• No results found

Quick Guide: 8 steg för lyckad implementering av ett brand managementsystem

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Quick Guide: 8 steg för lyckad implementering av ett brand managementsystem"

Copied!
7
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

8 steg för lyckad

implementering av ett brand management-

system

(2)

Ett system för brand management kan användas på en rad olika sätt beroende på företaget och varumärkets behov. Vi har skapat denna guide för att ge snabb

vägledning i hur ni ska tänka i arbetet med att implementera ett brand management-system.

Olika företag har olika behov och förutsättningar. Dock är det gemensamt för

alla hur en implementation och uppstart bör gå till för att säkerställa att ni får ut

det mesta av ert valda system. Guiden utgår ifrån att ni är i beslutsfas och har en

leverantör i åtanke, och förutsätter att arbetet med att definiera vilka funktioner

systemet ska leverera är klart.

(3)

utmaningar och framtida behov

Kartlägg och komplettera med KPI:er för andra avdelningar.

Den avdelning som inlett processen med att köpa in ett system har redan kartlagt vad de kräver av systemet och vilka problem det hjälper till med att lösa. Det är viktigt att även involvera de övriga avdelningarna och konstatera vilka behov de har. Det gör att ni kan ta fram nyckeltal som bättre reflekterar hela organisationen och som ger rätt underlag till ledningsgruppen för att påvisa ROI (return on investment). Och viktigast av allt, det gör att ni utformar er BM-plattform som möter flera behov.

Identifiera vad som lett till att ni känt ett behov för ett brand

management-system, matcha utmaningar och behov i nuläget och matcha dem med specifika mål.

Genomför en analys av de processer som kan påverkas av att arbeta med målen.

Ta gärna hjälp av den leverantör ni valt eller ligger i dialog med för att få tips och exempel från andra kunder. Tänk på att leverantören har varit med om att implementera system tidigare och sitter på kunskap om det längre perspektivet.

Ett brand management-system innefattar en rad funktioner och användningsområden som kommer att beröra flertalet personer inom organisationen. De behöver involveras tidigt i projektet för att säkerställa en framgångsrik implementering och framtida användning.

Inköpet leds ofta av marknadsavdelningen. Fler avdelningar kommer att nyttja systemet längre fram, och det är därför viktigt att representanter involveras. De kan behöva sätta upp nya arbetsprocesser, se över integration till andra system eller begära viss struktur i plattformen. När de är med i projektet är det också troligt att de kommer att arbeta ute i organisationen för att fler ska använda systemet. Exempel på nyckelpersoner och avdelningar att involvera:

Beställare av externt marknadsmaterial – Hur ska samarbetet med produktion se ut?

IT – Migrera data från egna lagringsplatser

HR – För att sköta employer branding i rekrytering och onboarding av nya medarbetare

Representant från lokalkontor – Behöver de kunna beställa profilprodukter till nya medarbetare, justera kampanjmaterial eller har de behov av något annat?

Tänk på att utse kontaktpersoner för att ha tydliga kommunikationsvägar.

Vem har ansvar att ta dialog med leverantören? För att prata med ledningen?

För att ställa frågor inom organisationen?

(4)

Undvik “learning by doing”

Uppfinn inte hjulet på nytt. En systemleverantör kan snabbt och enkelt ge konkreta exempel på hur ni borde planera, arbeta och förvalta ert system. Passa på att dra nytta av deras kunskap och spara tid i processen.

Ett par exempel på vad alla behöver tänka på i uppstartsfasen av en implementation:

Vem behöver tillgång till vad? Definiera användarnivåer och vad de ska komma åt i systemet. Förbered för säker inloggning via SSO (single sign-on) eller annan lösning.

Gå igenom och uppdatera era riktlinjer för visuell identitet och varumärket inför flytt till varumärkesportalen

Förbered er nya mediabanken, digital asset management-system, genom att fastställa mappstruktur och taggning. Leta reda på nuvarande lagringsplatser och förbered överflyttning.

Vilka mallar finns, och vad ska gå att justera av enskilda användargrupper?

Finns det något beställningsmaterial eller profilprodukter vi ska sköta genom plattformen? Ta fram data på vilka leverantörer som tillhandahåller vad, priser och leveransadresser.

Planera implementering genom att strukturera det nya systemet

Ett brand management-system ska presentera alla

varumärkestillgångar och marknadsmaterial på ett strukturerat och tilltalande sätt för användare. För att säkerställa att plattformen utformas på rätt sätt behöver ni tänka igenom hur plattformen ska vara strukturerad.

Rita upp en sajtkarta över vilka sidor som ska finnas med, hur du navigerar till dem och vilka funktioner som ska finnas på sidorna. Till exempel en länk i menyn till varumärkesriktlinjer med en undersida som visar upp hur olika versioner av logotypen ska användas med länkar till nedladdning av sagd logga.

Planera in upplärning av användargrupper. Även en riktigt väl genomtänkt och lättanvänd plattform representerar en stor förändring i arbetsprocesser och nyckelanvändare måste använda systemet på rätt sätt. Se till att planera träffar där ni går igenom, eller ta fram material som visar hur de ska arbeta med systemet.

(5)

och dela upp projektet i faser

Det är sällan en bra idé att tackla hela projektet på en och samma gång. Likt förarbetet som gjorts stegvis är det därför bra att dela upp implementationen i flera faser.

Med en fastställd arbetsgrupp, tydlig tanke om struktur för plattformen och en genomtänkt att-göra-lista för det administrativa grundarbetet är det dags att skapa en handlingsplan.

Det är vanligt att börja med att strukturera mediabanken: se till att lokalisera de filer som ska föras över, ha byggt upp strukturen de ska in i, säkerställa att metadatan är korrekt och överföra filerna. Det kan i sin tur delas upp i mindre projektsteg. Därnäst läggs tid på att bygga plattformen där användaren möter och interagerar med mediafilerna. Senare projekt blir oftast att koppla på kampanjplanering, nyhestbrev och andra applikationer.

Tänk på att ni även här kan fråga leverantören om råd.

ledningen

Er roadmap för implementation ska alltid godkännas av alla nyckelpersoner inom arbetsgruppen och i ledningen

Innan ni drar igång är det viktigt att förankra med ledningsgruppen så att de inte drar i handbromsen när ni väl startat. Ett godkännande av handlingsplanen säkerställer att de inte kommer med input eller förfrågningar om ändringar när ni redan färdigställt delar av arbetet.

(6)

Identifiera super users

Implementeringen är ett projekt som avslutas i och med att plattformen är igång och att systemet används. Men eftersom brand managament-lösningen ska användas i framtiden är det viktigt att ha personer som ansvarar för dess fortsatta utveckling och hantering.

Identifiera ett personer som ska ha fortsatt ansvar för att administrera mediabanken, bygga nytt i plattformen vid behov, vara kontaktpersoner för frågor och att hålla systemet uppdaterat. Dessa kontaktpersoner eller super users har fullständiga administrativa rättigheter och antalet står i relation till er organisations storlek och struktur.

Mängden super users måste oftast bestämmas tidigt i projektet, men innan implementationen är färdig är det viktigt att ha bestämt vilka de är och se till att de har rätt träning och förutsättningar för fortsatt framgångsrik användning av er brand managament-lösning.

Tvåstegslansering

Vi rekommenderar att lansera varumärkesplattformen, alltså den delen av brand management-systemet som syns utåt mot medarbetare och användare, i två steg.

Inled med en mjuk lansering där ni öppnar upp för de användargrupper som kommer att nyttja systemet mest flitigt och några nyckelspelare på företagets olika avdelningar. Exempelvis marknadsförare på regionala kontor. Se till att de vet om att de är del av betatestningen och gärna ska ge feedback. Be dem att genomföra vissa uppgifter i systemet som de tidigare skött på annat sätt och utvärdera om de enkelt kan använda portalen som tänkt. Håll session för att gå igenom plattformen och lära dem hur de använder den på bästa sätt.

När nödvändiga justeringar har gjorts och den första användargruppen har vant sig mer vid det nya arbetssättet är det dags att släppa på övriga organisationen. Skapa ett lanseringsevent, pusha genom nyhetsbrev och se till att alltid länka till plattformen när ni får frågor på marknadsmaterial.

Grattis. Nu är ni igång!

(7)

Håll nere på implementeringskostnaderna

Ett gediget förarbete och god planering minskar oklarheter och sparar tid.

Högre användarantal

Förankrat i organisationen ger nöjdare användare.

Författare:

Eva-Lill Amundsen, Head of Customer Success Renate Sandland Henriksen, Marketing Manager

i översättning av Jasmine Öjbro

@BrandMaster

References

Related documents

En implementering av nytt affärssystem kommer att vara exakt lika framgångsrik som dess testfas och den enda begränsningen för att testa alla delar och processer i det nya systemet,

Vad händer om vi anställer en till person som har samma egenskaper, bidrar det posi- tivt eller finns risk för konflikter?. Finns det delar av försäljningsprocessen som alla i en

Om ordet ”OK” inte visas betyder det att temperaturen är för hög: Justera KYLENS temperaturratt till ett högre läge (kallare) och vänta ungefär 10 timmar tills temperaturen

Withings SA, 2 rue Maurice Hartmann, 92130 Issy-les-Moulineaux (“Withings”) garanterar Withings-märkt hårdvaruprodukt (“Withings-pro- dukt”) mot defekter i material och

The declaration of conformity can be found at: nokia.com/health/compliance | SV Withings (en del av Nokia) intygar härmed att enheten Nokia Body överensstämmer med de tillämpliga

Vad händer om vi anställer en till person som har samma egenskaper, bidrar det posi- tivt eller finns risk för konflikter?. Finns det delar av försäljningsprocessen som alla i en

Kontrollera allmän information Kontrollera F-skatt och moms Kontrollera eventuella skulder Kontrollera försäkringar Kontrollera behörigheter Kontrollera medlemskap

 Tid och intresse av att delta i coachning för att kunna tillämpa bästa möjliga metodik för spridning och implementering.  Kunskap om sakområdet: asylsökande och