Tjänsteutlåtande
Kommunledningskontoret
2019-03-15
Lill Sandberg Sidan 1 av 3
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2019/0153 KS-2
Diariekod: 150 Kommunstyrelsen
Svar på revisionsrapport angående granskning av kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande:
Kommunstyrelsen överlämnar bilaga 1 till
kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2019-03-15 till
revisorerna som sitt yttrande över revisionsrapporten ”Granskning av kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet”.
Sammanfattning
De förtroendevalda revisorerna har i en skrivelse till kommunstyrelsen 2019-02-05 hemställt att styrelsen yttrar sig över revisionsrapporten
”Granskning av kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet”.
Granskningsrapporten Uppdraget
På uppdrag av Sollentuna kommuns förtroendevalda revisorer har
Kommunalsektor inom Pricewaterhouse Coopers (PwC) gjort en granskning av kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet.
Genomförandemetod
Granskningen är avgränsad till kommunstyrelsens ansvarsområde.
Granskningen har genomförts genom intervjuer med kommunens
inköpschef, inköpscontroller, avtalscontroller och upphandlare. Intervjuer har också skett med chefen för avtal och uppföljning samt
upphandlingsstrateg på Vård- och omsorgskontoret.
Kartläggning och bedömning av kommunens upphandlingsorganisation har skett genom studier av upphandlingsdokumentation, relevanta styrdokument samt rutinbeskrivningar. Vidare har registeranalys gjorts för att kontrollera följsamheten till LOU (direktupphandlingsgränser och
dokumentationskrav).
Granskningen
Den revisionsfråga som ska besvaras är om kommunstyrelsen och
nämnderna har ändamålsenliga rutiner för upphandling och inköp och är den interna kontrollen tillräcklig?
Tjänsteutlåtande
2019-03-15
Dnr 2019/0153 KS-2 Sidan 2 av 3
Svaren på följande kontrollmål ligger till grund för besvarande av revisionsfrågan:
Upphandling av entreprenör har skett i enlighet med lagstiftning och kommunens regler
Ansvarig nämnd säkerställer vid upphandling att eventuella underleverantörer kontrolleras och godkänns av kommunen.
Rutiner för kontinuerlig uppföljning av avtal finns och tillämpas
Ramavtal finns som täcker verksamhetens behov av inköp av varor och tjänster.
Resultat av granskningen
Utifrån granskningen gör revisorerna bedömningen att Sollentuna kommun till stor del har ändamålsenliga rutiner för upphandling och inköp och den interna kontrollen bedöms till stor del som tillräcklig. Vissa områden där rutiner och kontroller kan stärkas har emellertid iakttagits.
Revisorerna bedömer att kontrollmålet att upphandling skett i enlighet med lagstiftningen och kommunens regler delvis är uppfyllt. Det som behöver förbättras är dokumentationsplikten avseende direktupphandlingar.
Gällande kontrollmålet att ansvarig nämnd vid upphandling ska säkerställa att eventuella underleverantörer ska kontrolleras och godkännas av
kommunen gör revisorerna bedömningen att kontrollmålet är uppfyllt.
Vidare anser revisorerna att kontrollmålet avseende att rutiner för kontinuerlig uppföljning av avtal finns och tillämpas är uppfyllt.
Kontrollmålet att ramavtal finns som täcker verksamhetens behov av inköp av varor och tjänster anser revisorerna är uppfyllt. Revisorerna betonar att det är positivt att det finns rutiner för hur kommunen hanterar och följer upp köp utanför ramavtal.
Sammanfattningsvis betonar revisorerna att kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet håller en hög nivå beträffade de kontrollmål som
formulerats. Revisorerna rekommenderar dock kommunstyrelsen att fortsätta arbeta med följande:
Kommunstyrelsen rekommenderas att uppdra åt nämnder och förvaltningar att utbilda och informera om att dokumentationsplikt råder enligt lagstiftningen för köp över 100 000 kr (19 kap § 30 LOU)
Kommunstyrelsen rekommenderas att uppdra åt nämnderna och förvaltningarna att analysera vilken typ/kategori av inköp det är som görs i intervallet 0-100 000 kr per år. Syftet är att reducera antalet leverantörer för ökade volymer inom respektive produktkategori.
Under 2018 stod dessa inköp för drygt 60 % av samtliga leverantörer rent numerärt, men för en mycket liten del av den totala
inköpssumman.
Tjänsteutlåtande
2019-03-15
Dnr 2019/0153 KS-2 Sidan 3 av 3
Kommunledningskontorets kommentarer
Kommunledningskontorets förslag till yttrande framgår av bilaga 1.
Manfred Holmelin Inga-Lill Fritsch Lill Sandberg
Kommundirektör Ekonomichef Inköpschef
Bilagor
Bilaga 1 Svar på revisionsrapporten granskning av kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet
Beslutsexpediering Kommunrevisionen
