24 August Region Gotland Utvärdering av besparingsprogrammet för Slutrapport Januari 2019

24 August 2018

Region Gotland

Utvärdering av besparingsprogrammet för 2017-2019 Slutrapport

Januari 2019

5 februari 2019 | 2

Slutsatser

Not: 1) Sammanställning vs struktur 2015 som har varit styrande. Huvudsyfte är att skapa pedagogik och bättre förståelse för HSNs förutsättningar och förbättringspotential

2) process i sju steg

Status på besparings- programmet

Förslag för framtiden

▪ Mål - 170MSEK med ca 85% måluppfyllnad : 170MSEK skulle sparas under perioden 2017-2019.

~90MSEK har sparats och 80MSEK kvar delvis täckta av planer för 2019. Ca 85% måluppfyllnad väntas

▪ Tack vare tydligt kommunicerat behov och stort personalengagemang: ~90% av cheferna

▪ Anser att det är viktigt att genomföra besparingar

▪ Har jobbat aktivt med besparingarna

Effekter av programmet

▪ Mer behövs och mer bedöms finnas

▪ Långtidsprognos pekar på att det i perioden kommer att finnas ett betydande effektiviseringsbehov för att nå 2% målet

▪ Fortsatt potential finns: 2/3 av cheferna bedömer att ytterligare förbättring finns. Detta stöds av utvalda benchmarks

▪ Effektivisering av de stora kostnadsposterna behövs framgent

▪ Trots besparingsprogram ökar personalkostnaderna, vidare har RG en stor inköpsvolym (2,5 mdr) som behöver ses över kopplat till effektiviseringar, samverkan mellan förvaltningar, nya arbetssätt, förändrad servicenivå, nedläggning av service/verksamhet. En nulägesanalys för UAF, HSF ¹⁾ & SOF föreslås också

▪ Etablera och ge fullt stöd till en projektgrupp som

▪ Tar fram en bra effektiviseringsstrategi med utgångspunkt i lärdomar/förslag från nulägesanalysen och koordinerar ett sammanhållet program och inför ett gemensamt arbetssätt centralt och i förvaltningarna. Gruppen utvecklar också större grepp tillsammans med förvaltningarna med konsekvenser för ekonomi, service och medarbetare.

▪ Får resurser och driver processen internt ²⁾ , följer och rapporterar framsteg och problem

▪ Skapar förändringsförutsättningar genom god kommunikation/involvering av förtroendevalda och personal

Utmaningar och lärdomar

Effektiviseringsbehov och -möjligheter

framåt

▪ Minskat internt stöd från RSF: Minskat chefsstöd från RSF bidrar till påfrestningarna för personalen då det uppfattas som ett problem bland ~50% av cheferna

▪ Påfrestande internt: 70% av chefer anser att besparingarna inneburit påfrestningar för personalen

▪ Begränsade externa serviceeffekter: Ingen betydande serviceminskning mot medborgare verkar ha skett

▪ Inget sammanhållet program: Svårt att få överblick och styrning över programmet då över 200 aktiviteter har gjorts runt om i RG i olika format

▪ Vi osthyvlade ändå:

▪ Rena effektiviseringar har varit enklare att genomföra än förändrade servicenivåer och utveckling av nya arbetssätt.

Brist på tid och resurser för analys, utveckling, och genomförande parallellt med politisk inriktning/förankring

bidrog mer till osthyvel än större och nya grepp. Därför anser cheferna att besparingarna delvis varit fokuserade på

fel saker

5 februari 2019 | 3

Agenda

Arbetssätt

Sammanfattning och slutsatser Lärdomar och process framåt Nästa steg

Bilagor

Introduktion och bakgrund

5 februari 2019 | 4

Introduktion och bakgrund

▪ I juni 2016 togs beslut i Regionfullmäktige om ett besparingsprogram för 2017-2019 med målsättningen att sänka nettokostnader med 170MSEK

▪ Med anledning av att besparingsprogrammet nu kommit mer än halvvägs har Regionfullmäktige beslutat att det inför budgetberedningen i maj 2019 ska göras en uppföljning och analys av programmet och dess konsekvenser så här långt

▪ Denna rapport syftar till

▪ Utvärdera ekonomiskt nuläge samt förutsättningar för att fullfölja nuvarande program

▪ Förstå orsaker till budgetöverdrag

▪ Utvärdera vilka effekter programmet har haft i form av utbud mot medborgarna samt internt inom regionen

▪ Dra lärdomar om vad som fungerar/ej fungerar

5 februari 2019 | 5

Krisgruppen föreslog 290 – 310MSEK i besparingar, 170MSEK besparingar antogs tillslut i RF

Not: 1) Över nämnder och förvaltningar 4) Fördelningen av besparingar har senare setts över och omfördelades 2) TNs fastighetsförvaltning 5) Nämnderna har tilldelats sparbeting på 4,4MSEK totalt år 2019 3) TNs skattefinansierade verksamhet

Region Gotland i

ekonomisk kris SKL:s analysgrupp 436 MSEK

▪ Nämnderna väntas gå mot ett stort budgetunderskott 2015, slutgiltigt underskott blir -101MSEK

▪ Regionledningen ber SKL:s analysgrupp om hjälp för att gå igenom

verksamheten, arbetet inleds i december 2015

▪ I januari 2016 presenterar analysgruppen sin rapport.

Regionen beräknas ha ett underskott på 328 MSEK om 4 år, besparingar på 436 MSEK krävs för att nå tvåprocentsmålet

Krisgruppen 290-310 MSEK

▪ Krisgruppen sätter ihop underlag; SKL:s rapport, nämndmöten och förslag från medarbetare med följande grundprinciper och

framgångsfaktorer

▪ Minska löpande kostnader

▪ Undvika ”osthyvel”

▪ Prioritera serviceutbud,

övergripande1) processer och ett samlat beslutspaket

▪ Alla nämnder och förvaltningar ska omfattas

Beslut

Från 200 till 170 MSEK

▪ RS lämnar förslag på utbudsförändringar och effektiviseringar

▪ RF tar beslut i juni 2016 och fastställer ett besparingspaket på 2017-2019

▪ ”Pelles papper”: 200 MSEK föreslås och 170MSEK i besparingar antas ⁴⁾ ; HSN och SON fredas initialt ⁵⁾

✓

Nämnd Belopp (MSEK)

RS & TN ²⁾ 50 GVN & BUN 150

BN & MHN 10

KFN 20 – 40

Admin. 40

TN ²⁾ 20

Totalt 290 – 310

Nämnd Belopp (MSEK)

RS, RSF 53

RS, kultur 15

TN, skattefin. 20

TN, FFA 7

BN 6,5

MHN 3,5

GVN 14

BUN 43,5

Admin. 7,5

Totalt 170

5 februari 2019 | 6

Kostnadsbesparingar motsvarande 170MSEK över tre år planerades.

Fördelning av besparingar är tyngre på RS, TN, BN & MHN än övriga

Not: 1) Inkl. räddningstjänsten

2) Fastighetsförvaltningen visar positivt nettoresultat, ej nettokostnad

3) Högre än normalt då byggbonus sänkt nettokostnader 2017. Besparingar utgör 31,3% av nettokostnader 2016

2017 2018 2019 Total Total besparing som andel av

2017 års bruttokostnader (%) Total besparing som andel av 2017 års nettokostnader (%) Regionstyrelseförvaltningen inkl.

kultur och fritid (RSF) 30,0 22,0 16,5 68,5 8,6% 18,9%

Teknisk nämnd, skattefinansierad

(TKF & SBF) 5,0 7,5 7,8 20,3 6,2%, (5,3%) ¹⁾ 15,1%, (10,6%) ¹⁾

Teknisk nämnd,

fastighetsförvaltningen (TKF) 3,0 3,0 1,0 7,0 4% N/A ²⁾

Byggnadsnämnden (SBF) 2,5 2,5 1,5 6,5 13,1% 86,1% ³⁾

Miljö- och hälsoskyddsnämnden

(SBF) 1,5 0,5 1,5 3,5 11,9% 31,7%

Gymnasie- och

vuxenutbildningsnämnden (UAF) 5,0 4,0 6,5 15,5 3,0% 5,9%

Barn- och utbildningsnämnden

(UAF) 16,0 12,5 15,7 44,2 2,3% 3,9%

Hälso- och sjukvårdsnämnden

(HSF) 2,4 2,4 <1% <1%

Socialnämnden

(SOF) 2,0 2,0 <1% <1%

Summa 63,0 52,0 54,9 169,9 2,1% ¹⁾ 3,4% ¹⁾

Planerade besparingsåtgärder per nämnd, totalt 170MSEK vilket utgör 3,4% av berörda nämnders nettokostnader år 2017

Besparingar per nämnd (MSEK); Total besparing som andel av 2017 års kostnader (%)

5 februari 2019 | 7

Agenda

Introduktion och bakgrund

Sammanfattning och slutsatser Lärdomar och process framåt Nästa steg

Bilagor

Arbetssätt

5 februari 2019 | 8

31 intervjuer har genomförts med nyckelpersoner inom Region Gotland

Förvaltning Person

RSF

Åsa Högberg ekonomidirektör Ulrika Jansson bitr ekonomidirektör Mikael Wollbo finanschef

Peter Lindvall regiondirektör

Karolina Samuelsson förvaltningschef Lotta Fahlen ekonomichef

Henry Henziger controller

TKF Patric Ramberg förvaltningschef Mats Renborn ekonomichef

SBF Johan Åberg förvaltningschef Martin Ekepil ekonomichef

SOF Marica Gardell förvaltningschef Anna-Lena Gutedal ekonomichef HSF Yvonne Skovshoved ekonomichef

UAF Anders Jolby förvaltningschef Jimmy Söderström ekonomichef

Organisation Person

TN Nuvarande ordförande Tommy Gardell (S) BN Nuvarande ordförande Karl-Allan Nordblom (MP) MHN Nuvarande ordförande Isabel Enström (MP)

BUN Nuvarande ordförande Brittis Benzler (V) Nuvarande vice ordförande Stefan Nypelius (C) GVN Nuvarande ordförande Saga Carlgren (V) SON Nuvarande ordförande Håkan Ericsson (S) HSN Nuvarande ordförande Stefaan de Maecker (MP)

RS

Tidigare ordförande Meit Fohlin (S) Tidigare ordförande Björn Jansson (S) Nuvarande ordförande Eva Nypelius (C) Tidigare vice ordförande Filip Reinhag (S) Nuvarande ledamot Johan Thomasson (L)

RF Nuvarande ordförande Inger Harlevi (M) Tidigare ordförande Bo Björkman (S)

16 intervjuer med tjänstemän 15 intervjuer med förtroendevalda

5 februari 2019 | 9

+50 dokument som innehåller detaljer om besparingsprogrammet har undersökts

Förvaltning Dokument

Gemensamt

Region Gotland Årsredovisning 2017 Region Gotland Årsredovisning 2016 Region Gotland Årsredovisning 2015

Nämndernas/förvaltningarnas delårsrapport 2, jan-aug 2018 Protokoll RF 2018-06-18 paragraf 97

Information fördelning internbudget nämnder Diverse andra protokoll

RSF

RSF Verksamhetsberättelse 2017 KFF Verksamhetsberättelse 2017

Återrapportering uppdrag budgetavstämning oktober 2016 – besparingar regionstyrelsens förvaltningar

Strategisk plan och budget 2018-2020 RSF Strategisk plan och budget 2019-2021 RSF

TKF

TKF Verksamhetsberättelse 2017

Teknikförvaltningen, Förslag på åtgärder syftande för att sänka nettokostnaderna 2017 - 2019

Strategisk plan och budget 2018-2020 TKF Strategisk plan och budget 2019-2021 TKF Uppföljning av TKF besparingar 2018-10-23 Internbudget 2019

SBF

BN Verksamhetsberättelse 2017 MHN Verksamhetsberättelse 2017 TKF RT Verksamhetsberättelse 2017 Protokoll 2016-10-05 BN paragraf 173 Strategisk plan och budget 2018-2020 BN Strategisk plan och budget 2019-2021 BN Strategisk plan och budget 2019-2021 MHN Strategisk plan och budget 2019-2021 MHN Strategisk plan och budget 2019-2021 TN, SBF Strategisk plan och budget 2019-2021 TN, SBF

Förvaltning Dokument

UAF

BUN Verksamhetsberättelse 2017 GVN Verksamhetsberättelse 2017

Uppföljning av besparingar 2016 samt pågående besparingsprogram 2017 till 2019 GVN

Uppföljning av besparingar 2016 samt pågående besparingsprogram 2017 till 2019 BUN

Redovisning av uppdrag enligt Strategisk plan och budget 2017- 2019

Strategisk plan och budget 2018-2020 BUN Strategisk plan och budget 2019-2021 BUN Strategisk plan och budget 2019-2021 GVN Strategisk plan och budget 2019-2021 GVN

SOF

SOF Verksamhetsberättelse 2017

Socialförvaltningens förslag till kostnadsminskningar 2018 och framåt

Kostnadsminskningar – förslag juni 2017 SOF Socialförvaltningens ekonomiska läge 2017

Socialförvaltningens förslag till kostnadsminskningar 2018 och framåt, återredovisning av åtgärder

UTKAST Handlingsplan med åtgärder för att klara uppdrag inom budget 2017

Strategisk plan och budget 2018-2020 SON Strategisk plan och budget 2019-2021 SON HSF

HSN Verksamhetsberättelse 2017

Handlingsplan och förutsättningar inför 2017

Strategisk plan och budget 2018-2020 HSN

Strategisk plan och budget 2019-2021 HSN

5 februari 2019 | 10

Genomförda initiativ har omvandlats till effekter på ekonomi och service för regionen. Lärdomar har dragits från misslyckade initiativ

▪ Listor på planerade och genomförda åtgärder genereras i samarbete med förvaltningar

▪ Listorna bygger på intervjuer med förvaltningar och dokument

BESPARINGSINITIATIV

Nämnd Förvaltning Initiativ/Projekt 2017 2018 2019 Realiserat Kommentar

TN TKF Minska kostnaderna för grön skötsel i och utanför Visby 0

TN TKF Avveckla TKFs engagemang vid kommunala mindre badplatser 0

TN TKF Sälj Snäcks och Ronhemans camping 0

TN TKF Se över markinnehav 0

TN TKF Upphöra med snöröjningen av enskilda vägar utan statsbidrag 1800

TN TKF Översyn av lokala avtal 470

TN TKF En tjugolapp för Gotland 0

TN TKF Hyra ut reklamplatser i hamnområdet 0

TN TKF Reklam på och i bussar 0

TN TKF Avveckla RG ansvar för driften av Botaniska trädgården 0,5

TN TKF Tekniska nämnden, minskade kostnader varor och tjänster 108

TN TKF Projektkoordinator, Indragen tjänst 195

TN TKF Gata parkverksamhet, ex. driftsförändring bänkskötsel, personal, papperskorg, grönskötsel 200 (500 bedömd på helår)

TN TKF Minskad skötsel av badplats 0

TN TKF Avveckla små lekplatser och sophämtning till dessa 0

TN TKF Tillvarat material Pampas 0

TN TKF Neddragning turer kollektivtrafiken 0

TN TKF Färre IT-licenser 20 (100 bedömd på helår)

TN TKF Minska drift och underhåll av belysning 0

TN TKF Exploateringsverksamhet 500

TN TKF Timdebitering, investeringar 500

TN TKF Handläggningsavgifter för tillstånd 0

TN TKF Viten när tillstånd saknas 0

TN TKF Taxeöversyn för kollektivtrafiken 0

TN TKF Hamnarna i Vändburg och Burgsvik säljes 150

TN TKF Tekniska nämnden 100

TN TKF Indragen tjänst som verksamhetsutvecklare 790

TN TKF Minskade kostnader för parkskötsel av Burgsviks hamnområde 100

TN TKF Sänkta kostnader för vinterväghållning 700

TN TKF Fastighetsskötsel på entreprenad 200

TN TKF Överlåta grönskötsel till föreningar 100

TN TKF Överlåta vägunderhåll till vägföreningar 100

TN TKF Minskat underhåll belysning 500

TN TKF Ej fördelad spelning 1500

TN TKF Besparingsförslag Fastighetsförvaltningsavdelningen 1000

TN TKF Höjda avgifter parkeringsanmärkningar 600

TN TKF Avgiften för nyttoparkering höjs 100

TN TKF Boendeparkering höjs 150

TN TKF Interndebitering bygglov, detaljoplaner och andra förvaltningar 83

TN TKF Finansiering via externa projekt 500

TN TKF Avveckla underhåll för enskilda vägar med statsbidrag TN TKF Undersök möjligheter i att etablera ställplatser för husbilar TN TKF Effektivisera verkstäder

TN TKF Samordna fastighetsförvaltning mellan hamn, VA och FFA

TN TKF Samarbeta med skolor

TN TKF Förtäta Visby, minskade parkarealer

TN TKF Gemensamt betalningssystem

TN TKF Avveckla sim- och ishallar TN TKF Lägg ner skolor och förskolor TN TKF Samordna den internationella verksamheten

TN TKF Etablera bilpool

BESPARINGAR/INTÄKTER (TSEK)

1

▪ Ekonomiska effekter av besparingsprogrammet analyseras för varje

förvaltning ▪ Externa effekter i form av serviceutbud samt

interna effekter bedöms

för varje förvaltning ▪ De initiativ som inte genomförts analyseras för att dra lärdomar kring hinder till besparingar

▪ Viktig information inför fas 2

2

3

4

5 februari 2019 | 11

Slutligen har 179 av regionens chefer svarat på frågor gällande besparingsprogrammet – status, hinder och möjlighet

81% 81% 88% 42% ¹⁾ 88% 71%

Enkäten fångade medarbetares perspektiv på

besparingar och testade hypoteser från intervjuer Högt enkätdeltagande med en total svarsfrekvens på 72% bidrog till en tillförlitlig analys

▪ Kommunikation och prioritering

▪ Process, styrning, uppföljning och ansvar

▪ Kompetens och tillit

▪ Effekter på serviceutbud och internt samt anledningar till dem

▪ Hinder och svårigheter

▪ Svårigheter som kan lösas med central projektgrupp

▪ Framtida besparingar samt bygga konsensus

Antal enkätsvar per förvaltning

30

21

7

23

58

40

HSF

RSF TKF SBF UAF SOF

1 2 3 4

5 6 7

Svarsfrekvens per förvaltning

72%

Total svarsfrekvens

Not: 1) UAF sticker ut med låg svarsfrekvens

5 februari 2019 | 12

Agenda

Introduktion och bakgrund Arbetssätt

▪ Ekonomiskt nuläge

▪ Effekter på utbud och organisation Lärdomar och process framåt

Nästa steg Bilagor

Sammanfattning och slutsatser

5 februari 2019 | 13

Inledning och nyckelfrågor

▪ Vad har gjorts?

▪ Hur mycket besparingar har vi kunnat ta hem?

▪ Kommer vi att nå målen?

▪ Vilka lärdomar kan vi dra?

▪ Vad har fungerat väl?

▪ Vad har varit hinder?

▪ Vilka ytterligare möjligheter finns?

▪ Vad tar vi med för nästa planeringsperiod?

1

2

3

4

5 februari 2019 | 14

Agenda

Introduktion och bakgrund Arbetssätt

Sammanfattning och slutsatser

▪ Effekter på utbud och organisation Lärdomar och process framåt

Nästa steg Bilagor

▪ Ekonomiskt nuläge

5 februari 2019 | 15

En genomgång med varje förvaltning visar att över 200 olika initiativ har

dokumenterats, i olika format från olika rapporter. Mängden format och många detaljerade initiativ ger ingen helhetsbild och försvårar uppföljning

Not: Vissa initiativ är detaljeringar av större, mer övergripande initiativ Källa: Arkwright undersökning & analys

RSF TKF SOF HSF

9

dokumenterade initiativ

53

dokumenterade initiativ

68

dokumenterade initiativ ¹⁾

21

dokumenterade initiativ

BESPARINGSINITIATIV

Initiativ/Projekt 2017 2018 2019

Generell besparing i äldreomsorgen på 1% 2

Sammanslagning dagverksamheten 450

Dra tillbaka vårt engagemang i öppna förskolan 1250 Köket/matsalen på Åkermanska har avvecklats X Minskad dubbelbemanning hemtjänst natt X

Arbetsledarberedskapen 0

Ungdomsgruppen X

Översyn av ekonomiskt stöd avseende sociala företag 1,2 4,3

Inför ersättningsmodell familjebehandling 0 0

Privatisering beroendevården Tillbakahållning löneökning & kompetensutveckling Översyn av regionens måltidsservice Upphandla mer verksamhe, (ej ensamkommande)

Digital Tillsyn inom ordinärt boende 0

Ensamkommande flyktingbarn, ny organisation, omställning bemanning, lokaler och drift av boende privatiserat, omförhandling avtal11000 till 25000 Privatisering personlig assistans 5000 - 7000

Tidig rehab i hemmet

Utökning av delade turer, alternativt lägre sysselsättningsgrad

Minska antalet sommarjobb 2100

Förändrat riktlinjer och schabloner för hemtjänts, minskat antalet beviljade timmar Minskat utbud inom alkhol- och drogrådgivning, två tjänster färre Upphandling av utförare till nytt särskilt boende i Visby, focus lägst pris Arbeta aktivt med att minska sjuktalen

Effektivisera rekrytering av sommarpersonal, 500 medarbetare, sköta rekrytering centralt.

Åtgärder individ- och familjeomsorgen i syfte att minska antalet placeringarX X X

Satsning på att utveckla ett nätverksarbete med ungdomarna och deras familjer, för att hitta alternativ till placeringar och utifrån detta nedläggning och omställning av hem för vård eller boende, HVB, i Visby Satsning på familjehemsorganisationen för att öka andelen egna familjehem, undvika dyra konsulentstödda hem

Satsning på eget utredningshem för föräldrar och barn för att undvika höga kostnader för placeringar på fastlandet och höja kvalitet för familjerna

Omställning av egna HVB för ensamkommande flyktingbarn X X X

Hemtjänst: Rimlig nivå på utbud och timmar i hemtjänsten X X Hemtjänst: översyn av organisation och arbetsätt i och med omorganistion 1:a april 2018 Hemtjänst: ytterfall kontra kvarboendeprincip

Hemtjänst: Vid nyprövning av nattillsyn ska digital tillsyn övervägas

Införande av digital nattillsyn X

Brytpunkt hemtjänst / särskilt boende

Särskilt boende: öka bemanningen med sjuksköterska i teamen för att undvika bemanningsköterska Särskilt boende: Översyn av inköp, planering uppföljning av måltider

Särskilt boende: Tomma platser - förbättrat flöde minskar kostnaderna Särskilt boende: Utbyggnad av äldreboende Tingsbrogården leder till kostnadseffektivitet på sikt Socialpsykiatri: Översyn av boendestödet iom. Sammanslag avdelning omsorg funktionsnedsatta Socialpsykiatri: Fler egna boenden inom socialpsykiatri

Socialpsykiatri: ytterfall kontra kvarboendeprincip Socialpsykiatri: Träffpunkter läggas ut på ideel förening Socialpsykiatri: Astuens dagsverksamhet för personer med demensjukdom Allmänt inom förvaltningen: Överväga andra lösning vid ersättning av vakanta tjänster Allmänt inom förvaltningen: Inköp av varor och tjänster

Allmänt inom förvaltningen: Minska antalet dagar utskrivningsklara patienter Motverkande: Heltid som norm

Motverkande: färre delade turer

Motverkande: rättsläget inom SoL och LSS/SFB (socialförsäkringsbalken) Motverkande: Översynen av lagstiftning inom både SoL och LSS Insatser enligt LSS: utbyggnad av gruppbostäder från 4 till 6 platser Individ- och familjeomsorg: Minska antalet sommarjobb Individ- och familjeomsorg: Beroendevård enligt SoL på Gotland fram till årskiftet Individ- och familjeomsorg: Vuxkomp

Individ- och familjeomsorg: SKL-projekt, minska tid för beroende av försörjningsstöd Individ- och familjeomsorg: e-tjänst försörjningstöd

Förslag kostnadsminskning boende ensamkommande unga: BEU: minska tjänster från 28 till 14 Förslag kostnadsminskning boende ensamkommande unga: Stödboende kamera tillsynd offentliga rum Förslag kostnadsminskning boende ensamkommande unga: Friskvårdsbidrag ungdomar Förslag kostnadsminskning boende ensamkommande unga: praktikplatser ungdomar Förslag kostnadsminskning boende ensamkommande unga: personaltäthet på boenden kväll/helg Förslag kostnadsminskning boende ensamkommande unga: Arbetet med etableringslinjen Översyn av ersättningsmodell hemtjänst LOV grundad på IBICX X X

Tidig rehabilitering i hemmet 0 0

Ökad kunskap om bemanningsplanering och X X X

Installation av nyckelgömmor till hemtjänstbrukare X

Vård av vuxna missbrukare på Gotland X

BESPARINGAR/INTÄKTER (TSEK)

BESPARINGSINITIATIV

Initiativ/Projekt 2017 2018 2019

Neddragning av 7-8 vårdplatser 5000

Minskning av överkostnader för hyrpersonal (nettominskning) 15000

Handlingsplan utomlänsvården (nettominskning) 0

Läkemedelskostnader ger enbart minskad kostnadsutveckling, ej reell besparing.X X Övriga besparingar på materialkostnader, hjälpmedel mm0 0

Produktions och kapacitetsplanering 0 0

Centralisering av bemanningsfunktionen X

Centralisering fakturor X

Säkerställa att inköp görs från leverantörer med befintliga avtal

Säkerställa att upphandlingar och att nya avtal kommer till stånd i rätt tid så att inget glapp mellan avtal föreligger Ta tillvara på medarbetares förslag till kostnadssänkande åtgärder0 0

Äldresjukvårdsteam är inrättat och efter sommaren i full drift. Under våren provades konceptet. Behovet av specialistsjukvård för de 5 personer som då var inskrivna i äldresjukvårdsteamet minskade drastisktX Fortsätta det goda samarbetet med Socialförvaltningen kring utskrivningsprocessen för patienter som inte längre behöver sjukhusvårdX

Inrätta arbetsrutiner för observationspatienter på avdelningen utan att patienterna skrivs in i slutenvården

Ökad poliklinisering av operationer X

Effektivisera det akuta flödet exempelvis fast track 0 0

Minska återinskrivningar 0 0

Lotsfunktion på akutmottagningen för ett förändrat omhändertagande av mångbesökareX X

Inom kort startar en pilotverksamhet, tillsammans med socialförvaltningen, för att i vissa fall av planerade standardiserade kirurgiska ingrepp kunna vårdplanera redan innan inläggning för att på så sätt minska vårdtiden på lasarettet.0 0

Sjukgymnast direkt har införts X

Sjukgymnast på helger har nyligen införts för att kunna arbeta med mobilisering även på helgen. X BESPARINGAR/INTÄKTER (TSEK) BESPARINGSINITIATIV

Initiativ/Projekt 2017 2018 2019

Ekonomi 2000 3000 1000

HR 4800 1000 1000

Kommunikation 0 1000 1000

Kvalitet och digitalisering 7300 4000 2000

Regional utveckling 1 300 1500 1000

Måltid 1 000 1000 1000

Försörjning 4 300 2000 1000

Gemensamt 6 300 3500 1000

Kultur och fritid 0 0 7000

BESPARINGAR/INTÄKTER (TSEK)

Totalt antal dokumenterade initiativ = 213 UAF

51

dokumenterade initiativ ¹⁾

BESPARINGSINITIATIV

Initiativ/Projekt 2017 2018 2019

Stänga förskolan Misteln i Tingstäde, avser lokalkostnader 360 Stänga förskolan Vildrosen i Klintehamn, avser lokalkostnader200 Minska grundbeloppet för förskola inklusive avvecklingen i Tingstäde 2645 Minska grundbeloppet till grundskola inklusive förskoleklass3000 Avsluta samlad skoldag från ht 2017 5 100 Förändra beräkningen för ersättning gällande Sva-undervisning 1 500 Förändra beräkningen för pedagogiska måltider 625

Minska buffert 200

Minska kulturskolans ram 200

Minska Särskolans ram 200

Minska kostnaden för digital arbetsplats (DAP-abonnemang)1 470 Flytta ur verksamhet i hus 124 på visborgsområdet 500 Sänka grundbeloppet för skolformen gymnasiet 2100 Riktat till folkhögskolan avseende vuxenutbildning 500 Regionala bidraget för den upphandlade utbildningen vid vuxenutbildningen1400 Kostnadsminskningar genom avveckling av inriktningar på gymnasieprogram1000 Lokalkostnader, ändrade redovisningsprinciper 1 400

Samlad skoldag 9600

Generellt sparbeting alla skolformer samt stab 1 500 Lokalkostnader, ändrade redovisningsprinciper: fristående huvudman samt interkommunal ersättning900 Beslut GVN 1512024, kommunal huvudman, effekt av nedläggning av inriktningar1900 Buffert, inklusive avkastningskrav, minskad nämndbuffert inkluderar avkastningskrav folkhögskolan 1 000 tkr 1 200 Ändrade redovisningsprinciper för lokaler samt förändring i kapitalkostnader 1600

Särskilda undervisningsgrupper 2 000

Buffert, lokaler 5000

IT, digital arbetsplats -fristående huvudman 130

IT, digital arbetsplats -kommunal huvudman 1000

Särskolan -reducering av ram, överbudgeterad ram 2018 3 500

Förskolan -fristående huvudman 410

Förskolan kommunal huvudman 2 000

Fritidshem fristående huvudman 88

Fritidshem kommunal huvudman 1 000

Avdelningen kvalitet och utveckling -riktade insatser 1000

Avdelningen grundskola -landsbygdsstöd 1 000

Ändrade redovisningsprinciper för lokaler samt förändring i kapitalkostnader och internränta fristående huvudman samt interkommunal ersättning 1060 Beslut GVN 151202 ,kommunal huvudman, effekt av nedläggning av inriktningar 1700

Buffert -upplösning av buffert 800

Folkhögskolan -reducering av ram 1000

Vuxenutbildningen -reducering av ram 1900

Fler når en gymnasiexamen

Förtydliga roller och ansvar inom Region Gotland avseende främst arbetsmarknadsfrågor och integration av nyanlända för att än bättre kunna fokusera verksamheterna inom dessa enheter Förbättra det systematiska kvalitetsarbetet för en ökad inre effektivitet och förbättrade resultat

Se över ekonomistyrningen och kostnadsfördelningen inom verksamheterna I samband med inflyttningen i Sävehuset nyttja möjligheterna för effektivare lokalutnyttjande

Dra fördel av regeringens beslut om ett näringslivspaket till Gotland, vilket ger möjligheter för att bla. utreda teknikcollege Integrerade skolformer och flexibel lokalanvändning för att bygga bärkraftiga enheter med högt resursutnyttjande

Ett systematiskt geografiskt perspektiv där lokal särart och lokala behov strukturerar utbudet med grund i serviceutbudsutredningen och den kommande serviceplanen Effektivitet kring och inom programstruktur på gymnasiet

Integrera verksamheter över förvaltningsgränser

Planera för större enheter i syfte att uppnå bättre pedagogiska möjligheter och effektivitet inom samtliga skolformer.

Effektivisera små skolenheters verksamhet

BESPARINGAR/INTÄKTER (TSEK) BESPARINGSINITIATIV

Initiativ/Projekt 2017 2018 2019

Minska kostnaderna för grön skötsel i och utanför Visby 0 Avveckla TKFs engagemang vid kommunala mindre badplatser 0

Sälj Snäcks och Ronhemans camping 0

Se över markinnehav 0

Upphöra med snöröjningen av enskilda vägar utan statsbidrag1800

Översyn av lokala avtal 470

En tjugolapp för Gotland 0

Hyra ut reklamplatser i hamnområdet 0

Reklam på och i bussar 0

Avveckla RG ansvar för driften av Botaniska trädgården 0,5 Tekniska nämnden, minskade kostnader varor och tjänster 108

Projektkoordinator, Indragen tjänst 195

Gata parkverksamhet, ex. driftsförändring bänkskötsel, personal, papperskorg, grönskötsel200 (500 bedömd på helår)

Minskad skötsel av badplats 200

Avveckla små lekplatser och sophämtning till dessa 0

Tillvarat material Pampas 0

Neddragning turer kollektivtrafiken 0

Färre IT-licenser 20 (100 bedömd på helår)

Minska drift och underhåll av belysning 0

Exploateringsverksamhet 500

Timdebitering, investeringar 500

Handläggningsavgifter för tillstånd 0

Viten när tillstånd saknas 0

Avgifter husbil ny taxa 0

Grönskötsel och gator utanför tätbebyggda område på entreprenad 100 (200 helår)

Taxeöversyn för kollektivtrafiken 0

Hamnarna i Vändburg och Burgsvik säljes 150

Tekniska nämnden 100

Indragen tjänst som verksamhetsutvecklare 790

Minskade kostnader för parkskötsel av Burgsviks hamnområde 100

Sänkta kostnader för vinterväghållning 700

Fastighetsskötsel på entreprenad 200

Överlåta grönskötsel till föreningar 100

Överlåta vägunderhåll till vägföreningar 100

Minskat underhåll belysning 500

Ej fördelad spelning 1500

Besparingsförslag Fastighetsförvaltningsavdelningen 1000

Höjda avgifter parkeringsanmärkningar 600

Avgiften för nyttoparkering höjs 100

Boendeparkering höjs 150

Interndebitering bygglov, detaljoplaner och andra förvaltningar 83

Finansiering via externa projekt 500

Avveckla underhåll för enskilda vägar med statsbidrag Undersök möjligheter i att etablera ställplatser för husbilar Effektivisera verkstäder

Samordna fastighetsförvaltning mellan hamn, VA och FFA Samarbeta med skolor

Förtäta Visby, minskade parkarealer Gemensamt betalningssystem Avveckla sim- och ishallar Lägg ner skolor och förskolor Samordna den internationella verksamheten Etablera bilpool

BESPARINGAR/INTÄKTER (TSEK)

SBF

11

dokumenterade initiativ

BESPARINGSINITIATIV

Initiativ/Projekt 2017 2018 2019

Översyn timtaxor Ambitionsnivå service generellt Strategier Klart Vatten

Interna överskridande processer - hur effektivera former för kommunikation, remisser och möten Hur ser planenhetens uppdrag ut mot bemanningen - hur styrs "tvärfunktionernas" roller?

Styrning och finansiering av världsarvsfrågor Styrning och finansering av energirådgivning

Besparing 1 chefstjänst (MHN) 700

Minska delstationer

Räddningstjänsten (odefinierat) 2243 (-2000 för ramtillskott)

Ökade intäkter för bygglov 2000

BESPARINGAR/INTÄKTER (TSEK)

5 februari 2019 | 16

44

8 8 92

31

UAF 8

RSF

(inkl. KFF) TKF SBF Totalt

besparingsprogram 52

2

31

2

92 15 42 21 170

Totalt har regionen lyckats genomföra ~90MSEK i mätbara besparingar under halva besparingsperioden, ~80MSEK kvar

Andel genomförda och realiserade besparingsinitiativ endast 35%

Besparingsinitiativ per förvaltning (Antal)

Fortfarande ~80MSEK besparingar kvar att genomföra. Att jämföra med de ~90MSEK besparingar som avklarats

Förvaltning; Besparingar från besparingsprogrammet (MSEK)

RSF 8

SBF 9

TKF 10 RSF

1

SBF 2

TKF 43

UAF 24 UAF

27

Besparingsinitiativ som är genomförda och en besparing realiserad

124

Not: 1) Majoriteten av initiativ kan fortfarande genomföras 2) Endast helt genomförda alternativ

3) RSFs initiativ för 2019 kommer med säkerhet genomföras, med undantag för 1,5MSEK på kultur och fritid Källa: Arkwright undersökning och analys

Halva besparingsperioden har passerat, 35% av de genomtänkta initiativen har genomförts och drygt 50%

av besparingarna är avklarade

Genom- fört ²⁾

Ej genomfört ¹⁾

Ej genomfört

men planlagt

Genom- fört

Ej genomfört,

ej planlagt

14,4% 6,2% 2,2% 2,0%

Andel av nettokostnader

2017 sparade 4,2%

Kommer med

säkerhet

genomföras ³⁾

5 februari 2019 | 17

= Besparingsmål som andel av förvaltningens nettokostnader 2017

Bedömningen är att RSF & UAF har goda möjligheter att nå

besparingskrav. Möjligt att nå 85% av besparingsprogrammets mål

Not: 1) 2018 års besparingar ej medräknade 2) 2018 års besparingar medräknad. 3) Fastighetsförvaltningen gjorde en nettovinst på 3,2MSEK 2017 4) 4,4MSEK av tidigare icke fördelade besparingar utlagda på SOF och HSF, kraftigt prognosticerat budgetunderskott är ett hinder

Källa: Arkwright undersökning och analys

RSF TKF SOF HSF

Be dö m n in g av be spa ri n ga r Fö rm åga at t nå m ål

▪ Uppfyllt alla mål enligt plan och god förmåga att nå målen

▪ Endast 1,5 MSEK på kultur och fritid som inte är planlagda

▪ Ej lyckats få igenom större delen av utbudsminskningar på skattefin.

verksamheten

▪ Budget har nåtts genom

nettobesparingar inom fastighets- förvaltningen istället

▪ God kontroll på ekonomin men icke kontrollerbara händelser ökar kostnader

▪ Förmodligen svårt att nå budget utan större grepp

▪ Lyckats genomföra några besparings- initiativ men överlag ökande kostnadstrend

▪ Krävs bättre uppföljning och större grepp för att nå budget

Genomfört 52 Planerat

15

Ej planlagt 2 69

Uppfyllande av besparingsprogram

Genomfört ²⁾ 8 Planerat

9 Ej planlagt

9

Uppfyllande av besparingsprogram

25 60

Uppfyllande av besparingsprogram

Planerat 29

Genomfört Genomfört ¹⁾ 31

2

Uppfyllande av besparingsprogram

Planerat 3 Ej planlagt

8 12

Ej planlagt ⁴⁾ 2

Uppfyllande av besparingsprogram

2

Uppfyllande av besparingsprogram

Ej planlagt ⁴⁾ 2 2

18,9% 14,4%

= Genomförda besparingar som andel av 2017 nettokostnader

20,7% 6,2%

SBF

▪ Har jobbat med intäkter främst och har svårt att se besparings- möjligheter

▪ Internt mål att klara besparingar exkl.

ny tillsynsgrupp på 2,5MSEK

16,5% 2,0%

UAF

▪ God uppföljning samt marginal för att nå

besparingsmål 2019

4,3% ³⁾ 2,2% ³⁾

5 februari 2019 | 18

Nämnderna har genomfört 55 MSEK i nettokostnadsbesparingar 2017 övriga nettokostnadsförändringar är dock 50% högre än tidigare år

Nettokostnader ökade med 138 MSEK 2016 till 2017 trots nettobesparingar på 55 MSEK…

Nettokostnadsutveckling 2017 och budget avvikelse för alla nämnder, siffror i MSEK

-2

Alla nämnder 4,657

Nettokostnad 2016

55

Kostnads- besparings-

program

Övriga netto- förändringar

Alla nämnder 4,795

Nettokostnad 2017

2

Överskott/

underskott

Alla nämnder 4,793

Budget 2017 4,657

-55

193 4,795 4,793

193 +138 (2,96%)

Not: 1) Minskade bidrag från Migrationsverket förklarar delvis den högre nettokostnadsförändringen Källa: Årsredovisning Region Gotland 2017 och 2016 och Verksamhetsberättelse RSF 2017

193

126

Genomsnittlig

nettokostnadsförändring 2012-2016 Övrig nettoförändring 2017

+53%

…pga. övriga nettoförändringar som var ~50%

större än genomsnittet senaste 5 åren ¹⁾

Nettokostnadsutveckling 2016-2017 och budget avvikelse alla nämnder, siffror i MSEK

Nettokostnadsförändringar utanför besparingsprogrammet som överstiger normala förändringar med 50%

utraderar besparingar. Behov av att ta ett helhetsgrepp över besparingar framöver

5 februari 2019 | 19

Vidare har förvaltningarnas personalkostnader, RGs största kostnad, ökat med 2% per år trots besparingar

Personalkostnader

Personalkostnader per förvaltning

År; Personalkostnader per förvaltning (MSEK)

Antal anställda i förvaltningarna ¹⁾

År; Antal anställda per förvaltning

HSF

871 798 875

KFF 810

957 3 209

832 836

SBF 91

2015

879 3 024

849

268

2017 128

835

52

911

2016

TKF

274 3 121

RSF SOF 3 255

102

262

882

85

271 54 158

163 54 95

2014

55

UAF

160 +2%

Not: 1) Antal anställda, ej heltidsekvivalenter Källa: Region Gotlands årsredovisning 2017

580 570 587 571

293 286 287

1 954 1 884 2 034 2 103

141 134

1 451

179

2015 2016

136

2014

135

TKF 6 548

149

136 KFF

6 568

2017

RSF

6 277 6 257

UAF 1 807 SOF

1 376

1 863 1 947 1 841

SBF

1 379 1 431 HSF

237 159

+1%

5 februari 2019 | 20

“Allmänt kan också sägas att brukarna/patienterna/eleverna är nöjda med verksamheten. Dock finns det ett antal områden som har högre eller mycket högre kostnader än riket vilket indikerar att det finns utrymme för effektiviseringar”

Region Gotlands årsredovisning 2017

Jämförelse med andra kommuner och landsting visar på skillnad i nettokostnader motsvarande +250MSEK ¹⁾ inom UAF, HSF & SOF

Potential att sänka kostnader inom UAF med 134MSEK till

jämförbara kommuner ²⁾

Potential att sänka kostnader inom HSF med 96MSEK till

jämförbara landsting ²⁾

Potential att sänka kostnader inom SOF med 35MSEK till

jämförbara kommuner ²⁾

Faktiska och potentiella nettokostnader

2017 (MSEK) Faktiska och potentiella nettokostnader

2017 (MSEK) Faktiska och potentiella nettokostnader 2017 (MSEK)

516 297 197 214 Övrigt, fsk, vuxenutbildning, admin mm.

214 (9,1%)

Nettokostander UAF 2017 Gymnasieutbildning

235 (17,3%)

Potentiella nettokostnader 2017

motsvarande jämförbara kommuner Obligatoriska skolan

582 (42,9%) Förskola 327 (24,1%)

1 224 1 358

-134

702 219 238 72 Övrigt, gemensamt SOF, admin mm.

72 (5,7%)

Vård och omsorg enl SoL 702 (55,5%) Individ och familjeomsorg

254 (20,0%) Insatser enligt LSS

238 (18,8%)

Potentiella nettokostnader 2017

motsvarande jämförbara kommuner Nettokostander

SOF 2017 1 266

1 232 -35

735 171 160 138 92 Admin

33 (2,1%)

Tandvård

27 (1,7%) 1 462

Medicinsk service 171 (10,1%) Övrig hälso- och sjukvård

135 (8,7%)

Psykiatrisk specialistvård 106 (6,8%)

Primärvård 160 (10,3%)

Somatisk specialistvård 788 (50,6%) Försörjningsverksamhet

138 (8,7%)

Nettokostander HSF 2017

33 27 106

Potentiella nettokostnader 2017 motsvarande jämförbara landsting 1 558

-96

Not: 1) Baserat på 2017, vissa besparingar har gjorts under 2018. 2) Besparingspotential endast beräknad inom områden där RG har en överkostnad.

Källor: Årsredovisning 2017 Region Gotland kolada.se

vardenisiffror.se

5 februari 2019 | 21

Agenda

Introduktion och bakgrund Arbetssätt

Sammanfattning och slutsatser

▪ Ekonomiskt nuläge

Lärdomar och process framåt Nästa steg

Bilagor

▪ Effekter på utbud och organisation

5 februari 2019 | 22

Slutsatser från enkät som besvarats av 179 chefer inom Region Gotland

Status på besparings- programmet

Förslag för framtiden

▪ ~87% av chefer anser att de har jobbat med besparingar

▪ Behovet av att genomföra besparingar har kommunicerats ut väl i organisationen då +90% av chefer anser att det är viktigt att genomföra besparingar

Potential att genomföra programmet

▪ ~2/3 av chefer tycker att det fortfarande finns effektiviseringspotential inom RG

▪ Dock är det färre som tycker att deras egen verksamhet kan effektiviseras

▪ De stora möjligheterna till effektivisering anses ligga inom samarbete mellan förvaltningar och nedläggning av service/verksamheter som ej bör tillhandahållas längre

▪ Framförallt vill chefer sluta ”osthyvla” på kostnader till förmån för att ta några större grepp

Kompetens och förmåga att driva besparingsarbete

▪ Förvaltningsledningars kompetens att genomföra besparingar varierar enligt chefer

▪ De förvaltningar med högst besparingskrav (RSF, TKF & SBF) anses också mest kompetenta

▪ Brist på projektlednings- och analysresurser enligt ~60% av cheferna

▪ Framförallt inom HSF där ~80% tycker det finns brist på resurser för förändringsarbete

Effekter av programmet

▪ 70% av chefer anser att besparingar inneburit påfrestningar för personal

▪ Minskat chefsstöd från RSF bidrar till påfrestningarna för personalen då det uppfattas som ett problem bland

~50% av cheferna

▪ Få chefer uppfattar att negativ medial uppmärksamhet hindrat besparingar, vilket skiljer sig från förtroendevaldas uppfattning

▪ ~50% av chefer tycker besparingar sker på fel områden, framförallt förekommande inom SBF

▪ Behov till förankring och involvering av linjechefer framöver

▪ Chefer vill ha en genomlysning för att bättre kunna prioritera rätt områden för effektivisering

▪ Mer enhetlig process för rapportering och styrning av effektiviseringar efterfrågas

5 februari 2019 | 23

Har du några idéer på effektiviseringar som kunnat göras istället för de som gjorts hittills eller på hur vi kan jobba med effektiviseringar på ett bättre sätt?

Påverkan av besparingar

Se över hela organisationen förutsättningslöst, rekonstruera. Våga stå för obekväma beslut även när det blåser

Vi behöver tänka i termer av konkurs. En allvarlig brist i offentlig förvaltning är att den kan vara helt ointresserad av kundens önskemål utan att det får några konsekvenser. Men om kunderna skulle få önska fritt, hur skulle det se ut då? Det finns behov av att marknadsundersöka förutsättningslöst. Ersätt

nöjdhetsmätningar med marknadsundersökningar i stället. Att för varje enhet i regionen ställa sig frågan:- finns det behov av det vi gör? - Hur skulle våra kunder vilja att vår verksamhet ser ut? -var ska vi ligga geografiskt för att vara framgångsrika?

Än mer fråga medarbetarna längs ut vad de ser kulle kunna göras för effektiviseringar i processerna. Men då behöver vi också kunna arbeta med det och avsätta tid och pengar för att uppnå resultat. Annars kanske man slutar komma med idéer. Det krävs resurser och pengar för att kunna genomföra effektiviseringar.

Vart läcker vi pengar? Att be mig att ej skriva ut i färg är knappast lösningen. Infektionsläkare måste bli mer kompetenta och involverade i vårdplatsläget så de börjar skriva ut patienter som kan gå hem. De måste ta sitt ansvar. Varje vårddygn är otroligt dyrt och det verkar de ej ha respekt för. Vi måste finna en lösning för nattsjuksköterskor. Jobba 85% få 100% lön? Färre sjukskrivningar och färre hyr-pass. Spännande med en ny förvaltningschef, hoppas ni är duktiga på att rekrytera.

Ni måste fånga någon som är tuff och ändå vågar sig ut på golvet. Någon som tänker utanför boxen. Lycka till!

Satsa på att få ut budskapet att varje medarbetares initiativ gör skillnad. Om alla gör lite extra och tänker på helheten inte bara sitt stuprör så kan mycket vinnas. Ta

fram goda exempel!

5 februari 2019 | 24

Har du några idéer på effektiviseringar som kunnat göras istället för de som gjorts hittills eller på hur vi kan jobba med effektiviseringar på ett bättre sätt?

Påverkan av besparingar

Ja, ett flertal. Ägna ett chefsforum år att i grupper systematiskt arbeta med denna fråga. Det finns strukturer och praxis på chefs-, förvaltnings- och politisk nivå idag som är mycket ineffektiva och som hämmar utveckling och ett gott resursutnyttjande

Ta bort utbud, hela verksamheter. Minska inte mer på så kallad "administration" och framförallt inte den centrala som är kittet som håller ihop Region Gotland som helhet

Dålig korrelation mellan politiska ambitioner och effektiviseringskrav

Det finns en övertro på, och för mycket tid måste tas i anspråk för, vissa kvalitets- och styrningsprocesser.

5 februari 2019 | 25

Agenda

Introduktion och bakgrund Arbetssätt

Sammanfattning och slutsatser

▪ Områden

▪ Process

▪ Framgångsfaktorer Nästa steg

Bilagor

Lärdomar och process framåt

5 februari 2019 | 26

Agenda

Introduktion och bakgrund Arbetssätt

Sammanfattning och slutsatser Lärdomar och process framåt

▪ Process

▪ Framgångsfaktorer Nästa steg

Bilagor

▪ Områden

5 februari 2019 | 27

Etablera projektgrupp med ansvar för styrning och rapportering av förbättringsinitiativ

▪ För att få genomförandekraft i förbättringsarbetet krävs bra effektiviseringsstrategi med utgångspunkt i lärdomar från nulägesanalysen

▪ Vidare behövs rätt förutsättningar

▪ Genomarbetade processer för arbete med förbättringsinitiativ

▪ Rapportering av lead indicators för att möjliggöra aktiv styrning av förvaltningarna

Fyra huvudområden för förbättring att arbeta vidare med inom regionen har identifierats, ej avhängiga av varandra

Nulägesanalys av UAF, HSF & SOF

▪ UAF, HSF & SOF uppvisar störst överkostnader gentemot jämförbara kommuner/landsting

▪ Insynen i ekonomin och verksamheten inom hälso- och sjukvården upplevs lägre än för övriga förvaltningar

▪ Genomgående ”känsla” bland förtroendevalda är att HSF kan effektiviseras

▪ Behov av utvärdering av organisation och effektivitet vs ”Struktur 2015”

▪ Separata genomlysningar krävs för att få insyn i effektivitet

Översyn av inköp

▪ Inköp utgör en stor kostnadsmassa (2,5mdr) och effektivisering kan därmed innebära stora besparingar

▪ Majoriteten av intervjuer påstår att det finns potential till att öka avtalstrohet och minimera sidoköp

▪ Initiativ som torde vara relativt enkelt att nå konsensus runt

Personal: Identifiering av framtida effektiviserings- och besparingsmöjligheter för förvaltningarna

▪ Behov av att se över personal i relation till besparingar då det är den största kostnadsposten och den ökat 2017-2019

▪ Genomlysning av förvaltningarna krävs för att ta fram en lista på initiativ som kan tas för framtida effektiviseringar och besparingar

▪ Utförd enkät visar på flera förslag till besparingar från chefer

▪ Målkonflikt mellan besparingar och det enligt långtidsprognosen ¹⁾ ökande investeringsbehovet måste tas hänsyn till i detta arbete

▪ Bör göras före maj 2019 för att kunna användas i budgetprocessen

1

3 4

2

Not: Långtidsprognos över investeringsbehov är under framarbetning av PwC

5 februari 2019 | 28

Agenda

Introduktion och bakgrund Arbetssätt

Sammanfattning och slutsatser

Lärdomar och process framåt

▪ Områden

▪ Framgångsfaktorer Nästa steg

Bilagor

▪ Process

5 februari 2019 | 29

Besparingsprogrammet har varit lyckat i framtagning av besparingspot.

och genomförande men hade behövt mer förankring och uppföljning

▪ SKLs analysgrupp gjorde jämförelse med andra kommuner/landsting

▪ Krisgruppen samlade material inklusive förslag från medarbetare

Framtagning av besparingsbeting

Förankring

▪ Förankring skedde med förvaltningar och nämnder

▪ Slutgiltiga besparingsbetinget fastställdes efter förhandling

Lärdomar framöver

▪ Rigorös analys av vad den ekonomiska potentialen till besparingar var i varje förvaltning

▪ Behov av ytterligare analys gällande besparingsprogrammets effekter då medarbetare uppfattar att hänsyn inte tagits till service och medarbetare

Besparingsprogrammets process

Genomförande ▪ Genomförande lämnades på linjechefer då deras förståelse för verksamheten är bättre

Uppföljning ▪ Uppföljning i olika format och dokument för olika förvaltningar

▪ Upplevelse från krisgruppen och RF att besparingarna förankrades väl

▪ Detta uppfattades inte av förvaltningar/nämnder som upplever att krisgruppen inte hade tillräcklig förståelse för alla verksamheter

▪ Nämnder upplever i vissa fall att RF/RS inte varit lyhörda till effekter och svårigheter med besparingar

▪ Detta steg blir än viktigare vid ett top-down beslut om besparingar då det utgör grunden för ett flexibelt och iterativt arbetssätt

▪ Har minskat förståelse och prioriteringsförmåga mellan olika nämnder och förvaltningar

▪ Lyckat beslut då ~87% av chefer jobbat med besparingar och det finns en allmän förståelse för att besparingar måste göras

▪ Dock har det inte funnits något sammanhållet program eller analys av faktisk effekthemtagning av besparingsaktiviteter

▪ Majoriteten av chefer upplever att de inte haft tillräckliga

resurser för genomförande av besparingar

5 februari 2019 | 30

Att involvera organisationen tidigt i processen och förankra

besparingar blir nödvändigt för att få ombord medarbetare framöver

Organisationen behöver involveras

tidigt i

besparingsprogrammet

Förankring av besparings- och effektiviseringsinitiativ

krävs

▪ Chefer och förtroendevalda uppfattar att de fick ett besparingsbeting uppifrån utan att involveras tillräckligt

▪ Reflekteras i att endast 25% av linjechefers säger att besparingsprogrammets syfte kommunicerades väl internt av RS

▪ Viktigt för att skapa ägandeskap och motivation

▪ Över 50% av chefer tycker att besparingar sker inom fel områden vilket tyder på bristande förankring av

besparingsbetingen

Stämmer ganska bra 41%

Stämmer väl 25%

Stämmer inte eller ingen uppfattning 34%

179

”Att ha med medarbetarna på golvet är viktigt i ett effektiviseringsarbete. Att de är insatta och förstår anledning, orsak och målet med arbetet klart och tydligt”

Linjechef

”Ju längre ut man kommer på golvet, desto svårare blir det att förstå varför vi behöver göra besparingar”

Tidigare nämndordförande

Problem 52%

Litet eller inget problem 48%

179 Påstående:

Besparings- programmets syfte har kommunicerats

internt av regionstyrelsen

Problem: Vi sparar på fel saker

”…Ett projekt som inte blev förankrat i verksamheten eller genomtänkt hur vi skall bibehålla och rekrytera personal ur det perspektivet”

Linjechef

”Vi politiker och förvaltningarna tyckte inte att det var förankrat. Kändes väldigt toppstyrt och upplevde att man tyckte sig vara tvungen att runda oss politiker”

Förtroendevald nämndordförande

5 februari 2019 | 31

Medarbetare

▪ +50% av medarbetare anser att besparingsprogrammet inte tar hänsyn till service- &

kvalitetsaspekter

▪ Behov av att sätta mål som visar på förståelse för verksamheten och motiverar medarbetare

130

Litet eller inget problem 46%

Problem 54%

Not: 1) Kritiska framgångsfaktorer 2) KPI

▪ Framtida besparingsmål behöver ta hänsyn till alla aspekter som är viktiga för organisationen

▪ Visa på förståelse för verksamheterna

▪ Öka förståelse för ekonomiska besparingars framtida effekter på medborgare och medarbetare

▪ Ex: Högre effektivitet leder till förmåga att investera i utveckling

▪ Öka förmåga att göra viktiga prioriteringar i och mellan nämnder

▪ Vidare behövs tydliga KPIer som går att följa upp på

▪ Öka förtroendevaldas förmåga att följa upp och förvaltningars förmåga att bli förstådda

▪ Utnyttjande av balanserat styrkort är en potentiell väg framåt

Medarbetare och förtroendevalda uppfattar problem med att förstå relationen mellan

besparingar och service/kvalitet

Viktigt att visa förståelse för alla aspekter och lyfta positiva effekter av besparingar. Kan

underlättas med balanserat styrkort

Viktigt att sätta mål som tar hänsyn till fler aspekter än de ekonomiska då personal upplever saknad förståelse för effekter på utbud och medarb.

Mål KFF ¹⁾ KPI Aktiviteter Ekonomi

Medborgare Medarbetare Lärdomar

“Vid införandet av besparingsprogrammet hade nämnder och förvaltningar en känsla av att det inte fanns så mycket risk- och konsekvensanalys av besparingarna”

Förtroendevald nämndordförande

“Nämnderna har kommit med rapporter men jag upplever inte att man har analyserat besparingarna på en

helhetsnivå. Aldrig kollat på vilka effekter de haft på medborgare och ekonomi på längre sikt”

Förtroendevald nämndordförande Problem: Vi ser på

kostnadsbesparingar isolerat från service och kvalitet som vi erbjuder gentemot medborgarna

Förtroendevalda

▪ Flera förtroendevalda upplever att

besparingsprogrammet fokuserar för mycket på ekonomi

▪ Finns flera andra kvalitativa mål som inte är lika mätbara som blir negligerade

▪ Brist på utbudsaspekter skapar utrymme för förvaltningsledningar att bortse från dem

E ff e k te r

5 februari 2019 | 32

Uppfattad brist på analys-och genomföranderesurser, något som skulle avhjälpas med central projektgrupp som tar ett helhetsgrepp om besp.

Behov av centrala analysresurser

Behov av stöd i genomförande

Behov av att ta ett helhetsgrepp om

besparingar

▪ Chefer anser att det behövs ytterligare analysresurser vid framtagande av effektiviseringsåtgärder

▪ Upplever vidare att det är svårt att kvantifiera besparingsåtgärder

▪ Förtroendevalda upplever att det behövs centrala resurser för analys av besparingars effekt på RG som helhet

▪ Chefer upplever att det inte finns resurser för att driva igenom förbättringar och besparingar

▪ Minskat chefsstöd är framgår som en bidragande faktor till svårigheter att genom föra besparingar

▪ Har inneburit indirekta och direkta kostnader i förvaltningar

▪ Upplevs som ett problem bland ~50% av chefer

▪ Behov av att förstå helhetseffekterna av besparingar

▪ Nettokostnader exkl. kostnadsbesparingar har ökat 50%

mer än vanligt, vilket tyder på att besparingar uppkommit som kostnader i andra delar av RG

▪ Personalkostnader har ökat stadigt under 2017-2019

▪ Analysresurser behöver sitta centralt för att få helhetsbild av effekter mellan förvaltningar, mot samhället och långsiktigt

“Av det man sett av förslag som kommit fram och hur man jobbar med dem så uppfattar jag nog att förvaltningarna har för dålig analyskapacitet”

Förtroendevald nämndordförande

“Jag tror man behöver ha en analysgrupp centralt.

Förvaltningspersoner kan lätt bli avfärdade som att de talar för egen sak”

Förtroendevald nämndordförande Problem:

Vi har inte analysresurser för att identifiera var vi kan bli

effektivare Problem

64%

Litet eller inget problem 36%

150

Litet eller inget problem 35%

Problem 65%

144 Problem:

Vi har inte resurser för att driva igenom förbättringsförslag och

kostnadsreduktioner

5 februari 2019 | 33

Agenda

Introduktion och bakgrund Arbetssätt

Sammanfattning och slutsatser

Lärdomar och process framåt

▪ Områden

▪ Process

Nästa steg Bilagor

▪ Framgångsfaktorer

5 februari 2019 | 34

Därför kommer vi bli bättre: Åtta framgångsfaktorer som stärker Regionens genomförandekraft

1 3 4 5 6

Vi har ett sammanhållet genomförande Vi ger bättre uppskattning för bra ansträng- ningar och goda resultat

Vi förankrar åtgärder i organisationen och ser på kort- och långsiktiga konsekvenser för ekonomi, service och personal

7

Vi får igång förbättringspro cesser. Vi jobbar på samma sätt

▪ Mål

▪ Åtgärd

▪ Rapportering

▪ Problem- lösning

2

Vi definierar förbättrings- områden och sätter ambitiösa mål med tydliga effekter

Vi säkerställer att resurser,

kompetens och verktyg finns bla.

genom en gemensam välförankrad projektgrupp Vi använder

aktivt lärdomar från tidigare program

8

Vi involverar organisationen på ett bättre sätt med motiverande dialoger med

▪ Förtroendevalda

▪ Personal

Vi har högre transparens på vad som

fungerar väl och mindre väl genom en aktivare uppföljning/

rapportering

5 februari 2019 | 35

Hur åstadkommer vi förändring?

Goal ^Competence Incentive Resources Action plan = Change

Action plan

Goal Incentive Resources = Anxiety

Action plan

Competence Incentive Resources = Confusion

Action plan

Goal ^Competence Resources = Unwillingness

Action plan

Goal ^Competence Incentive = Frustration

Goal ^Competence Incentive Resources = False start

Källa: Knoster, T, Villa R, & Thousand, J (2000)

Effecient goal setting

5 februari 2019 | 36

Agenda

Introduktion och bakgrund Arbetssätt

Sammanfattning och slutsatser Lärdomar och process framåt

Bilagor

Nästa steg

5 februari 2019 | 37

Nulägesanalys har genomförts, nästa steg i processen är att se över förutsättningar och förslag på förändringar inför framtida besparingar

Realisera full potential

2 4

Nulägesanalys av programmet 2017-2019

Förankring och ytterligare

prioritering bland förslag Införande

3

Förutsättningar samt förslag på förändringar i

serviceutbud och ökad effektivitet

1

Okt-dec Jan-maj

(nästa steg) Maj-dec Jan 2020

Förankring av fas 1 &

planering av fas 2

Fördjupning av nulägesanalys och utveckling av initiativ

Konsekvensanalys och prioriteringar

Sammanställning och presentation

A B C D

5 februari 2019 | 38

Lärdomar går, tillsammans med interna/externa förutsättningar och mål, in som ingångvärden för nästa besparingsperiod

Lärdomar

▪ Projektgrupp som

▪ Tar fram en bra effektiviseringsstrategi

▪ Får resurser och driver processen

▪ Skapar förändrings- förutsättningar

▪ Lärdomar från intervjuer och enkät

▪ Prioriterar rätt områden

▪ Bättre styrning/rapportering

▪ Samordning

▪ Involvering av personal

▪ Identifiera utbudsminskningar

▪ Ta med hela organisationen

2020-2022

Politiska och ekonomiska mål

▪ 2%-målet

▪ Ekonomi före verksamhet

▪ Region Gotlands 32 övergripande mål

▪ Strategi för ett långsiktigt hållbart serviceutbud på Gotland 2019-2030

Interna förutsättningar

▪ Bemanning och

kompetensförsörjning

▪ Nuvarande

▪ Behov

▪ Kostnadsbas

▪ Nuvarande

▪ Förväntad kostnadsutveckling

Externa förutsättningar

▪ Demografi

▪ Företagande

▪ Skattebas

▪ Stadsbidrag

Stora besparingskrav ger behov av effektiviseringar genom en översyn av hela organisationen – Hur ser RG ut 2022?

– Hur får vi kraft och engagemang för att ta oss dit?

– Vilka grepp behöver vi ta?