1(6)
2013-06-20 Caisa Bergman
Anna-Greta Erikson
Mixed mode inom insamlingen av data till SBS- statistiken i Sverige
Sammanfattning
SCB genomförde under 2012/2013 en studie inom ramen för en av delundersökningarna i Företagens ekonomi (FEK). I studien öppnades möjligheten för ett urval av företag, att läsa in en fil med uppgifter ur
bokföringssystemet. Ur filen extraherades värden, vilka fyllde i stora delar av webb-enkäten. I många specifikationer kvarstod dock vissa manuella
kompletteringar att göra för uppgiftslämnaren. Utvärdering av resultatet har gjorts och visar att det, trots vissa problemområden att jobba vidare med, ändå är värt att ge fler företag möjligheten att utnyttja s.k. SIE-filer i uppgiftslämnandet till FEK.
Bakgrund, syfte och beskrivning av projektet
Trycket att minska företagens kostnader för statistikinsamling är stort. I tidigare projekt på SCB har idéer om att utnyttja ett alternativ till traditionell
webbinsamling förts fram. Idéerna gick ut på att använda det s.k. SIE-formatet, som är en öppen standard framtagen för att förenkla överföring av
redovisningsdata mellan olika program, oavsett programvaruleverantör, antingen internt i företaget eller mellan t.ex. företaget och revisorn/redovisningskonsulten.
Ett mindre test med att ta in resultatrapporter i SIE-format gjordes under 2011 i undersökningen Företagens ekonomi, FEK, avseende 2010. Resultatet var så pass bra att beslut togs att gå vidare och testa i lite större skala. Eftersom den här typen av initiativ även uppmuntras på EU-nivå, särskilt avseende insamling inom Structural Business Statistics, SBS, inom ramen för MEETS-projektet,
beslutades att ansöka om grantsmedel från EU för att testa insamling av SIE-filer i större skala. SCB fick också medel beviljade för att utföra testet i insamlingen rörande FEK-undersökningen, vilken är en viktig del i SBS-statistiken i Sverige.
Ett projekt startade i januari 2012 och avslutades i april 2013. Projektet skulle som en första uppgift kartlägga vilka variabler i FEK som kunde hämtas från SIE-filen och framställa en kopplingsfil för att entydigt beskriva kopplingen mellan FEK-variabler och konton i BAS-kontoplanen (BAS-konton). BAS- kontoplanen används av flertalet företag och kan i princip betraktas som en standard. Parallellt skulle projektet även ta fram en plan för kommunikationen med uppgiftslämnarna. I detta arbete ingick även att formulera texter i blanketter, missiv och på webbplatsen.
För att kunna läsa i filer i SIE-format i en webb-enkät som används för insamling i undersökningar på SCB, behövdes även SCB:s verktyg (SIV) för detta anpassas i vissa avseenden. I projektet gjordes en kravanalys och nödvändiga justeringar av SIV gjordes. Funktionaliteten som infördes gjorde det möjligt för en
uppgiftslämnare att ladda upp innehållet i en SIE-fil i webb-enkäten. Med hjälp av kopplingsfilen som tagits fram fylldes sedan flertalet celler i med värden. Där SCB:s variabler krävde en finare fördelning av uppgifterna på ett BAS-konto lämnades variabeln blank för manuell komplettering av uppgiftslämnaren. En
2(6)
funktion i webb-enkäten indikerade för uppgiftslämnaren hur mycket som återstod att komplettera.
Inom ramen för projektet skulle det vidare genomföras en pilotundersökning under hösten 2012, där den anpassade SIV-versionen användes.
Pilotundersökningen skulle genomföras på ett suburval inom ramen för FEK- undersökningens ordinarie höstinsamling.
Kvaliteten i data samt ev. påverkan på resultatet skulle sedan utvärderas genom jämförelser mot uppgifter inkomna genom dataregistrering i den mer
traditionella webb-enkäten. Vidare skulle det även göras en utvärdering av funktionaliteten i den nya SIV-versionen genom återkontakter med uppgiftslämnare.
Projektet hade även till uppgift att ta kontakt med olika aktörer inom redovisningsområdet och diskutera möjligheter att kunna hämta ytterligare uppgifter på ett mer automatiserat sätt. I denna rapport fokuserar vi framförallt på vad de olika utvärderingarna rörande kvalitet och funktionalitet visar.
Utvärdering av resultatet
Experimentets omfattning och design
Experimentföretagen var en delmängd av företagen som ingick i ett av de ordinarie urvalen till FEK-undersökningen. Detta urval gällde de företag som skulle svara på specifikationsblanketten gällande resultaträkningen, SpecRR- urvalet. Totalt omfattade SpecRR-urvalet cirka 16 400 företag. Urvalet stratifieras efter bransch i drygt 200 olika branschstratum. Inom varje stratum dras sedan ett Pareto-πps urval med ett storleksmått som bygger på företagets intäkter och kostnader. Av praktiska skäl avgränsades gruppen med avseende på bransch och storlek ganska kraftigt. De största företagen exkluderades då de ofta har egna system och kanske även har egna/utländska kontoplaner och de minsta företagen uteslöts för att de förmodades att i stor utsträckning behöva hjälp av redovisningskonsult/revisor för att ta fram en SIE-fil. Knappt hälften av
stratumen i FEK-undersökningen ingick i experimentet. Urvalet till experimentet drogs genom att utgå från ordinarie FEK-stratum och i de stratum som skulle ingå i experimentet drogs ett slumpmässigt sub-urval. Av de totalt 2 609 företagen som uppfyllde villkoren valdes 658 företag slumpmässigt ut att verkligen ingå i experimentet.
Inflöde
Genom att ge företagen möjlighet att lämna uppgifter med hjälp av sina SIE-filer är förhoppningen att uppgiftslämnarna upplever att bördan minskar. Detta skulle i en förlängning också kunna leda till att svarsbenägenheten ökar och att
objektsbortfallet också kan minska något. När det gäller FEK-undersökningen visar tidigare erfarenheter att en viktig faktor för svarsbenägenheten är tidpunkten när enkäten skickas ut. Ju tidigare enkäten skickas ut desto större chans att företagen svarar. Ur det perspektivet var det olyckligt att enkäterna till SIE-företagen skickades ut nästan en månad efter det att övriga enkäter
skickades ut. Svarsfrekvenserna bland företagen som valdes ut i SIE-
experimentet blev 81,6 procent, att jämföra med 84,8 procent för de icke utvalda företagen. Bedömningen är dock att detta inte berodde på möjligheten att utnyttja SIE som sådan utan att det snarare hänger samman med den försenade
utsändningen av SIE-företagens enkäter. Totalt valde drygt trettio procent av
3(6)
företagen i experimentet att använda sig av SIE-ingången för att lämna uppgifter, och av dessa valde drygt åttio procent att också ladda en SIE-fil.
Kvalitet i lämnade uppgifter
I det här avsnittet går vi vidare och försöker beskriva kvaliteten i de uppgifter som lämnats via den SIE-stödda blanketten, jämfört med svaren i den
traditionella webb-enkäten. De skattningar som redovisas avser den population som ingick i experimentet, inte hela FEK-urvalet.
Ändring av förtryckta SRU-uppgifter
En hörnsten i designen av FEK-undersökningen är att vi utgår från kända totaler som finns tillgängliga, framförallt via Skatteverkets SRU1-uppgifter, på
mikronivå för samtliga objekt i populationen. Dessa kända totaler
vidarespecificeras sedan via tre olika stickprovsundersökningar, varav SpecRR som avser intäkter och kostnader är den största och den delundersökning som experimentet avser. För samtliga företag som väljs ut i SpecRR gör vi en förtryckning av ett antal s.k. huvudposter som företagen rapporterat till Skatteverket och det är dessa som ska vidarespecificeras av företaget.
En intressant aspekt på kvaliteten är hur väl de förtryckta SRU-uppgifterna stämmer överrens med de uppgifter som finns i SIE-filerna. För de flesta poster som förtryckts är det en betydligt högre andel ändringar av förtryckta värden bland företagen som använt SIE-ingången jämfört med övriga företag. För såväl Nettoomsättningen som Övriga rörelseintäkter uppgår ändringsandelarna till mycket höga värden (42 respektive 50 procent). För nettoomsättningen sjunker dock andelen betydligt när man endast tittar på ändringar större än 5 procent av värdet. En annan post som ändrats ofta är förändring av lager och pågående arbete med 34 procent ändrade värden. Kostnader för handelsvaror och råvaror är den enda variabel som uppvisar en lägre andel ändrade poster bland SIE-
företagen än bland övriga företag.
Det är en högre andel bland dem som använt SIE-lösningen, som gjort ändringar av sina totala intäkter och/eller totala kostnader än bland dem som inte använt sig av SIE-lösningen. Om man ser till de ändringar som överstiger 5 procent av värdet så är det 6 företag som lämnat SIE-fil som haft ändringar av de totala intäkterna och 20 företag som haft ändringar av de totala kostnaderna. För intäkterna är det ingen signifikant skillnad mellan företagsgrupperna men för de totala kostnaderna uppvisar företagen som lämnat SIE-fil en större andel ändringar än övriga företag.
En förklaring till att uppgifterna blir olika vid inläsning av SIE-filer jämfört med uppgifter som finns i SRU, kan vara att det är SIE-filer av olika aktualitet som används vid de båda tillfällena och att ombokningar har skett däremellan.
Ombokningar görs i bokslutsarbetet och behöver inte ingå i grundbokföringen.
Om detta är fallet kan man anta att SRU-uppgifterna innehåller mer bearbetade uppgifter än SIE-filen.
Vanligt förekommande orsaker till avvikelser
För att försöka förstå mer av varför dessa ”ändringar” gjorts, gjordes en
genomgång alla företag som gjort ändringar av de förtryckta värdena (från SRU) som överstiger 5 procent av ursprungsvärdet. Denna genomgång omfattade totalt 98 företag, dessutom har 6 företag med ändringar mindre än 5 procent. De 104
1 SRU, Standardiserade räkenskapssammandrag, är en bilaga till företagets inkomstdeklaration i form av ett räkenskapsschema och innehåller resultat- och balansräkningsuppgifter.
4(6)
företagens avvikelser noterades och analyserades sedan i detalj med stöd av SIE- filernas detaljuppgifter.
Den mest frekventa avvikelsen avser ”Förändring av lager och pågående arbeten”. Användningen av vissa BAS-konton avviker från vad som är den ursprungliga tanken och SCB har identifierat ett BAS-konto som är
problematiskt att hantera så att det blir rätt. Företagen använder i sin grundbokföring ett konto som ska generera en lagerförändringspost i
resultaträkningen, men i själva verket avser lagerförändringen ibland lagertyper som justeras direkt mot kostnaden för handelsvaror och råvaror. Företaget hanterar omföringen till rätt lagertyp manuellt i sitt bokslutsarbete, men i
grundbokföringen ligger värdena kvar. Detta är en företeelse som måste hanteras i framtida användning av SIE-filer i större skala.
En vanlig ändring avser Omfördelning av kostnader mellan olika kostnadsslag.
Det kan exempelvis vara flyttade kostnader från råvaror till handelsvaror eller v.v. eller omfördelning mellan råvaror/handelsvaror och övriga externa kostnader. När fördelningen inte stämmer mellan råvaror/handelsvaror och övriga externa kostnader tyder detta på att företagen själva gjort
”handpåläggning” i bokslutsarbetet och innan de skickat in sin SRU, där de flyttat om vissa kostnader. Ett exempel är legoarbeten, som många lägger på övriga externa kostnader i SRU istället för på råvaror, dit de automatiskt hänförs genom BAS-kopplingen. Även detta måste hanteras i kommande årgångar, förslaget från projektet är att införa nya indatakontroller där det ska kontrolleras att huvudposterna (som kommer från SRU) och högerledets värden (ifyllt av uppgiftslämnaren/via fil) stämmer överens. På så sätt kommer SCB:s granskare att lättare upptäcka omfördelningar av kostnader och kunna hantera problemet i granskningen. Ett annat förslag är att ev. slå ihop de olika kostnadsposterna och att företaget får specificera kostnaderna utifrån en klumpsumma istället för delposter. Denna typ av ”klamring” finns idag för ett fåtal branscher som vi vet använder kontona i BAS-kontoplanen på ett avvikande sätt och skulle kunna införas för fler branscher. Även på intäktssidan kan vi se att de kontrollerade företagen gjort en omfördelning mellan nettoomsättning och övriga
rörelseintäkter. Detta tyder på att företagen inte använder BAS-kontona för nettoomsättning resp. övriga rörelseintäkter på avsett sätt. Liksom för kostnaderna kan en klamring av intäkterna vara lösningen på detta problem.
I genomgången av företagen tittade vi även särskilt på variablerna för
”Förbrukningsinventarier”, då dessa två variabler är de enda under specifikationen för övriga externa kostnader som utgör delar av flera BAS- konton, och därför inte går att koppla maskinellt. Företagen förväntas därför göra en fördelning utifrån den restpost som blev över då alla andra poster fördelats ut.
Vissa företag har missförstått och förmodligen fått med för mycket vid utfördelningen, medan andra fördelat ut väldigt låga belopp (jämfört med vad som fanns på kontona). Denna observation gör det tydligt att det förmodligen finns ett generellt problem i FEK-undersökningen med dessa variabler.
Förmodligen har vi problem även bland företagen som fyller i blanketten helt manuellt och experimentet har hjälp till att påvisa hur det förmodligen ser ut. För att komma tillrätta med detta föreslår projektet att man skapar en
”summavariabel”, Förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial, som omfattar de ”problematiska” kontona. Från SIE-filen kan då samtliga rader i specifikationen av externa kostnader extraheras. I en ny specifikation specificeras sedan de tre komponenterna: Förbrukningsinventarier (livslängd>1år), Förbrukningsinventarier (livslängd <1 år) och
Förbrukningsmaterial. På så sätt hoppas vi att det bli tydligare vad vi efterfrågar.
5(6)
Summeringskontroller och indatakontroller
Ett centralt mått på datakvaliteten är huruvida företagen gör en restlös fördelning av sina huvudposter eller inte. I studien var det en signifikant lägre andel företag som hade en specifikation av personalkostnader som inte summerade sig, denna kunde restlöst fördelas med information från SIE-filen. För övriga
specifikationer fanns inga signifikanta skillnader.
Vid kontroll av att lämnade uppgifter verkar rimliga, vilket görs i s.k.
indatakontroller, kontrolleras bl.a. rimligheten i intäkternas fördelning jämfört med vilket bransch företaget tillhör, intäkter i förhållande till kostnader, misstänkta fel tecken och stora värden på s.k. övrigtposter. När det gäller indatakontrollerna finns inga signifikanta skillnader mellan de företag som använt SIE-lösningen och de företag som inte gjort det.
Kostnadsstruktur
Något som borde vara en fördel med att använda SIE-filer vid insamlingen är att företagen får hjälp framförallt med att fylla i specifikationen avseende övriga externa kostnader. SCB kan också via BAS-kopplingarna styra så att kostnaderna hamnar på de FEK-variabler som det är tänkt. I utvärderingen var det därför intressant att studera ev. skillnader i hur specifikationen avseende övriga externa kostnader fyllts i av de företag, som använt sig av en SIE-fil jämfört med övriga företag. Jämförelse gjordes av hur stor andel av de övriga externa kostnaderna som lades på ”övriga” kostnader, samt hur många kostnadsvariabler företagen redovisat på. Med de traditionella blanketterna har vi sett en tendens att företagen lägger en för stor andel av sina kostnader på ”övrigt” och att de inte använder alla de kostnadsvariabler som de borde.
Företagen som använt SIE-filer rapporterar en signifikant lägre andel av sina kostnader på övrigt jämfört med övriga företag. De använder också i genomsnitt något fler variabler än övriga företag. I det här avseendet verkar således den SIE- stödda blanketten haft avsedd verkan, vilket måste betecknas som mycket positivt.
Kvalitet i den tekniska lösningen och uppgiftslämnarnas upplevelser Som en del i utvärderingen av SIE-experimentet genomfördes en intervjustudie med 30 uppgiftslämnare. Av företagen som ingick i intervjustudien hade 15 använt och 15 hade valt att inte använda SIE-fil. Det generella intrycket var att informationen och instruktionerna om SIE-filer fungerade bra. Detta framfördes av båda intervjugrupperna. Dock medgav de flesta företagen som inte valde SIE att de inte hade läst instruktionerna speciellt noga. Endast ett av de 15 företagen som valde SIE hade problem med laddningen av filen, för övriga företag fungerade laddningen smidigt.
De allra flesta av företagen som använde SIE-fil tyckte att filöverföringen underlättade uppgiftslämnandet. Ingen uttryckte att uppgiftslämnandet blev svårare eller mer tidskrävande. Samtliga 15 respondenter skulle använda SIE-fil igen om företaget blev utvalt på nytt i undersökningen.
Det fanns två huvudorsaker till att företagen inte använde SIE-fil. Den första var att de inte hade tekniska förutsättningar för att skapa eller använda SIE-
alternativet. Det berodde antingen på brister i företagets ekonomisystem (vanligtvis utländskt-/egenutvecklat redovisningssystem) eller att företagets baskontoplan var för gammal (och därför inte kunde hanteras av SCB, eftersom kopplingar för inläsning saknades till denna). Den andra huvudorsaken var att det upplevdes enklare att lämna uppgifterna manuellt, då man redan hade rutiner för detta, och man hade kanske inte heller så mycket praktisk erfarenhet av SIE-filer.
6(6)
På det stora hela har den tekniska lösningen i SIV fungerat väl, både ur SCB:s och ur uppgiftslämnarnas synvinkel, även om vissa brister kan förbättras.
Slutsatser och framtida planer
Utvärderingen visar, trots vissa brister i tekniken och trots att det finns problemområden att jobba vidare med, att det är värt att implementera den tekniska lösningen i den ordinarie datainsamlingen för FEK:ens höstenkät. Under juni-mitten av september 2013 kommer vi att arbeta med att förbättra den
tekniska lösningen, FEK:ens särskilda SIV-enkät för SIE-lösningen samt kopplingsfilen/ev. kopplingsfilerna med sikte på att erbjuda ett större antal företag möjligheten att lämna en SIE-fil. Eftersom vi inte kan ta in alla uppgifter via SIE-fil måste företagen även fortsättningsvis komplettera SIV-blanketten manuellt. Genom erfarenheterna från denna studie har vi lärt oss att man behöver tänka på ett annat sätt vid konstruktionen av blanketten, vid inläsning och extrahering av uppgifter från en SIE-fil, då situationen för uppgiftslämnaren är en helt annan. Vår förhoppning är att vi nu kan förbättra lösningen och att företagen upplever en minskad uppgiftslämnarbörda eftersom de trots allt får många uppgifter inlästa automatiskt.
Genom detta projekt, och tillgången till detaljerade redovisningsdata, har vi även lärt oss mycket om hur det verkligen ser ut i företagens redovisning och blivit uppmärksammade på problem som förmodligen även finns inom den mer traditionella insamlingen till FEK. I projektet har vi även fått till stånd ett närmare samarbete med flera viktiga aktörer på redovisningsområdet som vi kan jobba tillsammans med i det vidare arbetet.
Värt att notera är också att funktionaliteten i SIV, vilken utvecklades inom ramen för detta projekt, redan används i undersökningen Labour Cost Survey (LCS) 2012 som skickades ut i mars 2013. Inget resultat finns ännu färdigt från den insamlingen, men tidigt fanns indikationer på att svarstiden var mycket lägre för de företag som valde att ladda upp en SIE-fil jämfört med de som svarat genom att fylla i webb-enkäten på traditionellt sätt. SCB planerar även att använda tekniken i undersökningen Tjänsteföretagens förbrukning (TFF) som skickas ut i april 2014. När det gäller TFF kan de flesta variabler kopplas till BAS-konton, vilket borde minska uppgiftslämnarbördan markant.
