PM - Koncernsamordning
Sollentuna kommun
Samordning och samarbete mellan kommunen och de kommunala bolagen
Dag Fagerhem Sofia Nylund
Februari 2013
Bakgrund
Sollentuna kommun bedriver genom Sollentunahem AB och Sollentuna Energi AB en relativt omfattande verksamhet i bolagsform. Bolagen styrs, i första hand, genom bolagsordningar och ägardirektiv.
Enligt kommunallagen 8 kap 1 § ska kommuner och landsting ha god ekonomisk hushållning i sin verksamhet och i sådan verksamhet som bedrivs genom andra juridiska personer. För- hållandet att verksamhet också bedrivs i andra former än förvaltningsformer kan innebära risker för att stordrifts- och samordningsmöjligheter inte utnyttjas och att istället suboptime- ring av resursanvändning sker.
Med anledning av denna identifierade risk vill lekmannarevisorerna i de kommunala bolagen översiktligt kartlägga och granska vilken praktisk samordning och samarbete som sker mel- lan bolagen och kommunen, d.v.s. förvaltningsorganisationen i syfte att bidra till kostnadsef- fektivitet i ”koncernen” Sollentuna. Vad som avses är exempelvis samordning av upphandling och ramavtal, samverkan beträffande administrativa funktioner och olika former av nyckel- kompetenser. Det kan också handla om samnyttjande av resurser i den direkta verksamhet- en.
Revisionsfråga
Den översiktliga granskningen ska besvara följande revisionsfråga:
Finns det en strategi för samordning och samarbete i olika avseende mellan kommunen, d.v.s. förvaltningsorganisationen och bolagen i syfte att ge förutsättningar för att bedriva verksamheten på ett ekonomiskt tillfredställande sätt?
Revisionsmetod
Analys av styrdokument samt kontakt med följande personer:
Ulf Bergh, projektledare SOLOM (intervjuad i egenskap av f.d. kommundirektör)
Ingegärd Bornelind, kommunjurist, Sollentuna kommun
Charlotte Enges, finanschef, Sollentuna kommun
Lill Sandberg, upphandlingschef, Sollentuna kommun
Håkan Wikman, ekonomichef, Sollentuna kommun
Niclas Fagerstrlm, biträdande säkerhetschef, Sollentuna kommun
Lars Callemo, Vd, AB Sollentunahem
Karin Sundell, ekonomichef, AB Sollentunahem
Göran Cumlin, fastighetschef/Vice vd, AB Sollentunahem
Gösta Söderkvist, Vd, Sollentuna Energi AB
Håkan Larsson, ekonomichef, Sollentuna Energi AB
Finns det tydliga styrsignaler i exempelvis ägardirektiv eller andra styrdokument i syfte att skapa samordning och/eller samverkan mellan förvaltningsorganisationen och bolagen?
I Sollentuna författningssamling finns ägardirektiv för AB Sollentunahem och Sollentuna Energi AB. I ägardirektiven framkommer följande gällande samverkan/samordning:
Kommunkoncernens kassaflöden ska samlas i ett centralkontosystem så att koncer- nens ut- och ingående betalningsströmmar kan kvittas mot varandra. Vidare framgår att koncernens gemensamma centralkontosystem ska användas av kommunen och de kommunala bolagen
Bolagen ska, under de förutsättningar som kommunfullmäktige anger, äga vindkraft- verk och nyttja där producerad energi
I ägardirektivet för Sollentuna Energi AB finns även följande:
Bolaget ska ombesörja transporttjänster åt kommunen
I övrigt innehåller ägardirektiven inga styrsignaler i syfte att skapa samordning och/eller samverkan mellan förvaltningsorganisationen och bolagen. Utöver ägardirektiven finns inga andra styrdokument där styrsignaler för koncernsamverkan framkommer.
I kommunens författningssamling finns ett antal policyn som även omfattar de kommunala bolagen.
Kommundirektören har regelbundna träffar med Vd:arna för de kommunala bolagen. På samma sätt har finanschefen i kommunen träffar med bolagens ekonomiansvariga (5-6 mö- ten under 2012). På dessa möten finns det möjlighet för bolagen, men också för kommunen, att initiera olika former av samordning/samverkan inom kommunkoncernen.
Exempel på samordning och/eller samverkan inom kommunkon- cernen
Samordning som framkommer av ägardirektiven:
Gemensamt koncernkonto.
Gemensamt ägande av vindkraftverk. I slutet av 2012 beslutade kommunfullmäktige att köpa två vindkraftverk med option på ett tredje. Tre vindkraftverk har upphandlats och dessa ska vara i drift sommaren 2014. Sollentuna kommun kommer att äga vindkraftverken till- sammans med Sollentuna Energi AB och AB Sollentunahem, något som även lagts till ägardi- rektiven. Sollentuna Energi AB har haft uppdraget att undersöka möjligheten att investera i vindkraft utifrån ett juridiskt, ekonomiskt och tekniskt perspektiv. För närvarande finns en skattebefrielse för den el som produceras för eget bruk. Elen från vindkraftverken ska gå till att täcka en del av kommunens eget behov men enligt ägardirekten får Sollentuna Energi AB även sälja den energi som är producerad i vindkraftverken.
Gemensam transportcentral. Sollentuna Energi AB har det övergripande ansvaret för att tillgodose både kommunen och det egna bolagets behov av fordon inom olika verksamheter. I den gemensamma transportcentralen finns idag ca 135 olika fordon fördelade på personbilar, skåpbilar, lätta lastbilar, tyngre fordon, kranbil, schacktbil, skylift och släpvagnar. Sollentuna
Energi AB:s affärsområde Transport administrerar ägandet av fordonen samt sköter service och reparationer i egen verkstad. AB Sollentunahem ingår inte i den gemensamma transport- centralen. AB Solletunahem har gjort en utredning huruvida deras fordon skulle ingå men det visade sig att det inte skulle vara lönsamt med en så pass liten bilpark som bolaget har.
Övrig samordning inom koncernen
Gemensam telefonväxel. Kommunen och AB Sollentunahem har samordnat sin telefonväxel.
Sollentuna Energi AB har däremot en egen.
Upphandling. Det finns inget generellt beslut i kommunen att bolagen ska ingå i kommunens upphandlingar. Kommunens upphandlingspolicy reglerar endast kommunens upphandlings- verksamhet. I dagsläget finns samarbete med de kommunala bolagen endast inom ett be- gränsat antal områden, exempelvis gällande upphandling av tekniska konsulttjänster och byggnadsarbete.
Sollentuna Energi AB har vid några tillfällen anlitat upphandlingsenheten som rådgivare vid upphandlingar, bl.a. gällande de nya vindkraftverken. Bolaget har därtill framfört önskemål om att kunna anlita upphandlingsenheten mer men det har inte varit möjligt eftersom upp- handlingsenheten varken har resurser eller kompetens att hantera bolagets avtalsområden.
Sollentuna Energi AB har nu påbörjat en rekryteringsprocess för att anställa en person som framöver bl.a. ska ansvara för bolagets upphandlingar.
I samband med framtagandet av nya regler för miljökrav för upphandlingar har bolagen del- tagit i denna dialog. Detta eftersom bolagen kommit längre än kommunen på detta område.
Tänkbara områden för samordning och/eller samverkan inom kommunkoncernen som framkommit under granskningen
Gemensamma försäkringar. Sollentuna Energi och Sollentunahem har vid granskningstill- fället egna försäkringar och är därmed inte anslutna Stockholms Regionens Försäkring AB.
Enligt uppgift finns det emellertid funderingar kring om det kommande AB SOLOM ska an- sluta sig.
Utökat samarbete avseende upphandlingar. Kommunen och bolagen skulle kunna upp- handla mer gemensamt och dra nytta av varandras kompetenser inom vissa områden. Detta skulle kräva tydliga rutiner för hur samarbetet skulle fungera samt beslut om hur det skulle finansieras. Enligt uppgift från kommunens upphandlingsenhet finns det i dagsläget inte resurser för detta.
Utökat samarbete avseende ”koncernsäkerhet”. Kommunen och bolagen ska under 2013 göra en gemensam upphandling av bevakningstjänster.
Övrigt
Borgen. Kommunen går inte i borgen för de kommunala bolagens lån. Kommunen har en- bart ett borgensåtagande om 17 mnkr för pensionsåtagande i Sollentuna Energi AB. Borgens- åtagandet är gammalt och innehåller inget nyintjänande utan avser enbart gamla förpliktel- ser. Kommunen tar ingen borgensavgift från bolaget.
Jurist. Kommunens jurist kontaktas sällan av de kommunala bolagen. Vid de tillfällen där denna kontaktas har ärendet ofta avsett offentlighetsprincipen eller dylikt. AB Sollentuna- hem har en egen bolagsjurist.
Sammanfattning och revisionell bedömning
Den översiktliga granskningen visar att det finns bolagsordning och ägardirektiv för kommu- nens styrning av de kommunala bolagen. Det finns dock ingen särskild, dokumenterad stra- tegi med syfte att genom samverkan bidra till ökad kostnadseffektivitet.
Däremot framgår att det finns flera olika exempel på samordning och samnyttjande av resur- ser, bland annat gemensam transportcentral.
De samarbetsformer som finns gör det enkelt för både bolagen och kommunen att ta initiativ till olika former av samordning.
