Tjänsteutlåtande
Kommunledningskontoret
2020-03-19
Ingegärd Bornelind Sidan 1 av 4
Kommunjurist +46 8 579 216 03
Besök Postadress Telefon växel Internet
Kontaktcenter 191 86 08-579 210 00 www.sollentuna.se
Aniaraplatsen 2 Sollentuna Dnr 2020/0147 KS-3
Diariekod: 030 Kommunstyrelsen
Deltagande på distans vid sammanträde i fullmäktige och nämnderna
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen föreslå fullmäktige besluta följande:
1. Ledamöter i fullmäktige och nämnderna får delta i sammanträde på distans på sätt som regleras i kommunallagen, fullmäktiges
arbetsordning och nämndernas reglementen.
2. Fullmäktiges arbetsordning kompletteras med följande:
Fullmäktige får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor.
Ledamot som önskar delta på distans ska senast fem dagar före fullmäktiges sammanträde anmäla detta till fullmäktiges kansli.
Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.
3. Nämndernas reglementen kompletteras med följande:
Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor.
Ledamot som önskar delta på distans ska senast fem dagar före
nämndens sammanträde anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.
4. Kommunstyrelsen får i uppdrag att ta fram en teknisk lösning som uppfyller tillämpliga lagkrav.
5. Finansiering sker genom ianspråktagande av kommunstyrelsens medel för oförutsedda behov.
Sammanfattning
Med anledning av den uppkomna situationen med risk för smittspridning av coronavirus har kommunledningskontoret fått i uppdrag att bereda ett ärende om möjligheten att ha fullmäktige- och nämndsammanträden på distans.
Enligt kommunallagen får ledamöter delta i fullmäktiges och nämndernas sammanträden på distans om fullmäktige har beslutat det. Deltagandet ska i
Godkänt dokument, 2020-03-25, Per Törnvall
Tjänsteutlåtande
2020-03-19
Dnr 2020/0147 KS-3 Sidan 2 av 4
sådant fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor.
Bakgrund
Med anledning av den uppkomna situationen med risk för smittspridning av coronavirus har kommunledningskontoret fått i uppdrag att bereda ett ärende om möjligheten att ha fullmäktige- och nämndsammanträden på distans.
Kommunledningskontorets beredning
Kommunallagens regler om sammanträden på distans
Enligt 5 kap. 16 § kommunallagen får ledamöter delta i fullmäktiges
sammanträden på distans om fullmäktige har beslutat det. Deltagandet ska i sådant fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor.
En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde.
Enligt 6 kap. 24 § kommunallagen ska fullmäktige besluta i vilken utsträckning ledamöter får delta i en nämnds1 sammanträde på distans.
Deltagandet på distans ska ske på det sätt som anges i 5 kap. 16 §. En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde.
Vad betyder ”på distans”?
Att fullmäktige eller nämnden sammanträder på distans innebär att en eller flera av ledamöterna inte är fysiskt närvarande i sammanträdesrummet.
De ledamöter som deltar på distans kan göra det från sin bostad eller från en annan plats. Det är dock viktigt att de ledamöter som deltar på distans är medvetna om och hanterar eventuella sekretesskyddade ärenden på ett säkert sätt.
Den eller de ledamöter som deltar på distans anses närvarande vid sammanträdet. De får alltså delta i diskussionen, lämna yrkanden och protokollsanteckningar, delta i omröstningar och erhålla arvode.
Kan alla ledamöter delta på distans?
Fullmäktige
Enligt 5 kap. 42 § kommunallagen ska fullmäktiges sammanträde vara offentliga.
Enligt andra stycket samma paragraf får fullmäktige besluta att själva överläggningen i ett visst ärende ska hållas inom stängda dörrar. Denna
1 I kommunallagens mening är även kommunstyrelsen en nämnd
Godkänt dokument, 2020-03-25, Per Törnvall
Tjänsteutlåtande
2020-03-19
Dnr 2020/0147 KS-3 Sidan 3 av 4
bestämmelse är dock endast avsedd att användas då fullmäktige behandlar ett ärende som omfattas av sekretess.
Kommunallagen reglerar inte om kravet på offentlighet innebär att
allmänheten ska kunna följa ett sammanträde fysiskt i en sammanträdeslokal eller om det räcker att hänvisa till en webbsändning eller liknande. Det saknas också ledning i förarbetena till kommunallagen i frågan.
Kommunledningskontoret gör därför den tolkningen att fullmäktige, i formell mening, kan hållas med samtliga ledamöter på distans.
Nämnderna
När det gäller sammanträden i nämnderna är det frivilligt att ha vissa delar av mötet öppet för allmänheten.
I enlighet med ovanstående tolkning avseende fullmäktige sammanträden, bör nämndernas sammanträden kunna hållas med samtliga ledamöter på distans.
De tekniska kraven
Av kommunallagen följer att deltagandet på distans ska ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor.
För det första måste det alltså ske en överföring av både ljud och bild i realtid. Bild- och ljudöverföring måste även ske på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra. Det är således inte tillräckligt att de som är närvarande i sammanträdeslokalen kan se den
distansdeltagande ledamoten. Den distansdeltagande måste även kunna se samtliga andra deltagare. Om flera ledamöter deltar på distans måste även de kunna se varandra.
Ytterligare ett krav är att samtliga deltagare kan delta på lika villkor. Det innebär att ljud- och bildöverföringen måste vara stabil och av hög kvalitet.
Om bild- eller ljudkvaliteten försämras eller förbindelsen bryts måste sammanträdet avbrytas tills en förbindelse av sådan kvalitet har
återupprättats att alla åter kan sägas delta på lika villkor. Den som deltar på distans måste även ha möjlighet att ta del av handlingar som delas ut vid sammanträdet och delta i avgörandet av ärendena, även i de fall avgörandet sker genom omröstning.
Det är viktigt att den tekniska lösningen uppfyller kraven på säkerhet för att möjliggöra att även ärenden som innehåller sekretesskyddade uppgifter ska kunna avhandlas på distans.
Öppna omröstningar förutsätter ingen annan teknisk lösning än den redan nämnda bild- och ljudöverföringen. Slutna omröstningar ställer andra krav.
Den tekniska lösning som används måste säkerställa att valhemligheten bevaras, att alla de beslutandes röster kommer med i rösträkningen och att alla ges möjlighet till insyn i förfarandet så att omröstningen inte kan
Godkänt dokument, 2020-03-25, Per Törnvall
Tjänsteutlåtande
2020-03-19
Dnr 2020/0147 KS-3 Sidan 4 av 4
manipuleras. Om inte alla dessa krav kan tillgodoses får distansdeltagande inte ske vid sammanträden då sluten omröstning kan komma att tillämpas.
Vilket beslut som behöver fattas av fullmäktige
Fullmäktige behöver besluta att tillåta att fullmäktige- och nämndsammanträden sker på distans.
Fullmäktiges arbetsordning och nämndernas reglementen behöver kompletteras enligt nedan:
Fullmäktige/nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor.
Ledamot som önskar delta på distans ska senast fem dagar före fullmäktiges sammanträde anmäla detta till fullmäktiges kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.
Kommunledningskontoret anser inte att fullmäktige behöver fatta beslut om vilken teknisk lösning som ska användas. Av ovanstående skrivning framgår att distanssammanträde enbart får genomföras om det finns en teknisk lösning som uppfyller kommunallagens krav.
Ekonomiska konsekvenser
Den tekniska lösning som krävs för att ett beslut om deltagande på distans ska kunna förverkligas kommer att medföra en kostnad för kommunen.
I dagsläget är det oklart vilka lösningar som finns på marknaden som kan uppfylla kommunallagens krav och vad kommunens kostnad blir.
Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen får i uppdrag att ta fram den tekniska lösningen och finansiera den inom ramen för oförutsedda behov.
Per Törnvall Ingegärd Bornelind
Kommundirektör Kommunjurist
Bilagor
Beslutsexpediering
Godkänt dokument, 2020-03-25, Per Törnvall
