• No results found

Medicinska fakultetens utbildning på grund- och avancerad nivå 2012

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Medicinska fakultetens utbildning på grund- och avancerad nivå 2012"

Copied!
36
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

Anvisningar för budgetering av

Medicinska fakultetens utbildning på grund- och

avancerad nivå 2012

MeGA-budget 2012

Version 1.1 – Endast smärre korrekturändringar.

(2)

Om du har problem eller frågor om budgetarbetet eller om hur blanketterna ska fyllas i får du gärna kontakta ekonomerna på fakultetskansliet. Vi tar även tacksamt emot förslag på

förbättringar och förändringar av budgetverktyget eller anvisningarna. Kontakta i första hand ekonomen som har hand om din nämnd.

NOU

Laila Persson, tfn: 046 – 222 81 96 E-post: Laila.Persson@med.lu.se NBMFU

David Ganrot, tfn: 046 – 222 30 67 E-post: David.Ganrot@med.lu.se NRU

Bo Olsson, tfn: 046 – 222 71 14 E-post: Bo.Olsson@med.lu.se

Postadress: Medicinska fakultetens kansli, 221 84 Lund Besöksadress: BMC, Sölvegatan 19, Lund

Hemsida: www.med.lu.se Fax: 046 – 222 41 70 Hämtställe: 66

(3)

Innehållsförteckning

1. GA-BUDGET PÅ MEDICINSKA FAKULTETEN ... 4

1.1 NYHETER ... 4

1.2 BUDGETMODELLEN ... 4

2. BUDGETVERKTYGET ... 6

2.1 BEHÖRIGHETER ... 6

2.2 INLOGGNING OCH INDEXSIDAN ... 7

3. BUDGETERING, ATT LÄGGA IN BUDGETAR ... 8

3.1 STARTSIDAN OCH NAVIGERING ... 8

3.2 GRUNDUPPGIFTER OCH KOMMENTARER ... 9

3.3 INMATNING OCH ÄNDRING AV UPPGIFTER ... 9

3.3.1 Allmänt om redigering i budgetverktyget ... 9

3.3.2 Rutan Lärare ... 11

3.3.3 Rutan Kostnadsställe ... 11

3.3.4 Att ange en totalkostnad när styckepriset är okänt ... 12

3.3.5 Observera följande ... 12

3.4 KOSTNADER SOM INTE SKA LÄGGAS IN I BUDGETVERKTYGET ... 13

3.4.1 Overhead ... 13

3.4.2 Kompetensutveckling ... 13

3.4.3 Personalrelaterade kostnader och kringkostnader för kontorsarbete ... 13

3.5 PERSONALKOSTNADER ... 14

3.5.1 Personaldatabasen ... 14

3.5.2 Löner ... 15

3.6 ADMINISTRERA EXTERNA LÄRARE ... 16

3.7 ADMINISTRATION OCH LEDNING ... 18

3.7.1 Personalkostnader ... 18

3.7.2 Materialkostnader ... 18

3.8 KURSUTVECKLING ... 19

3.8.1 Personalkostnader ... 19

3.8.2 Materialkostnader ... 19

3.9 UNDERVISNING OCH EXAMINATION,PERSONALKOSTNADER ... 19

3.9.1 Föreläsningar ... 20

3.9.2 Gruppundervisning ... 20

3.9.3 Handledning ... 21

3.9.4 Examination ... 21

3.9.5 Verksamhetsförlagd utbildning ... 22

3.9.6 Prekliniska övningar ... 22

3.10 UNDERVISNING OCH EXAMINATION,MATERIAL ... 23

3.10.1 Direkt materielkostnad ... 23

3.10.2 Indirekt materielkostnad ... 23

3.10.3 Service och underhåll ... 24

3.11 UNDERVISNING OCH EXAMINATION,INVENTARIER ... 24

3.11.1 Inköp av inventarier ... 24

3.11.2 Avskrivningskostnader ... 25

3.12 LOKALER ... 26

4. ADMINISTRATION AV LÄRARTIMMAR ... 27

5. RAPPORTER ... 30

5.1 BESTÄLLA RAPPORTER ... 30

5.2 EXCEL-RAPPORTENS INNEHÅLL ... 32

BILAGA 1 FÖRTECKNING ÖVER KOSTNADSSTÄLLEN ... 34

(4)

1. GA-BUDGET PÅ MEDICINSKA FAKULTETEN

Dessa anvisningar riktar sig till alla som ska arbeta med verktyget för budgetering av utbildning på grund- och avancerad nivå (med undantag för läkarutbildningen som har särskilda anvis- ningar). Efter detta inledande kapitel följer två kapitel som riktar sig till de kurs-/terminsansvariga lärare som lägger in budgeterna. Kapitel 4 och 5 behandlar administration av lärartimmar respek- tive rapporter. Dessa båda kapitel är skrivna för att kunna stå självständiga och ändå ge all nödvändig information för personer som enbart har behörighet för dessa funktioner (med andra ord kan dessa personer hoppa direkt dit).

1.1 Nyheter

Budgetverktyget har uppdaterats för att kunna inkludera läkarutbildningens ALF-medel. För övriga utbildningar ska denna uppdatering dock endast innebära några smärre utseendemässiga förändringar.

En liten nyhet är dock att kostnaden för en VFU-vecka automatiskt fylls i av budgetverktyget.

Veckopriset för 2012 är ännu inte definitivt, men har satts till 1 400 kr. Vill man ange ett annat veckopris går det dock att ändra, lägg då först in budgetposten med priset 1 400 kr/v, spara och ändra det sedan.

Eftersom löneförhandlingarna ännu inte är avslutade har en uppskattad genomsnittlig löneökning lagts till varje persons lön. Så snart de nya lönerna är fastställda kommer budgetverktyget att uppdateras med dessa.

1.2 Budgetmodellen

GA-medlen ska täcka institutionernas kostnader för den grundutbildning de genomför. Beräk- ningarna ska så långt som möjligt utgå från faktiska kostnader, ej schabloner. För att kunna beräkna kostnaderna på ett korrekt sätt måste samråd med berörda prefekter ske tidigt. De kurs- /terminsansvariga måste samverka när utbildning bedrivs på samma institution, så att kostnaderna för resurser som används av flera kurser, forskare eller andra användare kan fördelas efter faktiskt nyttjande. Varje institution tilldelas GA-medel i förhållande till dess insatser i utbildningen.

GA-nämnderna formulerar anvisningar och övergripande ramar för budgetarbetet och respektive programdirektör leder och samordnar budgetarbetet inom programmet samt utfärdar komplet- terande anvisningar. Utifrån dessa riktlinjer och anvisningar upprättar sedan de kurs-/termins- ansvariga ett budgetförslag.

Det är viktigt att det sker en samverkan med berörda prefekter och lärare under processen, så att de kan ta hänsyn till utbildningens resursbehov i sin planering och budgetering. Det behövs även ekonomiska uppgifter från respektive institution för att korrekt kunna ange vissa uppgifter i budgetblanketten. Dessa uppgifter erhålls från respektive institutionsekonom.

Under september månad arbetar de kurs-/terminsansvariga i budgetverktyget med att mata in och uppdatera budgeterna. Sedan tar GA-ekonomerna ut rapporter ur systemet och granskar till- sammans med programdirektörerna att budgetarna är upprättade i enlighet med de beslutade riktlinjerna och att de ekonomiska ramarna hålls. Programdirektören för en dialog med de kurs-

(5)

/terminsansvariga som vid behov reviderar sina respektive budgetförslag. Under samordnings- processen har även institutionerna möjlighet att framföra synpunkter på budgetförslagen.

När granskningen är avslutad skickas de sammanställda budgetarna till institutionerna för infor- mation. Genom att underteckna budgetarna bekräftar prefekterna att de tagit del av dem och att de lärare som förslaget utgår från finns tillgängliga. Det underskrivna budgetförslaget insänds till GA-nämnden. Om GA-nämnderna ska kunna ta hänsyn till institutionernas eventuella synpunk- ter på budgetförslagen måste dessa insändas senast i samband med att det undertecknade budgetförslaget ska vara insänt.

Tidplan

5 september Budgetverktyget tillgängligt för de kurs-/terminsansvariga lärarna.

30 september Preliminära kurs-/terminsbudgetar ska vara klara. Budgetverktyget stänger för kurs-/terminsansvariga, endast programdirektörer kommer åt budget- blanketterna. Ekonomer och programdirektörer påbörjar granskning.

7 november Granskningen avslutad, de sammanställda budgetarna skickas till institu- tionerna för information.

14 november Prefekterna återsänder de underskrivna budgetarna till kansliet.

22–24 november Utskick av budget till nämnderna.

29 nov–1 december Nämnderna tillstyrker budgetförslagen.

(6)

2. Budgetverktyget

Kurs-/terminsbudgetarna skapas i ett nätbaserat budgetverktyg och sparas i en databas, vilket gör det möjligt att i efterhand gå in och ändra eller lägga till uppgifter i blanketten.

De budgetar som lades förra hösten (avseende 2011) har kopierats till årets budgetverktyg och kan användas som en grund att utgå från. Hur mycket av de gamla budgetarna som fortfarande är aktuella varierar mellan de olika kurserna/terminerna, beroende på hur mycket upplägget föränd- rats, hur många lärare som ska bytas ut etc. Om du vill börja från grunden med en helt blank budget kan du kontakta GA-ekonomerna på fakultetskansliet, så raderar de alla tidigare uppgifter.

2.1 Behörigheter

Budgetverktygets användare kan delas in i fyra kategorier. Samtliga kan ta ut Excel-rapporter för alla budgetar på alla program, förutom det kan de olika behörigheterna även:

• Kurs-/terminsansvarig – kan lägga till, ändra och ta bort kostnader från en eller flera kurs- eller terminsbudgetar. Varje kurs/termin kan ha upp till tre ansvariga. Kan ta ut Excel- rapporter.

• Programdirektör – kan lägga till, ändra och ta bort kostnader på samma sätt som kurs- /terminsansvariga, men får automatiskt behörighet till alla kurser/terminer på program- met. Kommer åt budgetarna även efter att budgetverktyget stängts för de kurs-/termins- ansvariga.

• Administratör av lärartimmar – uppdaterar uppgifterna om lärarnas tjänstgöringsgrad och tillgänglighet för GA-verksamhet.

• Anställd – alla anställda vid Medicinska fakulteten kan ta ut budgetrapporter.

Alla kombinationer av behörigheter är möjliga.

Funktion Behörighet

Budgetera Budgetera efter 30 september

Administrera lärartimmar

Ta ut Excel- rapporter

Kurs-/terminsansvarig X X

Programdirektör X X X

Admin av lärartimmar X X

Anställd vid medfak X

(7)

2.2 Inloggning och indexsidan

Budgetverktyget finns på www.gumedel.med.lu.se/2012, men kan också hittas via fakultetens hemsida (www.med.lu.se/om_fakulteten/ekonomi/ga_budget).

På inloggningssidan fyller du i Lucat-identitet och -lösenord och klickar därefter på ”Logga in”.

Du kommer då till en indexsida, som beroende på din behörighet innehåller olika länkar. Om en kurs/termin är låst för redigering är den rödmarkerad och går inte att klicka på. En kurs kan vara låst för kurs-/terminsansvarig samtidigt som den är öppen för programdirektören. Bilden nedan visar indexsidan för en person som har alla fyra behörigheterna:

1. Överst visas de kurser/terminer som personen i fråga är ansvarig för.

2. Den inloggade personen i exemplet nedan är programdirektör för sjukgymnastik och alla det programmets kurser/terminer visas därför.

3. Längst ner visas länkarna som hör till behörigheten för administration av lärartimmar.

4. Anställda vid Medicinska fakultetens som inte har någon av de andra behörigheterna ser bara länken för att ta ut rapporter.

För att budgetera klickar du på någon av länkarna under 1 eller 2. Detta beskrivs i kapitel 3.

För att administrera lärartimmar klickar du på ”Lärartimmar”. Detta beskrivs i kapitel 4.

Det är bara administratörer av lärartimmar samt övriga anställda som kan ta ut rapporter direkt från indexsidan. Kurs-/terminsansvariga och programdirektörer hittar istället en länk till rapporter på startsidan för varje kurs. Uttag och bearbetning av rapporter beskrivs i kapitel 5.

1

2

3 4

(8)

3. Budgetering, att lägga in budgetar

Kapitlet inleds med avsnitt om navigering i budgetverktyget, hur man ändrar kursens grundupp- gifter och skriver kommentarer, ett avsnitt om de tekniska principerna för hur uppgifter matas in samt ett avsnitt om vad som inte ska läggas in i budgetverktyget. Sedan följer ett avsnitt med allmän information om personalkostnader och ett avsnitt om hur man administrerar externa lärare. Slutligen gås de olika blankettsidorna för inmatning av budgetkostnader igenom.

3.1 Startsidan och navigering

Budgetblankettens startsida (till höger) består av ett antal rubriker (gröna rutor) och underrubriker (vita rutor). Under- rubrikerna är klickbara och tar dig vidare till de olika blankettsidorna.

Den första rubriken – grunduppgifter – leder till en sida som visar information om kursen/terminen, vissa av uppgifterna går även att ändra.

Under den andra rubriken – administrera externa lärare – regis- treras de externa lärare och kliniska assistenter som sedan ska läggas in under personalkostnader.

Under de följande rubrikerna – från administration och ledning till och med lokaler – registreras de kostnader som kursen/

terminen kommer att medföra. Vid underrubrikerna visas summan av de kostnader som registrerats.

Sedan följer två rubriker – sammanställning och rapport – som används för att sammanställa de registrerade uppgifterna och visa dem på skärmen, som pdf-fil eller i Excel. Detta beskrivs i kapitel 5 Rapporter.

Längst ner på startsidan hittar du ”Åter till index-sidan” som tar dig tillbaka till listan med de kurser/terminer du är ansvarig för.

Längst ner på varje blankettsida (till vänster) finns en rullgardinsmeny med genvägar till de andra blankettsidorna, samt en knapp som tar dig ”Åter till startsidan”. Vid navigering mellan blankettsidorna är det viktigt att använda någon av dessa alternativ och inte använda webbläsarens bakåt-knapp.

(9)

3.2 Grunduppgifter och kommentarer

Varje budgetblankett kan avse en eller flera kurser, eller en hel termin. Programdirektörerna avgör vilka blanketter som ska finnas för respektive program.

Grunduppgifterna visar program, termin1, kurs och Ladok-kod för aktuell budgetblankett. ”Kurs” kan vara det faktiska kurs- namnet eller (som till höger) ange vilken termin det gäller.

Varje budgetblankett kan ha upp till tre ”kursansvariga” (be- teckningen används även om blanketten avser en hel termin).

Om du vill ändra någon av dessa uppgifter – om de är felaktiga, om en blankett som avser flera kurser ska delas upp i flera blanketter som avser en kurs var, om blanketten ska kopieras, om kursansvariga ska bytas ut – ska du kontakta GA- ekonomerna på fakultetskansliet.

Uppgifterna om kurslängd och antal studenter används inte i några beräkningar, men finns med som information för termins-/kursansvariga och programdirektör. Du ska uppdatera dem om de inte är korrekta. Kommentarfältet kan användas för minnesanteckningar eller för information till programdirektör och GA-ekonomerna. (Har du frågor du vill ha snabbt svar på är det dock bättre att ringa eller mejla.) När budgetverktyget öppnas finns föregående års kommentarer kvar, eftersom dessa troligtvis inte längre är aktuella bör du ändra dem.

Glöm inte att spara när du ändrat uppgifterna eller kommentarerna.

3.3 Inmatning och ändring av uppgifter

3.3.1 Allmänt om redigering i budgetverktyget

Alla blankettsidor för inmatning av kursutveckling, handledning, lokalkostnader etc. har ett liknande upplägg. Bilden nedan visar inmatningssidan för föreläsningar (i detta fall på kursen

”Humanfysiologin i sitt sammanhang”, vilket framgår av rubriken). Den övre raden innehåller kolumnrubriker och de följande raderna visar de kostnader som lagts in i budget. Varje rad läggs till, ändras eller raderas var för sig. Under raderna finns ett belopp i fetstil som visar summan i kronor av kostnaderna på raderna ovanför.

1 Termin betyder här T1, T2, T3 etc, inte i VT eller HT. Vill man ha separata budgetblanketter för VT och HT kan man ange det i kursnamnet. Förutom T1-T11 kan termin även vara ”Ledning” vilket avser programmets centrala budget med ersättning till PD: etc,

”Valfria” vilket kan avse en kurs som inte är obligatortisk i utbildningsprogrammet eller ”Strimman” vilket avser läkarutbildningens kurser i professionell utveckling.

(10)

Sortera rader

Det är möjligt att sortera om raderna så att de visas i en annan ordning. Om man exempelvis vill att de två momenten som behandlar Parkinson (till höger) ska komma efter varandra i listans ordningsföljd håller man muspekaren över det moment man vill flytta – pilen förvandlas då till ett pilkors – klickar och håll inne musknappen, drar momentet till önskad plats i listan och släpper sedan musknappen.

Lägga till ny rad

1. Klicka på knappen Lägg till nytt moment (eller … ny inventarie eller … ny lokal). En ny rad läggs då till sist efter de existe- rande, vita rutor markerar de

uppgifter som ska fyllas i (övriga uppgifter fyller systemet själv i automatiskt) och två röda knappar dyker upp till höger om raden (Spara, Avbryt).

2. Genom att trycka på tabb-tangenten eller klicka med musen flyttar du textmarkören till den första vita rutan, fyll i moment (eller motsvarande).

3. Hoppa till nästa ruta med tabb-tangenten eller genom att klicka i rutan och sedan nästa ruta etc.

4. När alla de vita rutorna är ifyllda klickar du på Spara-knappen. Om någon av rutorna är felaktigt ifylld får du en varning om detta, det går inte att spara förrän alla rutor är korrekt ifyllda.

Du kan när som helst avbryta inmatningen genom att trycka på Avbryt-knappen.

Ändra rad

1. Klicka på den grå pennan till höger om raden du vill ändra. De uppgifter som kan ändras markeras då med vita rutor och tre röda knappar dyker upp till höger om raden (Spara, Avbryt resp. Radera).

2. Genom att trycka på tabb-tangenten eller klicka med musen flyttar du textmarkören till den ruta du vill ändra, ändra uppgifterna.

3. Om du ska ändra ytterligare rutor, flytta textmarkören med hjälp av tabb-tangenten eller genom att klicka i rutan.

4. När du är klar med ändringarna klickar du på Spara-knappen. Om någon av rutorna är felaktigt ifylld får du en varning om detta, det går inte att spara förrän alla rutor är korrekt ifyllda.

Du kan när som helst avbryta ändringen genom att trycka på Avbryt-knappen.

Radera rad

1. Klicka på den grå pennan till höger om raden du vill radera.

2. Klicka på den röda Radera-knappen till höger om raden.

3. En grå ruta dyker upp där du bekräftar raderingen genom att klicka på OK. (Det går inte att ångra en gjord radering.)

Vill du inte radera raden klickar du istället på Avbryt, den grå rutan stängs då och du klickar på den blå Avbryt-knappen till höger om raden.

(11)

3.3.2 Rutan Lärare

De rutor där en lärares (eller administratörs) namn ska fyllas i fungerar på ett särskilt sätt.

Välja lärare

1. Börja skriv lärarens för- eller efternamn, systemet söker i databasen efter matchande lärare. För varje bokstav du skriver in förfinas sökningen.

2. Förutsatt att det som skrivits in matchar någon av lärarna i databasen visas dessa i en lista.

Först visas matchande lärare som redan används på kursen och sedan övriga matchande lärare. Välj lärare från listan genom att klicka på lärarens namn.

3. Om läraren inte finns i databasen visas ett felmeddelande. Om läraren faktiskt saknas men borde finnas kan den läggas till (se avsnitten 3.5.1 och 3.6).

(Att ingen lärare hittas kan förstås också bero på felstavning och lösningen är då givetvis att stava rätt.)

Söklistan visar alla matchande lärare, sorterade på efternamn, samt vilka kostnadsställen de tillhör.

Dessutom visas hur många timmar de är tillgängliga för undervisningsverksamhet på grund- och avancerad nivå (inkl administration och kursutveckling), hur många timmar som redan budget- erats (utnyttjats) på och hur många timmar som fortfarande är tillgängliga för GA-verksamhet.

Det finns ingen teknisk spärr mot att budgetera en lärare på fler timmar än vad denne är tillgänglig, men det är naturligtvis olämpligt. Om situationen uppstår får berörda kurs- /terminsansvariga och programdirektörer hitta en lösning på för den överutnyttjade lärarens timmar ska fördelas.

Mer om budgetering av personal hittar du i avsnitt 3.5.

3.3.3 Rutan Kostnadsställe

Vid budgetering av personalkostnader fylls kostnadsställe i automatiskt (alla personer i lärardata- basen har ett kostnadsställe knutit till sig). När man lägger upp externa lärare (se avsnitt 3.6) eller budgeterar verksamhetsförlagd utbildning, material- eller lokalkostnader måste kostnadsställe anges.

I budgetverktyget finns alla kostnadsställen vid Medicinska fakulteten, några kostnadsställen vid andra fakulteter (LTH, N, S, HT) samt Region Skåne i systemet. Hela listan hittar du i bilaga 1.

(Vid behov kan ytterligare kostnadsställen läggas till, kontakta i så fall GA-ekonomerna.)

(12)

De flesta kostnader (t ex fakturor och löner) betalas av institutionerna som sedan får ersättning från GA-nämnderna. I de fall du vet vilket kostnadsställe som kommer att betala fakturan eller den externe lärarens lön ska du ange detta kostnadsställe. Om du vet vilken institution, men inte vilket kostnadsställe som kommer att betala kostnaden kan du välja den institutionens huvud- kostnadsställe (i bilaga 1 ser du vilka som är huvudkostnadsställen).

Vissa kostnader ska betalas direkt av utbildningarna, genom att fakturan skickas till utbildningens eget kostnadsställe och attesteras av programdirektören. I dessa fall ska du ange utbildningen som kostnadsställe (t ex 314952 Läkarutbildningen eller 314958 Sjukgymnastutbildningen).

Om du inte vet vilken institution som ska betala kostnaden ska du också välja respektive utbild- nings eget kostnadsställe. Pengarna blir då kvar hos utbildningen och betalas ut efter hand som kompletterande uppgifter lämnats in.

Välja kostnadsställe

1. I rutan för kostnadsställe kan du söka på kostnadsställets nummer eller ett ord i kostnadsställets namn. Systemet söker i databasen efter matchande kostnadsställen.

För varje siffra/bokstav du skriver in förfinas sökningen.

2. Välj kostnadsställe från listan genom att klicka på det.

3.3.4 Att ange en totalkostnad när styckepriset är okänt

På vissa blankettsidor (material- och lokalkostnader) anges antal (eller yta) och styckepris (kr/st eller kr/m²). Normalt sett ska faktiskt antal och styckepris anges, men om antal och styckepris är osäkra kan man istället ange en totalkostnad under kr/st (eller kr/m²) och sedan ange 1 (ett) som antal (eller yta).

3.3.5 Observera följande

• Alla tal som fylls i på blanketten ska vara heltal och siffrorna ska skrivas in i en följd utan tusentalsavgränsning.

• Alla kostnader som anges ska avse hela budgetåret.

• Materialkostnader ska anges exklusive moms.

• Personalkostnader har redan ett påslag för beräknade löneökningar. Övriga kostnader ska budgeteras i 2011 års kostnadsnivå. Detta innebär att troliga prisökningar kommer att justeras i samband med sammanställning av respektive programs budget.

(13)

3.4 Kostnader som inte ska läggas in i budgetverktyget

Det finns en del kostnader som inte ska läggas in i budgetverktyget, utan hanteras av fakultetens GA-ekonomer i samband med sammanställning av nämndernas budgetar:

3.4.1 Overhead

Ersättning för gemensamma kostnader – så kallad overhead eller OH – betalas enligt särskild ordning. Samtliga belopp i budgetverktyget ska därför anges exklusive OH-pålägg.

3.4.2 Kompetensutveckling

Tid för kompetensutveckling ska inte läggas in i budgetverktyget, utan betalas ut enligt en särskild modell med två komponenter, en aktivitetsbaserad och en fast komponent. Den fasta komponenten ger ersättning till universitetsadjunkter samt till universitetslektorer som arbetar endast med utbildning och inte har fakultets- eller externa medel. Ersättningen baseras på lärar- tidsavtalets riktlinjer om respektive grupps utbildningsaktivitet; universitetsadjunkter som ska undervisa (inkl. förberedelsetid) högst 80 % av arbetstiden får 10 % kompetensutveckling och universitetslektorer som ska undervisa högst 70 % får 20 % kompetensutveckling.

Resterande 10 %-enheter ersätts enligt den aktivitetsbaserade modellen. Universitetsadjunkter får ett påslag för kompetensutveckling med 12,5 % av undervisningstiden, vilket ger 10 %-enheter om de undervisar 80 %. Universitetslektorer får ett påslag med 14,3 % av undervisningstiden, vilket ger 10 %-enheter om de undervisar 70 %. Även professorer får ett påslag med 14,3 %.

Rörlig

(påslag på undervisningsaktivitet) Fast

(del av tjänst)

Professorer 14,3 % -

Lektorer med forskningsmedel 14,3 % -

Lektorer som endast undervisar 14,3 % 20 %

Adjunkter 12,5 % 10 %

Övriga - -

3.4.3 Personalrelaterade kostnader och kringkostnader för kontorsarbete

Personalrelaterade kostnader och kringkostnader i samband med kontorsarbete är var för sig ofta av en ganska obetydlig karaktär. För institutionen som helhet kan det dock handla om flera miljoner kronor och utbildningarna ska givetvis betala sin andel av detta. Istället för att lägga in dessa kostnader var för sig på respektive kurs-/terminsbudget, ges en schablonersättning baserat på hur många timmar som budgeterats på respektive institution (såväl för lärare som för administra- tiv personal). Schablonen 8 kr för varje budgeterad timme ska täcka bland annat följande:

• Läkemedels- & sjukvårdsersättning

• Motion & rekreation

(14)

• Personalvårdande åtgärder

• Intern representation

• Datorer

• Kontorsmaterial

• Telefon, fast och mobil

• Kopieringskostnad

I och med denna schablonersättning ska inga av ovanstående kostnader läggas in i budgetverk- tyget om de är kopplade till den enskilde lärarens anställning och kontorsarbete i allmänhet.

Kostnader av mer specifik karaktär, så som för inköp av litteratur till lärare eller tutorer, för kopiering av kompendier till studenter, för datorer till datorsalar eller andra kostnader som har koppling till undervisningen ska dock läggas in i budgetverktyget. Kontakta gärna din GA- ekonom om du är osäker på vad som gäller i konkret fall.

3.5 Personalkostnader

Enligt de lokala arbetstidsavtalen2 anses årsarbetstiden för en heltidstjänst vara 1 700 timmar, respektive 1 139 timmar (67 % av 1 700) för kombinationstjänster. (Detta gäller egentligen personer med 35 semesterdagar, men i budgetverktyget används detta som schablon för samtliga anställda.) En halvtidstjänst är därmed 850 respektive 570 timmar, etc.

Under ett kalenderår bör det antal arbetstimmar som en enskild lärare arbetar med undervisning inte överstiga för:

• lektorer c:a 1 200 arbetstimmar

• lektorer/överläkare c:a 800 arbetstimmar

• adjunkter c:a 1 360 arbetstimmar

• forskarassistenter c:a 300 arbetstimmar

Det antal arbetstimmar som en enskild doktorand under ett kalenderår arbetar med undervisning får inte överstiga ca 340 arbetstimmar. Uppgift om hur många timmar varje lärare är tillgänglig för undervisning finns i budgetverktyget (se avsnitt 3.3.2 och kapitel 4), det finns dock ingen teknisk spärr mot att överbudgetera en lärare.

Ersättning för kompetensutveckling ska inte tas upp i kurs-/terminsbudget, utan betalas centralt av respektive utbildning (se avsnitt 3.4.2).

3.5.1 Personaldatabasen

I budgetverktyget finns en personaldatabas med alla som har anställning vid Medicinska fakulte- ten – lärare, doktorander och TA-personal. Databasen innehåller också adjungerade lärare, även om dessa inte får lön från universitetet (istället har löneschablonerna använts, se avsnitt 3.5.2).

Dessutom innehåller databasen en del personer som inte är anställda vid fakulteten men som vid flera och återkommande tillfällen har medverkat i fakultetens utbildning, det kan handla om

2 ”Lokalt avtal om arbetstid för lärare vid Lunds universitet” (1999-12-02) och ”Lokalt avtal om arbetstid för läkare/lärare vid Lunds universitet” (2001-01-02).

(15)

lärare med anställning vid annan fakultet eller kliniska assistenter. Alla dessa personer är sökbara i samtliga kurs-/terminsbudgetar.

I första hand skall fakultetens egna lärare utnyttjas, i andra hand universitetsanställda lärare vid övriga fakulteter. Om universitetsanställda lärare inte är tillgängliga eller om de saknar erforderlig kompetens får externa timlärare användas. Företag får inte anlitas i undervisningen utan god- kännande av dekanus.

Att lägga till nya personer i databasen

Om du saknar någon lärare kan du kontakta GA-ekonomerna vid fakulteten, så lägger de till personen i databasen. Du kan också själv lägga till läraren, men den blir då bara tillgänglig på just den kurs/termin du lägger till den. (Läs mer om detta i avsnitt 3.6.) Risken med att själv lägga till en person på detta sätt är att någon annan också lägger in samma person på en annan kurs/termin, fast med annan lön eller på ett annat kostnadsställe, vilket givetvis skapar förvirring.

Såvida du inte är säker på att personen du vill lägga till i databasen endast kommer att figurera på ett fåtal kurser/terminer är det därför bättre att be GA-ekonomerna lägga till personen.

”Namnlösa” lärare

Om du inte vet namnet på den person som ska utföra ett visst moment ska du inte budgetera det på någon annan befintlig lärare (som dig själv). Använd istället någon av de ”namnlösa”

lärare som finns i databasen. Sök på titeln (exempelvis ”universitetslektor”) i rutan för lärarens namn så får du upp dessa.

”Icke anställd”

Personer som någon anledning avslutat sin anställning vid fakulteten plockas bort ur databasen.

Om de sedan tidigare finns med i någon budget finns de dock fortfarande kvar i personaldata- basen, men har deras lön nollställts, deras titel ändrats till ”Icke anställd” och deras kostnadsställe ändrats till ”999999 Extern”. Om du hittar en sådan lärare på din kurs/ termin bör du undersöka om den inte ska ersättas av någon som fortfarande är aktiv vid fakulteten. Om personen av någon anledning ändå ska fortsätta undervisa på kursen/terminen ska du kontakta GA-ekonomerna som då korrigerar lön, titel och kostnadsställe.

3.5.2 Löner

Timkostnaderna i budgetverktyget baseras på varje persons faktiska lön. Formeln för beräkning av timkostnad ser ut som följer:

Timkostnad = (Årslön vid heltid/ Årsarbetstid vid heltid) × Lönekostnadsfaktor I och med att årslönen delas med årsarbetstiden (dvs. med avdrag för semester) så ingår semester- ersättning i den framräknade timkostnaden. I timkostnaden ingår även sociala avgifter (LKP), semestertillägg samt löneuppräkning, vilket ger en lönekostnadsfaktor på 1,63583. För personer födda före 1946 betalas lägre sociala avgifter och lönekostnadsfaktorn blir därför endast 1,3240 för dessa. (Tidigare ingick även en trivselpeng på 0,1 % i lönekostnadsfaktorn. Trivselpengen ingår numera istället i den schablonersättning för personalrelaterade kostnader etc. på 8 kr som

3 Lönekostnadsfaktor: 1,6358 = 1,5133 × 1,0128 × 1,062 × 1,005

Sociala avgifter 51,33 % (22,48 % för personer födda före 1946, vilket ger en lönekostnadsfaktor på 1,3240)

Semestertillägg 1,28 %

Löneuppräkning fr.o.m. jan 2011 6,20 % Löneuppräkning fr.o.m. okt 2012 0,50 %

(16)

betalas ut per arbetad timme. Denna ersättning syns dock inte i budgetverktyget, utan läggs på i efterhand. Läs mer om schablonersättningen i avsnitt 3.4.3.)

Om den faktiska timlönekostnaden för externa lärare och kliniska assistenter inte är känd kan nedanstående schabloner4 användas. Om du är i behov av ytterligare information om lönekost- nader kan du kontakta en ekonom på institution eller fakultetskansliet.

Fakultet Typ av undervisning

M N LTH S HT

Undervisning på professorsnivå 57 300 50 800 55 800 53 200 48 200

Undervisning av särskild kvalificerad art (motsvarande lektorsundervisning)

45 600 40 800 43 700 38 800 36 500

Undervisning av kvalificerad art (motsvarande adjunktsundervisning)

33 500 31 900 36 600 32 800 29 300

Handledning, övningar, laborationer och dylikt (motsvarande doktorandundervisning)

23 700 22 100 23 900 23 400 22 400

Allmänt institutionsarbete, (assistenttimmar) 23 700 22 100 23 900 23 400 22 400

3.6 Administrera externa lärare

Om du vill använda en lärare som inte finns med i personaldatabasen (se avsnitt 3.5.1), men som du vet ska finnas med i budgeten för flera kurser/terminer ska du kontakta någon av GA- ekonomerna vid fakulteten så lägger de till personen i databasen så att den blir tillgänglig för alla kurser/terminer.

Om du däremot vill använda en extern lärare eller klinisk assistent som endast används på en eller några kurser/terminer kan du själv läggas in läraren via sidan Administrera externa lärare. Lärarna/

klinassarna blir då tillgängliga bara på den kurs/termin de läggs in och måste alltså läggas in på nytt för varje kurs/termin. När en lärare lagts till i kursens egen personaldatabas kan den väljas i blankettsidorna för personalkostnader (föreläsningar m fl) på samma sätt som övriga (dvs. anställ- da) lärare.

Att lägga till, ändra och radera externa lärare och kliniska assistenter fungerar tekniskt precis som beskrevs i avsnitt 3.3.1. Det går dock inte att radera en lärare som används på något av kursens moment, ett meddelande

visas som talar om på vilka moment läraren används. Radera då först läraren från momenten och sedan från listan med externa lärare.

Lärare som läggs in via Administrera externa lärare kan urskiljas från lärare med anställning i rapporterna genom att de har en speciell markering. Läs mer om detta i kapitel 5 Rapporter.

4 Baseras på ”Arvoden för timundervisning samt kvälls- och helgundervisning m m fr.o.m. 2009-01-01” och de normbelopp som gäller från 2009-04-01.

(17)

De fält som ska fyllas i är:

• Förnamn

• Efternamn

• Titel Om önskad titel saknas i listan kan du välja ”Titeln saknas” (som finns längst ner i listan) och sedan skriva in titel själv.

• Månadslön Månadslön anges exklusive LKP. Man kan också ange timlön (som automatiskt räknas om till månadslön), även denna ska anges exklusive LKP. När timarvoden betalas ut ska 12 % semesterersätt- ning ingå, därför ska också semesterersättningen ingå om timlön anges här. Uppgifter om faktisk lön lämnas av den institution som ska tillse att lönen utbetalas, alternativt används schablonerna (se avsnitt 3.5.2).

• Kostnadsställe

I och med att databasen för externa lärare är unik för varje kurs/termin händer det inget om en lärare med samma namn, titel och kostnadsställe matas in på flera kurser/terminer. Om samma lärare läggs in på flera kurser/terminer, men med olika ersättning uppstår ju dock förvirring. Det är därför bättre att GA-ekonomerna sköter upplägget av personer som ska budgeteras på flera kurser/terminer.

Externa lärare med fast pris

Om avtalet med den externa läraren föreskriver ett fast pris kan det bli problem att mata in i budgeten så att kostnaden blir korrekt. Antingen kan du lägga upp läraren som extern lärare och själv räkna ut vilken timlön som motsvarar det överenskomna priset (se avsnitt 3.5.2). En enklare (men mindre elegant) lösning är att lägga in läraren under verksamhetsförlagd utbildning, där du kan ange 1 under antalet veckor och sedan skriva det överenskomna fasta priset under kronor/

vecka. Ange tydligt under moment vad det handlar om, så ändrar GA-ekonomerna detta manuellt i efterhand.

(18)

3.7 Administration och ledning

På dessa blankettsidor ska administrativa kostnader för kursen budgeteras. Dessa delas in i personalkostnader och materielkostnad. Kostnader som tas upp här är t ex den arbetstid som kurssekreteraren lägger ner på kursen, kostnader för utskick av kursinformation till studenter mm.

3.7.1 Personalkostnader

De fält som ska fyllas i är:

• Moment

• Lärare

• Timmar Ange faktisk arbetstid, dvs. en timme motsvarar en arbetstimme.

3.7.2 Materialkostnader

De fält som ska fyllas i är:

• Moment

• Artikel Vilken typ av materiel eller utrustning som avses.

• Antal Antingen anges antalet i styck och priset i kr/st, eller så anges den

• Kr/st totala kostnaden och antal 1 (ett).

• Kostnadsställe

(19)

3.8 Kursutveckling

På dessa blankettsidor ska kostnader för vidareutveckling av (den befintliga)kursen budgeteras.

Dessa delas in i personalkostnader och materielkostnader. Det kan t ex vara kostnader för fram- tagning av nya kompendier och annan utbildningsmateriel. Den kursutveckling som tas upp i budgeten ska vara godkänd av programdirektören.

3.8.1 Personalkostnader

De fält som ska fyllas i är:

• Moment

• Lärare

• Timmar Ange faktisk arbetstid, dvs. en timme motsvarar en arbetstimme.

3.8.2 Materialkostnader

De fält som ska fyllas i är:

• Moment

• Artikel Vilken typ av materiel eller utrustning som avses.

• Antal Antingen anges antalet i styck och priset i kr/st, eller så anges den

• Kr/st totala kostnaden och antal 1 (ett).

• Kostnadsställe

3.9 Undervisning och examination, Personalkostnader

Vid beräkning av tidsåtgången för den enskilde lärarens medverkan i undervisningen ska hänsyn bland annat tas till undervisningens och examinationens uppläggning och metod, lärarens erfarenhet av undervisning i ämnet, upprepning av undervisningen i parallella grupper, kursens svårhetsgrad och omfattningen av för- och efterarbete.

Under den första terminen som en doktorand arbetar med undervisning inom grundutbildningen avsätts mer förberedelsetid för att säkerställa att undervisningen håller hög kvalité. Doktoranderna ska ha en dokumenterad ämneskunskap och handledas av erfarna lärare. Från och med andra terminen anses doktoranden ha erhållit nödvändig erfarenhet och från den tidpunkten används samma förberedelsetid som för övriga lärare.

(20)

3.9.1 Föreläsningar

En schemalagd undervisningstimme ersätts med 3 arbetstimmar (dvs. 1 timme föreläsning + 2 timmar förberedelser). För en doktorand som undervisar sin första termin ersätts en schemalagd undervisningstimme med 4 arbetstimmar (dvs. 1 timme föreläsning + 3 timmar förberedelser).

De fält som ska fyllas i är:

• Moment

• Lärare

• Und. Undervisning, faktiskt antal lektionstimmar.

• Förb. Förberedelse, beräknas enligt ovan angivna riktlinjer.

• Grp. Antal grupper. Om momentet genomförs i helklass och kursen/ter- minen ges både VT och HT anges 2 i rutan (dvs. 1 gång per termin).

3.9.2 Gruppundervisning

En schemalagd gruppundervisningstimme, seminarium, tutorundervisning, laborationer och demonstrationer ersätts med 3 arbetstimmar (dvs. 1 timme undervisning + 2 timmar förberedel- ser). För en doktorand som undervisar sin första termin ersätts en schemalagd gruppundervis- ningstimme med 4 arbetstimmar (dvs. 1 timme undervisning + 3 timmar förberedelser).

Observera att när två lärare tillsammans genomför en gruppundervisning är det endast en av dem som får förberedelsetid. För den andra läraren ersätts en undervisningstimme med en arbetstimme.

De fält som ska fyllas i är:

• Moment

• Lärare

• Und. Undervisning, faktiskt antal lektionstimmar.

• Förb. Förberedelse, beräknas enligt ovan angivna riktlinjer.

• Grp. Antal grupper. Om momentet genomförs i helklass och kursen/ter- minen ges både VT och HT anges 2 i rutan (dvs. 1 gång per termin).

(21)

3.9.3 Handledning

Handledning kräver ej förberedelsetid varför en undervisningstimme ersätts med en arbetstimme.

De fält som ska fyllas i är:

• Moment

• Lärare

• Timmar Ange faktisk arbetstid, dvs. en timme motsvarar en arbetstimme.

• Grp. Antal grupper. Om momentet genomförs i helklass och kursen/ter- minen ges både VT och HT anges 2 i rutan (dvs. 1 gång per termin).

3.9.4 Examination

Vid examination ersätts en timme med en arbetstimme. Examinationsarbete ska anges enligt följande: färdigställande av examinationsmaterial, skrivningsövervakning alternativt muntligt eller praktiskt prov, rättning av skrivningar och genomgång efter examination.

De fält som ska fyllas i är:

• Moment

• Lärare

• Timmar Ange faktisk arbetstid, dvs. en timme motsvarar en arbetstimme.

• Grp. Antal grupper. Om momentet genomförs i helklass och kursen/

terminen ges både VT och HT anges 2 i rutan (dvs. 1 gång per termin).

(22)

3.9.5 Verksamhetsförlagd utbildning

Här anges kostanden för VFU (verksamhetsförlagd utbildning, klinisk praktik).

De fält som ska fyllas i är:

• Moment

• Veckor Det totala antalet studentveckor (dvs. antal studenter × antal veckor/student).

• Kr/v. Beloppet är fast (1 400 kr) när en ny rad först matas in. Om raden efter att ha sparats sedan öppnas igen går det dock att ändra detta belopp.

• Kostnadsställe

3.9.6 Prekliniska övningar

Här ska personalkostnaden för de övningar som genomförs på Practicum fyllas i, övriga preklinis- ka övningar budgeteras under gruppundervisning. Själva hyreskostnaden för Practicum budgete- ras centralt och ska inte tas upp här. (Avtalet med Practicum baserar årskostnad på utnyttjad tid/

lokal varför dessa övningar ska budgeteras separat.)

De fält som ska fyllas i är:

• Moment

• Lärare

• Und. Undervisning, faktiskt antal lektionstimmar.

• Förb. Förberedelse, enligt riktlinjer från programdirektör.

• Grp. Antal grupper. Om momentet genomförs i helklass och

kursen/terminen ges både VT och HT anges 2 i rutan (dvs. 1 gång per termin).

(23)

3.10 Undervisning och examination, Material

3.10.1 Direkt materielkostnad

På denna blankettsida ska kostnader som är direkt hänförbara till undervisningen anges. Det finns en koppling mellan antalet studenter eller studentgrupper och dessa kostnader, exempel kan vara kompendier och laborationsmaterial.

De fält som ska fyllas i är:

• Moment

• Artikel Vilken typ av materiel eller utrustning som avses.

• Grp. Antal grupper (eller antal studenter). Om momentet genomförs i helklass och kursen/terminen ges både VT och HT anges 2 i rutan (dvs. 1 gång per termin).

• Kr/grp. Kostnaden för en student/studentgrupps förbrukning av artikeln.

• Kostnadsställe

3.10.2 Indirekt materielkostnad

På denna blankettsida anges materielkostnader som indirekt har med undervisningen att göra, men som inte är direkt kopplat till ett visst undervisningsmoment. Det kan till exempel vara kostnader för litteratur, kopiering mm.

De fält som ska fyllas i är:

• Moment

• Artikel Vilken typ av materiel eller utrustning som avses.

• Antal Antingen anges antalet i styck och priset i kr/st, eller så anges den

• Kr/st totala kostnaden och antal 1 (ett).

• Kostnadsställe

(24)

3.10.3 Service och underhåll

På denna blankettsida ska kostnader för service och underhåll av utrustning och inventarier tas upp. Exempel på detta är uppgraderingar av studentdatorer, service av undervisningsutrustning mm. Observera att inköp av helt nya datorprogram inte är underhåll och service, utan indirekt material.

Observera att för inventarier som inköpts och betalats med medel från sjukvårdsorganisationen eller med ALF-medel, ska eventuella service- och underhållskostnader tas upp i ALF-budgeten och inte här.

De fält som ska fyllas i är:

• Typ av inventarie Typ av utrustning och inventariebeteckning.

• Åtgärd Vad är det som ska åtgärdas.

• Antal Hur många utrustningar är det som ska åtgärdas.

• Kr/st Vad kostar det att åtgärda en utrustning.

• Nyttj. Nyttjandegrad. Samutnyttjas utrustningen ska kostnaden delas av nyttjarna i förhållande till hur mycket de olika nyttjarna använder den. Detta anges i procent (%-tecken ska inte fyllas i). Om utrust- ningen endast utnyttjas av aktuell kurs/termin anges 100.

• Kostnadsställe

3.11 Undervisning och examination, Inventarier

3.11.1 Inköp av inventarier

Här avses utrustning och inventarier som är nödvändiga för undervisningen och som måste köpas in under året. Följande år ska inventarien istället tas upp under avskrivningskostnader.

Inventarier kan t ex vara overheadprojektorer, videokameror, datorer mm. Observera att gränsen för att något ska klassas som en inventarie går vid ett inköpspris på minst 20 000 kr (exklusive moms) samt en livslängd på minst 3 år. Flera artiklar som var och en kostar mindre än 20 000 kr kan tillsammans utgöra en inventarie. En dator som kostar 10 000 kr är ingen inventarie, men om 20 datorer köps in samtidigt till en datorsal kan de tillsammans räknas som en inventarie.

Utrustning som samutnyttjas med andra verksamheter ska samfinansieras utifrån nyttjandegrad.

Ersättning för första årets avskrivning och ränta utbetalas genom att en kopia på fakturan tillsam- mans med avskrivningsplanen skickas till respektive GA-ekonom.

(25)

De fält som ska fyllas i är:

• Typ av inventarie Typ av utrustning och eventuell modellbeteckning.

• Antal

• Kr/st

• Nyttj. Nyttjandegrad. Samutnyttjas utrustningen ska kostnaden delas av nyttjarna i förhållande till hur mycket de olika nyttjarna använder den. Detta anges i procent (%-tecken ska inte fyllas i). Om inven- tarien endast utnyttjas av aktuell kurs/termin anges 100.

• Kostnadsställe

3.11.2 Avskrivningskostnader

På denna blankettsida ska avskrivningskostnader och internränta för inventarier som köpts in tidigare år, och som ännu inte är avskrivna, tas upp. För utrustning som samutnyttjas ska kost- naderna fördelas efter nyttjandegrad.

De fält som ska fyllas i är:

• Typ av inventarie Typ av utrustning och inventariebeteckning, samt inköpsår.

• Avskr.bel. Avskrivningsbelopp, erhålls från institutionsekonomen.

• Ränt. Internränta i kronor, erhålls från institutionsekonomen.

• Nyttj. Nyttjandegrad. Samutnyttjas utrustningen ska kostnaden delas av nyttjarna i förhållande till hur mycket de olika nyttjarna använder den. Detta anges i procent (%-tecken ska inte fyllas i). Om inven- tarien endast utnyttjas av aktuell kurs/termin anges 100.

• Kostnadsställe

(26)

3.12 Lokaler

På denna blankettsida ska kostnaderna för de lokaler som utnyttjas för undervisning anges. Kost- nader för de lokaler som administreras av Enheten för grundutbildningslokaler – här avses under- visningslokalerna i BMC, CRC och HSC – ska inte tas upp här. Dessa kostnader budgeteras genom GA-ekonomernas försorg.

Observera att om flera olika kurser och andra användare utnyttjar lokalen så ska kostnaderna för- delas mellan dessa enligt nyttjandegrad, respektive kurs-/terminsansvariga är skyldiga att kontrol- lera detta. Om det är flera olika utbildningar som utnyttjar lokalerna ska respektive utbildning betala sin andel av kostnaderna.

De fält som ska fyllas i är:

• Typ av lokal Till exempel grupparbetsrum.

• Byggnad, lokal Den byggnads- och lokalbeteckning som byggnadsenheten använder för fastigheten.

• Kr/m² Antingen anges lokalens storlek i kvadratmeter (inklusive svällnings-

• Bruttoyta faktorer) och hyreskostnaden per kvadratmeter och år, eller så anges den totala hyreskostnaden samt ytan 1 (ett).

• Nyttjandegrad Nyttjandegrad. Samutnyttjas lokalen ska kostnaden delas av nyttjarna i förhållande till hur mycket de olika nyttjarna använder den. Detta anges i procent (%-tecken ska inte fyllas i). Om lokalen endast utnyttjas av aktuell kurs/termin anges 100.

• Kostnadsställe

(27)

4. Administration av lärartimmar

Budgetverktygets personaldatabas innehåller uppgifter om namn, titel, kostnadsställe och lön.

Dessa uppgifter kan endast ändras av GA-ekonomerna på fakultetskansliet.

I databasen finns även uppgifter om tjänstgöringsgrad och hur stor del av tjänsten som är tillgäng- lig för undervisningsverksamhet på grund- och avancerad nivå (inkl administration och kursut- veckling). Uppgiften om tjänstgöringsgrad är viktig för beräkning av kompetensutveckling och uppgiften om GA-timmar är viktig för tjänsteplanering och för att undvika att lärare budgeteras på fler timmar än vad de är tillgängliga (det finns dock ingen spärr mot att överbudgetera lärare).

Behörigheten Administratör av lärartimmar ger möjlighet att ändra dessa uppgifter. Behörigheten är helt oberoende av behörighet som kurs-/terminsansvarig respektive programdirektör och ges lämpligen till personaladministratör, GA-prefekt eller liknande.

Inloggning

Inloggning sker på samma adress som till resten av budgetverktyget (www.gumedel.med.lu.se/sgu10), fyll i Lucat-identitet och -lösenord och klickar därefter på Logga in. Du kommer då till nedanstående sida.

Klicka på Lärartimmar för att komma till sidan där dessa uppgifter ändras.

Den andra länken är till för uttag av Excel-rapporter för samtliga utbildningar och terminer som finns i budgetverktyget. Dessa rapporter används för att se hur många timmar som budgeterats på respektive lärare. Läs mer om detta i kapitel 5.

(Om du förutom behörighet som administratör av lärartimmar även är kurs-/termins- eller programansvarig får du även upp en lista med de kurser/terminer du har behörighet till.)

Personallistan

Listan visar all personal som är anställd vid den institution som respektive administratör själv tillhör. Listan innehåller även externa lärare och kliniska assistenter vars lön betalas av institu- tionen.

Detta kapitel är avsett kunna stå självständigt och ändå ge all nödvändig infor- mation för personer som enbart har behörigheten Administration av lärartim- mar. Av denna anledning innehåller det en del upprepningar av information som finns i tidigare kapitel.

Kurs- och terminsansvariga som inte fått till uppgift att administrera lärartimmar kan bortse från detta kapitel.

(28)

Externa lärare och kliniska assistenter kan läggas in i databasen på två olika sätt:

• Lärare/klinassar som endast används på en eller några kurser/terminer kan läggas in av den enskilde kurs-/terminsansvarige. Lärarna/klinassarna blir då tillgängliga bara på den kurs/termin de läggs in och måste alltså läggas in på nytt för varje kurs/termin. Pesoner som lagts in i databasen på detta sätt markeras i listan genom att raden är röd och att det står ”Extern” i kolumnen med samma namn.

• Externa lärare/klinassar som används på flera olika kurser/terminer kan läggas in i data- basen så att de blir tillgängliga på alla kurser/terminer. Detta sköts av GA-ekonomerna på fakultetskansliet efter klartecken från institutionen på att personen ska anställas. Dessa lärare/klinassar markeras inte särskilt i listan.

Uppgifterna om namn och titel kan administratören inte själv ändra, om de blivit fel måste fakul- tetens GA-ekonomer kontaktas. Likaså om listan innehåller någon person som hör till annan institution eller om någon saknas i listan.

Kolumnen Anst visar personens tjänstgöringsgrad i timmar. En heltidstjänst anses vara 1 700 timmar/år, eller 1 139 timmar/år för kombinationstjänster (dvs. 67 % av 1 700). En halvtids- tjänst är därmed 850 eller 570 timmar, etc.

Kolumnen GA-timmar visar de timmar som personen är tillgänglig för undervisningsverksamhet på grund- och avancerad nivå (inkl administration och kursutveckling). En lärare som arbetar heltid, undervisar på halva tiden och forskar på halva har med andra ord 850 GA-timmar.

Under ett kalenderår bör det antal arbetstimmar som en enskild lärare arbetar med undervisning inte överstiga för:

• lektorer c:a 1 200 arbetstimmar

• lektorer/överläkare c:a 800 arbetstimmar

• adjunkter c:a 1 360 arbetstimmar

• forskarassistenter c:a 300 arbetstimmar

Det antal arbetstimmar som en enskild doktorand under ett kalenderår arbetar med undervisning får inte överstiga ca 340 arbetstimmar.

Tyvärr är alla personer i databasen inledningsvis registrerade med 1 700 timmar (resp. 1 139 för kombinationstjänster) både som tjänstgöringsgrad och tillgänglighet för GA-undervisning.

(29)

Ändra uppgifterna

1. Klicka på den grå pennan till höger om raden du vill ändra. Uppgifterna för anställnings- och GA-timmar får då gröna rutor och två blå knappar dyker upp till höger om raden (Spara resp. Avbryt).

2. Klicka i den ruta du vill ändra och ändra uppgifterna. Ange endast heltal och utan tusen- talsavgränsare.

3. Du kan flytta textmarkören till nästa ruta med hjälp av tabb-tangenten eller genom att klicka i rutan.

4. När du är klar med ändringarna klickar du på den blå Spara-knappen. Du kan när som helst avbryta ändringen genom att trycka på den blå Avbryt-knappen.

(30)

5. Rapporter

Alla anställda vid Medicinska fakulteten kan ta ut Excel-rapporter ur budgetverktyget som visar information för samtliga kurser/terminer på alla program. Rapporten är en tabell där varje rad motsvarar en inmatningsrad i budgetverktyget. Tabellen innehåller 27 kolumner med detaljerad information och är flera tusen rader lång, i sin obearbetade form är den minst sagt svåröver- blickad. För att man ska ha någon verklig glädje av dessa rapporter krävs att man har åtminstone grundläggande Excel-kunskaper, men då kan man å andra sidan få väldigt mycket information ur dem. Kontakta gärna fakultetens ekonomer om du är du intresserad av någon särskild information men inte behärskar Excel.

5.1 Beställa rapporter

Personer som har behörighet som kurs- /terminsansvarig eller som programdirektör tar ut rapporter genom att gå in på en kurs/termin (vilken som helst) och klicka på Rapport på kursens/terminens startsida. Med denna behörighet kan man även få en Sammanställning av kursen, som visas på

skärmen, i pdf- eller Excel-format. Pdf-sammanställningen kan användas för arkivering etc, men fyller annars ingen funktion (den ska inte skrivas under eller liknande). Excel-sammanställningen har samma upplägg som övriga Excel-rapporter (som förklaras nedan), men avser bara den kurs/termin man för tillfället är inloggad på.

Övriga behörigheter (dvs. de som inte är kurs-/terminsansvariga eller programdirektörer) klickar på Rapport för statliga gu-medel på indexsidan.

Rapporter kan beställas för en eller flera terminer och ett eller flera program. När du gjort ditt urval klickar du på Skapa rapport.

(31)

Medan rapporten sammanställs visar tre blå staplar hur budgetverktyget arbetar. En rapport med alla kurser/

terminer för ett program tar ett tiotal sekunder att beräkna, medan en

rapport med alla kurser/terminer för alla program tar ett par minuter.

När rapporten är klar klickar du på länken ” Din rapport i xlsx- format finns här”, och kan sedan spara eller öppna filen.

(32)

5.2 Excel-rapportens innehåll

Här följer en beskrivning av upplägget av Excel-rapporterna. Vissa kolumner är endast ifyllda vid vissa typer av kostnader (t ex är kolumnerna för timmar tomma om raden avser lokalkostnader).

Kolumn Benämning Förklaring

A Program Vilket utbildningsprogram som avses.

B Termin Vilken termin på utbildningen som avses (T1, T2,

T3 etc).

C Ladok Kursens Ladok-kod, eller -koder om flera kurser

budgeteras i samma blankett.

D Kurs Kursens namn.

E Kostnadstyp 1 Vilken typ av kostnad som avses, följande kostnads- F Kostnadstyp 2 typer finns i budgetverktyget:

G Ämne Denna kolumn används bara av läkarutbildningen.

H Moment Vilket kursmoment som avses.

I Vem/vad Om det är fråga om en personalkostnad anges här

vilken person som ska utföra momentet, om det är fråga om en materialkostnad anges här vilket material som avses.

J Titel För personalkostnader anger här personens titel.

K Institution Förkortning för den institution där kostnaden

budgeterats.

L Kst Det kostnadsställe där kostnaden budgeterats,

endast det sexsiffriga numret.

M Komplett kostnadsställe Det kostnadsställe där kostnaden budgeterats, både det sexsiffriga numret och kostnadsställets benäm- ning.

N Underv Vid undervisning anges här antalet undervisnings-

timmar per grupp.

O Förber Här anges förberedelsetiden per grupp för den

undervisning där man skiljer på själva undervis-

Kostnadstyp 1 Kostnadstyp 2 Adm & ledn Adm & ledn, pers

Adm & ledn, mtrl

Kursutv Kursutv, pers

Kursutv, mtrl Undervisn Föreläsningar

Gruppundervisn Handledning Examination VFU

Preklin övn

Materiel Mtrl. direkt

Mtrl. indirekt Service & underh Inventarier Inköp av invent

Avskrivn invent

Lokaler Lokaler

(33)

ningen och på förberedelsen (föreläsning, grupp- undervisning och prekliniska övningar).

P Grp/tim/v/st/yta Här anges antingen antalet grupper (för de poster där man specificerar det), antalet timmar (för administration och ledning resp. kursutveckling), antal veckor (för VFU), antal enheter (för material- kostnader) eller yta (för lokalkostnader).

Q Sa tim Summan av antalet timmar (inkl. förberedelse och

multiplicerat med antalet grupper).

R Nyttjandegrad Gäller inköp samt avskrivning av inventarier, service och underhåll, samt lokaler.

S Kr/enhet Här anges en styckekostnad som beroende av kost- nadsslag kan avse kr per timme, enhet eller kvadrat- meter. Även inventariers avskrivningskostnad åter- finns i denna kolumn.

T Belopp Summan av antalet (timmar, enheter, kvadratmeter

etc) multiplicerat med styckekostnaden, och i förekommande fall nyttjandegraden.

U Ändringsdatum Det datum budgetraden senast ändrats. Om

datumet är 0000-00-00 har raden inte ändrats sedan det nya budgetverktyget infördes hösten 2009. Observera att lönekostnader uppdateras varje år utan att det påverkar datumet in denna kolumn.

V Ändr. av Lucat-identitet för den person som senast ändrade raden.

W Extern Här står ”Extern” som den budgeterade personen är

inlagd som extern lärare på en enskild kurs/termin, dvs. inte finns i den stora personaldatabasen som är åtkomligt från alla kurser/terminer.

X Anst. tim. Här står hur många timmar personen arbetar per år. Heltid motsvarar 1 700 timmar/år eller 1 139 timmar/år för kombinationstjänster. En halvtids- tjänst är därmed 850 eller 570 timmar, etc. Obser- vera att standardvärdet är 1 700 resp. 1 139 tim- mar, oberoende av faktisk tjänstgöringsgrad, så länge inte institutionerna ändrat detta värde (se kapitel 4).

Y Ga. tim Kolumnen visar de timmar som personen är till-

gänglig för undervisningsverksamhet på grund- och avancerad nivå (inkl administration och kursut- veckling).

Z Utn. tim Visar det totala antalet timmar som personen lagts in på i budgetverktyget, alltså summan av kolumn O för alla rader personen finns med på. Till detta kommer sedan timmar för eventuell kompetens- utveckling.

AA Id i tabell Dessa nummer används som referens vid felsökning i databasen och kan med fördel ignoreras.

(34)

Bilaga 1 Förteckning över kostnadsställen

Förteckning över alla kostnadsställen som är valbara i budgetverktyget. Varje institutions huvudkostnadsställe är markerat med fetstil.

Institutionen för experimentell medicinsk vetenskap (EMV)

314000 INST FÖR EXPERIMENTELL MED VETENSK 314001 NEUROBIOLOGI ANDERS BJÖRKLUND 314002 BRAINS DENIZ KIRIK

314003 BASALA GANGLIER ANGELA CENCI-NILSSON 314004 CNS GENTERAPI CECILIA LUNDBERG 314005 STAMCELLSBIOLOGI PETER EKBLOM

314006 MUSKELBIOLOGI MADELEINE DURBEEJ-HJALT 314007 MED INFLAMMATIONSFORSKN R HOLMDAHL 314008 NEUROINFLAMMATION SHOHREH ISSAZADEH 314009 CHIP-PROGRAMMET

314011 DRUG TARGET DISCOVERY F L-LUNDBERG 314013 NEUROGASTROENTEROLOGI EVA EKBLAD 314014 LUFTVÄGSINFLAMMATION JONAS ERJEFÄLT 314015 NEURALA GRÄNSYTOR NILS DANIELSEN 314016 KÄRLFYSIOLOGI PER HELLSTRAND 314017 KÄRLPROGRAMMET

314018 BIOGENA AMINER LO PERSSON

314019 NEUROFYSIOLOGI JENS SCHOUENBORG 314020 ASSOCIATIV INLÄRNING GERMUND HESSLOW 314021 LILLHJÄRNANS FYSIOLOGI H JÖRNTELL 314022 NERVCELLSÖVERLEVNAD PATRIK BRUNDIN 314023 STARKA FORSKNINGSMILJÖER

314024 SIGNALTRANSDUKTION EVA DEGERMAN 314025 APETITE REGULATION C E-ALBERTSSON 314026 MOLEKYLÄR ENDOKRINOLOGI C HOLM 314028 BIOMED POLYMERTEKNOLOGI M KEMPE 314032 KÄRLVÄGGSBIOLOGI ANNA HULTGÅRDH 314033 ANDERS ASPBERGS FORSKARGRUPP 314034 SSF INFLAMMATION

314035 UTV.BIOL. I INVERTEBR S BAUMGARTNER 314036 UTV.BIOL. I INVERTEBRATER UDO HÄCKER 314037 MOLEKYLÄR VIROLOGI PATRIK MEDSTRAND 314038 MUCOSAL BIOLOGY INGEMAR CARLSTEDT 314039 GLYKOBIOLOGI KATRIN MANI

314040 MATRIXBIOLOGI ANDERS MALMSTRÖM 314041 ÅKE OLDBERGS FORSKARGRUPP

314042 LUNGBIOLOGI G WESTERGREN-THORSSON 314043 MUCOSAL IMMUNOLOGY WILLIAM AGACE 314045 IMMUNOLOGY GROUP TOMAS LEANDERSON 314047 REPRODUKTIONSIMMUNOLOGI R MATTSSON 314050 NEURONANOSCIENCE SCHOUENBORG 314051 ADAPTIVE IMMUNITY LINDBOM 314052 DAVID BRYDERS FORSKARGRUPP 314053 NEUROLUND PATRIK BRUNDIN

314054 TRANS NEUROENDOKRINOLOGI Å PETERSÉN 314055 ANTIGEN PRESENTATION KAJSA PAULSSON 314056 PROTEINFOSFORYLERING OLGA GÖRANSSON 314057 KÄRLFYSIOLOGI BENGT-OLOF NILSSON 314058 KÄRLFYSIOLOGI KARL SWÄRD

314059 STEMCELL EPIGENETICS JOANNE ATTEMA 314060 LINNÉ BAGADILICO

314061 RESP IMMUNOFARMAKOLOGI, ULLER 314062 NEURALA STAMCELLER MALIN PARMAR 314063 MULTIPARK

314064 DRN JAKOBSSON

314065 BRAIN DISEASE BIOMARKER BJÖRKQVIST 314066 MED STRUCTURAL BIOLOGY LINDKVIST 314067 LEUKOCYTE MIGRATION LENA SVENSSON 314068 NEURAL PLASTICITET O REP JIA-YI LI 314069 EOSINOPHIL BIOLOGY SVENSSON-FREJ 314070 MED PROTEINVETENSKAP LAGERSTEDT 314071 EXP. DEMENSFORSKNING GUNNAR GOURAS 314098 ÖVRIGT EMV

314099 TUMÖRBIOLOGI

314783 BIOIMPLANTATFORSKNING L-M BJURSTEN

Institutionen för hälsa, vård och samhälle (HVS)

314500 INST FÖR HÄLSA, VÅRD OCH SAMHÄLLE 314510 ARBETSTERAPIFORSKNING MONA EKLUND 314511 HADR/IWARSSON

314512 VÅRDVETENSKAP, RAHM-HALLBERG 314513 RIBBINGSKA DONATIONEN

314514 PSYK FUNKTIONSHINDER, HANSSON 314515 KVINNORS OCH BARNS HÄLSA, HALLSTRÖM 314516 GERIATRIK, ELMSTÅHL

314517 HÄLSOEKONOMI, BJÖRN LINDGREN 314519 KLINISK ALKOHOLFORSKN, H TÖNNESEN 314520 HAREC, STIG LARSSON

314521 SJUKGYMNASTIK, EKDAHL 314522 RÄTTSMEDICIN, KRANTZ 314523 CEPI, L HANSSON

314596 OMVÅRDNADSVETENSKAP, B ANDERSSON 314597 ARBETSTERAPI-PEDGR. L-K ERLANDSSON 314598 VÅRDVETENSKAP INR SPEC OMV, SIVBERG 314599 SJUKGYMN PED GR, A-M HOLMBÄCK

Institutionen för kliniska vetenskaper, Lund (IKVL)

314300 INST FÖR KLINISKA VETENSKAPER, LUN 314309 IKVL ÖVRIGT

314311 ANESTESIOLOGI, GRÄNDE 314312 NJURMEDICIN, RIPPE 314313 MEDICINSK ETIK, SAHLIN 314314 MEDICIN, EDVINSSON 314321 THORAXKIRURGI, STEEN 314322 KARDIOLOGI, ERLINGE 314323 LUNGMEDICIN, BJERMER 314332 DERMATOLOGI SCHMIDTCHEN 314333 INFEKTIONSMEDICIN, BJÖRCK 314334 ORTOPEDI, LIDGREN

314335 REUMATOLOGI, SAXNE

314336 MOLEKYLÄR SKELETTBIOLOGI, HEINEGÅRD 314341 ÖRON- NÄS- O HALSSJUKD, MAGNUSSON 314342 EXP FORSKNINGSCENTRUM, WIELOCH 314343 LOGOPEDI FONIATRI AUDIOL, WIGFORSS 314344 NEUROKIRURGI, SALFORD

314345 NEUROLOGI, LUND, LINDVALL 314346 NEUROLOGI, MALMÖ, PETTERSSON J 314347 EXPERIMENTELL HJÄRNFORSKN, WIELOCH 314348 KLIN NEUROFYSIOLOGI, ANDERSSON G 314349 PSYKIATRI, TINGSTRÖM

314350 GERIATRISK PSYKIATRI, NILSSON CH 314351 OFTALMOLOGI, ANDREASSON

314352 BARN- O UNGDOMSPSYKIATRI, RÅSTAM 314361 KLINISK FYSIOLOGI, ARHEDEN

314362 MEDICINENS HISTORIA, NILSSON P 314363 DIAGNOSTISK RADIOLOGI, SUNDGREN 314364 CANCEREPIDEMIOLOGI, HÖGBERG 314366 MEDICINSK TEKNIK, BALDETORP 314367 ONKOLOGI, NILBERT

314368 PATOLOGI, BALDETORP

314369 MEDICINSK STRÅLNINGSFYSIK, STRAND 314370 EXPERIMENTELL PATOLOGI, BALDETORP 314371 KIRURGI, ANDERSSON R

314372 PEDIATRIK, FELLMAN

314373 OBSTETRIK OCH GYNEKOLOGI, MARSAL 314374 UROLOGI, MATTIASSON

314375 REPROD EPIDEMIOL/TORNBLAD, KÄLLEN

References

Related documents

[r]

Råden ska verka för att utveckla och säkerställa kvalitet i all utbildning på grund- och avancerad nivå inom respektive fakultet.. Råd för utbildning på

** Ifall det finns medel kvar efter att varje årskurs tilldelats så tilldelas resterande medel till årskurs 3 baserat på nominell studietakt (minus 1 kurs, följt av 2 kurser osv.)

Denna förändring grundar sig i att det i den övergripande programrapporten för 2019 lyftes fram att jämställdhetstolkningen var för snäv samt att det både inom högskolan och i

[r]

kommer 4 studenter från UZ att tillbringa en termin i Lund, 4 LU studenter från LU kommer kunna åka till UZ för att skriva examensarbete, samt 2 lärare från UZ och 2 lärare från

I enlighet med högskoleförordningen (12 kap, 2§) får beslut om tillgodoräknande, tillgodogörande och ersättande av kurs överklagas till Överklagandenämnden för Högskolan

Beteckningar för kursers tillhörighet till grundnivå eller avancerad nivå, plats i huvudområdets successiva fördjupning för generella examina (även kombinerade med yrkesexamina) och