Senast uppdaterad 2016-06-30
MANUAL- PROJEKT 1
Starta ett projekt 3
Komma igång med Projektet- Inställningar 3
La gga till information om projektet 6
Avvikelse-funktion 8
Pa minnelse-funktion 10
Aktivera Pa minnelsefunktion 10
Visa ga llande slutdatum 11
A ndra slutdatum fo r en mapp 12
Klarrapportering och godka nnande av klarrapportering 12
Ö verblick o ver slutdatum och status 14
Mailutskick/Pa minnelsernas intervaller 15
Bygga upp en mapp-struktur 16
Ö versikt av projektet 18
So ka och la gga till en produkt i projekt 19
Produkthantering 19
TIPS! 19
La gga till en egen produkt 22
Kopiera en produkt / mapp 24
Ersa tt en produkt 25
Produkt fa tt en ny bedo mning 27
Ta bort en produkt 28
Flytta en produkt 29
Redigera produktens information 30
Bifoga egna filer 30
Avvikelse-generering (automatisk) 32
Avvikelsehantering 32
Avvikelse-hantering (manuell) 36
Hantera deltagare 38
Deltagare 38
Skicka projektet fo r granskning 41
Granskning 41
Exportera projektet 42
Kopiera projektet 44
Avsluta ett projekt 46
Se alla projekt i min organisation 47
Organisationens projekt 47
Starta ett projekt
1. Klicka på knappen ”mina projekt” för att komma till en projektöversikt. Projekten rangordnas efter ”ej accepterade”-projekt, (dvs. ej obesvarande inbjudningar) och därefter fallande i alfabetisk ordning.
2. Klicka på ”Skapa nytt projekt”.
3. Acceptera kostnaden och klicka på ”Nästa”. Kostnaden kan variera beroende på licenstyp.
4. Namnge ditt projekt och fyll i eventuell projektreferens. Om du önskar kan också en bild på projektet laddas upp genom.
5. Du har möjlighet att aktivera avvikelsehantering i projektet.
Avvikelsehanteringen innebär att när en deltagare i ditt projekt senare försöker lägga in en produkt som strider mot de kraven som anges här, kommer användaren bli ombedd att ange en motivering till användningen. En automatisk pdf skapas då som en avvikelserapport som skickas till alla administratörer och projektägaren.
6. När du är klar, klicka på ”Slutför”.
7. Projektet har nu skapats och ligger bland alla andra projekt under ”Mina projekt”.
8. Du kommer in i projektet genom att föra musen över projektet och klicka på ”Visa projekt”.
Lägga till information om
projektet
1. Öppna projektet.
2. Klicka på knappen ”Alternativ” och välj ”Info” eller klicka på ”Info” direkt i projektvyn.
3. Klicka på ”Ändra” för redigera i någon av fälten som kommer upp.
4. Redigera informationen efter önskemål och klicka på ”Slutför”.
Knappen ”sekretessbelagd” används om projektet inte ska vara synligt för andra individer inom den egna organisationen.
Avvikelse- funktion
1. Gå in under fliken ”Info”.
2. Vid ”Projektinställningar” klicka på ”Ändra”.
3. En ny ruta kommer upp. Klicka där på ”Avvikelsehantering”.
4. Bocka i vilka produkter som ska generera avvikelserapporter (alla användare som lägger till en produkt som strider mot dessa krav ombeds att fylla i en motivering). Klicka sedan på ”Bekräfta”.
Påminnelse- funktion
Aktivera Påminnelsefunktion
Påminnelsefunktion innebär att det går att ange ett slutdatum i ett projekt. Det innebär att projektägaren/ administratören anger ett sistadatum för när en mapp ska vara klarrapporterad av deltagarna.
Datumen kan vara unika för olika mappar. När ett slutdatum närmar sig, får också deltagarna i projektet en påminnelse om att det är hög tid att lägga in produkter.
1. Gå in under fliken ”Info”.
2. Vid ”Projektinställningar” klicka på ”Ändra”.
3. En ny ruta kommer upp. Klicka där på ”Påminnelsefunktion”.
4. Ange ett slutdatum för färdigställande av hela projektet. Det finns möjlighet att välja endast påminnelser gällande ”lägg till produkt” och ”ange placering/mängd”. OBS!
Denna ändring kommer att slå igenom i alla mappar i hela projektet. Klicka på ”Slutför”
när datumen angivits.
Visa gällande slutdatum
I respektive mapp kan en överblick erhållas över de inställda datumen för den mappen. OBS!
Undermapparna kan ha ett tidigare datum. Klicka på ”Visa gällande slutdatum” för att få upp informationen.
Ändra slutdatum för en mapp
1. Klicka upp ”Visa gällande slutdatum”.
2. Klicka på ”Åtgärder” och därefter på ”Ändra datum”.
3. Ange de nya datumen som ska gälla för den mappen och alla mappar neråt i hierarkin och klicka på ”Bekräfta”. Ändringen slår nu igenom i denna mapp och i alla
underliggande mappar.
Klarrapportering och godkännande av klarrapportering
När en mapp är klar gällande ”lägg till produkter” eller ”ange placering/mängd” kan en av deltagarna i den mappen klarrapportera mappen.
1. Klicka på ”Åtgärder” och sedan på ”Klarrapportera” den aktiviteten som avses.
Om klarrapportering sker i en mapp en bit upp i hierarkin, kommer de mappar längre ner i hierarkin som ännu inte blivit klarrapporterade att bli klarrapporterade per automatik.
2. En administratör och en projektägare har nu möjlighet att godkänna
klarrapporteringen. Klicka på ”Åtgärder” och sedan på ”Godkänn: Lägg till produkter”.
Överblick över slutdatum och status
1. Klicka på klocksymbolen uppe till höger ”Visa som översiktsvy”. Varpå vyn du befinner dig i laddas om till en vy över mappstrukturen med ett antal klocksymboler i olika färger.
2. Klicka på ”Visa ikonförklaring” för att få upp respektive symbols betydelse eller för över musen över symbolerna.
Mailutskick/Påminnelsernas intervaller
När en mapp har fått ett slutdatum kommer systemet att skicka påminnelser till alla individer som är inbjudna till den specifika mappen i följande intervaller:
1. 30 dagar innan slutdatum 2. 20 dagar innan slutdatum 3. 10 dagar innan slutdatum 4. 1 dag innan slutdatum
Påminnelsen skickas till de deltagare som är begränsade till den specifika mappen. Om den mappen inte hade några ”egna” deltagare, skickas påminnelsen till de användare som ligger ett steg upp i hierarkin osv.
Om en mapp inte blivit klarrapporterad innan slutdatumet infaller, går ett meddelande ut dagen efter slutdatum till projektägaren och administratörer om försening.
Bygga upp en mapp- struktur
Förstasidan av projektet kan ses som en ”rotmapp”. Här finns mölighet att direkt börja ladda upp produkter, skapa mappar och ladda upp dokument.
1. Klicka på ”Ny mapp”, fyll i mappens namn och klicka sedan på
”skapa ny mapp”. Mappen skapas och läggs i rotmappen.
2. För att skapa en undermapp: Klicka på mappen som du vill skapa undermappar till och följ samma procedur som ovan. Systemet kommer att visa vilken mapp du befinner dig i. För att komma till en ovanliggande mapp är namnen på mapparna klickbara. I detta fall kan du direkt komma till ”Bygg” samt till rotmappen genom klick på
”Demoprojekt”.
TIPS!
Skapa en mapp i rotmappen t.ex. ”Dokument” där alla dokument som rör projektets deltagare kan samlas. T.ex. AF-delar, miljöplaner, planskisser m.m.
Översikt av
projektet
1. Översikten av ett projekt i form av en trädstruktur hittas via trädknappen enligt bild nedan. Klicka på trädet, klockan, respektive listan för att hoppa mellan vyerna.
Söka och lägga till en
produkt i projekt
1. Klicka på ”Ny produkt” i projektet. Fyll i din sökterm och klicka på förstoringsglaset.
2. Du kommer då till ett sökresultat i systemet och kan leta fram den produkt som avses att
användas.
3. Välj de önskade produkterna genom att bocka i checkrutan längst till höger. Klicka sedan på ”Lägg till markerade i projekt”.
TIPS!
De blå rubrikerna är klickbara. I detta fall är Kategori (BSAB) den som visas som standard. Vid klick på den kan även BVBID, BK04 och användningsområde komma fram
.
4. Ange var produkterna ska hamna. Den senaste mappen och projektet du stod i kommer att vara förvald, men kan ändras genom klick på namnen. När du valt rätt mapp, klicka på
”Nästa”.
5. Om någon av produkterna strider mot eventuella projektkrav ges ett meddelande om detta av systemet. Fyll i en motivering till användning och klicka på ”Nästa”. I detta skede får projektägaren och administratörerna en notis om att en avvikelserapport finns att godkänna.
6. I nästa steg finns möjlighet att ange varans placering samt mängder. Finns varan på flera platser i fastigheten kan fler rader läggas till genom att klicka på ”Lägg till rad”. När den önskade informationen är inlagd, klicka på ”Lägg till”.
9. Du får en bekräftelse på att produkten är tillagd i projektet och ett val: a) ”Gå till mapp”- tar dig till mappen där produkterna hamnade. b) ”Stäng”- informationsrutan stängs ned och du förblir kvar i sökresultatvyn.
Lägga till en egen produkt
Om den produkt du önskar använda inte finns i systemet finns möjligheten att ladda upp en egen produkt för loggningens skull.
1. Klicka på ”Ny produkt” i projektet. Klicka sedan på ”Lägg till egen produkt”.
2. Namnge din produkt, fyll i eventuell beskrivning och leverantör. Saknas leverantören hos BVB kan rutan ”leverantören finns inte” bockas i, så läggs produkten på rätt leverantör. Klicka sedan på ”Slutför”.
3. Produkten läggs då till i den önskade mappen, men utan en bedömning.
4. För att redigera i produktens placering och information, klicka på produktnamnet för att komma till produktkortet.
Kopiera en produkt / mapp
1. Markera vilken/vilka produkter eller mappar du önskar kopiera.
2. Klicka på ”Åtgärd för markerade” (eller ”Välj" om du bara ska kopiera en produkt/mapp).
3. Klicka på ”Kopiera” i rutan som kommer upp.
4. Ange vilket projekt du vill kopiera till i rullistan. Välj vilken mapp du vill kopiera till och välj om:
a. Kopiera endast mappstruktur (endast de kopierade mapparna kopieras över) b. Kopiera med allt innehåll (alla produkter med deras information följer med vidare) OBS! Kopieras endast produkter kan a. och b. bortses.
5. Klicka sedan på ”Slutför”. Systemet öppnar därefter mappen som produkterna kopierades till.
Ersätt en produkt
6. Leta upp den produkt du önskar lägga till i projektet och notera dess BVBID.
7. Gå in i projektet och markera den produkt/-er du önskar ersätta/byta ut. Klicka sedan på
”Välj” och ”Ersätt”.
8. Ange BVBID på produkten du önskar använda istället och klicka på ”Nästa”.
9. Informationsruta kommer upp med information om att vara A blir ersatt med vara B. Om det inte stämmer, klicka på ”Avbryt” och kontrollera BVBID. Stämmer informationen, klicka på ”Slutför”.
10. Produkterna byts direkt ut och hamnar i samma mapp. OBS! All tidigare inlagd information på produkten med placering i byggnaden och eventuella bifogade filer behålls vid byte av produkt och behöver inte matas in på nytt.
TIPS!
Denna funktion kan också användas innan man bestämt exakt vilken produkt som ska användas, men vet funktionen. I projektets begynnelse kan t.ex. den egna produkten ”ljudabsorbent” läggas till med placering i byggnaden och sedan bytas
ut rakt av mot den faktiska produkten. På så sätt missas inga produkter.
Produkt fått en ny bedömning
1. När en produkt i ett projekt får en ny bedömning visualiseras det i projektet med ett ”!”.
2. För att uppdatera produkten: gå in på produktkortet som öppnas i ny flik, välj en senare version och klicka sedan på ”Byt version”. Produktkortet kan därefter stängas ned. Ändringen har För att ändringen ska slå igenom behöver projektsidan uppdateras.
Ta bort en produkt
1. Klicka på ”Välj” vid den produkt du önskar ta bort alt. bocka i flera produkter som ska tas bort och klicka på ”Åtgärd för markerade”. Klicka sedan på ”Ta bort”.
2. En kontrollfråga kommer upp. Klicka på ”Avbryt” om du inte önskar ta bort produkten och ”Ta bort” för att avlägsna den permanent.
Flytta en produkt
1. Klicka på ”Välj” vid den produkt du önskar flytta alt. bocka i flera produkter som ska flyttas och klicka på ”Åtgärd för markerade”. Klicka sedan på ”Flytta”.
2. Välj vilken mapp du önskar flytta produkterna till i rutan som kommer upp och klicka på ”Slutför”. Produkterna flyttas därefter till den angivna mappen. Du står kvar i mappen du flyttade produkterna ifrån.
TIPS!
Om ökad spårbarhet önskas gällande vilka produkter som tas bort från projektet kan
t.ex. en mapp skapas vid namn ”Borttagna varor”.
Istället för att ta bort produkter ur projektet kan
varorna endast flyttas till
”Borttagna varor”.
Redigera produktens information Bifoga egna filer
1. Klicka på den produkt du önskar redigera information om för att komma till ett projektspecifikt produktkort. Klicka på ”Ändra” för att redigera.
2. Alla fälten blir redigerbara och fler placeringar kan läggas till, dokument och avvikelser kan laddas upp samt kommentarer till produkten kan läggas till. När justeringarna är klara, klicka på ”Spara ändringar”. För att ladda upp ett dokument kan dokumentet dras från en mapp på datorn till rutan för dokument eller klicka på
”Bläddra” och leta fram dokumentet på datorn.
Avvikelse- generering (automatisk)
Det finns stöd i webbtjänsten för att generera automatiska avvikelser i de fall en produkt inte klarar projektets krav. De krav som idag går att ställa på produkter i ett projekt:
Undviks- innehållsbedömning
Undviks- totalbedömning
Ej bedömda produkter
Aktivering av automatiska avvikelserapporter i ett nytt projekt
:1. Klicka på skapa projekt och godkänn kostnaden. Därefter kommer den vanliga
namngivningsrutan där det finns ett alternativ gällande avvikelsehanteringen. Klicka upp alternativet ”Aktivera avvikelsehantering”.
2. Bocka därefter i de alternativ som ska gälla för projektet.
Aktivering av automatiska avvikelserapporter i ett pågående projekt
:1. Gå in under rubriken ”info” (kan endast göras av en projektadministratör och projektägare).
2. Skrolla ner till ”Projektinställningar” och klicka på ”Ändra”.
Klicka därefter på ”Avvikelsehantering” i rutan som kommer upp.
3. Välj därefter vad som ska generera automatiska avvikelser i projektet och klicka sedan på ”Slutför”. OBS! De automatiska avvikelserna kommer att krävas för alla produkter som läggs till efter aktiveringen och kommer inte att påverka redan inlagda produkter.
Lägga till en automatisk
avvikelserapport:
När en användare försöker lägga till en produkt i projektet som strider mot projektets krav ombeds man fylla i en motivering. Det går inte heller att komma vidare vid avsaknad av motivering. Så snart en motivering är skriven genereras en avvikelserapport på produkten och administratör och projektägare blir notifierade.
OBS! Produkter som kopieras in från andra projekt måste kontrolleras manuellt mot projektets krav (undviks och/eller ej bedömda produkter). Ett meddelande om detta erhålls vid
kopieringstillfället. (Denna funktion ligger under vidareutveckling).
Avvikelse- hantering (manuell)
En avvikelserapport kan laddas upp på det projektspecifika produktkortet enligt föregående 2 avsnitt. Avvikelserapporten får då statusen ”under behandling”, vilket innebär att ingen
projektadministratör har godkänt denna avvikelse.
Ett meddelande går ut till projektadministratörerna som kan godkänna avvikelsen.
1. Samtliga avvikelser samlas under en egen mapp i systemet
”Avvikelser” där också antalet uppladdade avvikelser visas. OBS!
Denna flik visas bara för projektadministratörer.
2. Klicka på fliken ”Avvikelser”. För att komma till det projektspecifika produktkortet klicka på produktens namn.
3. Klicka på ”Välj”. För att komma direkt till avvikelserapporten välj här
”Se avvikelserapport”.
4. Beroende på vad administratören anser om avvikelsen kan den antingen godkänna eller underkänna den genom att välja någon av dessa alternativ.
Hantera deltagare
1. Klicka på fliken ”Deltagare” för att finna alla deltagare i projektet.
2. Fler deltagare kan läggas till genom att klicka på ”Lägg till
deltagare”. Välj vilken behörighet den inbjudna deltagaren ska ha.
Samtliga deltagare kan se alla produkter i hela projektet oavsett begränsning.
Se bild nedan för specifikation över behörigheterna:
ADMINISTRATÖR UTÖKAD DELTAGARE
DELTAGARE GRANSKARE
Godkänna avvikelser Ändra datum för påminnelsefunktio nen och godkänna klarrapporteringar Redigera ”info” och aktivera
avvikelsefunktion/
påminnelsefunktio n
Bjuda in deltagare Skapa
undermappar Lägga till/ändra/
ta bort alla produkter Exportera projektet
Lägga till/ändra/ ta bort sina
produkter Se allt i projektet
3. Fyll i deltagarens e-postadress och begränsa dess behörighet till en mappnivå. Om ingen mapp väljs, sätts behörigheten till rotmappen. Klicka sedan på ”Slutför”.
4. En inbjudan skickas till den inbjudne deltagarens e-post. Om deltagaren har en licens sedan innan kan den logga in i systemet och projektet ligger då under fliken ”mina projekt”.
Om deltagaren saknar licens, kan användaren klicka på länken som kommer med inbjudan och välja vilken licens den önskar ha. Där finns också möjlighet att teckna en s.k. ”projektlicens”
som ger deltagaren tillgång till just detta projekt.
5. Innan deltagaren accepterat inbjudan till projektet ligger inbjudan och ”väntar”.
6. Önskar man under pågående projekt att byta användarens behörighet kan detta göras genom att klicka på ”Välj” och där antingen ”Ta bort” användaren helt eller ”Ändra behörighet”.
Skicka projektet för
granskning
1. Gå in under fliken ”Deltagare” och klicka på ”Lägg till deltagare”.
2. Välj behörigheten ”Anonym granskare” och klicka på ”Slutför”.
3. En användare läggs till i projektet, men istället för ett användarnamn finns det nu möjlighet att hämta hem en länk.
4. Klicka på ”Hämta länk”. Denna länk bifogas sedan till ansökan som skickas digitalt till SGBC via deras egna webbtjänst.
Exportera projektet
1. Klicka på ”Alternativ” och välj ”Exportera dokument”.
2. Välj vilka filer som önskas exporteras ut. Bekräfta därefter genom att klicka på ”Exportera”.
a) Projektsammanställning: En Excelfil med all information om projektet.
b) Projektdokument: alla dokument som laddats upp av en användare i projektet som ligger i någon av mapparna.
c) Avvikelserapporter: Samtliga avvikelser som laddats upp under fältet ”avvikelse” på produktkorten.
d) Bedömningsunderlag: Dokument som kommit BVB tillhanda i samband med en bedömning (byggvarudeklaration,
säkerhetsdatablad, intyg, monteringsanvisningar m.m.) e) Egna dokument- bedömda produkter: Alla dokument som
laddats upp av en användare i projektet på av BVB bedömda produkter.
f) Egna dokument- egna produkter: Dokument som laddats upp av en projektanvändare på produkter som saknar bedömning av BVB.
Kopiera projektet
Kopiera ett projekt kan ske på två sätt:
Alternativ 1:
1. Klicka på ”Alternativ” och välj ”Kopiera projekt”.
2. Godkänn kostnaden.
3. Namnge det nya projektet och välj vad som ska kopieras vidare.
Klicka på ”Skapa kopia”.
Det nya projektet hamnar därefter i översiktsvyn under ”mina projekt”.
Alternativ 2:
1. Skapa ett projekt.
2. Gå in i projektet du vill kopiera ifrån och ställ dig i rotmappen. Markera alla mappar som önskas följa med till det nya projektet. Klicka på ”Åtgärd för markerade”.
3. Välj ”Kopiera”.
4. Välj vilket projekt du vill kopiera till. Välj ev. mapp. Välj om hela projektets innehåll ska kopieras vidare eller endast mappstrukturen. Klicka på ”Slutför”. Systemet visar därefter det nya projektet.
Avsluta projekt
1. Rensa bland deltagarna så att endast de du vill ska kunna komma åt projektet fortsättningsvis ligger kvar.
2. Klicka på ”Alternativ” och sedan ”Inaktivera”.
3. Godkänn Inaktiveringen genom att klicka på ”Inaktivera”.
4. Härmed avslutas projektet och därmed också debiteringen.
Deltagarna kan fortfarande komma åt projektet och se all information, men inga ändringar kan göras. Projektet kan närsomhelst aktiveras på nytt.
Se alla
projekt i min organisation
Gå in i ”Mina projekt” och klicka upp ”Avancerad sök”. Välj där alternativet ”Som tillhör mitt företag” och klicka på ”Sök”
De resultat som listas är alla aktiva projekt som någon inom din organisation skapat (som inte är sekretessbelagda).
