Åstorps kommuns Ekonomiska behov - investeringar Kommunstyrelsen exklusive tekniska kontoret. Ekonomiska behov 2021 Kommunstyrelsen

(1)

1 Ekonomiska behov 2021

Kommunstyrelsen

Åstorps kommuns

Ekonomiska behov - investeringar 2022

Kommunstyrelsen – exklusive tekniska kontoret

(2)

Kommunstyrelsen

Innehållsförteckning

Kommunstyrelseförvaltningen ... 3

Flerårsplan ...4

Avdelningen för kommunikation, digitalisering och HR ... 5

Reinvestering eller Nyinvestering ...6

Verksamhetskonsekvenser ...7

Handlingsalternativ ...8

Flerårsplan ...9

Avdelningen för ekonomi, styrning och analys ... 10

Arbete- och tillväxtavdelningen ... 11

Kansliavdelningen ... 12

Flerårsplan ...16

Serviceavdelningen ... 17

Flerårsplan ...21

Näringsliv och turism ... 22 Bilagor

Bilaga 1: Utvecklingskostnader 2021-2023

(3)

Kommunstyrelsen

Kommunstyrelseförvaltningen

Kommunstyrelseförvaltningen består av följande organisatoriska delar:

- Ledning

- Avdelningen för kommunikation, digitaliserings och HR - Avdelningen för ekonomi, styrning och analys

- Arbete- och tillväxtavdelningen - Kansliavdelningen

- Serviceavdelningen - Näringsliv och turism - Tekniska kontoret

Nedan redogörs för de investeringar respektive avdelning har behov av. Tekniska kontoret har en egen rapport då denna avdelning står för de största investeringarna i kommunen.

(”Med i EFP? J/N” i tabellerna nedan betyder ”Med i elektronisk flerårsprognos från förr året Ja/Nej”

dvs om investeringen fanns med i förra årets flerårsprognos)

(4)

Kommunstyrelsen

Flerårsplan

(Tkr) Plan 2022 Plan 2023 Plan 2024

Med i EFP? J/N Investeringsinkomst

Investeringsutgift 6 420 4 780 4 775

Totalt 6 420 4 780 4 775

(5)

Kommunstyrelsen

Avdelningen för kommunikation, digitalisering och HR

Avdelningen för kommunikation, digitalisering och HR består av medarbetarna på det som tidigare enbart var HR-avdelningen samt budgeten för företagshälsovård, fackliga företrädare, personalklubben samt friskvård. Under 2020 har de delar av utvecklingsavdelningen som avsåg kommunikation och digitalisering slagits ihop med HR-avdelningen.

(6)

Kommunstyrelsen

Reinvestering eller Nyinvestering

1. Investeringen handlar om systemutveckling inom personalfunktionen då det är ett ytterst viktigt hjälpmedel i nivå med ekonomisystemet. Utöver detta behöver även kommunens styr- och ledningssystem uppdateras med moduler som fokuserar på HR. Att ha bra kontroll och uppföljningsmöjlighet på våra regelbundna personalkostnader är en av alla förutsättningar för en god ekonomisk hushållning. Flera system är eftersatta och behöver uppdateras för att kunna vara kommunen behjälpliga i omvärldsbevakning, uppföljning och analys av personalkostnaderna. Åstorps kommun behöver ha en gemensam strategi kring hur man arbetar med uppföljning av våra stora processer, och det måste vara tillförlitligt strategiarbete som styr. Belopp 2022: 160 tkr 2023: 20 tkr 2024: 15 tkr

2. Samtliga projekt avser nyinvesteringar och ligger till grund för att kunna utveckla våra

tidigare manuella arbetsprocesser att bli mer digitala. Syftet är också att öka tillgängligheten

för våra medborgare. För mer info se bilaga 1. Belopp 2022-2024: 1 mkr per år

(7)

Kommunstyrelsen

Verksamhetskonsekvenser

1. Genom att utveckla våra personalsystem, verksamhetssystem, systemstöd osv kommer vi längre fram inom flera olika områden som ses som självklara av dem som låter sig anställas idag.

För majoriteten av dem vi nyanställer är en hög insikt om systemnivå och systemkompetens en självklarhet i det dagliga arbetet för såväl uppföljning som strategiarbete.

Att ha en hög nivå på system och dess verksamhetsnytta samt uppföljningsmöjligheter bidrar till en professionell attityd och förhållningssätt som gagnar alla förvaltningar i längden.

Kommunstyrelsen ska följa upp nämndernas arbete men i dagsläget är det ytterst komplicerat att följa upp personalkostnaderna - vilket är ca 60 % av Åstorps kommuns budget.

Att fortsätta på dagens systemnivå är ohållbart om vi ska ha samma möjligheter som våra grannkommuner att upprätthålla en hög medborgarservice.

2. Att skapa digitala processer av det arbete som idag utförs manuellt har flera fördelar. Vi får en snabbare och effektivare ärendehantering. Vi förenklar och ökar tillgängligheten för våra medborgare med hjälp av e-tjänster och får en ökad kvalitetssäkring med exempelvis

fullständiga och läsbara ansökningar. Med integrationslösningar till våra olika system kan vi återanvända informationen och även få rätt typ av behörighetsstyrning så att rätt personer ser rätt info.

Andra effekter är att vi kan begränsa vårt resande exempelvis med förbättrad möjlighet till videomöten och digital signering, vilket i sin tur ger sparar både arbetstid och leder till mindre miljöpåverkan.

Det vi också lärt oss i krissammanhang är hur viktigt det är med allt fler automatiserade

processer då vi tvingas till begränsad arbetskapacitet.

(8)

Kommunstyrelsen

Handlingsalternativ

1. Om denna investering inte genomförs kommer kommuninvånarna inte märka någonting.

Däremot kommer arbetsmiljöproblemen med eftersatta systemstöd fortsätta öka. Än mer när ytterligare yngre generationer gör sitt inträde på arbetsmarknaden. Vi ses som en mindre utvecklad kommun och det påverkar marknadsföringen av Åstorp negativt.

2. Genom att inte använda digitaliseringens möjligheter minskar vi våra chanser att skapa en modern och attraktiv kommun samt att uppnå kommunens framtida mål för hållbar tillväxt.

För att klara välfärdens framtida utmaningar, så som förändringar av demografin och ökad

brist på arbetskraft, krävs att vi jobbar effektivare med stöd av digitala lösningar.

(9)

Kommunstyrelsen

Flerårsplan

(Tkr) Plan 2022 Plan 2023 Plan 2024 Med i

EFP? J/N Investeringsinkomst

Investeringsutgift 1 160 1 020 1 015 N

Totalt 1 160 1 020 1 015

Investeringskostnaden bygger på våra nu kända avtal med aktörerna på marknaden.

En modul kostar uppemot 50 000 kronor och konsultkostnaden för implementeringen brukar landa på ca 30 000 kronor

(10)

Kommunstyrelsen

Avdelningen för ekonomi, styrning och analys

Avdelningen för ekonomi, styrning och analys består av medarbetarna på det som tidigare enbart var ekonomiavdelningen samt budgeten för Åstorps del av upphandlingsenheten i Klippan. Under 2020 har de delar av utvecklingsavdelningen som avsåg strategiska funktioner (förutom digitalisering) slagits ihop med ekonomiavdelningen.

Inget investeringsbehov föreligger just nu för budget- och planåren. Nytt ekonomisystem upphandlas under 2021 och fokus ligger närmaste tiden på att implementera detta.

(11)

Kommunstyrelsen

Arbete- och tillväxtavdelningen

Arbete- och tillväxtavdelningen består av arbetsmarknadsenheten samt migrationsenheten.

Inget investeringsbehov föreligger just nu. Verksamheten har precis byggt om

återvinningsbutiken och ska inom kort flytta resterande verksamhet ihop med Komvux.

(12)

Kommunstyrelsen

Kansliavdelningen

Kansliavdelningen består av kansli och vaktmästeri.

(13)

Kommunstyrelsen

Reinvestering eller Nyinvestering

3. För att kunna upphandla ett nytt ärendehanteringssystem, med de funktionaliteter som efterfrågas, kommer det behövas en investering på ca 1,5 mkr baserat på kostnader som varit i andra kommuner.

(14)

Kommunstyrelsen

Verksamhetskonsekvenser

3. Investering i ett nytt ärendehanteringssystem kommer inte medföra några större förändringar för personalens arbetssätt, men kommer skapa fler funktioner som efterfrågats och beslutats av politiken.

Förhoppningen är att driftkostnaden totalt blir lägre, men det är osäkert med anledning av den spridning som finns i liknande upphandlingar som gjorts i andra kommuner.

(15)

Kommunstyrelsen

Handlingsalternativ

3. Då nuvarande ärendehanteringssystem varit med under en längre tid är det inte möjligt att lägga till fler funktionaliteter utan att göra en ny upphandling. Om denna upphandling inte ska göras behöver de tidigare fattade besluten om webbsändningar, digital justering och liknande funktionaliteter upphävas.

Det är svårt att jämföra med andra kommuner när det kommer till personella resurser då situationen ser annorlunda ut i olika kommuner och vad som ligger på dessa funktioner kan därmed också se annorlunda ut. Där Åstorps kommun sticker ut när vi jämför oss med andra kommuner är

sammanträdestätheten per nämndsekreterare. Det finns idag 2 nämndsekreterare på kansliet som har i snitt 5,5-6 sammanträden i månaden var. I de kommuner som vi tittat på eller kommit i kontakt med så har vi inte kunnat hitta någon som har över 4 sammanträden i månaden per årsarbetare.

(16)

Kommunstyrelsen

Flerårsplan

Investeringsutgift 1 500 0 0 N

Totalt 1 500 0 0

(17)

Kommunstyrelsen

Serviceavdelningen

Serviceavdelningen består av kris- och säkerhet, IT, lokal och fordon, kundtjänst samt centralköket.

(18)

Kommunstyrelsen

Reinvestering eller Nyinvestering

4. Reinvestering. Upprustning av mottagningskök

5. Reinvestering. Inköp av nya ugnsvagnar, bleck/kantiner och övrig köksutrustning.

6. Reinvestering. Utbyte av äldre transportvagnar.

7. Reinvestering. Utbyte av utrustning som förser kommunen med tjänstekort.

8. Ny- och reinvestering. Avser utbyte av samt ny accespunkter och switchar.

(19)

Kommunstyrelsen

Verksamhetskonsekvenser

4. Flera mottagningskök är i dåligt skick och ska byggas om, i samband med ombyggnaden behöver nya inventarier köpas in.

5. Flera av centralkökets inventarier är från 2014 och dessa behöver löpande bytas ut för att bibehålla ett säkert och effektivt kök.

6. Varje dag används vagnar för transport av varm/kyld mat till mottagningskök i förskola, skola och äldreomsorg. Ett visst antal vagnar måste bytas ut på grund av slitage.

7. Kundtjänst har fått ansvaret att hantera tjänstekorten inom kommunen. För att kunna göra detta behövs utrustning bl.a. i form av en maskin som kan fotografera. Denna utrustning behöver löpande bytas ut.

8. Kommunen har gått med i IT4K men kommunen har fortfarande ansvaret för den infrastruktur som finns i kommunens lokaler såsom accespunkter och switchar för att bl.a. wi-fi ska fungera på ett bra sätt. Accespunkter och switchar behöver löpande bytas ut och nya behöver installeras för att

kommunens wi-fi ska fungera på ett bra sätt.

(20)

Kommunstyrelsen

Handlingsalternativ

4. Att inte köpa in nya inventarier till mottagningsköken riskerar att både livsmedelssäkerheten och personalens arbetsmiljö försämras.

5. Att inte byta ut inventarierna skulle innebära en sämre arbetsmiljö samt försämrad kvalitet på serverad mat.

6. Vagnar för transport av mat till mottagningskök måste finnas för att kunna livsmedelslagstiftningen.

Kyl- eller värmekedjan får inte brytas. Med vagnar som är gjorda för transport av mat kan matens kvalitet garanteras.

7. Att inte byta ut utrustningen gör att kundtjänst inte kommer kunna administrera framtagandet av tjänstekort.

8. Om dessa investeringar skulle utebli begränsar det antalet personer som kan arbeta med trådlöst nät och fler skulle behöva använda en sladd inkopplad i väggen för att få tillgång till bra näthastighet.

Detta hade begränsat såväl anställda som elever och äldre inom kommunen.

(21)

Kommunstyrelsen

Flerårsplan

Investeringsutgift 3 760 3 760 3 760 J

Totalt 3 760 3 760 3 760

(22)

Kommunstyrelsen

Näringsliv och turism

Näringsliv och turism består av kostnaden för näringslivs- och turismutvecklarens verksamhet.

Inget investeringsbehov föreligger just nu.