Slutrapport
Granskning av investeringar i lokaler och inventarier vid Lunds universitet
Delrapport 1(2) avseende lokaler
2007-01-31
jakob.ekman@se.ey.com, kevin.lindmark@se.ey.com
Innehåll
1 Sammanfattning...1
2 Inledning ...2
2.1 Bakgrund, syfte, avgränsningar och metod...2
3 Översiktlig beskrivning av lokalförsörjningsprocessen ...3
3.1 Organisation vid Lunds universitet...3
3.2 Historik...4
3.3 Hyreskontrakt och dess villkor i allmänhet...4
3.4 Pålägg på hyran ...5
3.5 Avtal om samarbetsformer ...5
3.6 Lunds universitets lokalförsörjningsplan ...6
3.7 Excellensprojektets delprojekt Bra lokaler till rimliga hyror...6
3.8 Uppsägning av lokaler ...6
4 Processen kring BMC D-Huset ...6
4.1 Bakgrund ...6
4.2 Beslut ...7
4.3 Byggprocessen...7
4.4 Lokalfördelning ...8
4.5 Styrmekanismer för effektivt lokalnyttjande...8
4.6 Hyresnivåer ...9
4.7 BMC gemensamma ytor – ”Svällytor” ...9
4.8 Vakanser och åtgärder med anledning av dessa ...10
4.9 Finansieringsfrågor och periodiseringsfrågor kring BMC...11
5 Processen kring Clinical Research Centre (CRC) ...14
5.1 Bakgrund ...14
5.2 Beslut ...15
5.3 Lokalfördelning ...15
5.4 Hyresnivåer ...17
5.5 Finansieringsfrågor och periodiseringsfrågor kring CRC...17
6 Analys och rekommendationer...18
6.1 Byggnadsenheten...18
6.2 Avtal om samarbetsformer ...18
6.3 Lunds universitets Lokalförsörjningsplan...18
6.4 Uppsägning av lokaler ...19
6.5 Beslut BMC Hus D ...19
6.10 Vakanser och åtgärder med anledning av dessa ...20
6.11 Omställningskostnader – BMC-bikostnader ...21
6.12 Redovisningsprinciper ger bristande matchning ...21
6.13 Mer om finansieringen av BMC ...21
6.14 Kvarstående frågor kring CRC projektet ...22
7 Källor...24
1 Sammanfattning
Lunds universitet har genomfört ett stort antal framgångsrika lokalprojekt de senaste tio åren där nya och upprustade lokaler skapats.
Vi har identifierat några centrala frågor kring lokalförsörjningsprocessen som är viktiga:
§ En aktuell lokalförsörjningsplan bör upprättas.
§ Ständig anpassning för att tillgodose nya krav och önskemål av lokaler.
§ Ökad samordning av strategiska frågor kring lokalförsörjningen.
Utifrån vår granskning av lokalprojekt inom den Medicinska fakulteten (i huvudsak avser iakttagelserna BMC) har vi bl a noterat följande:
§ BMC Hus D uppfördes på ett kostnadseffektivt sätt.
§ Hus D kompletterar hela BMC med bl a en konferensvåning vilket är positivt för helheten.
§ En mer grundlig känslighetsanalys av lokalbehoven utifrån verksamheten kunde ha skett inför beslutet om BMC Hus D.
§ Dålig matchning i redovisningen mellan intäkter/anslag och kostnader.
§ Den slutliga finansieringen avseende omstruktureringskostnaderna (BMC bikostnader) har lösts sent.
§ Det har funnits en dålig beredskap att förutse och hantera vakanser inom BMC.
En analys och handlingsplan behövs nu.
§ Arbetet med att avveckla onödiga lokaler fortsätter.
§ Medicinska fakultetens ekonomiska problem i allmänhet påverkar lokalfrågan i BMC indirekt.
§ Kvarstår att få klarhet kring CRCs slutkostnader.
2 Inledning
Granskningsrapporten är uppdelad i två delar: Lokalförsörjningsprocessen utifrån BMC och CRC projekten (delrapport 1(2)) samt inköpsprocessen vid större inventarieanskaff- ningar (delrapport 2(2)).
Denna delrapport behandlar lokalförsörjningsprocessen kring BMC/CRC.
2.1 Bakgrund, syfte, avgränsningar och metod
Den som idag går från Universitetshuset längs Sölvegatan via BMC upp till Kemicent- rum eller besöker CRC i Malmö kan på ett påtagligt konkret sätt ta del av den förnyelse och modernisering som skett av lokaler inom Lunds universitet de senaste tio åren.
Upprättade prognoser för Lunds universitet visar att hyreskostnaderna ökar kraftigt under perioden 2005-2008. Ett flertal nybyggnationer har slutförts eller kommer att slutföras under denna period, vilket har resulterat i ökade hyreskostnader. Även om Lunds universitet har frånträtt vissa lokaler och hyrorna har omförhandlats till en lägre nivå, är nettoökningen av hyreskostnaden, exklusive indexjustering, för dessa tre år 62 MSEK.1 Internrevisionen vid Lunds universitet har gett Ernst & Young i uppdrag att granska både lokalförsörjningsprocessen och den interna inköpsprocessen beträffande större inköp av maskiner och inventarier.
Ett övergripande syfte med granskningen är att undersöka hur den interna styrningen och kontrollen fungerar i lokalförsörjningsprocessen. Målet med granskningen är att
identifiera olika problem/möjligheter i lokalförsörjningsprocessen samt ge ett underlag för att genomföra eventuella förbättringar i syfte att få en bättre styrning och kontroll.
I samråd med Internrevisionen skedde en initial begränsning till att granska lokalförsörj- ningsprocessen för två stora byggprojekt inom den Medicinska fakulteten som färdig- ställts under 2006:
§ Biomedicinskt centrum (BMC) i Lund, där vi främst fokuserar oss på den sista etappen – Hus D
§ Clinical Research Centre (CRC) i Malmö.
CRC projektet är i sig själv så omfattande och dessutom ännu ej helt färdigställt att granskningen av detta projekt i denna rapport är begränsad. CRC spelar emellertid en viktig roll i sambandet med projektet kring BMC och kommer därför att beskrivas över- siktligt.
Genomförandet av granskningen av lokalförsörjningsprocessen har främst baserats på intervjuer med berörda personer hos Byggnadsenheten och Medicinska Fakulteten (den
1 Lunds universitet, Förvaltningschefen, PM 2006-09-20
granskande enheten). Detta inkluderar personer som varit och är insatta i hanteringen och processen kring både BMC Hus D och CRC (personer framgår i avsnitt 8). Valet av dessa personer har delvis skett i samråd med Internrevisionen. Vi har också tagit del av relevant skriftligt material såsom protokoll, beslutsunderlag, kalkyler, lokalförsörjningsplan m m .
3 Översiktlig beskrivning av lokalförsörjningsprocessen
3.1 Organisation vid Lunds universitet
3.1.1 Fastighetsägare
I mitten av 60-talet överförde Lunds universitet alla sina fastigheter till Byggnadsstyrel- sen. Akademiska hus startade sin verksamhet i mitten av 90-talet då Byggnadsstyrelsen bolagiserades. Fastigheterna överfördes i huvudsak till Akademiska Hus Syd AB.
Kommersiella lokaler flyttades från Byggnadsstyrelsen till Vasakronan. I samband med ombildningen upphörde lokalförsörjningsmonopolet och universitetet var inte längre tvungna att hyra hos eller via Byggnadsstyrelsen. Vissa historiska byggnader och donationsfastigheter överfördes till Statens Fastighetsverk.
Lunds universitet äger idag i princip inte själv några fastigheter utan hyr ca 490 000 kvm.
Lokalkostnaden uppgick 2005 till 670 MSEK. Man hyr lokaler från drygt 40 olika hyresvärdar där den största är Akademiska Hus (70 %).
3.1.2 Byggnadsenheten
Byggnadsenheten ansvarar för Lunds universitets lokalplanering och utgör en resurs inom fysisk planering och miljö. Det finns fem stycken lokalplanerare som ansvarar för varsitt distrikt. Byggnadsenheten företräder verksamheterna vid planering och projekte- ring av ny- och ombyggnader och svarar för kontakterna och avtalen mellan fastighets- ägarna och brukarna.
Byggnadsenheten använder lokaladministrationsprogrammet Space Manager (Facility) för att hålla ordning på alla brukare så att internfaktureringen av hyrorna blir korrekt. Hos BMC och CRC fördelas internhyran ut ytterligare på enskilda forskargrupper vilket sker av ekonomer lokalt.
Vid byggnadsarbeten åt verksamheter inom Lunds universitet fungerar Byggnadsenheten normalt som projektsamordnare och driver projektet enligt givna riktlinjer under hela byggprocessen. Vid byggnationen av BMC Hus D var Byggnadsenheten med redan från början medan man kom med lite senare i processen vid byggnationen av CRC.
3.2 Historik
Från och med budgetåret 1994/95 skulle institutionerna själv svara för sina lokalkostna- der. Varje institution skulle bli en resultatenhet med eget samlat ekonomiskt ansvar för verksamheten. Innan dess hade lokaler varit en fri resurs för institutionerna. Det finns således inte någon lång tradition hos brukarna att hantera sina egna lokalkostnader och de avvägningar man måste göra i samband med detta.
Vid förändringarna 1994/95 fördelades medel för lokalkostnadsdelen av anslagen utifrån de vid denna tidpunkt verkliga lokalkostnaderna. 2 Hyreskostnaderna för varje område specificerades. För Medicin uppgick t ex lokalmedlen till drygt 26 MSEK plus att man skulle bidra till finansieringen av universitetsgemensamma lokaler. Lokalmedlen var vid denna tidpunkt satta utifrån lokalernas beskaffenhet. Den stora upprustningen av
lokalerna som skett därefter har Lunds universitet fått riktade statliga anslag för (som till BMC) eller fått finansiera själva.
Idag fördelas kostnaden för lokalnyttjandet via institutionerna ut på de enskilda forskar- grupperna.
3.3 Hyreskontrakt och dess villkor i allmänhet
Byggnadsenheten betalar alla hyror till fastighetsägarna och för all mediaförbrukning och fastighetsskatt. Dessa kostnader ligger sedan till grund för den interna hyran som bruka- ren (institutionen) skall betala till Byggnadsenheten.
Skriftliga andrahandshyreskontrakt till externa brukare (t ex Region Skåne) upprättas av Byggnadsenheten enligt Sveriges Fastighetsägares standardblankett. Speciella villkor kan ingå som bilagor.
När Akademiska Hus tog över fastighetsbeståndet från Byggnadsstyrelsen 1995 så tecknades tioåriga hyresavtal mellan Akademiska Hus och Lunds universitet. En stor mängd hyresavtal med Akademiska Hus har nu, efter 10 års löptid, skrivits om under 2005. Flera viktiga saker uppnåddes vid denna omförhandling: den totala hyresnivån sänktes, interna justeringar gjordes mellan olika hyresobjekt som var felprissatta
(höjningar resp sänkningar), kontraktstiden förlängdes med olika antal månader (12 -120 månader) för att få en bättre riskspridning i hyresbeståndet och vissa lokaler kunde helt lämnas (vissa i förtid). 3: I samband med omförhandlingen av hyresavtalen slöts också ett samarbetsavtal mellan Lunds universitet och Akademiska Hus Syd AB (se avsnitt 3.5).
För BMC har tecknats långa hyresavtal med Region Skåne som innehåller en klausul som innebär att Region Skåne slipper sitt hyresansvar om finansieringen av lokaler via ALF-systemet upphör – denna lokalhyra skall ej kunna belasta Region Skånes ordinarie verksamhet. Hyresavtalet för CRC innehåller samma ventil för Region Skåne för den
2 LU Rektor Förslag, 1994-06-03, Kompletterande budgetbeslut. Hantering av lokalkostnader fr.o.m. budgetåret 1994/05
3 Avtal, hyresvillkor m.m. 2005-10-31 mellan Lunds universitet och Akademiska Hus Syd AB
återuthyrning som sker till UMAS. Om finansieringen via ALF-systemet skulle förändras torde man kunna utgå från att finansieringen då skulle ske på annat vis för denna
verksamhet.
I undantagsfall finns 20-åriga hyresavtal (BMC). Så långa hyresavtal måste godkännas av regeringen. Mer normal löptid är 5 – 10 år – ofta med långa uppsägningstider. Det
slutliga hyresavtalet för CRC är ännu ej undertecknat då den slutliga produktionskostna- den som fastställer hyran ännu ej är fastställd (finns ett preliminärt hyresavtal med hyresperioder på fem år.).
Det förekommer undantagsvis att Lunds universitet vid uppsägning av lokaler som är hyresgästanpassade måste lösa restvärdet för dessa åtgärder (djurhusen på CRC).
3.4 Pålägg på hyran
Byggnadsenheten debiterar hyran till brukaren månadsvis i efterskott medan hyran till fastighetsägaren normalt debiteras kvartalsvis i förskott. För detta tar Byggnadsenheten ut en räntekompensation. I pålägget ingår även viss gemensam service såsom bevakning och skyltning. Därutöver ingår en avgift (”försäkringspremie”) för att täcka
Universitetets kostnader för vakanser som kan uppkomma eftersom brukaren internt normalt kan säga upp lokaler med kort uppsägningstid.
Totalt uppgår Byggnadsenhetens pålägg på hyran till den interna brukaren idag till maximalt 4,8 %. Detta pålägg kan dock variera något - för CRC är pålägget 1,33 % efter- som detta inte innehåller alla komponenter. Externa hyresgäster (t ex Region Skåne) erlägger ej hela pålägget.
Fördelningen av pålägget på brukaren sker utifrån procent på hyran – ej fördelat per kvm.
Huruvida kvm är den bästa fördelningsgrunden kan man fundera kring. Dyra lokaler betalar således förhållandevis mer.
Det kan också förekomma att i samband med ny-, till- och ombyggnader kan, efter brukarens önskemål, inredning och utrustning köpas in av Byggnadsenheten. Kostna- derna för denna utrustning avbetalas därefter av brukarna i form av ett pålägg på hyran.
3.5 Avtal om samarbetsformer
I oktober 2005 slöts ett avtal mellan Lunds universitet och Akademiska Hus Syd AB som reglerar det framtida samarbetet för att effektivisera lokalanvändningen samt anger principerna för hyressättningen. 4 Värt att notera är att parterna är överens om att kombinationen av marknadshyror och fri förhandlingsrätt för parterna är det som bäst gagnar en långsiktigt effektiv lokalförsörjning.
4 Avtal, samarbetsformer mm. 2005-10-31, mellan Lunds universitet och Akademiska Hus Syd AB
3.6 Lunds universitets lokalförsörjningsplan
Det finns en lokalförsörjningsplan för perioden 1997 – 2005 som har fastställts av Universitetsstyrelsen. Planen har reviderats i november 1998. I denna plan finns flera viktiga lokalprojekt. Andra projekt finns av olika skäl ej med (t ex CRC då detta projekt tillkommit efter senaste revidering av planen).
I den reviderade planen beslutades att totalt 93 MSEK per år (inkl oförutsett på 10 MSEK och inventarier/utrustning på 20 MSEK) skulle finansieras genom gemensamma medel. Resterande belopp skulle finansieras via berörda områden och verksamheter.
Hyresökningarna för de angivna projekten bedömdes till totalt 109 MSEK per år (exkl.
kostnad för inventarier/utrustning).5
Någon aktuell och framåtriktad lokalförsörjningsplan finns ej.
3.7 Excellensprojektets delprojekt Bra lokaler till rimliga hyror
Excellensprojektet har arbetat med lokalförsörjningen. Målsättningen med delprojektet är att få lägre hyror (inkl hyressänkningar på befintliga lokaler), bättre lokalutnyttjande och en snabbare avveckling av överflödiga lokaler.
Excellensprojektet granskas separat varför vi ej kommenterar det ytterligare i denna rapport.
3.8 Uppsägning av lokaler
De enskilda brukarna (interna upplåtelser) kan normalt säga upp sina kontorslokaler och generella lokaler med sex månaders varsel gentemot Byggnadsenheten. För special- lokaler som kan utnyttjas av annan är uppsägningstiden 12 månader. Om det är lokaler som inte kan utnyttjas av annan så gäller uppsägningstiderna enligt det underliggande hyresavtalet med fastighetsägaren. Byggnadsenheten avgör uppsägningstiden.
4 Processen kring BMC D-Huset
4.1 Bakgrund
Tanken om BMC föddes i samband med att Universitetssjukhuset skulle bygga om sina lokaler och detta ärende gick på remiss till Medicinska fakulteten. Att samla Medicinska fakulteten i moderna lokaler i anslutning till Universitetssjukhuset blev en vision. Vid denna tidpunkt hade Medicinska fakulteten i Lund omoderna lokaler som var utspridda på olika platser. Lokalerna för djurhållning behövde byggas om för att uppfylla de nya strängare krav som bl.a. EU ställde på denna typ av verksamhet.
Med BMC skulle hela den prekliniska och den kliniska experimentella forskningen samlas och organiseras efter nya principer – den s.k. mosaikmodellen. De traditionella institutionsgränserna skulle tas bort och de enskilda forskningsgrupperna komma mer i centrum. Dessa forskningsgrupper skulle samla olika forskare kring gemensamma
5 Beslut 1998-11-13 Dnr I C31 12199/98, Revidering av lokalförsörjningsplan för perioden 1997 -2005
problemområden där sammansättningar varierar över tiden och där kraven är höga på lokalernas beskaffenhet och flexibilitet.
Skapandet av BMC började 1994 och uppfördes i flera etapper: Wallenberg
Neurocentrum WNC (klart 1996), BMC Studentcentrum (klart 1997), Ombyggnaden av den äldre Medicinarlängan (1995-1999), Hus B och C (klart 2000) och Hus D (klart 2006)
BMC omfattar idag totalt en nettoyta på totalt ca 43 000 kvm. BMC är Lunds universitets största enskilda centrum för forskning och utbildning med totalt ca 800 medarbetare (inkl forskare/doktorander) och 450 grundutbildningsstudenter. Ett 100-tal forskargrupper finns på BMC och en stor del av Medicinska fakultetens utbildning av främst läkar- studenter och biomedicinare sker inom BMC:s väggar.
Hus D tillförde ytterligare forskningslokaler, kontorslokaler samt en konferens- anläggning som kompletterar hela BMC.
4.2 Beslut
Beredningen av ärendet för hus D formaliserades i slutet på 1990-talet i en avsikts- förklaring från Medicinska fakultetens styrelse. Redan på detta stadium diskuterades det hur man skulle hantera eventuella överflödiga lokaler. Det fastställdes att två av fem byggda våningar skulle hyras ut till externa parter. Fakultetsstyrelsen beslutade att garantera tre av de fem våningsplanen samt att begära från Region Skåne att de
garanterade ett av planen. Sedermera garanterades det sista våningsplanet av universitetet centralt. Akademiska hus fick efter detta i uppdrag att göra en förberedande utredning.
Hus E som från början ingick i planeringen genomfördes ej. En mindre tillbyggnad gjordes till hus D.
Fakultetsstyrelsen konstaterade under år 2000 att beläggningen i hus B och C var 95%
och man gjorde en bedömning att finansieringsbilden inte försämrats sedan man tog principiell ställning till att bygga ett hus D. Önskemålet om projektering av hus D framställdes till universitetsledningen. Medicinska fakulteten var angelägna om att detta skulle komma till stånd snarast vilket även visar sig när de yrkade om samma fråga någon månad senare.
Beslutet drog dock ut på tiden men fattades över ett år senare då Byggnadsenheten fick i uppdrag att beställa projektering av hus D hos Akademiska Hus. Orsaken till att beslutet dröjde var, enligt den bild vi fått, att vissa praktiska frågor skulle lösas (parkerings- frågan) men framför allt att det rådde en viss osäkerhet kring de inledande lediga ytorna.
Genomförandebeslutet att bygga BMC Hus D fattades i början av 2003.
4.3 Byggprocessen
Byggnadsenheten har varit med i projektet kring BMC Hus D från början. Man hade goda erfarenheter från tidigare etapper i BMC.
Inför beslutet gjorde fastighetsägaren via en byggnadskonsult en kalkyl på kostnaderna för BMC Hus D. Byggnadsenheten gjorde via en egen fristående konsult motsvarande beräkning. De båda konsulterna jämförde sedan sina kalkyler och arbetade tillsammans med att hitta åtgärder med besparingspotential – vilket också lyckades. Med dessa kalkyler som grund lades ett incitamentsprogram gentemot Akademiska Hus för att ytterligare pressa produktionspriset och därmed de framtida hyrorna. Slutkostnaden visade på en kostnadsbesparing på 38 MSEK jämfört med riktkostnaden, vilket innebar att Akademiska Hus kunde få den överenskomna incitamentsbonusen.
Bedömningen av Byggnadsenhetens chef, Lars Lavesson, är att slutkostnaden för att uppföra lokalerna på BMC i Lund är konkurrenskraftig jämfört med andra motsvarande lokaler i landet. När man bedömer produktionskostnaden skall man beakta att andelen Lab-lokaler och djurlokaler i BMC är hög och andelen kontor förhållandevis liten. Den stora flexibilitet som finns i lokalerna innebär i det korta perspektivet vissa merkostnad- er.
4.4 Lokalfördelning
Lunds universitet hyr lokalerna inom BMC av Akademiska Hus. Region Skåne hyr lokalerna i BMC i andra hand. BMC:s styrelse, som är sammansatt med representanter från olika intressenter, ansvarar för lokalfördelningen till de enskilda forsknings- grupperna. En separat överenskommelse tecknas mellan forskargruppen och BMC:s styrelse om villkoren. 6 Upplåtelseavtalet skall också undertecknas av Prefekten för hyrande forskningsgrupp eller Verksamhetschef experimentellt kliniskt forsknings- centrum (för ALF Forskare).
I upplåtelseavtalet framgår att de hyrda lokalerna (kontor/laboratorielokaler) är obligato- riskt kopplade till en proportionerlig andel av ”svällytorna” för våningen/huset/ BMC gemensamt.
4.5 Styrmekanismer för effektivt lokalnyttjande
4.5.1 Klinisk forskning med ALF medel
Alla kostnader som uppstår inom sjukvården på grund av den kliniska forskningen skall täckas (lokalkostnader och övriga driftkostnader). Fördelningen av ALF-medel skall ej ske enligt schabloner. På grund av detta har den faktiska lokalhyran en betydelse när lokalkostnaderna skall täckas via ALF-medel.
Det finns speciella anvisningar kring ansökningsförfarandet och vilka regler som gäller för ALF-medlen som är tillgängliga via Internet. För kliniska forskningsprojekt blir varje forskare tilldelad en viss lokalresurs. Det är en yta som står i proportion till
prioriteringen. Det finns ekonomiska incitament för den enskilde forskaren att hålla nere
6 Protokoll BMC-styrelsen 2006-05-22, Bilaga till § 33 Lokalfrågor – förslag till nya hyreskontrakt BMC
den faktiskt nyttjade lokalytan (1.000 kr/kvm/år). 7 Om lokalnyttjandet överstiger tilldelad yta måste detta finansieras inom anslag till övriga driftkostnader (erlägger då den faktiska lokalhyran).
4.5.2 Pre-klinisk forskning finansierad delvis via externa medel
Forskargrupperna betalar själva 700 kr per kvm för de lokaler man nyttjar i BMC (kostnad för svällytor och service tillkommer). Detta skall motsvara andelen av externa medel för forskningsprojektet. Resterande belopp upp till faktisk hyra finansieras via Medicinska fakulteten centralt.
4.6 Hyresnivåer
BMC Hus D ligger i storleksordningen på drygt 2 800 kr per kvm, mediaförbrukning (värme, kyla, el, gas, vatten) ca 560 kr, centralt hyrespåslag från Byggnadsenheten (4,8 %) ca 160 kr. Till detta beloppet kommer BMC-service (vaktmästeri, reception, underhåll av lokaler, utrustning och nätverk, post) ca 500 kr. Totalkostnaden för den egna ytan blir ca 4 000 kr per kvm. Den egna ytan uppräknas med svällytan vid beräkning av den faktiska hyran (se avsnitt 4.7). Viktigt att påpeka att olika tjänster ingår i den totala kostnaden ovan.
Det förekommer idag vissa variationer mellan olika byggnader inom BMC på grund av olika produktionskostnader för hela husen (olika tidpunkt för byggnationen). Likvärdiga lokaler har således inte exakt samma hyresnivå. Bör hyresnivån utjämnas eller skall man ha större skillnader beroende av typ av yta som nyttjas (jämför CRC)? Den kommentar vi fått kring denna synpunkt är att ytorna är förhållandevis homogena inom BMC.
Hyran för BMC inkluderar det generella pålägget (2,3 %) från Byggnadsenheten för vakanta lokaler inom universitetet. Detta trots att Medicinska Fakulteten ej kan säga upp de nya BMC lokalerna gentemot Byggnadsenheten under kontraktstiden (20 år).
Medicinska fakulteten får idag betala för sina egna faktiska vakanta ytor i BMC samtidigt som man betalar ett generellt pålägg för kostnaden för vakanser inom Lunds universitet.
4.7 BMC gemensamma ytor – ”Svällytor”
Alla lokalytor är nedbrutna i små enheter (rum) där man i dataprogrammet Space Manager (Facility) håller reda vem som nyttjar de aktuella ytorna samt vilka s.k.
svällytor som finns och hur de skall fördelas. Svällytor är gemensamma ytor som ej är öronmärkta till en enskild lokalbrukare. Det handlar dels om hus- och våningsgemen- samma ytor såsom korridorer, fikarum, möteslokaler, förråd, andra rum för gemensam användning samt dels om BMC gemensamma ytor såsom reception, matsal (Olles Fik), motionshall, konferenslokaler, serviceutrymmen samt genomgångsstråken mellan husen och kulvertarna under husen.
7 Exempel: se ALF 2007, Klinisk forskning, anvisningar avseende Kliniska forskningsprojekt sidan . 16
Svällytorna varierar något mellan husen och våningarna på BMC men ligger på ca 90 %.
Detta innebär att den yta man betalar hyra för nästan fördubblas. Självklart finns det ett stort värde av att kunna utnyttja de gemensamma ytorna men detta varierar säkert mellan forskargrupperna. När det finns vakanta lokalytor påverkar detta ej ”svällfaktorn” utan de tomma lokalerna tar sin andel av svällytorna.
Gränsdragningen vad som är gemensamma ytor påverkar Medicinska fakultetens totala lokalkostnader eftersom det finns externa hyresgäster som betalar sin andel av
svällytorna.
4.8 Vakanser och åtgärder med anledning av dessa
Medicinska fakulteten har idag tillgång till mer lokaler än vad som man har behov av.
Detta innebär en ekonomisk belastning och skapar en osäkerhet. Det finns uppgifter om att hyran avseende tomma lokaler i BMC i slutet av 2006 uppgår till totalt 24,5 MSEK i årshyra (motsvarande en ledig yta på 8 300 kvm). I dessa siffror ingår inte det
våningsplan i BMC Hus D som Region Skåne har garanterat hyran för (1 099 kvm eller 3,7 MSEK). Av de totala vakanta ytorna fanns vid detta tillfället ca 45 % i BMC Hus D.
Det pågår flera olika aktiviteter för att minska vakanserna inom BMC:
§ Medicinska fakulteten planerar flytta viss utlokaliserad verksamhet till BMC och säger upp gamla lokaler i samband med detta. Tanken är att Medicinska
fakulteten skall koncentrera verksamheten till tre platser: BMC, Vårdvetenskapens hus samt CRC i Malmö.
§ Avveckling av I-huset (två plan eller hela komplexet) har aktualiserats under hösten då lokalen sagts upp gentemot Byggnadsenheten. Verksamheten i I-huset kan helt eller delvis flyttas till BMC-komplexet efter viss omflyttning. Värt att notera är att vissa delar av verksamheten i I-huset har specialanpassade lokaler vilket komplicerar och fördyrar själva flytten av verksamheten. Dessa flytt- kostnader bör noggrant analyseras. De totala hyrorna för I-huset uppgår till 12,8 MSEK. Den totala ytan i I-huset uppgår till 4 607 kvm varav 1 308 idag står tomma.
Medicinska fakulteten har möjlighet att säga upp lokalerna i I-huset och undgå denna hyra och Lunds universitet har i sin tur möjlighet att säga upp dessa lokalerna gentemot Akademiska Hus. Denna uppsägning är frampressad av den ekonomiska situationen vid fakulteten och inte utifrån det som är mest önskvärt för verksamheten.
§ Inför beslutet av att bygga Hus D så garanterade Medicinska fakulteten att finansiera hyran för ett av de tomma våningsplanen. Tanken var redan
inledningsvis att man skulle försöka få en Bioinkubator på detta våningsplan. Att få denna idé på plats har dragit ut på tiden men tanken är idag nära att kunna förverkligas. Genom extern finansiering skall bioinkubatorn kunna rymma drygt 10 mindre företag som får tillgång till moderna fullt inredda laboratorier.
4.9 Finansieringsfrågor och periodiseringsfrågor kring BMC Investeringen i BMC kan delas in i olika typer av kostnader:
1. Inledande projekteringskostnader
2. Byggkostnader av huset (inkl mark och rivningar för att ge plats)
3. Kostnader för byggnadsinventarier (specialanpassade delar och tillbehör som direkt skall tjäna den verksamhet som finns i såsom anpassad ventilation, VA och andra installationer).
4. Inventarier och grundutrustning
5. Specifik utrustning till forskningsgrupperna 6. Omställningskostnader (BMC-bikostnader) 4.9.1 Fastigheten med byggnadsinventarier
De tre första punkterna har legat till grund för den hyressättning som Akademiska Hus kommit fram till. Efter tillstånd från Regeringen kunde ett 20-årigt hyresavtal tecknas vilket reducerade de årliga hyrorna. Hyran är beräknad utifrån investeringens storlek och finansieringskostnaden för Akademiska Hus (räntekostnaden). Periodiseringen av
kostnaderna blir rimlig på totalnivån.
Det har funnits ett intresse från Medicinska fakulteten att få Akademiska Hus att
finansiera vissa typer av strukturella omställningskostnader via hyresavtalet för att på så sätt slå ut dessa över en längre tidsperiod. I denna diskussion har Akademiska Hus nekat att hänföra denna typ av kostnader till fastigheten. Vi har full förståelse för att
Akademiska Hus inte kunnat ta in dessa kostnader såsom en produktionskostnad för fastigheten (t ex BMC-bikostnader).
4.9.2 Inventarier och grundutrustning
Vid BMC:s tillkomst tillförde Riksdagen 100 MSEK i anslag för inköp av inventarier och utrustning. Beloppet utbetalades och intäktsfördes då omgående. I bokföringen aktiverades investeringarna och skrivs av med årliga avskrivningar enligt gällande plan (5-10 år). Detta innebar att Medicinska fakulteten först fick en stor intäkt som ökade myndighetskapitalet. Kommande år belastas resultatet med de årliga avskrivningar som görs på dessa investeringar. Dessa avskrivningar skulle i teorin möta det överskottet (myndighetskapital) som borde finnas kvar sedan tidigare redovisade intäkter. Detta överskott finns dock ej kvar idag. Detta medför en dålig matchning mellan intäkter och kostnader som idag ger missvisande resultat. Effekten av redovisningssättet kommenteras i Medicinska fakultetens bokslut.
Värt att kommentera är att Lunds universitet har ändrat redovisningen av bidragsintäkter från forskningsråd, näringsliv etc. (externa medel) som erhållits för finansiering av anläggningstillgångar. Sedan 1999 intäktsförs bidragen i takt med avskrivningen på anläggningstillgången och erhållna bidragsintäkter som skall täcka avskrivningar under kommande räkenskapsår periodiseras som Oförbrukade bidrag under rubriken
Periodavgränsningsposter i balansräkningen.8 Denna princip ger en bra matchning för dessa bidrag. Notera dock att detta inte gäller statliga anslag som ovanstående.
4.9.3 Specifik utrustning till forskningsgrupperna
Den utrustning som krävs utöver den basutrustning som finns i BMC får respektive forskningsgrupp själv finansiera. Investeringar kostnadsförs genom årliga avskrivningar.
Man får vara observant på om öronmärkta externa medel gått till en viss utrustning så att man inte får en felaktig matchning av intäkter och kostnader.
4.9.4 Omställningskostnader (BMC-bikostnader)
När man byggde BMC uppkom olika bikostnader som var nödvändiga för att projektet skulle kunna genomföras. Det handlade om engångskostnader såsom rivningskostnader, dubbla lokalkostnader vissa perioder, iordningsställa ersättningslokaler, omflyttningar i samband med ombyggnader och renoveringar, kostnader för nedläggning av flera mindre djurlokaler och etablering av ett större djurexperimentella centra, slutliga flyttkostnader etc. Dessa kostnader kan enligt bedömningar uppgå till ca 100 MSEK under en
tioårsperiod för BMC. För BMC Hus D är omställningskostnaderna ingen stor post.
Det har ej varit möjligt att lägga in denna typ av kostnader i produktionskostnaden för fastigheten för att på så sätt fördela kostnaderna över tiden genom en ökad hyra. Detta stred mot Akademiska Hus regelverk och god redovisningssed. Det är naturligtvis svårt för Medicinska fakulteten att själv ta denna typ av stora omställningskostnader som uppkommer under ett fåtal år över en normal driftbudget. Möjligheten för Medicinska fakulteten att fondera egna pengar i förväg är genom befintligt regelverk begränsade. En dellösning blev istället att täcka dessa kostnader via externa donationsmedel. Denna tanke fanns, enligt uppgift, tidigt i projektet men besluten har formaliserats först under de senaste åren (allt har ännu ej utbetalats).
Medicinska fakulteten har således i efterhand ansökt och även erhållit medel från olika stiftelser/donationer för att täcka dessa engångskostnader (underskott). Universitets- styrelsen har fattat beslut kring dessa donationer. Det handlar dels om utbetalning av löpande avkastningsmedel och dels utbetalning av stiftelsekapital där detta har varit möjligt. Den senaste utbetalningen på ca 20 MSEK beräknas kunna ske i början av 2007.
4.9.5 Mer om finansieringen av BMC Hus D
Medicinska fakultetens gamla lokaler var omoderna och hyresnivån hade fördelats efter andra kriterier än marknadshyran (enligt beslutet när befintliga historiska lokalhyror fördelades ut på verksamheterna). För att klara de ökade hyrorna som BMC skulle medföra beslutade regeringen att Medicinska fakulteten skulle få ett årligt särskilt statligt anslag på knappt 30 MSEK för att täcka dessa. Detta nya särskilda anslag infördes successivt i takt med att byggnationen färdigställdes. Denna nivåhöjning av anslaget har sedan legat fast.
8 Lunds universitets årsredovisning 2003, 11 Tilläggsupplysningar och noter, Oförbrukade bidrag, sid 87
I budgetarbetet hos Medicinska fakulteten fördelar man anslagen utifrån de historiska besluten. Enligt ekonomichefen kan han härleda de budgeterade anslagen för lokaler till olika beslut fattade av Universitetsstyrelsen och av Regeringen. Denna kedja är dock inte idag dokumenterad. Budgeterat belopp bygger på årliga justeringar utifrån fattade beslut under de aktuella åren.
När BMC Hus D byggdes hade det särskilda statliga anslaget redan intecknats för tidigare etapper. Finansieringen av Hus D har därmed i huvudsak skett via hyror till Medicinska fakultetens egna medel tillsammans med Region Skåne och Lunds universitet. Dessa tre parter har också garanterat hyran för lokalerna i D-huset .
Det finns också idag en diskussion med Region Skåne vad deras garanti att ta hyran för ett våningsplan i BMC Hus D innebär. Region Skåne har pekat på att man hyr extra lokaler i Hus B och C och att garantin skall ses för hela BMC-komplexet och inte enskilda hus. Annars hade Region Skåne enkelt kunnat lösa garantifrågan genom en omflyttning från BC till D Huset. Medicinska fakulteten menar å sin sida att garantin från Region Skåne för att ansvara för hyran för ett våningsplan i D Huset var ett underlag för att bygga D Huset. Om Region Skåne menat att man skulle tömma andra ytor skulle man tydligt informera om detta – då hade ju garantin i praktiken saknat värde för Medicinska fakulteten om man istället fått vakanser i BC Husen.
Medicinska fakulteten skall årligen erhålla 3 MSEK från lokalförsörjningsreserven (Lunds universitets gemensamma medel) som skall användas till hyror i BMC Hus D.
Medicinska fakulteten har i sin budget öronmärkt avkastningsmedel från donationer till att täcka resterande del av BMC-hyran som ej är finansierad på annat sätt (5 MSEK för 2007).
4.9.6 Beskrivning av ALF (GU och FO)
ALF står för Avtal om Läkarutbildning och Forskning. Region Skåne och Medicinska fakulteten bedriver ett samarbete där utbildning, forskning och hälso- och sjukvård är integrerare med varandra. Samarbetet, som bygger på ömsesidig öppenhet och insyn, regleras i överenskommelser på två nivåer, dels nationellt och dels lokalt (Region Skåne och Lunds universitet).
Medicinska fakulteten får årligen ca 365 MSEK från staten som är destinerade till Region Skåne som ersättning för de resurser som Medicinska fakulteten nyttjar.
Den finns en gemensam samverkansorganisation med en ledningsgrupp med
representanter för Lunds universitet, Medicinska fakulteten, Region Skåne och de båda Universitetssjukhusen.
Denna grupp utarbetar årligen en plan för fördelning av ALF-medlen. Medicinska fakultetens prioriteringskommittéer bestämmer vilken forskning som får tillgång till
ALF-medel. Alf medel finansierar huvuddelen av CRC och är en viktig finansiär även på BMC.
5 Processen kring Clinical Research Centre (CRC)
5.1 Bakgrund
Projektet CRC fanns ej med i Lunds universitets Lokalförsörjningsplan för perioden 1997 – 2005 eftersom projektet tillkom efter den senaste uppdateringen. I samband med att BMC i Lund kom igång i början av 90 – talet såg man över hela infrastrukturen för den medicinska forskningen och utbildningen i regionen. Olika intressenter ville bevaka sina intressen: Universitetssjukhuset i Malmö resp Universitetssjukhuset i Lund, Malmö högskola resp Lunds universitet, Malmö kommun resp Lunds kommun, olika
forskargrupper etc.
Universitetets lokaler i Malmö var vid denna tidpunkt gamla och stora investeringar erfordrades för att man skulle kunna fortsätta bedriva avancerad medicinsk forskning och utbildning i Malmö och därigenom säkerställa statusen som universitetssjukhus.
Det tillsattes en arbetsgrupp för att se över situationen i Malmö. Utredningsskedet slutfördes under våren 2001. Resultatet av detta arbete blev så småningom att Lunds universitet och Region Skåne tillsammans skapade CRC för att ge den medicinska forskningen och utbildningen i Malmö de bästa förutsättningarna. I CRC integreras patientnära och preklinisk forskning med utbildning och fortbildning av
sjukvårdspersonal. Befolkningsunderlaget i Malmö är viktig förutsättning för god forskning.
RegionFastigheter (Region Skåne) var byggherre men fastigheten ägs via sin finansie- ringsform idag av ett externt finansbolag (HSN N Nordic Finance AB). CRC omfattar totalt en bruttoareal på 26 000 kvm (LOA yta totalt 17 000 kvm) varav 18 000 kvm avser nybyggnation och 8 000 ombyggnation. Projektet genomfördes som två underetapper eftersom de gamla lokalerna inte kunde evakueras till andra befintliga lokaler innan nybyggnationen var klar. CRC är storleksmässigt ca 1/3 av BMC. Typen av lokaler skiljer sig åt: andelen ”torra ytor” (kontor) i förhållande till ”våta ytor” (labb, djurlokaler) är väsentligt högre i CRC än BMC. CRC har förhållandevis stora utrymmen för
bibliotek, restaurang och ankomsthall/reception.
CRC invigdes i augusti 2006. Det finns idag ca 40 forskargrupper, 420 medarbetare (inkl forskare/doktorander) och ca 400 grundutbildningsstudenter i CRC.
5.2 Beslut
CRC var ej ett traditionellt byggprojekt för Lunds universitet eftersom projektet i första hand styrdes av Region Fastigheter (Region Skåne).
I processen har det funnits en planeringsgrupp för CRC där olika intressenter varit representerade: Dekanus för Medicinska fakulteten, Prodekanus GU, ALF representant, Prefekterna för institutionerna i Malmö (3 st), Region Skåne (FoU enheten), UMAS (chefsläkaren) och centralförvaltningen vid Lunds universitet. Lunds universitets byggnadsenhet har också varit involverad även om de kom in i processen senare än vad de brukar och har varit förhållandevis mindre involverad än i andra byggprojekt som berört Lunds universitet.
Planerings- och projekteringsarbetet av CRC- projektet skedde stegvis: Utredningsskedet (våren 2001), Förhandlingsskedet (våren 2002), Systemhandlingsskedet (våren 2003) samt byggskedet (slutfördes under 2006). Inför varje steg har nya beslut fattats inom Lunds universitet att gå vidare. I och med detta garanterade man också de kostnader som de inledande stegen skulle medföra om projektet ej fullföljdes.
Inför det slutliga byggnadsbeslutet var det några frågor som var viktiga för Region Skåne: avtalet med extern finansiär på plats, hyresavtalet med Lunds universitet under- tecknat samt att avtalet begränsade Region Skånes finansiella risk med de åtagande man gjorde beträffande framtida kostnader. För Lunds universitet var det viktigt att
hyresavtalet skulle vara rimligt. Prognoser gjordes av fakultetens hyreskostnader med CRC och hur dessa skulle kunna finansieras.
Hyresnivån i hyreskontraktet baseras på en hyresmodell där de faktiska produktionskost- naderna ligger till grund för hyran. Hyresnivån påverkas också av hur finansieringen blir (är ränteberoende). Hyresavtalet löper på fem år med fem års uppsägningstid. Om
hyresavtalet sägs upp efter 10 resp 15 år skall dock Lunds universitet betala restvärdet på vissa hyresgästanpassningar som ej bedöms kunna användas av fastighetsägaren för annan verksamhet (djurlokaler). Enligt hyresavtalet ansvarar hyresvärden för att all upphandling sker affärsmässigt i konkurrens (avvikelser påverkar direkt hyresnivån).
I genomförandebeslutet per 2003-05-28 9 bedöms investeringskostnaden för etapp I uppgå till 380 MSEK och för etapp II 80 MSEK. Till detta tillkommer kostnaden för redan tagen projektering samt investering i lös- och fast inredning samt kostnader som har med själva flytten att göra. Den faktiska slutkostnaden för byggnaden lär hamna mellan 530 och 550 MSEK.
5.3 Lokalfördelning
CRC är ett gemensamt projekt för Lunds universitet och Region Skåne. Vissa lokaler används av parterna gemensamt och vissa delar används för parternas enskilda verksam- het. Det finns även någon helt extern hyresgäst (företag). Lunds universitet hyr via Byggnadsenheten hela CRC och Region Skåne återhyr sedan sin del av ytorna.
9Lunds universitet, Förvaltningschefen, CRC, UMAS, Genomförandebeslut, Dnr I C 32 3449/2002
CRC har en egen styrelse som ansvarar för lokalfördelningen samt dimensionering och inriktning av gemensam infrastruktur. 10 I styrelsen finns olika intressenter represente- rade. Interna upplåtelseavtal kommer att upprättas inom CRC. Datasystemet Space Management (Facility) används för fördelningen av ytorna (samma som BMC).
Rutinerna bygger på de som används på BMC. Den interna uppsägningstiden av ytor är fr o m påföljande kvartals utgång (i praktiken 3 – 6 månaders uppsägningstid).
Till skillnad från BMC använder CRC en hyressättning som varierar mellan typ av lokal.
Hyrespålägget avseende investeringskostnaderna för inredning och utrustning samt pålägg för gemensam service fördelas olika mellan olika verksamheterna inom CRC.
Tanken med denna fördelning är att kostnaden ej skall vara schabloniserad utan fördelas mer efter de faktiska kostnaderna/förbrukningen.
Hyrda ytor inkluderar proportionerlig andel av vånings- och husgemensamma ytor (s k svällytor). Svällytorna hos CRC ligger på ca 60 % för våtytor och 40 % för torrytor. Den stora entréhallen, biblioteket och restaurangen ingår ej i svällytorna utan ingår i uthyrd yta.
Det finns idag endast enstaka tomma lokaler (enstaka rum) inom CRC. Det finns en lista på potentiella hyresgäster som är beredda att betala gällande hyra. Kan det uppkomma prioriteringsproblem av lokalerna i framtiden? Vilka kompletterande lokaler kan nyttjas inom UMAS för att täcka Universitetets behov av lokaler i Malmö?
10 Lunds universitet, CRC-styrelsen, Styrelsen arbetsordning daterad 2006-09-19
Finansiär/
Fastighetsägare
Externa hyresgäster
Region Skåne
UMAS / Region Fastigheter
Lunds Universitet
Byggnads- enheten
Pre-kliniska forsknings- grupper
CRC 10% Adm
100%
30%
100%
6%
54%
Klinisk
forskning UMAS
Figur 1. Hyresflödet CRC
5.4 Hyresnivåer
Hyresnivån i CRC (inkl mediaförbrukning) ligger i intervallet 1949 – 4620 kr per kvm för 2007. Tillkommer pålägg för investering i inventarier och utrustning i intervallet 200 – 2 700 kr per kvm samt CRC-service (vaktmästeri, reception, städning, bevakning underhåll av lokaler, utrustning och nätverk, post) med 370 – 595 kr per kvm. I hyran ingår ett påslag från Byggnadsenheten för bl a skyltning räntekompensation med 1,33 % (nivån är under diskussion). Inget pålägg debiteras av Byggnadsenheten idag för tomma lokaler – vilket skiljer sig mot BMC.
Vid beräkning av antalet kvm brukaren hyr beaktas svällytorna utöver den egna ytan. Hur svällytan fördelas mellan de olika brukarna varierar mellan olika delar av husen beroende på vilka ytor som finns tillgängliga och typ av lokal. Totalhyran (inkl ovanstående
utrustning och tjänster) för Lab blir totalt 4 168 kr per kvm vilket är likvärdigt med BMC. Totalhyran för Djurhus är totalt 6 368 kr per kvm vilket är väsentligt högre än motsvarande lokaler hos BMC. Värt att notera är dock att BMC fick 100 MSEK i extra anslag från regeringen för inköp av inventarier/ maskiner/utrustning - något som inte CRC har fått. Kontorsytorna är billigare hos CRC beroende på den differentiering av hyran man gör av olika typ av ytor hos CRC.
CRC har bra rutiner för att kunna fördela kostnaderna på ett mer individuellt sätt.
Fördelningsnycklar av olika slag (investeringskostnader, resursnyttjande och tillgång till gemensamma ytor/svällytor) håller idag på att finjusteras. Uppföljningen av påläggen fastställs årligen av CRCs styrelse. En slutavräkning av den preliminära debiteringen sker årligen mot de faktiska kostnaderna.
5.5 Finansieringsfrågor och periodiseringsfrågor kring CRC
Lunds universitet hyr av Region Fastigheter (Region Skåne). Hyran utgår från den faktiska produktionskostnaden. Kalkylen hur hyran skall beräknas finns med i det preliminära hyreskontraktet. Eftersom den slutliga kostnaden för CRC ännu ej är
fastställd är den slutliga hyresnivån ej klar. Inredning och utrustning har lånefinansierats via interna lån (Ekonomienheten). Ett pålägg på hyran debiteras av CRC för att täcka dessa kostnader. En del av omställningskostnaderna (bikostnaderna) har kunnat
finansierats via hyran. Resterande omställningskostnader har varit rimliga och betalats av verksamheterna. Det har ännu inte förekommit några externa donationer till CRC.
Ungefär 54 % av lokalytan finansieras via ALF-medel och 10 % avser pre-klinisk verksamhet som finansieras via externa medel och fakultetsmedel. Ca 6 % av lokalytan hyrs ut till externa hyresgäster (bolag). Resterande 30 % debiterar Byggnadsenheten till Region Skåne (UMAS) för deras verksamhet och deras del i den gemensamma
verksamhet. Region Skånes andel av lokalerna på 30 % av ytorna är ett åtagande som anges i själva hyresavtalet. Den finansiella risken och faktiska kostnader för Medicinska fakulteten för lokalerna i CRC är väsentligt lägre än den för BMC.
6 Analys och rekommendationer
6.1 Byggnadsenheten
Med tanke på de omfattande och i vissa fall komplexa lokalerna som finns inom Lunds universitet och de olika byggprojekt som man haft, och alltjämt har, är det vår
uppfattning att det är värdefullt att ha denna specialistkompetens kring fastigheter samlad på ett ställe. Denna fastighetskompetens kompletteras sedan med verksamhetskunskapen som finns ute på institutionerna.
Genom en stark central Byggnadsenhet kan man lättare se till hela Universitets behov och önskemål kring lokalfrågan. Ett ökat samarbetet mellan olika områden och mellan olika forskningsgrupper förändrar den traditionella efterfrågan av lokaler och kravet på flexibilitet ökar. Därför tror vi att behovet av samordning och styrning av lokalfrågor ytterligare kommer att öka inom Universitetet. Helhetsperspektivet är viktigt för en effektiv lokalförsörjningsprocess. Formerna för denna strategiska samordning får utredas.
6.2 Avtal om samarbetsformer
Viktigt att löpande följa effekterna av marknadsanpassade hyror.
6.3 Lunds universitets Lokalförsörjningsplan
Den senaste reviderade lokalförsörjningsplanen är mer än 8 år gammal och har löpt ut.
Mycket har hänt sedan dess. Det är angeläget att snarast upprätta en ny lokalförsörjnings- plan som beskriver vilka framtida lokalprojekt som pågår eller skall starta upp inom de närmsta åren. Tidsperspektivet bör vara 5-10 år. En sådan plan bör med lämpliga intervall uppdateras.
Vi saknar en samlad redogörelse för hur de färdigställda projekten i den tidigare lokalför- sörjningsplanen har genomförts och slutligen faktiskt finansierats. Vilka erfarenheter är viktiga att ta vara på och dokumentera på ett strukturerat sätt?
Det är också viktigt att i denna plan att blicka framåt och fundera kring nya typer av lokalbehov som kan finnas i framtiden. Om det är de enskilda forskargrupperna som efterfrågar lokalerna istället för institutionerna – hur påverkar detta lokalförsörjningen i framtiden? Den s.k. Mosaikmodellens effekter på framtidens önskemål? Krav på ökad flexibilitet i lokalerna? Krav på specialanpassade lokaler? Vilken betydelse får fakultets och institutionsgränserna i framtiden för lokalförsörjningen? Vilket behov av nya mötes- platser finns? Hur kommer informationstekniken att påverka framtidens krav och önske- mål beträffande lokaler? Framtidens utbildning och forskning ställer nya krav på lokalförsörjningen. Det är den enskilde forskaren som idag styr efterfrågan på lokaler.
Forskningen är idag mer gränsöverstigande där behoven av flexibilitet i lokalförsörjningen ökar. Ny teknik, arbetsmetoder, organisationsformer och
internationaliseringen ställer nya krav. Lokalfrågan är i sig själv ”trögrörlig” med långa avtal och processer. En god framförhållning har lättare att möta framtidens krav och förväntningar. Man kan inte slå sig till ro med de framtidssatsningar som redan skett inom Lunds universitet.
Vi tror att vissa strategiska frågor kring lokalförsörjningen i framtiden har större behov av samordning vilket kan ställa nya krav på organisationen. Detta bör utredas.
6.4 Uppsägning av lokaler
Att med kort varsel internt kunna säga upp sina lokaler innebär ofta ingen minskad kostnad för Lunds universitet. De underliggande hyresavtalen löper långsiktigt (uppsägning ej möjlig) och det kan ta lite tid att hitta nya hyresgäster till lokalerna.
Vi tycker att institutionerna skulle kunna ta ett större ansvar för sin lokalplanering genom att man tillämpar längre interna uppsägningstider än 6 månader. I de fall institutionerna bryter ned hyrorna till forskargrupperna (se nedan) tror vi det är bra och nödvändigt att institutionen bibehåller den stora flexibilitet som det innebär att ha korta
uppsägningstider.
För BMC Hus D har parterna (brukarna) garanterat hyrorna, varför dessa ytor ej kan sägas upp. Detta var en förutsättning när man startade detta projekt. De enskilda forskningsgrupperna kan dock komma ifrån sin internhyra med 3 – 6 månaders uppsägning (nedbrutet på rumsnivå). En vakant yta blir då kvar som en kostnad för Medicinska fakulteten (alt universitetet centralt eller Region Skåne beroende på vem som garanterat hyran för våningsplanet).
6.5 Beslut BMC Hus D
Vi har inte funnit några formella felaktigheter kring beslutskedjan.
Frågan kring lokaler som inledningsvis ej behövdes skulle hyras ut externt och i väntan på att det blev klart skulle dessa hyror garanteras av Medicinska fakulteten och Lunds universitet centralt. Dessa frågor lyftes och diskuterades.
Det som skulle kunna utvecklas ytterligare var en analys av det framtida lokalbehovet där man gjorde en känslighetsanalys kring olika möjliga händelser. Man skulle också kunnat ha en bättre beredskap att hantera vakanser av lokaler. Eftersom Medicinska fakulteten ej har möjlighet att säga upp lokalerna på BMC innebär en vakant yta en ökad kostnad.
6.6 Byggprocessen BMC Hus D
Såvitt vi kan bedöma har byggprocessen av BMC Hus D genomförts på ett bra och kostnadseffektivt sätt där man dragit nytta av erfarenheter från tidigare etapper på BMC.
Genom oberoende konsultinsatser hade man god kontroll över storleken på
byggkostnaderna. De faktiska byggkostnaderna kunde via ett incitamentsprogram pressas ytterligare så att slutkostnaden blev lägre än i riktkostnaden.
6.7 Styrmekanismer för effektivt lokalutnyttjande
Oavsett finansieringsform är marginalkostnaden för lokalnyttjandet tillräckligt hög för att uppmuntra ett effektivt lokalutnyttjande i forskargrupperna.
6.8 Kostnad för vakansytor i BMC
Vår uppfattning är att det är en brist i systemet att Medicinska fakulteten ej kan omfattas av det ”försäkringssystem” som det innebär att slippa betala för ytor man för tillfället ej använder. Bakgrunden till detta är att detta var en viktig komponent inför byggandet av BMC. Denna fråga skulle kunna utredas ytterligare.
6.9 BMC gemensamma ytor – ”svällytor”
Lokalerna på BMC är yteffektiva. Effektiva ytor som ingår i svällytorna innebär att lokalerna nyttjas bra mellan forskargrupperna genom att man delar på dessa ytor.
6.10 Vakanser och åtgärder med anledning av dessa
Händelser som delvis inträffat efter beslutet att bygga Hus D har medfört att man ännu ej vuxit in i lokalerna på BMC. Ett viktigt skäl är att det redan från början fanns lediga ytor som man under byggprocessen skulle hitta hyresgäster till – detta har bara delvis lyckats.
Viss forskning har oplanerat flyttat till andra orter. Intern konkurrens från CRC?
Möjligheten att snabbt växa in i kostymen försenas av den besvärliga ekonomiska situationen vid Medicinska fakulteten (ond cirkel).
Vi har vid våra intervjuer fått indikationer på att det kan ta några år att fylla BMC till en rimlig vakansgrad. En vakansgrad på 5 % bedöms inte orimlig om man skall kunna bibehålla en god flexibilitet kring verksamhetens behov av skiftande lokalytor. Stor kraft bör läggas ned på att snabbt minska vakanserna inom BMC. Om uppsägningen av hyres- kontraktet för I-huset är en långsiktigt bra lösning kan vi inte bedöma. Vi har inte heller sett slutet på denna fråga. Kostnaderna för att flytta från I-huset måste dock analyseras – vissa ytor är specialinredda för befintlig verksamhet.
En vakans behöver inte vara ett problem utan kan vara en möjlighet om den hanteras rätt.
Vår rekommendation är att Medicinska fakulteten gör en fördjupad och heltäckande analys av lokalfrågan. Detta bör ske i samverkan med Lunds universitet centralt,
Byggnadsenheten och BMCs styrelse. Målsättningen är att snabbt komma tillrätta med de vakanta ytorna och att nyttjade lokaler används på ett effektivt sätt och är finansierade.
Exempel på frågor som är intressanta att analysera utifrån effekten på lokalefterfrågan är:
§ Ekonomiska besparingspakets direkta och inte minst indirekta effekter på lokalefterfrågan
§ Verksamhetsutveckling. Vilken utbildning och forskning bedrivs och skulle kunna bedrivas inom BMC? Risk eller möjligheter till förändringar?
§ Effekt av kommande pensionsavgångar och effekt av höjd pensionsålder
§ Rörliga forskningsgrupper – möjlighet eller hot?
§ I vilken takt kommer nya professurer att utses och inom vilka områden?
§ Inom vilka områden kommer unga forskares verksamhet finansieras?
§ Effekter av uppsägningar av lokaler inom BMC (I-Huset) på kort och lång sikt.
Vilka engångskostnader innebär byte av lokaler?
§ Finns det ytterligare uppsägningsbara lokaler?
§ En bedömning av vakansernas utveckling över tiden.
§ Samordningsmöjligheter med CRC i Malmö?
§ Kostnadsutfallet och finansiering av vakanta ytor bör tydliggöras.
§ Prognos över framtida finansieringsmöjligheter (interna, externa och via ALF- systemet)
§ Externa hyresgäster? Region Skåne eller andra externa företag/organisationer?
§ Interna hyresgäster inom Lunds universitet (tillfälliga i samband med t ex ombyggnader eller permanenta)?
§ Hur påverkar andra verksamheters lokalfrågor indirekt BMC (ex Kemicentrum)?
§ En känslighetsanalys görs kring olika scenarier
En annan viktig fråga är hur man centralt ser på olika strategier kring lokalfrågorna vid Lunds universitet. En uppdaterad lokalförsörjningsplan skulle kunna utveckla detta.
6.11 Omställningskostnader – BMC-bikostnader
Vi har förståelse för att denna typ av omställningskostnader kan vara svåra att i förväg beräkna. Detta ökar kraven på att fokusera på denna typ av kostnader i syfte att kunna minimera kostnaderna. Vi kan ej bedöma om de aktuella omstruktureringskostnaderna varit onormalt låga eller höga för BMC.
Finansieringsfrågorna har ej varit lösta i förväg utan lösts under resans väg. Storleken på möjliga externa donationer har på grund av svängningar på aktiemarknaden varit osäkert.
Beslut om utdelningar av donationsmedel sker av Universitetsstyrelsen delvis under 2007 – långt efter kostnaderna uppkommit. Efter ovanstående utbetalning på 20 MSEK
kvarstår att lösa en långsiktig finansiering på ca 30 MSEK av dessa
omställningskostnader (bikostnader) Detta beräknas kunna ske genom en långsiktig lånekonstruktion.
När kapitalet nyttjas i stiftelser reduceras möjligheten till framtida utbetalningar av avkastningsmedel.
6.12 Redovisningsprinciper ger bristande matchning
Dålig matchning i redovisningen mellan intäkter/anslag och kostnader. Man intäktsförde, i enlighet med gällande redovisningsprinciper, omgående ett anslag på 100 MSEK för anskaffning av inventarier/utrustning som därefter belastar verksamheten under tio år med årliga avskrivningar. Omstruktureringskostnader som medför underskott täcks i efterhand upp med donationer. Donationerna intäktsförs när de utbetalas. Ovanstående brister i matchningen ställer krav på att sambandet tydliggörs på annat sätt.
6.13 Mer om finansieringen av BMC
Vår rekommendation är att Medicinska fakulteten dokumenterar historiken kring lokalanslagen på ett lämpligt sätt. Vi har ingen anledning att ifrågasätta den beräkning som skett.
Diskussionen med Region Skåne avseende vad deras garanti avseende att hyra ett våningsplan i BMC Hus D tyder på att träffade avtal inte varit tillräckligt tydliga på denna punkt.
6.14 Kvarstående frågor kring CRC projektet
Det kvarstår flera frågor kring CRC projektet innan det slutligen kan utvärderas. Det är frågor som påverkar den framtida hyressättningen i CRC. När projektet är färdigställt kan det vara intressant att följa upp nedanstående frågor:
§ Enligt uppgift har Region Fastigheter idag diskussioner med byggföretaget angående vissa kostnader i projektet. Den slutliga byggkostnaden är idag ej helt klar.
§ Det finns enligt uppgift oförutsedda kostnader/kostnadsökningar avseende
byggkostnaderna i projektet på ca 25 MSEK vilka ännu ej specificerats till Lunds universitets byggnadsenhet. Vilken typ av kostnader avses? Varför har de
uppkommit? Vem har godkänt kostnaderna? Vem skall bära dessa kostnader?
§ Vilka kostnadsbesparingarna finns i projektet. Detta har ännu ej redovisats till Byggnadsenheten.
§ Enligt uppgift är det framför allt olika konsultkostnader för projektering som kraftigt överskridit sin budget. Har upphandlingen av konsulttjänster varit effektiv? Har styrningen och den interna uppföljningen och kontrollen av olika konsulttjänster varit bristfällig? Vilken dialog har projektledningen haft med underkonsulterna kring de ökade kostnaderna? Har fördelningsmodellen avseende ansvaret för de ökade konsultkostnader varit bristfällig eller otydlig? Vilket ansvar har byggnadsentreprenören för de ökade konsultkostnaderna?
§ Projektet delades upp i två etapper. Hur påverkade det den totala kostnaden för projektet?
§ När det gäller själva byggprocessen upphandlades den innan byggruschen tog fart och räntan var låg under byggperioden. Flera anbud kom in. Den synpunkt som framkommit vid intervjuerna är att själva bygget genomfördes till rimliga priser.
Är denna bild korrekt?
§ Byggnadsenheten vid Lunds universitet har deltagit vid upphandlingen av
byggnadsentreprenaderna (2 etapper). Vi har inte tagit del av något material kring upphandlingen av byggnaderna vid denna granskning.
§ Projektet har haft personalomsättning bland flera nyckelpersoner hos flera olika intressenter. Hur har detta påverkat projektet?
§ Har det funnits brister i projektledningen som medfört att kostnaderna ökat?
§ Vi har ej granskat kostnaderna för omställningsfasen. Som vi uppfattat situatio- nen har denna typ av tillkommande kostnader i CRC varit väsentligt lägre än hos BMC (beaktat att alla kostnader ännu ej kommit in).
§ Vi har inte granskat de fördelningsnycklar som CRC använder för att fördela ut olika kostnader på enskilda brukare.
§ Eftersom de slutliga kostnaderna ännu ej har kunnat fastställas har det slutliga hyresavtalet ännu ej undertecknats – endast det preliminära. Detta skapar en osäkerhet kring den slutliga hyresnivån. Den preliminära hyresnivån som fördelas
internt har lagts på en nivå som ej bör medföra ökningar utan förhoppningsvis sänkningar av hyran.
§ På vilket sätt slår de ökade kostnaderna igenom på den löpande hyran och hur påverkar det verksamheten?
Lund den 31 januari 2007
Jakob Ekman Aukt rev
7 Källor
Intervjuer / kontakter BMC
Per Belfrage, Professor / BMC Administration
Ingemar Carlstedt, Professor, vice dekanus infrastruktur, ordförande i BMC-styrelsen/
BMC Administration
Owe Jakobsson, Driftschef / BMC Service Åsa Söderberg, Ekonom / BMC Administration CRC
Hugh Connell, Föreståndare CRC / CRC Administration Sara Novakov, Driftsledare CRC / CRC Administration Medicinska fakultetens kansli
Magnus Lundin, Kanslichef / Medicinska fakultetens kansli Lennart Angere, Ekonomichef / Medicinska fakultetens kansli Byggnadsenheten
Lars Lavesson, Byggnadschef / Byggnadsenheten Ulla Mårtensson, Lokalplanerare / Byggnadsenheten Internrevisionen
Susanne Wallmark, Revisionschef / Internrevisionen Jonas Ahrberg, Internrevisor / Internrevisionen
Övriga
Löpande kontakter med forskare och administrativ personal vid Universitetets olika institutioner.
