Plan för uppföljning av externa utförare 2019
Kultur- och fritidsnämnden
Kultur- och fritidsnämnden, Verksamhetsplan 2(3)
1 Nämndens uppföljningsansvar
Beskrivning
Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för allmän kulturverksamhet,
biblioteksverksamhet, kulturskola, idrottsverksamhet, fritidsverksamhet för ungdomar 13 - 20 år, turism, lotteriverksamhet samt bidrag till ungdoms- och kulturföreningar samt handikapporganisationer.
Följande verksamhet drivs av privata utförare på kultur- och fritidsnämndens uppdrag:
- Sollentuna sim- och sporthall. Utförare: Medley AB Avtal: 2017-09-01 – 2022-08-31
- Edsvik konsthall. Utförare: Edsvik Konsthall AB Avtal: Under omförhandling
- Väsjöbacken. Utförare: Hajstar Fritid AB Avtal förnyat från 2016.
- Fritidsgårdsverksamhet. Utförare: Överby Hästsportförening Avtal övertaget från barn- och ungdomsnämnden 2019-01-01
- Fritidsgårdsverksamhet. Utförare: Vibyskolans ekonomiska förening Avtal övertaget från barn- och ungdomsnämnden 2019-01-01
1.1 Former för uppföljning
Beskrivning
Uppföljning av verksamheterna sker genom regelbunden och riktad uppföljning inklusive avtalsuppföljning. Detta sker dels genom skriftliga rapporter från verksamheterna och dels genom uppföljningsmöten med verksamheterna. Dessa uppföljningsmöten sker i olika intervaller för de olika verksamheterna. Mötena dokumenteras och diarieförs.
Brukaruppföljningen sker i anslutning till den regelbundna uppföljningen. Utförarna har i uppdrag att genomföra brukarundersökningar årligen som rapporteras tillsammans med den skriftliga rapporteringen. Kultur- och fritidsnämnden följer även upp brukarna genom de brukarundersökningar/medborgarundersökningar som utförs för hela kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområden då de verksamheter som drivs av externa utförare utgör en viktig del av kommunens kultur- och fritidsutbud.
Ekonomisk uppföljning sker vid uppföljningsmötena samt genom årsrapporter från verksamheterna.
Formerna för uppföljning av fritidsgårdsverksamheten kommer att tydliggöras i samband med att kultur- och fritidsnämnden antar nya riktlinjer för
fritidsgårdsverksamheten i mars 2019.
Kultur- och fritidsnämnden, Verksamhetsplan 3(3)
1.2 Verksamhetsrapporter
Beskrivning
Verksamheterna ska rapportera in uppgifter relaterade till verksamheterna årligen, se tidplan nedan (exkl. fritidsgårdsverksamheten).
Verksamhetsrapporten ska under året innehålla:
- Nulägesanalys och avvikelserapportering av betydelse för verksamheten - Årsrapport
- Nyckeltal
Kultur- och fritidsnämnden begär följande nyckeltal från de externa utförarna:
- Antal besökare i verksamheten, redovisas årsvis
- Svar på utförda brukarundersökningar eller inkomna synpunkter på verksamheten
Dessutom bevakar kultur- och fritidskontoret de synpunkter som kommer kommunen till del genom kommunens ordinarie synpunktshantering och tar upp inkomna
synpunkter på verksamheterna vid de regelbundna uppföljningsmötena.
Information från uppföljningsmötena och rapporterna delges nämnden och allmänheten vid kultur- och fritidsnämndens löpande rapportering där de externa utförarna
inkluderas i rapporteringen. Återkoppling till utförarna sker kontinuerligt vid uppföljningsmöten.
1.3 Tidplan för uppföljning 2019
Denna tidplan gäller för Medley AB, Edsvik konsthall AB samt Hajstar Fritid AB.
Separat tidplan för fritidsgårdsverksamheten kommer att tas fram i samband med att riktlinjer för fritidsgårdsverksamheten tas av kultur- och fritidsnämnden i mars 2019.
Januari 2019: Inlämning av årsrapport 2018 (inkl tertialrapport sep - dec) från Medley samt årsrapport från Edsvik Konsthall. Dessa ska inkludera nyckeltal.
Maj 2019: Inlämning av tertialrapport (jan – april) från Medley AB samt årsrapport, inkl nyckeltal, (säsong 2018/2019) från Hajstar Fritid AB.
September 2019: Inlämning av tertialrapport (maj - aug) från Medley AB samt delårsuppföljning med Edsvik konsthall.
Uppföljningsmöten
Uppföljningsmöten med verksamheterna sker löpande med olika intervall.
- Medley AB och kultur- och fritidskontoret har uppföljningsmöten var 6:e vecka.
- Edsvik konsthall och kultur- och fritidskontoret har uppföljningsmöten ca två gånger per termin.
- Hajstar Fritid AB och kultur- och fritidskontoret har uppföljningsmöten inför och efter säsong, samt under säsong vid behov.
