7. Boende För närmare information om hotell se Bilaga 2 - Boende i tjänsten Coor

(1)

Dokumentsnamn

Resepolicy – Sverige ^Utgåva1.0 ^Sida1 (3)

Ersätter

Riktlinjer_vid_resor ^ÄgareAnn Hellman Giltig fr.o.m:

2012-09-01

1. Omfattning och information

Denna resepolicy gäller för tjänsteresor i tjänsten för samtliga medarbetare inom Coor Service Managements samtliga bolag. Policyn är en sammanfattning där det tillkommer bilagor med djupare information för respektive område.

2. Inledning

Resor är en av de största påverkande kostnaderna som vi har inom Coor. Av den orsaken har ledningen beslutat att följande policy skall vara styrande för våra resor och resekostnader.

Riktlinjerna är tillämpliga för samtliga tjänsteresor. Särskilda bestämmelser kan dock utfärdas för viss typ av tjänsteresor om särskilda omständigheter gör detta behövligt. Undantag från resepolicyn kan endast beviljas av närmaste chef.

Avvikelser från policyn kommer att övervakas och rapporteras

3. Innan resan

- Alternativ till att resa skall noga övervägas, t.ex. webb-, telefon-, eller videokonferens.

- Innan bokning sker måste resan vara godkänd av närmaste chef.

- Resan får ej bokas senare än en vecka (7dagar) innan avresedatumet

4. Resebyrå

- Alla resor och boende skall bokas via vår resebyrå, Ticket Biz och deras onlinesystem Travel Online.

- Tickets personlig service-avdelning får enbart användas vid avbokning av biljett. Ombokning av biljetter eller boende får ej utföras.

5. Bokningsförfarande

Bokning skall ske:

- Online via Ticket Biz självbokningsverktyg, Travel Online

- Alla måste ha en registrerad reseprofil för att få boka en resa och boende.

- I god tid innan resan

- när möteskallelsen inkommer men dock senast 7 dagar innan avresedatumet skall resan samt boendet bokas.

- Ombokning av biljetter eller boende får ej utföras.

6. Kostnad

- Billigaste alternativet skall alltid väljas.

- Vid kombination av tjänste- och privat resa skall eventuell merkostnad för den privata delen betalas separat av den anställde via löneavdrag.

7. Boende

För närmare information om hotell se ”Bilaga 2 - Boende i tjänsten Coor”

(2)

Hotell

- Alla hotellnätter skall bokas via Travel Online enligt prioriteringslistan se bilaga ” Bilaga 2 Boende i tjänsten Coor”

- Vouchers skall inte användas.

8. Färdmedel

För närmare information om tranporter se bilaga ”Bilaga 1 - Färdmedel Coor”

Flyg

Flygresor skall ske till det billigaste alternativet.

- Ingen kost får tilläggas i biljetten (för information om kost se intranätet ”Universum/HR/Personalhandbok SE”

- Internet får tilläggas i biljetten

Tåg

Tågresor skall ske till det billigaste alternativet.

- Ingen kost får tilläggas i biljetten (för information om kost se intranätet ”Universum/HR/Personalhandbok SE”

- Internet får tilläggas i biljetten - Snabbtåg rekommenderas

Färdmedel till/från flygplats och station

- Resor skall ske med flygbuss eller kommunala transportmedel - Privat bil eller tjänstebil är även ett godkänt tranportmedel

- Taxi är ej ett godkänt färdmedel för undantag se bilaga ”Bilaga 1 - Färdmedel Coor”

Bil

När bil är det bästa alternativet ska val av bil ske enligt följande;

Tjänstebil

Resenär skall använda dennes tjänstebil framför övriga val av biltransporter.

Pool- och Hyrbil

Hyrbilar skall bokas via vår avtalspartner och då en mellanklassbil.

Privat bil

Om omständigheterna kräver det, den egna bilen är helförsäkrad och efter godkännande av närmaste chef kan privat bil användas. Vid längre resor än 30 mil per dag ska egen bil undvikas.

(3)

11. Miljö

- Ens tjänsteresor skall tas hänsyn till miljön genom att minimera ens resande.

- Alternativ till att resa skall noga övervägas, t.ex. webb-, telefon-, eller videokonferens.

12. Försäkring

- Tjänstereseförsäkring är tecknad för alla anställda som omfattas av denna resepolicy. Mer information finns på ”Universum/HR/Personalhandbok SE”

Vill du veta mer om resor och boende, se bilagor Bilaga 1 - Färdmedel Coor

Bilaga 2 - Boende i tjänsten Coor

Stockholm, 2012-09-01

Mats Jönsson

Verkställande direktör och Koncernchef

Coor Service Management

(4)

Dokumentsnamn

Bilaga 1 – Färdmedel Coor ^Utgåva1.0 ^Sida1 (2)

Ersätter

2012-09-01

Sammanfattning av färdmedelpolicyn för Coor Service Managment

Det har beslutats att följande policy skall gälla våra resor och resekostnader i tjänsten från och med detta datum och framåt. Denna bilaga utgör en del av resepolicyn i Sverige.

Bilagan för flyg, tåg, bil och transport är obligatorisk för anställda inom Coor Service Managements samtliga bolag.

Bokningförfarande

- Senast 7 dagar innan avresedatumet skall resan samt boendet bokas.

Instruktioner för bokning av resor (Flyg, Tåg, Hyrbil).

Alla resor skall enbart bokas via Travel Online

Avbokning av resa, kontakta Ticket Biz Personlig Service.

Billigaste alternativet

Vid resa i tjänsten med flyg eller tåg skall billigaste alternativet alltid väljas oavsett bolag eller biljettyp.

Ticket Biz och Travel Online

• Intranätet: Under förvalda favoriter/Travel Online

• Ticket Biz Telefon +46 40 32 26 60

Tonval 1 – Personlig Service alt coor@ticketbiz.se (OBS: minimidebitering per samtal är 100SEK oavsett ärende)

Tonval 4 – Support självbokning och resenärsprofiler alt travelonline@ticketbiz.se

(5)

Färdmedel till/från flygplats och station

- Resor skall ske med flygbuss eller kommunala transportmedel - Privat bil eller tjänstebil är även ett godkänt tranportmedel - Taxi är ej ett godkänt färdmedel, för undantag se tabell.

Flygplats Till/från

Coorkontor Till/från

hotell Till/från bostad Stockholm -Arlanda Flygbuss Flygbuss Taxi Stockholm – Bromma

flygplats Taxi Taxi Taxi

Göteborg - Landvetter

flygplats Flygbuss Flygbuss Taxi

Malmö Airport, Sturup Flygbuss Flygbuss Taxi Oslo - Gardemoen Flygtåg Flygtåg Taxi

Köpenhamn - Kastrup Taxi Taxi Taxi

Bil

När bil är det bästa alternativet ska val av bil ske enligt följande;

Tjänstebil/förmånsbil/personalbil

Resenär skall använda dennes tjänstebil framför övriga val av biltransporter.

Pool- och Hyrbil

Hyrbilar bokas via Travel Online och då en medelklassbil.

Privat bil

Om omständigheterna kräver det, den egna bilen är helförsäkrad och efter godkännande av närmaste chef kan privat bil användas. Vid längre resor än 30 mil per dag ska egen bil undvikas.

Övriga resor

Lokaltrafik gäller vid övriga resor

Stockholm, 2012-09-01

Mats Jönsson

Verkställande direktör och Koncernchef

Coor Service Management

(6)

Dokumentsnamn

Bilaga 2 - Boende i tjänsten ^Utgåva1.0 ^Sida1 (2)

Ersätter

2012-09-01

Sammanfattning av hotellpolicyn för Coor Service Managment

Det har beslutats att följande policy skall gälla våra resor och resekostnader i tjänsten från och med detta datum och framåt. Denna bilaga utgör en del av resepolicyn i Sverige.

Bilagan för boende/ och hotellservice är obligatorisk för anställda inom Coor Service Managements samtliga bolag.

Ingen inom Coor Service Management har rätt att ingå egna avtal med hotell/ hotellkedjor i Sverige.

Bokningförfarande

- senast 7 dagar innan avresedatumet skall resan samt boendet bokas.

Instruktioner för bokning av hotell

Alla hotellnätter skall bokas via Travel Online enligt prioriteringslistan (se sida två)

•

Enbart när förstahandsvalet av hotell i staden är bevisat fullbokat kan andrahandsvalet väljas. När samtliga prioriterade hotell är fullbokade kan ett annat hotell väljas, dock måste hotellet vara billigare än de listade hotellen. Det är inte godkänt att boka ett billigare hotell utanför de listade hotellen om det inte har visat sig vara fullbokade.

Ticket Biz och Travel Online

• Intranätet: Under förvalda favoriter/Travel Online

• Ticket Biz Telefon +46 40 32 26 60

Tonval 1 – Personlig Service alt coor@ticketbiz.se (OBS: minimi debitering per samtal är 200SEK oavsett ärende)

Tonval 4 – Support självbokning och resenärsprofiler alt travelonline@ticketbiz.se

(7)

Lista på prioriterade hotel

Våra avtalspriser gäller till sista rum i aktuell rumskategori så kallad LRA (Last Room Available) där frukost och internet är inkluderat i priset.

Stad Prioriterat hotell (förstahands val)

Enkelrum vardagar LRA

(inkl frukost och VLAN)

Andrahands val

Tredjehands val

Finspång Hotel De Geer, 3* 995

Gävle BEST WESTERN Hotel City

Gävle, 3* 746 Billigaste alternativet men enbart när förstahandsvalet är fullbokat

Billigaste alternativet men enbart när andrahandvalet är fullbokat

Göteborg Grand Hotel Opera, 4* 898 Hotel Vasa, 3* 842 Ibis Göteborg City, 3* 855

Helsingborg Hotel Maria, 3* 760 Hotell Linnéa, 4* 876

Jönköping Grand Hotell, 3* 894 BEST WESTERN PLUS John Bauer

Hotel, 4* 935

Kalmar Frimurarehotellet, 3+* 850 BEST WESTERN PLUS Kalmarsund

Hotell, 4* 925

Linköping BEST WESTERN Hotel

Linköping, 4* 1 121 Elite Stora Hotellet, 4* 1075 Billigaste alternativet men enbart när andrahandvalet är fullbokat

Malmö Grand Hotel Garden, 4* 798 Hotel Plaza Sweden Hotels, 3* 895

Norrköping BEST WESTERN Princess

Hotel, 3* 1 005 Elite Grand Hotel, 4* 1025

Nyköping Hotel Lanterna, 3* 792 Sunlight Hotel, 3* 827

Olofström First Hotel Olofström, 3* 1 119 Billigaste alternativet men enbart när förstahandsvalet är fullbokat Skövde Quality Hotel Prisma 850 Billigaste alternativet men enbart när förstahandsvalet är fullbokat

Stockholm Inedal 800 BEST WESTERN Kom Hotel, 3* 1190 BEST WESTERN Hotel

Danderyd, 3* 863

Östersund Hotel Älgen, 3+* 750 BEST WESTERN Hotel Gamla

Teatern, 3* 944

Övriga hotell Billigaste alternativet