Beslutande Annette Riesbeck (C), Ordf.
Hans Furn (C) Ulrica Momqvist (C) Örjan Furn (M) Jan Dahlqvist (S) Anki Dåderman (S) Inge Östlund (SD)
Ersättare och övriga närvarande Ulf Israelsson, kommunchef Ulrika Tysk, sekreterare
Britt-Marie Essell (S), ej tjänstgörande ersättare Per Mårthans (KD), ej tjänstgörande ersättare Mikael Brandfors, IT-chef
Anders Frodig, kostchef Lena Frid-Linder, städchef Patrik Fredriksson, Räddningschef Ann Lissåker, ekonomichef
Marie Staffas, enhetschef bemanningsenheten Jonny Gahnshag, förvaltningschef
Lena Krånglin, kulturchef Helena Back, näringslivschef
Anders Sydén, enhetschef mark- och planenheten Martin Clarstedt, enhetschef miljö- och byggenheten
Justerare Jan Dahlqvist (S) ers. Anki Dåderman (S)
Justeringens plats och tid Kommunledningskontoret
Underskrifter
Sekreterare Paragrafer 1 - 5
UlrikaTysk
Ordförande
Annette Riesbeck
Justerare
Jan Dahlqvist
ANSLAG/BEVIS
Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.
Beslutsinstans Utvecklingsutskottet
Sammanträdesdatum 2019-01-08
Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned
Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret
Underskrift
UlrikaTysk
1
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Innehållsförteckning
§ Ärende
§ 1 Revisionsrapport granskning av lönehantering 2016/592 007
§ 2 Verksamhetsplaner 2019 Stab- och serviceförvaltningen
2019/3 012
§ 3 Verksamhetsplan SUF 2019 - 2021 2019/4
012
§ 4 Yttrande prognosrutiner 2019/5
012
§ 5 Meddelanden 2018 2018/6
363
2
_____________________________________________________________________________________
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
UU § 1 Dnr 2016/592 007
Revisionsrapport granskning av lönehantering
Ärendebeskrivning
KPMG har av Rättviks kommuns revisorer fått i uppdrag att följa upp revisionsgranskningen avseende lönehantering i Rättviks kommun.
I mars 2017 fattade Kommunstyrelsen ett beslut om förbättringsåtgärder avseende ”Lönehantering i Rättviks kommun”.
Revisorerna har gjort en bedömning att kommunstyrelsen inte till fullo verkställt någon av de åtgärder som utlovades 2017.
Systemförvaltare Per Jonson från personalenheten redogör för de åtgärder som har vidtagits i ärendet och som har dokumenterats 2018-11-13 ” Lönehanteringsprocessen ”
Yttranden
Britt-Marie Essell (S) och Örjan Frun (M) yttrade sig i ärendet.
Utvecklingsutskottets förslag till kommunstyrelsen
- Godkänna dokumentet lönehanteringsprocessen daterat 2018-11-13.
- Avge det som yttrande till revisionen.
3
_____________________________________________________________________________________
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
UU § 2 Dnr 2019/3 012
Verksamhetsplaner 2019 Stab- och serviceförvaltningen
Ärendebeskrivning
Kommunchef Ulf Israelsson föredrog verksamhetsplan/budget för Stab- och serviceförvaltningen, bemanningsenheten, Städenheten, Personalenheten, kostenheten, kanslienheten, IT-enheten, räddningstjänsten och
ekonomienheten.
Yttranden
Britt-Marie Essell (S), Örjan Furn (M), Per Mårthans (KD), Anki Dåderman (S), Hans Furn (C), Ulrica Momqvist (C) och Annette Riesbeck (C) yttrade sig i ärendet.
Utvecklingsutskottets förslag till kommunstyrelsen - Godkänna verksamhetsplaner/budget för stab-och
serviceförvaltningen för 2019 enligt bilaga.
4
_____________________________________________________________________________________
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
UU § 3 Dnr 2019/4 012
Verksamhetsplan SUF 2019 - 2021
Ärendebeskrivning
Förvaltningschef Jonny Gahnshag föredrog verksamhetsplanerna/budget för samhällsutvecklingsförvaltningen.
Yttranden
Britt-Marie Essell (S), Anki Dåderman (S), Inge Östlund (SD), Per Mårthans (KD), Hans Furn (C), Örjan Furn (M), Annette Riesbeck (C) och Ulrica Momqvist (C) yttrade sig i ärendet.
Utvecklingsutskottets förslag till kommunstyrelsen - Godkänna verksamhetsplaner/budget för
samhällsutvecklingsförvaltningen exklusive kulturenheten och mark- och planenheten.
5
_____________________________________________________________________________________
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
UU § 4 Dnr 2019/5 012
Yttrande prognosrutiner
Ärendebeskrivning
På uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer har KPMG granskat kommunens prognosrutiner. Efter genomförd granskning har kommunens förtroendevalda revisorer avgett ett utlåtande avseende granskningen.
Revisorerna önskar ett yttrande över utlåtandet från kommunstyrelsen.
Revisorernas sammanfattande bedömning är att kommunens arbete med prognoser är relativt ändamålsenligt och effektivt samt att de prognoser som tas fram ger en relativt tillförlitlig bild av kommunens resultat och
utveckling. Revisorerna har dock noterat några förbättringsområden och ger kommunstyrelsen ett antal rekommendationer.
Revisorerna uttalar sig enligt följande:
Revisorerna föreslår att det ställs krav på åtgärder för en budget i balans i samtliga månadsuppföljningar där underskott befaras och att förvaltningarna redogör för faktorer som kan komma att påverka utfallet.
Förvaltningens kommentar:
I de fall större negativa avvikelser har prognostiserats har dessa tidigare redovisats i kommunens finansutskott. Det har sedan varit finansutskottets uppgift att ge respektive utskott lämpliga uppdrag. Från och med den 1 januari 2019 kommer redovisningen av befarade underskott att ske i kommunstyrelsens utvecklingsutskott (KSU).
Uppdraget till verksamheternas utskott är vanligen att utarbeta åtgärdsförslag för att komma tillrätta med de befarade underskotten. Till de föreslagna åtgärderna ska så långt som möjligt bifogas konsekvensbeskrivningar.
Utvecklingsutskottet beslutar sedan om vilka åtgärder som kan genomföras med politiskt mandat, hur aktuella åtgärdsförslag ska beslutas och hur vidtagna åtgärder ska återrapporteras.
Förvaltningen tycker att det är en bra idé att lämnade prognoser ska
kompletteras med osäkerhetsfaktorer för att så tidigt som möjligt fånga upp faktorer som kanske på sikt kan komma att påverka utfallet i prognoserna.
Revisorerna uttalar sig enligt följande:
Ett fortsatt arbetet med att höja kvaliteten både i redovisningen samt gällande periodiseringar av budget rekommenderas.
Förvaltningens kommentar:
Förvaltningen instämmer i revisorernas slutsats. En god kvalitet på underlaget i den redovisning som ligger till grund för förvaltningarnas prognoser är en förutsättning för möjligheten att göra bra prognoser. För att
6
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
UU § 4 forts.
säkerställa en grundläggande kvalitet på kommunens redovisning krävs att förvaltningarna får en god kännedom om hur matchning av kostnader och intäkter behöver göras och förvaltningarna kan hantera periodiseringar i praktiken.
Revisorerna uttalar sig enligt följande:
Revisorerna rekommenderar att rollfördelningen i prognosarbetet förtydligas samt att grundläggande anvisningar gällande prognosarbetet upprättas.
Förvaltningens kommentar:
Under många år har rutinerna för prognosarbetet sett likadana ut. Prognos- arbetet är delvis reglerat via dokumentet som heter ”anvisningarna till månadsuppföljningar, budgetuppföljningar/helårsprognos, uppföljning av mål och verksamhetsplaner och delårsbokslut”. Förvaltningen instämmer i revisorernas uttalande om att rollfördelningen i prognosarbetet inte är tydlig i anvisningarna. Förvaltningarna har själva fått lägga upp mycket av det grundläggande prognosarbetet, medans rutinerna kring inrapportering av prognoserna är mer centralt reglerade via anvisningarna.
Från och med 2018 finns det nya prognosverktyget på webben att tillgå i prognosarbetet. Utformningen av prognosverktyget påverkar ett antal frågor som berör rollfördelningar och prognosrutiner. Ekonomienheten har valt att ge respektive chef och respektive ekonom tillgång till prognosverktyget.
Tanken är att det via prognosverktyget ska bli tydligare att cheferna hela tiden har tillgång till en ordentlig redovisning av den senaste prognosen.
Planen är också att genom att tillhandahålla ett bra verktyg så ska kommunens chefer själva kunna göra en större del i prognosarbetet och genom detta känna att de har en större insyn och kontroll över sin egen ekonomi.
Tidigare hade ekonomerna ensamma haft en stor roll i att hålla ihop prognos- arbetet. På sikt är det tänkt att systemet ska hjälpa till att hålla ordning på allas detaljerade prognoser, vilket bör kunna avlasta ekonomerna, men vilket även kommer att förändra ekonomernas roller. När prognosverktyget
används säkerställs även att både kommunens chefer och ekonomer arbetar med sina prognoser på ett mer likartat och kvalitetssäkrat sätt, vilket också är ett av syftena med verktyget.
I dagsläget varierar det hur mycket kommunens chefer och ekonomer har börjat nyttja det nya prognosverktyget, en del chefer har inte kommit igång alls och andra har kommit långt. Kommunen är bara i uppstarten med det nya sättet att göra prognoser, vilket gör att det ännu är relativt otydligt hur ansvarsrollerna behöver se ut för de aktörer som är med i prognosarbetet.
7
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
UU § 4 forts.
Förvaltningens förslag till beslut
- Kommunstyrelsen beslutar överlämna skrivelsen till de
förtroendevalda revisorerna som svar på revisorernas utlåtande avseende kommunens prognosrutiner.
Yttranden
Hans Furn (C), Annette Riesbeck (C) och Anki Dåderman (C) yttrade sig i ärendet.
Utvecklingsutskottets förslag till kommunstyrelsen
- Överlämna skrivelsen till de förtroendevalda revisorerna som svar på revisorernas utlåtande avseende kommunens prognosrutiner.
8
_____________________________________________________________________________________
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
UU § 5 Dnr 2018/6 363
Meddelanden 2018
Ärendebeskrivning
Sveriges kommuner och landsting
- Meddelande (3/2018) från SKL:s styrelse om överenskommelsen om stöd till jämställdhetsarbetet på lokal och regional nivå 2018 - 2020 Cirkulär:
Cirkulär: 18:64 Budgetförutsättningar för åren 2018–2022 Cirkulär: 18:63 Omsorgsprisindex (OPI)
Cirkulär: 18:62 Ersättning till kontaktperson och kontaktfamilj/
Stödfamilj som korttidsvistelse enligt LSS för år 2019 Cirkulär: 18:61 Ersättningar till kontaktfamiljer och kontakt-
Personer enligt SoL för år 2019
Cirkulär 18:59 Arbetsmiljöverkets föreskrifter 2018:4 Smittrisker Cirkulär 18:52 AFA:s styrelse har beslutat om premier för år 2019
Cirkulär 18:50 Kommunala ansvarsåtaganden för egna hem och småhus i småhus i bostadsrättsform
Cirkulär 18:49 Hyreshöjning fr.o.m. den 1 januari 2019 för lokaler med avtal knutna till konsumentprisindex, KPI Cirkulär 18:48 Budgetförutsättningar för åren 2018–2021 Cirkulär 18:44 Pensionsnämndens beslut om omräkning av Pensionsbehållning och intjänad pensionsrätt 1997-12-31 enligt PFA samt värdesäkring av för- Månsbestämda pensioner enligt PFA och KAP-KL 2019.
Cirkulär 18:53 Överenskommelse om vissa ändringar i Allmänna bestämmelser § 17 mom. 3-6 och § 28 mom. 5.
Sverige kommuner och Landsting.
Överenskommelse om vissa ändringar i BEA 06 och BEA T § 13 | Sverige kommuner och Landsting.
Överenskommelse om vissa ändringar i PAN § 10.
9
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
UU § 5 forts.
Miljö- och byggnadsnämnden Beslut 2018-11-21 Tomgångskörning
Uppdra till kommunstyrelsen att förankra skyltarna om begränsad
tomgångskörning i de allmänna lokala ordningsföreskrifterna, samt revidera Rättviks kommuns miljöpolicy.
Trafikverket
Överenskommelse om samarbete mellan Rättviks kommun och Trafikverket Region Mitt, 2019 - 2023
Landstinget Dalarna Hjälpmedelsnämnden Protokoll 2018-09-13
Utvecklingsutskottets förslag till kommunstyrelsen - Anmälan läggs till handlingarna.
10