Uppsala universitet Företagsekonomiska institutionen Kandidatuppsats, 15 hp Vårterminen 2012 2012-05-31
Ekonomistyrningsförändringar efter ett private equity uppköp
En fallstudie
Författare: Anton Berg Hans Kober Edlert Handledare: Katarzyna Cieslak
Sammandrag
Private equity (PE) har kommit att utgöra en viktig aktör på den svenska kapitalmarknaden och allt fler företag drivs idag med ett PE-‐företag som ägare. Fallföretaget i vår studie blev för sex år sedan uppköpta av ett PE-‐företag och sedan uppköpet har det genomförts omfattande förändringar i ekonomistyrningen. Vi har i studien undersökt vilka förändringar som genomförts och med hjälp av Burns och Scapens (2000) institutionella ramverk analyserat hur och varför förändringarna har mottagits i organisationen på det sätt som de har. I den fallstudie vi har genomfört har vi intervjuat personer både i fallföretaget och hos PE-‐ägaren. Vi har i studien fått reda på att fallföretaget, utifrån direktiv från de nya ägarna, infört ett nytt rapporteringssystem och incitamentprogram efter uppköpet. Ägarna har också bytt ut personer i koncernledningen för att driva på de två nämnda förändringarna. Vi kan i studien se en situation där förändringarna har mött motstånd från de befintliga institutionerna i organisationen och blev löst kopplade till den operativa verksamheten, vilket resulterade i en ceremoniell institutionalisering av de nya ekonomistyrningssystemen. De användes men påverkade inte hur individer inom organisationen utförde sitt vardagliga arbete. Först efter det att PE-‐ägaren bytt ut individer på nyckelpositioner i företaget och att dessa nya individer kommunicerat syftet med förändringarna nedåt i organisationen har förändringarna så småningom institutionaliserats instrumentellt.
Nyckelord: Ekonomistyrning, institutionellt ramverk, private equity, förändring och stabilitet, lös koppling.
Innehållsförteckning
1. INLEDNING... 4 1.1 BAKGRUND...4 1.2 PROBLEMDISKUSSION...4 1.3 PROBLEMFORMULERING...5 1.4 SYFTE...5 1.5 AVGRÄNSNINGAR...5 1.6 DISPOSITION...5 2. TEORI ... 6
2.1. DEFINITION AV EKONOMISTYRNING... 6
2.2. INSTITUTIONELLT RAMVERK ... 7
2.2.1. BEGREPPET INSTITUTION...7
2.2.2. REGLER OCH RUTINER...8
2.2.3. INSTITUTIONALISERING AV REGLER OCH RUTINER...9
2.2.4. FÖRÄNDRING OCH MOTSTÅND TILL FÖRÄNDRING AV EKONOMISTYRNING...9
2.2.5. KOPPLINGEN MELLAN REGLER OCH RUTINER...10
2.2.6. OLIKA TYPER AV FÖRÄNDRING...10
2.2.6.1 Revolutionär/evolutionär förändring ...11
2.2.6.2 Regressiv/progressiv förändring ...11
2.2.7. SAMMANFATTNING AV RAMVERKET...11
3. METOD ...12
3.1 TILLVÄGAGÅNGSSÄTT...12
3.2 VAL AV METOD...12
3.3 KOPPLING MELLAN TEORI OCH METOD...13
3.4 INSAMLING AV PRIMÄRDATA...13
3.5 VAL AV RESPONDENTER...14
3.6 GENOMFÖRANDE AV INTERVJUER...14
3.7 PRESENTATION AV DEN EMPIRISKA UNDERSÖKNINGEN...14
3.8 ANALYSMODELL...14
3.9 VALIDITET OCH RELIABILITET...15
4. EMPIRISK UNDERSÖKNING...16
4.1 FALLFÖRETAGET...16
4.2 FÖRETAGETS EKONOMISTYRNING FÖRE UPPKÖPET...16
4.3 EKONOMISTYRNINGSFÖRÄNDRINGAR...18 4.3.1 Rapporteringssystemets förändringsprocess...20 4.3.2 Incitamentprogrammets förändringsprocess...22 5. ANALYS ...25 5.1 INSTITUTIONERNA...25 5.2 RAPPORTERINGSSYSTEMET...25 5.3 INCITAMENTPROGRAMMET...26 6. SLUTDISKUSSION ...28 6.1 SLUTSATS...29 6.2 STUDIENS BEGRÄNSNINGAR...30
6.3 FÖRSLAG TILL FRAMTIDA FORSKNING...30
7. KÄLLFÖRTECKNING ...31
7.1 INTERVJUER...33
8. BILAGOR...34
1. Inledning
1.1 BakgrundPrivate equity (PE) har på senare tid spelat en betydande roll på den svenska kapitalmarknaden med ett förvaltande kapital som 2010 uppgick till 482 Mdr SEK, vilket kan jämföras med 1985 då samma siffra var 1,5 Mdr SEK (SVCA, 2012). Wright, Amess, Weir och Girma (2009) påpekar med hänvisning till omfattande forskning att PE spelar en allt viktigare roll i företags styrmekanismer genom att snabbt och genomgripande omstrukturera organisationer över hela världen. Mellan 2007 och 2010 har värdet på svenska PE-‐ägda bolag i genomsnitt ökat med 10,1 % årligen vilket kan jämföras med de svenska börsnoterade bolagen som i genomsnitt ökat med 2,1 % och BNP som ökat med 2,0 % (SVCA, 2011).
I en typisk PE transaktion köper ett private equity-‐företag en majoritetsandel i ett företag. Köpeskillingen finansieras till stor del med ett banklån, därav termen ”leveraged buyout” (LBO). PE-‐företaget finansierar den övriga delen, huvudsakligen med medel från sina investerare. Vanligtvis brukar även det uppköpta bolagets ledning bidra med en mindre andel av det egna kapitalet. PE-‐företagens investerare placerar sina pengar i PE-‐fonder. Dessa fonder har vanligtvis en på förhand fastställd livstid, omkring tio år. Detta innebär normalt sett att PE-‐företaget har fem år på sig att investera fondens medel i företag och därefter ytterligare fem år på sig att återbetala till investerarna. För det uppköpta företaget innebär en LBO att företagets tillgångar ställs som säkerhet för banklånet och att räntor och amorteringar betalas med kassaflödet. I låneavtalet ställer därför banken upp lånevillkor, covenanter, som bland annat reglerar den tillåtna relationen mellan olika resultatmått och storleken på lånet. (Kaplan & Stromberg, 2009) 1.2 Problemdiskussion
Företaget i vår studie (fallföretaget) blev för sex år sedan uppköpt av ett PE-‐företag. Sedan uppköpet har det genomförts omfattande förändringar inom ekonomistyrningen till följd av den nya ägaren. Flera tidigare studier av ekonomistyrning inom PE-‐ägda bolag har utförts utifrån agentteori med fokus på lösningen av agentproblemet1
(däribland Wright et al., 2009; Schneider, 2010). Burns och Scapens (2000) menar att det konventionella ekonomibaserade forskningsperspektivet ser ekonomistyrning som ett sätt att tillhandahålla information framtagen för att möjliggöra för rationella beslutsfattare att ta optimala beslut. Den typen av tillvägagångssätt återfinns i mycket forskning som till exempel har använt sig av agentteori eller transaktionskostnadsekonomi, vilka fokuserar på jämvikt och optimala lösningar på problem. Den typen av forskning kan visserligen användas för att komma fram till nya ekonomistyrningstekniker men den hjälper inte till att förklara varför sådana tekniker blir använda inom organisationer och de förklarar inte heller varför det kan uppstå ett motstånd inom organisationer till att använda sig av dem. Färre studier har försökt undersöka hur och varför en organisations ekonomistyrning blir vad den är eller inte är över tid, att se ekonomistyrningsförändringar som en process. I Siti-‐Nabiha och Scapens (2005) menar författarna att ett perspektiv som både fångar upp processer och den kontext som de sker i, generellt är det perspektiv som studier inom ekonomistyrningsförändringar bör anta.
1 Agentproblemet syftar till den intressekonflikt som ofta finns mellan ägare och anställda
Då tidigare forskning inom en PE-‐kontext till stor del fokuserat på ekonomistyrningstekniker och dess verktyg anser vi det intressant att istället studera ekonomistyrningsförändringar i ett företag till följd av ett PE-‐uppköp utifrån Burns & Scapens (2000) institutionella ramverk för att belysa de processer som ekonomistyrningsförändringarna i vår fallstudie varit kopplade till. Tidigare forskning utifrån detta ramverk har inte fokuserat på ägarbyten i vidare utsträckning, än mindre PE-‐uppköp. Tidigare studier har fokuserat på interna förändringar (Siti-‐Nabiha & Scapens, 2005), förändringar till följd av ”New public management” (Nor-‐Aziah & Scapens, 2007) och förändringar till följd av uppköp av konkurrenter (Busco, Riccaboni & Scapens, 2006; Lukka 2007; Busco & Scapens, 2011). Fallföretaget i vår studie har genomgått omfattande ekonomistyrningsförändringar initierade av dess PE-‐ägare och utgör därför en intressant och ny kontext utifrån ovanstående ramverk.
1.3 Problemformulering
Utifrån det faktum att allt fler företag köps upp av PE och att fallföretaget i vår studie genomgått stora ekonomisyrningsförändringar till följd av uppköpet anser vi det vara intressant att studera dessa förändringar ur ett process-‐perspektiv. Vi avser i uppsatsen att besvara frågan:
Vilka ekonomistyrningsförändringar har genomförts till följd av private equity ägarskapet och hur/varför har förändringarna mottagits inom organisationen på det sätt som de har?
1.4 Syfte
Syftet med uppsatsen är att genom en fallstudie av ett PE-‐ägt företag undersöka den process som har lett till att företagets ekonomistyrning har förändrats på det sätt som den har gjort efter uppköpet. Med uppsatsens resultat hoppas vi kunna bidra till den institutionella forskningen inom ämnet ekonomistyrningsförändringar samt upplysa praktiker om vilka svårigheter som bör beaktas i förändringsarbeten. Vidare hoppas vi kunna informera de aktörer som står inför möjligheten att bli del av en PE-‐kontext om vad det kan innebära för organisationens ekonomistyrning.
1.5 Avgränsningar
Utifrån uppsatsen syfte har vi valt att göra två avgränsningar. Den första avgränsningen avser det sökområde som är aktuellt för uppsatsen. Då vi vill studera förändringar i företagets ekonomistyrning och ingenting annat har vi valt att använda oss av Malmi och Browns (2008) definition av vad som klassas som ekonomistyrning. Den andra avgränsningen avser hur vi ska studera ekonomistyrningsförändringarna. Vi kommer med hjälp av Burns och Scapens (2000) institutionella ramverk enbart att studera och analysera de processer som finns kopplade till ekonomistyrningsförändringarna och inte de finansiella utfall som förändringarna har resulterat i.
1.6 Disposition
Uppsatsens fortsatta uppbyggnad består av fem avsnitt. Först kommer den definitions-‐ och analysrelevanta teorin att presenteras (2), sedan kommer en grundlig genomgång av studiens metodik (3) och därefter presenteras fallstudiens empiriska undersökning (4) för att sedan avsluta med analys (5) och slutdiskussion (6) med tillhörande slutsatser.
2. Teori
I det här avsnittet kommer vi först att presentera den definition av ekonomistyrning som vi har utgått ifrån när vi har identifierat vilka förändringar som har genomförts i fallföretaget efter uppköpet (avsnitt 2.1). Vi kommer därefter att presentera Burns och Scapens (2000) institutionella ramverk för ekonomistyrningsförändringar som vi har använt för att analysera förändringsprocessen (avsnitt 2.2)
2.1. Definition av ekonomistyrning
Malmi och Brown (2008) har med utgångspunkt från tidigare forskning inom ekonomistyrning försökt definiera vad som konceptuellt utgör ekonomistyrningssystem. De har valt att definiera ekonomistyrningssystem som alla de verktyg eller system som chefer kan använda sig av för att försäkra sig om att de anställdas beteenden och beslut går i linje med organisationens målsättningar och strategier. Denna definition utesluter alltså alla system som är rent beslutsstödjande och som därmed inte används för att styra eller kontrollera att de anställdas beteenden och beslut går i linje med organisationens målsättningar och strategier. Vi kommer nedan gå igenom de fem huvudsakliga typer av styrmedel som organisationer kan använda sig av.
Kulturella styrmedel
Malmi och Brown (2008) framhåller att ekonomistyrningens kulturella styrmedel inrymmer de delade värden, trosuppfattningar och sociala normer som influerar de anställdas tankar och handlingar. De menar att även fast företagskulturen kan ligga utanför företagsledningens kontroll är den icke desto mindre ett kontrollsystem när den används för att styra beteende.
Planering som styrmedel
Malmi och Brown (2008) menar att planering som styrmedel används för att uppfylla tre syften. Genom att ange målen för de funktionella delarna av organisationen kan planeringen styra insatser och beteende. Vidare tillhandahåller styrmedlen de prestandanivåer som skall uppnås i förhållande till målen och tydliggör medlemmarnas ansträngningsnivå och det förväntade beteendet. Slutligen kan planering möjliggöra samordning genom att anpassa uppsättningarna av mål till de olika organisatoriska funktionerna och därmed styra gruppers och individers beteende för att säkerställa att dessa ligger i linje med de önskade organisatoriska målsättningarna. Planering delas av författarna in i långsiktig strategisk planering och kortsiktigt taktiskt planering.
Cybernetiska styrmedel
De cybernetiska styrmedlen har Malmi och Brown (2008) valt att definiera enligt Green och Welsh (1988). Cybernetisk styrning är en process i vilken en ”feedback loop” representeras av användandet av resultatstandarder som mäter resultat, jämför dem med uppsatta prestandanivåer, återkopplar information om oönskade varianser i systemet och modifierar utifrån det individers uppförande. Cybernetiska system kan antingen vara informations-‐ eller kontrollsystem beroende på hur de används. Genom att koppla beteenden till målsättningar och upprätta ansvarighet för variationer kan cybernetiska system gå från att vara informations-‐ och beslutssystem till att omvandlas till styrsystem. Malmi och Brown (2008) menar att det finns fyra grundläggande system som har identifierats inom ekonomistyrningsforskningen: budgetar, finansiella mått, icke-‐finansiella mått och hybrider som innehåller både finansiella och icke-‐finansiella mått.
Styrning genom belöningar och ersättning
Malmi och Brown (2008) menar att styrning genom belöningar och ersättningar fokuserar på att motivera samt öka individers och gruppers prestationer genom att skapa kongruens mellan deras och organisationens mål. Det bakomliggande argumentet är att belöningar och ersättningar leder till ökad ansträngning och prestation i jämförelse med en frånvaro av explicita belöningar och ersättningar. Vidare menar författarna att studier indikerat på att monetära incitament ökar prestationer genom att de skapar en koppling mellan ansträngning och uppgift. Författarna menar att denna koppling påverkar både ansträngningens varaktighet, riktning och intensitet. Avslutningsvis menar författarna att trots att dessa styrmedel ofta är sammankopplade med de cybernetiska styrmedlen kan organisationer tillhandahålla belöningar och ersättningar av andra anledningar, så som att hålla kvar anställda eller för att främja kulturella styrmedel genom gruppbelöningar. Författarna menar därför att det är av stor vikt att överväga syftet med olika incitamentprogram samt dess koppling till övriga styrmedel.
Administrativa styrmedel
Malmi och Brown (2008) förklarar att administrativa styrmedel styr de anställdas beteende genom organisering av individer och grupper, genom övervakning av beteende, utkrävande av ansvar och genom att klargöra hur uppgifter ska utföras eller inte utföras. De menar att de administrativa styrmedlen består av tre grupper: organisatorisk design och struktur, företagets styrningsstruktur och dess procedurer och policys. Den organisatoriska designen kan användas för att uppmuntra vissa typer av kontakter och relationer inom organisationer och den organisatoriska strukturen innefattar hur organisationen struktureras utifrån olika typer av specialisering. Företagets styrningsstruktur inbegriper styrelsens och den övriga ledningens komposition i organisationen och procedurer och policys används för att specificera organisationens processer och innefattar förfaranden, metoder och regler för hur uppgifter ska utföras.
2.2. Institutionellt ramverk
Det institutionella ramverket framtaget av Burns och Scapens (2000) grundar sig i antagandet att ekonomistyrningssystem och dess användande består av stabila regler och rutiner, men det tar även hänsyn till att regler och rutiner kan förändras. Ramverket bygger till största del på Old Institutional Economics (OIE) som grundar sig i arbeten av tidiga amerikanska institutionella forskare som Thorstein Veblen och John R. Commons. OIE uppmärksammar att individers beteenden kan komma att bli institutionaliserade inom organisationer. (Scapens, 2006, s. 14) Burns och Scapens (2000) menar att vid studier av förändringar i ekonomistyrningen studeras förändringar i organisatoriska rutiner. De framhåller att då OIE fokuserar på organisatoriska rutiner och hur dessa institutionaliseras är teorin användbar för att studera förändringar. Ramverket behandlar inte förändringar i ekonomistyrningen enbart som förändringar i de system, metoder eller procedurer som används utan även som förändringar i de vardagliga aktiviteterna, värderingarna och normerna hos individerna inom organisationen. Burns och Scapens (2000) institutionella ramverk lyfter fram det faktum att formella förändringar inte nödvändigtvis leder till förändringar i individers beteenden.
2.2.1. Begreppet institution
Utgångspunkten i Burns och Scapens (2000) ramverk är att ekonomistyrningsmetoder både kan forma och bli formade av institutioner, som reglerar organisatoriska
aktiviteter. Författarna har utifrån Barley och Tolberts (1997) artikel definierat en institution som de delade, för-‐givet-‐tagna, antaganden som identifierar kategorier av mänskliga aktörer och deras lämpliga aktiviteter och relationer. Institutioner innefattar de antaganden som ”tas för givet” för att informera och forma handlingarna hos individuella aktörer. Samtidigt blir dessa för-‐givet-‐tagna antaganden själva formade av resultatet av sociala handlingar. Institutioner utvecklas genom de aktivitetsbaserade rutinerna som skapas genom mänskliga handlingar. De blir således både skapade av mänskliga handlingar samtidigt som de strukturerar dem. Institutioner kan ses som en sammanhållning av de mänskliga handlingarna genom produktion och reproduktion av bestämda tanke-‐ och handlingsbeteenden.
För att förtydliga vad institutioner innefattar väljer vi likt Siti-‐Nabiha och Scapens (2005) att likna institutioner med företagskultur. Flera författare (däribland Busco & Scapens, 2011; Busco, Riccaboni & Scapens, 2006; Siti-‐Nabiha & Scapens, 2005) som har använt sig av institutionella perspektiv vid studier av förändring inom ekonomistyrning har använt sig av någon tidigare utgåva av Scheins (2010) verk för en definition av kultur. Schein definierar kultur som:
The culture of a group can now be defined as a pattern of shared basic assumptions learned by a group as it solved its problems of external adaptation and internal integration, which has worked well enough to be considered valid and, therefore, to be taught to new members as the correct way to perceive, think, and feel in relation to those problems. (Schein, 2010, s. 18)
Schein (1990, s. 111) menar att när en grupp lärt sig att ha gemensamma antaganden resulterar detta i automatiska mönster för att uppfatta, tänka, känna och bete sig på ett sätt som skapar mening, stabilitet och komfort. Den oro som uppstår av oförmåga att förstå eller förutse händelser i gruppens omgivning reduceras genom den delade inlärningen.
2.2.2. Regler och rutiner
I det institutionella ramverk som Burns och Scapens (2000) presenterar är förhållandet mellan formella regler och informella rutiner centralt. Regler definieras av författarna som de formellt erkända tillvägagångssätt som förklarar ”hur uppgifter ska utföras”. Regler är nödvändiga för att samordna och skapa samstämmighet i individers och gruppers handlingar. Genom att ha regler undviks svårigheterna och kostnaderna förknippade med att göra utvärderingar vid varje tillfälle som en specifik situation uppstår. Ett upprepat efterföljande av dessa regler leder till ett inprogrammerat beteende som till allt större del bygger på underförstådd kunskap som individen erhåller genom en reflexmässig uppföljning av det vardagliga beteendet. Sådant inprogrammerat regelbaserat beteende menar författarna kan beskrivas som rutiner. Rutiner definieras som de tillvägagångssätt som förklarar ”hur uppgifter faktiskt utförs”.
För att sammanfatta: Inom ekonomistyrning utgör reglerna de formella ekonomistyrningssystemen så som de beskrivs formellt i exempelvis manualer. Rutiner å andra sidan, är de ekonomistyrningsmetoder som faktiskt används. De ekonomistyrningsmetoder som används behöver dock inte motsvara de system som formellt beskrivs i manualer. (Burns & Scapens, 2000)
2.2.3. Institutionalisering av regler och rutiner
Burns och Scapens (2000) menar att användandet av ekonomistyrningsverktyg kan ses som organisatoriska rutiner då de har antagits och över tid upprepats. Institutionaliseringsprocessen innebär att beteendemönster kopplas isär från dess specifika historiska kontext. Rutinerna får på så vis en normativ och faktisk egenskap. I och med att rutinerna skiljs från specifika intressen blir institutionerna underförstått accepterade som ”hur saker och ting är” inom organisationen och bildar de undermedvetna antagandena som ligger till grund för det organisatoriska beteendet. Siti-‐Nabiha och Scapens (2005) framhåller att grunden till organisatoriska institutioner vilar på val som någon gång har gjorts för att lösa någon form av problem. När sådana val eller lösningar på problem fortsätter att fungera över tid kommer de till slut att börja användas på ett regelliknande sätt. På detta sätt skapas rutiner inom en organisation. Det rutinartade beteendet kan efter ett tag omedvetet bli taget för givet, det vill säga institutionaliserat.
2.2.4. Förändring och motstånd till förändring av ekonomistyrning
Burns och Scapens (2000) har lyft fram ett exempel för att illustrera hur forskare kan använda sig av det institutionella ramverket för att studera förändringar inom ekonomistyrning. I exemplet är det en ny ledningsgrupp inom en organisation som kräver att specifik information rapporteras till dem för att de ska kunna övervaka aktiviteterna inom organisationen. Den nya informationen som ledningsgruppen kräver representerar en förändring i reglerna, det vill säga en förändring i ekonomistyrningssystemet. När de nya reglerna implementeras kommer nya rutiner inom organisationen att växa fram vilket innebär att nya tillvägagångssätt kommer att utvecklas och upprepas av de olika individerna som är involverade. De nya tillvägagångssätten måste användas och fungera sida vid sida med många av de gamla rutiner som redan finns inom organisationen samtidigt som de kommer att formas av de existerande institutionerna.
Burns och Scapens (2000) menar att förändringar inom ekonomistyrningen som ligger i linje med existerande rutiner och institutioner bör vara lättare att implementera än sådana förändringar som utmanar dessa rutiner och institutioner. Institutioner kan agera som barriärer mot förändring genom att de formar de organisatoriska medlemmarnas uppfattningar. Därmed formar institutionerna även förändringsprocesserna så att organisationer kan bli inlåsta i ett visst institutionellt mönster (Siti-‐Nabiha & Scapens, 2005). Burns och Scapens (2000) framhåller att förändringars framväxande rutiner kommer att influeras av existerande rutiner och institutioner. I antagnings-‐ och reproduktionsprocessen av framväxande rutiner kommer de avsedda reglerna att modifieras då de accepterade beteendemönstren omförhandlas. Vad som bedöms som acceptabelt kommer att vara influerat av de värden och normer som finns inbäddade i de rådande rutinerna, men även av individuella aktörers makt, vilka alla kommer vara formade av existerande institutioner.
Enligt Siti-‐Nabiha och Scapens (2005) riskerar förändringar som inte är i linje med existerande institutioner att bli nekade och/eller översatta till metoder som ligger i linje med de existerande institutionerna. De påpekar dock att detta inte innebär att institutioner ofrånkomligen utgör barriärer mot förändring. Burns och Scapens (2000) menar samma sak; även fast handlingar formas av institutioner kan institutioner utmanas. Schein (2010, s. 287) förtydligar detta genom att anföra att de delade
antaganden kan förändras genom en kompositionsförändring i organisationens dominanta grupp. Som exempel på denna förändringsmekanism anger han situationen då en styrelse tillsätter en ny extern VD, eller när en ny VD tillsätts som ett resultat av en sammanslagning eller ett uppköp. Han förklarar att den nya VD:n ofta tar in några av sina egna, likasinnade individer och gör sig av med individer vilka uppfattas representera det gamla och det allt ineffektivare sättet att utföra saker. Effekten av det blir att gruppen eller den hierarkiska subkulturen som var upphovsmännen till företagskulturen (jmf. institutionen) förstörs och att en ny kulturformande process inleds.
2.2.5. Kopplingen mellan regler och rutiner
Institutionella teoretiker (däribland Meyer & Rowan, 1977; DiMaggio & Powell, 1991) argumenterar för att antagandet av institutionella myter kan öka organisationers sociala legitimitet och framtidsutsikterna för dess överlevnad samtidigt som de ofta hamnar i konflikt med det tekniska effektivitetskriteriet. De menar att motsättningar mellan institutionella påtryckningar och organisationens vardagliga aktiviteter resulterar i en tendens att löst sammankoppla de formella strukturerna (reglerna) och de faktiska aktiviteterna (rutinerna). Nor-‐Aziah och Scapens (2007) menar att denna lösa koppling skapar en buffert mellan formella strukturer (regler) och vardagliga aktiviteter (rutiner) i syfte att skydda organisationens tekniska kärna från störningar som skulle kunna åstadkommits av förändringar i den institutionella omgivningen. Den lösa kopplingen anses vara nödvändig för att lösa konflikter mellan de två påtryckningarna (Meyer & Rowan, 1977) och är en konsekvens av organisationens behov att anpassa sig till institutionella förväntningar (Nor-‐Aziah & Scapens, 2007).
Burns och Scapens (2000) föreslår i sitt ramverk med hänvisning till lös koppling att stabilitet och förändring inte exkluderar varandra. De föreslår detta som en situation där förändringar i de formella reglerna tillåter de informella rutinerna att hållas stabila. Siti-‐Nabiha och Scapens (2005) har funnit en sådan situation, där de rådande institutionerna tilläts vara stabila på grund av en lös koppling mellan de nya reglerna och den operativa verksamheten på avdelningschefsnivå. Lukka (2007) har även funnit inversen, det vill säga att förändringar inom de informella rutinerna tillåter att de formella reglerna hålls stabila. Siti-‐Nabiha och Scapens (2005) och Lukkas (2007) fallstudie stödjer Burns och Scapens (2000) centrala tes samtidigt som Lukka (2007) bidrar till den genom att visa på en ny situation på simultan framväxt av förändring och stabilitet på grund av den lösa kopplingen mellan regler och rutiner.
2.2.6. Olika typer av förändring
I Burns och Scapens (2000) ramverk ingår tre dikotomier2 som ger insikter i de
processer som ekonomistyrningsförändringar kan anta. Dessa är användbara i åtskiljandet av olika typer av förändringar och möjliggör en klassificering av dem. De tre dikotomierna är: (1) formell kontra informell förändring, som skiljer mellan avsiktlig och oavsiktlig förändring, (2) revolutionär kontra evolutionär förändring, som behandlar hur förändringar påverkar de rådande institutionerna och (3) regressiv kontra progressiv förändring, som behandlar på vilket sätt som förändringar blir institutionaliserade. För uppsatsen är de två senare dikotomierna av störst intresse och kommer nedan att förklaras utförligare.
2 Dikotomi: Variabel eller egenskap som är delad i två varandra ömsesidigt uteslutande
2.2.6.1 Revolutionär/evolutionär förändring
Burns och Scapens (2000) förklarar att revolutionära förändringar inbegriper fundamentala störningar i befintliga rutiner medan evolutionära förändringar är inkrementella med endast mindre störningar i befintliga rutiner och institutioner. I denna mening är termen revolutionär inte relaterad till förändringens specifika innehåll (dvs. de tekniker, system, etc. som införs), utan snarare dess potentiella inverkan på befintliga institutioner. Författarna påpekar att mindre förändringar kan få stora institutionella konsekvenser, likväl som förändringar som förefaller som stora kan resultera i endast en mindre påverkan på befintliga rutiner och institutioner.
2.2.6.2 Regressiv/progressiv förändring
Distinktionen mellan regressiv och progressiv tar sin utgångspunkt i särskiljandet mellan ”ceremoniellt” beteende, vilket utgör en regressiv förändring och ”instrumentellt” beteende, vilket utgör en progressiv förändring (Burns och Scapens, 2000). Siti-‐Nabiha och Scapens (2005) förklarar att ceremoniellt institutionaliserade ekonomistyrningsrutiner är organisatoriska ritualer vilka utövas för att bevara status quo3 samt specifika individer eller gruppers maktförhållanden eller intressen, snarare
än att bistå beslutsfattande. I kontrast till sådant beteende är instrumentellt institutionaliserade ekonomistyrningsförändringar vilka används för att ta informerade beslut, och därigenom förändra institutionerna. Burns och Scapens (2000) poängterar att bristande acceptans eller motstånd till nya ekonomistyrningsregler och rutiner kan leda till ett ceremoniellt utövande av förändringar. Nor-‐Aziah och Scapens (2007) menar att sådant ceremoniellt utövande är en ”fasad” som syftar till att ge ett intryck av överensstämmelse med de nya ekonomistyrningsmetoderna. De är snarare en ritual som saknar inverkan på vardagliga aktiviteter eller de värden, meningar och förfaranden som existerar inom organisationen.
2.2.7. Sammanfattning av ramverket
Ekonomistyrningsmetoder kan både forma och bli formade av institutioner. Institutioner är de underliggande värderingarna som finns inom en organisation och kan likställas med företagskultur. Regler representerar de formellt uttalade ekonomistyrningsmetoderna i organisationen, hur och varför saker och ting ska utföras. Rutiner representerar de faktiska sätten som ekonomistyrningsmetoderna används inom organisationen. När ekonomistyrningsmetoder används över tid inom en organisation kommer de att kopplas ifrån sin historiska kontext och få en mer normativ egenskap. De blir hur ”hur saker och ting är”, det vill säga institutioner. Genom att förändra de formella reglerna i en organisation kommer nya rutiner att växa fram som i sin tur leder till att institutionen förändras. Förändringsprocessen är dock inte alltid smidig och stöter ofta på motstånd. Om de nya reglerna skiljer sig för mycket från de rådande institutionerna finns det risk att de nya reglerna inte får fotfäste och förkastas, eller att de implementeras men de rådande rutinerna inom organisationen tillåts vara stabila. Det sker med andra ord ingen förändring i hur personerna inom företaget arbetar. För att en förändring ska implementeras fullt ut måste de rådande institutionerna utmanas och förändras.
3. Metod
I det här avsnittet av arbetet kommer vi att gå igenom hur vi har genomfört studien och varför vi har valt det tillvägagångssätt som vi har gjort.
3.1 Tillvägagångssätt
Utifrån syftet med uppsatsen att försöka förklara den process som har lett till att fallföretagets ekonomistyrning har förändrats på det sätt som den har gjort efter att de blivit uppköpta av ett PE-‐ företag har vi valt att genomföra en kvalitativ fallstudie. Vi har genomfört semistrukturerade intervjuer med personer vid de båda företagen. Vi inledde med att genomföra en intervju med personen som varit ansvarig på PE-‐företaget för förvärvet av fallföretaget för att ta reda på vilka formella förändringar de genomfört och vad de haft för syfte med förändringarna. Vi utgick sedan från informationen vi fick i den intervjun och använde den som underlag till intervjuerna vi genomförde med anställda på fallföretaget. Under intervjuerna med de anställda på fallföretaget har vi försökt att ta reda på huruvida förändringarna har blivit implementerade och om ägarnas syfte med förändringarna har uppfyllts.
3.2 Val av metod
Vi har likt flera andra forskare som använt sig av Burns & Scapens (2000) institutionella ramverk för att studera företags ekonomistyrningsförändringar genomfört en kvalitativ fallstudie (se: Siti-‐Nabiha & Scapens, 2005; Lukka, 2007; Busco, Riccaboni & Scapens, 2006; Nor-‐Aziah & Scapens, 2007). Kvalitativa studier är användbara när forskare vill utforska individers erfarenheter och beteenden. Vid induktiv och förklarande forskning anses kvalitativa studier vara det mest användbara tillvägagångssättet eftersom de kan leda forskaren till förklaringar kring fenomen. (Ghauri & Grønhaug, 2005, ss. 110-‐111)
Vid en fallstudie studerar forskaren ett samtida fenomen i dess verkliga kontext med hjälp av flera olika informationskällor (Saunders, Lewis & Thornhill 2009, ss. 145-‐146). Scapens (1990, s. 264) menar att fallstudier ger oss möjligheten att förstå ekonomistyrning i praktiken. Både med avseende på vilka tekniker, metoder och system som används, men också hur de används. Saunders et al. (2009, s. 146) framhåller liknande argument, att fallstudier är användbara om forskaren vill få en djupare förståelse för den miljö som studien bedrivs i och de processer som pågår. Fallstudier ger möjlighet att både besvara frågorna ”vad?” samt ”hur?” och ”varför?”. Då vi både undersökt vilka formella förändringar som implementerats i fallföretagets ekonomistyrning sedan uppköpet, samt hur och varför de har påverkat de informella rutinerna på fallföretaget på de sätt som de har gjort, har vår studie både beskrivande och förklarande inslag. Den beskrivande delen av uppsatsen har varit nödvändig för att skapa en tydlig bild över vilka formella förändringar som skett efter uppköpet. Det är dessa som vi har utgått från när vi har utforskat hur och varför de har påverkat fallföretaget på det sätt som de har gjort.
Vid flera andra studier som gjort liknande undersökningar som vi, har forskarna haft möjlighet att genom en longitudinell studie följa med under hela förändringsprocessen och på så sätt själva kunnat observera de förändringar som skett (Se Siti-‐Nabiha & Scapens, 2005; Lukka, 2007; Busco, Riccaboni & Scapens, 2006). Eftersom uppköpet av fallföretaget skedde för sex år sedan har vi inte haft möjlighet att själva observera de historiska händelserna. Vi har istället likt Nor-‐Aziah och Scapens (2007) fått rekonstruera den historiska kontexten genom att studera interna dokument och
rapporter och intervjua personer som varit med under förändringsprocessen. För att få en så bra bild av förändringarna inom ekonomistyrningen som möjligt har vi intervjuat personer vid både fallföretaget och vid PE-‐företaget.
3.3 Koppling mellan teori och metod
Som forskare ska vi observera och registrera det vi ser utan några fördomar. En del av det vi observerar kan komma att anses som en sanning och därmed fungera som en grund i teorier eller lagar. Enligt Ghauri och Grønhaug (2005, ss. 14-‐16) finns det två tillvägagångssätt för att fastställa vad som är sant eller falskt och för att formulera slutsatser: induktion och deduktion. Den induktiva ansatsen är baserad på empiriska bevis medan den deduktiva är baserad på logik. Vid en induktiv ansats drar forskaren generella slutsatser utifrån de empiriska observationerna. Forskningen går från empiri till teori och resultatet av studien är teori. Vid en deduktiv ansats kommer forskare fram till slutsatser genom logiska resonemang. I forskning som har en deduktiv ansats formulerar forskaren hypoteser utifrån den befintliga teorin, som sedan kan testas för att antingen accepteras eller förkastas. Teorier och de hypoteser som bygger på den, kommer först och kommer att influera den fortsatta forskningsprocessen. Vid en induktiv ansats tas teorier fram och vid en deduktiv ansats testas teorier (Saunders et al. 2009, ss. 124-‐125).
Saunders et al. (2009, s. 127) framhåller att det inte finns några problem i att kombinera de båda ansatserna i en och samma studie, det finns ofta fördelar med att göra det. Scapens och Roberts (1993, s. 3) lyfter fram att vid fallstudier av den typ vi har genomfört kan forskare använda sig av teorier för att upplysa sig, inte för att få indikationer kring vad som är sanningen och förklaringar fås genom en kombination av teori och empiri. Teorier används för att få en förståelse för den empiri forskaren får ta del av samtidigt som empirin används för att utveckla teorier. Förklaringar till resultat som fås av den genomförda studien ligger dock i den empiriska undersökningen och inte genom den teori som använts. Vi har i denna studie likt det Scapens och Roberts (1993) förespråkar, använt oss av ett tillvägagångssätt med både induktiva och deduktiva inslag då syftet med studien inte är att generera eller testa en teori utan snarare att bidra till en befintlig teori med en ny kontext.
Scapens (1990, ss. 267-‐268) menar att ekonomistyrningsmetoder inte är något naturligt fenomen, de konstrueras socialt och kan därmed förändras av de sociala aktörerna4.
Forskare inom ämnet söker därför inte efter någon ”universell lag”, som inom naturvetenskapen, utan efter både explicita och implicita regler som strukturerar det sociala beteendet. Reglerna är dock själva en produkt av sociala beteenden. Sociala strukturer är med andra ord både ett villkor för och en produkt av sociala handlingar. 3.4 Insamling av primärdata
Eftersom syftet med studien har varit att undersöka den process som lett till att fallföretagets ekonomistyrning har förändrats på det sätt som den har gjort, ansåg vi att semistrukturerade intervjuer var det för oss bästa tillvägagångssättet. Semistrukturerade intervjuer är enligt Saunders et al (2009, s. 323-‐324) ett bra arbetssätt om forskaren vill förstå anledningar till varför respondenterna har tagit vissa beslut eller agerat på ett visst sätt, vilket har varit syftet med studien. Vi har inför varje enskild intervju tagit fram en uppsättning med grundfrågor som varit specifika för den
personen (se Bilaga 2). Under intervjuerna har vi även ställt följdfrågor kring vissa av de svar som respondenterna har gett. Intervjun som genomfördes på PE-‐företaget var mindre strukturerad än de andra då vi saknade förkunskaper om vilka förändringar som implementerats. Utifrån den information som intervjun på PE-‐företaget gav oss formulerade vi grundfrågor till personerna på fallföretaget för att på så sätt kunna säkerställa att ekonomistyrningsförändringarna varit ett resultat av PE-‐uppköpet. Som ett komplement till intervjuerna har vi även studerat interna dokument och rapporter. 3.5 Val av respondenter
Vi har genomfört semistrukturerade intervjuer med totalt sju personer (se Bilaga 1). Fem av personerna är anställda vid fallföretaget, en har tidigare varit det och en är förvaltare på PE-‐företaget. Av de fem anställda på fallföretaget har två av dem arbetat på företaget både före och efter uppköpet och de resterande tre har anställts efter uppköpet vid olika tidpunkter. Personen som har slutat var med både före och efter uppköpet. Anledningen till att vi valt just dessa personer är för att de vid olika tidpunkter haft centrala roller i implementeringen av förändringarna eller att de påverkats av förändringarna i sitt arbete på fallföretaget. Personen från PE-‐bolaget som vi intervjuat har sedan uppköpsprocessen haft ansvar för fallföretaget. Vi valde att intervjua honom, dels för att han har varit med under hela processen men också för att få svar på vad syftet har varit med de förändringar som genomförts.
3.6 Genomförande av intervjuer
Samtliga intervjuer varade mellan 45 och 90 minuter och genomfördes under april och maj 2012. Vi använde oss av inspelningsutrustning i form av ljudupptagning under samtliga av intervjuerna. Samtliga inspelningar har sedan transkriberats i sin helhet för att vi lättare skulle få en översikt över de svar som respondenterna gav. Det transkriberade materialet utgör totalt 53 sidor. Walsham (2006, s. 323) framhåller att en fördel med att spela in intervjuer är att det som faktiskt sades under intervjun sparas, vilket kan vara användbart om man som vi, vill få med direkta citat från respondenterna. 3.7 Presentation av den empiriska undersökningen
I det empiriska material som vi presenterar i arbetet har vi på uppmaning av både PE-‐ företaget och fallföretaget valt att hålla både företagen och dess anställda anonyma av den anledningen att de inte vill att känslig information som presenteras ska kunna kopplas till dem. I och med att de anställda varit anonyma har vi troligtvis kunnat få fram så sanningsenliga svar som möjligt från respondenterna vid intervjuerna. Hade vi valt att gå ut med deras namn i uppsatsen är det inte säkert att de hade känt sig bekväma att berätta hela sanningen, något som Walsham (2006, s. 323) lyfter fram som ett problem vid intervjuer och speciellt när de spelas in.
3.8 Analysmodell
Eftersom vi inte hade några kunskaper om vilka förändringar inom ekonomistyrningen som hade implementerats sedan fallföretaget blev uppköpta av PE-‐bolaget har vi använt oss av Malmi och Browns (2008) ramverk över ekonomistyrningssystem för att beskriva vilka förändringar som faktiskt kan klassificeras som ekonomistyrningsförändringar. Ramverket har även använts för att sätta in läsaren i vad ekonomistyrning är och vilka funktioner inom en organisation som ekonomistyrning innefattar. Vi har sedan använt oss av det institutionella ramverket över förändringar inom ekonomistyrning som Burns och Scapens (2000) har tagit fram när vi analyserar hur och varför förändringarna har mottagits på fallföretaget på det sätt som de har.
3.9 Validitet och Reliabilitet
För att säkerställa validiteten i vår undersökning har vi dels använt oss av Malmi och Browns (2008) definition av ekonomistyrning för att försäkra oss om att de studerade förändringarna varit inom ekonomistyrningssystemen på fallföretaget. Det som kan vara till en nackdel för validiteten i vår studie är det faktum att den är retrospektiv och därmed förlitar sig på de intervjuade personernas minnen av händelser. Nor-‐Aziah och Scapens (2007, s. 217) framhåller att minnen både kan vara fragmenterade och formade av hur personerna ser på saker i dagsläget vilket kan leda till problem. Vi har försökt att motverka det genom att ställa så djupt-‐gående frågor som möjligt till respondenterna, där de har fått förtydliga och exemplifiera mycket av det som har sagts. Flera av de intervjuade personerna fick även svara på frågor rörande samma saker och vi har på så sätt kunnat fastställa ifall något svar har varit udda eller tvetydigt. För att stärka validiteten i en vetenskaplig studie kan forskare även använda sig av en metod som kallas triangulering, vilket innebär att samma fråga studeras med hjälp av olika datakällor (Saunders et al. 2009, s. 146). Vi har så långt som vi haft möjlighet försökt att verifiera uttalanden i intervjuerna genom att studera interna dokument och rapporter från olika tidsperioder.
Reliabiliteten i icke-‐standardiserade studier kan ses som ett problem då de utförs för att försöka reflektera verkligheten vid en given tidpunkt, en verklighet som oftast är komplex och dynamisk (Saunders et al. 2009 s. 327-‐328). Eftersom vår fallstudie inte är tänkt att vara generaliserbar utan är gjord i syfte att undersöka fenomenet förändring i en specifik kontext, anser vi inte att en lägre grad av reliabilitet är till någon nackdel för studien. Att studera på ett mer strukturerat sätt för att öka reliabiliteten hade gjort det omöjligt för oss att komma så djupt i intervjuerna som det har krävts för att förstå hur tankesätten på fallföretaget har förändrats.
