostnader för anpassningar av arkivlokalen på Förstamajgatan 2A.

Förslag till beslut

1. Stadsdelsnämnden Östra Göteborg godkänner kostnaderna om cirka 414 tkr per år under 5 års tid för anpassningar av arkivlokalen på Förstamajgatan 2A.

2. Stadsdelsnämnden översänder förvaltningens tjänsteutlåtande till Lokalsekretariatet .

Sammanfattning

Arkivlokalen på Förstamajgatan 2A uppfyller i dagsläget inte de krav som ställs på en väl fungerande arkivlokal. Av den anledningen är det prioriterat att lokalen anpassas så att den uppfyller de krav som ställs på en godkänd arkivlokal. Samråd har skett med Regionarkivet.

En preliminär bedömning visar att de nödvändiga anpassningarna av lokalen medför ett tilläggsavtal för Stadsdelsnämnden Östra Göteborg på cirka 414 tkr sek per år under 5 år.

Bakgrund

Förvaltningen har tidigare fattat beslut om att hyra in en lokal på cirka 4000 kvm på Förstamajgatan 2A från Förvaltnings AB GöteborgsLokaler. I lokalen finns en gammal arkivlokal som polisen tidigare har använt. För att arkivet ska uppfylla dagens krav på hur en arkivlokal ska vara utformat måste lokalen anpassas enligt Regionarkivets anvisningar.

Ekonomiska konsekvenser

En preliminär bedömning visar att de nödvändiga anpassningarna av lokalen medför ett tilläggsavtal för Stadsdelsnämnden Östra Göteborg på cirka 414 tkr sek per år under 5 års tid. Tilläggsavtalet föreslås tecknas för perioden 2019-06-01 till 2024-05-31.

Om Stadsdelsnämnden Östra Göteborg inte genomför projektet kommer lokalförvaltningen att fakturera nedlagda kostnader avseende förstudien.

Östra Göteborg

Tjänsteutlåtande

Utfärdat 2019-03-15

Diarienummer N132-0580/14

Staben

Ulla Andreasson Telefon: 031-365 40 23

E-post: ulla.andreasson@ostra.goteborg.se

Göteborgs Stad [Östra Göteborg], tjänsteutlåtande 2 (2)

Förvaltningens bedömning

På uppdrag av stadsdelsnämnden Östra Göteborg och lokalsekretariatet har

lokalförvaltningen genomfört en förstudie avseende anpassningar av arkivlokalen på Förstamajgatan 2A.

Arkivlokalen på Förstamajgatan 2A uppfyller i dagsläget inte de krav som ställs på en väl fungerande arkivlokal. Av den anledningen är det prioriterat att lokalen anpassas så att den uppfyller de krav som ställs på en godkänd arkivlokal.

Bevarande av allmänna handlingar är ett lagstadgat krav och myndigheters arkiv är del av det nationella kulturarvet. Att hålla dessa handlingar ordnade och skyddade för framtida behov är således av stor vikt för förvaltningen.

De bestämmelser som finns i arkivreglementet om vilka krav som ställs på arkivlokaler bygger på Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2013:4). Där finns de detaljerade bestämmelserna om planering, utförande och drift av arkivlokaler.

Riksarkivets föreskrifter ska följas om man bygger en ny arkivlokal eller om man bygger om en befintlig lokal.

Lokalen omfattar 170 kvadratmeter lokalyta. Hyresvärden åtar sig att genomföra anpassningar och ombyggnader av lokalen.

Samråd

Samråd har skett med Regionarkivet gällande vilka åtgärder som måste utföras i

arkivlokalen så den uppfyller de krav som Regionarkivet ställer på en godkänd arkivlokal.

Samverkan

Löpande information har skett i SSG för lokalprojekt.

Stadsdelsförvaltning Östra Göteborg

Gitte Caous

Stadsdelsdirektör Malin Ankarhem

Stabs och Kommunikationschef

Bilagor:

1. Yttrande från Lokalsekretariatet 2019-03-14

2. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler 3. Sammanfattning arkivlokal

4. Tillsynsprotokoll arkivlokal, Förstamajgatan 2A

Stadsledningskontoret Köpmansgatan 20 404 82 Göteborg

stadsledningskontoret@stadshuset.goteborg.se www.goteborg.se

Telefon 031-365 00 00 Telefax 031-368 01 82

Stadsledningskontoret

Datum 2019-03-14

Diarienummer 1174/18 Yttrande

Arkivlokal på Förstamajgatan 2A

Enlig uppdragsbeställning daterat 2018-05-05 har lokalförvaltningen genomfört en förstudie avseende anpassningar av arkivlokalen på

Förstamajgatan 2A. Resultatet av förstudien innebär att lokalsekretariatet gör bedömningen att följande alternativ är bäst lämpat utifrån tids-, kostnads- och samordningsskäl.

Hyresobjektet

Förvaltningen har tidigare fattat beslut om att hyra in en lokal på cirka 4000 kvm på Förstamajgatan 2A från Förvaltnings AB Göteborgslokaler. I lokalen finns en gammal arkivlokal som polisen tidigare har använt. För att arkivet ska uppfylla dagens krav på hur ett arkiv ska vara utformat måste lokalen anpassas enligt Regionarkivets anvisningar. Lokalen omfattar 170 kvadratmeter lokalyta. Hyresvärden åtar sig att genomföra anpassningar och ombyggnader av lokalen.

Hyra

Tilläggshyresavtal föreslås tecknas för perioden 2019-06-01 till 2024-05-31 En preliminär bedömning visar att de nödvändiga anpassningarna av

lokalerna medför ett tilläggsavtal för Stadsdelsnämnden Östra Göteborg på cirka 414 383 sek per år under ovan angiven period.

Fakturering

Om Stadsdelsnämnden Östra Göteborg inte genomför projektet kommer lokalförvaltningen att fakturera nedlagda kostnader avseende förstudien.

Stadsdelsnämnden Östra Göteborgs beslut distribueras till:

Lokalnämnden

Lokalsekretariatet

 

Beslutanderätt enligt: KF handling 2017 nr. 39 Lokalsekretariatet

Tommy Eliasson Planeringsledare

E-post: tommy.eliasson@stadshuset.goteborg.se Telefon 031-368 01 35

Jörgen Samuelsson

Avdelningschef för lokalsekretariatet

E-post: jorgen.samuelsson@stadshuset.goteborg.se

Telefon: 031-368 00 34

1

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler;

beslutade den 3 maj 2013.

Riksarkivet föreskriver, med stöd av 11, 18¹ och 19²§§ arkivförordningen (1991:446), 2 § förordningen (1994:1495) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring samt 2 § förord- ningen (1999:976) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, följande i fråga om planering, utförande och drift av arkivlokaler.

Föreskrifterna är indelade i 10 kapitel och innefattar bestämmelser röran- de:

1 kap. Tillämpningsområde ... 1

2 kap. Definitioner ... 2

3 kap. Riksarkivets handläggning av arkivlokalsärenden... 3

4 kap. Grundläggande skyddskrav... 4

5 kap. Arkivlokalernas utformning och inredning... 5

6 kap. Skydd mot vatten och skadlig fukt... 6

7 kap. Skydd mot brand, brandgas och skadlig upphettning ... 6

8 kap. Skydd mot skadlig klimat- och miljöpåverkan i arkivlokalen . 11 9 kap. Skydd mot skadegörelse, tillgrepp och obehörigt tillträde ... 12

10 kap. Drift och underhåll... 13

1 kap. Tillämpningsområde

1 § Föreskrifterna gäller lokaler för förvaring av arkiv hos

– statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, re- geringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen,

– sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), till den del arkivet härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen,

– sådana enskilda organ som avses i lagen (1994:1383) om överläm- nande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, när det gäller organens förvaring av statliga myndigheters allmänna handlingar, samt

– Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar vid förvaring av all- männa handlingar med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess orga- nisatoriska delar för förvaring m.m.

1 Senaste lydelse 2009:1594

2 Senaste lydelse 2011:362

RA-FS 2013:4

Utkom från trycket den 30 maj 2013

RA-FS 2013:4 I dessa föreskrifter avses med begreppet myndighet sådana myndigheter och organ som upptas i första stycket.

2 § Om en myndighet lämnar arkiv för förvaring hos en kommunal myn- dighet eller hos en enskild ska myndigheten genom skriftlig överenskom- melse säkerställa att den som förvarar arkivet tillämpar Riksarkivets föreskrifter.

3 § Denna författning gäller vid nybyggnad, ombyggnad och ändring i be- fintliga lokaler samt för befintliga arkivlokaler, om inget annat anges.

Allmänna råd: Författningens bestämmelser kompletterar annan reglering inom byggområdet och bör tillämpas tillsammans med dessa. Sådana bestäm- melser finns exempelvis i Boverkets byggregler och i föreskrifter som utfärdas av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Elsäkerhetsverket samt Ar- betsmiljöverket.

2 kap. Definitioner

Termerna i detta avsnitt har hämtats ur plan- och bygglagen (2010:900) om inte annat anges. Vissa definitioner har återgivits i sammandraget skick.

Riksarkivets definitioner och förtydliganden har markerats med (RA).

1 § I denna författning avses med termen

arkivlokal lokal som är anpassad för förvaring av arkiv, (RA), automatiskt

brandlarm

anläggning avsedd att elektroniskt påverkas av vid brand normalt förekommande händelseförlopp så att larm av- ges,

automatiska släcksystem

system som i händelse av brand aktiveras automatiskt, utan manuell insats, och vars syfte är att släcka en brand i dess begynnelseskede eller att hålla den under kontroll så att släckningen kan fullföljas av personal på platsen el- ler av räddningstjänsten,

brandbelastning – yttre

brandbelastning i angränsande utrymmen, (RA),

brandcell avskild del av en byggnad inom vilken en brand under hela eller delar av ett brandförlopp kan utvecklas utan att sprida sig till andra delar av byggnaden eller andra bygg- nader (definition enligt Boverkets föreskrifter, BFS 2011:26),

brandskydds- dokumentation

dokumentation som visar hur man uppfyller gällande krav på brandskydd; dokumentationen kan bl.a. redovisa brandtekniska klasser, brandcellsindelning, luftbehand- lingsinstallationens funktion vid brand och i förekom- mande fall beskrivning av brandtekniska lösningar som

3 RA-FS 2013:4

3 kap. Riksarkivets handläggning av arkivlokalsärenden

1 § Vid planeringen av en nybyggnad, ombyggnad eller vid anpassningen av en befintlig lokal till arkivlokal ska myndigheten, i enlighet med 18 och 19 §§ arkivförordningen (1991:446), i god tid inhämta Riksarkivets yttrande samt informera arkivmyndigheten om tidpunkten för när det tekniska samrå- brandteknisk klass klass för indelning av material, beklädnader, golvbelägg- ningar, taktäckningar, ytskikt och byggnadsdelar med avseende på brandtekniska egenskaper,

byggnadsdel enhet som ingår i byggnad och som kan avgränsas med avseende på sin byggnadstekniska funktion,

funktionsbyggnad byggnad som i sin helhet eller till övervägande delen är uppförd eller används för ett specifikt ändamål, här avses en byggnad för förvaring av arkiv, (RA),

inrymningsväg väg till skyddsrum från kringliggande utrymmen (be- greppet används i MSB:s skyddsrumsregler; se även ut- rymningsväg),

konditionering gradvis anpassning av material till den miljö som hand- lingarna ska föras till,

luftbehandling behandling av luft genom luftberedning, luftdistribution och luftväxling (se även ventilation),

nybyggnad uppförande av en ny byggnad eller flyttning av en tidiga- re uppförd byggnad till en ny plats,

ombyggnad ändring av en byggnad som innebär att hela byggnaden eller en betydande och avgränsbar del av byggnaden på- tagligt förnyas,

radiator värmeelement; anordning för att värma upp inomhusluft, (RA),

skyddsrum anläggning, byggnad eller del av denna som är utformad för att skydda människor, föremål e.d. mot verkningar av stridsmedel (och som är registrerad som skyddsrum av ansvariga myndigheter),

utrymningsväg väg från brandcell till det fria eller till annan säker plats där brand och brandgas inte kan påverka utrymmande personer, (begreppet används i Boverkets föreskrifter BFS 2011:26, se även inrymningsväg),

ventilation transport och utbyte av luft (se även luftbehandling), ändring en eller flera åtgärder som ändrar konstruktion, installa-

tioner, inredning och material i en befintlig arkivlokal eller i en lokal som anpassas till arkivlokal, (RA).

RA-FS 2013:4 det ska ske. Detsamma gäller när myndigheten avser att hyra en arkivlokal eller genomföra ändringar i en befintlig arkivlokal.

I samband med kommunikationen ska myndigheten komma in med doku- mentation som beskriver arkivlokalens utformning och tänkta placering.

Allmänna råd: För att underlätta kommunikationen med Riksarkivet har myn- digheten ett ansvar för att sammanställa och tillhandahålla dokumentation rö- rande den tänkta arkivlokalen. Här avses exempelvis

– handlingar som beskiver arkivlokalens placering, såväl byggnadens pla- cering i omgivningen som arkivlokalens placering inne i byggnaden, – ritningar med kompletterande beskrivningar av lokalens utformning och

inredning,

– brandskyddsdokumentation, samt – annan relevant dokumentation.

2 § Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från bestämmelserna i denna författning.

Vid ansökan om undantag ska myndigheten ange skälen för undantaget och lämna förslag till kompenserande åtgärder.

4 kap. Grundläggande skyddskrav

1 § Handlingar som tillhör myndighetens arkiv ska förvaras i arkivlokal som ger skydd mot

– vatten och skadlig fukt,

– brand, brandgas och skadlig upphettning, – skadlig klimat- och miljöpåverkan, samt – skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst.

2 § Arkivlokalen får inte

– användas för andra ändamål än förvaring av arkiv,

– förläggas i en lokal som är registrerad som skyddsrum eller – utgöra ut- eller inrymningsväg från och till andra utrymmen.

3 § Handlingar får förvaras i förvaringsskåp som tillsammans med den lokal i vilken skåpet placeras ger ett skydd som tillgodoser bestämmelserna i denna författning.

Allmänna råd: Belastningen på golv och golvbjälklag bör utredas och nödvän- diga åtgärder vidtas innan förvaringsskåp placeras i lokalen då skåpen med sin särskilda konstruktion oftast är tunga.

4 § Vid val av arkivlokalens placering ska myndigheten undersöka hur den omgivande miljön påverkar möjligheterna att skapa ett tillfredsställande skydd enligt 1 §. Resultatet av undersökningen ska dokumenteras och redo- visas i enlighet med 3 kap. 1 § andra stycket.

Allmänna råd:

Riskbedömning av miljön utanför byggnaden

Vid bedömning av den yttre miljön bör hänsyn tas till risker för exempelvis – brandspridning från angränsande byggnader eller anläggningar,

5 RA-FS 2013:4

– inträngande fukt från t.ex. närliggande vattendrag,

– negativ påverkan från luftföroreningar i omgivningen, t.ex. luftförore- ningar från tung trafik eller industri, samt

– skadegörelse på byggnaden och arkivlokalen.

Myndigheten bör undersöka vilka verksamheter som bedrivs i omgivningen och vilka risker som normalt är förknippade med dessa. Det kan röra sig om miljöer där risken för olyckor är högre än normalt, t.ex. hamnar, flygplatser eller i närheten av tungt trafikerade transportvägar.

Som stöd för en sådan analys kan bedömningsunderlag finnas hos kommu- ner och de myndigheter som har att övervaka och följa utvecklingen av t.ex.

klimat- och miljöförändringar.

Riskbedömning av miljön inom byggnaden

Vid bedömning av miljön inom byggnaden bör hänsyn tas till risker för exem- pelvis

– brandspridning från angränsande utrymmen,

– översvämningar och inträngande fukt från t.ex. angränsande våtutrym- men, kök, terrasser, tak,

– negativ påverkan från luftföroreningar i angränsande utrymmen, t.ex. ga- rage, samt

– påverkan av elektriska och magnetiska fält i omgivningen.

5 § Vid placering av en funktionsbyggnad ställs särskilt höga krav på den omgivande miljön i vilken byggnaden placeras.

Allmänna råd: Vid planeringen av en funktionsbyggnad bör myndigheten, ut- över vad som anges i de allmänna råden under 4 §, undersöka vilka planer som finns för den framtida användningen av området.

Myndigheten bör även undersöka om det finns risk för jordskred, ras eller översvämningar inom området eller om det tänkta området kan utgöra ett stra- tegiskt mål för militära angrepp eller terrorhandlingar. Upplysningar om såda- na förhållanden kan finnas hos kommuner och de myndigheter som har att övervaka och följa utvecklingen av klimat och miljö, säkerhet m.m.

6 § Byggnadens bärande konstruktion ska vara dimensionerad för den be- lastning som arkivet och arkivverksamheten medför.

Allmänna råd: I Boverkets föreskrifter och allmänna råd (BFS 2011:10) om tillämpning av europeiska konstruktionsstandarder (eurokoder), EKS, finns grundläggande föreskrifter och allmänna råd till 3 kap. 7 och 8 §§ Plan- och byggförordningen (2011:338) om bärförmåga, stadga och beständighet hos bä- rande konstruktioner m.m.

Konstruktionen bör vara dimensionerad för långtidsbelastning med syfte att förhindra en sådan nedböjning hos bjälklagen som kan orsaka att mobila kom- pakthyllsystem kommer i egenrullning.

5 kap. Arkivlokalernas utformning och inredning

1 § Vid nybyggnad av en arkivlokal ska lokalen utföras utan fönster.

Om det finns fönster i en befintlig lokal som anpassas till arkivlokal ska fönsteröppningen byggas igen eller kompletteras med brandklassad fönster- lucka som uppfyller bestämmelserna i 7 kap 4 § andra stycket.

2 § Vid planering av arkivlokalen ska hänsyn tas till arkivets beräknade omfattning och till behovet av de teknikutrymmen som kan krävas för driften av arkivlokalen.

RA-FS 2013:4 Arkivlokalens inredning ska vara placerad så att den ger arkivhandlingar- na ett tillfredsställande skydd vid översvämning, brand och mot klimatpåver- kan.

Allmänna råd: Extra utrymme kan krävas för belysning och andra installatio- ner för användningen av arkivlokalen.

Utrymmen kan också krävas för att skapa en god luftcirkulation i arkivloka- len.

Vid placering av hyllor intill väggarna bör avståndet mellan väggen och hyl- lan vara ca 200 mm. Det rekommenderade avståndet är av särskild betydelse när hyllan står vid en yttervägg där risken för kalla ytor och fukt kan vara hög- re än i arkivlokalen i övrigt. Luftväxlingen i luftspalten mellan hyllorna och väggen bör därför vara tillräcklig för att förhindra att arkivhandlingarna ska- das.

Avståndet mellan hyllornas takplan och taket bör minst vara 500 mm.

Det lägsta hyllplanet bör placeras ca 150 mm över golvnivån.

För att underlätta transporten av och åtkomsten till handlingar samt minska risken att skada handlingarna bör arkivlokalens huvudgångar vara minst 1 200 mm breda.

6 kap. Skydd mot vatten och skadlig fukt

1 § Arkivlokalen ska skydda handlingarna mot vatten och skadlig fukt.

Allmänna råd: Installationer och avskiljande byggnadsdelar bör utformas så att risken för att vatten från läckor i andra delar av byggnaden tränger in i arkivlokalen minimeras. Detsamma gäller för utformningen av skyddet mot inträngande släckvatten från bränder i övriga delar av byggnaden.

2 § Rör för fjärrvärme och fjärrkyla får inte finnas i arkivlokalen.

3 § Rör för vätskor får inte dras igenom en arkivlokal, med undantag för vattenledande rör för arkivlokalens uppvärmning och rör för arkivlokalens automatiska släcksystem. Rören för lokalens uppvärmning ska förläggas nära golvet.

Vid ombyggnad av eller ändring i befintliga lokaler får inga nya vätske- ledande rör installeras. Om det finns genomgående rör för vätskor i en befint- lig arkivlokal, eller en lokal som anpassas till arkivlokal, ska ett tillfredsstäl- lande skydd mot fukt och läckage anordnas.

Tappkranar får inte finnas i arkivlokalen.

Allmänna råd: För att uppnå ett tillfredsställande skydd kan rörinstallationer t.ex. kompletteras med avledande dropp- och uppsamlingsrännor.

Om det finns golvbrunnar i lokalen bör de vara försedda med manuell av- stängningsventil. Ventilens funktion bör kontrolleras regelbundet.

Där risken för vattenläckage eller inträngande fukt inte är obetydlig bör myndigheten installera ett fuktlarm med signal till bemannad plats.

7 kap. Skydd mot brand, brandgas och skadlig upphettning 1 § Arkivlokalen ska utföras så att risken för uppkomst och spridning av brand inom arkivlokalen minimeras.

7 RA-FS 2013:4 2 § Arkivlokaler vars golvarea överstiger 400 m² ska sektioneras.

I arkivlokaler som består av flera brandceller ska sektioneringen inom arkivlokalen ha en brandavgränsande funktion om lägst EI 60.

I arkivlokaler som har utrustats med ett automatiskt släcksystem enligt 16 § eller ett syrereducerande system enligt 17 § får brandcellens golvarea uppgå till högst 1 200 m².

Allmänna råd: För att ytterligare begränsa skadorna vid en eventuell brand bör takhöjden i en arkivlokal som saknar automatiska släcksystem inte överstiga 4 m.

Brandtekniskt skydd

3 § Arkivlokalens brandceller ska utföras så att risken för spridning av brand och brandgas till arkivlokalen från angränsande utrymmen begränsas.

4 § Arkivlokalen ska utföras så att den, vid en brand i angränsande utrym- men, under 120 minuter, ger skydd mot

– skadlig upphettning, – brandgas,

– öppen låga och – genombränning.

Dörrar, fönsterluckor och portar ska vara brandgastäta.

Dörrar ska vara utrustade med automatisk stängare och anslagströskel eller annan skyddsanordning som ger motsvarande skydd.

Om någon av arkivlokalens väggar utgörs av byggnadens ytterväggar får dessa väggar utföras i en lägre brandteknisk klass förutsatt att skyddet mot skadlig upphettning i arkivlokalen upprätthålls vid utvändig brand enligt SS- EN 1991-1-2 (3.2.2).

Allmänna råd: Kravet på att arkivlokalen ska skydda arkivet under 120 minu- ter kan uppnås om arkivlokalen utförs i följande brandtekniska klasser, under förutsättning att den yttre brandbelastningen är lägre än 800 MJ/m².

– väggar och bjälklag EI 120 – dörrar (självstängande) EI 120-C – brandspjäll och brandgasspjäll EI 120 – ventilations- och imkanaler EI 120

– genomföringar för rör, kablar och ventilationskanaler EI 120

Ett utförande i de brandtekniska klasser som angivits ger emellertid inte till- räckligt skydd mot skadlig upphettning. Med skydd mot skadlig upphettning avses att yttemperaturen på den icke brandutsatta sidan av väggen, bjälklaget eller den brandavskiljande konstruktionen, efter 120 minuters brand, inte bör överstiga en temperatur som är skadlig för det förvarade materialet. Skyddet kan förbättras genom tilläggsisolering av de brandavskiljande väggarna eller genom att omkringliggande utrymmen sprinklas. Vid bestämning av det brandtekniska skyddet bör isoleringskraven (I) specificeras genom temperatu- rangivelse. Med skadlig upphettning avses normalt för

– pappershandlingar > 50 °C – mikrofilm > 70 °C

– magnetiska databärare > 55 °C – optiska databärare > 55 °C

Kraven på att dörrar, fönsterluckor och portar ska vara brandgastäta innebär att de ska uppfylla lägst klass Sa enligt SS-EN 13501-2. Föreskriften stadgar anslagströsklar, med vilket avses trösklar som ligger an mot dörrbladet när

RA-FS 2013:4 dörren är stängd, eller motsvarande skyddsanordning. Avsikten är att dörren ska vara så tät att det inte läcker in rök, brandgas eller sticklågor vid en brand utanför arkivlokalen.

Om den yttre brandbelastningen är högre än 800 MJ/m² och inte kan ned- bringas, eller om omständigheterna i övrigt är ogynnsamma, kan det bli nöd- vändigt att välja en högre brandteknisk klass. Vid bedömning av lämplig brandteknisk klass bör myndigheten även kontrollera de krav som ställs i Bo- verkets föreskrifter.

I det fall den yttre brandbelastningen är betydligt lägre än 800 MJ/m² kan det innebära att en lägre brandteknisk klass kan väljas.

För att förhindra vattenånga från t.ex. betongväggar att avges till arkivloka- len vid brand utanför arkivlokalen bör en ångspärr monteras mellan den sida av betongväggen som vetter mot arkivlokalen och arkivlokalens ytskikt.

5 § Arkivlokalens bärande konstruktion och de delar av byggnadens bäran- de konstruktion som kan påverka arkivlokalens stabilitet vid sammanstört- ning ska lägst ha brandteknisk klass R60.

Allmänna råd: Byggnadsdelar delas in beroende på funktion i olika klasser³. R avser bärförmåga vid brand. Regler om bärförmåga vid brand finns även i Bo- verkets föreskrifter. Dessa kan visa sig ställa högre krav på bärande byggnads- delar vid brand än vad Riksarkivet föreskriver.

6 § I funktionsbyggnader för arkiv ska den bärande konstruktionen som omfattar arkivlokalens stabilitet vara konstruerad av obrännbart material och ha lägst brandteknisk klass R120.

Allmänna råd: Regler om bärförmåga vid brand finns även i Boverkets före- skrifter. Dessa kan visa sig ställa högre krav på bärande byggnadsdelar vid brand än vad som föreskrivs i denna författning.

Arkivlokalens väggar och tak bör utformas så att de vid brand tål mekanisk påverkan från sammanstörtande entresoler, entresolsystem, hyllor och hyllsys- tem. Detsamma gäller för annan inredning och utrustning som bedöms kunna orsaka motsvarande skada vid sammanstörtning.

Elektriska installationer i arkivlokalen

7 § I arkivlokalen får det endast finnas sådana fasta elektriska installatio- ner som är nödvändiga för arkivlokalens drift.

Allmänna råd: Bestämmelsen tar sikte på sådana normalt förekommande elek- triska installationer som behövs för arkivlokalens drift, exempelvis belysning, radiatorer och mobila hyllsystem.

8 § Elektrisk arbetsplatsutrustning får inte finnas i arkivlokalen.

Med undantag för vad som föreskrivs i första stycket får bärbar elektrisk utrustning användas i lokalen. Sådan utrustning ska dock, när den inte an- vänds, förvaras utanför arkivlokalen.

Allmänna råd: Elektrisk arbetsplatsutrustning, t.ex. datorer, skrivare, elek- triskt höj- och sänkbara bord samt kopieringsmaskiner, kan placeras i ett från

3 Beroende på funktion indelas byggnadsdelar, i enlighet med Boverkets byggregler, i olika brandtekniska klasser: – R (bärförmåga). Bokstäverna åtföljs av ett tidskrav i

9 RA-FS 2013:4

arkivlokalen brandtekniskt avskilt utrymme, d.v.s. i en annan brandcell som inte utgör en del av arkivlokalen.

Med bärbar elektrisk utrustning avses olika typer av bärbara datorer eller liknande som används för exempelvis förteckningsarbete.

9 § Elektriska installationer för luftbehandling ska vara brandtekniskt av- skilda från arkivlokalen i enlighet med 4 §.

Om det finns behov av utrymningslarm, belysta eller genomlysta utrym- ningsskyltar och nödbelysning i arkivlokalen ska dessa vara av brandskyddat utförande.

10 § Arkivlokalens belysning ska utgöras av lysrörsarmatur som har ett tillfredsställande skydd mot damm. Den elektriska anslutningen ska vara fast monterad.

Lysrörsarmaturen ska vara försedd med säkerhetsglimtändare eller hög- frekvensdon.

Allmänna råd: Vad som är ett tillfredsställande skydd mot damm beror på luft- kvaliteten i arkivlokalen. Luftens partikelinnehåll påverkas av det arkivmate- rial som förvaras i lokalen och den verksamhet som förekommer där.

Vid nybyggnad, ändring eller byte av armatur bör myndigheten välja arma- tur i kapslingsklass lägst IP 43, i enlighet med standard för "Kapslingsklasser för elektrisk materiel" svensk standard SS-EN 60 529 utgåva 1.

11 § Strömtillförseln för belysning, mobila hyllsystem och vägguttag, som är nödvändiga för arkivlokalens drift och underhåll, ska kunna frånkopplas när ingen vistas i arkivlokalen. Frånkopplingen ska kunna utföras och kon- trolleras från arkivlokalens utsida.

Denna bestämmelse gäller inte för automatiska brandlarm och annan ut- rustning som behövs för att säkerställa lokalens utrymningssäkerhet.

Allmänna råd: Manövrering och kontroll av strömtillförseln kan lämpligen ske med hjälp av strömbrytare med kontrollampa som monteras på utsidan av arkivlokalen. Strömbrytaren bör placeras så att den är oåtkomlig för obehöri- ga. Om en sådan placering inte är möjlig bör strömbrytaren vara låsbar. Alter- nativt kan dörren till arkivlokalen förses med en mikrobrytare som är kopplad till en kontrollampa.

12 § Finns eller installeras elektriska radiatorer i arkivlokalen ska dessa vara slutna och försedda med överhettningsskydd. Radiatorernas yttempera- tur får inte överstiga 60 °C.

Allmänna råd: För att minska risken för brand bör uppvärmning av arkivloka- len i första hand ske med luft- eller vattenburen värme.

Vid installation av elektriska radiatorer bör de skyddas från yttre påverkan, t.ex. genom att de förses med ett påkörningsskydd.

Rörinstallationer

13 § Rör för brandfarlig gas och vätska får inte finnas i en arkivlokal.

Allmänna råd: I Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps författnings- samling (MSBFS 2010:4) anges vilka egenskaper en gas eller vätska ska ha för att klassas som brandfarlig.

RA-FS 2013:4 Ytskikt och beklädnad

14 § Arkivlokalen ska utföras med material som endast kan ge ett försum- bart bidrag till brandspridning inom arkivlokalen.

Vid val av arkivlokalens ytskikt och beklädnad ska materialet för tak och väggar lägst motsvara brandteknisk klass B-s1, d0 och för golv lägst klass C_fl-s1.

Installationer som kan hindra eller begränsa brandspridningen i lokalen 15 § Arkivlokalen ska vara utrustad med ett automatiskt brandlarm som vidarebefordrar larm till en bemannad plats. Detektorer ska finnas såväl i arkivlokalen som i till arkivlokalen angränsande brandceller som myndig- heten förfogar över.

Allmänna råd: Den bemannade platsen kan vara en ständigt bemannad plats i byggnaden, ett vakt- eller larmbolag eller räddningstjänsten. Exempel på lämpliga komponenter i ett automatiskt brandlarm finns i standardserien SS- EN 54. Exempel på lämpligt utförande finns i Brandskyddsföreningens skrift Regler för automatisk brandlarmsanläggning, SBF 110:6.

16 § Automatiska släcksystem får installeras i arkivlokalen om de är gas- släcksystem eller sprinklersystem för vatten av typen förutlösningssystem.

Om ett förutlösningssystem för vattensprinkler installeras ska det vara en systemlösning av typ A enligt SS-EN 12845.

Innan ett automatiskt släcksystem tas i bruk ska myndigheten ha fastställt en handlingsplan för sanering av handlingar och arkivlokal.

Allmänna råd: I ett förutlösningssystem för vattensprinkler är rören i systemet fyllda med luft fram till dess att ett detekteringssystem för t.ex. rök aktiveras.

Vid erhållen impuls från ett sådant detekteringssystem fylls rörnätet med vat- ten. Därefter aktiveras sprinklermunstycken individuellt vid termisk påverkan i händelse av brand. Genom att använda den här typen av system minskas ris- ken för onödiga vattenskador till följd av t.ex. läckage.

Om myndigheten väljer att installera ett sprinklersystem för vatten är det viktigt att säkerställa att släcksystemet och arkivlokalens övriga inredning, t.ex. hyllsystem, utformas så att avsedd släckeffekt uppnås.

17 § För att förhindra att brand uppstår i arkivlokalen får system med av- sikt att sänka syrenivån i arkivlokalen användas.

Allmänna råd: Till skillnad från traditionella brandsläckningssystem som är avsedda att släcka branden efter att den upptäcks, är syrereducerande system avsedda att förhindra att branden uppstår i lokalen. Normalt ersätts 5–10 % av syremolekylerna i luften med samma mängd kvävemolekyler. Vid installation av den här typen av brandskyddssystem är det viktigt att relevanta arbetsmiljö- regler beaktas.

18 § I eller i anslutning till arkivlokalen ska det finnas handbrandsläckare.

Avståndet till närmaste handbrandsläckare i arkivlokalen får vara högst 25 m.

11 RA-FS 2013:4

Allmänna råd: Släckmedlet i handbrandsläckaren ska väljas med utgångs- punkt från de handlingar som förvaras i arkivet och den sanering som blir ak- tuell efter det att handbrandsläckaren använts. Normalt rekommenderas skum- släckare i arkivlokaler.

8 kap. Skydd mot skadlig klimat- och miljöpåverkan i arkivlokalen

1 § Arkivlokalen ska avseende temperatur, relativ luftfuktighet, luftens renhet och övriga miljöfaktorer, vara anpassad till de handlingar som förva- ras där.

I arkivlokalen och dess byggnadskonstruktioner, ytskikt och inredning får det endast användas material som inte påverkar handlingarna negativt.

Handlingarna får inte utsättas för annat ljus än det som krävs för deras vård och åtkomst.

Handlingar som kan påverka varandra negativt ska förvaras åtskilda.

Allmänna råd: Luftföroreningar såsom svaveldioxid, kväveoxider m.fl. har en menlig inverkan på handlingarna. Om arkivlokalen ligger i en omgivning med förorenad luft bör tilluften renas genom avskiljning av både fasta och gasfor- miga föroreningar.

Kraven på luftens renhet är olika för olika slag av handlingar. Vid höga krav på luftens renhet bör en reningsutrustning monteras i till- och återluftskanaler- na. Vidare bör ett övertryck på 5-10 Pa skapas i arkivlokalen. Övertrycket hindrar orenad luft från att tränga in i arkivlokalen. För att övertrycket ska kunna behållas bör en luftsluss byggas mellan arkivlokalen och angränsande utrymme. Om ett övertryck skapas är det av särskild vikt att arkivlokalens om- slutande byggnadsdelar utförs på så sätt att de inte skadas på grund av fuktdif- fusion och fuktkonvektion.

2 § Arkivlokalen får inte stå i direkt kontakt med utomhusmiljön. Infart och gång- eller transportväg till arkivlokalen ska vara försedd med luftsluss.

Luftsluss behöver inte finnas för nödutrymningsväg i yttervägg i arkiv- lokalen om nödutrymningsvägen endast är avsedd för utrymning vid nödsi- tuation.

3 § Lufttemperaturen och den relativa luftfuktigheten i arkivlokalen ska hållas stabil och kontrolleras fortlöpande. Kontrollerna och eventuella åtgär- der ska dokumenteras.

Allmänna råd: Generellt innebär en lägre förvaringstemperatur att livslängden hos handlingarna ökar under förutsättning att luftfuktigheten kan hållas vid en lämplig och konstant nivå. Dygnsvariation för lufttemperatur bör inte vara större än ± 2 °C. För den relativa luftfuktigheten bör dygnsvariationen inte vara större än ± 5 %. Vid långtidsförvaring av handlingar bör arkivlokalens lufttemperatur och relativa luftfuktighet ha följande värden.

RA-FS 2013:4

4 § För handlingar som kräver konditionering ska ett särskilt konditione- ringsutrymme anordnas.

Allmänna råd: Vid flyttning av handlingar till och från arkivlokalen kan hand- lingarna bland annat utsättas för temperaturskillnader som påverkar handling- arna negativt, som kondensbildning eller skiktlossning, t.ex. på fotografiskt material och andra analoga databärare. Syftet med konditioneringsutrymmet är att låta handlingarna successivt anpassa sig till den miljö som de ska föras till.

9 kap. Skydd mot skadegörelse, tillgrepp och obehörigt tillträde 1 § Arkivlokalens begränsande byggnadsdelar ska vara utförda så att arki- vet skyddas mot skadegörelse, tillgrepp och obehörigt tillträde.

Allmänna råd: Vid bedömningen av arkivets behov av tekniska inbrottsskydd bör myndigheten bl.a. beakta om arkivmaterialet är stöldbegärligt, om det om- fattas av sekretess eller på annat sätt innefattar integritetskänslig information.

Om arkivlokalens läge eller de förvarade handlingarna bedöms medföra risk för obehörigt intrång bör arkivlokalen förses med inbrottslarm.

Arkivlokalens olika delar bör hålla en likvärdig fysisk skyddsnivå, d.v.s. lås, dörrar, brytskydd, inbrottsgaller och karmars infästning m.m. bör ges samma styrka. Om arkivlokalens omslutande väggar består av gipsskivor krävs i all- mänhet en komplettering med skivor av stål för att ett tillfredsställande skydd ska kunna uppnås.

För säkerhetsklassade handlingar finns detaljerade bestämmelser som myn- digheterna är skyldiga att beakta, se t.ex. Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om säkerhetsskydd, RPSFS 2010:03 och Försvarsmaktens före- skrifter om säkerhetsskydd, FFS 2010:1. Vidare har Myndigheten för sam- hällsskydd och beredskap, MSB, riktlinjer för myndigheternas informations- säkerhet.

2 § Vid bestämning av arkivlokalens skydd ska myndigheten ta hänsyn till byggnadens, verksamhetens och handlingarnas övriga skyddsnivå.

Material Lufttemperatur Relativ luftfuktighet

Papper ≤ 18 °C 35 %

Magnetiska databärare ≤ 15 °C 30 %

Optiska databärare * _≤ 18 °C 35 %

Film- och bildmaterial i svart/

vitt ^≤

18 °C 30 %

Film- och bildmaterial i färg _≤ -5 °C 30 % Nitratfilm och negativ ** ≤ 2 °C 30 %

Acetatfilm *** ≤ 2 °C 30 %

Mikrofilm (säkerhetsexemplar) _≤ 12 °C 30 %

* Gäller även för mellanexemplar av mikrofilm.

** Vid nedbrytning av nitratfilm (nitrocellulosabaserad film) bildas nitrösa gaser som dels accelererar nedbrytningen av filmen, dels skadar andra material som förvaras i samma utrymme. Detta kan bromsas genom förvaring under 2 °C. Nitratfilm är mycket brandfarlig och film på spole kan självantända. Nitratfilm måste därför förvaras i sär- skild arkivlokal med separat ventilation. För film på spole (t.ex. biograffilm) finns sär- skilda regler i Sprängämnesinspektionens föreskrifter SÄIFS 1989:4 om hantering av brandfarlig biograffilm.

13 RA-FS 2013:4

Allmänna råd: Lås med tillbehör bör ge en bryt- och dyrksäkerhet som är an- passad till kraven på arkivlokalens skyddsnivå. Om det finns fönster som kan användas som inbrottsväg bör dessa förses med tillräckliga skyddsanordning- ar. Detsamma gäller om det finns fönster som är så belägna att det finns en up- penbar risk för skadegörelse.

Stöd för klassindelningen finns i SS-EN 1627:2011.

10 kap. Drift och underhåll

1 § Myndigheten ska fortlöpande bevaka förändringar i byggnaden och dess omgivning. Vid förändringar som försämrar arkivlokalens skyddsnivå ska myndigheten omgående vidta lämpliga åtgärder för att återställa skyddet.

Vid bygg- eller underhållsarbeten i arkivlokalen eller angränsande utrym- men får handlingarnas skydd inte försämras.

2 § Samtliga installationer som tillhör arkivlokalen ska underhållas och funktionskontrolleras och eventuella brister ska åtgärdas. Funktionskontrol- ler och åtgärder ska dokumenteras.

Allmänna råd: Exempel på funktionskontroller är regelbunden mätning av lufttemperatur och relativ luftfuktighet i arkivlokalen (se 8 kap. 3 §), kontroll av brandlarm, brand-/brandgasspjäll, brandgasfläktar, rökluckor, släckutrust- ning, fuktlarm, inbrottslarm, automatiska dörrstängare och belysningsarmatu- rer.

3 § Myndigheten ska utarbeta och besluta interna rutiner och regler för bruket av arkivlokalen.

Den dokumentation som föreskrivs i denna författning ska hållas samlad.

Allmänna råd: För att underlätta tillsynen och driften av arkivlokalen bör myndigheten inhämta och sammanställa dokumentation över byggnadens och arkivlokalens brandskydd, arkivlokalens utförande och de tekniska installatio- ner som finns i lokalen eller som kan påverka arkivlokalens funktion.

1. Denna författning träder i kraft den 1 juni 2013.

2. Genom författningen upphävs

– Riksarkivets föreskrifter (1994:6) och allmänna råd om planering, ut- förande och drift av arkivlokaler samt

– Riksarkivets föreskrifter (1997:3) om ändring av Riksarkivets före- skrifter (1994:6) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler.

3. Om de befintliga arkivlokalerna inte uppfyller kraven i denna författning ska bristerna vara åtgärdade senast före utgången av 2018.

4. Bestämmelserna i – 4 kap. 4–5 §§, – 6 kap. 2–3 §§,

– 7 kap. 2 §, 6–7 §§ och 16–17 §§ samt – 8 kap. 2 §

gäller från och med den nya författningens ikraftträdande vid nybyggnad el- ler ombyggnad av befintlig lokal till arkivlokal.

RA-FS 2013:4 5. Bestämmelserna i 7 kap. 10 §, andra stycket och 14 § andra stycket gäller från och med den nya författningens ikraftträdande vid nybyggnad, ombygg- nad eller ändring i befintlig arkivlokal eller vid anpassning av en befintlig lo- kal till arkivlokal.

BJÖRN JORDELL

Britt-Marie Östholm

Arkivlokal

Bevarande av allmänna handlingar är ett lagstadgat krav och myndigheters arkiv är del av det

nationella kulturarvet. Att hålla dessa handlingar ordnade och skyddade för framtida behov är således av stor vikt för förvaltningen. Social resursförvaltnings arkiv uppfyller i dagsläget inte de krav som ställs på en väl fungerande arkivlokal och av denna anledning är det anses det prioriterat att en ny, lämplig arkivlokal införskaffas. De bestämmelser som finns i arkivreglementet om vilka krav som ställs på arkivlokaler bygger på Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2013:4). Där finns de detaljerade bestämmelserna om planering, utförande och drift av arkivlokaler. Riksarkivets

föreskrifter ska följas om man bygger ny arkivlokal eller om man vill bygga om en befintlig lokal.

I sammanfattning gäller att myndighetens, bolagets eller stiftelsens arkivhandlingar ska förvaras i lokaler som skyddar mot:

 Vatten och skadlig fukt

 Brand och skadlig upphettning

 Skadlig klimat- och miljöpåverkan

 Skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst

Allmänt om skydd och säkerhet för arkivhandlingar

• Dörrar, eventuella fönster och fönsterluckor till arkivlokalen ska i allmänhet hållas stängda.

• Inget annat än arkiv får förvaras i arkivlokalen

– Materiel som inkräktar på handlingarnas utrymme, säkerhet eller beständighet bör inte förvaras i arkivlokalen – Arkivlokal som är avsedd för förvaring av pappershandlingar kan tillfälligt användas för förvaring av t.ex. skrivpapper och blanketter – Kontanter, värdepapper och andra stöldbegärliga föremål bör inte förvaras i arkivlokalen

• Sekretesshandlingar bör förvaras i ett särskilt låsbart utrymme inom arkivlokalen alternativt i låsbara hyllvagnar.

• Arkivlokalens läge ska väljas så att arkivvården och åtkomsten till arkivet underlättas.

• Skyddsrum får inte användas som arkivlokal

• Lämpliga skyddsåtgärder mot skadedjur ska utföras – t.ex. montering av filter eller finmaskigt metallnät ifrån- och tilluftskanaler.

• Arkivhandlingar som är belagda med damm, sot eller andra skadliga partiklar ska saneras innan de placeras i arkivlokal.

• Endast behörig personal ska ha tillträde till arkivlokaler.

• Arkivlokalens läge ska väljas med beaktande av att yttre faktorer kan vara avgörande när det gäller möjligheterna att skapa ett tillräckligt skydd för arkivhandlingarna – Man bör t.ex.

undvika att placera en arkivlokal i anslutning till våtutrymmen, garage, pannrum etc. – En

placering av arkivlokalen under grundvattennivån är olämplig med tanke på risken för

översvämningar.

Skydd mot vatten och skadlig fukt

• Handlingar ska skyddas mot vatten och skadlig fukt – t.ex. genom att installera ett fuktlarm om risken för översvämning eller inträngande fukt är överhängande.

• Rör för vätskor får inte dras genom arkivlokalen med undantag för rör för lokalens uppvärmning, vilka alltid ska dras nära golvet.

• Om det redan finns rör i arkivlokalen bör de kompletteras med avledande dropp- och uppsamlingsrännor.

• Rör för fjärrvärme och fjärrkyla får inte finnas i arkivlokalen.

• Tappkranar får inte finnas i arkivlokalen.

• Om det finns golvbrunnar bör de förses med manuell avstängningsventil.

Skydd mot brand och skadlig upphettning

• I arkivlokalen får endast finnas sådana elektriska installationer som anses nödvändiga för lokalens drift – t.ex. belysning, uppvärmning och mobila hyllsystem. Samtliga

starkströmsinstallationer ska vara fasta, utan vägg och lamputtag – Vägguttag med lock får dock finnas om det krävs för lokalens skötsel.

• Kopiatorer, faxar, skrivare etc. får inte placeras i arkivlokalen – Svagströmsutrustning såsom telefon och larm får dock finnas i arkivlokalen.

• Starkströmsinstallationer ska kunna frånkopplas när ingen vistas i arkivlokalen – Frånkopplingen ska kunna utföras och kontrolleras från arkivlokalens utsida.

• Allmänbelysningen ska utgöras av lysrörsarmatur som har ett tillfredsställande skydd mot damm.

• Arkivlokalen ska utföras så att risken för spridning av brand och brandgas från angränsande utrymmen begränsas.

• För att upptäcka brand rekommenderas att rökdetektorer placeras både inne och i direkt anslutning till arkivlokalen.

• Arkivlokalen ska utgöra en egen brandcell.

• Arkivlokalen ska utföras så att den vid brand i angränsande utrymme under 120 minuter ger skydd mot: – skadlig upphettning, brandgas, öppen låga, genombränning,

• och sammanstörtning.

• Om den yttre brandbelastningen är högst 200 MJ/m2 (dvs. som vid en ”normalbrand”), kan arkivet ges skydd mot brandgas, öppen låga, genombränning och sammanstörtning i 120 minuter om arkivlokalen utförs i följande brandtekniska klasser (R står för bärförmåga, E för integritet och I för isolering): – brandcellsavskiljande (bärande) byggnadsdelar (R) EI 120

• – dörrar (självstängande) EI (-C) 120 – brandspjäll och brandgasspjäll EI 120

• – ventilations- och imkanaler EI 120 – genomföringar för rör, kablar och ventilationskanaler EI 120. Dörrar till arkivlokalen ska utföras så att de inte sänker det brandtekniska skyddet.

• En arkivlokal bör vara fönsterlös – Finns det redan fönster, eller bör lokalen förses med fönster av andra särskilda skäl, ska de utföras så att de inte sänker det brandtekniska skyddet.

Ett sådant skydd kan anordnas med hjälp av brandtekniskt klassade fönsterluckor eller fönsterrutor.

• Arkivlokalen ska utföras så att brandspridning inom lokalen begränsas.

• I anslutning till arkivlokalen ska finnas handbrandsläckare.

• Om ett tillfredsställande skydd inte kan uppnås på annat sätt, kan Regionarkivet föreskriva om

installation av sprinkler.

Skydd mot skadlig klimat- och miljöpåverkan

• Temperaturen, luftfuktigheten och luftens renhet ska vara reglerad så att inte handlingarna skadas.

• Klimatet ska vara konstant och inte styras av variationer av i utomhusklimatet.

• Vid behov ska arkivlokalens klimat och miljö regleras genom en klimat- eller luftbehandlingsanläggning.

• Olika typer av material kan påverka varandra negativt; – Pappershandlingar alstrar damm och ska därför inte förvaras tillsammans med magnetiska databärare som har högre

• krav på luftens renhet – Magnetiska databärare ska skyddas mot skadlig elektrisk eller elektromagnetisk strålning.

• Följande värden avseende temperatur och relativ luftfuktighet ska ses som riktlinjer vid långtidslagring:

Skydd mot skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst

• Arkivlokalen ska skydda handlingarna från skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst.

• Vid bestämning av arkivlokalens skyddsnivå bör myndigheten bl.a. beakta om arkivmaterialet är stöldbegärligt, omfattas av sekretess eller är integritetskänsligt.

• Bedöms arkivlokalens läge och/eller arkivets innehåll medföra risk för obehörigt intrång bör arkivlokalen förses med inbrottslarm.

• Om det finns fönster som kan användas som inbrottsväg ska de förses med tillräckliga skyddsanordningar.

• Lås med tillbehör bör ge en bryt- och dyrksäkerhet som är anpassad till kraven på

arkivlokalens skyddsklass.

f\nECroNARKrvEr

Våstra Götalandsregionen och Göteborgs Stâd Mattias Lundin,031-701 50 5l

mattias. lu ndin@arkivnam nden. goteborq.se Karolina Molander, 031-701 50 58 karolina. molander@arkivnamnden.qoteborq.se

2017-10-26

SDN Östra Göteborg

Dnr AN-2931/17

Inspektion

av

arkivlokal

Förvaltning: SDN Östra Göteborg Adress: Förstamaj gatan 2A Lokal: "Arkiv plan 3"

Datum flor inspektion: 2017 -05 -19 Närvarande:

SDN Östra Göteborg: Lina Rosén och Mikael Johansson Regionarkivet: Mattias Lundin och Karolina Molander

Inledning

Inspektionen füranleddes av att SDN Östra Göteborg genom Lina Rosén vände sig

till

Regionarkivet och begärde en genomgång av en lokal på FörstamajgatanZ{.

Den kommande arkivlokalen ska uppfflla kraven på arkivlokaler enligt Regionarkivets anvisningar "Planering, utfürande och drift av arkivlokaler" så att den skyddar mot:

o

vatten och skadlig fukt

.

brand, brandgas och skadlig upphettning,

.

skadlig klimat- och miljöpåverkan

o

skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst

De bestämmelser som finns om vilka krav som ställs på arkivlokaler utgår från Arkivreglemente

ftir

Göteborgs Stad och bygger på Riksarkivets ftjreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2013:4).

Där finns de detaljerade bestämmelserna om planering, utfürande och drift av arkivlokaler.

Riksarkivets foreskrifter ska füljas om man bygger ny arkivlokal eller om man

vill

bygga om en befintlig arkivlokal. Naturligtvis gäller reglerna även

ftr

befintliga arkivlokaler.

Regionarkivet

Box 2154, 403 13 Göteborg

Besöks- och leveransadress:

Göteborg: Otterhällegatan 5

Arkivlokalens

läge

Vid val av arkivlokalens placering ska myndigheten undersöka hur den omgivande miljön påverkar möjligheterna att skapa ett tillfredsställande skydd.

Lokalen är belägen på plan 3 (marknivå). En vägg är yftervägg.

Det finns ingen ökad risk ftir brand, översvämning eller inbrott ^på grund av lokalens omgivningar.

En ftirdel med lokalens läge är närheten

till

brandstation som ligger en kilometer bort.

Skydd

mot

vatten

och

skadlig fukt

Arkivlokalen ska skydda handlingarna mot vatten och skadlig fukt.

o

Vätskebärande rör

Rör ftir vätskor

ñr

inte dras igenom en arkivlokal med undantag ft)r vattenledande rör für arkivlokalens uppvärmning och rör ft)r arkivlokalens automatiska släcksystem. Rören

ftir

uppvärmning ska fiirläggas nära golvet.

Det finns flera vattenftirande rör i lokalen i golvnivå som servar vaffenburna element som inte har skydd.

Golvbrunn saknas liksom fuktvakt.

Skydd mot brand,

brandgas och

skadlig upphettning

¡

Fönster

Lokalen saknar ftinster.

o

Väggar

Väggarna är av brandklass EI ⁶⁰

r

Tak

Taket är av brandklass EI 60

* _Golv

Golvet är av brandklass EI 60.

o

Dörr

Kraven ^på att dönar ska vara brandtäta innebär att de ska uppfulla lägst klass Sa enligt SS-EN 13501-2. Föreskriften stadgar anslagströsklar, med vilket avses trösklar som ligger an mot dörrbladet när dörren är stängd, eller motsvarande skyddsanordning. Avsikten är att dörren skall vara så tät att det inte läcker in rök, brandgas eller sticklågor vid en brand utanftir arkivlokalen.

Lokalens dörr är av brandklass

A

120.

," * ^{.. tjr,}

' d .1,,,$''b*i. r*M*""

o

Elinstallationer

I arkivlokalen fä¡ endast finnas sådana fasta elektriska installationer som är nödvändiga

ftir

arkivlokalens drift, exempelvis belysning, radiatorer och mobila hyllsystem.

Det finns inga eluttag

i

lokalen

o

Belysning

Arkivlokalens belysning ska utgöras av lysrörsarmatur som har ett tillfredsställande skydd mot damm (kapslingsklass IP 43 eller högre). Den elektriska anslutningen ska vara fast monterad.

Lysrörsarmaturen ska vara ftirsedd med säkerhetsglimtändare eller högfrekvensdon.

Belysningen i lokalen bestar av lysrörsarmaturer som har skyddskåpa i lP-klass 65. Oklart om armaturerna är utrustade med högfrekvensdon eller med säkerhetsglimtändare.

Vi

^har fått olika svar från olika personer,

o

Strömbrfare och kontrollampa

Arkivlokalen skall kunna göras strömlös när ingen vistas i den. Strömbr¡are och kontrollampa ska vara placerad utanftir arkivlokalen.

Lokalen kan göras strömlös, strömbrytare finns ^på utsidan av lokalen och det finns en kontrollampa på utsidan om dock är trasig.

o

Brandsläckare

Till

pappershandlingar används normalt skumsläckare (Klass AB) som placeras utanfor arkivlokalen inom ett avstånd av högst 25 meter.

Det finns inte en brandsläckare inom 25 meter från lokalen.

o

Brandlarm

Arkivlokalen ska vara ftirsedd med brandlarm kopplad

till

larmcentral som är bemannad dygnet runt.

Brandlarm finns i lokalen men är inte i funktion.

o

Ventilation

Ventilationen ska vara forsedd med brandgasspjall i brandteknisk ^klass

El120.

Ventilationen består av frånluft som saknar brandgasspjäll eller Z-formade rörknippen. ^Ingen ventil mot utomhusklimatet finns.

Skydd

mot

skadlig klimat-

och

miljöpåverkan

Arkivlokalen ska avseende temperatur, relativ luftfuktighet, luftens renhet och övriga

miljöfaktorer vara anpassad

till

^de handlingar som fürvaras där. Ett bra klimat på en arkivlokal ftir pappershandlingar är en temperatur på <l8oC med en dygnsvariation på max a 2oC och luftfuktighet pil35 % RF och dygnsvariation på max + 5 % RF. Lufttemperaturen och den relativa luftfuktigheten iarkivlokalen ska hällas stabil och kontrolleras fortlöpande.

Kontrollerna och eventuella åtgärder ska dokumenteras.

Skydd mot

skadegörelse,

tillgrepp

och

obehörig åtkomst

Arkivlokalens begränsande byggnadsdelar ska vara utftjrda så att arkivet skyddas mot skadegörelse, tillgrepp och obehörigt tillträde.

o

Lås

Arkivlokalen ska vara låsbar och uppfolla kraven på sþddsklass enligt ^svenska stöldskyddsftireningens norm SSF 200.

Lokalen är låsbar och låset uppfuller säkerhetskraven anpassat

till

lokalens skyddsklass

o

Inbrottslarm

Arkivlokalen ska vara fürsedd med inbrottslarm kopplad

till

larmcentral som är bemannad dygnet runt.

Lokalens saknar inbrottslarm

Förelägganden

Arkivlokalen i sin nuvarande form upp$ller inte kraven på en godkänd arkivlokal enligt Regionarkivets anvisningar och RA-FS 2013:4. Nedanstående brister skall åtgardas ftir att arkivlokalen ska uppf,rlla de krav som Regionarkivet ställer på en godkänd arkivlokal.

Skydd

mot

vatten

och

skadlig fukt

o

Vattenfürande rör

till

element ska fürses med skyddsplåt..

r

Lokalen ska forses med fuktlarm kopplat

till

larmcentral med bevakning dygnet runt.

Skydd mot

brando brandgas och

skadlig upphettning

¡

Se

till

att brandlarmet

i

lokalen aktiveras och att det är kopplat

till

larmcentral med bevakning dygnet runt.

o

Se

till

att väggar, golv och tak har en brandklass som uppfuller

Ell20

¡

Kontrollera om lysrörsarmaturerna är ftirsedda med säkerhetsglimtändare eller med högfrekvensdon.

¡

Kontrollampan på utsidan av lokalen ska vara i funktion.

¡

En brandsläckare ska finnas inom 25 m från arkivlokalen.

o

Ventilationen ska ftirses med brandgasspjäll av brandklass EI 120.

4

Skydd mot skadlig klimat-

och

miljöpåverkan

o

Mätningar utñrs

ñr

att konstatera om den relativa luftfuktigheten och temperaturen håller sig inom accepterade våirden. Kontrollerna och eventuella åtgärder ska dokumenteras.

Sttydd

mot

skadegörelse,

tillgrepp

och

obehörig åtkomst.

o

Lokalen ska förses med ett inbrottslarm som är kopplat

till

larmcenhal med bevakning dygnet runt. Inbrottslarm som utgörs av skalsþdd i fastigheten ¿¡r tillfredställande.

En ny inspektion av lokalen kommer ske då man åtgåirdat bristerna i lokalen.

REGIONARKTVET

ilf^,fr3ç

Mats Buskas Avdelníngschef