Manual 4 9 maj Fakturaportal för Särskilt tandvårdsstöd. Regionens Hus, Enhet Tandvård, Göteborg vgregion.se/tandvard

(1)

Regionens Hus, Enhet Tandvård, 405 44 Göteborg vgregion.se/tandvard

Manual 4 9 maj 2017

Fakturaportal för Särskilt tandvårdsstöd

(2)

Enhet Tandvård – manual för Fakturaportalen version 4 2017-05-09

Innehåll

Innehåll ... 2

Fakturaportalen – snabb och korrekt ersättning ... 3

Vid utomlänstandvård ska Fakturaportalen inte användas ... 3

Logga in i Fakturaportalen ... 4

Kontrollera om intyg fortfarande är giltigt ... 5

1. Registrera manuell räkning ... 6

2. Ladda upp fakturafil ... 9

3. Era fakturor... 11

4. Radera/Kreditera fakturor ... 13

5. Klinikkontakt och Användare ... 14

6. Hjälp ... 15

7. Kontakt ... 15

8. Logga ut ... 15

Bilaga 1 Så här laddar du ner webbläsaren Chrome ... 16

(3)

Fakturaportalen – snabb och korrekt ersättning

Fakturaportalen används för att fakturera Enhet Tandvård inom Särskilt Tandvårdsstöd i Västra Götaland.

N-tandvård – nödvändig tandvård för personer med stort behov av omvårdnad F-tandvård – vid vissa sjukdomar eller funktionsnedsättning

S-tandvård – som led i sjukdomsbehandling under begränsad tid

Fakturaportalen kräver:

eTjänstekort (SITHS-kort)

Internet Explorer eller Google Chrome (Mozilla Firefox och Safari kan inte användas) I Bilaga 1 finns en vägledning för nedladdning av Chrome.

Vid utomlänstandvård ska Fakturaportalen inte användas

De nationella, tredelade fakturablanketterna som beställs från Enhet Tandvård bör användas av vårdgivare i andra landstig som där behandlar patienter från Västra Götaland – så kallad utomlänstandvård. Det gäller både offentliga och privata vårdgivare.

Det går även att använda klinikens egna fakturablanketter.

(4)

Logga in i Fakturaportalen

Du hittar Fakturaportalen på Vårdgivarwebben under Tandvård – vgregion.se/tandvard välj Särskilt tandvårdsstöd och därefter Ersättning – Fakturaportalen.

Behörighet får du i första hand av den som har behörighet att lägga upp nya användare på din klinik (se kapitel 4). Enhet Tandvård kan vid behov hjälpa till.

Sätt in ditt Siths-kort i kortläsaren – Klicka på Med Tjänste-ID+ knappen. Följ stegen tills du kommer in i Fakturaportalen.

Om du har användarbehörighet från flera kliniker, väljer du i rullisten den klinik du ska fakturera för.

Klicka på ^Fortsätt.

Om du är användare på endast en klinik kommer du direkt till startsidan.

(5)

Kontrollera om intyg fortfarande är giltigt

Ta för vana att kontrollera om en patients intyg om N-tandvård eller F-tandvård är giltigt.

Anledningen är att ett intyg kan dras in om det getts på felaktiga grunder eller om patientens situation har förändrats. Om en patient utan intyg behandlas, får vårdgivaren stå för kostnaden.

Logga in i Fakturaportalen och klicka på Registrera räkning och fyll i patientens personnummer.

 Om patienten har giltigt intyg anges giltighetstiden med mera.

 Om patienten saknar intyg antar systemet att patienten tillhör S-tandvård. (S-tandvård måste alltid förhandsbedömmas innan man kan fakturera)

(6)

1. Registrera manuell räkning

Klicka på Registrera räkningom du ska registrera en manuell räkning för en enskild patient. Skriv in patientens personnummer och klicka på Sök person. Du kan registrera en räkning per patient men för flera behandlingstillfällen.

 Genom personnumret vet systemet om patienten har giltigt intyg om N-tandvård eller F-tand- vård. Om patienten har giltigt intyg anges giltighetstiden med mera, i annat fall antas att patienten tillhör S-tandvård.

 Välj det som räkningen avser – N-, F- eller S-tandvård. Tänk på att även patienter med intyg om N- eller F-tandvård kan behandlas inom S-tandvård.

 OBS! Giltig förhandsbedömning visas automatiskt.

Förhandsbedömd vård kan inte faktureras i samma räkning som icke-förhandsbedömd vård.

I dessa fall måste alltså vården delas upp i två räkningar.

(7)

Registrera manuell räkning – fortsättning

Under Patientinformation ska (beroende på om patienten har N-, F- eller S-tandvård) följande alternativ fyllas i:

- Patientkategori – för patient med S-tandvård ska den aktuella sjukdomsgruppen väljas.

- ^Frikort– om patienten har frikort: Bocka i rutan och fyll i kortnummer och giltighetstider.

- Vårdmodell – för patient med N-tandvård ska vårdmodell anges. (Läs mer om de olika vårdmodellerna på vgregion.se/tandvard

- Förhandsbedömning– visas bara om det har beviljats för patienten. Om det finns flera, väljer du den som är aktuell för den behandling som ska faktureras.

(8)

Registrera manuell räkning – fortsättning

Under Ersättningfyll i: Fakturareferens¹ Räkningsreferens² Räkningskommentar³ Åtgärdsdatum Åtgärd

Pris⁴

^Tand/käke⁵ ^Kommentar³

Datum Åtgärd Tand Pris⁶

1 Fakturareferens: Ange en valfri referens som gäller för alla räkningar du registrerar vid samma tillfälle.

2 Räkningsreferens: Ange en valfri räkningsreferens – exempelvis utifrån klinikens interna journalsystem. Det måste alltså vara unikt och avse en räkning för en enskild

patient; för en eller flera behandlingstillfällen. Det går inte att registrera en räkning med samma räkningsreferens som vårdgivaren använt tidigare, då får du frågan Räkningen är en dubblett?

Fältet kan innehålla både siffror och bokstäver.

3 Räkningskommentar: Kan användas för vårdgivarens egen kommentar.

Kommentar: Ett fält för Enhet Tandvård.

4 Pris: Ange den patientavgift som patienten betalat för besöket.

5 Tand/käke: Tandnummer och över- eller underkäke ska bara anges om det krävs enligt åtgärdskoden i Ersättningslista för Särskilt tandvårdsstöd.

6 Pris: Åtgärdspriset ska bara skrivas in manuellt i de fall den faktiska kostnaden får debiteras enligt Ersättningslista för Särskilt tandvårdsstöd.

 Välj de åtgärder som har utförts och klicka på Lägg till åtgärd för var och en.

 Kom ihåg patientavgiften för varje besök – om patienten inte har frikort. Patientavgift finns överst i åtgärdslistan. Under ^Pris⁴ska det belopp som patienten har betalat fyllas i.

Återbetalning av patientavgift: Lägg till ett minus före patientavgiften om patienten fått avgiften återbetald, exempelvis när frikortet visats upp i efterhand.

 När du är färdig klickar du på Skicka in tandvårdsräkning.

(9)

2. Ladda upp fakturafil

De vårdgivare som kan ta ut en fil från klinikens journalsystem¹, kan ladda upp en fakturafil gällande flera patienter åt gången. Det är en fördel för vårdgivare som har många patienter med N-, F- eller S-tandvård.

Om det inte är möjligt på din klinik – läs istället hur du registrerar manuell räkning i kapitel 1.

Klicka på Ladda upp fakturafil. Klicka sedan på Välj fil på datorn för att hitta din fil. Då öppnas ett litet fönster där du väljer den aktuella fakturafilen – markera filen och klicka på Öppna. Filen laddas upp och skickas till Enhet Tandvård. Du får ett meddelande när filen är mottagen.

1 De vårdgivare som vill kunna ladda upp fakturafiler avseende flera patienter åt gången, måste ha ett journalsystem som är anpassat för Fakturaportalen. Filspecifikation kan fås från Enhet Tandvård – angående teknisk lösning hänvisar vi till klinikens systemleverantör.

(10)

Ladda upp fakturafil – fortsättning

Om filen innehåller fel får du en lista över vilka fel som uppstått och vilka räkningar som inte kan läsas in.

Skriv ut fellistan genom att klicka på skrivarsymbolen längst ner på listan.

 Klicka på Ladda upp det som är rätt om du direkt vill sända in de räkningar i fakturafilen som är korrekta, för att senare ladda upp en ny fakturafil med de återstående räkningarna när felen är rättade enligt fellistan.

 Klicka på Tillbaka till filuppladdningen om du vill rätta felen direkt och därefter sända fakturafilen i sin helhet.

Om du vill kontrollera vilka räkningar som mottagits av Enhet Tandvård – klicka på Era fakturor. Läs mer om Era fakturor i kapitel 3 och 4.

(11)

3. Era fakturor

Klicka på Era fakturor. Välj en av de tre undermenyerna:

 Under behandling: Här finns alla fakturor som är registrerade men ännu inte utbetalda. Här kan du även radera en faktura, se kap 4.

 Utbetalda: Här finns alla fakturor som är utbetalda. Under Status ser du när utbetalningen gjordes, därefter tar det två till fem bankdagar innan pengarna är på kontot. Här kan du också kreditera fakturor, se kap 4.

 Kreditfakturor: Här finns alla klinikens fakturor som är krediterade.

Du kan kontrollera vilka manuella fakturor eller fakturafiler som Enhet Tandvård har tagit emot.

Under Status ser du även om de är under handläggning eller granskning – eller har krediterats eller har fått ett utbetalningsdatum.

Du kan söka fakturor via OCR/Fakturanummer, Personnummer, Räkningsnummer eller Period. Bilden nedan:

 Sök på Period om du har fått en inbetalning men inte vet vilken faktura den avser. Du kan välja vilken period du vill. Om du inte ändrar datumen, söker systemet automatiskt på de senaste 30 dagarna.

 Vår referens – är det nummer som står på utbetalningen till vårdgivaren.

 Status – det finns olika status: Räkningen är under granskning innebär att en räkning inte blir betald förrän kvalitetsgranskningen är avslutad, normalt inom 25 dagar.

(12)

Era fakturor – fortsättning

Utbetalningsdatum: Det kan ta några bankdagar innan beloppet syns på klinikens konto.

 Få ytterligare information om enskild räkning – klicka på det gröna pluset. (se bilden ovan) Nu finns även uppgifter om intyg, vårdmodell, frikort och räkningskommentar.

 Stäng visningen av räkningarna – klicka på det röda minuset. (se bilden nedan)

(13)

4. Radera/Kreditera fakturor

 Radera en obetald faktura:

Klicka på Era fakturor välj Under behandling

Klicka på Radera – i pop-upp-rutan väljer du Ja om du vill radera och Nej om du ångrar dig.

 Kreditera en utbetald faktura:

Klicka på Era fakturor välj ^Utbetalda

Klicka på Kreditera – i pop-upp-rutan väljer du Ja om du vill kreditera och Nej om du ångrar dig.

(14)

5. Klinikkontakt och Användare

Klinikkontakt: Varje klinik ska utse en klinikkontakt som av Enhet Tandvård får behörighet att lägga upp nya användare i Fakturaportalen, se nedan. Den utsedda klinikkontakten ska via e-post (se adress längst ner på denna sida) kontakta supporten på Enhet Tandvård, som därefter lägger upp klinikkontakten.

Användare: Får sin behörighet av sin klinikkontakt.

Så här gör klinikkontakten för att lägga upp en ny användare:

 Klicka på Användare och sedan på Ny användare. Fyll i den nya användarens namn, e-postadress och HSA-ID – klicka på Spara.

 Personer som inte längre ska ha behörighet ska på motsvarande sätt tas bort.

Kontaktuppgifter till Enhet Tandvård finns under Kontakta oss gärna på vgregion.se/tandvard Det går även bra att mejla frågor till koncernkontoret.tandvard@vgregion.se

(15)

6. Hjälp

Under rubriken Hjälp finns senaste versionen av denna manual. Senare kommer även svar på vanliga frågor om fakturering och Fakturaportalen att läggas till.

7. Kontakt

Kontakta gärna Enhet Tandvård om du har frågor och synpunkter.

010-441 27 00 09.00 – 11.00 alla vardagar koncernkontoret.tandvard@vgregion.se

Kontakta oss gärna på vgregion.se/tandvard Klicka på Kontakt i Fakturaportalen.

8. Logga ut

Klicka på Logga ut när du är klar. Det finns under ditt användarnamn – ovanför menyn till höger.

(16)

Bilaga 1 Så här laddar du ner webbläsaren Chrome

Webbläsare är det program som alla datorer måste ha för att kunna interagera med Internet – webbläsaren gör alltså att datorn kan läsa webben.

För att använda Fakturaportalen måste din dator ha en färsk version av webbläsare, exempelvis  Google Chrome

 Internet Explorer

Börja med att kontrollera vilken webbläsare du har. Fråga gärna klinikens IT-ansvarige. Det går dock bra att ladda ner en ny version för säkerhets skull, det skadar inte datorn.

Bild 1

 Klicka på den översta länken av de tre ovan, då visas nedanstående bild.

 Din dator får heller inte ha ett för gammalt operativsystem. Systemkraven är markerade med gult i bilden. Fråga exempelvis klinikens IT-ansvarige om du inte vet.

 Klicka på Hämta Chrome

Fortsättning på nästa sida.

(17)

Enhet Tandvård – manual för Fakturaportalen version 4 2017-05-09 Bild 2

 När du klickat på Hämta Chrome visas bilden nedan.

 Klicka bort krysset i den översta rutan, om du inte vill att din nuvarande webbläsare ersätts av Chrome som din standardwebbläsare (det vill säga den webbläsare som startar automatiskt när du exempelvis klickar på en länk i ett dokument). Se den gula markeringen i bilden.

 Klicka på Godkänn och installera – du behöver inte läsa användarvillkoren om du inte vill.

Bild 3

 Klicka på …Run…

 Stegen efter detta är beroende av klinikens nätverkslösning.

Fortsättning på nästa sida.

(18)

Enhet Tandvård – manual för Fakturaportalen version 4 2017-05-09 Bild 4

 När webbläsaren är nedladdad på datorn visas den här symbolen på datorns skrivbord. Klicka på den när du vill starta Chrome.

 Om symbolen inte visas automatiskt söker du efter Chrome under Start i Sök bland program och filer.

Bild 5 a)

 När Chrome har startat ser det ut så här när du är vid inloggningen till Fakturaportalen.

 Lägg gärna ett bokmärke till Fakturaportalen – så går det lite fortare att komma igång när du ska fakturera.

Bild 5 b)

 Klicka på Bokmärken

 Klicka på Lägg till ett bokmärke för denna sida