Årsrapport 2017 Kulturnämnden avseende stadsarkivet

(1)

Årsrapport 2017 Kulturnämnden

avseende stadsarkivet

Rapport från Stadsrevisionen

Nr 23, 2018 Dnr: 3.1.2-41/2018

(2)

Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivits i nämnder och bolag. Stadsrevisionen i Stockholm stad granskar nämnders och styrelsers ansvars- tagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret.

I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för bolagsstyrelser sammanfattar stadsrevisionen det gångna årets granskningar och bedömningar av verksamheten. Granskningar som genomförs under året kan också publiceras som projektrapporter.

Publikationerna finns på stadsrevisionens hemsida, www.stockholm.se/revision. De kan också beställas från revisionskontoret, revision.rvk@stockholm.se.

Årsrapport 2017

Kulturnämnden avseende stadsarkivet Nr: 23, 2018

Dnr: 3.1.2-41/2018 www.stockholm.se/revision

(3)

Stadsrevisionen Dnr: 3.1.2-41/2018

Revisorsgrupp 2 2018-03-12

Stadsrevisionen Revisionskontoret

Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399 www.stockholm.se/revision

Till

Kulturnämnden

Årsrapport 2017

Revisorerna i revisorsgrupp 2 har avslutat revisionen av kultur- nämnden avseende stadsarkivets verksamhet under 2017.

Revisorerna har den 12 mars 2018 behandlat bifogad årsrapport och överlämnar den till kulturnämnden för yttrande senast den 29 juni 2018.

På uppdrag av revisorerna i revisorsgrupp 2.

Michael Santesson Ordförande

Maria Lövgren Sekreterare

(4)

Sammanfattning

Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi

Sammantaget bedöms att kulturnämnden avseende stadsarkivet i allt väsentligt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att det ekonomiska utfallet ligger i nivå med budget och att det verksamhetsmässiga resultatet är förenligt med kommunfull- mäktiges mål.

Intern kontroll

Den samlade bedömningen, grundad på årets granskning, är att nämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten har varit tillräcklig. Nämnden har förutsättningar för en kontroll som är aktiv och ändamålsenlig. Arbetet med den interna kontrollen är strukturerat och integrerat i organisation, system och det löpande arbetet. Nämnden rekommenderas dock att utveckla dokumentationen av genomförda kontroller, så att det tydligt framgår hur kontrollerna genomförts samt resultat av kontrollerna.

Under året har revisionskontoret granskat nämndens delegationsordning, inköpsprocessen, förebyggande arbete mot oegentligheter och förtroendekänsligt beteende samt fakturering av taxor och avgifter. Granskningarna har inte identifierat några väsentliga avvikelser i den interna kontrollen.

Bokslut och räkenskaper

Bokslut och räkenskaper bedöms i allt väsentligt vara rättvisande samt följer gällande regler och god redovisningssed.

Uppföljning av tidigare års granskningar

Nämnden har beaktat revisorernas synpunkter/rekommendationer i föregående års granskningar.

(5)

Innehåll

1. Årets granskning ... 1

2. Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi... 1

2.1 Ekonomiskt resultat ... 2

2.2 Verksamhetsmässigt resultat ... 3

3. Intern kontroll ... 3

4. Bokslut och räkenskaper ... 5

5. Uppföljning av tidigare års granskning ... 6

Bilagor Bilaga 1 - Årets granskningar ... 7

Bilaga 2 – Uppföljning av lämnade rekommendationer ... 10

Bilaga 3 – Bedömningskriterier ... 12

(6)

Årsrapport 2017 - Kulturnämnden avseende stadsarkivet 1 (13)

1. Årets granskning

Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden:

 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi

 Intern kontroll

 Bokslut och räkenskaper

Revisionen har utförts enligt kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt reglementet för stadsrevisionen och god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den in- riktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning av nämndens verksamhet. Kriterier för bedömningen redovisas i bilaga 3.

I rapporten redovisas översiktligt resultatet av revisionsårets grund- läggande och fördjupade granskningar. De granskningar som ge- nomförts under revisionsåret redovisas närmare i bilaga 1.

En uppföljning av hur nämnden har beaktat rekommendationer från tidigare års granskningar redovisas översiktligt i rapporten och mer detaljerat i bilaga 2.

De förtroendevalda revisorerna har träffat nämnden/representanter för nämnden våren 2017 i samband med genomgång av 2016 års granskning och avstämning inför år 2017.

Granskningsledare har varit Charlotta Kristiansson vid revisionskontoret samt Karin Jäderbrink och Sofia Nylund vid PwC AB.

Årsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningen.

2. Verksamhetens ändamåls- enlighet och ekonomi

I detta avsnitt redovisas en granskning av om nämndens resultat är förenligt med kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer, gällande lagstiftning och andra föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningen avser såväl genomförandet som resultatet av verksamheten.

(7)

Sammantaget bedöms att kulturnämnden avseende stadsarkivet i allt väsentligt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att det ekonomiska utfallet ligger i nivå med budget och att det verksamhetsmässiga resultatet är förenligt med kommunfull- mäktiges mål.

2.1 Ekonomiskt resultat

2.1.1 Driftverksamhet

Nämnden redovisar följande utfall och avvikelser för år 2017:

Driftverksamhet (mnkr)

Budget 2017

Bokslut 2017 Budget-

avvikelse 2016

Utfall Avvikelse

Kostnader 152,6 149,4 2,1 1,4 % 6,7

Intäkter 91 89,4 -1,6 2 % 5,5

Verksamhetens nettokostnader

61,6 60 1,6 2,6 % 0,4

Kapitalkostnader 0 1,1 -1,1 -0,5

Driftbudgetens nettokostnader

61,6 61,1 0,5 0,8 % 0,4

Justerat netto, efter resultat- överföringar

61,6 61,1 0,5 0,8 % 0,4

Av ovanstående redovisning framgår att nämndens utfall avviker med 0,5 mnkr i förhållande till budgeten. Utfallet visar att budget- hållningen har varit tillräcklig. Enligt nämndens redovisning beror avvikelserna på lägre kostnader för digitalisering av arkiv, vilket beror på att upphandling av digitaliseringstjänster överprövades och behövde göras om. Även systemkostnader för e-arkiv har blivit lägre än förväntat.

2.1.2 Investeringsverksamhet

Investeringsverksamhet

(mnkr) Budget 2017

Bokslut 2017 Budget-

avvikelse 2016 Utfall Avvikelse

Utgifter 1,0 0,4 0,6 0,6

Inkomster 0,0 0,0 0,0 0,0

Nettoutgifter 1,0 0,4 0,6 0,6

Av tabellen framgår att nämndens utfall avviker med 0,6 mnkr i för- hållande till budget. Avvikelsen beror på att utgifter för de investe- ringar som genomförts blev lägre än beräknat.

(8)

2.2 Verksamhetsmässigt resultat

Nämndens resultat för 2017 bedöms i allt väsentligt vara förenligt med de mål som fullmäktige fastställt. Bedömningen grundas på en granskning av nämndens redovisning i verksamhetsberättelsen och i vilken utsträckning kommunfullmäktiges indikatorer och aktiviteter, de egna nämndmålen, nämndindikatorerna och nämndaktiviteterna har uppfyllts samt på övriga granskningar som har genomförts under året.

Nämndens verksamhetsberättelse ger i allt väsentligt en rättvisande bild av det verksamhetsmässiga resultatet. Redovisningen är över- skådlig, strukturerad och tydlig och ger rimliga förutsättningar att kunna bedöma måluppfyllelse. Nämnden har avrapporterat samtliga beslutade mål och uppdrag i verksamhetsberättelsen.

I verksamhetsberättelsen bedömer nämnden att 15 av kommunfull- mäktiges 16 mål för verksamhetsområdet har uppfyllts. Kommun- fullmäktiges verksamhetsmål Stockholms stad är en bra arbets- givare med goda arbetsvillkor redovisas som delvis uppfyllt.

Revisionskontorets granskning visar att det finns grund för nämn- dens målbedömning. Redovisade utfall visar att 13 av de 15 årsmål som mäter fullmäktiges verksamhetsmål når upp till fastställda mål- värden. Sjukfrånvaron har ökat i jämförelse med föregående år och resultatet för året är 4,6 procent. Nämnden når inte sitt uppsatta mål för året, vilket var 3 procent. Under året har nämnden analyserat utfallet på individnivå och konstaterat att sjukskrivningarna inte beror på arbetsrelaterade förändringar.

Revisionskontoret har genomfört en granskning av nämndens arbete för att säkerställa en strategisk kompetensförsörjning. Granskningen visar att nämnden har gjort en kompetensanalys och tagit fram en kompetensförsörjningsplan. Nämnden rekommenderas dock att tydliggöra beskrivningen av insatser i planen och att genomföra uppföljning och utvärdering av kompetensförsörjningen. Vidare även att tydliggöra kopplingen mellan kompetensanalysen och kompetensförsörjningsplanen.

3. Intern kontroll

I detta avsnitt redovisas om nämndens arbete med den interna kontrollen är aktivt och ändamålsenligt, det vill säga förebygger, upp- täcker och åtgärdar. Vidare om arbetet är strukturerat och integrerat

(9)

i organisationen, i system och det löpande arbetet samt om nämnden utvärderar och följer upp det interna kontrollsystemet/-arbetet.

Den samlade bedömningen, grundad på årets granskning, är att nämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten varit tillräcklig. De iakttagelser som ligger till grund för denna bedöm- ning redovisas nedan.

Revisionskontorets granskning visar att nämnden har förutsättningar för en tillräcklig intern styrning och kontroll. Arbetet med den interna kontrollen är strukturerat och integrerat i organisation, system och det löpande arbetet.

Nämndens system för intern kontroll är aktuellt och upprättat i enlighet med Stockholms stads anvisningar. Nämnden har en årlig och strukturerad riskbedömning som fångar upp väsentliga risker och hur de ska hanteras. Utifrån denna har en plan för intern kontroll upprättats. I planen ingår de oönskade händelserna felaktigt utbetald lön, felaktig tillsyn och sekretess- eller PUL-klassad information som tillgängliggörs på felaktigt sätt. Nämndens väsentlighet- och riskanalys innefattar risker för oegentligheter avseende förtroende- känsliga poster, med vilket avses exempelvis resor, kurser och konferenser. Ingen bedömning har gjorts av var i verksamheten som risker för detta kan föreligga. Nämnden rekommenderas att kartlägga och beakta risker i verksamheten utifrån ett oegentlighets- och för- troendeskadlighetsperspektiv. Nämnden rekommenderas även att utarbeta en rutin för hur rapportering av misstänkta oegentligheter eller förtroendeskadliga ageranden ska ske.

Den interna kontrollen följs upp systematiskt och regelbundet för att säkra att den fungerar på ett betryggande sätt. Kontroller enligt den interna kontrollplanen har genomförts under året. Revisionskontoret bedömer dock att dokumentationen av genomförda kontroller kan utvecklas så att det tydligare framgår hur kontrollerna genomförts samt resultatet av genomförda kontrollerna.

Den interna kontrollen följs även upp genom en verksamhetsintern plan för administrativa kontroller. Planen innehåller bland annat kontroll av fakturor av personlig karaktär som exempelvis avser resor, kurser och konferenser, kontroll av attestförteckning och kontroll av behörighet till Agresso.

En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamåls- enlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. En granskning av nämndens verksamhetsplan för 2017 visar att nämndens

(10)

egna mål ansluter till kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet. Nämnden har även fastställt nio egna nämndmål, och för fem av dessa har indikatorer och/eller aktiviteter tagits fram. I samband med kommunfullmäktiges budget för 2017 fick nämnden i uppdrag att nå nya målgrupper och har för detta ändamål tilldelats särskilda medel i budget. Revisionskontoret kan konstatera att nämnden på olika sätt arbetat för att nå detta mål, bland annat genom att hålla fö- reläsningar på olika platser runtom i staden, genom att erbjuda platser för sommarjobb samt gentemot SFI-lärare. Nämnden saknar dock indikatorer/aktiviteter för att mäta måluppfyllelsen när det gäller att nå nya målgrupper.

Nämnden har en i huvudsak tillfredsställande uppföljningsstruktur.

Ekonomi, verksamhet och kvalitet följs systematiskt upp i samband med nämndens månads- och tertialrapporter.

Nämndens prognossäkerhet i årets tertialrapporter har varit god.

Genomförd granskning av om nämndens delegationsordning är i överensstämmelse med kommunallagens bestämmelser visar att för- delning av ansvar och befogenheter är tydlig. Revisionskontoret har dock noterat ett par utvecklingsområden. Nämnden rekommenderas därför att överväga om det finns behov av att komplettera

delegationsordningen med ordförandes rätt att på nämndens vägnar fatta beslut i brådskande ärenden, att fastställa formkrav för åter- rapportering av beslut fattade på delegation samt att överväga att tydliggöra ärendegruppen kommunala arkivmyndighetsbeslut.

Övriga granskningar som har genomförts av nämndens interna kontroll har omfattat inköpsprocessen, förebyggande arbete mot oegentligheter och förtroendekänsligt beteende samt fakturering av taxor och avgifter. Granskningarna redovisas mer ingående i bilaga 1.

4. Bokslut och räkenskaper

I detta avsnitt redovisas en bedömning av om nämndens bokslut är rättvisande samt om räkenskaperna är upprättade enligt kommunala redovisningslagen och god redovisningssed.

(11)

Sammanfattningsvis bedöms att bokslut och räkenskaper i allt vä- sentligt är rättvisande. Bedömningen baseras på en granskning av nämndens bokslut.

5. Uppföljning av tidigare års granskning

Tidigare års granskning av nämndens verksamhet har utmynnat i ett antal rekommendationer. Revisionskontoret gör årligen en upp- följning och bedömning av hur nämnden har beaktat rekommen- dationerna, se bilaga 2.

Uppföljning visar att nämnden har beaktat revisionens

rekommendationer. Från föregående år återstår inga rekommendationer att genomföra.

(12)

Bilaga 1 - Årets granskningar

Granskningar under perioden april 2017- mars 2018

Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Kompetensförsörjning

En granskning har genomförts för att bedöma om kulturnämnden avseende stadsarkivets arbete för att säkerställa en strategisk kom- petensförsörjning är ändamålsenligt. Granskningen visar att det finns en framtagen kompetensanalys och en övergripande kompe- tensförsörjningsplan för 2017. Planen är dock kortfattad och saknar information om när insatserna ska genomföras. Det framgår inte tydligt hur den framtagna kompetensförsörjningsplanen anknyter till stadsarkivets kompetensanalys. Utvärdering av aktiviteter sker på övergripande nivå, men inte av de specifika aktiviteter som tas upp i kompetensförsörjningsplanen. Revisionskontoret bedömer sammanfattningsvis att kulturnämnden avseende stadsarkivets arbete för att säkerställa en strategisk kompetensförsörjning delvis är ändamåls- enligt. Nämnden rekommenderas att utveckla kompetens-

försörjningsplanen så att det framgår vad insatserna innebär, att både på övergripande nivå samt på avdelningsnivå utveckla upp- följning och utvärdering av kompetensförsörjningen samt tillse att det finns tydlig koppling mellan den övergripande kom-

petensanalysen och de beslutade kompetensförsörjningsinsatserna.

Intern kontroll Inköpsprocessen

En granskning har genomförts för att bedöma om den interna kontrollen avseende inköp och anskaffning av varor är tillräcklig.

Granskningen visar att det finns en intern ansvarsordning samt ett system för uppföljning och kontroll av kostnader. En verifierande granskning har genomförts, där fakturor från bland annat IT-kon- sulttjänster har ingått. Merparten av de utvalda fakturorna har inte kunnat bedömas avseende pris på grund av otydlighet i faktura- underlagen. Det går därför inte att bedöma om leverantörens fakturering sker i enlighet med avtal. Vidare noteras att attestanter godkänt fakturor trots bristande information, vilket torde ha påver- kat möjligheten att bedöma fakturornas korrekthet avseende pris.

Nämnden rekommenderas att säkerställa att upphandlade leverantö- rer upprättar fakturor i enlighet med överenskommelse i avtal för att möjliggöra avstämning mot prislista.

(13)

Fakturering av taxor och avgifter för utförda tjänster

En granskning av huruvida den interna kontrollen avseende rutiner för fakturering av taxor och avgifter har genomförts. Stadsarkivet utför tjänster bland annat gentemot förvaltningar inom Stockholms stad, medborgare, Riksarkivet samt statliga myndigheter i Stock- holms län. I granskningen framkommer att nämnden sedan en lik- nande granskning genomfördes 2015 har förstärkt rutinen kring ifyl- lande av faktureringsunderlag och poängterat vikten av att det av fakturan bör framgå vad som avses. Även tvåhandsprincipen har förstärkts sedan tidigare genomförd granskning. Den verifierande granskningen visar att samtliga granskade fakturor är i enlighet med aktuell prislista. För fyra av dessa har även en flödesgranskning ge- nomförts, från beställning/avtal till faktisk inbetalning. Gransk- ningen visar att beställning/avtal finns för samtliga fyra granskade flöden. Sammanfattningsvis bedöms den interna kontrollen avseende rutiner för fakturering av taxor och avgifter i allt väsentligt vara tillräcklig.

Förebyggande arbete mot oegentligheter och förtroendekänsligt beteende

En översiktlig granskning har genomförts av nämndens

förebyggande arbete mot oegentligheter och förtroendekänsligt beteende. I nämndens väsentlighet- och riskanalys ingår

oegentligheter avseende förtroendekänsliga poster, såsom resor och representation. I granskningen framkommer att nämnden inte skrift- ligen bedömt var i verksamheten risker för detta kan föreligga. Där- emot ingår kontroller av fakturor av personlig karaktär i nämndens interna kontrollplan avseende ekonomi och administrativa pro- cesser. Det som då granskas är fakturor som exempelvis avser resor, kurser och konferenser och huruvida syfte och deltagare framgår i underlaget till fakturorna.

Nämndens delegationsordning

En granskning har genomförts av om nämndens delegationsordning är i överensstämmelse med kommunallagens bestämmelser. Den sammanfattande bedömningen är att nämndens fördelning av ansvar och befogenheter är tydlig. Beslut som fattas med stöd av delegation anmäls till nämnden. Det kan vara angeläget att förtydliga ärendegruppen kommunala arkivmyndighetsbeslut, så att det tydligt framgår vad det är för typ av beslut som fattas inom ärendegruppen.

Vidare är uppföljning och kontroll av beslut som fattats med stöd av delegation från nämnden tillräcklig. Granskningen visar dock att nämnden inte fattat beslut om ordförandes rätt att besluta å nämn- dens vägnar i brådskande ärenden.

(14)

Nämnden rekommenderas att utreda om det finns behov av att komplettera delegationsordningen med ordförandes rätt att å nämndens vägnar fatta beslut i brådskande ärenden samt att överväga att tydliggöra ärendegruppen kommunala arkivmyndighetsbeslut.

(15)

Bilaga 2 – Uppföljning av lämnade rekommendationer

ÅR – Års-rap- port P – Projekt-

rapport Rekommendation

Åtgärdat

Kommentar

Följs upp

Ja Delvis Nej

ÅR 2016 Informationssäkerhet Nämnden rekommenderas att kontinuerligt genomföra informationsklassificeringar och riskanalyser samt koppla klassi- ficeringen till arbetet med risk- analysen. Vidare bör nämnden tydliggöra hur incidenthantering, uppföljning och rapportering gällande informationssäkerhet ska ske.

x Stadsarkivet har rutiner för att klassificera information med hänsyn till sekretess och personlig integritet (PUL) vid publi- ceringar för att säkerställa att rätt information publiceras.

Dessa rutiner tillämpas löpande, dvs i samband med varje publicering av information. Stadsarkivet genomför löpande informationsklassificeringar och riskanalyser. Under första kvartalet 2018 kommer en riskanalys avseende e-arkiv Stockholm att genomföras. Staden har infört ett nytt inci- dentrapporteringsverktyg: IA. Stadsarkivet har genomfört ut- bildning för samtliga anställda om hur rapportering i detta verktyg ska ske gällande händelser rörande informations- säkerhet.

ÅR 2016 Lönehantering

Nämnden rekommenderas utveckla den rutin avseende chefernas kontroll av löne- hantering som finns i syfte att tydliggöra stöd och säkerställa en likvärdig kontroll.

x Nämnden har sedan genomförd granskning reviderat och uppdaterat dokumentet ”Rutiner för månatlig kontroll av löne- utbetalning” inklusive bilaga ”Attestering av löneutbetalning i LISA” (2017-06-26). Av rutinen framgår vem som är ansvarig, när kontroll av lön ska ske, vilka moment kontrollen ska omfatta samt attestrutin. Rutinen har inhämtats.

ÅR 2017 Kompetensförsörjning Nämnden rekommenderas att utveckla kompetensförsörjnings- planen så att det framgår vad insatserna innebär, att både på övergripande nivå samt på av- delningsnivå utveckla upp- följning och utvärdering av kom- petensförsörjningen samt tillse att det finns tydlig koppling mellan den övergripande kompetensanalysen och de beslutade kompetensförsörjnings- insatserna.

2018

ÅR 2017 Delegationsordning Nämnden rekommenderas att utreda om det finns behov av att komplettera delegationsordningen med ordförandes rätt att å nämndens vägnar fatta beslut i brådskande ärenden samt att överväga att tydliggöra ärendegruppen kommunala arkivmyndighetsbeslut.

2018

ÅR 2017 Inköpsprocessen

Nämnden rekommenderas att säkerställa att upphandlade le- verantörer upprättar fakturor i enlighet med överenskommelse i avtal för att möjliggöra avstäm- ning mot prislista.

2018

ÅR 2017 Förebyggande arbete avse- ende oegentligheter och för- troendekänsligt agerande Nämnden rekommenderas att kartlägga och beakta att risker i verksamheten beaktas utifrån ett oegentlighets- och förtroendeskadlighets-

2018

(16)

ÅR – Års-rap- port P – Projekt-

rapport Rekommendation

Åtgärdat

Kommentar

Följs upp

Ja Delvis Nej

perspektiv. Nämnden rekommenderas även att utarbeta en rutin för hur rapportering av misstänkta oegentligheter eller förtroendeskadliga ageranden ska ske.

ÅR 2017 Intern kontroll

Nämnden rekommenderas att utveckla dokumentationen av genomförda kontroller samt överväga om det finns fler pro- cesser som bör ingå i intern- kontrollplanen.

(17)

Bilaga 3 – Bedömningskriterier

Revisionskontorets bedömningskriterier

För avsnitten Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi och Intern kontroll används följande bedömningar:

Tillfredsställande/Tillräcklig – Kriterierna är i allt väsentligt uppfyllda

Inte helt tillfredsställande/ Brister finns som måste åtgärdas Inte helt tillräcklig

Inte tillfredsställande/ Väsentliga brister finns som Inte tillräcklig måste åtgärdas omgående

För avsnittet Bokslut och räkenskaper gäller följande bedömningar:

Rättvisande, Inte helt rättvisande eller Inte rättvisande Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi

Att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt innebär att nämnden har uppnått kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer gällande lagstiftning och andra föreskrifter som gäller för verksamheten. Be- dömningen avser såväl genomförandet som resultatet av verksamheten.

 Nämndens resultat är förenligt med fullmäktiges mål, beslut, och riktlinjer.

 Nämnden har genomfört sitt uppdrag med tillgängliga resurser.

 Nämndens verksamhet har bedrivits enligt gällande lagar, före- skrifter, riktlinjer m.m.

 Nämnden har haft en styrning och uppföljning mot mål och beslut.

Intern kontroll

Den interna kontrollen är en process som utförs av nämnd, förvaltningsledning och personal. Den är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Processen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att verksamheten drivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas.

(18)

 Nämnden genomför årligen en riskanalys som fångar upp vä- sentliga risker samt hur de ska hanteras för att minimera risken för att verksamhetens mål inte uppnås.

 Nämndens organisation har en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter som bidrar till att stödja verksamheten och att för- hindra avsiktliga och oavsiktliga fel samt oegentligheter.

 Nämndens verksamhetsplan överensstämmer med fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet.

 Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsent- liga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov.

 Nämnden har ett fungerande informations- och

kommunikationssystem för styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten.

 Nämnden har riktlinjer och rutiner som bidrar till att säkerställa att verksamhetens mål uppfylls och att föreskrifter följs.

 Nämnden följer upp den interna kontrollen systematiskt och regelbundet för att säkra att den fungerar på ett betryggande sätt.

Bokslut och räkenskaper

Nämndens redovisning är upprättad enligt lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning.

 Nämndens bokslut är rättvisande.

 Nämndens räkenskaper är upprättade enligt kommunala redovis- ningslag och god redovisningssed.