Justerare Leif Holmqvist Paragrafer 15-22 Ersättare
Underskrifter
……….. ………
Janeth Lundberg, ordförande §§ 15-17 Stefan Bergman, ordförande §§ 18-22
……….. ………..
Leif Holmqvist, justerare Ewa Boström, sekreterare BEVIS OM ANSLAG
Justering av gemensam måltidsnämnds protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla
Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter
2014-11-04 2014-11-17 2014-12-10 Förvaringsplats för protokollet Support och lokaler, nämndsekreterare
Plats och tid Sammanträdesrum Sprutan, Skellefteå lasarett. Klockan 09.00-10.30
Beslutande Övriga deltagande
Janeth Lundberg (s), Västerbottens läns landsting Stefan Bergman (s), Ske-å kommun, §§ 18-22 Leif Holmqvist (c), Ske-å kommun
Britt-Marie Lundström (s), Ske-å kommun Eva Fransson (m), Västerbottens läns landsting
Tjänstgörande ersättare
Robert Ignberg (s), för Stefan Bergman (s), §§ 15-17
Ersättare
Jan-Erik Ershag (kd), Ske-å kommun
Kjell Bergmark (c), Västerbottens läns landsting
Tjänstemän
Jan Sundbom, förvaltningschef support och lokaler Peter Lundmark, avdelningschef måltid
Jeanette Stridsman Rönnqvist, kostchef måltid Emanuel Mattsson, enhetschef måltid
Mats Raneblad, verksamhetschef landstinget Ewa Boström, sekreterare
§ 15 Dnr 2014-000009 003
Nämndspolicy för gemensam måltidsnämnd
Sammanfattning
Support och lokaler har tagit fram ett förslag till nämndspolicy för gemensam måltidsnämnd. Policyn beskriver bland annat
beredningsprocessen, sammanträdesordningen och rutiner för uppföljningar.
Skellefteå kommun har sammanställt en ärendehandbok som har syfte att öka kvalitén i det kommunala nämndsarbetet. Där finns övergripande beskrivning av de administrativa rollerna, handläggningen av ett ärende, utformningen av de olika delarna i beslutet och hur man skriver en
tjänsteskrivelse. Ärendehandboken har legat till grund för nämndspolicyn.
Ledamöterna i den gemensamma nämnden föreslås utvärdera sina arbetsformer en gång per år utan tjänstemäns deltagande. Det är ett bra tillfälle att fånga upp när förbättringar behövs och det bidrar till ökad kvalité i processerna.
Beslut
1. Godkänna nämndspolicy för gemensam måltidsnämnd, enligt separat bilaga
2. Nämnden ska utvärdera sina arbetsformer en gång per år, utan tjänstemäns deltagande.
Beslutsunderlag
Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-10-21
Nämndspolicy för gemensam måltidsnämnd, daterad 2014-10-20 Ärendehandbok för Skellefteå kommun
______________________________________________________
§ 16 Dnr 2014-000010 004
Arkivplan med dokumenthanteringsplan
Sammanfattning
Enligt beslut i kommunfullmäktige 1993-03-30 § 90 och med stöd av kommunallagen ska varje förvaltning upprätta en arkivplan, det vill säga en arkivbeskrivning, arkivförteckning och dokumenthanteringsplan som ska behandlas av respektive förvaltning.
Support och lokaler har i separat bilaga tagit fram ett förslag till arkivplan för gemensam måltidsnämnd. Tillhörande dokumenthanteringplan och förteckning över förvaltningens verksamhetssystem beskriver hur förvaltningen hanterar olika dokument och verksamhetssystem.
Alla tjänstemän har ansvar för att deras inkomna, utgående och upprättade handlingar hanteras enligt dokumenthanteringsplanen. På förvaltningen ska det finnas en arkivansvarig som har ett övergripande ansvar för
förvaltningens arkiv. Till varje närarkiv ska det finnas en utsedd
arkivredogörare som kan stötta tjänstemännen och ta ett särskilt ansvar för närarkivet.
Nämnden för support och lokaler har utsett avdelningschefen för
verksamhetsstöd att vara arkivansvarig för förvaltningen samt delegerat till arkivansvarig att utse arkivredogörare för respektive närarkiv (Nsl 2014- 03-12 § 17). Gemensam måltidsnämnd föreslås göra detsamma för att underlätta hanteringen på förvaltningen.
Beslut
1. Godkänna arkivplanen med tillhörande dokumenthanteringsplan och förteckning över förvaltningens verksamhetssystem, enligt separata bilagor
2. Godkänna nämnden för support och lokalers val av arkivansvarig 3. Delegera till arkivansvarig att utse arkivredogörare för respektive
närarkiv.
Beslutsunderlag
Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-10-21 Arkivplan för gemensam måltidsnämnd, daterad 2014-10-20 Dokumenthanteringsplan för support och lokaler, bilaga 1 Förteckning över förvaltningens verksamhetssystem, bilaga 2
______________________________________________________
§ 17 Dnr 2014-000011 009
Internkontrollplan med katastrofberedskap
Sammanfattning
Förvaltningschefen fick på sammanträdet i september uppdrag att upprätta en interkontrollplan med tillhörande riskanalys och katastrofberedskap.
Ett förslag till internkontrollplan med riskbedömning presenteras i särskild bilaga. Den innehåller kontroller inom administration, redovisning och verksamhet. Den beskriver vem som ska utföra kontrollen, när den ska utföras och med vilken metod. I internkontrollplanen finns också
riskbedömning utifrån de olika kontrollmomenten. Riskbedömningen görs utifrån sannorlikheten att fel och brister uppstår samt vilken konsekvens det kan ge. Internkontrollplanen ska följas upp och resultatet ska redovisas till kommunstyrelsen i oktober 2015.
Måltidsavdelningen kommer att använda den krishanteringplan som har använts på lasarettsköket tidigare och har uppdaterat den, se bilaga. Delar av planen kommer att uppdateras i samband med att köket är i full drift efter nyår.
Internkontrollplanen med tillhörande riskanalys föreslås gälla tills ny plan tas.
Beslut
1. Godkänna föreslagen internkontrollplan enligt separat bilaga.
Internkontrollplanen ska gälla tills ny plan är tagen.
2. Godkänna att redovisningen av genomförandet av
internkontrollplanen sker vid nämndsammanträdet i september 2015 för att sedan redovisas till kommunstyrelsen.
3. Godkänna föreslagen krishanteringsplan.
Beslutsunderlag
Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-10-22 Internkontrollplan gemensam måltidsnämnd
Handlingsplan inför allvarliga driftstörningar, daterad 2014-10-21
______________________________________________________
Beslutet sänds till:
Kommunstyrelsen
Support och lokaler/måltidschef
§ 18 Dnr 2014-000012 041
Ramanslag för Skellefteå kommuns del i gemensam måltidsnämnd
Sammanfattning
Den gemensamma måltidnämnden startade upp under år 2014 och höll sitt första sammanträde i juni. Nämndens ansvarsområde är måltidsproduktion på lasarettsköket där utförande förvaltning är support och lokalers måltidsenhet.
Nämnden omfattar två anslagsnivåer; gemensam måltidsnämnd och måltidsproduktion.
Nämndens måltidsproduktion ska bära sina egna kostnader, dvs. intäkterna från matförsäljning till landsting och kommun ska motsvara de kostnader som produktionen har. Inget ramtillskott behövs. Måltidsproduktionen under nämndens ansvar kommer att starta upp i januari 2015.
Kostnaderna för den politiska verksamheten delas emellertid av Västerbottens läns landsting samt Skellefteå kommun. Respektive huvudman ska bekosta arvoden och ekonomiska ersättningar till ledamöter och ersättare i nämnden enligt de bestämmelser som gäller för respektive huvudman. Skellefteå kommun ansvarar för administrationen av nämnden. I reglementet (§ 4 Sammansättning) framgår att nämnden består av fem ledamöter och fem ersättare. Kommunen väljer tre ledamöter och tre ersättare och landstinget väljer två ledamöter och två ersättare.
Nämnden fick under 2014 ett tilläggsanslag på 100 000 kronor av
kommunstyrelsen för att kunna starta upp nämndsarbetet. Dessa medel avsågs täcka kostnader för nämndsadministrationen och Skellefteå kommuns
ledamöter. Dock finns ingen beslutad budgetram för kommande års politiska verksamhet. Utifrån att nämnden planerar att sammanträda ca 4 gånger a´3 timmar per år beräknas kostnaderna för Skellefteå kommuns del att uppgå till ca 70 000 under året.
Beslut
Godkänna föreslaget äskande av budgetram
Nämnden föreslår kommunstyrelsen
Godkänna budgetram motsvarande 70 000 kr för år 2015 och kommande år, för Skellefteå kommuns del i gemensam måltidsnämnd.
Beslutsunderlag
Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-11-06
§ 19 Dnr 2014-000013 006
Sammanträdestider 2015
Sammanfattning
Support och lokaler har upprättat förslag till sammanträdestider 2015 samt förslag till tid för målarbete med nämndens styrkort. Sammanträdet i maj flyttas på grund av helgdag.
Plats för sammanträden meddelas på respektive kallelse.
Beslut
Nämnden sammanträder följande datum och tider 2015, med reservation för ändringar:
– Torsdag 19/2 klockan 10.00
– Torsdag 28/5 klockan 10.00 Klockan 13.00 - 16.00 målarbete/nyckeltal – Torsdag 24/9 klockan 10.00
– Tisdag 8/12 klockan 10.00
Beslutsunderlag
Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-10-16
______________________________________________________
Beslutet sänds till:
Kommunens sekretariat Landstingets sekretariat
§ 20 Dnr 2014-000014 009
Tidplan för uppföljning och planering 2015
Sammanfattning
Gemensam måltidsnämnd ska löpande under sina sammanträden behandla målstyrning, delårsrapporter, internkontroller, budget och internbudget med mera. En sammanställning över områden som ska behandlas i nämnden under 2015 har därför gjorts och redovisas i särskild bilaga.
Utöver de upptagna beslutsområdena tillkommer löpande beslutsärenden och informationspunkter.
Beslut
Godkänna föreslagen tidplan 2015, enligt särskild bilaga
Beslutsunderlag
Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2014-10-24 Tidplan för uppföljning och planering 2015
______________________________________________________
Beslutet sänds till:
Support och lokaler/förvaltningschef och avdelningschefer
§ 21 Dnr 2014-000015 009
Informationer
Förvaltningschef informerar
Förvaltningschefen berättar att reglementet, som reviderades av nämnden i september, kommer att tas upp i kommunfullmäktige i november. Efter beslut i kommunfullmäktige så går det till landstingsstyrelsen för beslut.
Kostchefen berättar att lasarettsköket numera heter Arom kök och restaurang. Det var en anställd på socialkontoret som bidrog med det vinnande namnförslaget. Nu skapas skyltar till köket där både landstingets och kommunens logga ska finnas med.
Klockarhöjdens kök planeras vara överflyttat till Arom kök och restaurang den 19 januari och Strandgårdens kök den 2 april. I ekonomisystem och personalsystem så görs överföringen 1 januari.
Just nu pågår arbete med att föra ihop de tre arbetsgrupperna som ska jobba tillsammans på Arom kök och restaurang. En planeringsdag, studiebesök och kick off är några av de aktiviteter som pågår.
______________________________________________________
§ 22 Dnr 2014-000016 009
Övriga frågor
Budget 2015
Ärende 6 på dagordningen stryks och nämnden får istället information om budgetarbetet. Support och lokaler kan presentera ett färdigt budgetförslag i december. Nämnden beslutar att lägga in ett extra sammanträde i
samband med nämnden för support och lokalers sammanträde den 10 december för att ta beslut om budgeten. Sekreteraren får uppdrag att kalla nämnden vid lämplig tidpunkt.
Krav vid upphandling av livsmedel
En ny upphandling av livsmedel har startat. Leif Holmqvist (c) lyfter frågan om vilka krav som ställs på djurhållningen. Nämnden vill att det i upphandlingen ställs krav enligt Miljöstyrningsrådets rekommendationer gällande djurhållning. Förvaltningschefen får uppdrag att bevaka detta och återkomma med information.
______________________________________________________
