Trådlöst fältarbete: leder detta till effektivare kooperation i arbetet

Margareta Forslund, Birgitta Hökenfeldt

Trådlöst fältarbete leder detta till effektivare

kooperation i arbetet

EXAMENSARBETE

Data- och systemvetenskapliga programmet C-nivå Institutionen för Industriell ekonomi och samhällsvetenskap

Avdelningen för Data och systemvetenskap

Margareta Forslund & Birgitta Hökenfeldt

SYSTEMVETARPROGRAMMET

C-NIVÅN

Institutionen för Industriell ekonomi och samhällsvetenskap Avdelningen för Data- och Systemvetenskap

Trådlöst Fältarbete

Threadless Fieldwork

Leder detta till

effektivare kooperation i arbetet ?

EXAMENSARBETE

Trådlöst Fältarbete Threadless Fieldwork

Examensarbete utfört inom ämnesområdet Data- och Systemvetenskap vid Luleå Tekniska Universitet

av

Margareta Forslund

Birgitta Hökenfeldt

Luleå 01-06-07

Handledare:

Sören Samuelsson, Luleå Tekniska Universitet

Förord

Denna uppsats är resultatet av vårt examensarbete på 10 poäng som ingår i Data- &

Systemvetenskapliga programmet vid Luleå Tekniska Universitet.

Det är många personer som har varit till stor hjälp under arbetets gång. Vi vill speciellt tacka alla berörda i hemtjänsten i Timrå- och Nordanstigs kommuner där vi genomfört fallstudien samt hemtjänsten i Luleå kommun som hjälpt oss med förstudiearbetet.

Vi tackar även Anders Svensson med kollegor på Telia Mobile som gett oss en inblick i pilotprojektet ”Permitto Care” och den teknik som används där.

Vi vill rikta ett stort tack till vår handledare på avdelningen Sören Samuelsson som har väglett oss på ett mycket bra och kunnigt sätt i vårt uppsatsarbete. Vi vill också tacka Stig Nilsson som ingick i vår handledargrupp för hans intresse och positiva inställning till att ge oss synpunkter och tips.

Luleå den 18 juni 2001

……….. ………

Margareta Forslund Birgitta Hökenfeldt

Sammanfattning

Ett relativt nytt område inom datavetenskap är överföring av information med stöd av telekommunikation. Denna teknologi har bidragit till ökad frihet eftersom att man inte längre är lika tids- och platsberoende. Anställda som utför sitt arbete ute på fältet och samtidigt behöver komma åt information kan dra fördelar av denna teknologi.

Vi har genomfört en fallstudie på två kommuners hemtjänstgrupper där vi undersöker om informationshantering med mobila enheter har medfört några kooperativa förbättringar i arbetet. Uppsatsen belyser även datateknologins betydelse för individen och gruppen samt en generell beskrivning av den trådlösa tekniken.

Resultatet av undersökningen visar att genom att använda mobila enheter för informationshantering så uppnås positiva förbättringar för fältarbetande grupper som är beroende av varandras arbeten.

Abstract

A relatively new area in computer science is the transmission of data supported by telecommunication. This technology has led to an extended freedom as a result of the time- and place independence. Field working personnel who need access to information can with this technology obtain labour savings and qualitative advantages.

We have conducted a survey on two municipal old-age care groups where we have investigated if the information handling using mobile units has led to any cooperative improvements in their work. The essay also illuminates the computer technology’s impact on the individual and the group as well as provides a general description of the wireless technology.

The result of the survey shows that usage of mobile units for information handling results in positive improvements for field working groups that are dependent on each other’s work.

INLEDNING ... 1

1.1 PROBLEMOMRÅDE... 1

1.2 MÅL/SYFTE... 2

1.3 AVGRÄNSNINGAR... 2

1.4 HYPOTES... 2

1.4.1 Oberoende variabler ... 2

1.4.2 Beroende variabler ... 3

1.4.3 Omgivningsvariabler ... 3

2 TEORETISK BAKGRUND ... 4

2.1 ORGANISATIONSTEORI... 4

2.1.1 Gruppens betydelse i organisationen... 5

2.2 INFORMATION... 5

2.2.1 Typer av information... 5

2.2.2 Spridning av information ... 5

2.3 CSCW – COMPUTER SUPPORTED COOPERATIVE WORK... 6

2.3.1 Betydelsen av kooperativt arbete ... 6

2.3.2 Kooperativt arbete i tid och rum ... 7

2.4 HCI – HUMAN COMPUTER INTERACTION... 8

2.4.1 Usability – ett nyckelbegrepp inom HCI ... 8

3 TEKNISK BAKGRUND ... 10

3.1 TRÅDLÖS KOMMUNIKATION... 10

3.2 TRÅDLÖSA NÄTVERK... 11

3.2.1 GSM-funktionalitet... 11

3.3 MOBILA ENHETER... 12

3.3.1 Mobiltelefon ... 12

3.3.2 PDA- Personal Digital Assistant ... 12

3.3.3 Hybrid (kommunikator)... 12

3.4 ASP – APPLICATIONS SERVICE PROVIDER... 12

3.4.1 WASP – Wireless Application Service Provider ... 13

4 METOD OCH GENOMFÖRANDE... 14

4.1 FALLSTUDIEN SOM METOD... 14

4.1.1 Reliabilitet och validitet ... 15

4.2 KRITERIER FÖR ANALYSENHET... 16

4.3 DATAINSAMLING... 16

5 FALLSTUDIE ... 17

5.1 BESKRIVNING AV HEMTJÄNSTEN... 17

5.1.1 En traditionell arbetsdag ... 18

5.2 TIMRÅ HEMTJÄNST... 19

5.3 NORDANSTIG HEMTJÄNST... 19

5.4 EN ARBETSDAG MED DEN MOBILA TEKNIKEN... 19

5.5 RESULTAT AV INSAMLAD DATA... 19

5.5.1 Hur påverkas samarbetet (fas 1)... 20

5.5.2 Hur påverkas samordning (fas 2)... 22

5.5.3 Hur påverkas sambeslut (fas 3)... 24

5.5.4 Resultat av omgivningsvariablerna (fas 4) ... 25

5.5.5 Det egna arbetsresultatet kontra grupp/verksamhet (fas 5)... 26

6 ANALYS AV RESULTAT ... 27

6.1 SAMARBETE... 28

6.2 SAMORDNING... 29

6.3 SAMBESLUT... 30

6.4 ANALYS AV OMGIVNINGSVARIABLERNA... 31

6.5 ANALYS AV EGNA ARBETSRESULTATET KONTRA GRUPP/VERKSAMHET... 31

7 SLUTSATSER ... 32

7.1 SLUTSATSER FRÅN ANALYSARBETET... 32

8 EGNA REFLEKTIONER ... 34

8.1 VAL AV ÄMNE OCH FALLSTUDIE... 34

8.2 METODDISKUSSION... 34

8.2.1 Val av analysenhet ... 34

8.2.2 Förstudie ... 34

8.2.3 Enkätutformande... 35

8.2.4 Undersökningens validitet och reliabilitet ... 35

8.3 ERFARENHETER... 35

8.4 FÖRSLAG TILL FORTSATT FORSKNING... 36

REFERENSER... 37 Bilaga 1 ... I Bilaga 2 ... IV Bilaga 3 ... VI Bilaga 4 ...VII Bilaga 5 ... VIII Bilaga 6 ... XVIII Bilaga 7 ...Error! Bookmark not defined.

1 Inledning

Mobil kommunikation är ett område som vuxit under de senaste åren. Tekniken har möjliggjort att information kan bli tillgänglig oberoende av tid och plats. Allt fler branscher börjar se på den mobila tekniken för att effektivisera verksamheten.

1.1 Problemområde

Idag krävs det av företag att vara mer flexibla och effektiva i och med ett hårdare företagsklimat med ökad konkurrens. Därmed måste företagen hushålla med sina resurser i form av kapital och personal. Yrkesgrupper som är fältarbetande och som i sitt dagliga arbete måste förflytta sig inom sitt geografiska arbetsområde kan inte utnyttja sin arbetstid effektivt vilket i sin tur påverkar företaget negativt. Ett problem är att de anställda med ständiga informationsbehov får göra onödiga resor för att inhämta information, vilket kräver både tid- och personalresurser av verksamheten.

Med stöd av teknologin inom telekommunikation har man fått en ökad frihet som gör att man inte längre är lika tids- och platsberoende. I och med detta ersätts den fysiska närvaron med tekniska hjälpmedel och möjligheten att utbyta information kvarstår eller till och med ökar.

Med bakgrund av denna beskrivning visas den vikt som informationshantering spelar in i verksamheter med fältarbetande personal. Det är därför av intresse att belysa vad den mobila informationsteknologin kan bidra med på detta område. Utvecklingen på den mobila tekniksidan ger nya möjligheter för fältarbetande grupper som i sitt dagliga arbete behöver tillgång till viktig information.

1.2 Mål/syfte

Målsättningen med uppsatsen är att undersöka om informationshantering med mobila enheter kan effektivisera samarbete, samordning och sambeslut för fältarbetande grupper.

1.3 Avgränsningar

Vår undersökning ska utreda om mobila enheter effektiviserar samarbetet, samordning och sambeslut för fältarbetande grupper. En definition av fältarbete är ”... insatser som bedrivs av kommunala fältsekreterare eller fritidsledare alternativt personer som är engagerade inom ideella organisationer”, [30]. Det vi menar med fältarbetande grupper är personer som är beroende av varandra i sitt arbete samt utför sina huvudsakliga arbets- uppgifter på annan plats än det stationära kontoret. Vi tittar inte på om införandet av tekniken medfört några organisationsförändringar eller påverkat verksamhetens kostnader. Slutkundens upplevelse av den mobila tekniken bortser vi också ifrån.

Förutom detta beskriver vi endast tekniken generellt.

1.4 Hypotes

”Informationshantering med mobila enheter effektiviserar samarbete, samordning och sambeslut för fältarbetande grupper”

1.4.1 Oberoende variabler

De variabler som ska visa sig påverka effektiviteten är graden av mobilitet, d v s informationshantering med eller utan mobila enheter. Med mobila enheter menar vi en liten handburen enhet där kommunikation sker via luften.

Informationshanteringen är indelad i fyra aktiviteter som kan göras både på ett traditionellt sätt samt med mobila enheter, [40] och [43].

• Dokumentering

• Rapportering

• Planering

• Meddelandehantering Traditionellt/Mobilt betr:

• Informations-

hantering Effektivitet

Figur 1.1. Black Box med oberoende-, beroende- och omgivningsvariabler.

Användarbakgrund Teknik

1.4.2 Beroende variabler

Effektivitet kan ses ur flera dimensioner och bör ställas i relation till en verksamhet, ett mål och en arbetsuppgift. Effektivitet kan delas upp i två delar, en inre och en yttre del [13].

Inre effektivitet – att göra saker rätt och Yttre effektivitet – att göra rätt saker.¹

Vår definition av effektivitet är den upplevda effektiviteten hos individen.

Om arbetet har effektiviserats ses utifrån tre kooperativa aspekter.

S

Dokumentation/rapportering Kunskapsgenerering

S

Synkronisering av arbetsuppgifter Kontinuitet av personal till kund

Kontroll och bevakning

Tidsutnyttjande

S

De variabler som ingår i de tre kooperativa delarna har vi hämtat dels från teorin [5] och [9], dels från intervjuer i vår förstudie [41] och [45], bilaga 1 och 2. Det vi menar med informations-säkerhet är att händelser kring kunden blir dokumenterade och att denna information är korrekt och aktuell.

1.4.3 Omgivningsvariabler

Omgivningsvariablerna är aspekter som hypotesen är beroende av men som vi inte kan påverka, [4] och [25]. Dessa variabler innefattar.

Användarbakgrund Kön Ålder

Anställningstid Datorvana

Utbildning

Utbildning i verktyget

Inställning till införande av tekniken

T

1 Ett annat ord för inre effektivitet är produktivitet som avser förhållandet mellan den produktion som man åstadkommer och de resurser som är insatta i ett jämförande tidsperspektiv [13].

2 Teoretisk bakgrund

Med teoridelen i vår uppsats vill vi ge läsaren en helhetsbild om individen ur ett arbetsperspektiv, det vill säga individens arbetsprocesser i gruppen och organisationen.

Detta gör vi med anledning av att uppsatsen undersöker individens upplevda effektivitet i sin arbetsroll och sina arbetsuppgifter. Det personliga perspektivet belyser egenskaper som påverkar hur väl individen tar till sig tekniken, figur 2.1.

2.1 Organisationsteori

Syftet med uppsatsen är att utreda om vissa aktiviteter beträffande informationshantering i arbetet har effektiviserats av mobil kommunikation. Med bakgrund till detta vill vi belysa några aspekter inom organisationsteorin. Teorin är ett område i nära anknytning till praktiska problem. Målet i organisationsteori är att utöver enskilda branscher och enskilda sektorer i samhället försöka utveckla en kunskap om organisationer som är allmängiltig. Nationalencyklopedin defininerar organisationsteori enligt följande [30].

”En samlingsbeteckning för de teorier för att beskriva och analysera företag och förvaltningar (avseende struktur, styrning, beteendemönster, normer m.m.) som förekommer inom olika discipliner, bl.a. företagsekonomi, psykologi, sociologi och statskunskap.”

Organisation

Grupp Individ

Figur 2.1. Bild av teoretisk bakgrund.

Organisationsteori CSCW - Computer Supported

Cooperative Work

HCI - Human Computer Interaction

2.1.1 Gruppens betydelse i organisationen

I organisationer har gruppens betydelse en avgörande roll för effektivitet och utveckling.

Därför bör en organisations ledning ha kunskap om de krav som ställs på och från de olika grupperna som organisationen är uppbyggd av. Det handlar om bland annat att skapa goda villkor för gruppernas produktiva funktioner och det gäller förhållanden som beteendenormer, rollfördelning, effektivitet, trivsel, arbets- och ledningsprocesser etc. I litteraturen ”Organisationsteori” nämns tre dimensioner som gruppers effektivitet kan studeras utifrån [2];

1. Gruppens produkt - dess resultat i förhållande till uppställda mål.

2. Gruppens struktur - mönstret för mellanmänskliga relationer.

3. Gruppens processer - de aktiviteter som äger rum inom det strukturella mönstret.

2.2 Information

I en verksamhet är information en viktig resurs. Information kan beskrivas på många olika sett. I rapporten ”Intern information i en decentraliserad organisation” beskrivs information som "…information är detsamma som kunskap och att informera någon innebär att delge denne kunskaper. Kunskaper behöver man för att veta vad man ska göra eller hur någonting ska göras.” [22].

2.2.1 Typer av information

Information kan delas in i olika fack. Syftet med information kan vara allt från att detaljinformation om arbetsrutiner till att skapa delaktighet i de övergripande målen och visionerna.

Operationell information är detsamma som arbetsinformation. Syftet är att arbetsuppgifterna blir utförda och att de som ska utföra dessa vet hur de ska gå till väga.

Bakgrundsinformation har ingen direkt koppling till arbetsuppgifterna med ett klart samband mellan dessa. Syftet med denna information är att höja kunskapsnivån hos mottagaren. Kunskaper ska ges för att underlätta bedömningar och beslutsfattande samt ge större insikt om organisationen och dess omvärld.

Trivselinformation syftar till att höja trivseln på arbetsplatsen och skapa samhörighet, [22].

2.2.2 Spridning av information

Inom en organisation krävs att system utformas så att informationen blir lättillgänglig mellan de olika nivåerna i hierarkin. De anställda behöver tillgång till en viss information för att kunna utföra sitt arbete. Informationen sprids muntligt, skriftligt och elektroniskt via de datanät som finns i organisationen. Ett viktigt begrepp är ”Just-in-time”, det vill säga att få rätt information, i rätt form och i rätt tid för att uppnå snabbare och effektivare styrning samt minimera risker [23].

2.3 CSCW – Computer Supported Cooperative Work

Som teoribakgrund till själva tekniken som ett redskap åt gruppen i vår fallstudie har vi tittat närmare på konceptet Computer Supported Cooperative Work. Detta är ett forskningsområde som bidrar till att förbättra praktiska nyttan och användbarheten inom informationsteknologin. Utgångspunkten för CSCW är att man utgår ifrån att många aktiviteter som utförs inom arbeten är kollektiva vilket innebär att flera personer är inblandade i en arbetsuppgift. Om man tittar på IT system designmässigt är den av individuell karaktär medan CSCW har socialpsykologin² som tillämpningsområde för att förbättra designmetoder [9].

2.3.1 Betydelsen av kooperativt arbete

Då denna uppsats undersöker hemtjänstens arbete vill vi belysa CSCW:s kooperativa betydelse. Inom en organisation finns det olika typer av kooperativt arbete. Under en arbetsprocess kan tre typer av kooperativt arbete krävas – samarbete, samordning och sambeslut [9]. För att förstå naturen av kooperationen inom en grupp är det viktigt att se på interaktionen mellan gruppmedlemmarna, kritiska samarbetssituationer samt naturen av de olika nätverken relaterat till organisationen mm.

Samarbete är den gemensamma arbetsprocessen vid utförande av en bestämd handling/aktion. Samarbete kräver att individer arbetar tillsammans med syftet att uppnå ett allmänt mål. Om samarbetet lyckas beror på vilken grad individerna har bidragit till att generera kunskaper sinsemellan samt om målet och processen att uppnå målet är detsamma för samtliga individer. Vid processens slut kan inte den enskildes bidrag härledas eftersom slutprodukten som en entitet är resultatet av gruppens alla individers bidrag.

Samordning är en kooperativ process där individer behöver koordinera sitt arbete med övrigas arbeten. Handlingar av individuella personer ger mening åt andra individers handlingar som i sin tur bidrar till en individuell handling. Det främsta problemet i samordning är att synkronisera människor, handlingar och förenligheten med individens handlingar gentemot hela processen. Därför är det viktigt att dela upp arbetsuppgiften i lämpliga delar för att uppnå tillfredsställande samordning.

Sambeslut (co-decision) innebär individens bidrag till det gemensamma beslutet. Beslutet kan tas av gemene man (alla deltagande har samma kvalifikationer och positioner i beslutsprocessen) eller av personer med olika status (varje person deltar i beslutet på basis av hans eller hennes specifika roll). Att skapa en gemensam förståelse och dela på allmän kunskap är viktiga aspekter i processen vid gemensamt beslutstagande. Oftast går det inte här liksom i samarbete att se den individuelles bidrag i beslutsprocessen eftersom det är ett resultat av ömsesidig inblandning av deltagarna med deras personliga upplevelser och beslutsmodeller.

2 En gren inom beteendevetenskap som studerar hur det sociala samspelet mellan individer fungerar och påverkar de inblandade [30].

Kooperativt arbete kan karaktäriseras enligt nedan [10].

• En grupp utför en arbetsuppgift, ibland beslutstagande ibland inte.

• Gruppmedlemmar kan vara lokaliserade på olika platser.

• Gruppmedlemmar kan arbeta på olika tidpunkter.

• Gruppmedlemmar kan arbeta för samma eller olika organisationer.

• Gruppen kan vara permanent eller temporär.

• Gruppen kan vara synergisk (samma mål) eller vara i konflikt inom gruppen.

• Det kan bli vinster eller förluster i produktiviteten genom grupparbete.

• Uppgiften kan behöva utföras mycket fort.

• Den kan vara omöjligt eller för dyrt för alla medlemmar i gruppen att mötas på en plats.

• Viss data som behövs, information eller kunskap, kan vara lokaliserade i många källor, många som är utanför företaget (externa källor).

• Expertis från icke gruppmedlem kan behövas.

2.3.2 Kooperativt arbete i tid och rum

När personer arbetar i grupp, speciellt när de befinner sig på olika platser och arbetar olika tider behöver de kunna kommunicera, samarbeta och komma åt diverse information från olika källor i olika format. Hur effektiv en datorstödd teknologi blir beror på gruppmedlemmarnas plats samt tiden då delad information sänds och mottas. I boken

”Decision Support Systems and Intelligent Systems” delar Turban in kommunikationen i fyra celler/dimensioner, tid och plats [10], figur 2.2.

Samma tid Olika tid

Samma plats

Olika plats

• GSS i ett beslutsrum

• Webbaserat GSS

• Multimedia presentationssystem

• Anslagstavla

• Document sharing

• Webbaserat GSS

• Anslagstavla

• Document sharing

• Videokonferens

• Audiokonferens

• Datorkonferenser E-mail, V-mail

• GSS i ett beslutsrum

• Webbaserat GSS

• Workflow manage- ment system

• Document sharing E-mail, V-mail

• Webbaserat GSS

• Anslagstavla

• E-mail, V-mail

• Workflow manage- mentsystem

• Document sharing

• Datorkonferens med minne

Figur 2.2. Tid/plats kommunikation och några kollaborativa datorstödda teknologier. GSS – Group Support System [10].

• Tid - När informationen är sänd och mottagen nästan samtidigt, är kommunikationen synkronisk. Asynkronisk kommunikation uppstår när mottagaren får informationen under en annan tidpunkt än när den sänts.

• Plats - Sändaren och mottagaren kan antingen vara på samma plats eller inte.

• Samma tid/samma plats - Deltagarna möts ansikte-mot-ansikte på en plats samma tid som i traditionellt mötesrum.

• Samma tid/olika plats - Deltagarna är på olika platser men de kommunicerar samtidigt.

• Olika tid/samma plats - Personer arbetar i skift. Ena personen lämnar information till nästa skift.

• Olika tid/olika plats - Deltagarna är på olika platser. De sänder och mottar information på olika tidpunkter. Detta inträffar när gruppmedlemmar reser, har olika scheman eller arbetar i olika tidszoner, [10].

2.4 HCI – Human Computer Interaction

Detta teoriområde har vi tagit med i uppsatsen med anledning av de omgivningsvariabler som kan påverka vår hypotes.

HCI – Human Computer Interaktion, på svenska MDI – Människa Dator Interaktion, är ett forskningsområde som handlar om att datorers hård- och mjukvaror ska designas så att de blir vida accepterade och använda. Detta innebär att datorerna och applikationerna ska utformas för de behov och förmågor som människor har, det vill säga för de personer som de är avsedda för. Det ultimata är att användarna inte ska behöva tänka på hur man använder en dator.

En definition av ACM Special Interest Group on Computer Human Interaction lyder enligt följande [4].

”Människa datorinteraktion är en disciplin som innefattar design, utvärdering och implementering av interaktiva datorsystem menade för mänsklig användning samt studier av viktiga fenomen kring detta.”

2.4.1 Usability – ett nyckelbegrepp inom HCI

”Usability”, användarvänlighet på svenska, är ett nyckelbegrepp i HCI vilket syftar till att göra system enkla att lära och lätta att använda.

HCI:s roll i systemdesign är att höja kvalitén av interaktionen mellan människa- och datorsystem. För att uppnå detta måste man systematisk använda kunskap om människors mål, förmågor och begränsningar tillsammans med kunskap om datorers förmågor och begränsningar.

Enligt Preece, ”Human Computer Interaction”, är HCI:s designmodell baserad på premisserna att design ska [4]:

• Vara användarcentrerad och involvera användare så mycket som möjligt så att de kan påverka designen.

• Integrera kunskap och expertis från olika discipliner som bidrar till HCI design.

• Bli högt iterativ så att testning kan utföras för att kontrollera att designen verkligen svarar upp till användarnas behov.

3 Teknisk bakgrund

Detta avsnitt beskriver den mobila tekniken där man använder en ASP- (Application Service Provider) tjänst. Figur 3.1 ger en konceptuell arkitektonisk bild av de olika komponenterna.³

3.1 Trådlös kommunikation

Till skillnad från markbunden kommunikation via kablar sker trådlös kommunikation via luften. Överföringsmedia kan vara infrarött ljus, mikrovågor eller sattelit, [35]. Syftet med kommunikationssystem är att transportera ett meddelande från en informationskälla till den som ska använda informationen.

3 Gateway - utrustning som förbinder olika nät eller konverterar mellan olika kommunikationsprotokoll.

Brandvägg - (firewall) - dator som skyddar lokalt nät mot intrång från Internet genom att filtrera datatrafiken och begränsa tillgängligheten till nättjänster på datorerna bakom brandmuren.

HTML - (Hypertext Markup Language) - sidbeskrivningsspråket för dokument i World Wide Web.

Innehåller direktiv för hantering av typsnitt, bilder och länkar till andra dokument.

Browser - (WWW-browser) - program för att läsa (bläddra bland) WWW-sidor.

Intranät - företagsinternt nät, ofta bakom en brandmur, som utnyttjar TCP/IP och Internet-tjänster http - (Hypertext Transfer Protocol) - det protokoll som ligger till grund för överföring av dokument i World Wide Web [37].

https – utökad http med SSL – Secure Socket Layer som krypteringsteknik [38].

Trådlös enhet

GSM

Trådlöst telenät

Internet Gateway till Mobil

Internettjänst

Stationär PC Gateway via mark- bundna nätet

Intranät Brandvägg Https

Figur 3.1. Arkitektonisk bild av de ingående komponenterna, [31].

HTML- browser

3.2 Trådlösa nätverk

I många moderna system för trådlös kommunikation är det primära målet att förse ett stort antal av mobila eller stationära användare access till nätverket. Ett sådant kommunikationssystem, där användarna är utspridda över ett geografiskt område, men där antalet och lokaliseringen inte är prioriterat känd, är refererad som ett områdeskommunikationssystem eller trådlöst nätverk [1].

Ett trådlöst nätverk är GSM-nätet (Global System for Mobile Telephone) som introducerades 1992, [11].

3.2.1 GSM-funktionalitet

En mobiltelefon fungerar som en kombinerad radiomottagare och radiosändare. Samtalen till och från mobiltelefonen skickas digitalt som radiovågor mellan mobiltelefonen och en basstation. Den digitala signalen är krypterad, vilket innebär att det är skyddat mot avlyssning. Området som basstationen täcker in kallas för en cell. Från basstationen går samtalet antingen i vanliga telefonledningar eller via en radiolänk till en växel. Därifrån kopplas samtalet antingen ut på det vanliga telefonnätet eller skickas till en annan basstation om det skall till en annan mobiltelefon [33].

För att GSM-systemet ska veta var abonnenten befinner sig finns en databas kallad HLR (Home Location Register) där information om vilken cell som mobiltelefonen befinner sig i lagras [11]. Om abonnenten förflyttar sig utanför HLR: ns område, exempelvis till utlandet, kommer en VLR (Visitor Location Register) där att läsa av informationen från abonnentens HLR. På så sätt fungerar även abonnemanget i utlandet. Detta kallas roaming. Alla abonnenter behöver ha ett SIM-kort (Subscriber Identification Module), ett litet plastkort som sätts in i mobiltelefonen. På kortet lagras all viktig data, så som lagrade telefonnummer debitering och SMS-meddelanden. Kortet fungerar i vilken GSM- telefon som helst. Utan SIM-kortet fungerar inte telefonen. Figur 3.2 visar en site⁴ med tre basstationer [37].

4 Site - ett "nät-ställe", oftast liktydigt med en WWW-tjänst [11].

Figur 3.2. "Site" med tre basstationer, Per Wallander, ”GSM-boken”.

Cell 1

Cell 2 Cell 3

3.3 Mobila enheter

Det finns ett antal olika mobila enheter. Det som är gemensamt för dessa är att de är små och lätt att bära med sig, men ändå ha stor kraft inom sig. Utvecklingen går i snabb takt och det utvecklas hela tiden nya versioner och modeller för att möta marknaden. Som exempel kan nämnas mobiltelefon, PDA- Personal Digital Assistant och hybrid (kommunikator) [36].

3.3.1 Mobiltelefon

Mobiltelefonen är den mest använda och utbredda mobila enheten. Den gör det möjligt att agera oberoende av plats. Med andra ord, den gör det möjligt för användaren att bli mobil och samtidigt accessbar. De flesta mobiltelefoner använder GSM trådlös kommunikationsstandard. Detta är en trådlös plattform eftersom den använder radiofrekvens [36].

3.3.2 PDA- Personal Digital Assistant

PDA är ofta använd för individuella organisationsuppgifter som exempelvis skriva anteckningar under fältarbete. PDA kopplas till ett nätverk antingen via kabel till en dator eller trådlöst via en mobiltelefon. Detta gör att PDA ofta används till uppgifter som innebär att man inte behöver vara konstant uppkopplad till ett nätverk. Exempel på olika PDA:s är: Palm Pilot, Psion 5, HP 620 LX och Casio Cassioperia [36].

3.3.3 Hybrid (kommunikator)

En hybrid är delvis en mobiltelefon, delvis en PDA. Nokia 9000 är nog det mest kända exemplet [36]. Den senare versionen är Nokia 9110 [34].

3.4 ASP – Applications Service Provider

ASP – Application Service Provider definieras av Anders Lotsson, Computer Sweden, enligt följande [60].

"Programuthyrare är företag som utvecklar, tillhandahåller och förvaltar tillämpningar för kunder som därmed kan använda sin egen IT-avdelning till viktigare saker"

ASP innebär att ett företag skriver kontrakt med en programuthyrare som ger tillgång till tillämpningar som inte är lagrad hos kunden själv. Programuthyraren ansvarar för att utplacera, hysa, förvalta och ge tillgång till tillämpningen. Det är med andra ord programuthyraren som köper och underhåller programmen eller utvecklar dem för kundens räkning enligt dennes specifikation [60]. Programuthyraren ansvarar även för att servrar och nät underhålls samt ger kunden tillgång till dem enligt kontraktets överenskommelser om tid och pris. Kunden får tillgång till tillämpningen genom en reserverad T1-lina via Internet eller ett intranät.

Lagring av tillämpningarna finns hos programuthyraren i tillämpningsservrar, oftast Unix- eller NT-servrar. De tillhandahåller till största delen tunna klienter och ger ett allt- i-ett program som innefattar datasäkerhet, e-post, internetåtkomst, anvisningar och andra tjänster, men programmets huvuduppgift är att sköta kontakten med servern.

ASP-tjänsterna kan indelas i tre grupper [60], sid 7:

1. Företagsprogram – kundhantering, enterprice resource planning (erp), e-handel och informationslagring.

2. Samarbetsprogram – program som behövs för den inre verksamheten, exempelvis e-post, grupprogram, dokumenthantering och meddelandehantering.

3. Personligt bruk – spel, underhållning, kontorsprogram för hemmabruk och liknande.

3.4.1 WASP – Wireless Application Service Provider

Med begreppet WASP - Wireless Application Service Provider menas att ASP- tillämpningarna kan accessas trådlöst. Med en trådlös mobil terminal får kunden tillgång till applikationerna. Denna lösning ger ett bra stöd i verksamheter som har fältarbetande personal och ger möjlighet till ett förändrat och mer flexibelt arbetssätt [31].

4 Metod och genomförande

Figur 4.1 beskriver generellt respektive moment i vår undersökning. Varje steg i modellen återfinns i uppsatsen. Vi har valt fallstudie som metod eftersom att den är lämplig när man endast går ut i ett fåtal företag för att undersöka många faktorer och därefter gjort en tvärsnittsstudie av fallen. Vi ansåg att det var lämpligt att använda enkäter och intervjuer och vända oss direkt till användarna för att inhämta information.

4.1 Fallstudien som metod

Fallstudien är en empirisk⁵ undersökningsmetod som kännetecknas av ett fåtal undersökningsobjekt som studeras intensivt. Fall syftar till en naturlig process det vill säga en process som skulle ha startats oavsett om undersökningen inte genomförts. Ett experiment i ett laboratorium är inte ett fall, eftersom denna process inte skulle ha startat om undersökningen inte genomförts [24].

5Empirisk- filosofisk riktning som i motsats till rationalismen betonar erfarenheten snarare än förnuftet som bas för vår kunskap. Empirismen är en huvudriktning inom kunskapsteorin men har betydelse också för andra delar av filosofin såsom språkfilosofi och vetenskapsteori. Etiketten empirism har emellertid använts om ståndpunkter med mycket olika schatteringar, från den starka och av få hävdade tesen att all kunskap har sin enda källa och grund i sinneserfarenheten, till den svaga och föga kontroversiella tesen att erfarenheten utgör en grund till kunskap [30].

Hypotes

Teori

Variabler Intervju/Enkät Förstudie

Slutsats

Hypotesen bekräftas eller förkastas

Figur 4.1. Generell beskrivning av undersökningens moment.

Empiri

Problem- område

Analys

Ett och samma fall, singel case study, kan innefatta mer än en analysenhet. Detta inträffar när man uppmärksammar subenheter, embedded units, inom det enskilda fallet.

Exempelvis i en organisationsstudie kan uppmärksamheten riktas mot processenheter så som möten, roller eller platser. Då gör man en så kallad embedded case study design. Om man däremot i fallet uppmärksammar organisationen som helhet används en holistic design [14].

Tvärsnittsstudie är en metod för analys av data, exempelvis enkätundersökningar. I denna metod analyseras en eller ett flertal faktorer för ett relativt stort antal undersökningsobjekt. Fallstudien studerar samtliga faktorer i det enskilda fallet medan tvärsnittsstudien studerar flera fall med avseende på en eller flera faktorer åt gången. Det som är utmärkande för fallstudie är sättet att analysera data med uppgiften att skapa en helhetsbild av varje fall. Analysen innefattar bland annat att utreda faktorernas inbördes beroenden [24]. Vår undersökning är en kombination av fallstudie och tvärsnittsanalys, där vi endast studerar informationshanteringen på två identiska företag och jämför dem med traditionellt arbetssätt, figur 4.2.

4.1.1 Reliabilitet och validitet

I fallstudien bör man sträva efter att uppnå en hög validitet och reliabilitet. Validitet står för i vilken utsträckning man verkligen mäter det man avser att mäta. Reliabilitet står för graden av tillförlitlighet i mätinstrumentet, det vill säga i vilken utsträckning man får samma värde om man upprepar mätningen [7].

Undersökt faktor

1 2 3 . . . m

1 2 …n

Tvärsnittsstudie

Fallstudie

Figur 4.2. Fallstudie kombinerat med tvärsnittsanalys. Ett fall med två analysenheter.

Analys- enhet

4.2 Kriterier för analysenhet

De kriterier vi satt upp inför undersökningen var följande;

• Minst två företag som använde mobila enheter som hjälpmedel i sitt arbete. Detta för att öka hypotesens trovärdighet.

• Tekniken använts i cirka sex månader samt att användarnas yrkesroll var fältarbete.

Detta innebär att användarna kan blicka tillbaka och se hur det var att arbeta utan den mobila enheten samt svara på frågor om arbetet har förändrats efter införandet av tekniken. En allt för kort tid kan medföra att man har svårt att uppskatta vilken nytta tekniken har gett, dels för att man inte hunnit lära sig den, dels för att det kan ta tid att få alla funktioner i drift vid ett införande.

4.3 Datainsamling

För att få en så bra datainsamling som möjligt bifogades enkätutskicket med ett följebrev samt ett frankerat svarskuvert för att säkerställa att samtliga enkäter skulle bli returnerade i tid.

5 Fallstudie

Fallstudien är gjord på två kommuners hemtjänstgrupper i Timrå och Nordanstig som i ett pilotprojekt⁶ (start november 2000) med Telia Mobile använder mobila enheter i sitt arbete. Hemtjänstpersonalen använder kommunikatorn Nokia 9110 för kommunikations- och informationshantering. Nokia 9110 innehar bland annat grundkomponenterna telefon, fax, SMS, Internet, kontakter, anteckningar, kalender och system. I Internetapplikationen innefattas e-mail, World Wide Web som stöder HTML 3.2 standard men inte Java eller Java script. Den stödjer även nya HTTP v1.1, FTP (File Transfer Protocol) och SSL (krypterad överföring). Nokia 9110 Communicator är kompatibel med ett stort antal databassystem och kan läsa från ett intranät via en webbapplikation samt har ett internminne på 8MB. Applikationerna erhålls som ASP-tillämpningar. Åtkomst till dessa erhålls via GSM-nätet till Telias Intranät.

Med kommunikatorn kan personalen med hjälp av planeringsverktyget registrera in/kontrollera vilka arbetsuppgifter som ska utföras under en vecka. Om det inträffat vårdtagaren något som de övriga bör veta rapporteras detta i en meddelandefunktion som är det första som visas när man loggar in sig på kommunikatorn. Man kan även rapportera detta i vårdtagarens journal, som även här kommer upp som ett meddelande vid inloggningen om något har rapporterats. De tjänster som vårdtagaren erhållit bockas för i kommunikatorns kvalitetskontroll/klarmarkeringsfunktion. Det finns även en anslagstavla som personalen kan använda som informationskanal till övriga i gruppen vad beträffar möten och övrig personalinformation. Man kan även hämta information om vårdtagaren, exempelvis adressuppgifter, vägbeskrivning, uppgifter om anhöriga etc [43], [40].

Alla i gruppen berörs inte av samma information. I och med detta kan man registrera in personalen under olika roller samt skapa områdes- och gruppbehörighet. En person tilldelas rollen som administratör som sköter rollfördelningen/behörighet för övrig personal. I rollen som biståndshandläggare erhålls bland annat behörighet att uppdatera vårdtagarinformation. Övriga roller är arbetsledare och vårdgivare. Vårdgivarrollen som innehar de som är ute på fältet och sköter den primära omsorgen [40], bilaga 4.

5.1 Beskrivning av hemtjänsten

Hemtjänsten är en serviceorganisation som tillhandahåller omsorg till handikappade och äldre som inte själva klarar av sitt vardagliga liv. Det är en offentlig myndighetsutövande och tjänsteproducerande organisation av människovårdande karaktär och politisk styrd.

Finansiering av verksamheten sker främst via skatter men även i mindre omfattning genom avgifter.

6 Pilotprojekt förberedande eller vägledande: pilotfall; pilotprojekt; pilotstudie; pilotundersökning [30]

För att få tillgång till hemtjänstens tjänster ska medborgaren uppfylla de villkor som uttrycks i socialtjänstlagen⁷. Arbetet inom den sociala hemtjänsten innebär att anställda går hem till människor och hjälper dem med olika sysslor i deras egna hem. Idag är det främsta målet inte enbart att bedriva omsorg utan också driva verksamheten på ett effektivt sätt. Det är socialnämndens politiker som beslutar om hemtjänstens mål och riktlinjer [5].

Aktörerna som arbetar inom hemtjänsten är omvårdnadschefer, hemtjänstassistenter, vårdbiträden och undersköterskor. Fallstudien berör omvårdnadschefer och vårdbiträden/undersköterskor. Omvårdnadschefen arbetar med indirekt omsorg vilket innebär budget-, personal- och omvårdnadsansvar. De är både myndighetsutövare, arbetsledare och verksamhetsansvariga och utför sitt arbete på delegation från socialnämndens politiker. Vårdbiträdet och undersköterskan utför den direkta omsorgen och är nyckelpersoner i omsorgsarbetet. Deras uppgifter är att se till att ge den hjälp som omsorgstagaren har fått beslut om, så att deras vardag fungerar.

5.1.1 En traditionell arbetsdag

I förstudien intervjuades en undersköterska som arbetar inom hemtjänsten i Luleå kommun [41]. Hon beskriver en vanlig arbetsdag enligt följande:

’När jag arbetar dagtid börjar jag 07.15 och slutar 16.15. Jag börjar alltid arbetsdagen med 15 minuters planering i grupplokalen. Då måste vi vänta tills alla har kommit så att ingen är sjuk och uteblir. Denna tid är alltid strulig. Vi kollar igenom vad som hänt och vilka vårdtagare som ska besökas. Jag hinner ungefär besöka fyra vårdtagare under en förmiddag. De kan vara hjälp med påklädning, bäddning, frukost, medicinering mm.

Under lunchen är jag i grupplokalen. Då är det ofta struligt eftersom telefonen ringer mycket. Vi har telefontid 13.00.13.30 varje dag så att vårdtagare, anhöriga m fl kan ringa. Efter telefontiden fram till ca 15.00 sitter jag och planerar. På eftermiddagen hinner jag med två vårdtagare, exempelvis med tillsyn, medicin, mellanmål mm. Efter varje besök noterar jag på en lapp eller lägger på minnet vad som är utfört. Detta skriver jag upp i gruppens rapportbok som hemtjänstassistenten kollar av ca en gång i månaden.’

När vi frågar om det finns problem som skulle kunna lösas svarar hon:

’Det tar mycket tid av mitt arbete med att förflytta mig mellan vårdtagarna och grupplokalen. Vi skulle åtminstone behöva mobiltelefoner. Det enda vi har idag är en personsökare för hela gruppen och den är oftast inte igång eftersom den slukar batteri hela tiden.’

7Socialtjänstlagen (1980:620) ersätter sedan 1982 de tidigare lagarna om socialhjälp (1956), nykterhetsvård (1954), barnavård (1960) och barnomsorg (1976). Den kompletteras av socialtjänstförordningen

(1981:750), LVM (1988:870), LVU (1990:52) och LSS (1993:387). Jfr socialtjänst [30].

5.2 Timrå hemtjänst

Timrå kommun har 17 988 invånare varav 243 personer har hemvård och 307 hemsjukvård. Den grupp som använder sig av de mobila enheterna innefattar 17 personer (1 omvårdnadschef och 16 undersköterskor/vårdbiträden). Gruppen som innefattar två daglag på totalt 10 personal och ett nattlag på 6 personal ansvarar för hemvården för ca 32 personer inom centrala Timrå och Vivsta. Sträckan mellan vårdtagarna är promenadavstånd, men vid vissa ärenden, exempelvis sjuhusbesök, används bil [42], bilaga 3.

5.3 Nordanstig hemtjänst

Nordanstig kommun har ca 10 000 invånare. I områdena Strömsbruk och Stocka har 50 personer hemtjänst. Den grupp som använder sig av de mobila enheterna innefattar 8 personer (1 omvårdnadschef, 7 undersköterskor/vårdbiträden). Gruppen som innefattar ett daglag på 7 personal ansvarar för hemvården för ca 25 personer inom Strömsbruk och Stocka. Sträckan mellan vårdtagarna varierar från promenad- till cykelavstånd, men till ytterområdena som ligger upp till en mils avstånd från grupplokalen har personalen tillgång till bil [44], bilaga 3.

5.4 En arbetsdag med den mobila tekniken

Så här kan en arbetsdag se ut för en undersköterska som använder trådlös kommunikation i hemtjänstsarbetet [50].

Sara är en av 100.000 undersköterskor i landet som arbetar inom hemtjänsten. I dag arbetar hon förmiddag och börjar dagen vid frukostbordet med att logga in sig på kommunikatorn. Hon studerar schemat för dagen och ser vilka vårdtagare hon ska besöka samt vad som ska göras. Sara far direkt till Axel som bor ett par kilometer från henne. Eftersom att hon har tillgång till direkt information slipper hon åka den dryga milen till grupplokalen. Sara utför de arbetsuppgifter som Axel ska ha enligt arbetsplanen. Lite senare får Sara ett meddelande på kommunikatorn från arbetsledaren.

Det gäller ett besök hos Märta som inte är Saras vårdtagare. Saras kollega har blivit sjuk. Uppgifter om vilka insatser Märta ska ha samt vägbeskrivning om var hon bor får Sara lätt via kommunikatorn. Det tredje besöket är hos Sten som mår lite dåligt. Sara kontaktar distriktssköterskan. Hon kontaktar även dottern men får inte tag i henne utan lämnar ett meddelande på mobilsvar. När arbetsdagen är slut kontrollerar Sara att hon har dokumenterat och klarmarkerat sina insatser under dagen i centrala databasen så att alla har tillgång till informationen. Hon tittar även på anslagstavlan i kommunikatorn och ser vad personalmötet senare på eftermiddagen ska handla om. Efter personalmötet loggar Sara ut i kommunikatorn och går hem.

5.5 Resultat av insamlad data

Enkätresultaten är sammanställda i statistikprogrammet SPSS for Windows. I programmet kan man lätt generera fram korrelationer i form av matriser så att man kan se mönster i svaren. Av totalt 24 utskickade enkäter är 23 besvarade vilket ger en svarsfrekvens på ca 95 %, bilaga 5, 6 och 7.

Avsikten med analysen är att undersöka om den upplevda effektiviteten i gruppen har påverkats av informationshantering med mobila enheter. Analysen görs i fem faser. De tre första faserna redovisar vi hur den tekniken påverkat de beroende variablernas (samarbete, samordning och sambeslut) inbördes egenskaper som rör informationshanteringen. Utöver detta redovisar vi i fas fyra och fem resultatet av omgivningsvariablerna samt hur individerna upplever det egna arbetet kontra gruppen och verksamheten.

5.5.1 Hur påverkas samarbetet (fas 1)

I detta avsnitt redovisar vi hur Timrås och Nordanstigs personal upplever att samarbetet har påverkats av den mobila enheten.

Timrå

Timrås personal upplever att informationshantering med mobila enheter påverkat samarbetet enligt figur 5.1.

Teknikens bidrag till samarbete i Timrå

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

mycket bättre bättre oförändrat

Antal personer

Dokumentation/rapportering

I enkätfrågan om rapporteringen påverkats av den mobila tekniken är samtliga eniga om att det har blivit bättre varav drygt 46 % upplever att det blivit mycket bättre.

Några citat kring rapporteringen som påverkar samarbetet:

’Man kan skriva in i rapportbladet på en gång när det blir förändringar eller det händer något. Ska man upp på grupplokalen är det lätt att glömma bort, om det blir tal om något annat’

’Man kan på morgonen hemma kolla i rapportbladet om det hänt något på kvällen innan.

Man kan rapportera till arbetskamrater om någon ramlat och man vill ha hjälp’

Figur 5.1. Diagram på resultatet av upplevt samarbete inom Timrås arbetsgrupper.

Informationssäkerhet

Informationssäkerheten har vi mätt genom att fråga om den mobila tekniken bidragit till förändringar i informationshanteringen och därmed lett till färre informationsmissar och bättre omvårdnad. På denna punkt upplevde ca 87 % att omvårdnadsarbetet blivit bättre samt 80 % att informationsmissarna blivit färre.

Kunskapsgenerering

På frågan om tekniken bidragit till förändringar i informationshanteringen beträffande kunskapsgenereringen inom gruppen upplever cirka 80 % av undersköterskorna- /vårdbiträdena att det har blivit bättre med den nya tekniken.

Nordanstig

Nedan redovisas hur personalen i Nordanstig upplever att informationshantering med mobila enheter påverkat samarbetet, figur 5.2.

Teknikens bidrag till samarbete i Nordanstig

0 1 2 3 4

mycket bättre bättre oförändrat

Antal personer

Dokumentation/rapportering

I enkätfrågan om rapporteringen påverkats av den trådlösa tekniken är samtliga eniga om att det har blivit bättre varav drygt 66 % upplever att det blivit mycket bättre.

Några kommentar kring rapporteringen.

’Man kan inte missa något om vårdtagaren, det är bra’

’Man kan skriva in rapporten hos vårdtagaren ingen information blir glömd’

Informationssäkerhet

Informationssäkerheten har vi mätt genom att fråga om den mobila tekniken bidragit till förändringar i informationshanteringen och därmed lett till färre informationsmissar och bättre omvårdnad. På denna punkt upplevde drygt 83 % att omvårdnadsarbetet blivit bättre samt 67 % att informationsmissarna blivit färre.

Figur 5.2. Diagram på resultatet av samtligas upplevelse av samarbetet i Nordanstigs arbetsgrupp.

Kunskapsgenerering

På frågan om tekniken bidragit till förändringar i informationshanteringen beträffande kunskapsgenereringen inom gruppen upplever 50 % av undersköterskorna/vårdbiträdena att det har blivit bättre med den nya tekniken.

5.5.2 Hur påverkas samordning (fas 2)

I detta avsnitt redovisar vi hur Timrås och Nordanstigs personal upplever att samordning har påverkats av den mobila enheten.

Timrå

Nedan redovisas hur Timrås personal upplever att den mobila enheten bidragit till samordningen i arbetet, figur 5.3.

Teknikens bidrag till samordning i Timrå

0 1 2 3 4 5 6

mycket bättre bättre oförändrat

Antal personer

Informationsåtkomst/-utbyte

På frågorna till samtliga om informationsåtkomsten/informationsutbytet har förbättras upplevde cirka 86 % av undersköterskorna/vårdbiträdena att det har blivit bättre varav 60

% upplevde att det blivit mycket bättre. Omvårdnadschefen upplevde att informationsutbytet förändrats till det bättre.

Synkronisering av arbetsuppgifter och personal

På ovanstående punkt upplevde omvårdnadschefen att det blivit bättre med den mobila enheten.

Kontinuitet av personal till vårdtagare

Om kontinuiteten av personal mot vårdtagaren upplevdes som oförändrat.

Kontroll och bevakning

På ovanstående fråga upplevde omvårdnadschefen att det blivit bättre med kontrollen verksamheten, vårdtagaren och personalbehovet.

Figur 5.3. Diagram på resultatet av samtligas upplevelse av samordning i Timrås arbetsgrupper.

Tidsutnyttjande

I enkäten har vi även frågat vårdbiträdena/undersköterskorna om tidsförbrukningen på de olika arenorna (grupplokalen, vårdtagaren, färdtid och vårdcentral/sjukhus) har förändrats. Generellt hade denna tid inte förändrats.

Ett citat som kan förklara ett oförändrat resultat beträffande tidsutnyttjandet i grupplokalen.

’Eftersom detta är ett projekt så måste vi även skriva i rapportbladet i lokalen. Men det är en tidsvinst om man ej skulle göra det.’

Nordanstig

Nedan redovisas hur Nordanstigs personal upplever att den mobila enheten bidragit till samordningen i arbetet, figur 5.4.

Teknikens bidrag till samordning i Nordanstig

0 1 2 3 4

Mycket bättre bättre oförändrat

Antal personer

Informationsåtkomst/-utbyte

På frågorna om informationsåtkomsten/informationsutbytet har förbättras upplevde samtliga undersköterskor/vårdbiträden att det bättre varav drygt 66 % mycket bättre.

Omvårdnadschefen upplevde denna att punkt blivit mycket bättre.

Synkronisering av arbetsuppgifter och personal

På ovanstående punkt upplevde omvårdnadschefen att det blivit mycket bättre.

Kontinuitet av personal till vårdtagare

Om kontinuiteten av personal mot vårdtagaren upplevde omvårdnadschefen att det blivit både bättre och mycket bättre.

Kontroll och bevakning

I enkätfrågorna till omvårdnadschefen om kontroll- och bevakning svarade hon att hon har större kontroll av verksamheten, vårdtagaren, personalbehovet och vårdbehovet.

Figur 5.4. Diagram på resultatet av samtligas upplevelse av samordning i Nordanstigs arbetsgrupp.

Tidsutnyttjande

På frågan till vårdbiträdena/undersköterskorna om tidsförbrukningen på de olika arenorna (grupplokalen, vårdtagaren, färdtid och vårdcentral/sjukhus) har förändrats svarade samtliga enhälligt att detta var oförändrat.

5.5.3 Hur påverkas sambeslut (fas 3)

I detta avsnitt redovisar vi hur Timrås och Nordanstigs personal upplever att sambeslut har påverkats av den mobila enheten.

Timrå

Nedan redovisas hur Timrås personal upplever att den mobila enheten bidragit till sambeslut i arbetet, figur 5.5.

Teknikens bidrag till sambeslut

0 1 2 3 4 5 6 7 8

mycket bättre bättre oförändrat

Antal personer

Arbets-/personalplanering

86 % av vårdbiträdena/undersköterskorna upplevde att sambesluten kring arbetsplaneringen blivit bättre varav 26 % mycket bättre. Omvårdnadschefen ansåg att sambesluten kring personalrekrytering blivit mycket bättre.

Nordanstig

Nedan redovisas hur Nordanstigs personal upplever att den mobila enheten bidragit till sambeslut i arbetet, figur 5.6, nästa sida.

Figur 5.5. Diagram på resultatet av samtligas upplevelse av sambeslut i Timrås arbetsgrupper.

Teknikens bidrag till sambeslut i Nordanstig

0 1 2 3 4 5

Mycket bättre bättre oförändrat

Antal personer

Arbets-/personalplanering

Drygt 16 % av vårdbiträdena/undersköterskorna upplevde att sambesluten kring arbetsplaneringen blivit bättre, 33 % svarade oförändrat samt 50 % var uteblivna svar.

Omvårdnadschefen ansåg att sambesluten kring insatser och personalplanering blivit bättre.

5.5.4 Resultat av omgivningsvariablerna (fas 4)

Nedan redovisas resultatet av omgivningsvariablerna för respektive analysenhet.

Timrå

Analysgruppen i Timrå bestod bara av kvinnor mellan 26 –65 år varav 60 % under 46 år.

Av dessa har drygt 70 % arbetat 11 år och uppåt. 30 % av gruppen hade ingen datorvana vid pilotprojektets början, de övriga hade liten eller medeldatorvana. Cirka 83 % har fått utbildning i kommunikatorn och Samtliga upplever verktyget som lättanvänt. Accesstiden har varit mellan 1-3 minuter varav ungefär 47 % låg på 1 minut. De cirka 23 % som låg på 3 minuter ingick majoriteten av dessa i nattpatrullen. Accesstiden upplevs av hälften som bra och andra hälfter som mindre bra. Slutligen var 76 % positivt inställda till att införa den trådlösa tekniken och resterande både och. Idag upplever cirka 88 % tekniken som positiv, varav 12 % saknas.

Nordanstig

Analysgruppen i Nordanstig bestod bara av kvinnor mellan 26 –65 år varav 60 % under 46 år. Av dessa har drygt 80 % arbetat 11 år och uppåt. Cirka 30 % av gruppen hade ingen datorvana vid pilotprojektets början, de övriga hade liten eller medeldatorvana.

Cirka 86 % har fått utbildning i kommunikatorn och 86 % upplever verktyget som lättanvänt. Drygt 86 % har uppgett att accesstiden har varit 1 minut, 14 % har inte svarat.

Accesstiden upplevs av 70 % som bra och de övriga 30 % saknar vi svar på. Slutligen var 57 % positivt inställda till att införa den trådlösa tekniken och resterande 43 % både och.

Idag upplever cirka 86 % tekniken som positiv, varav 14 % saknas.

Figur 5.6. Diagram på resultatet av samtligas upplevelse av sambeslut i Nordanstigs arbetsgrupp.

5.5.5 Det egna arbetsresultatet kontra grupp/verksamhet (fas 5)

Nedan redovisas resultatet av det egna arbetsresultatet kontra gruppen och verksamheten för respektive analysenhet.

Timrå

Drygt 40 % upplever att koncentration på arbetet och kollegors effektivitet har blivit bättre. 60 % upplever att det sociala umgänget med arbetskollegor samt status i yrket har blivit bättre. 53 % upplever att det egna arbetsresultatet förbättrats. Av dessa frågor har cirka 7 % inte svarat.

På frågan om upplevelsen av socialt umgänge i gruppen var spontana kommentarer av en undersköterska:

’Alla får ta del i biståndsplanen -> leder till att alla är mer intresserade av det vi gör -> gruppen är mer måna om varandra även privat.’

Nordanstig

När det gäller koncentration på arbetet utan avbrott, och det egna arbetsresultatet har endast 17 % upplevt förbättringar. Uppnå verksamhetens mål och andra kollegors effektivitet upplevde 33 % förbättringar Socialt umgänge med arbetskollegor upplever drygt 80 % som oförändrat. Vad gäller status i yrket upplever 50 % att den blivit högre.

En spontan kommentar från ett vårdbiträde:

’Vid rasterna så har vi nu verkligen rast. Förut satt man med sitt kaffe framför telefon och ringde alla man skulle ha tag i.’

6 Analys av resultat

I nedanstående matris visar vi de mönster analysen resulterat i, figur 6.1. Siffran som visas nedan till höger i vissa kolumner anger antalet personer (i procent) som ej svarat.

Vad de olika färgerna står för anges nedan.

Variabel Omvårdn.chef Undersk/Vårdbitr Omvårdn.chef Undersk/Vårdbitr

Samarbete

Samordning

Sambeslut

16,7

TIMRÅ NORDANSTIG

Figur 6.1. Matris som visar hur samtliga i analysenheten upplever att informationshantering med mobila enheter påverkat samarbete, samordning och sambeslut i deras arbete.

6,7 16,7

6,7

Oförändrat Mycket bättre

Bättre

6.1 Samarbete

I ett arbete som utförs av flera individer krävs gemensamma arbetsprocesser vid utförande av en bestämd handling, med syfte att uppnå ett allmänt mål. Om samarbetet lyckas, enligt författaren av Computer Supported Cooperative Work, beror på vilken grad individerna har bidragit till att generera kunskaper sinsemellan samt om målet och

processen att uppnå målet är detsamma för samtliga individer. I organisationsteorin kapitel 2.2.1 säger man också att gruppens processer ett sätt att mäta effektivitet.

För att vårdgivaren ska få korrekt och säker information om vad som händer kring vårdtagaren är dokumentation/rapportering och informationssäkerhet viktiga aspekter i arbetet. Det ska exempelvis rapporteras om vårdtagaren behöver mer hjälp, klarmarkering av utförda tjänster mm. Tidigare har detta dokumenterats i speciella ärendepärmar som förvarats på grupplokalen.

I matrisen kan man klart se ett mönster som visar att båda omvårdnadscheferna anser att informationshantering med mobila enheter har bidragit till att samtliga punkter blivit mycket bättre.

Vad beträffar vårdbiträdena/undersköterskorna skiljer sig uppfattningen lite i förhållande till omvårdnadscheferna. Det är dock endast 29 % av denna grupp som upplever att den mobila tekniken inte har påverkat samarbetet i gruppen, de övriga 71 % anser att tekniken påverkat samarbetet till det bättre, figur 6.2.

bättre 29%

oförändra t 29%

mycket bättre

42%

Av matrisen i figur 6.1 kan man se att Timrås undersköterskor/vårdbiträden, till större del än Nordanstigs, har svarat att samarbetet har blivit mycket bättre. Nordanstig däremot har en mer jämn fördelning av upplevelsen av samarbetet. Bland annat av en spontan kommentar av en undersköterska från Nordanstig kan detta bero på att Nordanstig består av endast en liten grupp som använder de mobila enheterna.

’…..Vi har varit en liten grupp som varit med i projektet hade nog varit annorlunda om distriktsköterskan, natten och rehab hade fått vara med också….’

Figur 6.2. Procentuell fördelning för samarbet för samtliga undersköterskor/vårdbiträden i båda fallen.

Timrå innefattar tre lag varav ett nattlag. Nattpersonalen har upplevt stora förbättringar i samarbetet mot daglaget. En spontan kommentar av en personal ur nattpatrullen.

’Kontakten har blivit mycket bättre med dagpersonalen. Jag kan gå in när som helst och se vad som hänt med vårdtagarna. Det är stor hjälp för mig eftersom jag jobbar natt’

6.2 Samordning

Enligt CSCW-teorin är samordning är en kooperativ process där individer behöver koordinera sitt arbete med övrigas arbeten. Det främsta problemet i samordning är att synkronisera människor, handlingar och förenligheten med individens handlingar gentemot hela processen. Hur effektiv samordningen är kan enligt organisationsteorin mätas utifrån gruppens struktur.

Arbetet inom hemtjänsten innefattar många olika aktiviteter och för att få arbetet att fungera krävs att personal finns tillgänglig samt att behövda resurser finns att tillgå. En viktig resurs är den information hemtjänstpersonalen behöver i sitt arbete. Analysen av samordningen fokuseras mest på omvårdnadschefens aktiviteter eftersom att hon ansvarar för samordning av personal och verksamhet.

Den procentuella fördelningen av hur samtliga undersköterskorna och vårdbiträdena upplever samordningen visas i figur 6.3 nedan. Här kan man se att ungefär halva gruppen anser att samordningen har förändrats till det bättre. De 10 % som inte svarat motsvarar två personer. Omvårdnadscheferna var överens om att denna punkt blivit mycket bättre.

bättre 33%

oförändrat 38%

ej svarat 10%

mycket bättre

19%

Figur 6.3. Procentuell fördelning samordning för samtliga undersköterskor/vårdbiträden i båda fallen.

Beträffande samordningen i arbetet kan man i figur 6.3 se att Timrå har en större frekvens av att denna punkt har blivit bättre. Nordanstig upplever däremot generellt att denna punkt till större delen är oförändrad i förhållande till Timrå. Det kan även här bero på att Nordanstigs grupp är betydligt mindre. Man kan även på denna punkt se att fördelningen för både Timrå och Nordanstig är mindre på en förbättring i förhållande till samarbete.

Detta kan bero på att samordningsarbetet ligger mer på omvårdnadschefens roll som upplever att samordningen blivit mycket bättre.

En viktig aspekt i samordningen är att de tidsvinster som eventuellt uppstår kan utnyttjas.

Omvårdnadscheferna upplever att man erhållit tidsvinster med de mobila enheterna.

Detta upplever inte de övriga i analysenheten. Av en spontan kommentar från en undersköterska i Timrå kan en förklaring till att man inte upplever några tidsvinster vara:

’Eftersom detta är ett projekt så måste vi även skriva i rapportbladet i lokalen. Men det är en tidsvinst om man ej skulle göra det.’

6.3 Sambeslut

Sambeslut innebär enligt CSCW-teorin individens bidrag till det gemensamma beslutet.

Det som främst sker sambeslut kring inom gruppen samt mellan gruppen och omvårdnadschefen är arbets- och personalplaneringen, exempelvis arbetstider, vikarieanskaffning, ledigheter mm. Vid bland annat sjukdomar eller annan ledighet med kort varsel måste ny personal kallas in eller befintlig personal omdirigeras.

Vad beträffar sambeslut upplever majoriteten av undersköterskorna/vårdbiträdena ingen förändring. Av de totala svaren ansåg däremot 38 % att dessa blivit bättre varav 14 % mycket bättre, figur 6.4.

oförändrat 52%

bättre 24%

mycket bättre

14%

ej svarat 10%

Figur 6.4. Procentuell fördelning av sambeslut för samtliga undersköterskor/vårdbiträden i båda fallen.