19.4. Rapport Sollentuna 20200210 - Inköp och upphandling

(1)

Revisionsrapport

Uppföljande granskning av inköps- och

upphandlingsverksam- heten

Sollentuna kommun Februari 2020

Sofia Nylund, projektledare

Fredrik Flodin, specialist

(2)

1

Innehållsförteckning

Inledning 4

1.1. Bakgrund 4

1.2. Syfte och revisionsfråga 4

1.3. Kontrollmål 4

1.4. Revisionskriterier 5

1.5. Metod 5

Granskningsresultat 6

2.1. Ramavtal 6

2.2. Plan för inköpseffektiviseringar 6

2.3. Uppföljningsplaner för upphandlingar 7

2.4. Inköpsmönster och inköpstrender 8

2.5. Marknadsanalys och marknadsdialog 9

2.6. Dokumentation av direktupphandlingar 11

2.7. Leverantörer med liten omsättning 12

Revisionell bedömning 13

3.1. Rekommendationer 13

(3)

2

Sammanfattning

Revisorerna har givit PwC i uppdrag att utföra en uppföljande granskning vad gäller kommunens inköps- och upphandlingsverksamhet. Syftet med granskningen är att besvara revisionsfrågan:

Har Kommunstyrelsen och nämnderna ändamålsenliga rutiner för upphandling och inköp som säkerställer en effektiv inköpsverksamhet?

Utifrån granskningen är vår samlade bedömning att Kommunstyrelsen och nämnderna i stor ut- sträckning har ändamålsenliga rutiner för upphandling och inköp som säkerställer en effektiv in- köpsverksamhet.

Bedömningen grundar sig på iakttagelser och bedömningar för respektive kontrollmål:

Kontrollmål Kommentar

Ramavtal finns som täcker verksamhetens behov av inköp av varor och tjänster.

Uppfyllt

Kommunen har fastställda anvisningar för detta som, vad som redovisats revisionen, också följs.

Vidare är leverantörstroheten 92 %, vilket vi be- dömer vara tillfyllest.

Det finns en tydlig plan för hur inköpseffektiviseringar ska åstadkommas bland annat med utgångspunkt i det mål som finns i budget 2019.

Uppfyllt

Planer för effektiviseringar finns samtidigt som inköpsrapporterna utgör ett gott underlag i arbetet.

Uppföljningsplaner upprättas och verkställs för upphandlingar av betydande värde i enlighet med kommunens riktlinjer.

Uppfyllt

Uppföljningsplaner upprättas och verkställs för upphandlingar av betydande värde i enlighet med kommunens riktlinjer.

Analys sker kontinuerligt av inköpsmönster och inköps- trender för hela kommunkoncernen.

Delvis uppfyllt

Inköpsrapporter framställs och analyseras kontinuerligt. Däremot saknar denna analys vissa element såsom leverantörer med liten omsätt- ning hos kommunen samt sammanställning av inköp av samma slag.

Rutiner för marknadsanalys och marknadsdialog finns etablerade.

Delvis uppfyllt

Både inköpsenheten och verksamheterna har rutiner etablerade, vilka emellertid kan göras mer genomarbetade.

(4)

3 Dokumentation av direktupp-

handlingar; Kommunstyrelsen rekommenderas att uppdra åt nämnderna och förvaltningar- na att utbilda och informera om att dokumentationsplikt råder enligt lagstiftningen för köp över 100 000 kronor (19 kap. § 30 LOU).

Delvis uppfyllt

Verksamheterna informerar och utbildar i saken samtidigt som antalet anmälda och dokumente- rade direktupphandlingar ökar. Dock förekom- mer avvikelser i dokumentationsplikten.

Analys av leverantörer med liten omsättning; Kommunsty- relsen rekommenderas att uppdra åt nämnderna och förvaltningarna att analysera vilken typ samt kategori av inköp det är som görs i områ- det 0 - 100 000 kronor per år.

Under 2018 stod dessa inköp för drygt 60 % av samtliga leverantörer rent numerärt, men för en mycket liten del av den totala inköpssumman.

Ej uppfyllt

Det görs ingen analys av detta slag.

Mot bakgrund av granskningen rekommenderar vi kommunstyrelsen att:

• Fördjupa arbetet med inköpsmönster och inköpstrender.

• Utöka inköpsrapporterna till att inkludera kommunens bolag.

• Stärka rutinerna kring marknadsanalys och marknadsdialog.

• Fortsätta arbetet med att utbilda och informera om dokumentationsplikten för upphandlingar över 100 000 kronor.

• Analysera typ samt kategori av inköp i området 0 - 100 000 kronor.

(5)

4

Inledning

1.1. Bakgrund

För all offentlig upphandling gäller att vissa grundläggande unionsrättsliga principer måste iakttas, vilka är reglerade i upphandlingslagarna (LOU med flera). Lagarna utgår från principerna om lika- behandling, icke-diskriminering, öppenhet, proportionalitet och ömsesidigt erkännande. Kommun- styrelsen ska se till att kommunen har en kommungemensam central inköps-/upphandlingsfunktion (Inköpsenheten) som ska utgöra kommunens expertkompetens och representant inom inköps- och upphandlingsområdet. Inköpsenheten har ett huvudansvar att genomföra samordnade varu- och tjänsteupphandlingar. Byggentreprenader med tillhörande konsulttjänster är undantagna för denna samordning. Utöver det ska Inköpsenheten på uppdrag även genomföra objektspecifika upphandlingar. Inköpsenheten har även ansvar för att bevaka och följa upp att ingångna ramavtal följs.

Verksamheterna (förvaltningarna) kan vid behov vända sig till Inköpsenheten vid frågor avseende inköp och upphandling.

Nämnderna ansvarar för upphandlingar understigande 28 % av tröskelvärdet (direktupphandlingar) och avropsförfaranden som förnyade konkurrensutsättningar.

Inköp och upphandling har en stor betydelse för kommunens ekonomi utifrån hur processerna hanteras, vilka leverantörer som anlitas, vilka prestationer som erhålls och till vilka villkor. I budget 2019 ingår 6 mnkr i inköpseffektiviseringar. Mot denna bakgrund har revisorerna utifrån sin be- dömning av väsentlighet och risk beslutat att genomföra en uppföljande granskning av upphandlings- och inköpsverksamheten.

1.2. Syfte och revisionsfråga

Syftet med granskningen är att besvara revisionsfrågan:

Har Kommunstyrelsen och nämnderna ändamålsenliga rutiner för upphandling och inköp som säkerställer en effektiv inköpsverksamhet?

1.3. Kontrollmål

1. Ramavtal finns som täcker verksamhetens behov av inköp av varor och tjänster.

2. Det finns en tydlig plan för hur inköpseffektiviseringar ska åstadkommas bland annat med ut- gångspunkt i det mål som finns i budget 2019.

3. Uppföljningsplaner upprättas och verkställs för upphandlingar av betydande värde i enlighet med kommunens riktlinjer.

4. Analys sker kontinuerligt av inköpsmönster och inköpstrender för hela kommunkoncernen.

5. Rutiner för marknadsanalys och marknadsdialog finns etablerade.

Inom ramen för granskningen sker även en uppföljning av de rekommendationer som lämnats i samband med tidigare granskningar av inköps- och upphandlingsverksamheten:

6. Dokumentation av direktupphandlingar; Kommunstyrelsen rekommenderas att uppdra åt nämnderna och förvaltningarna att utbilda och informera om att dokumentationsplikt råder enligt lagstiftningen för köp över 100 000 kronor (19 kap. § 30 LOU).

7. Analys av leverantörer med liten omsättning; Kommunstyrelsen rekommenderas att uppdra åt nämnderna och förvaltningarna att analysera vilken typ samt kategori av inköp det är som görs i området 0-100 000 kronor per år. Under 2018 stod dessa inköp för drygt 60% av samtliga leve- rantörer rent numerärt, men för en mycket liten del av den totala inköpssumman.

(6)

5

1.4. Revisionskriterier

Följande revisionskriterier (bedömningsgrunder) utgör grunden för granskningens analyser, slut- satser och bedömningar:

• Kommunallag (2017:725)

• Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU)

• Inköps- och upphandlingspolicy för Sollentuna kommun

• Tillämpningsanvisningar för inköp och upphandling

• Gränsdragningslista [vid upphandlingar i Sollentuna kommun]

• Rutin för avtalsuppföljning

• Rutin beställningsformulär upphandling

• Rutin beställningsformulär direktupphandling

• Rutiner för ärendehantering

1.5. Metod

Granskningen har utförts genom intervjuer med följande tjänstepersoner:

• Chef Inköpsenheten

• Controller Inköpsenheten

• Chefsekonom Utbildningskontoret

• Avdelningschef Vård- och omsorgskontoret

• Affärsutvecklare Vård- och omsorgskontoret

• Administrativ chef Socialkontoret

Analys har utförts av uppföljningsplaner samt uppföljnings- och analysmaterial kopplat till inköps- verksamheten.

(7)

6

Granskningsresultat

2.1. Ramavtal

Kontrollmål 1: Ramavtal finns som täcker verksamhetens behov av inköp av varor och tjänster.

2.1.1 Iakttagelser

Enligt kommunens tillämpningsanvisningar för inköp och upphandling ska inköpsenheten ansvara för att de mest frekventa varorna och tjänsterna för kommunens totala behov finns upphandlade i ramavtal. Vidare framgår av anvisningarna att ramavtal är tvingande för kommunen att använda och att varje enskild nämnd ska anmäla upphandlingsbehov till inköpsenheten.

Samtidigt slås det i kommunens regler för inköp och upphandling fast att varje enskild nämnd ska rapportera upphandlingsbehov till inköpsenheten. Enligt samma regler för inköp och upphandling ska inköpsenheten kalla till möten med verksamheterna två gånger per år. I dessa rapporteras om kommande upphandlingar och upphandlingsbehov.

Enligt regler för inköp och upphandling är det inköpsenhetens ansvar att verka för att policy, regler och tillämpningsanvisningar följs.

Av intervjuer framgår att inköpsenheten genomför möten enligt ovan med verksamheterna två gånger per år där köp utanför ramavtal också redovisas. Dessa har redovisats för revisionen.

Kommunens aggregerade leverantörstrohet är 92 % under 2017 och 2018 och för 2019 till 30 no- vember 89 %.

Vidare uppger samtliga intervjuade ur verksamheterna att de i stor eller mycket stor utsträckning upplever att det finns ramavtal som täcker deras behov av inköp.

2.1.2 Bedömning

Utifrån iakttagelser ovan gör vi bedömningen att det finns ramavtal som täcker verksamhetens behov av inköp av varor och tjänster. Bedömningen är baserad på att kommunen har fastställda anvisningar för detta som, vad som redovisats revisionen, också följs. Vidare är leverantörstrohet- en 92 %¹, vilket vi bedömer vara tillfyllest. Slutligen stöder verksamheternas egen uppfattning om saken resonemanget.

Kontrollmålet bedöms som uppfyllt.

2.2. Plan för inköpseffektiviseringar

Kontrollmål 2: Det finns en tydlig plan för hur inköpseffektiviseringar ska åstadkommas bland annat med utgångspunkt i det mål som finns i budget 2019.

Inköpsenheten nämner utöver ett fortsatt arbete med de halvårsvisa mötena och rapporterna till verksamheterna också införande av e-handel som en viktig del i planen för att åstadkomma effektiviseringar i inköpen. Systemet implementerades i mars 2019, men tidplanen har förskjutits då det inte kunde införas samtidigt som kommunens byte av faktureringssystem.

1 Då de slutliga siffrorna för 2019 inte omfattar helåret bortser vi från differensen mot tidigare år.

(8)

7 Verksamheterna uppger samstämmigt att de fortsätter att arbeta utifrån de rapporter de får från inköpsenheten samtidigt som de menar att budgeten tvingar fram effektiviseringar inom inköp. Ett kontor nämner att de begränsat inköpsrätten, samtidigt som ett annat uppger e-handelssystem som en del i planen.

Ingen av verksamheterna uppger att det finns några konkreta mål just vad gäller inköp.

2.2.2 Bedömning

Både inköpsenheten och verksamheterna nämner e-handelssystem som en del i planen att nå effektiviseringar i inköpen. Ett e-handelssystem torde rimligen få effekten att hela inköpsflödet blir mer effektivt eftersom attest görs redan i samband med beställning. E-handelssystem bidrar san- nolikt även till avtalsefterlevnad eftersom beställningsförfarandet inte tillåter avvikelser, vilket i sin tur borde få positiva effekter både vad gäller intern kontroll samt ekonomi.

Vidare ska det ses som positivt att åtminstone ett kontor i verksamheten har vidtagit åtgärder för att begränsa antalet inköpsberättigade, något som också är att mål enligt Inköpshandboken.

I detta sammanhang ska också styrkan i de halvårsvisa inköpsrapporterna nämnas. Det är oom- tvistat att verksamheternas arbete med att effektivisera sina inköp har en god hjälp av dessa.

Sammantaget kan planen beskrivas som mer av samma (inköpsrapporterna) i kombination med införande av e-handelssystem och, till viss del, inskränkning av inköpsrätten. Dock är det en brist att ingen av verksamheterna har konkreta mål med sina inköp, som exempel att spara X % eller minska antalet fakturor med Y %, samtidigt som budgetmålet kan betraktas som ett helhetsmål med koppling till saken.

2.3. Uppföljningsplaner för upphandlingar

Kontrollmål 3: Uppföljningsplaner upprättas och verkställs för upphandlingar av betydande värde i enlighet med kommunens riktlinjer.

Enligt kommunens tillämpningsanvisningar ska avtal som kommunen tecknar följas upp i syfte att förebygga ekonomiska oegentligheter och säkra effektivt användande av offentliga medel samt för att säkerställa att verksamheten drivs enligt de mål, lagar, förordningar, föreskrifter och krav som är gällande för varje avtal. Vidare fastställer anvisningarna att det vid upphandlingar som omsluter betydande värden ska upprättas en uppföljningsplan.

En detaljerad rutinbeskrivning finns också framtagen för avtalsuppföljning. I den framgår bland annat att ansvarig upphandlare initierar kontakt med avtalscontroller vilka tillsammans upprättar uppföljningsplan för avtalet.

Vid intervjuer framgår att tillämpningsanvisningarna och rutiner följs och att uppföljningsplaner upprättas och utförs. Inköpsenheten har två avtalscontrollers som tillsammans med ansvarig upphandlare ansvarar för att planen tas fram och också följs. Ett av verksamheternas kontor tillägger att de för vissa helt centrala avtal har dedikerade personer vars huvudsakliga uppgift är att följa upp avtalen.

I ett stickprov kontrollerades att tre upphandlingar hade upprättade uppföljningsplaner vilka i samtliga tre fall också verkställdes enligt plan.

(9)

8

2.3.2 Bedömning

Det finns flera skäl till att följa upp upphandlingar och inköp, utöver de uppenbara skälen kring ekonomi och behov också juridiska. Det finns förvisso inget uttalat lagkrav att upphandlande myn- digheter ska följa upp avtal, men avsaknad av uppföljning kan strida mot likabehandlingsprincipen.

Ett öppet och objektivt upphandlingsförfarande behöver säkerställa att leverantörens uppgifter och leveranser kan kontrolleras.²

Journal of Public Procurement har publicerat en artikel inom området med frågeställningar myndigheten bör ställa sig redan i planeringsfasen av upphandlingen vad gäller uppföljning³:

Ansvarsfrågorna: Hur utveckla flexibla upphandlingssystem och samtidigt bevara ansvar och kontroll?

Bedrägeri mot byråkrati: Hur begränsa utrymmet för oegentligheter och samtidigt begränsa operat- ionella restriktioner?

Principal/agent problemet: Hur säkerställa “bästa värde” givet motstridiga mål?

Kort och långt perspektiv: Hur balansera kortsiktig ekonomisk effektivitet mot långsiktiga övervak- ningskostnader?

Kostnaden för bemyndiganden: Hur balansera mottagligheten för användarbehov mot utbildnings- och utvärderingskostnader?

Det är klarlagt att det uppförs uppföljningsplaner som också verkställs. I de uppföljningsplaner som redovisats har inte frågeställningarna ovan explicit ställts, men de kan i allt väsentligt sägas vara tillvaratagna.

Utifrån iakttagelserna ovan gör vi bedömningen att uppföljningsplaner upprättas och verkställs för upphandlingar av betydande värde i enlighet med kommunens riktlinjer.

2.4. Inköpsmönster och inköpstrender

Kontrollmål 4: Analys sker kontinuerligt av inköpsmönster och inköpstrender för hela kommunkoncernen.

2.4 1 Iakttagelser

Enligt beslut i Kommunstyrelsen⁴ har inköpsenheten i uppdrag att utreda möjligheten till att utveckla befintliga system för avtalshantering och avtalsuppföljning. Enheten ska enligt beslutet kontinuerligt arbeta med avtalstrohet och strategiska inköpsområden och minska antalet leverantörer.

Inköpsenheten tar för respektive verksamhetskontor fram en rapport med inköpsmönster och in- köpstrender. Denna redovisas två gånger per år i ett möte mellan inköpsenheten och verksam- hetskontoret. Analysen omfattar en redovisning av den senaste periodens inköpsmönster och jäm- förelser görs med tidigare perioder. Deltagarna löser enligt uppgift inget i rummet, däremot åläggs

2 Jfr EU-Mål C-448/01 EVN och Wienstrom punkt 51

3 McCue, C.P., Prier, E. and Swanson, D. 2015: Five Dilemmas in Public Procurement. Journal of Public Procurement, vol.

15:2, sid. 177-207.

4 KS 2014/0101 UPPH-7 diariekod 150

(10)

9 respektive förvaltning med vad de förväntas göra för att för att komma tillrätta med eventuella avvikelser som exempelvis köp från icke-avtalad leverantör inom ett område där kommunen har upp- handlat ramavtal.

Det saknas analyser av leverantörer med liten omsättning hos kommunen samtidigt som det inte görs någon sammanställning av inköp av samma slag. Inköpsenheten tillägger dessutom att deras analyser inte omfattar kommunens bolag.

Verksamheterna bekräftar enhälligt inköpsenhetens uppgifter och tillägger unisont att de har stor hjälp i sina eget arbete av rapporterna som delges dem.

2.4.2 Bedömning

Strategiskt inköpsarbete är ett arbetssätt för att utveckla inriktningar för inköpsarbetet som bidrar till att på ett effektivt sätt uppfylla organisationens olika uppdrag och mål utifrån beslutade strate- gier. En analys av organisationers inköpsmönster kan vara en bra start i det strategiska inköpsar- betet.⁵

Det är förstås av vikt att en upphandlande myndighet analyserar sina inköpsmönster och trender för att säkra både kvalitet och kostnadskontroll. Kommunen har i sitt arbete med rapporterna och de halvårsvisa mötena med verksamheterna ett kraftfullt och effektivt verktyg som, givet de förut- sättningar som finns, ger den information som i nuläget är tekniskt möjlig och ekonomiskt försvar- bar att framställa.

Emellertid finns det förbättringsmöjligheter inom området. Kommunens strategiska inköpsarbete torde vara i behov av betydligt mer nogsamma analyser än den som utförs idag. Exempelvis saknas analyser av leverantörer med liten omsättning hos kommunen samtidigt som det inte görs någon sammanställning av inköp av samma slag, vilket utsätter kommunen för en risk att bryta mot lagstiftning.⁶ Dessutom omfattar inte inköpsrapporterna kommunens bolag.

Kontrollmålet bedöms som delvis uppfyllt.

2.5. Marknadsanalys och marknadsdialog

Kontrollmål 5: Rutiner för marknadsanalys och marknadsdialog finns etablerade.

I kommunens regler för inköp och upphandling ska respektive förvaltning undersöka marknadens förutsättningar.

I tillämpningsanvisningarna för upphandlingspolicyn står att läsa att kommunen under planeringsfasen ska ringa in sina behov och analysera hur marknaden ser ut och att den som upphandlar ska ställa sig frågan: Behövs en marknadsundersökning?

I inköpsenhetens Rutiner för ärendehantering framkommer en katalog med aktiviteter i saken som upphandlaren förutsätts utföra:

• Träffa nuvarande och potentiella leverantörer.

5 Upphandlingsmyndigheten

6 Vid uppskattningen av en upphandlings värde ska den upphandlande myndigheten beakta upphandlingar enligt 36 § andra stycket av samma slag gjorda av myndigheten under räkenskapsåret. (Kap 19 § 37, 3 st LOU)

(11)

10

• Begära in statistik från nuvarande leverantör kommunicera vad för slags statistik som be- hövs tex per enhet, område osv. Avtalscontroller får i uppdrag att begära in statistik.

• Googla.

Enligt Gränsdragningslistan [för upphandlingar inom kommunen] är det upphandlaren som ska tillse att marknadsundersökningar görs.

Inköpsenheten uppger att de följer rutinerna för hur marknadsanalys och marknadsdialog som finns beskrivna, men medger samtidigt att dessa kan förtydligas. Vidare påpekar enheten att de i vissa fall får kännedom från verksamheterna om behovet av upphandling för sent, vilket gör att marknadsanalysen görs mindre grundligt.

Verksamheterna uppger blandade svar på frågan hur de arbetar med marknadsanalyser, men ett genomgående tema är att de är mer intresserade och kunniga inom avtalsområden som har stort ekonomiskt värde eller av annan anledning är kritisk för den egna förvaltningen, exempelvis skol- kök för Utbildningskontoret och hemtjänstutförare för Vård- och omsorgskontoret där flera relativt omfattande exempel ges på hur saken behandlas. Verksamheterna uppger vidare att de ofta blir inbjudna till förarbete till kommunöverskridande upphandlingar och att de i varierande utsträckning väljer att delta i dessa.

2.5.2 Bedömning

Marknadsanalys och marknadsdialog, eller tidig dialog som saken benämns inom upphandlings- doktrinen, öppnar upp för fler lösningsförslag från fler leverantörer och kan därigenom bidra till en förbättrad konkurrens där fler företag kan och vill delta i offentliga upphandlingar.

Genom att låta leverantörerna tidigt få ta del av vilka behov, önskade resultat och effekter som upphandlingen ska leda till får verksamheten bättre kunskap om vad marknaden kan erbjuda.

Samtidigt får leverantörer möjlighet att komma med förslag på lösningar – lösningar som verksamheten kanske inte känner till. Den tidiga dialogen skapar en smidigare inköpsprocess och gör att fler frågor kan hanteras före annonseringen, vilket leder till att onödiga missförstånd kan undvikas.⁷ Intressant i sammanhanget är att lagarna om offentlig upphandling på intet sätt förhindrar kontakt med marknaden, tvärtom rekommenderar Upphandlingsmyndigheten att tidig dialog alltid bör gö- ras inför en upphandling.⁸

Vikten av tidig dialog kan som synes inte nog betonas. Det är därför ett bra tecken att flera av de styrande dokumenten och rutinerna talar om saken. Både inköpsenheten och verksamheterna uppger att arbetar med saken, de senare ger dock uttryck för att vara mer intresserade av dialog med leverantörer inom sina huvudsakliga ansvarsområden – något som förstås är positivt.

Verksamheternas intresse för sina respektive specialområden lämnar emellertid en potentiell lucka för sakkunskap i förarbete och tidig dialog vad gäller kommungemensamma avtal, något som också stöds av intervjusvaren. Här har förstås inköpsenheten en viktig funktion. Dock bör, givet förarbetets och den tidiga dialogens stora värde, även verksamheterna delta i denna process.

7 Tidig dialog – för smarta offentliga affärer (Upphandlingsmyndigheten)

8 Ibid

(12)

11

2.6. Dokumentation av direktupphandlingar

Kontrollmål 6: Dokumentation av direktupphandlingar; Kommunstyrelsen rekommenderas att uppdra åt nämnderna och förvaltningarna att utbilda och informera om att dokumentationsplikt råder enligt lagstiftningen för köp över 100 000 kronor (19 kap. § 30 LOU).

Enligt Inköpshandboken ska inköpsenheten underrättas genom att blanketten "Redovisningsformu- lär"⁹fylls i, förutsatt att inköpet överstiger 100 000 kronor. Blanketten ska skickas in i samband med att man beslutar vilken leverantör som ska vinna.

Vidare framgår det av Inköpshandboken att inköpsenheten ansvarar för utbildningsinsatser på området samtidigt som denna utbildning krävs för att få göra beställningar och inköp till kommunen.

Inköpsenheten uppger att de för att fullgöra sitt inom området fortsatt med att hålla beställarutbild- ning två gånger per år samtidigt som mallarna för dokumentation av direktupphandling har uppda- terats.

Verksamheterna uppger samstämmigt att de får gott stöd från inköpsenheten, medan delar av dem medger att det finns brister i den egna organisationen inom området. Ingen av verksamheterna har någon kontrollfunktion för att tillse att dokumentation av direktupphandling görs, samtidigt som de unisont betonar att frågan är uppe för diskussion.

Tabell 1: Antal anmälda direktupphandlingar från verksamheten till inköpsenheten

År Antal

2016 33

2017 52

2018 84

2019 99

Utöver anmälningarna av direktupphandlingar till inköpsenheten sammanställer även enheten en sammanställning över samtliga direktupphandlingar i kommunen där det redovisas om de är an- mälda (och upphandlade).

2.6.2 Bedömning

Enligt lagstiftningen¹⁰ ska inköp över 100 000 kronor dokumenteras. Vad som ska dokumenteras framgår inte i lagtexten men regeringen anser i propositionen till lagförslaget¹¹ att det som minst bör framgå:

• den upphandlande myndighetens namn och organisationsnummer

• föremålet för direktupphandlingen

• hur konkurrensen togs till vara

• vilka leverantörer som tillfrågades och hur många som lämnade anbud

• vilken leverantör som tilldelades kontraktet (och organisationsnummer)

• det viktigaste skälet för tilldelningen

9 Denna redovisning ska inte förväxlas med blankett för dokumentation av direktupphandling, vilken är ett lagkrav.

10 19 kap. § 30 LOU

11Regeringens proposition 2013/14:133 Direktupphandling, s. 24.

(13)

12

• avtalets (uppskattade) värde

• tidpunkten för kontraktets genomförande eller kontraktets löptid.

Utifrån vad inköpsenheten och verksamheterna uppger i intervjusvaren är frågan om utbildning och information om dokumentationsplikten prioriterad. Då den är ett inslag i den obligatoriska utbild- ningen för att få beställa och köpa in till kommunen torde metodfrågan för utbildning och information vara utredd. Det ska också betraktas som positivt att antalet anmälningar av direktupphandlingar till inköpsenheten, som dessutom är en kommunregel, stadigt ökar mellan 2016-2019.

Slutligen är det värdefullt att det finns metod för kontroll av saken. Dock ska påpekas att det finns fortsatt utrymme att förbättra saken.¹²

2.7. Leverantörer med liten omsättning

Kontrollmål 7: Analys av leverantörer med liten omsättning; Kommunstyrelsen rekommenderas att uppdra åt nämnderna och förvaltningarna att analysera vilken typ samt kategori av inköp det är som görs i området 0 - 100 000 kronor per år. Under 2018 stod dessa inköp för drygt 60 % av samtliga leverantörer rent numerärt, men för en mycket liten del av den totala inköpssumman.

Kommunstyrelsen har tagit ett beslut att minska antalet leverantörer, dock sattes inte något mål.¹³ Enligt intervjusvaren har inte heller någon av verksamheterna något uppsatt mål i för saken. Inköp- senhetens rapporter (jfr avsnitt 2.4) fokuserar på inköp över 100 000 kronor, även om små inköp indirekt tas upp i form av aggregerade köp utanför avtal.

Enligt intervjusvar sker ingen analys speciellt riktat till vilken typ samt kategori av inköp som görs i området 0 - 100 000 kronor.

2.7.2 Bedömning

Vi kan utifrån intervjusvar och material konstatera att det inte görs någon analys av saken.

Kontrollmålet bedöms som ej uppfyllt.

12 I revisionsrapporten från januari 2019 ”Granskning av kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet” hade ingen av de tre stickprovsgranskade inköpen dokumenterats enligt den katalog som förarbetena till lagen föreskriver.

13 KS 2014/0101 UPPH-7 diariekod 150.

(14)

13

Revisionell bedömning

Revisorerna har givit PwC i uppdrag att utföra en uppföljande granskning vad gäller kommunens inköps- och upphandlingsverksamhet. Syftet med granskningen är att besvara revisionsfrågan:

Har Kommunstyrelsen och nämnderna ändamålsenliga rutiner för upphandling och inköp som säkerställer en effektiv inköpsverksamhet?

Utifrån granskningen är vår samlade bedömning att Kommunstyrelsen och nämnderna i stor ut- sträckning har ändamålsenliga rutiner för upphandling och inköp som säkerställer en effektiv in- köpsverksamhet.

3.1. Rekommendationer

Utifrån genomförd granskning rekommenderar vi kommunstyrelsen att:

• Fördjupa arbetet med inköpsmönster och inköpstrender

• Utöka inköpsrapporterna till att inkludera kommunens bolag.

• Stärka rutinerna kring marknadsanalys och marknadsdialog.

• Fortsätta arbetet med att utbilda och informera om dokumentationsplikten för upphandlingar över 100 000 kronor.

• Analysera typ samt kategori av inköp i området 0 - 100 000 kronor.

10 februari 2020

Anders Hägg, uppdragsledare Fredrik Flodin, specialist

Denna rapport har upprättats av Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB (org nr 556029-6740) (PwC) på uppdrag av Sollen- tuna kommuns revisorer enligt de villkor och under de förutsättningar som framgår av projektplan från den 6 maj 2019. PwC ansvarar inte utan särskilt åtagande, gentemot annan som tar del av och förlitar sig på hela eller delar av denna rapport.