Revisionsrapport: Granskning av attest och utbetalningsrutiner

(1)

Kommunstyrelsen

För kännedom:

Kommunfullmäktiges presidium Tekniska nämnden

Socialnämnden

Humanistiska nämnden Bygg- och miljönämnden

Revisionsrapport: Granskning av attest och utbetalningsrutiner

Revisorerna har uppdragit till KPMG att genomföra en granskning av rutinerna för attest och utbetalning, se bifogad rapport.

Revisionen önskar att kommunstyrelsen lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapporten senast

den 31 mars 2015.

Av svaret bör det framgå vilka eventuella åtgärder som ska vidtas och när de beräknas vara genomförda.

För Ånge kommuns revisorer

Roger Sundin

Ordförande

Postadress Besöksadress Webb Telefon Bankgiro Organisationsnummer 841 81 Ånge Torggatan 10 www.ange.se 0690-250 100 5274-3994 212000-2387

(2)

Offentlig sektor – kommuner och landsting KPMG AB

2014-12-02 Antal sidor: 13

Attest och utbetalningsrutiner rapport.docx

Ånge kommun

Granskning av attester och utbetalningsrutiner

Revisionsrapport

(3)

Innehåll

1. Sammanfattning 1

2. Bakgrund 2

3. Syfte 2

4. Avgränsning 3

5. Revisionskriterier 3

6. Ansvarig nämnd/styrelse 3

7. Metod 3

8. Projektorganisation 3

9. Attestreglemente 3

10. Allmänt om registrering 5

11. Attestgranskning 6

12. Verifikationsgranskning 6

12.1 Avgifter för kurser och konferenser, resor och representation 6 12.2 Uppgift om moms, F-skatt och fakturaadress 7

13. Kort 8

13.1 Kreditkort 8

13.2 Bankkort 8

13.3 Coop/ICA-kort 9

13.4 Bensinkort 9

14. Utbetalningar 10

Attest och utbetalningsrutiner rapport.docx

(4)

1. Sammanfattning

Vi har av Ånge kommuns revisorer fått i uppdrag att granska att attest sker i enlighet med attest- instruktion eller liknande samt att utbetalningsrutinerna är ändamålsenliga. Vi har även granskat ett urval av verifikationer för att bedöma om dessa uppfyller lag om kommunal redovisning (KRL) samt god redovisningssed i övrigt. Fokus för granskning av verifikationer har varit s.k. personliga kostnader i tjänsten, t.ex. resor, utbildningar och representation. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2014.

Vår sammanfattande bedömning är att rutinerna för attester samt utbetalning av löner behöver förstärkas. Vi ser allvarligt på att egna kostnader i tjänsten har attesterats och att hela löneprocessen kan hanteras av en person. Vi anser att utbetalningar alltid ska göras två i förening för att minska risken för bl.a. förskingring. Vi har noterat att att alla som är beslutsattestant kan attestera obegränsat höga belopp oavsett befattning. Vi anser att det skulle stärka den interna kontrollen om det attestbehörigheten begränsades till vissa belopp. Vidare anser vi att i samband med att de nya tillämpningsanvisningarna antas bör samtliga berörda få utbildning/information gällande reglemente, anvisningar och rutiner.

Vi har med anledning av vår granskning lämnat följande rekommendationer:

att nämnderna för att stärka den interna kontrollen bör begränsa attesträtten till vissa belopp, se punkt 10.

att rutiner för att säkerställa att behörigheterna i leverantörsfakturasystemet överensstämmer med upprättade attestlistor. Vi anser att registrerade behörigheter regelbundet, minst årligen, bör stämmas av mot attestlistorna, se punkt 10.

att kontroller genomförs för att säkerställa att attester sker i enlighet med gällande reglemente och enligt delegation, se punkt 11.

att skriftliga riktlinjer för vilka uppgifter en verifikation ska innehålla bör tas fram, se punkt 12.1.

att rutiner upprättas för att säkerställa att alla underlag till en verifikation scannas in i systemet, se punkt 12.1.

att fullständiga förteckningar över alla kort upprättas och att rutiner för att hålla dessa uppdaterade införs, se punkterna 13.1 - 13.4.

att informationen avseende rutiner kring användning och krav på underlag till användarna av alla kort förbättras, se punkterna 13.1 – 13.4.

att alla utbetalningar ska göras av två personer i förening, se punkt 14.

att skriftliga rutiner för utbetalningar upprättas, se punkt 14.

(5)

2. Bakgrund

Vi har av Ånge kommuns revisorer fått i uppdrag att granska att attest sker i enlighet med attest- instruktion eller liknande samt att utbetalningsrutinerna är ändamålsenliga. Vi har även granskat ett urval av verifikationer för att bedöma om dessa uppfyller lag om kommunal redovisning (KRL) samt god redovisningssed i övrigt. Fokus för granskning av verifikationer har varit s.k. personliga kostnader i tjänsten, t.ex. resor, utbildningar och representation.

Ånge kommuns revisorer bedömer att det finns en risk för att attest inte sker av rätt person och att det finns risk för att utbetalning inte utförs av två personer i förening.

Ånge kommuns revisorer bedömer att det är väsentligt att underlagen för ovan angivna kostnader uppfyller både KRL och skattelagstiftning inklusive skatteverkets rekommendationer. Om rutinen inte fungerar föreligger det en risk för att det av underlagen inte framgår vad som avses och vilka som deltagit. Det kan i sin tur innebära risk för förmånsbeskattning (påverkar den enskilde i form av skatteförmån och arbetsgivaravgifter för kommunen). När det gäller utbetalningsrutinen är det väsentligt att den fungerar ändamålsenligt då det annars kan finnas risk för oavsiktliga eller avsiktliga fel. Förtroendet för den kommunala administrationen kan skadas om det skulle visa sig att rutinerna för verifikationshantering eller utbetalningar inte fungerar ändamålsenligt.

3. Syfte

Syftet med granskningen är att bedöma om verifikationerna/underlagen uppfyller KRL och vad som sägs i skattelagstiftning. Vi har därför granskat:

om det av underlagen (verifikationerna) framgår när de sammanställts, när den ekonomiska händelsen inträffat, vad denna avser (inklusive vilka som deltagit och ändamålet), vilket belopp den gäller, och vilken motpart den berör (1 kap 4 § KRL).

om program, deltagare och andra underlag finns bifogade.

om verifikationen innehåller information om skattsedel och momsregistrering.

om det framgår att Ånge kommun är köpare av tjänsten.

om det finns rutiner för att säkerställa att attesträtten i leverantörsfakturasystemet begränsas till de tjänstemän som har en aktuell delegation.

om verifikationerna är attesterad av behörig tjänsteman.

Ytterligare syfte med granskningen är att bedöma ändamålsenligheten i kommunens utbetalningsrutiner samt rutiner för kontokort. Vi har därför granskat:

om utbetalningar görs med god intern kontroll d.v.s. av två tjänstemän i förening, och av personer som fått denna delegation.

om det finns regler för kontokort samt bedöma efterlevnaden av dessa. Vi kommer även bedöma ordningen på underlagen för redovisning av transaktionerna. Antalet kort i kommunen kommer även att återrapporteras.

Attest och utbetalningsrutiner rapport.docx 2

(6)

4. Avgränsning

Granskningen omfattar år 2014.

Vår granskning har skett genom stickprov av kostnader som är bokförda som resor, kurser och konferenser, representation och gåvor.

5. Revisionskriterier

Vi har bedömt om rutinerna uppfyller:

• Kommunal redovisningslag

• Skattelagstiftning (inklusive tillämpliga rekommendationer från skatteverket och praxis inom området)

• Övriga tillämpbara interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut

6. Ansvarig nämnd/styrelse

Granskningen har avsett kommunstyrelsen och samtliga nämnder.

Rapporten är saklighetsgranskad av Catharina Norberg (ekonomichef) och Maria Engström (löne- och systemansvarig).

7. Metod

Granskningen har genomförts genom:

• Dokumentstudie av relevanta dokument

• Intervjuer med berörda tjänstemän

• Verifikationsgranskning

8. Projektorganisation

Granskningen har genomförts av Kristoffer Bodin, revisorsassistent, under ledning av Lena Medin, certifierad kommunal revisor.

9. Attestreglemente

Kommunfullmäktige i Ånge antog ett nytt attestreglemente 2014-10-27. Tillämpningsanvisningar till reglementet ska enligt uppgift fastställas av kommunstyrelsen vid sammanträdet i februari 2015.

Enligt uppgift från ekonomichefen kommer en viktig skillnad i de nya tillämpningsanvisningar vara att attest alltid ska ske av en överordnad. Vi har tagit del av ett utkast till anvisningar som vi granskat översiktligt.

(7)

Då det inte finns några fastställda nya anvisningar innebär det att de gamla tillämpningsanvisningarna från 2000-02-28 fortfarande gäller.

Vår granskning omfattar även tiden innan det nya attestreglementet började gälla. Vi noterar följande vad gäller likheter och skillnader i de båda reglementena:

Gamla reglementet: Nya reglementet

• Nämnden utser beslutsattestanter och ersättare.

• Nämnden utser beslutsattestanter och ersättare varje år.

• Nämnden kan delegera rätten att utse attestanter till förvaltningschef.

• Nämnden kan delegera rätten att utse attestanter löpande under året till förvaltningschef.

• Nämnden kan begränsa attesträtten i fråga om verksamhet, tidsgiltighet, belopp o.s.v.

• En transaktion ska beslutsattesteras och sedan behörighetsattesteras.

• En transaktion ska saklighetsgranskas, beslutsattesteras och sedan behörighets- attesteras.

• Nämnd kan genom beslut vid sammanträde attestera ekonomisk transaktion.

• Kommunchef har rätt att attestera samtliga in- och utbetalningar i kommunen.

Förvaltningschef har rätt att attestera samtliga in- och utbetalningar inom respektive ansvarsområde.

• Vid slutlig utbetalning ska, förutom sakgranskare och beslutsattestant, ytterligare två personer godkänna att betalningen genomförs.

Av reglementet framgår att alla transaktioner ska signeras av en sakgranskare och av en beslutattestant. Sakgranskaren ansvarar för att kontrollera att vara tjänst har mottagits och att pris m m stämmer överens med beställning etc. Beslutsattestanten har det yttersta ansvaret och det är också den attesten som vi närmare har granskat.

Kommenterar

Vi ser positivt på att ett nytt attestreglemente och tillämpningsanvisningar är under införande och att det har förtydligats vad gäller tvåsamhet (dualitet) vid attest och utbetalning samt att attest alltid ska göras av en överordnad. Det är även positivt att nämnderna ska besluta om attestanter årligen.

(8)

Det är viktigt att det finns en tydlig delegering från nämnden till förvaltningschef och att alla delegationsbeslut om nya attestanter under året är skriftliga.

Vi föreslår att i samband med att de nya tillämpningsanvisningarna antas bör samtliga berörda få utbildning/information gällande reglemente, anvisningar och rutiner. Sådan information bör även lämnas regelbundet.

10. Allmänt om registrering

Ånge kommun använder sig av leverantörsfakturasystemet Ascendo Invoice. Fakturor och kvitton scannas in i systemet och går därefter vidare för saklighetsgranskning. När saklighetsgranskningen är gjord går fakturan vidare för beslutsattest. Det är beslutsattestanten som är ytterst ansvarig för att transaktionen är riktig. Behörighetskontrollen sker främst genom att det i systemet inte går att attestera transaktioner utanför attestanternas respektive ansvarsområden. Vissa transaktioner skickas slumpmässigt till ekonomichefen för granskning innan utbetalning. Det går att skicka meddelanden kopplade till en specifik faktura mellan användare i systemet och alla meddelanden sparas och kan följas. I systemet kan en faktura kopplas till ett specifikt ansvarsområde, projekt och/eller aktivitet. Enligt uppgift kan bara den attestant som är kopplad till uppgivet ansvarsområde, projekt och/eller aktivitet attestera just den fakturan. Administratören kan gå in och läsa alla fakturor men kan inte klicka sig vidare vare sig till saklighetsgranskning eller attest.

Det finns upprättade attestlistor för alla nämnder. Tekniska nämnden attestlista är den äldsta från 2012-11-07. Socialnämndens lista är från 2012-10-11 men blev uppdaterad 2014-11-06. Enligt uppgift ska en uppdaterad attestlista fastställas i samband med nämndernas detaljbudget i december 2014. Attestlistorna har alla en attestant och en ersättare. Socialnämnden har även två namn som är sakgranskare inom varje ansvarsområde. Det framgår inte om attesten är begränsad till något belopp och enligt ekonomichefen finns inga beloppsgränser registrerade i systemet.

Det är oklart hur ofta behörigheterna i systemet stäms av mot attestlistorna. Enligt uppgift är det nämndsekreterarnas uppgift att se till att attestlistorna är uppdaterade men det är personal på ekonomi som lägger in namnen i systemet utifrån attestlistor eller skriftliga delegationsbeslut.

Kommentar

Utifrån granskade stickprov från leverantörsfakturasystemet kan vi se att de som uppgivits som beslutsattestanter i systemet finns med på respektive nämnds attestlista eller i delegationsbeslut från förvaltningschef. Vid vår granskning noterade vi en faktura där attestantens delegation upphört några dagar innan attesten skedde. Enligt uppgift hade ändringen inte hunnit verkställas i systemet.

Vår uppfattning är att även om ändringen inte skett i systemet så borde tjänstemannen inte ha attesterat fakturan eftersom attesträtten upphört.

Vi noterar att det inte finns några beslutade beloppsgränser för attestanterna och inte heller några begränsningar i systemet. Vi anser att beloppsgränser är ett effektivt sätt att stärka den interna kontrollen då risken för väsentliga fel när det gäller attestering och utbetalningar minskar. Belopps- gränserna bör beslutas av nämnd och ha koppling verksamhet och chefsnivå.

(9)

Vi rekommenderar:

att kommunstyrelse och nämnder överväger att stärka den interna kontrollen genom att begränsa attesträtten till vissa belopp.

att rutiner införs för att säkerställa att registrerade behörigheter i leverantörsfakturasystemet överensstämmer med upprättade attestlistor. Vi anser att registrerade behörigheter regelbundet minst årligen bör stämmas av mot attestlistorna.

Vi föreslår att det av tillämpningsanvisningarna framgår hur dessa rutiner ska utformas.

11. Attestgranskning

Vi har stickprovsvis granskat 62 fakturor mot attestlistor för att verifiera att rätt person har attesterat fakturan. Av de granskade fakturorna är en faktura attesterad av en person som enligt nämndernas attestlistor inte har rätt att attestera inom det aktuella ansvarsområdet, se kommentar i punkt 10.

Vi har även funnit tre fakturor där beslutsattest har skett av egna kostnader i tjänsten. Vi noterade också att det förekommer att underordnade attesterar överordnades fakturor.

Kommentar

Vi anser att det är viktigt att uppdatering av systemet sker skyndsamt och att det finns rutiner för att säkerställa att behörigheterna i systemet är aktuella, se rekommendation i avsnitt 10.

Vi ser allvarligt på att attest har skett av egna utgifter i tjänsten och att det har förekommit attest av överordnades kostnader. Då många fakturor saknar uppgift om deltagare kan vi genom vår granskning inte säkerställa att det inte förekommer fler fall av attest av egna kostnader.

Vi rekommenderar:

att kontroller genomförs för att säkerställa att attester sker i enlighet med gällande reglemente och enligt delegation.

att i samband med att de nya tillämpningsanvisningarna antas att information lämnas till berörda om vilka regler som gäller.

12. Verifikationsgranskning

12.1 Avgifter för kurser och konferenser, resor och representation

Enligt KRL, 2 kap 4 5 §§, ska underlaget (leverantörsfakturan) innehålla uppgift om när den har sammanställts, när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. Av en verifikation ska det alltid framgå vad som avses bl.a. så att det kan säkerställas att kostnaden har ett för verksamheten tillhörande syfte.

(10)

Det bör uppmärksammas att Skatteverket har gjort bedömningen för kurser och personalutbildning att när det saknas program, när utbildningen innehållit för få utbildningstimmar eller om utbildningen varit mer av nöjeskaraktär kan deltagarna förmånsbeskattas. Programmet ska även innehålla uppgift om antal utbildningstimmar.

Det saknas kommunövergripande riktlinjer för vad verifikationer avseende avgifter för kurser och personalutbildning, resor samt representation ska innehålla.

Utifrån de granskade stickproven för kurser och konferenser noterar vi att det endast finns någon form av uppgift om deltagare för drygt hälften av de granskade fakturorna. Samtliga stickprov saknar bifogat program.

Vad gäller representation noterar vi att i stort sett alla stickprov saknar uppgift om deltagare och drygt en tredjedel saknar även uppgift om syftet med representationen.

Vad gäller resor noterar vi att det i hög grad framgår för vilka resorna avser. Det saknas dock syfte med resan på flera fakturor.

Kommentar

Vi bedömer det som angeläget att kommunövergripande skriftliga riktlinjer tas fram för att klargöra vad en verifikation ska innehålla utifrån kraven i KRL samt de skattemässiga aspekterna. Enligt uppgift kan det finnas underlag, t.ex. program, vid respektive verksamhet men då dessa inte är systematiskt lagrade och sökbara från verifikationen bedömer vi inte att det är tillräckligt för att klara kraven.

Vi rekommenderar:

att skriftliga riktlinjer för vilka uppgifter en verifikation ska innehålla bör tas fram.

att rutiner upprättas som anger vad som ska följa med fakturan när den går till ekonomi för scanning.

12.2 Uppgift om moms, F-skatt och fakturaadress

Uppgift om att leverantören innehar F-skattsedel är speciellt viktigt vid köp av tjänster. Om leve- rantören inte innehar F-skattsedel ska kommunen göra avdrag för källskatt och vissa fall betala sociala avgifter. Leverantörens registreringsnummer för mervärdesskatt samt uppgift om att leverantören är momsregistrerad måste framgå av fakturan för att den ingående mervärdesskatten ska vara avdragsgill. Kommunen kan inhämta information om F-skatt och momsregistrering, genom t.ex. Skatteverket.

Utifrån stickproven har vi ingenting att anmärka på när det gäller uppgifter om F-skatt och fakturaadress. I några enstaka fall framgår inte momsregistreringsnumret av fakturan. Det framgår inte heller om kommunen gjort någon kontroll genom t.ex. Skatteverket i de aktuella fallen.

(11)

Kommentar

Vi anser att rutiner för uppgifter om moms, F-skatt och fakturaadress bör ingå i de kommun- övergripande skriftliga riktlinjerna om verifikationer, se ovanstående punkt.

13. Kort

13.1 Kreditkort

Enligt uppgift från ekonomichefen finns det ett Eurocard utfärdat till kommunstyrelsens ordförande och chefen för humanistiska förvaltningen samt ett Visa Business Card till kommunchefen. Detta bekräftas av uppgifter från kortföretagen. Under 2014 har vi endast hittat en korttransaktion och det är årsavgiften för kommunchefens kreditkort.

Det finns korta instruktioner på ”Insidan” för vad som gäller vid användning av kreditkort, t .ex.

att kortet är personligt för användning inom det egna ansvarsområdet.

Kommunen har ingen egen förteckning över vilka kreditkort som har kvitterats ut.

Kommentar

Vi anser att det bör finnas en förteckning över aktuella kreditkort med uppgifter på vilka personer som har kvitterat ut ett kreditkort och hur många som totalt finns ute i verksamheterna. Då transaktionerna är så få kan vi inte i denna granskning uttala oss om hur väl attestering funkar eller underlagens kvalité när det gäller köp med kreditkort.

Vi rekommenderar:

att en årlig förteckning över vilka kreditkort som finns utställda inhämtas från respektive kortföretag för att öka kontrollen över utestående kort.

att även om korten verkar användas i mycket begränsad omfattning, så rekommenderar vi att informationen avseende rutiner kring användning vad som ska bifogas kortfakturan förtydligas.

13.2 Bankkort

På vissa enheter som förut hade en kontant handkassa har denna byts ut mot bankkort där samma summa som den kontanta handkassan finns insatt. Det finns gemensamma regler och rutiner för bankkonto med bankkort och kontanthantering som är beslutade av ledningsgruppen 2012-02-28.

Korten är personliga och om en utgift inte kan styrkas med ett kvitto eller liknande får den ansvarige för kortet själv stå för kostnaden. Vi har tagit del av en förteckning från Swedbank över aktiva bankkort.

(12)

Kommentar

Vi ser positivt på att hanteringen av kontanter begränsas genom användningen av bankkort istället.

Tillgången till kontanter begränsas och ansvaret blir tydligare med bankkort än med en kontant handkassa.

13.3 Coop/ICA-kort

Enligt den förteckning vi har tagit del av har kommunen 70 s.k. Coop-kort. Korten är inte personliga utan används av den personal som arbetar vid en aktuell enhet. Den som använder kortet måste uppge personnummer vilket också framgår av fakturan. Fakturan är specificerad med inköpta artiklar och styckepris. Stickprov visar att inköp kan bestå av grönsaker, basvaror mm.

Enligt uppgift finns inga fysiska ICA-kort utan de som handlar använder sig av kundnummer. Det finns 7 kundnummer i Fränsta och 59 i Ånge. Stickprov visar att fakturorna från ICA inte är specificerade utan visar endast totalsumman vid varje köptillfälle. Det framgår inte heller vem som har genomfört respektive köp. Till fakturan finns inga kvitton inskannade systemet. Enligt uppgift skickas kvittona till ekonomi och förvaras i en pärm.

Det finns en kort beskrivning av vad som gäller vid användning av Coop/ICA-kort på ”Insidan”.

Där framgår bland annat att faktura eller bifogad nota/specifikation ska visa vad som inhandlats.

Kommentar

Vi anser att beskrivningen på ”Insidan” bör utvecklas för att det tydligare ska framgå vilka regler som gäller vid användningen av korten och vilka krav som ställs på underlagen. Vi anser vidare att det finns en viss risk med upplägget med kundnummer istället för ICA-kort då det är svårare att ha kontroll över hur många som har tillgång till kundnumret än till fysiska kort. Det ställer krav på identifieringen vid varje köptillfälle, något som försvåras med samlingsfakturor.

Vi rekommenderar

att rutinerna ses över så att det säkerställs att fakturan avser endast varor till kommunens verksamhet. Vi vill också uppmärksamma att om det inte framgår av fakturan vad som är inköpt ska kvitto alltid bifogas, eller att det under hela arkiveringstiden är möjligt att återfinna underlaget om det förvaras på annat sätt.

Beträffande förteckningar och rutiner gällande Coop/ICA-kort rekommenderar vi samma åtgärder som i punkt 13.1.

13.4 Bensinkort

Kommunen använder sig av Shell-kort samt Statoil-kort. Enligt en förteckning finns det 284 aktiva Shell-kort. Statoil-korten består av 13 fordonskort samt 42 förarkort. Shell-korten och förarkorten är personliga medan fordonskorten är kopplade till registreringsnummer.

(13)

De enda regler som finns är några punkter i dokumentet ”Regler för nyttjande av bensinkort” som togs 2009-02-25 av dåvarande kommunchef. Där framgår bl.a. att privata inköp inte får göras, man får inte attestera sin egen faktura samt att kortet är styrt mot bensin och fordonsprodukter.

Beställning och makulering av kort görs av kommuninformationen. Samma information som i dokumentet finns på ”Insidan”.

Kommentar

Vi anser att informationen om hur bensinkorten får användas och vilka underlag som krävs kan utvecklas. Det bör finnas tydliga rutiner för hur användning av korten ska hanteras t.ex. hur kvitton ska hanteras, om noteringar av inköp ska göras i körjournal, om inköp över visst belopp kräver godkännande o.s.v.

Vi förordar att systemet som innebär att för att tanka ett fordon krävs både ett fordonskort och ett personligt kort. Vi rekommenderar för att säkerställa att endast drivmedelskostnader för kommunens fordon belastar kommunen att antal tankade liter enligt fordonskortet stäms av mot körjournalens uppgift om körd sträcka. En bedömning av förbrukning kan ge ett underlag för rimlighet.

Beträffande förteckningar och rutiner gällande bensinkort rekommenderar vi samma åtgärder som i punkt 13.1.

14. Utbetalningar

Det finns vad vi känner till inga skriftliga rutiner för varken betalningsuppdrag via leverantörsfakturasystemet eller för manuella betalningsuppdrag. Enligt uppgift går det till på så sätt att en person på ekonomiavdelningen skapar ett betalningsförslag vilket ger en lista över alla utbetalningar som ska skickas till bankgirocentralen för verkställande. När betalningsförslaget är upprättat måste ytterligare en person skapa ett betalningsuppdrag utifrån förslaget. Det är betalningsuppdraget som är den slutgiltiga lista som går iväg till bankgirocentralen. Enligt uppgift granskas förslaget av den som ska upprätta uppdraget översiktligt för att hitta avvikande summor eller annat som ser onormalt ut. Enligt uppgift är det relativt enkelt att se avvikelser och det händer ibland att felaktigheter hittas. Samma person kan inte både upprätta betalningsförslaget och betalningsuppdraget.

För manuella utbetalningar krävs först och främst att personen har en bankdosa och inloggnings- uppgifter till Swedbanks internetbank. Enligt en förteckning från banken är det 6 personer som har behörighet att genomföra manuella utbetalningar. Internetbanken hindrar att en person genomför hela utbetalningsprocessen själv utan det framgår av förteckningen att det måste ske två i förening.

En person kan bara upprätta ett utbetalningsförslag som en annan måste godkänna för utbetalning.

Vad gäller utbetalning av lönerna går det till så att de anställdas löneuppgifter attesteras först av en chef. Därefter görs det en lönekörning den 20:e varje månad i lönesystemet eCompanion. Systemet rapporterar avvikelser som personalen går igenom. Runt den 23:e läggs en spärrfil till banken och den 27:e betalas den ut. Det görs tre sådana körningar varje månad för att bl.a. kunna rätta till fel.

En och samma person kan genomföra hela processen själv, från den första körningen till granskningen av avvikelser och slutligen skicka filen till banken för betalning. Då de vid tillfället

(14)

för granskningen endast är två som kan göra dessa körningar händer det att de gör hela projekten själv. Enligt uppgift kan löne- och systemansvarig lägga till och ta bort på alla anställda. Den enda systemspärr som finns är att det inte går att göra ändringar på sin egen person.

Kommentar

Vi noterar att det finns systemspärrar i leverantörsfakturasystemet och i internetbanken som förhindrar att utbetalningar kan göras själv av en person.

Vi noterar vidare att en sådan spärr helt saknas i lönesystemet. Vi ser allvarligt på att en person själv kan både ändra uppgifter i lönesystemet och godkänna utbetalningen, vilket kan göras efter att lönerna har attesterats av ansvarig chef. Vi anser att utbetalningar alltid bör göras av två personer i förening.

Vidare anser vi att det bör finnas skriftliga rutiner för olika former av utbetalningar.

Vi rekommenderar:

att alla utbetalningar ska göras av två personer i förening.

att skriftliga rutiner för utbetalningar upprättas.

KPMG, dag som ovan

Kristoffer Bodin Lena Medin

Revisorsassistent Certifierad kommunal revisor