Stöd för enhetschefer i kontakt med anhöriga

(1)

Hållbar stad – öppen för världen

Stöd för enhetschefer i kontakt med anhöriga

Instruktion mall för informationsbrev om covid-19

2020-04-20

(2)

Hur kommunicerar du med anhöriga?

För att nå många och öka insynen i vardagen:

• Veckobrev, digitalt eller på papper

• Information på anslagstavlor

• Mejl med informationsutskick

• Sociala medier, Facebook eller Instagram. Bra att fortsätta använda för er som redan har.

För att nå enskilda anhöriga:

• Mejl

• Telefonsamtal

Fundera över vilka kanaler brukar du använda och kan fortsätta med.

Behöver någon ny läggas till?

(3)

Så kan anhöriga hålla kontakten på distans

• Telefonsamtal, ring en extra gång

• Skriva brev/skicka vykort

• Skicka blommor

• Videosamtal i mån av tid hos personalen

(4)

Mer stöd i kommunikationen

• Brev till anhöriga och gode män om hur covid-19 påverkar verksamheterna

• Kommunikationsmaterial för dig som möter personer med funktionsnedsättning i ditt arbete

• Göteborg Stads information med anledning av covid-19

• Kommunikation och budskap - till exempel om hur vi arbetar med skyddsutrustning.

(5)

Mall för informationsbrev

• Det finns en mall för informationsbrev för dig som enhetschef att mejla ut till anhöriga.

• Informationen i mallen länkar till viktiga informationssidor och innehåller budskap från Göteborgs Stad om covid-19.

• Informationsbrevet är ett stöd för dig i att besvara återkommande frågor från anhöriga och hjälpa dem att hitta till information från Göteborgs Stad.

(6)

Checklista för informationsbrev

• Säkerställ att anhöriga kan ta emot nyhetsbrevet via mejl.

• Mall med innehåll finns men lägg gärna till särskild information från ert boende.

Exempelvis några bilder, information om aktiviteter. Hälsning från enhetschefen.

• Mallen öppnas och redigeras i Outlook på din dator.

• På följande sidor finns en instruktion för hur du använder mallen.

(7)

Så använder du mallen i 5 steg:

1. Öppna Outlook på din dator. Mallen fungerar inte i Office på webben.

2. Spara ner filen på din dator:

Informationsbrev_covid19_anhörigaäldreboende_April2020_outlookmall.msg 3. Öppna filen. Filen öppnas då i Outlook som ett mejl.

(8)

Så använder du mallen:

3. Såhär ser det ut när du öppnat mallen i Outlook. Du ska ändra text på tre ställen. Ändra rubriken och i introduktionen fyller du i vilken verksamhet brevet kommer från. Det är

markerat med XXXX. Scrolla sedan ner i brevet för nästa ändring.

(9)

Så använder du mallen:

4. I den här rutan kan du redigera text eller infoga en bild. Radera den röda texten och ersätt med det du vill. Har du inget eget innehåll att lägga till, radera den röda texten helt.

När du är nöjd är informationsbrevet klart att skickas. Glöm inte att trycka på spara, annars finns inte dina ändringar kvar efter informationsbrevet skickats!

(10)

Så använder du mallen:

5. Lägg till de adresser som du önskar skicka informationsbrevet till.

Med hänsyn till att inte avslöja namn och adress i mottagarlista bör du välja att skicka mejlet som ”Hemlig kopia”. Gå till Alternativ > Välj Hemlig kopia och fyll i mejladresserna.

(11)

Så använder du mallen:

• Det går att skriva ut mejlet och posta i ett brev till de som inte har mejl. Tänk då på att brevet är gjort för mejl så personen som läser brevet kan inte trycka på länkar. Det kan vara bra att förtydliga i ett följebrev, att detta är information som har gått ut via mejl och har du några frågor kan de kontakta er.

Gör så här:

Skriva ut brevet till dem som inte har mejl: Öppna mejlet enligt steg 2. Om du kom ihåg att spara ändringarna bör de finnas kvar. Välj sedan Arkiv > Skriv ut.

(12)

Kontakt