Granskning av kommunens digitalisering
Sammanfattning
Kommunens förtroendevalda revisorer har beställt en granskning av kommunens digitaliseringsarbete i syfte att bedöma om kommunens verksamhetsutveckling med stöd av digitalisering är effektiv och ändamålsenlig, samt om den interna kontrollen rörande digitaliseringsprocessen är tillräcklig.
Revisorerna har funnit att det finns ett dokumenterat kommunövergripande förhållningsätt gällande arbetet med digitalisering genom den IT-policy som KS har fattat beslut om 2015. Att kommunens digitala strategi är beslutad på tjänstemannanivå anses vara en risk. Revisorerna har funnit att det saknas en kommunövergripande prioritering av
digitaliseringsrelaterade aktiviteter. Detta i kombination med att beslutsunderlag utformas på olika sätt samt att det saknas ett gemensamt arbetssätt för riskhantering och nyttokalkyler bedöms försvåra arbetet med att säkerställa nytta och
effekthemtagning av realiserade digitaliseringsaktiviteter.
Revisorerna lämnar följande rekommendationer:
- Utarbeta riktlinjer för risk- och nyttokalkyler inom
digitaliseringsprojekt för en ökad intern kontroll, struktur och transparens samt bättre möjligheter till prioritering
- Säkerställ en strukturerad uppföljning (uppsikt) av
kommunens samlade digitaliseringsarbete för att säkerställa
att förväntande nyttor realiseras samt effektivitet och ändamålsenlighet i arbetet med digitalisering
- Föreslå kommunfullmäktige att fastställa en digital utvecklingspolicy med förankring i de fullmäktigemål som utgör styrmodell.
Förvaltningens synpunkter
Utifrån granskningen har revisorerna gjort ett antal iakttagelser och lämnat rekommendationer.
Kommunstyrelseförvaltningen ser att revisionsrapporten går i linje med de förbättringsarbeten som drivs inom Haninge kommun. Kommunstyrelseförvaltningen delar uppfattningen att politiken bör fastställa en övergripande riktning avseende kommunens digitalisering med förankring i de fullmäktigemål som utgör styrmodell.
Bakgrund
Kommunen har, sedan revision som genomfördes 2014, arbetat med att stärka den strategiska koordineringen av utvecklingsinitiativ på digital grund och etablerat en kommunövergripande förvaltningsstyrning av IT-stöd. Ett initialt arbetsområde var att tydliggöra roller och ansvar mellan central IT-funktion och respektive
verksamhetsområde. Organisation för styrning och ledning av IT1 är det beslutade dokumentet som beskriver roller och
1 Beslut vid KDLG:s möte 2015-09-08. Länk:
https://www.haninge.se/globalassets/globala-
ansvar. Arbetsinsatser har även genomförts i syfte att stärka synen av den strategiska tyngd som hantering av IT-området innebär, samt att säkerställa att utveckling av grundläggande IT tar utgångspunkt från verksamhetsbehov. Att arbeta med IT-relaterade frågor på ett strategiskt plan har varit och är allt mer viktigt i samband med att behovet ökar av ett
ändamålsenligt och robust IT-stöd.
Kommunen har etablerat en strategisk IT-ledningsgrupp med huvudsakligt ansvar att hantera digital strategi och digital agenda (initial benämning var IT-strategi och IT-plan) samt att agera rådgivande organ för händelser av stor vikt inom respektive ansvarsområde (Leverans och Kvalitet, Projekt och Initiativ, Finans och Budget, Leverantörsstyrning eller vid Risk och Säkerhet).
Kommunen har etablerat en kommungemensam
förvaltningsstyrningsmodell som innebär att förvaltning sker i tydliga roller och utifrån ett gemensamt
kommunövergripande arbetssätt. Det primära syftet med förvaltningsstyrning är att säkerställa verksamhetsnytta med de IT-stöd som kommunen prioriterar att lägga resurser på, oavsett om ägarskapet är placerat hos central IT-organisation eller hos en annan verksamhet.
katalogen/organisationsscheman/organisation-for-styrning-och-ledning-av-it- 2015.pdf
Kommunens kostnadsmodell för IT har reviderats utifrån ambitionen att skapa en enkel och tydlig modell för centrala och lokala IT-kostnader. Fördelning av de centrala och gemensamma IT-kostnaderna baseras på antal anställda per nämnd. Medan direkta IT-kostnader, telefoni och datorer, utgår från faktisk konsumtion.
Koordinering av verksamhetsutveckling på digital grund Det förändringsarbete som bedrivits har bidragit till förbättringar avseende koordinering och samordning av verksamhetsutveckling på digital grund. Utveckling och förändringar av centrala IT-funktioner tar i allt högre grad utgångspunkt från verksamheternas behov. Kommunens förmåga att bedriva verksamhetsutveckling på digital grund har utvecklats och uppfattas vara en mer naturlig del av verksamhetsutvecklingen än tidigare. Prioritering och planering sker i allt högre grad koordinerat mellan en förvaltnings avdelningar och enheter än tidigare.
Ny avdelning kommunikation och digitalisering
Under 2019 bildades en ny avdelning Kommunikation och digitalisering med ansvarig direktör som rapporterar direkt till kommundirektören. En förändring som ger Haninge helt nya förutsättningar och tydlighet i arbetet med
verksamhetsutveckling, innovation och digitalisering.
Avdelningens uppdrag är att med fokus på behoven hos de som bor, verkar och besöker Haninge samt kommunens
uppdrag, tillsammans med verksamheterna styra, utveckla, samordna, stödja och följa upp kommunens gemensamma förmågor inom områdena:
- IT-infrastruktur och IT-tjänster - Kommunikation och marknadsföring
- Innovation, digitalisering och verksamhetsutveckling Strategiskt fokusområde digitalisering och innovation
Digitalisering och innovation är ett av kommunens strategiska fokusområden. Gemensamt för digitalisering och innovation är att förändra genomförandet av ett verksamhetsuppdrag, att tänka nytt och identifiera nya sätt att lösa
verksamhetsuppdraget på så att önskad effekt uppnås. Teknik och digitala tjänster är ett medel för att uppnå
verksamhetsnytta och inte ett mål i sig.
En utmaning är att balansera införandet av nya tjänster, avsluta gamla och underhålla de som behålls så att det samlade utbudet av kommunens nya och äldre tjänster är effektiva, ändamålsenliga och håller tillräcklig kvalitet.
Kommunövergripande förbättringsinitiativ
Nedan beskrivs ett antal av de pågående och inplanerade digitaliseringsrelaterade förbättringsinitiativ som drivs utifrån ett kommunövergripande perspektiv.
- Etablering av en kommunövergripande utvecklingsportfölj har initierats. Kommundirektören har fattat beslut om
arbetssätt och metod för portföljstyrning, innehållande riskhanteringsmoment. Arbetssätt som är användbara för digitaliseringsaktiviteter utanför utvecklingsportföljen.
- Arbetssätt inom nyttokalkylering utreds i syfte att etablera en kommunövergripande modell med tillhörande mallar som bidrar till enhetliga beslutsunderlag.
- Internkontrollplanen innehåller tre nya områden:
informationssäkring avseende chefsstruktur, följsamhet av förvaltningsstyrningsmodell och följsamhet av tillgänglighet på webben enligt EU-direktiv.
- Digitaliseringsrelaterade aktiviteter planeras och följs upp inom verksamhetsstyrning kategoriseras ”digitalisering”
bidrar till effektiv hantering av kommunövergripande koordinering. Förvaltningens IT-strateg och
verksamhetcontroller utgör ett gemensamt stöd åt chefer.
- Ett verktyg för att mäta kommunens samlade digitala förmåga har utvärderats av kommunens strategiska IT-
ledningsgrupp. Mätverktyget bidrar till en övergripande insikt om kommunens nuläge och ger förslag på balansering av olika digitaliseringsaktiviteter. Mätverktyget har en vetenskaplig grund och är inriktad på offentlig sektor.
- Under 2020 kommer en nulägesbeskrivning att genomföras avseende de styrande dokument som har beröring till
digitaliseringsprocessen. För att under 2021 komplettetteras och revideras i linje med kommunens viljeriktning och utvecklingsprocess.
Översyn av styrande dokument digitalisering
IT-policy som är beslutad 2015 behöver förnyas. Digital strategi som är beslutad på tjänstemannanivå 2017 behöver omarbetas så att beslutsmandat tydliggörs.
Kommunstyrelseförvaltningen delar revisorernas uppfattning att det behövs kommunövergripande styrande dokument avseende digitalisering med förankring i de fullmäktigemål som utgör styrmodell.
Kommunstyrelseförvaltningen avser att initieras ett arbete under 2020 för att se över befintliga styrdokument inom digitaliseringsområdet för att återkomma med eventuella förslag till revideringar.
