Ingvar Henriksson (S)
Ej beslutande ersättare
Övriga närvarande Tjänstemän, deltar på distans Övriga
Maria Skoglund, kommundirektör Laila Dufström, stöd- och styrningschef Susan Ludvigsson, tf personalchef Maria Ersbacken, HR-generalist Linda Varga, utvecklingskoordinator Ulrika Lindquist, nämndsekreterare Maria Östgren, kommunsekreterare
Underskrifter
Sekreterare Paragrafer § 1-10
Maria Östgren
Ordförande
Leif Pettersson (S)
Justerande
Roland Johansson (SD)
Organ
Sammanträdesdatum
ANSLAG/BEVIS
Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.
Kommunstyrelsens personalutskott
2021-03-09 Paragrafer § 1-10
Datum då anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet
Datum då anslaget tas ned
Protokollet förvaras på Stadshusets kansli
Sida
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(2)
Sammanträdesdatum
2021-03-09 Kommunstyrelsens personalutskott
Ärendelista
Val av justerare
§ 1 Uppföljning - Hållbart arbetsliv 3
§ 2 Distansarbete 4
§ 3 Arbetsmiljö 5 - 6
§ 4 Lägesrapport, utredning 2020/394 7
Visselblåsarfunktion
§ 5 Redovisning av bisysslor 2020 2021/38 8
§ 6 Redovisning av sjukfrånvarostatistik och 2021/65 9 tillbud/arbetsskador
§ 7 Redovisning av personalkostnader 2021/77 10 - 11
§ 8 Redovisning av arbetad tid 2021/76 12
§ 9 Redovisning av personalbild 2021/75 13
§ 10 Redovisning av personalsituationen 2021/79 14
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
______
Lägesrapport, hållbart arbetsliv
Beslut
Personalutskottet noterar informationen.
Beskrivning av ärendet
Utvecklingskoordinator föredrar lägesrapport från uppdraget – Hållbart arbetsliv. Arbetsgruppen består av utvecklingskoordinator tillsammans med HR-generalister och personer från verksamheterna.
Syftet med uppdraget är att arbeta fram ett initiativ för att stötta medarbetare och chefer som mår dåligt, både fysiska och psykiska effekter på arbetsmiljön av pandemin. Samt att samla kunskap och föreslå insatser för att minimera de negativa effekterna på arbetsmiljön. Dessutom att få en förståelse för både positiva och negativa effekter som pandemin medfört för våra verksamheter och medarbetare samt att lärdomar tas tillvara för ett mer hållbart arbetsliv.
Övergripande mål
Att bidra till ett mer hållbart arbetsliv.
Delmål
att fördjupa, tydliggöra och utbilda inom det systematiska arbetsmiljöarbetet i kris
att bygga på verktygslådan för chefer med material, information och guider.
att insatserna upplevs som relevanta och givande
att arbeta fram förslag för att finansiera insatserna.
Medskick
Vad ställer vi tillbaka och vad ställer vi om?
Vilka beslut behöver tas nu för att realisera omställningen?
Beslut skickas till Akten
______
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(1)
2021-03-09 Kommunstyrelsens personalutskott
§ 2 Dnr Dnr.
Distansarbete
Beslut
Personalutskottet noterar arbetet med distansarbete som en avrapportering.
Beskrivning av ärendet
Tf personalchef föredrar ärendet.
Personalutskottet diskuterar frågan om anställda i framtiden ska ha möjlighet att arbeta på distans. Kan vara viktigt vid nyrekryteringar för att få den kompetens man efterfrågar.
Distansarbete är en möjlighet för både anställda och förtroendevalda att enklare kunna delta i olika möten som inte är i närområdet.
Vilka ska få distansarbeta? Vilket systemstöd behövs för distansarbete? Är den fysiska närvaron viktigt för närheten till medborgarna? Närvarande chefer?
Vissa kommuner kommer att göra lokalbehovsanalyser. Behövs alla lokaler man har idag om mer arbete ska skötas på distans?
Vad säger lagstiftningen kring distansarbete?
Beslut skickas till Akten
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Arbetsmiljö
Beslut
Personalutskottet noterar informationen.
Beskrivning av ärendet
Personalenheten informerar om arbetsmiljöarbetet.
Regeringens nya arbetsmiljöstrategi - Ett hållbart arbetliv
- Ett hälsosamt arbetsliv - Ett tryggt arbetsliv
- Ett arbetsliv utan brott och fusk
Varför är det viktigt med arbetsmiljöarbete?
Attrahera Rekrytera Utveckla Behålla Avveckla
En attraktiv arbetsgivare med god arbetsmiljö får bra verksamheter Arbetsmiljöansvar
Kommunstyrelsen ska:
säkerställa och bevaka att Ludvika kommun
följer lagar och föreskrifter inom arbetsmiljöområdet.
Ge ansvar till verksamheten/nämnderna som fördelar arbetsmiljöuppgifterna inom respektive förvaltning.
Ansvara för arbetsmiljön inom kommunstyrelsens förvaltning.
Nämnderna fördelar arbetsmiljöuppgifterna till förvaltningschefer som fördelar vidare ut i organisationerna.
Genomförda, pågående och planerade insatser inom arbetsmiljöområdet
Utbildningar och informationssatsningar till chefer och skyddsombud.
Formulering och förtydligande av rutiner enligt SAM, systematiskt arbetsmiljöarbete.
Uppdatera styrdokument och rutiner.
Utveckla sjukfrånvarostatiken.
______
2(2)
En mall för rapportering av det systematiska arbetsmiljöarbetet till kommunstyrelsen och övriga nämnder håller på att tas fram.
Beslut skickas till Akten
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
______
Lägesrapport, utredning Visselblåsarfunktion
Beslut
Personalutskottet noterar informationen.
Beskrivning av ärendet
Tf personalchef lämnar en lägesrapport från pågående utredning om att införa en visselblåsarfunktion i kommunen. Ärendet kommer upp för beslut till personalutskottet i maj.
Skyddet för visselblåsare är ett EU-direktiv och föreslås bli ny lag i december 2021. Funktionen visselblåsare bör införas senast halvårsskiftet 2022.
Personalenheten tittar på om funktionen ska hanteras internt eller externt och på eventuellt samarbete med annan kommun.
Beslut skickas till Akten
______
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(1)
2021-03-09 Kommunstyrelsens personalutskott
§ 5 Dnr 2021/38
Redovisning av bisysslor 2020
Personalutskottets förslag till beslut
Kommunstyrelsen godkänner redovisning av bisysslor för år 2020.
Beskrivning av ärendet
Riktlinjer för bisysslor gäller kommunens samtliga anställda och är ett stöd i arbetsgivarens prövning och hantering av frågor som rör bisysslor.
Arbetsgivaren har rätt att förbjuda anställdas bisysslor om de bedöms inverka förtroendeskadligt för arbetsgivaren, bedöms inverka hindrande i arbetet eller konkurrera med arbetsgivarens verksamhet.
Totalt har 111 bisysslor anmälts. Utifrån den redovisning som inkommit från förvaltningarna gällande bisysslor 2020 finns inget att anmärka på.
Beslut skickas till Kommunstyrelsen
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
______
Redovisning av sjukfrånvarostatistik och tillbud/arbetsskador
Beslut
Personalutskottet noterar rapporten.
Beskrivning av ärendet
Redovisning av sjukfrånvaron görs till personalutskottet 4 gånger per år. Denna redovisning gäller jämförelse för helår 2020 i jämförelse med helår 2019
Sjukfrånvaron ökade under 2020 i jämförelse med 2019 med 1,9 procentenheter från 8,8 % till 10,7 %.
Förvaltningsspecifik jämförelse visar att samtliga förvaltningar har ökat sin sjukfrånvaro under perioden. Vård- och omsorgsförvaltningen har ökat med 2,5 procentenheter och social- och utbildningsförvaltningen med 1,9
procentenheter, övriga förvaltningar 0,3-0,6 procentenheter.
Sjukfrånvaro över 60 dagar eller mer har minskat markant under 2020 i jämförelse med 2019, från 51,9 % till 40,7%.
Sjukfrånvarostatistik per månad för kommunen totalt 2020 och i jämförelse med år 2019 visas i tabell enligt bilaga.
Beslutsunderlag
Sjukfrånvarostatistik tillbud arbetsskada 2019 2020 PLU 2021-03-09.
Beslut skickas till Akten
Personalenheten
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(2)
2021-03-09 Kommunstyrelsens personalutskott
§ 7 Dnr 2021/77
Redovisning av personalkostnader
Beslut
Personalutskottet noterar rapporten.
Beskrivning av ärendet
Redovisning av personalkostnaderna. Jämförelsen gäller för kvartal 3 2020 och kvartal 4 2020. En jämförelse har även gjorts med resultatet för motsvarande period 2019.
Den totala personalkostnaden minskade kvartal 4 2020 jämfört med kvartal 3 2020 med 2 237 991 kronor. Minskade kostnader för främst månadslön 5 392 920 kronor och semesterlön 35 508 895 kronor. Sjuklönekostnaderna har dock ökat med 2 725 449 kronor och timlönerna har ökat med 5 213 380 kronor under kvartalet.
En jämförelse med resultat per sista december 2019 visar att
personalkostnaderna har minskat med 6 350 715 kronor jämfört med utfallet från sista december 2020.
Förändringar för respektive kostnadspost redovisas i tabellen nedan.
Kv 3 2020
197 919 110 Kv 4 2020
192 526 190 Skillnad i kronor
-5 392 920 Skillnad i procent -2,72 Månadslön och ersättningar (Om ingen frånvaro fanns)
Frånvaroavdrag 70 441 538 47 894 433 -22 547 105 -32,01
Tillkommer: 76 252 151 53 292 359 -22 959 792 -30,11
Tillägg m.m. 767 580 941 932 174 352 22,71
Timlön 9 523 151 14 736 531 5 213 380 54,74
OB-tillägg 6 887 245 8 552 529 1 665 284 24,18
Övertid/mertid 2 875 866 2 580 958 -294 908 -10,25
Jour/Beredskap 431 097 482 616 51 519 11,95
Retroaktiv lön 26 479 48 223 21 744 82,12
Omkostnadsersättningar: DBV, familjehem, kontaktpersoner 1 064 932 1 074 116 9 184 0,86
Färdtid, bilers. och traktamente 174799 115050 -59 749 -34,18
Semesterlön/-ersättning 46 885 430 14 376 535 -32 508 895 -69,34
Sjuklön 7 476 752 10 202 201 2 725 449 36,45
Studier med lön m.m. 138 820 181 668 42 848 30,87
Total kostnad 203 729 722 201 491 731 -2 237 991 -1,10
Andel av den totala personalkostnaden kopplat till 3 viktiga kostnadsposter visas i tabell nedan.
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Sjuklön 1,28
1,41
______
0,00 1,00 2,00 3,00
Proce
Timlön Övertid/Mertid
Kv 3 2020 Kv 4 2020
Beslutsunderlag
1. Personalkostnad övergripande 1901 - 1912 2. Personalkostnad övergripande 2001 - 2012 3. Personalkostnad övergripande kvartal 3 2020 4. Personalkostnad övergripande kvartal 4 2020
Beslut skickas till Personalenheten Akten
______
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(1)
2021-03-09 Kommunstyrelsens personalutskott
§ 8 Dnr 2021/76
Redovisning av arbetad tid
Beslut
Personalutskottet noterar rapporten.
Beskrivning av ärendet
Redovisning av arbetad tid. Jämförelsen gäller kvartal 3 2020 och kvartal 4 2020.
Perioden uppvisar en ökning av antalet arbetade timmar jämfört med föregående kvartal. Från 1 172 656 timmar kvartal 3 till 1 190 268 timmar kvartal 4. En ökning med 17 612 timmar. I gruppen tillsvidareanställd personal samt vikarier med månadslön har antalet arbetade timmar minskat med 15 751 timmar. För gruppen timanställda är förhållandet det motsatta och uppvisar en ökning med 35 578 timmar.
Antalet timmar för frånvarotid har minskat med 137 941 timmar, från 432 214 timmar till 294 273. Minskningen kan till största delen kopplas till
semesteravdragen som minskade med 166 735 timmar för kvartal 4 jämfört med kvartal 3.
Sjukfrånvaron ökade under kvartal 4 med 24 779 timmar. Sjukavdragen har ökat stadigt efter semesterperioden och ligger på ca 40 000 timmar i månaden för perioden.
Övertiden har ökat med 2 216 timmar under kvartal 4.
I tjänsteskrivelsens bilagor redovisas samtliga poster för arbetad tid och avdrag för kvartal 3 och 4 2020.
Beslutsunderlag
1. Tidsredovisning timmar 2020-07-01 – 2020-09-30.
2. Tidsredovisning timmar 2020-10-01 – 2020-12-31.
Beslut skickas till Personalenheten Akten
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
______
Redovisning av personalbild
Beslut
Personalutskottet noterar rapporten.
Beskrivning av ärendet
Redovisning av personalbilden i kommunen. Jämförelsen gäller för kvartal 3 2020 och kvartal 4 2020.
Antal anställda personer ökade med 24 personer från kvartal 3 till kvartal 4.
Från 2 254 personer till 2 278 personer.
Räknat i antal årsarbetare är ökningen 25 årsarbetare.
Tillsvidareanställda har ökat med 14 personer. De tidsbegränsade
anställningarna ökade med 4 personer och visstidsanställda med grundtjänst har ökat med 6 personer. Perioden uppvisar en liten ökning av timanställd personal med 17 personer till totalt 661 personer per den sista december 2020.
För helåret 2020 ökade antalet anställda med 35 personer eller 40 årsarbetare.
Se bilagor med antal anställda per förvaltning den 2020-09-30 och 2020-12-31.
Beslutsunderlag
1. Antal anställningar per 2020-09-30.
2. Antal anställningar per 2020-12-31.
Beslut skickas till Personalenheten Akten
______
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(1)
2021-03-09 Kommunstyrelsens personalutskott
§ 10 Dnr 2021/79
Redovisning av personalsituationen
Beslut
Personalutskottet noterar rapporten.
Beskrivning av ärendet
Redovisning av personalsituationen från samtliga förvaltningar.
Rekrytering av förvaltningschef till social- och utbildningsförvaltningen, personalchef samt projektstrateg pågår.
Projektledare för värdegrundsarbetet har anställts.
Beslutsunderlag
Rapport daterad 4 mars 2021.
Beslut skickas till Akten
Justerandes sign Utdragsbestyrkande