Kommungemensamma interna tjänster TP2020-2022
Förslag till beslut
I nämnden för Intraservice:
Förslaget till Göteborgs Stads tjänsteplan för kommungemensamma interna tjänster 2020–2022 tillstyrks
Sammanfattning
Förslag på Göteborgs Stads tjänsteplaner för kommungemensamma interna tjänster 2020–2022 har remitterats till Nämnden för Intraservice för politisk värdering och yttrande, i enlighet med den av kommunfullmäktige beslutad hanteringsordning i ”Riktlinjer för styrning av kommungemensamma interna tjänster”, dnr 0915/14.
Arbetet med att ta fram förslag till tjänsteplan för kommungemensamma interna tjänster 2020–2022 har skett enligt Riktlinjer för styrning av kommungemensamma interna tjänster. Beslutsforum ställer sig bakom förslag till tjänsteplaner 2020–2022 för det som beskrivs som utveckling och
vidmakthållande omfattande 1 094,5 mkr.
Intraservice fokuserar på att skapa förutsättningar för att genomföra uppdragen enligt tjänsteplan, bla genom att säkerställa resurser och kompetensbehov. För att uppnå målet och samtidigt kunna hantera och -genomföra utvecklingsinitiativen i tjänsteplan 2020–2022 pågår en förvaltningsgemensam resursplanering.
Kostnader för utvecklingsinitiativen beräknas i ett tidigt skede innan initiativen har detaljplanerats.
Erfarenhetsmässigt ser förvaltningen att kostnaden brukar hamna 10–15% under den uppskattade total kostnaden. Förvaltningen gör bedömningen att helheten kommer att ligga i intervallet mellan 165 – 175 mkr.
Om beslutet att avveckla stadsdelarna och införa tre nya fackförvaltningar tas kommer detta att påverka Intraservice leveransförmåga av utvecklingsinitiativ i tjänsteplanerna.
Ett analysarbete behöver då göras tillsammans med verksamheterna för att omprioritera vilka utvecklingsinitiativ som är möjliga att genomföras samtidigt som staden omorganiseras.
Verksamheterna mottagningsförmåga kommer också att påverkas av en omorganisation.
Intraservice bedömning är att förvaltningen kan leverera enligt tjänsteplan 2020 men vid beslut om en omorganisering av staden behövs en ny dialog med verksamheterna för att omprioritera i tjänsteplanerna.
Intraservice
Tjänsteutlåtande Utfärdat 2019-09-17 Diarienummer 0349/19
Handläggare Marie Johansson Telefon: 031- 367 83 08
E-post: marie.johansson@intraservice.goteborg.se
Ekonomiska konsekvenser
Förslag till budgeten 2020 för kommungemensamma interna tjänster är 1094,5 miljoner kronor.
Summan är fördelad på 901,5 mkr för vidmakthållande och på 193,1 mkr för utveckling.
I Tjänsteplaner 2020–2022 beskrivs för 2020 de största sammantagna förändringarna mellan 2019–
2020 inom vidmakthållandet, 58,6 miljoner kronor (6,5%) som består av bland annat:
• volymökningar
• kostnadsminskningar
• effektiviseringar
• konsekvenser av utvecklingsinitiativ
• index och löneuppräkning
Inom utvecklingsinitiativ är det en förändring 24,5 miljoner kronor (12,7%).
Budget för vidmakthållande år 2020 är baserad på en ambition att vara kostnadsneutral. Intraservice budget medger en viss ökning av kostnader för nya tjänster och högre volymer. Vi förväntas
genomföra effektiviseringar samtidigt som dessa i år ska användas för att satsa på vissa egna förstärkningar för att förbättra vår förvaltningsledning och styrning.
I budget 2020 har det lagts ut en egen inre effektivisering på 13,2 mkr, vilket motsvarar 1,5 procent på verksamheternas omslutning. Samtidigt satsar förvaltningen på en viss förstärkning för att klara sin ambition som innebär stärkt ledning och styrning, men också att kunna ta höjd för nya krav från omgivningen till exempel ökade säkerhetskrav.
Generellt har budgeten uppräknats med 2,5 procent för löner och med 1,5 procent för övriga kostnader enligt KPI per år.
En ökad satsning på utveckling och nya tjänster innebär att ett antal nya tjänster planeras vilka motsvarar 67 årsarbetare. Detta ger en ökad kostnad på 40,6 mkr inklusive semesterersättning. En del av ökningen beror på att verksamheterna planerar att fortsätta konsultväxla, vilket ger 7 mkr i
minskade konsultkostnader för år 2020 jämfört budget 2019.
Övergripande beskrivning flerårsplan 2020–2022
För en mer detaljerad sammanställning av kostnaderna se bilaga 1; Göteborgs Stads tjänsteplaner för kommungemensamma interna tjänster 2020–2022, avsnittet Ekonomisk översikt
Barnperspektivet
Inom utbildningsområdet pågår en utveckling av den digitala lärmiljön. De flesta vyer och funktioner i tjänsten lärmiljö används av barn/elever och påverkar deras vardag i allra högsta grad. För att skapa en bra lärmiljö för eleverna betonas vikten av roll- och åldersanpassningar i tjänsten. Det innebär att vyer och funktioner kan anpassas utifrån individuella behov och ålder.
En annan viktig aspekt är att etablera en sund och säker miljö som dessutom uppfyller kraven i
Dataskyddsförordningen DSF. Detta innebär bland annat att föräldrar och barn/elever ska kunna känna sig trygga i att skolan förvaltar personlig, sekretessbelagd och/eller integritetskänslig information på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med stadens regelverk.
Jämställdhetsperspektivet
Stadens digitala kanaler fortsätter att utvecklas för att möta behov från boende, besökare och företagare.
Genom att utveckla och tillgängliggöra service och tjänster ökar medborgarnas möjligheter att följa sina ärenden och ta del av tjänster och service direkt på webben.
Alla medarbetare oavsett kön eller könsöverskridande identitet ska uppleva att Göteborgs Stad är en jämställd arbetsplats. Staden ska aktivt verka för detta och utbudet av förmåner till medarbetarna ska avspegla den jämställda arbetsplatsen. Staden har traditionellt könsuppdelade arbetsplatser och det är angeläget att personalförmånerna är lika, oavsett arbetsplats inom staden.
Mångfaldsperspektivet
Flera utvecklingsinitiativ strävar efter att förenkla för chef och medarbetare, detta ska bidra till att staden ska bli en attraktiv arbetsgivare. Detta i sin tur ökar stadens möjligheter att säkerställa
framtidens kompetensbehov oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder, alla
medarbetare ska uppleva att det finns erbjudanden som upplevs som en förmån för den enskilde.
En god lärmiljö inom utbildningsområdet ska på ett bättre sätt inkludera barn/elever och
vårdnadshavare med olika bakgrund och olika förutsättningar. Det ska bli enklare för vårdnadshavare att få åtkomst till relevant information om sitt barn och att kommunicera och samarbeta med skolan.
Lärmiljön ska stödja informations- och kommunikationsutbyte på olika språk och sätt att ta till sig information, exempelvis uppläsning.
Miljöperspektivet
Intraservice har tagit fram en modell för att göra riskbedömningar som kan användas vid införande av ett IT-stöd och dess påverkan på arbetsmiljön, samt en modell för att analysera önskade och oönskade effekter. Verksamheterna får tillgång till mallar för att göra riskbedömningar vid upphandlingar eller uppdatering av befintliga IT-stöd. Utifrån resultaten tas en plan fram som specificerar hur man ska arbeta för att minska riskerna. Arbetssättet är under utveckling och metoden kommer att användas på flera av årets utvecklingsinitiativ.
Digitaliseringen i stort bidrar till miljövinster genom att fler tjänster blir tillgängliga elektroniskt, vilket innebär att medborgare, brukare och medarbetare kan interagera direkt eller indirekt med stadens system.
Arbetet med att digitalisera ekonomiprocesser gör att pappershanteringen minskar. När staden kan göra mer korrekta inköp ökar möjligheten till att styra våra inköp till mer hållbara och miljövänligare alternativ.
Genom att utveckla ett digitalt arbetssätt inom skolan kan man i stor utsträckning minska
användningen av papper. En digital lärmiljö ger förutsättningar att effektivt och säkert kommunicera digitalt med vårdnadshavare och elever utan att behöva använda papper för till exempel
inlämningsuppgifter, enkäter, matsedlar och blanketter.
Omvärldsperspektivet
Staden behöver följa utvecklingen i samhället för att vara flexibla i en ständigt föränderlig värld.
minska administrationen så det blir möjligt att öka fokus på kärnverksamheten. Digitalisering och verksamhetsutveckling behöver gå hand i hand för att möta såväl ökade krav från medborgarna som de annalkande ekonomiska utmaningarna.
En av Göteborgs Stads större utmaningar är framtidens kompetensförsörjning.
För att bli en attraktivare arbetsgivare kan en konkurrensfördel vara att synliggöra de förmåner som personalen kan erhålla och som uppfattas som positiva vid val av arbetsgivare. I kontakt med andra större arbetsgivare i regionen framkommer det att en förmånsportal uppfattas positivt av medarbetarna samtidigt som det underlättar för arbetsgivaren att presentera förmåner som finns.
Intraservice följer trender och utveckling inom lag- och avtalsområde och marknadens utbud av IT- stöd så att beslutsunderlag och kravspecifikationer kan skapas som har Göteborgs bästa för ögonen.
Inom skolan ska en digital lärmiljö fungera och utvecklas så att den över tid bättre svarar upp mot de krav omvärlden ställer i form av nya regelverk/läroplaner, nationella strategier, program och
organisationsförändringar. För att främja innovation och utveckling behöver Göteborgs Stad samverka med leverantörer, GR och andra kommuner i Sverige.
Samverkan
Ärendet samverkas med de fackliga organisationerna i FSG 2019-09-19. Samverkan med CSG kommer att ske under oktober månad.
Bilagor
1. Göteborgs Stads tjänsteplan för kommungemensamma interna tjänster 2020–2022 2. Följebrev remiss 2019-09-04 till nämnden för Intraservice
3. Riktlinjer för styrning av kommungemensamma interna tjänster (beslut KF 2014-06-05)
Ärendet
Svar på remiss från stadsledningskontoret, datum 2019-09-04. Förslag på Göteborgs Stads tjänsteplan för kommungemensamma interna tjänster 2020–2022 har remitterats till Nämnden för Intraservice, därefter för beslut till kommunstyrelsen eller ytterst kommunfullmäktige i enlighet med den av kommunfullmäktige beslutad hanteringsordning i "Riktlinjer för styrning av kommungemensamma interna tjänster", 2014-06-05 § 25.
Beskrivning av ärendet
Förslag på Göteborgs Stads tjänsteplaner för kommungemensamma interna tjänster 2020–2022 har remitterats till Nämnden för Intraservice för politisk värdering och yttrande, i enlighet med den av kommunfullmäktige beslutad hanteringsordning i ”Riktlinjer för styrning av kommungemensamma interna tjänster”, dnr 0915/14.
Arbetet med att ta fram förslag till tjänsteplan för kommungemensamma interna tjänster 2020–2022 har skett enligt Riktlinjer för styrning av kommungemensamma interna tjänster.
Behoven av utveckling av de kommungemensamma tjänsterna har lyfts av representanter från stadens verksamheter i tjänsteforum. Tjänsteforum leds av tjänsteansvariga från Intraservice.
Utvecklingsförslagen och dess kostnader har beräknats och sammanställts till flerårig tjänsteplan per tjänsteområde.
De sammanställda behoven har därefter lyfts till prioriteringsforum för respektive tjänsteområde.
Prioriteringsforum leds av direktör från Stadsledningskontoret. De prioriterade behoven har sammanställts och lyfts till beslutsforum som leds av stadsdirektören.
Beslutsforum ställer sig bakom förslag till tjänsteplaner 2020–2022 för det som beskrivs som utveckling och vidmakthållande omfattande 1 094,5 mkr.
• Intraservice fokuserar på att skapa förutsättningar för att genomföra uppdragen enligt tjänsteplan, bla genom att säkerställa resurser och kompetensbehov
Det råder i dagsläget brist på arbetsmarknaden vad gäller vissa kompetenser som Intraservice behöver. För att uppnå målet och samtidigt kunna hantera och -genomföra
utvecklingsinitiativen i tjänsteplan 2020–2022 pågår en förvaltningsgemensam
resursplanering. Mot bakgrund av storleken på bl.a. utvecklingsinitiativen kommer konsulter att behöva nyttjas för att hantera toppar samt tillföra spetskompetens som är av mer kortsiktig karaktär eller av begränsad omfattning.
• Tekniska förutsättningar
Utvecklingsinitiativen i tjänsteplan för IT-tjänster säkerställer att nödvändiga tekniska förutsättningar finns för att övriga utvecklingsinitiativ ska kunna genomföras.
• Ekonomiska ramar
Kostnader för utvecklingsinitiativen beräknas i ett tidigt skede innan initiativen har
detaljplanerats med avseende av behov, teknik, konsulter, licenser, verksamheternas förmåga att ta emot, etc. Erfarenhetsmässigt ser förvaltningen att den verkliga kostnaden brukar hamna under den uppskattade totala kostnaden för helheten. I detta tidiga skede kan förvaltningen inte göra bedömningen hur en eventuellt minskad kostnad för tjänsteplanen skulle kunna falla
budgeten. Justering av sänkta kostnader regleras under innevarande år i samband med
fakturering. Förvaltningens strävan är att göra justering så tidigt på året som möjligt i samband med att nya prognoser görs.
Förvaltningens ambition är att hjälpa verksamheterna att verifiera och identifiera nyttor kopplat till sina behov av utveckling men styrmodellen ger inte förutsättning i tidplan att involvera
verksamheterna i den omfattning som krävs för att i detalj identifiera nyttor.
Flertalet av utvecklingsinitiativen kommer vid uppstart att fokusera på effektkedjor där nyttor identifieras och kopplas till möjliggörare och strategiska mål.
Arbete pågår att ta fram en ny styrmodell för verksamhetsutveckling och digitalisering där förvaltningens intention är att nyttor fokuseras på ett tydligare sätt än i nuvarande riktlinjer.
Om beslutet att avveckla stadsdelarna och införa tre nya fackförvaltningar tas kommer detta att påverka Intraservice leveransförmåga av utvecklingsinitiativ i tjänsteplanerna.
Förvaltningen kommer då att behöva fokusera på stadens omorganisation och anpassa berörda tjänster och system under år 2020. Ett analysarbete behöver då göras tillsammans med verksamheterna för att omprioritera vilka utvecklingsinitiativ som är möjliga att genomföras samtidigt som staden
omorganiseras. Verksamheterna mottagningsförmåga kommer också att påverkas av en omorganisation.
Förvaltningens bedömning
Intraservice bedömning är att förvaltningen kan leverera enligt tjänsteplan 2020 men vid beslut om en omorganisering av staden behövs en ny dialog med verksamheterna för att omprioritera i
tjänsteplanerna.
Marie Johansson
Utvecklingsledare
Håkan Sundkvist
Biträdande förvaltningsdirektör
