Göteborgs Stad [Östra Göteborg], tjänsteutlåtande 1 (3)
Rapport internkontroll 2019
Förslag till beslut
Stadsdelsnämnden Östra Göteborg föreslås besluta
1. godkänna rapporten om utförda granskningar i den interna kontrollplanen 2019 och åtgärder med anledning av riskanalysen.
2. godkänna rapporten om utförda åtgärder i åtgärdsplanen 2019.
Ärendet
I planen för intern kontroll 2019 anges att en rapport av genomförda granskningar ska lämnas till stadsdelsnämnden senast i december. I Åtgärdsplanen 2019 anges att slutsatserna kommer att återrapporteras till nämnden senast i december.
Sammanfattning
Rapport Intern kontroll 2019 innehåller uppföljning av tre riskområden som förvaltningen har granskat. Rapport Åtgärdsplanen 2019 innehåller slutsatserna av fyra riskområden som förvaltningen har jobbat med under året.
Bakgrund
Kraven på styrning, uppföljning och kontroll har över tid skärpts i kommunallagen. År 2016 beslutade kommunfullmäktige om riktlinjen för styrning, uppföljning och kontroll i syfte att tillgodose de nya kraven. Dessutom sammanförde riktlinjen tidigare separata krav inom områdena planering, budget och uppföljning, riskhantering, intern styrning och kontroll samt kvalitetsledning. Riktlinjen reviderades i kommunfullmäktige 2019-09-12.
Kommunallagen anger att nämnderna var och en inom sitt område ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt enligt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt
tillfredsställande sätt.
Stadsdelsnämnden beslutade i december 2018 om en plan för intern kontroll 2019. Planen bygger på de riskanalyser som genomfördes hösten 2018 i förvaltningen och omfattar kontroll av tre riskområden. Kontrollerna har genomförts under perioden mars-juni 2019.
Östra Göteborg
Tjänsteutlåtande Utfärdat 2019-06-28
Diarienummer N132-1230/18
Handläggare Lamija Sabanovic Telefon:031-365 35 87
E-post: lamija.sabanovic@ostra.goteborg.se
Göteborgs Stad [Östra Göteborg], tjänsteutlåtande 2 (3)
Ekonomiska konsekvenser
Förvaltningen har under året arbetat fram en handlingsplan med tydliga och konkreta aktiviteter så att personuppgifter hanteras på ett sätt som dataskyddsförordningen medger samt att förvaltningens informationssäkerhetsarbete struktureras. Skulle vi brista i arbetet med efterlevnad av rutiner, kan det i värsta fall innebära stora kostnader, i form av kännbara viten för förvaltningen.
Förvaltningen har i åtgärdsplanen arbetat med riskreducerande planerade åtgärder för att minska riskerna med löneskulder och minska antal medarbetare som inte får lön.
Barnperspektivet
Ur ett barnperspektiv ser förvaltningen en risk rörande informationssäkerhet.
Risken är att information kommer i orätta händer och att tredje person drabbas. Risken kan givetvis drabba både barn och vuxna. För att undvika att risken inträffar behöver förvaltningen bli bättre på och få mer kunskap om hur man klassificerar information, säkrar sin hantering och lagrar information.
Genom generell förstärkning i styrning och ledning kan även rättigheter och intressen hos målgruppen barn och unga få större genomslag i styrningen.
Mångfaldsperspektivet
En viktig aspekt är likabehandling och hög rättssäkerhet för medborgarna. Det förutsätter tydliga och väl kända rutiner samt att arbetssätt efterlevs i de olika verksamheterna.
Internkontrollen syftar till att kontrollera efterlevnaden av dessa följs. Arbetet med riskanalyser och intern kontroll är en del av förvaltningens strategiska kvalitetsarbete där syftet till stor del handlar om att upptäcka fel och brister innan de uppstår och på så sätt kunna undvika att de överhuvudtaget inträffar. Genom ett systematiskt arbete med informationssäkerhet kan förvaltningen öka kvaliteten i och förtroendet för sin verksamhet.
13 procent av Sveriges vuxna befolkning har en läskompetens som innebär att de har ett stort behov av mer lättillgängliga texter. Alla informationer som förvaltningen producerar ska var tillgängligt för alla. Mångfald och likabehandling ska vara integrerat i
förvaltningarnas planerings- och uppföljningsprocess.
Jämställdhetsperspektivet
En risk som har identifierats är att klienter/brukare inte förstår den information de får till sig och därför har ett behov av information och texter som är skrivna på ett enkelt och lätt sätt. Ur ett jämställdhetsperspektiv är det viktigt för förvaltningen att ta hänsyn till, då det kan finnas flera olika anledningar till att brukare/klienter har lässvårigheter, exempelvis ett funktionshinder, sjukdom eller annat modersmål än svenska.
En annan risk som har identifierats är avsaknad av kommunicering av utredningar, beslut och genomförandeplaner. Här är det också viktigt för förvaltningen att arbeta med klarspråk i texter som vänder sig till brukare/klienter. Alla bör få samma förutsättningar att ta del av och att förstå den information som man får till sig, exempelvis i form av beslut eller arbetsplaner.
Göteborgs Stad [Östra Göteborg], tjänsteutlåtande 3 (3)
Miljöperspektivet
I förvaltningens interna kontrollplan och åtgärdsplan kan vi inte knyta några riskområden eller riskreducerande åtgärder till miljöperspektivet eller till stadens miljömål. Därför har förvaltningen inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv.
Omvärldsperspektivet
Arbetet med intern kontroll ingår i stadens styrsystem. Det är viktigt för staden att arbeta med att identifiera, hantera och förebygga risker. Granskningen ska säkerställa att kommunens verksamhet bedrivs på ett tillförlitligt sätt, exempelvis att lagar, föreskrifter och riktlinjer följs, att tillförlitlig finansiell rapportering görs och att man identifierar och eliminerar allvarliga brister.
Samråd
Pensionärsrådet, rådet för funktionshinderfrågor och rådet för barn- och ungdomsfrågor bereds möjlighet att ha synpunkter på rapporten genom sina ordinarie möten.
Samverkan
Information har lämnats i stadsdelsförvaltningens samverkansgrupp FSG den 2019-11-06.
Stadsdelsförvaltning Östra Göteborg
Gitte Caous
Stadsdelsdirektör Lamija Sabanovic
Förvaltningscontroller
Bilagor
1. Rapport Intern kontroll 2019 SDN Östra Göteborg 2. Rapport Åtgärdsplan 2019 SDN Östra Göteborg
Rapport Intern kontrollplan 2019
SDN Östra Göteborg
Innehåll
1Inledning 3
2Uppföljning kontrollaktiviteter 4
2.1 Information på lätt svenska på webben saknas 4
2.2Informationssäkerhet – Efterlevnad av dataskyddsförordningen (GDPR/DSF) 7
2.3 Risk för patientsäkerhet ökar eftersom avvikelser om farliga händelser inte kommer till medicinsk ansvarig sjuksköterska 10
1 Inledning
Med intern kontroll menas alla rutiner för att säkerställa att kommunens verksamhet bedrivs effektivt och korrekt samt att säkra kommunens tillgångar och förhindra förluster, samt att skydda personalen mot oberättigade misstankar om oegentligheter.
Intern kontroll är inte endast ett medel för att motverka omedvetna fel eller felaktigt handlande utan fyller även en förebyggande och normbildande funktion. Den interna kontrollen är ett ledningsverktyg för både den politiska och den professionella
ledningen och är en integrerad del i organisationens styrsystem. Den ska utformas så att ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet kan uppnås med rimlig grad av
säkerhet, genom:
- efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera - tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten - upptäckande och eliminering av allvarliga brister
Den interna kontrollplanen 2019 för stadsdelsnämnden Östra Göteborg har tagits fram med utgångspunkt i den riskanalys som genomförts inom stadsdelsförvaltningens sektorer och stödavdelningar. Riskerna har värderats på en skala 1–4 utifrån risk (sannolikhet för att en oönskad händelse eller effekt inträffar) och väsentlighet
(allvarlighetsgrad om den oönskade händelsen eller effekten inträffar). 1 innebär lägst risk/väsentlighet och 4 är högst risk/väsentlighet. Det multiplicerade värdet är riskens
”riskvärde”. Högsta möjliga riskvärde är 16 och lägsta riskvärde är 1.
2 Uppföljning kontrollaktiviteter
2.1 Information på lätt svenska på webben saknas
Riskbeskrivning
Klienterna/brukarna förstår inte verksamheten. Vi följer inte upp detta.
Om lätt svenska
Drygt 13 procent av Sveriges vuxna befolkning har en läskompetens som innebär att de har ett stort behov av mer lättillgängliga texter. Det finns många olika anledningar till att man har lässvårigheter, exempelvis ett funktionshinder, sjukdom, annat modersmål än svenska eller av andra anledningar ovana att läsa.
Denna kontroll har utgått från en kombination av kriterier för klarspråk och LIX
läsbarhetsindex (lix.se). Klarspråk är myndighetstexter skrivna på ett vårdat, enkelt och begripligt språk. Klarspråk utgår från ett visst antal kriterier. Syftet är att alla ska ha tillgång till och rätt att förstå vad som står i texter som skrivs av myndigheter.
LIX bygger på en matematisk formel som i granskning av en text resulterar i ett läsbarhetsindex utifrån det genomsnittliga antalet ord per mening och antalet långa ord per mening. För att tolka om texten är lättläst rekommenderas att följande skala ska användas:
LIX-värde Svårighetsgrad 20 Mycket lättläst
30 Lätt
40 Medelmåttig 50 Svår
60 Mycket svår
Konsekvensbeskrivning
Kan få konsekvenser för brukare.
Existerande kontrollaktiviteter En fråga för hela staden.
Kontrollaktiviteter Status och kommentar Stickprovgranskning information
på webben.
Avslutad
Iakttagelser
Information på webben:
14 stickprov har gjorts på förvaltningens övergripande webbsidor samt på verksamhetsspecifika sidor. I dessa ingår information på Facebook-sidor kopplade till stadsdelen. Den mest lättlästa texten enligt LIX hade ett värde på 20 och den mest svårlästa ett värde på 56. Medel-LIX-värdet för de granskade webb-sidorna blev 39 vilket utifrån LIX bedöms som medelsvår text.
Texter på förvaltningens webbsidor är generellt skrivna utifrån de flesta kriterier för klarspråk. Olika texter kan förbättras utifrån olika kriterier (exempelvis bättre struktur, informativa rubriker, förklaring av svåra ord). Ett mer generellt utvecklingsområde är att innehållet i en del fall tydligare kan kopplas till mottagarna och syftet, alltså utifrån vad de specifika mottagarna av texten behöver veta och utifrån de förkunskaper som de kan tänkas ha.
Ett dilemma som är kopplat till lättläst men mer utifrån ett
Kontrollaktiviteter Status och kommentar
strukturellt perspektiv handlar om hur Göteborgs Stads
externwebb är uppbyggd. Det kan vara svårt att navigera mellan Östra Göteborgs enhetssidor, stadens generella
informationssidor i ämnet och serviceguiden, vilken innehåller uppdaterade kontaktuppgifter till verksamheterna, men inte så mycket mer information om vilken service som erbjuds. Detta är inte något som stadsdelen själv styr över och vi har inte heller några specifika förslag på förbättringar då det alltid är en utmaning att skapa en enkel webb för en så stor organisation och då det inte ligger inom detta uppdrag.
Brev Individ- och familjeomsorg samt Funktionshinder Stickprov har gjorts på sammanlagt fem utskick som skickats ut från olika enheter inom IFO, från försörjningsstöd, boendestöd samt ett SMS-utskick från deras utförarverksamhet. Generellt är besluten komplicerade och har långa och svåra ord och meningar. Komplicerade ord och meningar skulle med fördel kunna bytas ut mot mer vardagliga ord utan att förlora sin tydlighet. Utskicken görs via en mall som ligger i Treserva.
Försörjningsstöd har sedan 2018 arbetat med att klarspråka dessa mallar och de brev som de skickar ut är betydligt mer lättbegripliga.
Breven har rubrikerna: Beslut Skäl till beslut (i denna text beskrivs beslutet på enkel svenska).
Lagstöd (i denna text beskrivs beslutet formellt och med hänvisning till lagparagrafer).
Brev Äldreomsorg samt Hälso- och sjukvård
Inom ÄO-HS verksamhet har två utskick granskats, ett gällande inkomstförfrågan och ett gällande avgiftsbeslut. Även inom ÄO- HS har beslutet som granskats ett komplicerat språk. Textens uppbyggnad är avancerad och svåra ord och uttryck används.
Utskicket kring inkomstförfrågan är inte lika komplicerad men facktermer används som behöver förklaras. Utifrån LIX bedöms båda utskicken som medelsvåra. Även inom ÄO-HS skulle beslut behöva kompletteras med en förklaring på lätt svenska.
Brev/e-post Samhälle och Kultur
Två stickprov har gjorts på e-postutskick inom Kulturskolan.
Läsbarheten är relativt lättläst utifrån LIX men skulle utifrån klarspråk kunna ha enklare meningsuppbyggnad och
underrubriker. Tydligare struktur på utskicken skulle också kunna underlätta läsbarheten.
Kriskommunikation
Förvaltningen har översatt ett 40-tal meningar som ska informera invånarna om olika typer av kriser och annan akut
samhällsinformation, exempelvis: avstängt vatten, elavbrott, social oro och gasläckor. Meningarna finns på somaliska, arabiska, finska, persiska, engelska
samt bosniska/kroatiska/serbiska. De översatta meningarna hänvisar också till larmnummer som 112, polis med flera.
Krismeddelandena är korta och tydliga, både på svenska och i de översatta versionerna. Förvaltningens kommunikatörer har tillgång till översättningarna och de kan snabbt tas i bruk vid behov.
Översättning av texter
Eftersom en stor andel av Östra Göteborgs befolkning inte har svenska som modersmål är det relevant att fundera kring om texter ska översättas. Krismeddelanden finns som sagt översatta till de språk som kommunikationsenheten bedömde vara de mest angelägna. Även information om medborgarförslaget som genomfördes 2018 översattes. För övrigt ser det inte ut att finnas någon rutin eller riktlinje för när information ska översättas till andra språk, och i så fall vilka. På goteborg.se, inklusive
stadsdelens sidor, finns det möjlighet att få informationen uppläst för sig. En del av informationen finns även tillgänglig på filmer med teckenspråk och en del finns på finska eftersom Göteborg är ett finskt förvaltningsområde. För övriga språk hänvisas till en
Kontrollaktiviteter Status och kommentar
länk till Google translate. På stadsdelens webbsidor finns inte de här översättningarna eller länken till Google translate. Eftersom beslut skickas ut på svenska, även till klienter/brukare som behöver tolk vid möten, använder många Google translate för att översätta texten. Om beslutet då är skrivet på en rak och enkel svenska ökar det möjligheten att få en korrekt och begriplig översättning.
Bedömning (kontroll till förbättring)
LIX-värdet är ett av flera sätt att göra en snabb bedömning av en texts tillgänglighet. Det säger dock inte allt om hur lätt texten är att ta till sig för olika läsare. Är de ord som används byråkratiska, akademiska eller riskerar att vara okända för läsaren av andra anledningar, spelar det liten roll om ordet eller meningen är kort och tydlig för övrigt. Att skriva med klarspråk innebär att texten ska vara lättläst, även då den förmedlar myndighetsbeslut eller rör frågor som av sin natur har ett formellt språk, exempelvis beslut och handlingar från nämnden.
Granskningen visar att texterna generellt har relativt högt LIX- värde och dessutom ofta använder facktermer eller på annat sätt ett mer avancerat språk. Struktur och meningsuppbyggnad är ofta onödigt komplicerade. I övrigt utifrån klarspråks kriterier så varierar texterna i styrkor och svagheter, men få texter är rakt igenom skrivna i klarspråk.
Att göra all text helt tillgänglig för alla målgrupper är en stor utmaning då vissa saker behöver formuleras om på ett genomgripande sätt. Att det görs i de texter som går via stadsdelens kommunikatörer är ett rimligt mål, men kan det förväntas av alla verksamheter att de i alla lägen tänker på en så pass lätt svenska att alla förstår? Och är det egentligen
önskvärt? Man får betänka att ett målgruppsanpassat språk ibland är mindre förenligt med klarspråk, vilket gör att författaren kan välja att använda en tonalitet som passar den avsedda målgruppen snarare än en mycket bred allmänhet.
Fackspråk och begrepp
Ibland använder vi i Staden vissa begrepp för vår verksamhet som inte helt tydligt beskriver vad verksamheten innebär. Det kan påverka hur lätt det är för mottagaren att hitta rätt
information, inte minst på webben. Exempelvis, vad är skillnaden mellan en träffpunkt och en mötesplats och vet man som invånare att det är benämningen på den service jag söker?
Vi utgår kanske mer från oss själva och våra erfarenheter av verksamheten och inte alltid utifrån användarens/invånarens behov.
Insatser
Vår bedömning är att det finns ett behov av kompetenshöjande insatser inom detta område och att dessa behöver riktas mot identifierade nyckelpersoner inom samtliga verksamheter.
Förvaltningen och dess verksamheter behöver identifiera information och texter som behöver finnas på lätt svenska och/eller översättas samt ta fram riktlinjer för detta. Ett stöd i detta förbättringsarbete är det pågående arbetet med att utforma mallar för beslut och annan information.
Inom Individ- och familjeomsorg samt Funktionshinder har tre arbetsgrupper bildats för att arbeta med klarspråk.
Försörjningsstöd har gått före och har, förutom de klarspråkade mallarna i Treserva, tagit fram en skrivhandbok för
verksamheten. De delar gärna med sig av sitt material och vår bedömning är att det vore lämpligt att övriga verksamheter inom Individ- och familjeomsorg samt Funktionshinder och
Äldreomsorgen arbetade efter samma modell, eller kanske en liknande som passar just deras förutsättningar.
Förslag på åtgärder utifrån klarspråk:
Identifiera vilken information som behöver finnas på lätt svenska och/eller översättas inom respektive verksamhet. Koppla arbetet
Kontrollaktiviteter Status och kommentar till kommunikationsplaner.
Kompetenshöjning i klarspråk och tillgänglig kommunikation.
Exempelvis, se till att personal som skriver (med en extern målgrupp) får ta del av handboken ”Klarspråk i socialtjänsten”.
Den kan tillämpas även av andra verksamheter och ger handledning och generella tips om hur man skriver på ett tillgängligt sätt.
Utforma bra mallar för beslut och annan information, samt låta personalen som använder mallarna förstå att de får komplettera texten ytterligare om det behövs, för att underlätta för mottagaren att förstå innehållet.
2.2 Informationssäkerhet – Efterlevnad av dataskyddsförordningen (GDPR/DSF)
Riskbeskrivning
Att förvaltningen inte klassificerar sin information och säkrar korrekt hantering och lagring.
Risken är att information kommer i orätta händer och att tredje person drabbas. Tilltron till Göteborgs Stad och samhället i stort kan skadas samt i värsta fall rikets säkerhet.
Att medarbetare och chefer i förvaltningen inte känner till/inte efterlever dataskyddsförordningen.
Risken är att personuppgifter hanteras på ett sätt som inte dataskyddsförordningen medger exempelvis att personuppgiftsincidenter inträffar utan att rapporteras, utredas och anmälas till datainspektionen. I värsta fall kan stora viten utdömas om allvarliga brister förekommer.
Att det finns brister i förvaltningens rutiner för exempelvis incidentrapportering och utlämning av registerutdrag på begäran
Om rutiner inte är tydliga finns risk att exempelvis hantering av
personuppgiftsincidenter och utlämning av registerutdrag inte sker på ett sätt som uppfyller kraven i dataskyddsförordningen.
Rapportering och utredning av personuppgiftsincidenter ska vara en del av det ordinarie förbättringsarbetet.
Vid en granskning kan förvaltningen utdömas viten om det framkommer att det finns brist i rutiner och efterlevnad.
Konsekvensbeskrivning
Konsekvensen kan vara att förvaltningen drabbas av kännbara viten.
Existerande kontrollaktiviteter Åtgärdas genom att:
Införa systematiskt arbetssätt för att klassificera information.
Skapa förutsättningar för att organisationen omhändertar och eliminerar riskerna.
Kontrollaktiviteter Kontrollmetod Status och kommentar Åtgärdas genom att: Införa
systematiskt arbetssätt för att klassificera information.
Skapa förutsättningar för att organisationen
Pågående Iakttagelser
1. Förvaltningen saknar en tydlig
organisation inom informationssäkerhet med
Kontrollaktiviteter Kontrollmetod Status och kommentar omhändertar och
eliminerar riskerna.
Arbetet påbörjas hösten 2019. En handlingsplan 2019–2020 är upprättad.
klargjorda roller och ansvar.
2. Förvaltningen behöver uppdatera systemförteckningen med
informationsägare.
3. Förvaltningen har ingen ansvarig som håller ihop, initierar, stödjer eller följer upp utbildningsinsatser på förvaltnings- övergripande nivå.
Förvaltningen behöver ta fram en rutin som beskriver hur avvikelser/incidenter kopplade till informationssäkerhetsaspekter ska hanteras, följas upp, analyseras och rapporteras i Treserva och generellt i förvaltningen.
4. Förvaltningen behöver säkerställa att stadens regelverk och förvaltningens rutiner för informationssäkerhet efterlevs avseende kunskap och incidenthantering (inklusive personuppgiftsincidenter enligt GDPR).
5. Förvaltningen behöver säkerställa att det finns kontinuitetsplaner i enlighet med riktlinjen för informationssäkerhet för samhällsviktiga verksamheter.
6. Förvaltningen behöver genomföra systematisk uppföljning av hur regelverket för informationssäkerhet efterlevs samt av informationssäkerhetsnivån. Uppföljningen ska rapporteras till nämnden i den årliga säkerhetsrapporten.
Egen iakttagelse:
Förvaltningen behöver stärka kunskapen hos chefer om hur man klassificera verksamhetens information. Förvaltningen behöver också stärka kunskapen hos samtliga medarbetare i säker korrekt hantering och lagring av verksamhetens information i enlighet med stadens riktlinjer för informationssäkerhet, GDPR och annan lagstiftning.
Bedömning (kontroll till förbättring) Arbetsgruppen ställer sig bakom Stadsrevisionens bedömning av
förvaltningens informationssäkerhetsarbete i revisionsredogörelsen. Se förslag till åtgärder i handlingsplanen.
Förvaltningen skapar en tydlig organisation inom informationssäkerhet med klargjorda roller och ansvar.
Avslutad
Förvaltningen uppdaterar systemförteckningen med informationsägare.
Kontrollmetod
Arbetet ska vara färdigt i december 2019.
Pågående .
Förvaltningen beslutar om ansvarig som håller ihop, initierar, stödjer eller följer upp utbildningsinsatser på förvaltningsövergripande nivå.
Pågående
Förvaltningen ska ta fram en rutin som beskriver hur avvikelser/incidenter
Kontrollmetod
Arbetet ska vara färdigt i december 2019.
Pågående
Kontrollaktiviteter Kontrollmetod Status och kommentar kopplade till
informationssäkerhets- aspekter ska hanteras, följas upp, analyseras och rapporteras i Treserva och generellt i förvaltningen.
Ta fram stödmaterial för kartläggning av skyddsvärd information.
Kartlägg vilken information som kan klassas som skyddsvärd utifrån stödmaterial.
Utgå från rutinen för personuppgiftsincident som finns framtagen för GDPR och skapa rutiner för övrig skyddsvärd information.
Förvaltningen behöver säkerställa att stadens regelverk och
förvaltningens rutiner för informationssäkerhet efterlevs avseende kunskap och incidenthantering (inklusive
personuppgiftsincidenter enligt GDPR).
Kontrollmetod
Skapa rutin för systematisk kontroll av efterlevnad.
Utse ansvarig funktion.
Se ansvar och roller under punkt 1.
Pågående
Förvaltningen behöver säkerställa att det finns kontinuitetsplaner i enlighet med riktlinjen för informationssäkerhet för samhällsviktiga
verksamheter.
Kontrollmetod
Kartlägga kontinuitetsplaner i samhällsviktiga
verksamheter.
Ta fram stödmaterial/erbjud utbildning i varför det behövs och hur de ska utformas.
Skapa rutin för systematisk efterlevnad.
Pågående
Förvaltningen behöver genomföra systematisk uppföljning av hur regelverket för informationssäkerhet efterlevs samt av informations- säkerhetsnivån.
Uppföljningen ska rapporteras till nämnden i den årliga
säkerhetsrapporten.
Kontrollmetod
Skapa rutin för systematisk uppföljning av efterlevnad.
Skapa rutin för rapportering av resultat till
säkerhetssamordnare före årets slut som underlag för årlig rapport i form av tjänsteutlåtande till nämnd.
Ej påbörjad
Förvaltningen behöver stärka kunskapen hos chefer om hur man klassificerar verksamhetens
information. Förvaltningen behöver också stärka kunskapen hos samtliga medarbetare i säker korrekt hantering och lagring av verksamhetens information i enlighet med stadens riktlinjer för informationssäkerhet, GDPR och annan lagstiftning.
Kontrollmetod
Arbetet påbörjas våren 2020.
Ta fram material för att genomföra klassificering av verksamhetens information.
Anordna och erbjuda utbildningsinsatser gällande klassificering av information enligt stadens riktlinjer och policy.
Ska vara en del i den totala utbildningsplanen/årshjulet för systematiska
utbildningsinsatser inom området.
Ta fram förslag över vilket
Ej påbörjad
Kontrollaktiviteter Kontrollmetod Status och kommentar processstöd som
verksamheten behöver för att genomföra klassificering av verksamhetens
information.
2.3 Risk för patientsäkerhet ökar eftersom avvikelser om farliga händelser inte kommer till medicinsk ansvarig sjuksköterska Riskbeskrivning
För att få en hög patientsäkerhet är det viktigt att upptäcka risker och arbeta för att minska och undanröja dem. Verksamheter hanterat inte avvikelser på ett bra sätt och information om farliga händelser/risker kommer inte till MAS och MAR eller kommer sent. Det händer att MAS får information från en anhörig. Det påverkar
utredningenstiden, problemet blir inte omhändertaget.
Konsekvensbeskrivning
Stora konsekvenser för patientsäkerhet.
Existerande kontrollaktiviteter
MAS och MAR letar själva avvikelser i Treserva.
Kontrollaktiviteter Kontrollmetod Status och kommentar Genomgång av befintliga rutiner
och processen.
Kontrollmetod Granskningsområde:
Äldreomsorgen- Hälso-och sjukvård samt Funktionshinder.
Inför kontrollen togs kontakt med MAS och MAR angående orsaker till varför avvikelser inte når fram till dem.
Genomgång av befintliga rutiner tillsammans med MAS och MAR. För att tydliggöra processen kring bedömning av risker har en arbetsgrupp i samråd med MAR och MAS gjort uppdateringar och förtydligat riskmatrisen gällande bedömning av allvarlighetsgrad.
Ett dokument som heter
”Vägledningen för utredning av avvikelser” är ett stöd till enhetschefer med flera vid bedömning av avvikelser. Det är också uppdaterat på styrande dokument.
Avslutad
Iakttagelser
Det fanns oklarheter kring riskmatrisen. Det är lätt att göra fel vid bedömning av risk. Samt att rådfrågning inte sker med MAS och MAR.
Bedömning (kontroll till förbättring)
Att rutiner kring avvikelser är kända samt att processen ledningssystem för kvalitet är tydlig.
Information och genomgång till ledningsgrupper.
Kontrollmetod
Genomgång på ledningsgrupp under 2019 av MAS och MAR för att kommunicera betydelsen av att rådfråga MAS och MAR gällande bedömning av avvikelser. Lokalt verksamhetsstöd (LVS) medverkar för att svara på praktiska frågor gällande avvikelsemodulen i Treserva.
Pågående
Rapport
Åtgärdsplan 2019
SDN Östra Göteborg
Innehållsförteckning
1 Beskrivning ... 3 1 Uppföljning av åtgärder ... 4
1.1 Avsaknad av kommunicering av utredningar, beslut,
genomförandeplaner, främst vuxen- och boendeärenden. ... 4
1.2 Inbyggd egenkontroll i sektorn ÄO HSV funkar inte. ... 6
1.3 Risk att medarbetare kan vara utsatta för hot och våld i offentlig miljö .. 7
1.4 Ej attesterade poster i Personec ... 9
1 Beskrivning
Arbetet med riskanalyser och intern kontroll är en del av förvaltningens strategiska kvalitetsarbete där syftet till stor del handlar om att upptäcka fel och brister innan de uppstår och på så sätt kunna undvika att de överhuvudtaget inträffar. Sektorer och stödfunktion genomförde riskbedömningar på väsentliga processer inom
verksamheterna under hösten 2018.
Fyra riskområden har valts ut till 2019 års åtgärdsplan. Verksamheter jobbade med åtgärder under året. Slutsatserna återrapporteras till stadsdelsnämnden i november 2019.
Åtgärdsplanen beskriver vilka riskreducerande åtgärder som har införts för att minska risker och vilka åtgärder som kommer att vidtas.
2 Uppföljning av åtgärder
2.1 Avsaknad av kommunicering av utredningar, beslut, genomförandeplaner, främst vuxen- och boendeärenden
Riskbeskrivning
Klienten får inte ta del av underlag inför beslut.
Konsekvensbeskrivning Rättssäkerheten urholkas.
Existerande kontrollaktiviteter
Interkontroll avseende boendeärenden. Egenkontrollplan. Stickprovskontroller.
Åtgärder Beskrivning Status och kommentar
Nya åtgärder Åtgärder vuxenärenden (och övrig myndighetsutövning):
Utredningar ska kommuniceras och genomförandeplaner ska finnas i alla ärenden.
Kommunikationen ska vara klarspråkad så att information, beslut och arbetsplaner ska vara tydliga och meningsfulla för dem vi är till för.
Säkerställ att den enskilde blir delaktig i arbetsplaner och beslut samt informeras om rätten att delta i utskottssammanträde.
Åtgärder boendeärenden:
Det ska finnas aktuella utredningar, arbetsplaner/genomförandeplaner för alla klienter, och dessa ska upprättas i dialog med och kommuniceras med den enskilde.
Förbättra arbetet med kommunicering av både beslut och arbetsplaner, samt dokumentera att dessa handlingar har kommunicerats. Kommunikationen ska vara klarspråkad.
Metod för uppföljning:
Löpande uppföljning av mål och aktiviteter i verksamhetsplanen.
Egenkontroll enligt egenkontrollplan.
Stickprovskontroller avseende boendeärenden.
Handläggning och dokumentation av individärenden.
Pågående
Risken (avsaknad av kommunicering av utredningar, beslut och arbets- och
genomförandeplaner) finns med även i riskanalysen inför 2020, och arbetet kommer att prioriteras och följas upp löpande.
Vuxenärenden
Vid årets internkontroller framkommer att
vuxenärenden fortfarande har brister avseende
kommunicering av
utredningar och arbetsplaner.
Beslut och beslutsunderlag kommuniceras endast i cirka 20 procent av ärendena. I verksamheten arbetas aktivt med att följa de olika stegen i socialtjänstprocessen för att säkra rättssäkerheten, både vid enskilda
ärendegenomgångar med respektive handläggare samt vid gemensam metodtid i arbetsgruppen. För att rätts- och kvalitetssäkra processen ytterligare kommer en handlingsplan upprättas inför 2020.
Boendeärenden
Ett förbättringsarbete med att genomföra och kommunicera
Åtgärder Beskrivning Status och kommentar utredningar, beslut, arbets- och genomförandeplaner har genomförts. Beslut och beslutsunderlag kommuniceras i cirka 60 procent av ärendena.
Inom boendeenheten, som enbart hanterar
boendeärenden, har ett nytt arbetssätt införts som kommer att möjliggöra att aktuella utredningar finns i alla ärenden. Verksamheten kommer arbeta med att i större omfattning
kommunicera utredningar men också de bedömningar som görs inför beslut.
Besluten kommuniceras alltid, men kommunikationen dokumenteras inte alltid i verksamhetssystemet, vilket kommer att säkerställas ytterligare. Arbetsplaner finns i alla ärenden, dock ibland utan underskrift. I den nya rutinen för nödbistånd är arbetsplanen en viktig del, och i dessa ärenden är alltid arbetsplanen upprättad i dialog med, samt undertecknad av, den sökande. En skrivare är beställd som ska stå i
anslutning till besöksrummen så att arbetsplan kan skrivas ut och undertecknas i samband med besöken.
Klarspråk
En genomförd internkontroll av brev och SMS från verksamheterna visar att generellt sett är besluten komplicerade och har långa och svåra ord och meningar.
Dessa skulle med fördel kunna bytas ut mot mer vardagliga ord utan att förlora sin tydlighet.
Utskicken görs via en mall som ligger i Treserva. Flera av de begrepp och
beslutstyper som enheten arbetar med ligger som klarspråkade frastexter i
Åtgärder Beskrivning Status och kommentar Treserva. En arbetsgrupp har arbetat med att klarspråka dessa mallar och de brev som skickas ut är betydligt mer lättbegripliga, men skulle kunna klarspråkas ytterligare.
2.2 Inbyggd egenkontroll i sektorn Äldreomsorg samt hälso-
och sjukvård fungerar inte.
Riskbeskrivning
Egen kontroll genomförs inte enligt planen.
Konsekvensbeskrivning
Kan förekomma konsekvenser för brukare om personal inte följer rutiner.
Existerande kontrollaktiviteter
Staden gemensamma rutiner finns i mobil för hemtjänst. Webbutbildning vid introduktion finns.
Att se över hur rutiner tas fram. Ta upp nya rutiner på sektorsledningen. Att områdeschefer tar upp nya rutiner i ledningsgruppen. Risken ska hanteras i verksamhetsplan. Säkerhetsställa att styrande dokument kan nås i mobil.
Åtgärder Beskrivning Status och kommentar
Nya åtgärder Att se över hur rutiner tas fram. Ta upp nya rutiner på strategisk sektorledning.
Områdeschefer tar upp nya rutiner i respektive ledningsgrupper. Risken ska hanteras i verksamhetsplan.
Säkerhetsställa att styrande dokument kan nås i mobil.
Metod för uppföljning:
Uppföljning i samband med UR2 och sista oktober.
Avslutad
En stående punkt angående nya rutiner är inlagd i mallen för ledningsgruppsmöte från och med hösten 2019.
Intranätet och styrande dokument går att nå via våra mobila enheter och för enkelheten kan en ”app”
skapas genom att lägga en genväg på mobilen.
I samband med förra årets julkalender via e-post till personal inom hemtjänst och korttid lyftes de viktigaste rutinerna för verksamheten.
Ett årshjul har tagits fram för att underlätta för cheferna att veta vilken egenkontroll som ska ske vilken månad enligt styrande dokument.
2.2 Risk att medarbetare kan vara utsatta för hot och våld i offentlig miljö Riskbeskrivning
I sektorn drivs mycket verksamhet i offentlig miljö, utomhus och i publika lokaler.
Situationer som kan innehålla våld, hot om våld och kränkningar är en risk.
Konsekvensbeskrivning
Konsekvenser för medarbetare som är utsatta för hot och våld samt kränkningar.
Existerande kontrollaktiviteter
Hot och våld plan finns och är utarbetad tillsammans med medarbetare.
Åtgärder Beskrivning Status och kommentar
Nya åtgärder Vidareutveckling och
implementering av planen så att samtliga medarbetare har kännedom om den.
Pågående
Sektorns enhetschefer har under september-oktober 2019 svarat på sex enkätfrågor för att utreda om rutiner för hot- och våldssituationer finns, om rutiner är kända, huruvida rutinerna följs, om nyanställda och vikarier får kunskap om rutiner.
Verksamheten har i oktober 2019 gjort en genomgång av de fyra enheternas hot- och våldsplaner och analyserat dem utifrån
samstämmighet och skillnader inom sektorn samt ringat in eventuella behov av förtydligande eller uppdatering. Efter genomgång har sektorns ledningsgrupp fått återkoppling med
förbättringsområden.
Enkätresultatet visar att det finns rutiner för hantering av hot- och våldssituationer på samtliga enheter.
Personalen känner till att planen och rutinerna finns, information ges vid nyanställning och planerna tas upp på APT och även team-möten i
förekommande fall. Team jämlikt har arbetat fram sin plan på APT under hösten 2019.
Genomgången av hot- och våldsplanerna visar att vissa verksamheter har mer omfattande planer och mer detaljerade rutiner för att hantera situationer med inslag av hot- och våld, samtidigt som vissa verksamheter inom enheterna saknar hot- och våldsplaner.
Exempelvis för arbete inom Samlingslokaler och
Åtgärder Beskrivning Status och kommentar
konferensverksamhet saknas hot- och våldsplan, medan för arbete på fritidsgård finns rutiner för hur medarbetare ska agera före och efter hot- och våldssituationer specificerat med en hög grad av detaljering.
Arbete med hot- och våldsplan för Samlingslokaler/konferensverksamhet är nu påbörjat.
För medarbetare som utför fältarbete finns en detaljerad och kontinuerligt reviderad hot- och våldsplan.
(Verksamheten MBU har nyligen arbetats in i denna plan). För medarbetare inom verksamheter såsom Hälsoteamet (med träffpunkter, frivilligsamordnare, trygghetsvärdar och fixare) och Hälsoteket har hot- och våldsplaner arbetats fram i oktober 2019.
Kulturskolans hot- och våldsplan har framförallt fokus på verksamhet i egna lokaler, men verksamhet bedrivs också i andra lokaler, på andra platser och med Demokratibussen.
Att täcka in alla verksamhetsområden inom enheterna är ett
förbättringsområde för sektorn som har påbörjats under året och som fortsatt behöver säkerställas under kommande år.
Ytterligare ett förbättringsområde är att hot- och våldsplanerna inom sektorn bör ha en liknande struktur och i vissa fall skulle gemensamma rutiner med fördel kunna utarbetas inom sektorn. Exempelvis kring vad som gäller för kontakt till överordnad chef, rutiner och skyldigheter i samband med polisanmälan och så vidare. Det finns ett behov av fortlöpande diskussioner på sektorsledningsnivå och på enheternas APT.
Enligt enkätresultatet följs de rutiner som finns, men det är sällan som denna typ av situationer uppstår så därför praktiseras inte rutinerna särskilt frekvent. Medarbetare på fritidsgårdar har benämnt “portning”
som en “vardaglig incident” och i dessa fall följs planen. Hot- och våldsplanerna uppdateras och revideras årligen på APT och i
Åtgärder Beskrivning Status och kommentar
samband med uppkomna behov. Inom Fritid framkom en viss tveksamhet över hur planen introduceras till vikarier.
Behov av fortsatt arbete
Sektorns ledningsgrupp identifierar fortsatt risken att medarbetare blir utsatta för hot och våld och att följande åtgärder behöver följas upp även år 2020:
• En hot- och våldsplan finns på varje enhet och är utarbetad tillsammans med medarbetare.
• Information om hot- och våldsplan i samband med introduktion av nyanställda.
• Kontinuerlig information och kommunikation på APT så att samtliga medarbetare har kännedom om planen och hur de ska agera vid en eventuell situation som innehåller våld, hot om våld eller
kränkningar.
2.4 Ej attesterade poster i Personec Riskbeskrivning
Löneskuld, medarbetare som inte får lön.
Konsekvensbeskrivning Ekonomiska konsekvenser.
Åtgärder Beskrivning Status och kommentar
Nya åtgärder
Öppet hus för administratör och chef, inför lönekörning, heldag varje månad.
Årshjul löneadministrativa processen.
Stickprovskontroll kvartalsvis, oattesterade poster.
Logglistor till OC och SC gällande kostnadskontroll.
Metod för uppföljning:
Logglistor.
Öppet hus.
Stickprov.
Årshjul.
Pågående
Öppet hus/workshop har pågått under hela 2019.
Löneskulder minskades under året genom att Administrativa enheten har tagit fram en rutin ”rapporter inför lönekörningen” och följt upp den samt gjort kontroll och gett bättre stöd till chefer och
administratörer inför lönekörningen. Oattesterade poster som frånvaro/sjuk är
Åtgärder Beskrivning Status och kommentar
en stor del av löneskulder så detta blir en åtgärd att arbeta med från och med januari 2020.
Varje månad under 2019 inför lönekörningen har verksamheten gemensam workshop tillsammans med lönekonsult och HR-konsult från Intraservice.
Administratörer får stöd och kompetensutveckling i löneprocessen. Exempelvis behandlas frågor som till exempel sjukfrånvaro, föräldraledigheter och andra frågor. Verksamheten har också gjort ett årshjul för den löneadministrativa processen där det förekommer
återkommande aktiviteter.
Det ska underlätta att ha regelbunden kontroll över återkommande aktiviteter i lönehändelser samt minska oattesterade poster som kan ge löneskulder.
En stående punkt på arbetsplatsträffar på Administrativa enheten är grupparbete, ta fram olika händelser som sker under året och som ska åtgärdas i Personec lön. Under 2019 har verksamheten påbörjat planera stickprovskontroller som ska starta januari 2020 där processledare varje kvartal väljer slumpvis oattesterade poster.
Logglistor skickas till HR- chef och ekonomichef varje månad samt till några områdeschefer enligt önskemål.