Verksamhetsplan och budget 2021–2025

Verksamhetsplan och budget 2021–2025

Universitetsbiblioteket (UB)

Vi sätter kunskap i rörelse för en hållbar samhällsutveckling

Datum: 2021-02-15

Dnr: LNU 2020/3383-1.1.1

Beslutad:

2

(

)

Innehåll

Inledning ___________________________________________ 3

Ekonomiska förutsättningar _____________________________ 5

Intern styrning och kontroll _____________________________ 6

Uppdrag från universitetsdirektör _________________________ 7

Uppdrag enligt verksamhetsplan och budget 2021-2025 _______ 7

3

(

)

Inledning

Universitetsbibliotekets övergripande uppdrag är att stödja utbildning, forskning och samverkan vid Linnéuniversitetet samt att samverka med det allmänna biblioteksväsendet i landet. Arbetet ska ske i dialog med

universitetets studenter, lärare och forskare.

Med utgångspunkt i Linnéuniversitetet Vision2030, Mål2025 samt Verksamhetsplan och budget 2021–2025 (Dnr. 2020/3863-1.1.1) som beslutades av Universitetsstyrelsen 2020-12-03, lyfter UB, i denna

verksamhetsplan för samma period, fram sex delområden som kommer att uppmärksammas speciellt under den kommande verksamhetsperioden.

Även de områden som inte specifikt pekas ut i denna plan men som tillhör det övergripande uppdraget ska ta sin utgångspunkt i de ovan nämnda styrdokumenten och bilda utgångspunkt för handlingsplaner och prioriteringar i all verksamhet på UB.

Öppen vetenskap

Förutsättningarna för universitetsbibliotekens verksamhet världen över håller på att förändras i grunden. Omställningen mot öppen vetenskap medför nya publiceringsformer, öppen tillgång till publikationer och ökad tillgång till forskningsdata samt nya former för samverkan i forskning vilket ofta

benämns medborgarforskning eller Citizen science. I förlängningen påverkas även forskningens meriteringssystem och här kan nya former av

forskningsanalyser baserade på öppna data fånga olika aspekter och utgöra ett komplement till den traditionella bibliometrin. Att på olika sätt stödja,

underlätta och driva på i denna utveckling har blivit en allt viktigare uppgift för ett universitetsbibliotek. Drivkrafterna bakom öppen vetenskap är ett försvar för den fria kunskapsbildningen och en tro på att ny kunskap kan bidra till att lösa olika samhällsutmaningar och att därigenom medverka till en fortsatt demokratisk samhällsutveckling.

I den övergripande verksamhetsplanen för Lnu ges följande uppdrag (s. 14):

• Utveckla stöd för öppen vetenskap och genomslag för dess principer Måluppfyllelse på detta område innebär för UB:s del att vi ska verka för att bistå i arbetet med öppen vetenskap.

Det kulturella universitetet

UB fick 2019 ett utpekat ansvar för Det kulturella universitetet och kommer genom detta att få en tydlig roll i det mål som i den övergripande

verksamhetsplanen formuleras som att Linnéuniversitetets verksamhet och kultur är nyskapande, väl kända och bidrar med avgörande utvecklingskraft.

En framgångsfaktor vad gäller detta är (s.10):

4

(

)

• Linnéuniversitetet har utvecklat mötet mellan kultur, konst och vetenskap till en metod för att lyfta fram och synliggöra universitetets forskning, utbildning, samverkan och arbetet inom hållbarhets- och klimatområdet.

UB:s måluppfyllelse på området innebär att bidra till att konst och kultur utgör en metod för att synliggöra nya perspektiv och ge vår verksamhet nya dimensioner.

Framtidens lärmiljöer

UB har under många år arbetat med utveckling och omvärldsbevakning av de så kallade informella lärmiljöerna dels i bibliotekslokalerna, dels vid

utvecklingen av studiemiljöer på Universitetskajen. En önskan finns att vi genom Sektion högskolepedagogik även ska få ett mer utpekat ansvar för motsvarande utvecklings- och omvärldsbevakning av de formella

lärmiljöerna. Detta tillsammans med de kunskaper vi besitter om de digitala lärmiljöerna och de erfarenheter som gjorts i samband med Coronapandemin, gör oss sammantaget väl rustade för att bidra till arbetet med framtidens lärmiljöer vid Lnu. Här utgår vi från målet att Linnéuniversitetet ger studenterna de bästa förutsättningarna för att, oberoende av utgångsläge, göra en framgångsrik utvecklingsresa som gör dem rustade att bidra till att möta samhällsutmaningarna. Arbetssätten i undervisningen förväntas bygga på medskapande av studenterna. En av framgångsfaktorerna är (s. 8):

• Linnéuniversitetets studenter har nära till utbildningsrelevant stödverksamhet och infrastruktur.

UB:s måluppfyllelse på området innebär att bidra till utvecklingen av framtidens lärmiljöer.

Utveckla UB:s digitala stöd

Under den kommande verksamhetsperioden kommer vi att öka takten i arbetet med vårt digitala stöd, som t.ex. utvecklingen av en digital

informationstjänst. I detta sammanhang blir även utvecklingen av mer AI- baserade tjänster som t.ex. Chattbot viktiga komponenter. Speciellt hänsyn ska tas till implementeringen av Policy för utveckling av digitalt lärande (Dnr. 2018/3662-1.1.1).

Stärka kanaler och samordning av våra kontakter med fakulteterna

UB har väl utvecklade stödfunktioner inom alla sina ansvarsområden, men ser ibland en besvärande svårighet med att göra tjänsterna synliga och kända inte minst i förhållande till fakulteterna. Utvecklingen av en

forskningsstödsportal är ett exempel på hur bl.a. UB:s tjänster kan synliggöras men kanalerna måste stärkas inom alla områden.

UB:s interna organisationskultur

Ett sjätte och sista område som vi vill lyfta fram handlar om UB:s interna

organisationskultur. Satsningar har gjorts för att stärka medarbetarnas

kunskaper och förståelse av att vara verksamma vid ett universitet. Denna

5

(

)

satsning kommer att fortsätta under det närmaste verksamhetsåret, men då med större fokus på UB:s roll och uppdrag.

Uppdrag och verksamhetsutveckling inom UB:s två förvaltningsobjekt, Utbildningsmiljö och Informations- och publiceringsstöd, redovisas i

förvaltningsobjektens förvaltningsplaner för 2021. Förvaltningsplaner för alla förvaltningsobjekt kommer, efter godkännande, att publiceras på

https://medarbetare.lnu.se/medarbetare/organisation/it/forvaltningsmodellen- pm3-vid-lnu/objektkarta-och-forvaltningsobjekt-pa-

lnu/forvaltningsobjektens-forvaltningsplaner-och-arsrapporter/

Vi vill också påminna om att Sektion högskolepedagogik har en egen verksamhetsplan där uppdrag och dimensionering stäms av i Rådet för utbildning och lärande.

SUHF Forum för bibliotekschefer har antagit en samarbetsplattform som pekar på de olika verksamheter, uppdrag och bidrag som ett modernt lärosätesbibliotek utgår ifrån. Universitetsbiblioteket vid Linnéuniversitetet ligger tydligt i framkant vad gäller att både bidra till den nationella

utvecklingen och utvecklingen internt. Expertgruppen för lärosätesbiblioteken - SUHF

Ekonomiska förutsättningar

UB kommer inte att klara av att ha en budget i balans 2021. För det första har de kraftigt ökade lokalkostnaderna inte gått att arbeta in i UB:s ram och blir istället del av en långsiktig plan för campusutveckling i Växjö där en förtätning och förändring av UB:s lokaler på sikt kommer att innebära att vi disponerar en mindre, men mer effektivt utnyttjad, yta. Genom flytten till Universitetskajen kommer vi att ha lite mindre lokalyta i Kalmar jämfört med nuvarande ytor och vi hoppas även på att ett nytt sätt att fördela kostnader för studieytor kommer att ge en mer rättvisande fördelning av kostnaderna på sikt.

För det andra är de ökade kostnaderna vi fick i samband med förnyelsen av Elsevieravtalet och de publiceringskostnader vi har inom de transformativa avtalen samt den så kallade publiceringspotten, fortsatt ofinansierade. Vi avvaktar här i första hand ett nationellt arbete som pågår inom SUHF för att få stöd i utformningen av fördelningsmodeller.

Vi vill även påminna om de extrakostnader som UB kommer att få i samband

med att vi tar det finansiella ansvaret för den digital väggen i entréhallen i

hus Stella.

6

(

)

Intern styrning och kontroll

1. Beskriv Linnéuniversitetets väsentligaste risker som enheten ser för den kommande femårsperioden *

Mot bakgrund av att UB ser öppen vetenskap som en framgångsfaktor ser vi även en risk med att Linnéuniversitetet inte skulle lyckas göra den

omställning som krävs. Här är stödet för OA-publicering samt resurser för lagring och tillgängliggörande av forskningsdata essentiella delar, men även övriga delar av öppen vetenskap där både en ökad samverkan för att skapa och sprida forskning samt en ökad delningskultur, inte minst vad gäller goda exempel i undervisningen, väl så viktiga. Här blir finansiering, meritering, forskningskommunikation och en gemensam kunskapsuppbyggnad

avgörande. Vi vill speciellt peka på nödvändigheten av att tillräckliga resurser avsätts i tjänstefördelningarna för lärare och forskare.

Generellt vill vi också uppmärksamma nödvändigheten av en ökad

forskningsfinansiering både vad gäller fakultetsmedel och externa medel för att Linnéuniversitetet ska kunna verka som ett kraftfullt universitet och bidra till att lösa samhällsutmaningarna och att ha en kvalificerad utbildning på vetenskaplig grund.

2. Beskriv avdelningens väsentligaste risker för den kommande femårsperioden*

Att bidra till forskning och utbildning genom att skapa tillgång till kvalificerade och trovärdiga informationskällor är ett av

universitetsbibliotekets huvuduppdrag. Här krävs ett ökat bidrag från UB i form av systematiska litteratursökningar även till forskare. Parallellt med detta ska en omställning mot öppen vetenskap ske. Kostnaderna för databaslicenser ser inte ut att sjunka trots en ökad satsning på open access- publicering och tranformativa avtal. Vi kommer under de närmaste åren att få leva med ökade kostnader på båda områdena vilket kräver ökat fokus på interna finansieringsflöden och rättvisa fördelningsmodeller. Risken att detta ses som ett internt UB-problem är överhängande och måste därför lyftas till en universitetsövergripande nivå.

2018 upphörde UB:s styrelse och beslut fattades om att Forskningsrådet och Rådet för utbildning och lärande skulle fungera som berednings- och

förankringsorgan för frågor inom UB:s ansvarsområde. Parallellt med detta har mötesstrukturen vid Linnéuniversitetet förändras på ett sådant sätt att överbibliotekarien inte längre har några formella kontaktytor med

fakulteternas ledningar. Detta har på ett olyckligt sätt kommit att marginalisera möjligheten till dialog och gemensam utveckling.

Kontaktytorna för att sätta UB:s kompetens i spel mot fakulteternas och

universitetets behov har begränsats och utgör en risk för missbedömningar

och missförstånd. Beslut vad gäller UB:s verksamhet har parallellt med detta

blivit mindre tydliga och synliga. Vi påminner om att UB organisatoriskt

ligger på linje med fakulteterna och gemensam förvaltning. En uppföljning av

7

(

)

förändringen när UB:s styrelse upphörde bör genomföras. Risken är uppenbar att det gemensamma arbetet där UB:s kompetenser utvecklas i nära

samarbete med kärnverksamheten inte är tillräckliga under nuvarande omständigheter. UB:s prioriterade område angående om att stärka kanaler och samordning av våra kontakter med fakulteterna kan ses som en del i ett förbättringsarbete på området.

3. Vilka åtgärder planeras på enheten för att hantera korruption och oegentligheter

? *

UB:s ledning är väl medveten om de lagar och förordningar som styr verksamheten. Vi lutar oss mot det gemensamma arbete som sker inom BIBSAM för upphandling av databaser mm samt följer noga de regler som gäller övrig upphandling. I UB:s seminarieserie ”Att arbeta vid ett

universitet” lyfts frågor kring universitetens demokratiska uppdrag och moment vad gäller finansieringsformer är planerade där det tydligt kommer att framgå hur de skattefinansierade delarna av universitetet ställer höga krav på medarbetarnas förmåga att se sitt ansvar för att dessa medel hanteras på ett klokt sätt.

4. Beskriv avdelningens arbete med intern styrning och kontroll (se policy för intern styrning och kontroll).*

UB arbetar systematiskt med verksamhetsuppföljning samt regel- och lagefterlevnad. Genom ovan nämnda seminarieserie ”Att arbeta vid ett universitet”, stärker vi den generella kunskapen om hur ett universitets styrs.

Uppdrag från universitetsdirektör

I samarbete med UD planeras för ett uppdrag för ett brett upplagt projekt benämnt Framtidens lärmiljöer. UB förväntas leda arbetet i nära samarbete med fakulteter och relevanta avdelningar inom förvaltningen.

Uppdrag enligt verksamhetsplan och budget 2021-2025

Se även hänvisningarna i inledningen till övergripande VP och mål.

• bedriva kvalitetsarbete och etablera universitetets kvalitetsutvecklingssystem *

1 Korruption: Att utnyttja en offentlig ställning för att uppnå otillbörlig vinning för sig själv eller andra

Otillbörlig påverkan: I allmänhet något som strider mot god sed, etik och moral eller lag och förordning, och som ur ett

förvaltningsperspektiv kan uppfattas som olämpligt. Påverkan är att utöva inflytande över beslut eller handläggning (ESV frågor och svar, till 3 § riskanalys Förordningen om intern styrning och kontroll).

Bedrägeri: Att någon med uppsåt vilseleder någon annan på sätt som leder till vinning för den ene och skada för den andre (jfr 9 kap.

1 § Brottsbalken).

Oegentligheter: Ett samlingsbegrepp för en grupp oönskade beteenden och handlingssätt med konsekvenser för myndighetens anseende eller verksamhet (ESV 2016:24).

8

(

)

Fokus på UKÄ:s kvalitetsutvärdering 2022 där UB redan påbörjat ett arbete.

• utveckla, styra, planera och optimera utbildningsutbudet * Ej relevant.

• prioritera kvalitetshöjande insatser för att attrahera studenter och öka kvarvaron av studenter på utbildningarna *

Under det kommande verksamhetsåret kommer UB att göra en översyn av den pedagogiska plattform som styr arbetet med stödet för studenternas informationshantering, samt stödet för akademiskt skrivande. Stödet ska vara väl integrerat i studenternas undervisning och bygga på en genomtänkt progression för kunskapsuppbyggnad. I och med de nya förutsättningar som erbjuds genom den fysiska handledningsyta som kommer att finnas i hus Stella i Kalmar, ska nya former av stöd prövas och utvecklas. Det

gemensamma stöd för ”sök- och skrivprocessen” som utvecklats under senare år kommer att fortsätta. Tillgängligheten vad gäller digitalt stöd i form av t.ex. digital informationstjänst ska öka. En ständig utveckling av de digitala och fysiska studiemiljöerna är även ett viktigt bidrag på detta område.

• stärka utbildningarnas forskningsanknytning * Öka stödet för systematiska litteratursökningar.

• kunna visa hur Agenda 2030 integreras i utbildning och forskning och övrig verksamhet *

UB är direkt involverad i EUniwell arbetet via projektet ”Instilling human literacy in Higher Education” vilket innebär ett utvecklande och delande av goda exempel på breddat deltagande genom inkluderande undervisning.

• planera för en budget i balans *

Se ovan under ekonomiska förutsättningar.

• implementera ett strategiskt och ändamålsenligt stöd till kunskapsmiljöerna*

UB har ställt om sin kontaktbibliotekarieverksamhet, som byggde på fakultetsbaserad uppdelning av stödet, och övergått till ett teambaserat och mer gränsöverskridande stöd.

• synliggöra framgångar nationellt och internationellt*

Arbetet med öppen vetenskap är ett sätt att synliggöra universitetets

verksamhet. Vi ser även arbetet inom Det kulturella universitetet som en

möjlighet till ett synliggörande där inte minst projekten som gäller konst och

vetenskap redan väckt uppmärksamhet på många håll.

9

(

)

• tydliggöra och vidareutveckla arbetskulturer som bygger på Linnéandan*

Den ovan beskrivna seminarieserien ”Att arbeta vid ett universitet”, är en del i att förstå förutsättningarna för arbetet vid Linnéuniversitetet. Vidare har ett gemensamt Infocenter öppnat med ”en väg in” på Universitetskajen i Kalmar där även bibliotekets tjänster nås. Vi ser detta som ett mycket gott exempel på ”Linnéandan”, där vi möter studenter, anställda och besökare på ett nytt sätt. I entréhallen synliggörs universitets verksamhet bl.a. genom OmniSpace.

• justera sammansättning och arbetssätt för centrala råd och kommittéer så att den arbetar mot Mål 2025

I nuläget kan vi bara meddela att vi gärna bidrar i detta arbete.

• följa upp kunskapsmiljöernas arbete med forskning, utbildning och samverkan UB bidrar genom bibliometriska underlag där vi ser att olika former av nya analysmetoder kan vara framgångsrika för att spegla och fånga andra delar av verksamheten än de traditionella som bygger på publicering och citering.

• tillse att all utbildning och forskning har sin hemvist i starka kunskapsmiljöer Ej relevant

• implementera en gemensam plan för arbetet med forskningskvalitet och forskningsinfrastruktur på Linnéuniversitetet

UB ser det som mycket viktigt att bistå i dessa frågor. En uppdaterad policy för vetenskaplig publicering är på gång och vi arbetar även med en Policy för hantering av forskningsdata.

• utveckla och implementera meritvärdering och fördelningsmodeller som premierar ledarsskicklighet, miljöbyggande, erhållna externa medel, vetenskapliga publikationer av hög kvalitet och samverkan (eller de skickligheter verksamhetsutvecklingen behöver)

Se punkten om bibliometri under kunskapsmiljöer ovan.

• utveckla det konstnärliga och kulturella universitetet

UB har huvudansvaret för utvecklingen av Det kulturella universitetet och ser detta som en bas för att profilera Linnéuniversitetet. Etableringen av

Kunskapskuben, Galleri Linné och OmniSpace är viktiga delar för att

synliggöra verksamheten. Kunskapskuben och Galleri Linné är placerade i

Växjö och motsvarande ytor ska etableras i Kalmar. OmniSpace har under

några år funnits som en prototyp i Växjö och kommer nu att etableras fullt ut

i Kalmar i och med att hus Stella öppnar. Motsvarande yta bör finnas med i

planeringen för campusutvecklingsprojektet i Växjö. Vi kommer att fortsätta

utveckla aktiviteter tillsammans med kulturinstitutioner och andra aktörer i

10

(

)

regionerna. Ett stort engagemang och ansvarstagande från hela

Linnéuniversitetet är en förutsättning för en välfungerande verksamhet.

• definiera ledarskapet vid universitetet

Ett välfungerande ledarskap bygger på samarbete och respekt.

Universitetsbiblioteket och övriga stödverksamheter får aldrig bli endast utförare utan ledarskapet måste bygga på ett medskapande och en gemensam bedömning där de olika kompetenserna befruktar varandra. Mot bakgrund av detta måste ledarskapet bygga på att det finns ytor för samtal och för att bygga en gemensam förståelse för den verksamhet vi leder.

• planera för en utbildningsproduktion som gör att takbeloppet nås.

Universitetsbiblioteken har viktiga funktioner för genom sitt stöd för breddad rekrytering. Här vill vi främst lyfta fram det arbete som sker inom

Studieverkstaden där vi nyligen rekryterat ny kompetens med speciell

inriktning på läs- och skrivsvårigheter. Stödet till lärarna kanaliseras genom

Sektion högskolepedagogik där även kompetensen inom Studieverkstaden

utnyttjas.