J \ H SOLLENTUNA KOMMUN
Kommunledningskontoret
Tjänsteutlåtande
Inga-Lill Fritsch
2013-02-12 Sidan 1 av 2
Dnr 2012/0755 KS-2 Kommunstyrelsen
Diariekod: 025
Granskning av leverantörsregister - revisionsrapport
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta:
Kommunstyrelsen överlämnar kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2013-02-12 som sitt svar till kommunens revisorer.
Sammanfattning
PWC har under sommaren 2012 gjort en granskning av Sollentuna kommuns leverantörsregister. Efter genomförd granskning är PWC:s bedömning att den interna kontrollen gällande kommunens leverantörs- register i huvudsak är tillräcklig. Dock finns det förbättringsåtgärder på några områden
PWC:s revisionsrapport innehåller rekommendationer för att stärka den interna kontrollen, enligt nedanstående punkter:
• Upprätta fullständiga styrdokument med regler/riktlinjer avseende upplägg och avslut och leverantörer.
• Upprätta en rutin för att kontrollera bankgiro- och plusgironummer mer konsekvent
• Urvalsmässigt genomföra löpande kontroller av befintliga leverantörer
• Säkerställa att tvåhandsprincipen tillämpas vid upplägg av nya leverantörer
Från och med 2013 har avdelningen för ekonomi- och verksamhetsstyrning utökats. N u ingår redovisningsenheten som har redovisningschefen som ansvarig chef. Under 2013 ska arbetsuppgifter på redovisningsenheten ses över. Den interna kontrollen inom olika områden ska dokumenteras och rutiner ska tas fram samt att eventuella brister ska åtgärdas. Här kommer revisionsrapporten att vara ett bra underlag.
Hanteringen av en leverantörsfaktura kan i många fall vara en utdragen process. Det kan vara allt från att fakturan har fel fakturaadress och beställningsreferens till att skanningföretaget inte åtgärdar fakturan
tillräckligt snabbt när den kommer. Under våren ska ett möte ske med vårt skanningföretag för att säkerställa att våra fakturor hanteras enligt avtal.
I kommunens leverantörsfakturasystem finns ett antal kontrollfunktioner som redovisningsenheten har ansvar för att kontrollera. Det fungerar bra.
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Tjänsteutlåtande
2013-02-12
Dnr 2012/0755 KS-2 Sidan 2 av 2
I samband med att filerna skickas i väg för betalning görs ytterligare en kontroll. Hanteringen av fakturan i faktureringssystemet bör bli snabbare.
Det måste informeras ut i organisationen att även om en faktura attesteras och skickas för betalning, sker inte betalning förrän på förfallodagen.
Riktlinjer inom redovisningsområdet håller på att tas fram. Ett större arbete har genomförts under hösten 2012 och kommer att fortsätta under 2013. Där ska ingå hantering av leverantörsfakturor och leverantörsregister.
En översyn av samtliga arbetsuppgifter på redovisningsenheten kommer att ske under 2013. Arbetet med att kontrollera leverantörer är en del i
översynen. En rutin för att löpande kontrollera leverantörer i leverantörs- registret ska tas fram. Där ska ingå att även göra stickprov på upplägg av nya leverantörer.
För att få ned antalet leverantörer bör antalet beställare i kommunen bli färre. Samtidigt måste avtalstroheten öka genom att ramavtalen följs. Nu när upphandlingsenheten ingår i avdelningen för ekonomi- och verksam-
hetsstyrning kommer samarbetet att öka.
Ytterligare ett verktyg för att utföra kontroll av leverantörer har börjat användas. Det är ett företag som i samband med att en fil skickas för betalning, kontrollerar ett antal olika delar, till exempel själva företaget, finns f-skatt, rätt bankgiro- eller plusgironummer.
Vid upplägg av nya leverantörer ska endast ett fåtal personer ha möjlighet att göra detta. När en ny leverantör läggs upp kontrolleras bank- och plusgirokonto. Att det alltid ska vara två är inte nödvändigt för att säkerställa en bra intern kontroll, utan många löpande kontroller är tillräckligt i nuvarande sätt att arbeta.
Revisionsrapport granskning av leverantörsregister, rapport från pwc november 2012
Kommundirektör Redovisningschef
Bilagor:
