• No results found

Mötesanteckningar revisionsöverläggning Boden

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Mötesanteckningar revisionsöverläggning Boden"

Copied!
51
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

Mötesanteckningar revisionsöverläggning Boden 2019-01-23

Kl. ca kl 08.30 Lokal: A3 Närvarande Inger Lundström Leif Nordström Michael Sundberg P-O Planting Roland Dahlqvist Britt-Inger Olsson Karl-Ivar Frank Roland Hemphälä Kent Barkestedt

Robert Larsson Hans Forsström, PwC Robert Lund Andreas Jönsson, PwC

1. Mötets öppnande

Inger hälsar alla välkomna, och ett särskilt välkommen till nyvalda revisorer samt Hans som tar över efter Andreas som uppdragsledare.

2. Godkännande av dagordning Godkännes.

3. Föregående mötesanteckningar Godkännes och lägges till handlingarna.

4. Kontaktuppgifter och andra praktiska frågor

Kontaktuppgifterna gås igenom och revideras. Övriga praktiska frågor:

- Anna Nilsson på plan 4 som fungerar som ett administrativt stöd från kommunens sida till revisorerna.

- Revisorerna har ett eget rum på plan 9.

- Arvodesreglemente finns på intranätet.

- Leif kommer att hantera blanketter m m kopplat till arvoden och reseräkningar.

5. Arbetsordning och arbetsfördelning

Arbetsordning och arbetsfördelning gås igenom, revideras och godkännes.

6. Arbetsrutin lekmannarevision

Arbetsrutinen gås igenom, revideras och godkännes.

7. Revisionsreglemente, attesträtt m m

Föreligger förslag till attestanter och reviderat reglemente m m. Förvaltningsprotokoll upprättas och expedieras efter sammanträdet. OBS – kopia lämnas till Thomas Duvsten som administrerar attesträtterna i systemet.

(2)

8. Projektplan Granskning av årsredovisning 2018 Projektplanen antas.

9. Revisionsplan 2019 och prioriterade granskningsområden

Revisionsplanen gås igenom och antas. PwC uppdras kommunicera denna till ordföringar och förvaltningschefer, samt till Anna för publicering på hemsidan.

10. POP-rapport och information om pågående granskningar

POP:en och pågående granskningar gås igenom. En fördjupad granskning återstår avs 2018; Framtidens äldreomsorg, vilken redovisas andra mötet i februari.

11. Protokollsinfo

Revisorerna föredrar information från protokollsläsningen.

Socialnämnden. P-O informerar om decembermötet. Plan för framtidens behov av boende för äldre har behandlats. Biståndsbedömt trygghetboende är en ny möjlighet vilket avses att införas i kommunen.

KFU-nämnden. Roland H informerar om senaste sammanträdet. Redovisning av hur de olika

verksamheterna arbetar med BodenRaketen. Kostnadsjämförelse avs kulturverksamhetet har redovisats.

12. Löpande ekonomisk uppföljning av styrelse och nämnder (månadsrapport) Inget att notera.

13. Revisorernas budget och ekonomi Leif informerar om revisorernas ekonomi.

14. Information från ordförande Inger informerar.

- Kommunledningen vill träffa representanter från revisorerna i februari, preliminärt förmiddag den 18/2. Deltar gör Inger och Robert Lund från revisionsgruppen samt Andreas och Hans från PwC.

15. Kurser och konferenser

Inbjudan från PwC till utbildning för ny- och omvalda revisorer 12-13/2. Robert Lund har anmält sig till kursen. PwC uppdras anmäla Kent, Robert Larsson, P-O (ej middag), Michael (ej middag), Leif (ej middag) och Roland D till utbildningen.

Nätverksträff förtroendevalda revisorer i Norrbotten, Luleå eftermiddag/kväll 21/3 – lunch 22/3 (i

anslutning till SKL:s utbildning avs God rev-sed den 21/3). Beslutas att delta dag 2. Uppdras till PwC att anmäla följande deltagare till dag 2: P-O, Robert Lund, ev Robert Larsson (återkommer m besked), Kent, Michael och Roland.

13/5 planeras studiebesök vid Riksdagshuset, i anslutning till SKL:s utbildning i God revisionssed i Stockholm 14/5. Revisorerna anmäler sig själva var och en till utbildningen i God revisionssed, länk till anmälan:

https://skl.se/tjanster/kurserochkonferenser/kalenderhandelser/godrevisionssed2018stockholmandratillf allet.25048.html

Revisorerna ordnar själva med resor via Nex resebyrå.

(3)

16. Övriga frågor

Hans lyfter fråga möjligheter att ändra mötesdagen 28/5. Beslutas att ta upp detta vid kommande revisionsmöte.

17. Kommande möten

Nästa ordinarie sammanträde 5 februari kl 8.30.

Därefter 19 februari kl 8.30, inkl gemensam lunch.

20:e februari är revisorerna inbjudna att sitta med på budgetberedningsdagen.

18. Avslutning

Inger tackar för dagens övningar och avslutar mötet.

Vid datorn med bästa hälsningar!

/Andreas

(4)

Mötesanteckningar revisionsöverläggning Boden 2019-02-05

Kl. ca 08.30 Lokal: A3 Närvarande Inger Lundström Leif Nordström Michael Sundberg P-O Planting Roland Dahlqvist Karl-Ivar Frank Eija Andersson Kent Barkestedt Robert Larsson

Robert Lund Hans Forsström, PwC

1. Mötets öppnande

Inger hälsar välkommen, särskilt till Eija som är med för första gången, och öppnar dagens möte.

2. Möte med Kf:s presidium kl 08.30

Eivy Blomdahl och Göran Ahlman medverkar från presidiet för samtal om revisionens uppdrag och arbetsformer. Bland annat diskuteras revisionens planeringsprocess, årets revisionsplan och förslaget till nytt revisionsreglemente. Glädjande att notera är att presidiet har en bild av att både fullmäktige och kommunens nämnder överlag är mycket nöjda med revisionens granskningar och sätt att arbeta.

Överenskoms att presidiet och revisorerna närmast träffas 16/5 kl 08.30.

3. Anna Nilsson medverkar kl 09.15 ang administrativ service

Anna berättar om det administrativa stöd hon samordnar för revisionen, tex diariet, läsplattor.

Diskuteras alternativ för revisorernas behov av läsplattor; antingen leasa som övriga nämnder eller köpa in plattorna över revisionens budget. Plattorna kommer ha 4G-plats men kommunen står normalt inte för 4G-abonnemang. Revisorerna har dock 4G-abonnemang sedan tidigare och avser fortsätta med detta samt köpa in plattorna.

Anna delar ut inloggningar till kommunens intranät och Ciceron, samt ordnar med passerkort och nycklar till de revisorer som behöver det. Alla revisorer kommer ha en kommunal e-post-adress.

För problemen med wifi-uppkoppling, inloggning etc ger Medborgarservice support. Hårdvaruproblem hanteras av IT-enheten.

Revisionsgranskningar expedieras enligt; ett original till Anna och ett original till registrator Anki Wikberg/postfack registrator plan 4.

4. Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns.

5. Föregående mötesanteckningar Mötesanteckningarna från 23/1 godkänns.

(5)

6. PM och skrivelser - ansvarsutövandegranskningen 2018

Förslagen till skrivelser gås igenom och korrigeras. Skrivelserna undertecknas och expedieras vid nästa möte.

Med anledning av information om det ekonomiska utfallet för utbildningsnämnden 2018 som

tillkommit efter dagens möte så kommer skrivelsen för den nämnden tas upp på nytt vid nästa möte för fastställande då.

7. Revisionsplan 2019 och prioriterade granskningsområden - Projektplan COSO-granskningen, styrelse och nämnder

Skjuts till hösten med fokus på dels den övergripande styrningen inom området och dels de mindre nämndernas internkontroll. Detta då de större nämnderna upplevs ha kommit längst med

internkontrollarbetet.

- COSO-granskning företagen – diskussion om inriktning/avgränsning Avvaktas till ett kommande möte.

- God ek hushållning – diskussion om inriktning/avgränsning Avvaktas till nästa möte

- Övriga prioriterade granskningar – synpunkter, funderingar bl a avseende:

o Fastighetsförvaltningen – synpunkter på granskningsförslag.

Informeras kort om att fastighetsförvaltningen framfört önskemål om att revisorerna avvaktar med granskning till nästkommande år beroende på ett pågående utvecklingsarbete inom det tänkta granskningsområdet. Avvaktas till nästa möte.

o Öfmn:s roll i samverkan med Socn o Bodenbo Avvaktas till nästa möte.

o Socialtjänstens insatser HVB-placeringar, öppenvård m m.

Avvaktas till nästa möte för diskussion om avgränsning ex-vis till insatser för barn o unga.

o Värdegrundsarbetet

Prioriteras för genomförande under våren – projektplan framtas inom kort.

- EtikKorruptionOegentligheter-granskning – uppföljning av granskning 2012 Granskningen resulterade i ett flertal rekommendationer/förbättringsbehov.

- E-nämnden – fördjupad granskning

Förslagsvis kan nämnden, dess styrning och verksamhet, utifrån den ganska nedslående ansvarsutövandegranskningen, granskas mer på djupet under året. Ev tillsammansmed fler kommuner om intresse finns. Alternativt kan Bodens revisorer själva följa upp nämndens verksamhet.

(6)

- Elevernas arbetsmiljö

Projektplan presenteras vid nästa möte.

- Arbetsmiljön inom socialtjänsten, främst IFO, biståndshandläggning och ungdomsverksamheten

Diskuteras att eventuellt föra in detta i rev-planen för 2019.

8. POP-rapport och information om pågående granskningar Ny modell för POP-rapport gås igenom och godkänns för fortsatt utveckling.

Överenskoms att inledningsvis avdela 1 mnkr för biträdesdelen.

9. Protokollsinfo

P-O redovisar från Socn senaste möte, bl a noteras att 81 personer väntar på SÄBO-plats med en väntetid på 11 månader.

Michael redovisar från Överförmyndarnämndens senaste möte.

10. Löpande ekonomisk uppföljning av styrelse och nämnder (månadsrapport) I mars kommer mer säkra uppgifter finnas tillgängliga.

11. Revisorernas budget och ekonomi Fjolåret uppvisar ett överskott på 78 tkr.

12. Information från ordförande Inget för dagen.

13. Kurser och konferenser

Anmälningarna till Boden nästa vecka resp SKL/Stockholm i maj gås igenom.

14. Övriga frågor

Avtackning av avgående revisorer och Andreas; föreslås ske i samband med en gemensam lunch på Bodensia antingen 19/2 eller 19/3.

15. Nästa möte

Nästa möte mån 18/2 kl 08.30 med kommunledningen då Inger, Robert Lund och Michael medverkar.

Därefter ordinarie rev-möte 19/2 kl 08.30 16. Avslutning

Inger tackar deltagarna och avslutar dagens möte.

Vid datorn med bästa hälsningar / Hans

(7)

Mötesanteckningar revisionsöverläggning Boden 2019-02-19

Kl. ca 08.30 Lokal: A3 Närvarande:

Inger Lundström Karl-Ivar Frank

Michael Sundberg Eija Andersson

P-O Planting Kent Barkestedt

Roland Dahlqvist Britt-Inger Olsson

Robert Larsson Robert Lund

Andreas Jönsson, PwC Hans Forsström, PwC

1. Mötets öppnande

Inger hälsar välkommen och öppnar dagens möte.

2. Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns.

3. Föregående mötesanteckningar

Mötesanteckningarna från mötet 5/2 gås igenom och läggs till handlingarna.

P-O meddelar att tillgången till dokument på Ciceron nu ska fungera så som revisorerna har begärt, samt att rev-planen 2019 nu ska finnas utlagd på hemsidan.

4. Ipads till revisorerna

Inger informerar. För ev kvarstående frågor mejla anna.m.nilsson@boden.se 5. PM och skrivelser - ansvarsutövandegranskningen 2018

 Utbildningsnämnden, ev justering av förslag från 190205 Inga förändringar krävs så förslaget till skrivelse antas.

Samtliga skrivelser undertecknas och expedieras snarast möjligt efter dagens möte. Antagna slutversioner bifogas dessa mötesanteckningar.

6. Redovisning av granskningen Framtidens äldreomsorg – Andreas Andreas redovisar granskningen utifrån den utskickade rapporten.

Föreligger förslag till skrivelse, vilken rättas redaktionellt, antas och undertecknas. Granskningen expedieras efter dagens möte.

Diskuteras att presentera granskningen för socialnämnden och i ett senare skede kanske även för representanter från kommunstyrelsen och fastighetsnämnden. Uppdras till PwC att anordna en presentation för nämnden med PwC:s granskare på plats, ev 26/3.

Diskuteras även att presentera granskningen för kommunala pensionärsrådet, Inger åtar sig att göra detta. I första skedet överenskoms att skicka granskningen även till KPR.

(8)

7. Revisionsplan 2019 och prioriterade granskningsområden

 Projektplan elevers hälsa

Revisorerna bestämmer att avvakta med projektplanen och i stället ordna dialogmöten i syfte att inhämta kunskap avseende elevers mående , psykisk ohälsa, frånvaro och samverkan med Region Norrbotten, samt riskfaktorer inom dessa områden. Möten planeras med skolsköterskor (år 1-9) och kuratorerresp därefter med elevhälsochefen. Uppdras till PwC att anordna detta.

 Projektplan kulturverksamheten

Revisorerna bestämmer att avvakta med projektplanen tills Leif är tillbaka.

 COSO-granskning företagen – diskussion om inriktning/avgränsning Andreas föreslår att följande företag prioriteras: Boden Event, BUAB och ev Arena-bolaget.

Uppdras till PwC att till nästa möte ta fram en projektplan för detta.

 God ek hushållning – diskussion om inriktning/avgränsning

Granskningsinriktningen bör vara mot de beredande organens långsiktiga finansiella planering i förhållande till kommunens övergripande mål och ansvarsfördelning i kommunen. Uppdras till PwC att till nästa möte skissa på en granskningsinriktning och avgränsning för granskningsområdet.

 Övriga prioriterade granskningar – synpunkter, funderingar bl a avseende:

o Fastighetsförvaltningen – synpunkter på granskningsförslag

Som togs upp på förra mötet vill fastighetsnämnden till följd av pågående utvecklingsarbeten att revisorerna skjuter på granskningen till 2020 eller 2021. Överenskoms att skjuta granskningen på framtiden.

o Öfmn:s roll i samverkan med Socn o Bodenbo

Eventuellt kan ett informationsmöte inledningsvis ordnas med företrädare för de tre parterna för att klargöra gränssnitten mellan de tre.

o Socialtjänstens insatser; HVB-placeringar, öppenvård m m

Intressant att belysa är tillgången till vårdinsatser på hemmaplan, utbud av öppenvårds- insatser kostnadsutvecklingen för olika typer av placeringar liksom bef avtal med

institutioner, eftervården/nästa steg efter placering, samt uppföljningen av gjorda insatser.

Uppdras till PwC att till nästa möte skissa på en projektplan för detta.

8. Fördelning av lekmannarevisionsuppdrag

Förslaget till fördelning diskuteras. Överenskoms att Robert Lund går in som suppleant i Bodens kommunföretag i st f Inger. Särskilt protokoll upprättas och expedieras (bifogas).

9. POP-rapport och information om pågående granskningar Inget nytt sedan senast.

(9)

10. Protokollsinfo

Från protokollsläsningarna kan noteras att:

- Ks antog yttrande över revisionens granskning av budgetprocessen - Ks utökade borgen till BUAB

- Boden Event; budget, uppföljning m m saknas. Ordf Jim kommer gärna till revisionen och berättar om vad som pågår i bolaget. Överenskoms att avvakta med detta en tid framåt (april- maj)

- Fortsatt dialog avs att Ågården byggs om till trygghetsboende - Väntetid för särskilt boende 11 månader

I övrigt föreslår Inger att till ett kommande möte fokusera på redovisning av, främst de större, nämndernas verksamhetsplaner och annat av större intresse.

11. Löpande ekonomisk uppföljning av styrelse och nämnder (månadsrapport) Inget för dagen.

12. Revisorernas budget och ekonomi

Roland meddelar att hittills 2019 har drygt 70 tkr förbrukats av revisionsanslaget.

13. Information från ordförande

 Michael åtar sig att föreslå hotell för Stockholmsresan.

 På SKL:s hemsida finns möjlighet att prenumerera på nyhetsbrev för revisionsområdet.

14. Kurser och konferenser 15. Övriga frågor

 Information om pågående lekmannarevisioner

Andreas informerar om granskningsläget och de kontakter som pågår med auktoriserade revisorer.

Underlagen för resp företag skickar Andreas ut till resp revisor.

Överenskoms att Andreas, och ev Hans, medverkar på Bodenbos styrelsemöte 28/2 då även stiftelsens auktoriserade revisor Hans Öystilä medverkar.

 Bokslutsberedning 20/2 i fullmäktigesalen.

De som deltar anmäler i efterhand till P-O vilka tider de medverkat.

 Bolagsdagen 25/2 Revisorerna medverkar.

16. Nästa möte

Enligt plan 5/3 kl 08.30.

17. Avslutning med gemensam lunch kl 12.30

Inger avslutar dagens möte med att avtacka de avgående revisorerna och Andreas samt inbjuder till gemensam lunch på Bodensia.

(10)

Mötesanteckningar revisionsöverläggning Boden 2019-03-05

Kl. ca 08.30 Lokal: A3 Närvarande:

Inger Lundström

Michael Sundberg Eija Andersson

P-O Planting Kent Barkestedt

Roland Dahlqvist Britt-Inger Olsson

Robert Larsson Robert Lund

Hans Forsström, PwC

1. Mötets öppnande

Inger öppnar mötet och hälsar välkommen.

2. Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns

3. Föregående mötesanteckningar

Läggs med godkännande till handlingarna. Följande noteringar görs:

 PwC återkommer ang möte med socialnämnden avs granskningen Framtidens äldreomsorg.

 Ang elevers hälsa så sammanställs en årlig rapport från elevhälsan.

 Hans kontaktar Conny Bergvall ang att granskningen avs fastighetsnämnden skjuts på framtiden.

4. Brev ang Office 365 – bifogas Gås igenom.

5. Rapport lekmannarevisioner

Revisorerna informerar från sina respektive granskningar av kommunens företag.

Granskningsrapporter föreligger vilka antas och undertecknas av närvarande revisorer. Övriga (Leif och Karl-Ivar) måste skriva under i närtid.

6. Yttrande över granskningen av budgetprocessen – bifogas Det inkomna yttrandet gås igenom och läggs till handlingarna.

7. Revisionsplan 2019 och prioriterade granskningsområden - Elevers hälsa – idéer för inledande dialogmöten presenteras

Av de tre idéer som PwC tagit fram väljer revisorerna alternativ 1:

Två högstadieskolorna (Brönjaskolan och Stureskolan) samt två F-6-skolor (Prästholmen och ev Harads alt annan byaskola beroende på elevunderlaget) i dialogmötena. Det innebär att totalt fyra grundskolor omfattas. I så fall kan fem dialogmöten á 1 h planeras in under en heldag:

• Dialogmöte 1: Skolsköterskor + kuratorer från skola 1

• Dialogmöte 2: Skolsköterskor + kuratorer från skola 2

• Dialogmöte 3: Skolsköterskor + kuratorer från skola 3

• Dialogmöte 4: Skolsköterskor + kuratorer från skola 4

(11)

• Dialogmöte 5: Elevhälsochef

Uppdras till PwC att snarast praktisk möjligt anordna mötena (i Boden), informera skolchef och elevhälsochef (inkl att detta är en form av fortsättning på den tidigare granskningen avs stöd till barn med särskilda behov). Överenskoms att dialogmötena fungerar som uppstart för granskning av elevers mående. Noteras ska att revisorerna i granskningen gärna ser att en viss omvärldsanalys genomförs t ex via offentlig statistik (om sådan finns för granskningsområdet).

- Projektplan COSO-granskning företagen – bifogas

Antas efter viss justering (bifogas). PwC uppmanas att hålla nere kostnaden för berörda bolag i möjligaste mån.

- Projektplan - Socialtjänstens insatser; HVB-placeringar, öppenvård m m – kompletteras närmare mötet

Antas efter viss justering (bifogas).

- Projektplan/utkast – God ek hushållning/långsiktig finansiell ställning – bifogas

Antas efter viss justering (bifogas).

- Öfmn:s roll i samverkan med Socn o Bodenbo - ev informationsmöte inledningsvis

Överenskoms att avakta till senare med ev granskning inom området.

8. POP-rapport och information om pågående granskningar – bifogas Läggs till handlingarna.

9. Protokollsinfo

Rober Larsson redovisar från fastighetsnämnden som uppdragit till chefen att utreda hur

fastighetsskötseln ska bedriva i Harads, solceller ska sättas upp i ett kvarter, tecknade hyres- resp entreprenadkontrakt.

Inger redovisar från utb-nämnden som begärt att inte behöva återställa sitt underskott från 2018 och att överföra återstående investeringsbudget till 2019, regelbunden tillsyn av Skogså fritids och förskola genomförd.

P-O redovisar från socialnämndens möte 26/2 där bl a en handlingsplane för ekonomi i balans har behandlats, årshjul för nämnden och internkontrollplan. Lokalvården tas tillbaka i egen regi som ett led i heltidssatsningen. Sammanställd kvalitetsberättelse och patiensäkerhetsberättelse har behandlats. Socialtjänsten har cirka 1 100 brukare och patienter. Ekonomidagar har genomförts.

10. Löpande ekonomisk uppföljning av styrelse och nämnder (månadsrapport) Inget för dagen.

11. Revisorernas budget och ekonomi

12. Roland redogör för det ekonomiska utfallet såhär långt.

(12)

Michael berättar från sin utbildning i Rodret, innebärande tillgång till systemet vilket möjliggör att han kan göra sökningar av ekonomiska transkationer på olika nivåer organisatoriskt och

kontomässigt. Diskuteras utifrån detta att under året genomföra någon form av räkenskaps- granskning inom något vösentligt område.

Överenskoms att PwC i granskningen av årsredovisningen tittar på om det framkommer något område som lämpar sig för fördjupad granskning senare under året.

13. Information från ordförande

Inger nämner möjligheten att samla genomgångar av viktigare planer och dokument från

nämnderna till särskilda temamöten, alt att varje revisor i förväg flaggar för när behov finns av att på ett ordinarie möte gå igenom någon plan el liknande mer på djupet.

14. Kurser och konferenser

Michael förslår att revisorerna bor på Hotell C i Stockholm i maj.

15. Övriga frågor

- Michael nämner att beslut om arvoden för lekmannarevision kanske borde beslutas av fullmäktige i st f av resp företag.

- Nytt/korrigerat beslut avs attestanter för 2019-2022 tas upp vid nästa möte.

16. Nästa möte

19/3 kl 08.30 enligt plan.

17. Avslutning

Inger tackar deltagarna och avslutar mötet.

(13)

Mötesanteckningar revisionsöverläggning Boden 2019-03-19

Kl: 08.30 Lokal: A3 Närvarande

Inger Lundström Eija Andersson

Leif Nordström Kent Barkestedt

Michael Sundberg Robert Larsson

P-O Planting

Roland Dahlqvist Hans Forsström, PwC

1. Mötets öppnande

Inger öppnar mötet och hälsar välkommen.

2. Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns

3. Föregående mötesanteckningar Till handlingarna med godkännande.

4. Möte med socialnämnden 26/3 – Framtidens ÄO

Mötet blir 26/3 kl 13.00 i Ks-salen. Från PwC medverkar Ellen Håkansson som tillsammans med Andreas genomförde granskningen.

Av revisorerna medverkar Inger, Kent, P-O, Michael, Roland och Leif.

5. Revisionsplan 2019 och prioriterade granskningsområden - Projektplan KFU-nämnden – bifogas

Projektplanen antas med tillägg om särskild kontroll avs hyror från föreningslivet öht.

- Information dialogmöten, elevers mående – Hans

Dialogmötena planeras som en första del i granskningen, och efter dessa vill revisorerna se över projektplanen för elevers mående för ev revidering baserat på vad som framkommer i

dialogmötena.

PwC återkommer med information rörande urval av skolor och tillfällen för dialogmötena, prel datum är 23/4 alt 2/5.

- Information avs framskjuten granskning av fastighetsnämnden – Hans Conny Bergvall är informerad om att revisorerna skjuter fram granskningen. Conny kommer gärna till revisorerna och berättar om fastighesnämndens/-förvaltningens pågående

utvecklingsarbete, lämpligen någon gång under hösten. Revisorerna är positiva till detta och det läggs in i planeringen.

- Planering verksamhetsbesök och –dialoger Studiebesök på BEAB – nybyggda pannan.

Bjuda in arbetsmarknadsförvaltningens nya chef Helena Hansson resp nya gymnasiechefen B-O Ström samt tekniske chefen Robert Näslund.

(14)

6. POP-rapport och information om pågående granskningar – bifogas Hans redovisar uppföljningen utifrån att beslutade projekt nu är inlagda i rapporten.

7. Protokollsinfo

Leif redovisar från MoB-nämndens möte 12/3; dagvattenstrategi för kommunen, div nya riktlinjer för handläggning av olika typer av ärenden, föreläggande avs sluttäckningsåtgärder för farligt avfall, SBK-rapporten som innehåller bl a Bodenraketen och uppföljning nyckeltal internkontrollplan samt verksamhetsuppföljning bl a miljöskydd som har flera stora ärenden.

Tillståndsplikt införs för handel med tobaksvaror, samt utvidgade områden för rökförbud.

Michael redovisar från VD-rapport Bodenbo avs vakansgrad, flyttningsstatistik m m. Bolaget har en övertlighet i kundtjänst då Bovärdarna själva ska sköta felanmälan via en app. Från senaste protokollet noteras bl a att förtroenderevisorernas rev-berättelse nu kommer ingå i årsredovisningen. Uppdrag till VD att ta fram underlag för nyproduktion i Nejlikan 2 då ett annat projekt är överklagat. Vidare att det indragna statliga investeringsstödet fördyrar ett projekt på Trånga gatan. Medarbetarundersökning genomförd som visar på förbättringar men även områden att arbeta vidare med. Avs BKO kommer detta ägas till 60 % av BEAB och 40 % av Bodenbo.

Michael redovisar Överförmyndarnämndens yttrande över den uppföljande granskningen av tidigare genomförda granskningar (bifogas). Nämnas kan att nämnden tagit fram en rutin för ärendehantering. Inger kompletterar med att Ks avser se över hela kommunens rutiner för ärendehantering.

P-O redovisar från slutrevisionen i samtliga bolag som hölls 7/3 där det bl a nämndes att BUAB:s döttrar står inför upprättande av kontrollbalansräkning. Påpekas att det inte fungerat så bra med avstämningen med den auktoriserade revisorn från EY och att rutinerna för detta behöver skärpas upp t ex med tidigare mötesplanering. Bifogas PwC:s noteringar från

slutrevisionen.

8. Löpande ekonomisk uppföljning av styrelse och nämnder (månadsrapport) Inget för dagen.

9. Revisorernas budget och ekonomi Oförändrat sedan förra mötet.

Ang budgetarbetet för 2020-2022 så ska revisorerna lämna sitt budgetförslag till ekonomi- enheten senast 23/4. Uppdras till PwC att ta fram förslag till protokoll för detta.

Bokslutet för 2018 visar att revisionen i överskottsfonden har 91 tkr.

10. Information från ordförande

- Avstäms hur det har fungerat med nya paddor m m

- Inför Kf 8/4 planeras vilka som redovisar aktuella granskningar

- Anonymt brev som ifrågasätter om Leif bör sitta kvar i revisionen då han lämnat liberalerna. Noteras ska att Leif är vald för hela mandatperioden så något avseende vid brevet behöver inte fästas. Till handlingarna utan åtgärd

- Stellan Lundberg hälsar så gott till revisionen

(15)

11. Kurser och konferenser

- Samverkansnätverket 22/3 på Savoy i Luleå. Inger, P-O, Robert La, Kent o ev Robert Lu medverkar

- Påminns om att boka resa på NEX till S-holm 13-14/5

- Stora Demokratidagen hålls i Stockholm 15/5 vilket Inger fått inbjudan till 12. Övriga frågor

Inget för dagen.

13. Nästa möte

28/3 kl 08.30 för slutrevision 2018. Cony Erkheikki redovisar först årsredovisnings-

granskningen för revisionen och sedan kl 11.00 medverkar representanter för kommunledning och ekonomikontor.

Därefter rev-möte 2/4 (då Michael även fyller 65 år!) bl a för underskrift av årsredovisningen som går till tryck 3/4.

14. Avslutning

Inger tackar deltagarna och avslutar dagens möte.

(16)

Mötesanteckningar revisionsöverläggning och slutrevision 2018 Boden 2019-03-28

Kl: 08.30 Lokal: A3 Närvarande

Inger Lundström Roland Hemphälä

Leif Nordström Kent Barkestedt

Michael Sundberg Robert Larsson

P-O Planting Robert Lund

Roland Dahlqvist Hans Forsström, PwC

Britt-Inger Olsson Conny Erkheikki, PwC

1. Mötets öppnande

Inger öppnar mötet och hälsar välkommen.

2. Godkännande av dagordning

Ingen fastställd dagordningen för dagens möten som behandlar årsredovisningsgranskningren och revisionsberättelsen.

Inför nästa års slutrevision bör Kf:s presidium bjudas in.

3. Mötet med socialnämnden 26/3 – Framtidens ÄO

Revisorerna som medverkade redovisar kort från mötet. Noteras kan att nämnden senare under mötet 26/3 skulle behandla sitt svar till revisionen.

Ellens presentation från mötet bifogas, och skickas också till nämnden enligt dess önskemål.

4. Inkommen post

Inkomna kursinbjudningar gås igenom.

Svar på två granskningar har inkommit vilka gås igenom (bifogas);

 Uppföljande granskning

 Ägarstyrning av delägda bolag

I båda fallen avser Ks resp utb-nämnden följa revisorernas rekommendationer.

Ett anonymt brev har också inkommit vilket läggs till handlingarna enligt kommunens rutiner för hantering av anonyma skrivelser.

5. Revisionsavtalet

Inger redovisar att avtalets förlängning inträder med automatik om ingen av parterna säger upp det inom angivna tidsramar.

6. Årsredovisningsgranskningen

Conny redovisar granskningen utifrån den utskickade rapporten (slutlig version av rapporten bifogas). Särskilt noteras:

 Målredovisningen är mycket omfattande och därmed är det svårt för revisionen att utvärdera om kommunen lever upp till god ekonomisk hushållning.

 Nämndernas verksamhetsbeättelser ingår inte längre i årsredovisningen, vilket i och för sig inte är ett krav men försvårar analysen av avvikelser mot budget.

(17)

 Socialnämndens stora underskott. Samtliga angivna orsaker till underskottet är inte beloppssatta i förvaltningsberättelsen utan endast för orsaker mostvarande cirka hälften av det totala underskottet finns belopp angivna.

o Inte heller för utbildningsnämndens underskott på toltalt 8 mnkr är angivna orsaker beloppssatta.

o Sammantaget innebär detta att en mer komplett resultatanalys vore värdefull för bedömningen av kommunens ekonomiska ställning.

 Beskrivningen av nämndernas budgetföljsamhet kunde vara bättre strukturerad och ex- vis redovisas nämnd för nämnd.

 Beskrivningen av hur de framtida utmaningarana ska mötas upplevs vara något ”tunn”.

 Årets underskott kommer inte täckas av RUR:en utan i stället återförs tidigare

”öronmärkta” medel från det egna kapitalet.

7. Slutrevision 2018

Från kommunledning och ekonomikontor medverkar Claes Nordmark, Johan Gröhn, Mats Berg, Lena Lindberg, Patrik Lindahl och Jenny Sundqvist för presentation och diskussion angående årsredovisningsgranskningen.

Inledningsvis presenterar Conny granskningen. Särskilt diskuteras frågor om målen för ekonomisk hushållning och dess omfattning, samt resultatanalysen i förvaltningsberättelsen.

Även att kommunen nyttjar delar av de s k öronmärkta medlen.

Avslutningsvis överenskoms att ekonomikontoret och PwC inför och under fortsatta granskningar av delårsrapport och årsredovisning fördjupar dialogen om kommunens redovisning av sina mål och ekonomiska ställning i övrigt.

8. Revisionsberättelse 2018

Förslag till revisionsberättelse föreligger vilket antas. Rev-berättelsen undertecknas och expedieras tillsammans med rev-rapporten från årsredovisningsgranskningen efter dagens möte.

9. Övriga frågor Inget för dagen.

10. Nästa möte

Mötet 2/4 ställs in och nästa möte blir därmed 16/4 kl 08.30.

11. Avslutning

Inger tackar deltagarna och särskilt de avgående revisorerna, samt avslutar dagens möte.

Vid datorn med bästa hälsningar / Hans

(18)

Mötesanteckningar revisionsöverläggning Boden 2019-04-16

Kl. ca 08.30 Lokal: A3 Närvarande

Inger Lundström Roland Dahlqvist

Leif Nordström Robert Larsson

Michael Sundberg Eija Andersson

Kent Barkestedt Hans Forsström, PwC

Ida Pelli, PwC

1. Mötets öppnande

Inger hälsar välkommen och öppnar mötet.

2. Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns.

3. Föregående mötesanteckningar Läggs med godkännande till handlingarna.

4. Revisionsplan 2019

- Intervjuer skolgranskningen resp COSO-granskningen bolagen

Datum, plats och tid har mejlats ut. För skolgranskningen gäller 2/5 i A6 och P-O, Inger o Michael medverkar. För COSO-granskningen gäller 6/5 enligt utskickat schema. Medverkar gör Roland, Eija, Leif, Robert La o Inger.

Revisorerna vill ta del av frågeunderlagen i god tid.

- Planering verksamhetsbesök och –dialoger

Ida redovisar planeringen så här långt; Helena Hansson kommer till rev-mötet 28/5 kl 10.00. Studiebesök på BEAB (nya pannan) 11/6 kl 13.00.

- Ev uppföljning av granskningen av konsultkostnader från 2015

Diskuteras att ev följa upp granskningen/kartläggningen senare under året med anledning av att signaler finns om att kommunens konsultkostnader har ökat.

- Intervjuer kulturgranskningen

Intervjuerna planeras till 16/5, d v s samma dag som mötet med Kf:s presidium är inplanerat.

Noteras att flera revisorer är frånvarande den dagen varför mötet med presidiet kanske bör bokas om. Frågan hänskjuts till nästa möte.

5. POP-rapport och information om pågående granskningar – bifogas Oförändrat läge sedan sist då inga nya beställningar har gjorts.

Diskuteras att ev granska det förebyggande arbetet mot mutor och korruption både vad gäller externa relationer och interna förhållningssätt. Uppdras till PwC att till nästa möte ta fram en projektplan för detta.

(19)

6. Protokollsinfo

Michael informerar från socialnämndens möte 26/3. Bland annat har nämnden behandlat en motion om inrättande av ett korttidsboende. Vidare har nämnden antagit ett yttrande över

granskningen framtidens äldreomsorg där nämnden tar till sig granskningens rekommendationer.

Nämnden har också beslutat om biståndsbedömt trygghetsboende och förändringar för flera andra boenden, samt antagit alternativ besparing i handingsplanen vilket hänger samman med

förändringarna för de olika boendena.

Leif informerar från Bodenbo och VD:s senaste VD-brev där bl a nämns att hyresmarknaden fort- satt är mycket god. Från BEAB framgår av VD-rapporten bl a bolaget ställt sig bakom en satsning på fossilfri produktion, och att ökade kostnader uppstår till följd av skatteförändringar mm. Bolaget har också förvärvat aktier i BKO som nu ägs gemensamt av Bodenbo och BEAB.

Inger informerar från utbildningsnämndens senaste möte där bl a frågan om hur beslut avseende förskoleplats för föräldralediga ska fattas.

Från fullmäktigemötet senast så noteras att förändringar i bolagsstrukturen kommer medföra behov av vissa nya val av lekmannarevisorer. Årsredovisningen debatterades omfattande. Motionen om rätt för ersättare att yttra sig antogs.

Michael informerar från länsstyrelsens inspektion av överförmyndarnämnden vilken visar på god ordning och inte föranleder någon kritik. En sammanställning visar att en person har 16 huvudmän och att sammanlagt fyra godemän har 10 eller fler vardera.

7. Löpande ekonomisk uppföljning av styrelse och nämnder (månadsrapport) Roland informerar att revisionen ligger bra till jämfört med budget.

8. Revisorernas budget och ekonomi

- Protokoll budgetäskande - förslag föreligger

Förslaget antas och protokollet korrigeras, undertecknas samt expedieras efter dagens möte.

9. Information från ordförande

- Inkommet brev från privatperson ang resursfördelningssystemet inom skolan Brevskrivaren ifrågasätter att elever inskrivna i särskolan men som går i sin ordinarie klass, inte får del av extra resurser för särskilt stöd till särskoleelever.

Inger har till brevskrivaren skickat över revisionens rapport från granskningen av resursfördelningssystemet. I denna ingår dock inte särskolan särskilt.

Diskuteras att framöver granska särskolan och dess finansiering både inom grund- och gymnasieskola. Inledningsvis kan BU-chefen alt annan ansvarig tjänsteperson bjudas in för att informera om särskoleverksamheten – uppdras till PwC att planera in detta.

- Nämndernas svar på granskningar till Kf?

Vid senaste fullmäktigemötet där bl a granskningen av framtidens äldreomsorg

presenterades debatterades varför nämndernas svar på revisionens granskningar inte delges fullmäktige.

- Rapport från möte med presidiet 5/4

Inger och Hans informerar från mötet med Eivy och Göran från presidiet ang

årsredovisningsgranskningen. Presidiet uttryckte att de var mycket nöjda med mötet.

(20)

- Budgetberedning 26/4

Uppgift om när under dagen de olika nämnderna medverkar har inte kommit än.

10. Kurser och konferenser

Leif och Kent informerar från inspirationsföreläsningen om kommunal ekonomi 9/4, vilken upplevs ha varit mycket bra och tankeväckande utifrån de utmaningar kommunsektorn står inför.

11. Övriga frågor

- Lekmannarevisorer i det nya/ombildade bolaget Boden business park AB Förslag läggs om att Inger Lundström resp Leif Nordström väljs som ordinarie resp som ersättare.

Förslaget antas av revisorerna.

Uppdras till PwC att expediera förslaget till kommunsekreteraren.

12. Nästa möte

Nästa möte hålls 29/4. Från PwC medverkar Jenny Engelmark.

13. Avslutning

Inger tackar deltagarna, önskar glad påsk och avslutar dagens möte.

Vid datorn med glada påskhälsningar / Hans

(21)

Mötesanteckningar revisionsöverläggning Boden 2019-04-29

Kl. 08.30 Lokal: A3 Kallade

Inger Lundström

Leif Nordström Robert Larsson

Michael Sundberg Eija Andersson

P-O Planting Kent Barkestedt

Robert Lund Jenny Engelmark, PwC

1. Mötets öppnande

Inger hälsar välkommen och öppnar mötet.

2. Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns.

3. Föregående mötesanteckningar Läggs med godkännande till handlingarna.

4. Revisionsplan 2019

- Granskning av EKO-frågor – projektplan bifogas

Revisorerna diskuterar projektplanen och beslutar att revisionsobjekt i granskningen blir Ks, Bodenbo och Miljö- och byggnämnden. PwC får i uppdrag att uppdatera projektplanen utifrån revisorernas inspel.

- Ev nya granskningsuppslag Inga nya uppslag just nu.

- Intervjuer i pågående granskningar

Insatser till barn och unga: Intervjuer med verksamheten blir 13/5 och intervju med

socialnämndens ordförande blir 8/5, PwC skickar ut tider och intervjuguide. Jenny informerar om att det har varit svårt att boka intervjuer med socialchef och representant för oppositionen och att arbete pågår för att boka dessa.

Kulturgranskningen: 17/5 Leif, Kent och Robert deltar. PwC skickar ut intervjuguide.

5. POP-rapport och information om pågående granskningar Oförändrat läge sedan sist då inga nya beställningar har gjorts.

6. Protokollsinfo

Överförmyndarnämnden: under senaste mötet 11/4 behandlades ett flertal enskilda ärenden och budgetförutsättningarna för 2020.

Tekniska utskottet: bland annat togs under senaste mötet upp ändring av taxor för ungdomskortet och pensionärskort (buss) upp liksom kameraövervakning inom

kollektivtrafiken och att inte införa bälten på kollektivtrafikens bussar. Medborgarförslag hade lagts angående utökade busstider till Vittjärv – resandeunderlag bedöms ej finnas för att erbjuda större utbud varför det avslogs.

(22)

Handlingsplan budget i balans behandlades av Ks 18/4, återremitterades till tekniska utskottet.

Belysning gång- och cykelväg på Erikslund beviljas. Budgetförutsättning 2020-2022 godkänns, processas vidare till strategisk plan. Omfördelning investeringsmedel från bl.a. Storheden till Kusån.

Socialnämnden: vid möte 23/4 togs bland annat under förvaltningschefens information upp att personal vid Åcenter och Migårdarna erbjuds att följa med till nytt boende eller nytt

motsvarande arbete inom socialtjänsten, tackar personal nej inträder LAS-regler och ev.

uppsägning p.g.a. arbetsbrist tar vid. Boendesituationen nu är fyra lediga platser på

korttidsboende och 77 individer i kö till särskilt boende, väntetid 12 månader. Satsningen heltid för alla arbetas det med, Harads ligger långt framme här. Chef för boende- och stöd är tillsatt f.o.m. augusti. Socialnämndens handlingsplan avseende budget i balans – revidering av riktlinjer tas upp. Budgetförutsättningar – skickas vidare till Kf. Nämnden följer upp aktuellt verksamhetsområde enligt det års-hjul som finns. Yttrande över revisionsrapport och uppdrag ges att förtydliga ärendeprocessen och återrapportera till nämnden i juni. Verksamheten personlig assistans förflyttas från Boende och stöd till verksamheten för ordinärt boende.

Bodens ridklubb får bidrag för instruktörstjänst för funktionsanpassad ridning. Revidering av riktlinjer för hjälpmedelsförskrivning.

Utbildningsnämnden: nämnden har i tre ärenden yttrat sig med nej till Skolverket om

skoletableringar i Luleå, hänvisar till hur konkurrens kan komma att påverka den kommunala gymnasieskolan i Boden och möjligheten att bedriva den. Nämnden har svarat på ett antal ungdomsmotioner, nämnden tar till sig det som framkommit och avslår en del motioner och bifaller andra, bl.a avseende att elever får dra el i elevbyggnationer. Tittar på administrativa besparingar och kommande behov av utbyggnationer i befintliga lokaler.

Kultur-, fritids- och ungdomsnämnden: nytt avtal avseende Havremagasinet har träffats med Region Norrbotten. Information om bl.a. byte av plexiglas i ishallen, att besök på Nordpolen ökar, läget vid kommunens anläggningar såsom exempelvis konstgräsplanerna. Information om biblioteksverksamheten där det är rörigt med ungdomsgrupper som uppehåller sig på

biblioteket, vaktbolag har fått anlitas vilket kostar pengar. Försvarsmuseet och aktiviteter som genomförs där. Konstregistreringen pågår och har hög prioritering. Ungdomsgården i centrum har en stor ökning av besökare. Stor efterfrågan på utlåning från fritidsbanken. Uppdrag till förvaltningen att komma med förslag på vilka anläggningar som ska avvecklas, omvandlas, utvecklas, byggas om m.m. inklusive prioriteringsordningar, ska redovisas till nämnden 2019- 12-11.

Miljö- och byggnämnden: bland annat tas svar på revisionsrapport avseende tillsyns-

verksamheten upp liksom taxa för tillsynen avseende läkemedel och försäljning av folköl m.m., yttrande över motion kring enskilda avlopp, föreläggande av rivning av Frörenseriet. Sbk- rapport april bl.a. fortsätter arbete med Boden raketen. Kommunen är näst bäst på bygglov i Sverige. Övrigt som tas upp är ny tobakslag, livsmedelskontroller pågår, fysisk planering pågår liksom arbetet med översiktsplan.

7. Löpande ekonomisk uppföljning av styrelse och nämnder (månadsrapport) – bifogas

Socialnämndens ekonomiska uppföljning visar för perioden -17,1 mnkr, för helåret 2019 prognostiseras ett underskott på -30,7 mnkr. Bland annat hänvisas till rambrist.

(23)

Utbildningsnämndens ekonomiska uppföljning visar för perioden på -3,4 mnkr och på ett underskott på – 13,7 mnkr för helåret 2019. Gymnasieskolan uppges stå för en stor del av underskottet.

Kultur-, fritid – och ungdomsnämnden prognostiserat underskott på några hundra tusen kr för helåret.

Miljö- och byggnämnden prognostiserar ett överskott på ca en mnkr för helåret.

8. Inkomna yttranden och beslut avs tidigare granskningar

Yttranden för tidigare granskningar har inkommit från fastighetsnämnden, socialnämnden och miljö- och byggnämnden.

9. Information från ordförande

- Mötesdag/-ar för möte med Kf:s presidium

Revisorerna beslutar att flytta datumet för träffen med Kf:s presidium från 16/5. Inger för dialog med ordförande och föreslår 28/5 kl. 8.30 alternativt 11/6 kl. 8.30.

- Stockholmsresan 13-14/5

Inger skickar information och tips för visning av Riksdagshuset till alla i revisionsgruppen.

10. Avtalsförlängning – utdrag ur avtalet bifogas

Revisorerna behöver endast besluta om avtalet inte ska förlängas, innan halvårsskiftet. I annat fall frlängs det automatiskt.

11. Kurser och konferenser Inget att ta upp.

12. Övriga frågor Inget att ta upp.

13. Nästa möte

Nästa revisionsmöte hålls 28/5. Från PwC medverkar Jenny Engelmark.

14. Avslutning

Inger tackar deltagarna, önskar trevlig Valborg och avslutar dagens möte.

Vid datorn med vänliga hälsningar / Jenny

(24)

Mötesanteckningar revisionsöverläggning Boden 2019-05-28

Kl. ca 08.30 Lokal: A3 Kallade

Inger Lundström Eija Andersson

Leif Nordström Kent Barkestedt

Michael Sundberg Jenny Engelmark, PwC

P-O Planting Michaela Nyman, PwC

Roland Dahlqvist Christer Marklund, PwC Robert Larsson

1. Mötets öppnande

Inger hälsar välkommen och öppnar mötet.

2. Godkännande av dagordningen

Dagordningen godkänns med ändringen att protokollspunkt 9 stryks.

3. Möte med Kf:s presidium kl 08.30

Revisorerna träffar Kf:s presidium. Följande punkter tas upp:

- Kf:s presidium har besökt Demokratidagarna och Dagens samhälles Stora samhällsgalan och berättar om det.

- Hur Kf arbetar mot hot, hat och våld mot politiker och tjänstepersoner.

- Kf-möte 17/6 då tas Strategisk plan upp.

- Revisorernas kommande granskning av etik, korruption och oegentligheter.

- Revisorernas budgetäskande för år 2020.

- Revisorernas revisionsplan med planerade och pågående granskningar och förstudier.

- Revisorernas studiebesök vid Riksdagen.

- Nästa möte med presidiet planeras till 15/10 2019 kl. 08.30.

4. Föregående mötesanteckningar 29/4 Läggs med godkännande till handlingarna.

5. Verksamheten informerar: Helena Hansson, arbetsmarknadsförvaltningen, kl 10.00

Revisorerna träffar Helena Hansson, ny chef för arbetsmarknadsförvaltningen sedan november då hon påbörjade vikariat som förvaltningschef. Följande punkter tas upp:

- Nuläget i förvaltningen: Sedan Helena trädde in som förvaltningschef har arbetet inom

förvaltningen fokuserats på att stötta personal och bygga en bra kultur inom förvaltningen samt på arbetsmiljöfrågor. Arbete för att identifiera områden som behöver prioriteras har skett inför verksamhetsplan 2019.

- Organisationen: Beskrivning av organisationen och vilka samverkansytor som finns, vad som inryms i Jobbcentrums verksamhet (flyktingmottagande, aktivitetsansvar och arbetsmarknads- konsulenter). Organisationen har nu börjat sätta sig och samtliga rekryteringar är nu på plats.

- Aktivitetsansvaret: På kort sikt är verksamheten förstärkt med flera personer som hjälp till. En till person håller på att rektyteras för att stötta upp verksamheten på längre sikt.

- Framtiden: Helena upplever optimism och framåtanda inom förvaltningen. Utmaningar och oro finns i och med nedläggning av Arbetsförmedlingens kontor i Boden. Utmaningar att

(25)

matcha jobbsökande med arbetsgivare. Behov finns generellt hos företag och offentlig

verksamhet av att anställa, det är dock svårt att få tag i personal och det gäller att matcha med individer som har rätt kompetens.

- Intregrationsbegreppet: behöver tydliggöras, vad menar vi med det i Bodens kommun? Samlad bild behövs avseende intregation.

- Samordningsförbund: tankar finns avseende detta för framtiden. Skulle kunna gynna medborgare i Boden.

- Internkontrollplaner: nytt begrepp för många inom förvaltningen. Fokus på att förstå vad internkontroll innebär och vilka områden som bör följas upp.

6. Redovisning granskning; Intern styrning och kontroll i bolagen

Michaela och Christer föredrar granskningsresultatet. Revisorerna går igenom och undertecknar skrivelsen. Skrivelsen och rapporten expedieras efter mötet.

7. Revisionsplan 2019

- Granskning av EKO-frågor

Revisorerna lyfter vikten av att även intervjua representant från oppositionen för respektive granskningsobjekt samt vikten av att datum för intervjuer bokas i god tid för att underlätta för berörda revisorer att frigöra tid i sina kalendrar.

Projektplanen antas.

- Fortsatt inriktning efter dialogmöten avseende elevers hälsa

Revisorerna diskuterar innehållet i rapporten. Inger lyfter upp frågan om hur unga mår i dag jämfört med tidigare. Under dialogmötena framkom att de skolsköterskor som finns i

kommunen är relativt nya och att det därför är svårt för dem att göra jämförelser. Även frågor kopplat till elevers studiero lyfts upp.

Revisorerna beslutar att i dagsläget inte göra någon fördjupad granskning utan tar upp förstudien i samband med riskanalysen för revisionsåret 2020.

Revisorerna beslutar att under årets ansvarsutövandeträff med utbildningsnämnden lyfta områdena trygghet och och studiero.

- God ek hush/Finansiell ställning-granskningen

Intervju sker 24/6 kl. 13.00 – 14.00 med ekonomichef, kommundirektör och kommunstyrelsens ordförande.

- Ev. nya granskningsuppslag Inga nya uppslag just nu.

8. POP-rapport och information om pågående granskningar Jenny fördrar punkten. Pågående granskningar löper på enligt plan.

9. Protokollsinfo

Punkten stryks från dagordningen.

10. Löpande ekonomisk uppföljning av styrelse och nämnder (månadsrapport) Roland föredrar för det ekonomiska läget för revisorernas verksamhet.

(26)

11. Inkomna yttranden och beslut avs tidigare granskningar Inga yttranden har inkommit till dagens möte.

12. Information från ordförande

- Uppsummering från Stockholmsbesöken

Revisorerna är nöjda med studiebesöken som genomfördes under resan till Stockholm.

13. Kurser och konferenser

- Lekmannarevisionsutbildning i Luleå 22/8.

Jenny skickar ut inbjudan till revisorerna.

- Revisionskonferens för Norrbotten 22-23/10, prel. i Boden Mer information kommer från PwC.

14. Övriga frågor Inga övriga frågor.

15. Nästa möte

Nästa revisionssammanträde hålls tisdag 11/6 inkl. lunch på Panelen kl. 11.30. Studiebesök Panna 18 på Värmeverket kl. 13.30.

16. Avslutning

Inger tackar deltagarna och avslutar dagens möte.

Vid datorn med vänliga hälsningar / Jenny

(27)

Dagordning revisionsöverläggning Boden 2019-06-11

Kl. ca 08.30 Lokal: A3 Närvarande

Inger Lundström Roland Dahlqvist

Leif Nordström Robert Larsson

Michael Sundberg P-O Planting

Kent Barkestedt

Hans Forsström, PwC

1. Mötets öppnande

Inger hälsar välkommen och öppnar mötet.

2. Godkännande av dagordningen Dagordningen godkänns.

3. Föregående mötesanteckningar 28/5 Med godkännande till handlingarna.

4. Revisionsplan 2019

- Hantering av sammanställning från granskningen av elevers hälsa Överenskoms att skicka över denna sammanställning till nämnden inför höstens ansvarsutövande.

- Granskningsförslag/idéer för samverkansgranskning o Samverkan BUP-skola/socialtjänst

o Utskrivningsklara patienter

Revisorerna prioriterar BUP-granskningen som nr 1 men ställer sig inte avvisande till den andra granskningen men ser hellre att den blir nästa år och då med koppling till den demografiska utvecklingen.

- Projektplan delårsrapport 2019-08-31 – bifogas

Projektplanen antas. Noteras att delårsrapporten antagligen kommer upp på Ks först 11/11.

5. Verksamheten informerar: B-O Ström, gymnasiechef, kl 10.00

B-O Ström medverkar för information om gymnasieverksamheten och sitt uppdrag som gymnasiechef.

Inledningsvis beskriver B-O organisationen, vilka program som erbjuds och hur 4-kantssamverkan inom gymnasiet bedrivs. Vidare informeras om de satsningar och prioriteringar som görs för gymnasieverksamheten liksom vilka förändringar i te x lokalhänseende som kan bli aktuella.

Frågan om ev namnbyte till Eyvind Jonsson-gymnasiet ligger i strategiska planen som ska upp i Kf inom kort.

Från ht -19 blir nuvarande fem organisatoriska sektorer fyra enheter och tjänsteplaneringen

effektiviseras. Detta innebär enligt B-O att ”samtliga nivåer i organisationen får ett större beting för att klara av nuvarande ekonomiska underskott”.

(28)

Oroande är att de interkommunala ersättningarna netto uppgår till närmare 22 mnkr, vilket är högt relaterat till elevunderlaget i Boden. För att möta detta har en satsning på varumärke/marknads- föring inletts. Vidare har ett årshjul i flera dimensioner tagits fram över intressenter, processer etc.

Resursfördelningsmodellen med elevpeng ifrågasätts starkt av B-O p g a den effekt den ger vid förändringar i elevantal då intäkterna riskerar att inte motsvara de faktiska kostnader utbildningen har.

Tillgången på behöriga lärare är mycket god även om kompetensförsörjningen på sikt kan bli en utmaning. Inte heller upplevs någon egentlig konkurrens om personal med grannkommuner och friskolor.

6. POP-rapport och information om pågående granskningar – bifogas

Hans redovisar granskningsläget som visar att granskningarna än så länge pågår helt enligt plan.

Roland informerar om det samlade ekonomiska läget som ser gott ut och det bör finnas resurser för ytterligare granskning till hösten. Prognosen är att det för hösten finns cirka 600 tkr att fördela mellan sakkunnig-granskning och övriga kostnader.

7. Protokollsinfo

Revisorerna redovisar kort från de senaste protokollsläsningarna. Nämnas kan från kommun- chefens rapport att utfallet av nya utjämningssystemet kan innebära stora ekonomiska

konsekvenser för Boden samt att kommunens befolkning minskat något under första kvartalet.

Vidare ses af:s avveckling i Boden som ett problem. Eventuellt kommer Migrationsverket hyra in sig i ett förvar på Kanslivägen.

Från Kommunföretag redovisas punkterna i den nya internkontrollplanen.

8. Löpande ekonomisk uppföljning av styrelse och nämnder (månadsrapport) Inget för dagen.

9. Inkomna yttranden och beslut avs tidigare granskningar Inget för dagen.

10. Information från ordförande

- Lekmannarevisor Boden Business Park AB - bifogas - Inkomna styrelseprotokoll från bolagen – bifogas - SKL-projekt Närbidl Revision

SKL, via Karin Tengdelius, bjuder in Bodens kommun att medverka i ett projekt benämnt Närbild Revision. Boden är en av sex slumpmässigt utvalda kommuner. Projektet syftar till lärande om hur det praktiska revisionsarbetet bedrivs utifrån God Sed m m. Tanken är att SKL besöker kommunen två dagar för intervjuer med kommunledning m fl politiker, sakkunniga och möten med revisorerna. Resultatet samlas i en intern rapport som inte offentliggörs.

Revisorerna tackar ja till erbjudandet.

(29)

- Intern styrning och kontroll i Bodens företag

Granskningen kommer tas upp av Inger på fullmäktigemötet, och viktigt då blir att komplettera bilden med kompletterande information ex-vis avseende att

internkontrollen har utvecklats på koncernnivå.

11. Kurser och konferenser

- Lekmannarevisionsutbildning i Luleå 22/8

Inger, Kent, Michael, Leif, Roland, P-O anmäler sig via Hans. Om Robertt Lu o/e Eija vill anmäla sig så går anmälningstiden ut två veckor före kursdatumet.

- Revisionskonferens för Norrbotten 22-23/10, prel i Boden 12. Övriga frågor

- Offert till BUAB lämnad

Inger informerar att med anledning av en del omständigheter kopplat till ”personkartan”

som revisorerna m fl fått sig tillskickad har BUAB:s VD bestämt att avvakta med ev utredning av PwC.

- PwC:s senaste omvärldsspaning – bifogas Innehållet gås igenom översiktligt.

13. Nästa möte

Nästa möte är planerat till 20/8.

14. Avslutning

Inger tackar deltagarna för dagens möte och vårens revisionstemin samt önska alla en trevlig sommar, samt bjuder in till gemensam lunch på Panelen.

Vid datorn med varmaste sommarhälsningar / Hans

(30)

Mötesanteckningar revisionsöverläggning Boden 2019-08-20 Kl. ca 08.30 Lokal: A3

Närvarande:

Inger Lundström Roland Dahlqvist

Leif Nordström Robert Larsson

Michael Sundberg Kent Barkestedt

P-O Planting

Robert Lund Hans Forsström, PwC

Ida Pelli, PwC, p 1-6

1. Mötets öppnande

Inger öppnar terminens första möte och hälsar alla välkomna.

2. Godkännande av dagordningen Dagordningen godkänns

3. Föregående mötesanteckningar 11/6 Till handlingarna med godkännande.

4. Revisionsplan 2019

- Projektplan (bifogas) och mötesdagar ansvarsutövandegranskning 2019 Projektplanen antas. Följande dagar föreslås för möten med nämnderna:

 KFU-nämnden 6/11

 Öfm-nämnden 13/11

 Utb-nämnden 21/11

 Soc-nämnden 26/11

 Fast-nämnden 4/12

 MoB-nämnden 10/12

 Kom-styrelsen 9/12 (alt första mötet 2020)

Uppdras till PwC att kontakta nämnderna för att boka in möten enligt ovan.

I övrigt noteras att för de nämnder som har särskilt stora ekonomiska utmaningar bör

granskningen gå lite mer på djupet. Vidare att resultatet av ansvarsutövandegranskningen bör användas som ett planeringsunderlag för revisionen 2020.

Möten med företagen/bolagen (VD och ordförande) baserade på årets grundläggande granskning ska också planeras in under senhösten, liksom med den auktoriserade revisorn.

Följande bolag är i första hand aktuella:

 Bodenbo

 BEAB med dotterbolag

 BUAB med dotterbolag

Uppdras till PwC att kontakta bolagen och auktoriserad revisor för närmare planering av mötena ifråga.

(31)

5. Avrapportering; KFU-nämndens kulturverksamhet – Ida Pelli Ida redovisar granskningen utifrån den utskickade rev-rapporten.

Föreligger förslag till revisorernas skrivelse, vilket korrigeras och antas. Granskningen expedieras efter dagens möte.

6. Fortsatt planering hösten 2019 a) Diskuteras att eventuellt granska:

 Tillämpning av kommunens rutiner för påminnelser avseende fakturor till både organisationer och privatpersoner

 Organiseringen av mat- och måltidshanteringen vid nya äldreboendet liksom hur verksamheten i övrigt kommer att organiseras där. Uppdras till PwC att till mötet 17/9 bjuda in någon ansvarig från socialförvaltningen för information

 Plan- och byggfrågor, aktuella projekt m m. Uppdras till PwC att bjuda in Lars Andersson, samhällsbyggnadschef, för info till 3/9

 Kartläggning av pågående och nyligt avslutade projekt i kommunen i sin helhet

b) Verksamheten informerar

Följande informationer är planerade/kontaktade:

 Robert Näslund, teknisk chef medverkar 3/9

 Lars Andersson, samhällsbyggnadschef ev 3/9

 Socialförvaltningen/nya äldreboendet ev 17/9

 Säkerhetschef Tommy Lindvall ev 1 eller 29/10

 Särskolechefer grund- och gymnasieskola ev 12/11

 Conny Bergwall, fastighetschef sen höst alt tidigt 2020

PwC återkommer med mer info så snart de kontaktade svarat och tider blir bekräftade.

7. POP-rapport och information om pågående granskningar – bifogas Roland redovisar det ekonomiska läget per sista juli och läget är mycket gott med ett periodöverskott på närmare 500 tkr.

Som samverkansgranskning för året planeras ”Samverkan skola-IFO-regionen; BUP”.

Projektplan är under utarbetande.

Till nästkommande revisionsmöten avrapporteras följande granskningar:

 Finansiell ställning 17/9

 Socialtjänstens insatser för barn och unga 1/10 8. Protokollsinfo

Revisorerna redovisar kort från de senaste protokollsläsningarna. Avs BEAB kan nämnas att bolaget arbetar med olika scenarier för de kommande årens drift och lönsamhet.

Socialnämnden har tränat sin krisledningsorganisation.

9. Löpande ekonomisk uppföljning av styrelse och nämnder (månadsrapport) Inget för dagen.

(32)

10. Inkomna yttranden och beslut avs tidigare granskningar Inget för dagen.

11. Information från ordförande

 Avtalet med PwC går in på sitt förlängningsår 2020.

 Organisationsnumret för Bodens kommun 212000-2767

 Omvärldsbevakningen från PwC visar att många kommuner har tuffa ekonomiska utmaningar, 110 kommuner väntas gå minus 2019

12. Kurser och konferenser

 SKL besöker Boden i sitt revisionsprojekt 25-26/11

 KPMG bjuder in till rev-konferens 2-3/10 i Skellefteå. Intresserade anmäler sig själva

 Lekmannarevisionsutbildning 22/8. Inger kan inte så Hans avanmäler henne

 Kurs ”Fullmäktige och revisionen” 22/10 i Luleå alt Stockholm. Fullmäktiges presidium vill gärna gå kursen tillsammans med revisorerna. Noteras att 22/10 kolliderar med planerade datum för PwC:s revisionskonferens. Hans undersöker om den går att flytta och återkommer snarast möjligt med besked

 Samverkansnätverket träffas 30/10 i Luleå med ordföranden och vice ordföranden 13. Övriga frågor

a) Datum och plats för rev-planering 2020

Bestäms till 16-17/12, troligen i Luleå. Roland undersöker vilka alternativ som finns.

14. Nästa möte Möte 3/9 som planerat.

15. Avslutning

Inger tackar deltagarna och avslutar dagens möte.

Vid datorn med bästa hälsningar / Hans

(33)

Mötesanteckningar revisionsöverläggning Boden 2019-09-03 Kl. ca 08.30 Lokal: A3

Närvarande Roland Dahlqvist

Leif Nordström Robert Larsson

Michael Sundberg Eija Andersson

Kent Barkestedt Hans Forsström, PwC

1. Mötets öppnande

Roland öppnar mötet och hälsar välkommen.

2. Godkännande av dagordningen Dagordningen godkänns.

3. Föregående mötesanteckningar 20/8 Till handlingarna med godkännande.

4. Revisionsplan/POP-rapport och information om pågående granskningar

Av för året planerade granskningar, men som det ännu inte beställts projektplaner för, återstår:

a) Värdegrundsarbete och värdegarantier

b) Samverkan överförmyndarnämnden, socialnämnden och Bodenbo c) Kommunens miljömålsarbete och Borgmästar-avtalet

d) Kommunns fordonshantering/bilpoolen/tankning etc

Uppdras till PwC att ta fram förslag till projektplan för projektet d).

I övrigt noteras att utrymme kommer finnas för ytterligare minst en granskning under hösten, och beslut om detta bör tas så snart som möjligt.

5. Protokollsinfo

Bodenbo från 16/5; aktuella nybyggnationer bl a Majorsgatan.

6. Löpande ekonomisk uppföljning av styrelse och nämnder (månadsrapport) Roland redovisar från den senaste månadsrapporten vilken visar på ett stort underskott för socialnämnden med en årsprognos på drygt 21 mnkr back. Ävent utbildningsnämnden och KFU- nämnden har underskott.

7. Inkomna yttranden och beslut avs tidigare granskningar Inget för dagen.

8. Verksamheten informerar

- Robert Näslund medverkar 10.15

Tekniska chefen som började i kommunen 2014 medverkar för att träffa revisorerna och informera om sin bakgrund, sitt arbete och sin förvaltning. Robert beskriver sig som en problemlösare som söker utmaningar mer än som en förvaltare.

(34)

Han ser också arbetet i komunen som en stor utmaning beroende på organisations-

strukturen och det ledarskap som krävs samt de förändrade direktiv som kan komma med kort varsel.

Förvaltningen redovisar ett underskott som i huvudsak beror på den snörika vintern med också stora sandningsbehov. Noteras att förvaltningen sparat många miljoner de senaste åren. Framöver bedömer Robert att ekonomin är i balans.

Inom VA-sidan finns stora underhålls- och investeringsbehov. Vissa större åtgärder görs i egen regi vilket visat sig vara billigare än att anlita entreprenörer. Vidare informeras om de utökningar av det kommunala VA-nätet som pågår t ex i Storklinten som blir ett verksam- hetsområde enligt Vattentjänstlagen. Även de kända problemen med breddning från vissa reningsverk diskuteras.

Kommande utmaning för tekniska förvaltningen är främst kompetensförsörjningen.

- Lars Andersson medverkar 11.00

Samhällsbyggnadschefen informerar om aktuella projekt och planer. Till kommande Ks kommer ärenden om Fördjupoad Översiktsplan med en trafik- och parkeringsstrategi som en del.

Kommunen har senaste åren köpt mycket mark i Svartbyn (5oo hektar) för ett verksamhetsområde för industriändamål (kopplats till ställverket som har stor energimängd) och den första detaljplanen (30 hektar) är nu uppe för antagande.

Boden Cleantech Center vid Brännkläppen arbetas med, och mark är inköpt samt ett planärende är på gång. Även externa intressenter finns med i palneran för området.

Närmare Sävast, söder om Torpgärdan, planeras också för ett industriområde.

Bostadsförsörjningsfrågan är också aktuell och det planeras för ett flertal områden

samtidigt som det finns ”gamla” polanområden som går att bebygga. Efterfrågan har varit stor på tomter i Sävast/Sävastön i rikning mot Luleå. Tomter i attraktiva lägen mot älven i Trångfors kan också bli aktuella. Vidare finns ett område klart mot Maran. Öster om Svedjefortet finns ett mindre område utpekat i Översiktsplanen likaså vid Åberget.

I centrala stan har en plan tagits fram för Enen, Centralskolans parkering (Palmen som Lindbäcks har köpt), Majorsgatan liksom Nejlikan som ligger i närheten. Även Narcissen är ett område där nybyggnationer kan bli aktuella, och samtal pågår med Bodenbo om att tillsammans ta fram en ny detaljplan. Angående Enen har samtal förts med olika exploa- törer och det har varit nära att komma igång men bankerna har ställt sig tvekssamma till finansieringen.

Lars ser behov av att Bodenbo blir mer aktiva i nybyggandet för att dra med sig övriga marknaden.

Sammantaget finns god markreserv med ett flertal områden och byggrätter för både verksamheter och bostäder.

9. Information från ordförande

- Planering inför SKL:s kommunbesök 25-26/11: Revisionsmötet är med anledning av SKL:s besök flyttat från 26/11 till 25/11 kl 08.30 i A3.

(35)

10. Kurser och konferenser

- PwC:s revisionskonferens för Norrbotten: Nytt datum är 28-29/10, i Boden.

- Revisionsplanering inför 2020: Roland informerar att det är bokat på Savoy i Luleå 16-17/12 med enkelrum till samtliga reviorer. Ev avbokning måste ske minst två veckor innan annars utgår kostnad även för den/de som inte medverkar.

11. Övriga frågor

- Möte med Utb-nämnden; Nämnden kommer flytta sitt sammanträde från 21/11 till 28/11 och undrar om det passar för revisorerna att kommat 28/11 på fm. Uppdras till PwC att meddela att det går bra.

- EKO-granskningen intervjuer 10/10 resp 13/10: Från revisionen medverkar 10/10 Leif, P-O och Kent. 13/10 medverkar Roland, Mikael och Robert Larsson.

12. Nästa möte

Nästa möte hålls som planerat 17/9 med bl a redovisning av granskningen av God ekonomisk hushållning/Finansiell ställning. Hans kan inte medverka den dagen så Bo Rehnberg från PwC kommer istället att medverka under hela mötet.

13. Avslutning

Roland tackar deltagarna och avslutar dagens möte.

References

Related documents

Hänvisningarna till bilden kommer i så fall på olika ställen i min text, i både delen om behandling och. delen

Om en revisor genomför en revision som visar på bristande kompetens hos revisorn skadar det inte bara just den specifika revisorn och den byrån han eller hon arbetar på, utan det

Här finns NyföretagarCentrum som en viktig aktör som utan kostnad hjälper till med såväl de här frågorna som mycket annat för den som vill starta företag.. STEFAN

Ärende: VB: Begäran om yttrande till Malmö kommun Datum: 2020-05-27

Hon är förtjusande, klädd som en prinsessa, fastän hennes far kanske endast är en fattig kapten, och medan musiken ljuder, oeh de sväfva omkring i hvarandras armar, känna de det

Det tåls också att undersöka alternativ, med hänsyn till användbarhet, till de funktioner som eventuellt har bedömts för komplex eller omöjlig att implementera enbart med

Mina främsta meriter med killar: • Jag kom 1:a i målvaktsligan i pojkar U15 division 1A med en räddningsprocent på 92,51% • För några veckor sedan var jag med på

En stor oro för mig som granne är 1) trafikbelastningen på vår gata, där trottoarerna är mycket smala och där 6-7/10 familjer har små barn som vistas och leker. Risken