BESLUT 1 (2)
2016-01-19 Dnr RA 231-2015/11595
Konstnärsnämnden
Maria skolgata 83, 2 tr.
118 53 Stockholm
Postadress: Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm · Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm · Telefon: 010-476 70 00 · Telefax: 010-476 71 20 · E-post: riksarkivet@riksarkivet.se · Internet: www.riksarkivet.se · Organisationsnr: 202100-1074
Beslut efter inspektion av arkivvården vid Konstnärsnämnden Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Konstnärsnämnden den 15 december 2015. Med hänvisning till de brister som framkom vid
inspektionen beslutar Riksarkivet att förelägga Konstnärsnämnden följande:
• Upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska
handlingar RA-FS 2009:1, 3 kap. 1 – 2 §§.
• Upprätta en plan för informationssäkerhet för de elektroniska
handlingarna i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 6 kap.
• Säkerställa bevarandet av analoga ljudupptagningar i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband, RA-FS 2013:2. Vidare tillse bevarandet av fotografier i ansökningsärenden.
• Säkerställa att godkänd skrivmateriel upphandlas, t.ex. för papper och aktomslag, i enlighet med de standarder som omnämns i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav och certifiering, RA-FS 2006:4, ändrade genom RA-FS 2012:8.
• Se över och uppdatera tillämpningen av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, RA-FS 1991:6, ändrade genom RA-FS 1997:6 och RA-FS 2012:2.
Vidare se över och dokumentera tillämpningen av Riksarkivets övriga generella gallringsföreskrifter (RA-FS).
• Uppdatera och avsluta arkivförteckningen för handlingar som tillkommit före den 1 januari 2013 i enlighet med Riksarkivets föreskrifter RA-FS 1991:1, ändrade genom RA-FS 1997:4 och RA-FS 2012:1, 6 kap. 3 – 12
§§. Arkivförteckningen ska redovisa handlingar oberoende av medium.
2 (2)
2016-01- Dnr RA 231-2015/11595
• Uppdatera arkivbeskrivningen i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, RA-FS 1991:1, ändring i RA-FS 2008:4, 6 kap. 5 §.
• Uppdatera och upprätta en verksamhetsbaserad arkivredovisning för handlingar tillkomna efter den 1 januari 2013 i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, RA-FS 1991:1, ändring i RA-FS 2008:4, 6 kap.
• Se över arkivlokalens överensstämmelse med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler, RA-FS 2013:4.
Vi bifogar den inspektionsrapport som upprättades vid inspektionen, där skälen för föreläggandena redovisas.
Myndighetens återrapportering
Konstnärsnämnden ska redovisa vilka åtgärder som gjorts eller planeras med anledning av ovan givna förelägganden. Redovisningen ska ha inkommit till Riksarkivet senast den 30 september 2016.
Ange Riksarkivets diarienummer i redovisningen.
De som deltagit i Riksarkivets beslut
Detta beslut har fattats av tf enhetschef Ewa Berndtsson efter föredragning av 1:e arkivarie Agneta Mann.
Detta beslut kan inte överklagas i enlighet med 20 § arkivförordningen (SFS 1991:446).
Ewa Berndtsson Tf enhetschef
Agneta Mann 1:e arkivarie
3 (2)
2016-01- Dnr RA 231-2015/11595
