Återrapportering revision 2020 – att-sats 14
Förslag till beslut
I nämnden för Intraservice:
Godkänna åtgärdsförslagen och därmed anse att-sats nr 14 vara slutredovisad.
Sammanfattning
Utifrån revisionsrekommendationer och uppdrag från nämnden redovisas att-satsen:
”Förvaltningsdirektören får i uppdrag att skyndsamt säkerställa att
beslutsdokumentation, ärendeberedning, dokumentation och styrande dokument sker i enlighet med gällande regelverk och riktlinjer med fokus på spårbarhet, kvalitet,
transparens och klarspråk” (beslutat av nämnden för Intraservice 2021-03-23 § 46 punkt 17)
Brister angående beslutsdokumentation, ärendeberedning, dokumentation och styrande dokument anses därmed avhjälpta.
Åtgärderna har främst bestått av att
• skapa transparens och publicering på goteborg.se
• genomföra utbildning i klarspråk för TU under våren (pågår)
• ta fram en rutin som vägleder och styr hur Intraservice ska arbeta med styrande och stödjande dokument, se bilaga 1. Intraserviceses rutin för arbete med styrande och stödjande dokument
• ta fram anvisning för hur Intraservices anvisning för samarbete och dokumenthantering i Office 365, se bilaga 2
• kommunicera den nya rutinen och anvisningen till ansvariga chefer samt erbjuda stöd och utbildning.
Återstående åtgärder:
Q3-4 2021
• Kanslichef och dokumentansvariga för bilaga 1, uppdrar åt samtliga
processägare, verksamhetschefer och avdelningschefer att under 2021 revidera och komplettera med anvisningar, rutiner och instruktioner inom samtliga verksamhetsområden och processer, kommunicera samt följa upp efterlevnad.
Målsättningen är att det ska vara ”lätt att göra rätt”, det vill säga enkelt att hitta dokumentation/information som beskriver Intraservices arbetssätt. I detta arbete Intraservice
Tjänsteutlåtande Utfärdat 2021-06-01 Diarienummer 0132/21
Handläggare Petra Bengelsdorff Telefon: 031-367 83 37
E-post: petra.bengelsdorff@intraservice.goteborg.se
2022
• Förbereda för projektet ”nytt ärendehanteringssystem”, nya gemensamma arbetssätt för staden, genom att
– uppdatera och komplettera klassificeringsstruktur utifrån Intraservice övergripande processkarta
– uppdatera dokumenthanteringsplan gentemot faktiska gemensamma arbetssätt/processer.
Effekten blir att det blir tydligt hur Intraservice ska arbeta för en enhetlig och kvalitetssäkrad dokumenthantering. I samband med ett nytt dokument- och
ärendehanteringssystem i staden 2023, kommer ett IT-stöd att ge ökad funktionalitet och smidighet i dokumenthanteringen.
Bedömning ur ekonomisk dimension
Åtgärdsplanen har genomförts med egna resurser inom förvaltningen som har
omprioriterats utan att intäkter minskat. Den nya rutinen ligger inom ordinarie ansvar och utan påverkan på förvaltningens budget.
Bedömning ur ekologisk dimension
Det sker en ständig automatisering vid förändring av rutiner. Utökade kontroller lagras digitalt och utbildningar har hållits via teams-möten.
Bedömning ur social dimension
Förvaltningen ser ingen väsentlig påverkan på denna dimension i denna åtgärd.
Samverkan
Ärendet samverkats med de fackliga organisationerna i FSG 2021-06-15.
Bilagor
1. Intraserviceses rutin för arbete med styrande och stödjande dokument 2. Intraserviceses anvisning för samarbete och dokumenthantering i Office 365 3. 2.1 Vad får jag spara var?
4. 2.2 Struktur för samarbetsgrupper
Ärendet
Utifrån revisionsrekommendationer och uppdrag från nämnden redovisas att-satsen:
”Förvaltningsdirektören får i uppdrag att skyndsamt säkerställa att
beslutsdokumentation, ärendeberedning, dokumentation och styrande dokument sker i enlighet med gällande regelverk och riktlinjer med fokus på spårbarhet, kvalitet,
transparens och klarspråk” (beslutat av nämnden för Intraservice 2021-03-23 § 46 punkt 17)
Beskrivning av ärendet
Åtgärdsplanen delmoment redovisas nedan.
De moment som genomförts är:
• Nuläge/ Probleminventering
• Åtgärd
• Redovisa utbildningsinsats
• Bifoga reviderat styrdokument
• Bifoga reviderad processkarta/instruktion
• Bifoga kontrollmomentplan, med ansvarig kontrollant och frekvens
• Senaste kontrollrapport som är gjord efter reviderad process
• Planerat återrapportering nämnd
• Klar för extern granskning.
Åtgärdsplanen delmoment redovisas nedan.
Nuläge/ Probleminventering efter revisionsrapport
• Avsaknad av gemensamma och tydliga rutiner/instruktioner. Styrande- och stödjande dokument för intern användning
• Framtagna mallar är inte allmänt kända och används inte som avsett
• Publicering och tillgängliggörande av styrande och stödjande dokument är otydlig och hindrar enkel användning
• Revidering, gallring och arkivering fungerar inte på ett strukturerat sätt
• Medarbetare/handläggares kunskap om hur dokument ska hanteras vad gäller lagring, gallring, rensning och revidering är låg
• Godtycklig användning av lagringsytor.
Åtgärder
Åtgärderna har främst bestått av att:
• Transparens och publicering på goteborg.se
• Utbildning i klarspråk för TU under våren (pågår)
• Ta fram en instruktion som vägleder och styr hur Intraservice ska arbeta med styrande och stödjande dokument, se bilaga 1. (Uppdateras då nya gemensamma arbetssätt finns för staden i samband med införande av nytt
ärendehanteringssystem införs 2023.)
• Ta fram instruktion/anvisning för hur Intraservice använder samarbetsytor och lagrar information i Office 365, se bilaga 2 (kommer att uppdateras vid införande av nytt dokumenthanteringssystem för staden om 2–3 år)
• Kommunicera den nya rutinen till ansvariga chefer samt erbjuda stöd och utbildning i rutinerna.
Återstående åtgärder Q3-4 2021
• Kanslichef och dokumentansvarig för bilaga 1, uppdrar åt samtliga processägare, verksamhetschefer och avdelningschefer att under 2021 revidera och komplettera med styrande och stödjande dokument med anvisningar, rutiner och instruktioner inom samtliga verksamhetsområden och processer, kommunicera samt följa upp efterlevnad. Målsättningen är att det ska vara ”lätt att göra rätt”, det vill säga enkelt att hitta dokumentation/information som beskriver Intraservice arbetssätt. I detta arbete använder processägare bilaga 1.
2022
• Förbereda för projektet ”nytt ärendehanteringssystems” nya gemensamma arbetssätt för staden genom att
– Uppdatera och komplettera klassificeringsstruktur utifrån Intraservice övergripande processkarta
– Uppdatera dokumenthanteringsplan gentemot faktiska gemensamma arbetssätt/processer.
Effekten blir att det blir tydligt hur Intraservice ska arbeta för en enhetlig och kvalitetssäkrad dokumenthantering. I samband med ett nytt dokument- och
ärendehanteringssystem i staden 2023, kommer ett IT-stöd att ge ökad funktionalitet och smidighet i dokumenthanteringen.
Utbildningsinsats
Följande utbildningsinsatser planeras för bilaga1 under 2021: Intraservices rutin för arbete med styrande och stödjande dokument
• Q2 Den nya rutinen går ut på remiss, beslutas och diarieförs
• Q2 Publicering bland styrande dokument och samt information till samtliga chefer via chefsnytt samt nyhet på intranätet
• Q2 Kanslichef som fastställare och dokumentägare av bilaga1 ansvarar för att riktad information tas fram och kommuniceras till samtliga fastställare, handläggare, processägare och processledare i syfte att säkerställa att samtliga förstår vikten av kvalitetssäkrad dokumenthantering. Under 2021 komplettera Styrande dokument med de anvisningar, rutiner och instruktioner som saknas
• Q2-3 Kanslichef säkerställer resurser för att under Q3-4 kunna erbjuda utbildning och möjlighet till personligt stöd till de handläggare som på uppdrag av
processägare och verksamhetschefer tar fram anvisningar, instruktioner och rutiner samt stöddokumentation (dokumenthanteringsstuga).
Följande utbildningsinsatser planeras för bilaga 2 under 2021: Intraservices anvisning för samarbete och dokumenthantering i Office 365
• Q2 Den nya anvisningen går ut på remiss, beslutas och diarieförs
• Q2 Publicering bland styrande dokument och samt information till samtliga chefer via chefsnytt samt nyhet på intranätet
• Q2 Kommunikationsplan och aktiviteter tas fram för förankring och utbildning till påverkade målgrupper på Intraservice
• Q3-4 Kansliets resurser erbjuder stöd och utbildning i samband med beställning av nya samarbetsytor enligt anvisning
• Q3-4 Kansliet erbjuder stöd och möjlighet att fråga vid ”Öppet-hus tillfällen” där samtliga ansvariga chefer bjuds in.
Bifogat ny rutin
Bilaga1: Intraservices rutin för arbete med styrande och stödjande dokument Bifogat ny anvisning
Bilaga 2: Intraservices anvisning för samarbete och dokumenthantering i Office 365 Bilaga 3: 2.1 Vad får jag spara?
Bilaga 4: 2.2 Struktur för samarbetsgrupper
Kontrollmomentplan, med ansvarig kontrollant och frekvens
Planerad kontrollmomentplan är stickprovskontroller planeras (läggs in i stratsys) en gång per kvartal av nämndsekreterare.
Senaste kontrollrapport som är gjord efter reviderad process Första kontrollrapport kommer att ske kvartal tre.
Planerat återrapportering nämnd
Återrapportering kommer att ske på nämndmötet i oktober 2021.
Klar för extern granskning
Åtgärderna är klara för granskning i oktober 2021.
Förvaltningens/bolagets bedömning
Förvaltningen bedömer att brister avhjälps och att rekommendationer från revisionen beaktats i reviderad rutin och anvisning, som har hög följsamhet hos utförarande personal.
Petra Bengelsdorff
Kanslichef
Peter Söderström
Förvaltningsdirektör