Kallelse till. Social- och arbetsmarknadsnämnden Kl. 08: Nejonögat, Rådhusgatan 104

(1)

Kallelse till

Social- och arbetsmarknadsnämnden

2021-02-24 Kl. 08:30 – 12.30

Nejonögat, Rådhusgatan 104

(2)

KALLELSE

Sida

2(4)

Datum

2021-02-17

Social- och arbetsmarknadsnämnden

Ledamöter Magnus Rönnerfjäll (C), Ordförande

Pär Fredriksson (M) Margareta Widell (L)

Christina Hedin (V), vice ordförande Anton Waara (S)

Ersättare Sara Wikman (C)

Johannes Andersson (C)

Birgitta Mårtensson (M)

Dag Wassdahl (S)

Britt Wikman (S)

(3)

KALLELSE ^Sida3(4)

Datum

2021-02-17

Ärende Justering

1 Projektplan för en mer Tillgänglig öppenvård Dnr 00246-2020

2 Boendeform för barn och unga som behöver bo utanför det egna hemmet

Dnr 00247-2020 3 Internkontrollplan 2021

Dnr 00002-2021

4 Remiss- utkast till lagrådsremiss kompletterande regler för uppehållstillstånd vid gymnasiestudier

Dnr 00034-2021

5 Verksamhetsplan inklusive Tillsynsplan 2021 Dnr 00033-2021

6 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut per 31 december 2020 enligt 4 kapitlet, 1 § Socialtjänstlagen (SoL)

Dnr 00115-2020

7 Informationshanteringsplan för social- och arbetsmarknadsnämnden Dnr 00032-2021

8 Sammanträdestider för Social- och arbetsmarknadsnämnden år 2021 Dnr 00183-2020

9 Anmälan av delegationsbeslut, Social och arbetsmarknadsnämnden 2021

Dnr 00012-2021

10 Ärenden för kännedom Social- och arbetsmarknadsnämnden 2021

Dnr 00011-2021

(4)

KALLELSE ^Sida4(4)

Datum

2021-02-17

Ärende

11 Information / överläggning Social- och arbetsmarknadsnämnden 2021 Dnr 00010-2021

12 Övriga ärenden

Magnus Rönnerfjäll

Ordförande Anneli Andersson

Nämndsekreterare

(5)

Handläggare Erik Fredriksson

Tillförordnad sektorchef

Social- och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till beslut

Sida

1(4)

Datum

2021-02-11

Diarienummer

SAN 00246-2020

Projektplan för en mer Tillgänglig öppenvård

Sammanfattning av ärendet

Sedan flera år har Social- och arbetsmarknadsförvaltningen sett ett ökat behov av öppenvårdsinsatser, dels i syfte att arbeta förebyggande dels utifrån ökat behov och därmed minska behovet av externa placeringar.

Utifrån ökat behov av beslutade insatser vid enheten Föräldrastöd Bryggan genomfördes hösten 2020 en målgruppsinventering för att kartlägga behov av stöd. Målgruppsinventeringen påvisade bl. a. behov av tidigt stöd i

föräldraskapet. Syftet med nytt stöd är att nå målgrupper med behov av stöd i sitt föräldraskap innan behovet är så omfattande att det behöver föregås av beslut från socialsekreterare. Implementeringsarbete föreslås pågå i olika faser under perioden maj – oktober 2021. Officiell uppstart planeras till november 2021.

Parallellt med den lokala behovsanalysen, presenterades förslag till ny socialtjänstlag som bl. a. påtalar vikten av tidiga och tillgängliga insatser, vilket exakt går i linje med förvaltningens analys. Därav beslutade

Kommunfullmäktige hösten 2020 om utökad budgetram om 1,2 mnkr för att erbjuda en tillgängligare öppenvård.

Förvaltningens förslag till beslut

1. Social- och arbetsmarknadsnämnden antar projektplan för en mer Tillgänglig öppenvård.

2. Social- och arbetsmarknadsnämnden uppdrar till förvaltningen att

delredovisa i augusti 2021 respektive slutredovisa uppdraget i januari 2022.

Underlag för beslut

Social- och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till beslut 2021-02-11.

(6)

Datum

2021-02-11

^Sida

2(4)

Beslutet skickas till

Controller Helena Albinsson, kommunledningsförvaltningen, tillsammans med förvaltningens tjänsteskrivelse.

Bakgrund

Regeringen beslutade i april 2017 att tillsätta en särskild utredare att göra en översyn av socialtjänstlagen (2001:453), förkortad SoL, och vissa av

socialtjänstens uppgifter. Utredningen, Hållbar socialtjänst En ny

socialtjänstlag (SOU 2020:47) presenterades i augusti 2020 och påtalar bl.a.

vikten av att erbjuda tillgängliga insatser inom socialtjänst samt behovet att sänka trösklarna sådana insatser. Med sänkta trösklar menas bl.a.

medborgares möjlighet till direkt tillgång insatser inom socialtjänsten utan föregående utredning och beslut från socialsekreterare. Kommunfullmäktige beslutade hösten 2020 om utökad budgetram om 1,2 mnkr för att arbeta fram en tillgängligare öppenvård, Kommunfullmäktiges protokoll 2020-10-20, § 204.

Social- och arbetsmarknadsförvaltningen har genom enheten Föräldrastöd Bryggan tidigare kunnat erbjuda vissa kortare insatser utan beslut, s.k.

serviceinsatser, till föräldrar med syfte att stärka föräldraskapet. På grund av ökad efterfrågan på beslutade insatser har inte serviceinsatser kunnat

erbjudas sedan 2019 frånsett enstaka undantagsfall. Östersunds kommun erbjuder idag ett generellt föräldrastöd genom Förälder Östersund som företrädesvis erbjuder gruppverksamhet utifrån givna teman. Under hösten 2020 genomfördes en målgruppsinventering vid Föräldrastöd Bryggan för att kartlägga vilka målgrupper som erhöll insatser med syfte att få en

övergripande kunskap om vilka behov av stöd medborgare som erhöll insats vid Föräldrastöd Bryggan hade. Ett behov som framkom var att erhåll grundläggande kunskap om föräldraskap i ett tidigt skede.

Digitalisering av insatser inom socialtjänsten har ökat i stor utsträckning i och med coronapandemin. Erfarenheter har visat (bl.a. enkät inom

öppenvården gällande distanskontakter) att digitala stödinsatser kan vara ett bra komplement till fysiska möten. Samtidigt är det viktigt att inte bidra till ett digitalt utanförskap för dem som har svårt att ta till sig digitala

stödinsatser.

Syfte

Att erbjuda föräldrar stöd i föräldraskapet i ett tidigt skede för att minska risken att barn far illa och därigenom verka för minskat behov av mer omfattade insatser som föregåtts av utredning och beslut från

socialsekreterare. Stödet ska vara tillgängligt både genom traditionella fysiska möten men även ges möjlighet till lätt tillgängliga digitala kontakter.

Därtill ska riktat arbete ske till främst förskolor för att nå de föräldrar som

(7)

Datum

2021-02-11

^Sida

3(4)

kan vara i behov av stöd och inte söker stöd på egen hand. Stödet ska vara ett komplement till det som idag erbjuds vid Förälder Östersund och

Föräldrastöd Bryggan.

Tidplan mars – november år 2021

Mars – april

Tillsätta en arbetsgrupp som ska arbeta fram en verksamhetsplan som ska tydliggöra följande:

1. Vilka insatser ska erbjudas,

2. Vilken kompetens bör personal ha innehållande en ev. utbildningsplan, 3. Hur ska stödet organiseras; inom Föräldrastöd Bryggan eller som en fristående verksamhet,

4. Finns det möjlighet att hitta finansiering till ytterligare tjänster utöver de två som inryms inom beslutad ramökning,

5. Hur ska samverkansformer med andra aktörer (T.ex. Förälder Östersund, BVC/MVC) med liknande uppdrag se ut,

6. Vilka digitala kontaktvägar är möjliga för att nå medborgare utan att bidra till ett digitalt utanförskap,

7. Hur ska stödet marknadsföras till medborgare,

8. Hur bör stödet följas upp och utvecklas för att säkerställa ett systematiskt kvalitetsarbete.

Maj

 Rekrytering av medarbetare.

Maj – augusti

 Upprättade av grundläggande rutiner för stödet.

 Upprättande av implementeringsplan.

September - oktober

 Medarbetare påbörjar sin anställning.

 Fortsatt verksamhetsplanering enligt implementeringsplan.

 Upprättande av samverkansformer med likvärdiga aktörer (T.ex.

Förälder Östersund, BVC/MVC).

(8)

Datum

2021-02-11

^Sida

4(4)

November

 Officiell uppstart med att erbjuda stöd till medborgare utan föregående beslut av socialsekreterare. Stödet kommer erbjudas i traditionell fysisk form och i digital form.

Underskrifter

Helén Eurenius

Förvaltningschef Erik Fredriksson

Tillförordnad sektorchef öppenvård

(9)

Handläggare Lena Danielsson Verksamhetsutvecklare

Social- och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till beslut

Sida

1(2)

Datum

2021-02-10

Diarienummer

SAN 00247-2020

Boendeform för barn och unga som behöver bo utanför det egna hemmet

Sammanfattning av ärendet

Barn med någon form av funktionsnedsättning i kombination med andra svårigheter och psykosocial problematik kan ibland inte bo kvar i det egna hemmet. Barnets komplexa behov påverkar vardagen för hela familjen i hög grad.

I nuläget saknas det lämpliga insatser och stöd till dessa familjer i

Östersunds kommun. Det resulterar i att barn med funktionsnedsättning och komplexa behov ibland placeras utanför kommunen. Det blir inte bra för barnen och deras familjer, samtidigt som det blir kostsamt för kommunen.

I december 2020 gav Social -och arbetsmarknadsnämnden förvaltningen i uppdrag att, tillsammans med Vård -och omsorgsförvaltningen, ta fram förslag på någon form av boende för de här barnen. Förslaget skulle presenteras för nämnden i februari 2021.

Eftersom det är viktigt att Social- och rbetsmarknadsförvaltningen och Vård- och omsorgsförvaltningen har samma bild av uppdraget föreslår

förvaltningen att nämnden förtydligar uppdraget.

Förvaltningens förslag till beslut

1. Social- och arbetsmarknadsförvaltningen får i uppdrag att, tillsammans med Vård- och omsorgsförvaltningen, ta fram förslag på hur kommunen kan tillgodose behovet av en gemensam, anpassad boendeform för barn och ungdomar med funktionsnedsättning och komplexa behov som behöver bo utanför det egna hemmet. Det förslag som förvaltningarna tar fram ska utgå från behov hos målgruppen samt grunda sig på evidensbaserade metoder och förhållningssätt, oberoende av kommunens nuvarande organisation och uppsättning av insatser.

2. Social -och arbetsmarknadsnämnden ska få förslag på hur Östersunds

kommun (genom Vård - och omsorgsnämnden) kan tillgodose behovet av en

anpassad boendeform för barn och ungdomar vid sitt sammanträde i april

2021. Nämnden ska få en delrapportering av arbetet i mars 2021.

(10)

Datum

2021-02-11

^Sida

2(2)

Underlag för beslut

Social -och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till beslut 2021-02-10.

Beslutet skickas till

 Vård- och omsorgsnämnden

 Förvaltningschef Vård- och omsorgsförvaltningen.

 Controller Helena Albinsson

Underskrifter

Helén Eurenius

Förvaltningschef Lena Danielsson

Verksamhetsutvecklare

(11)

Handläggare Eva-Britt Jacobsson

Social- och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till beslut

Sida

1(2)

Datum

2021-02-10

Diarienummer

SAN

Internkontrollplan år 2021

Sammanfattning av ärendet

Varje nämnd är enligt kommunallagen 6 kap 7 § (SFS 1991:900) skyldig att följa upp att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige fastställt samt säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig för att verksamheten ska fungera på ett tillfredsställande sätt.

I syfte att ge Social- och arbetsmarknadsnämnden verktyg för detta arbete tar Social- och arbetsmarknadsförvaltningen årligen fram en internkontrollplan.

Planen följs upp per tertial och vid årets slut.

Social- och arbetsmarknadsförvaltningen har nu tagit fram en internkontrollplan för år 2021.

Förvaltningens förslag till beslut Internkontrollplanen för år 2021 godkänns.

Underlag för beslut

Social- och arbetsmarknadsförvaltningens förslag till beslut 2021-02-10 Internkontrollplan år 2021

Riskanalys år 2021

Beslutet skickas till

 Kommunledningsförvaltningen, controller Helena Albinsson

Bakgrund

Varje nämnd är enligt kommunallagen 6 kap 7 § (SFS 1991:900) skyldig att följa upp att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige fastställt samt säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig för att verksamheten ska fungera på ett tillfredsställande sätt.

På en rimlig nivå ska säkerställas att:

- Verksamheten lever upp till målen och är kostnadseffektiv

- Lagar och regelverk följs

(12)

Datum

2021-01-29

^Sida

2(2)

- Information om verksamheten och den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig

I syfte att ge Social- och arbetsmarknadsnämnden verktyg för detta arbete har Social- och arbetsmarknadsförvaltningen tagit fram en internkontrollplan för år 2021.

Arbetsgången när planen tas fram är att för de huvudprocesser som är kopplade till kommunens uppdrag identifieras risker för vad som kan gå fel eller avvika. För varje sådan risk görs en risk- och konsekvensanalys där en bedömning görs på en fyrgradig skala för både möjligheten att risken inträffar och konsekvensen av detta. Är värdet högre än 9 tas risken med i internkontrollplanen. Kontrollmoment ska därefter fastställas samt om/vilka riskförebyggande åtgärder som ska vidtas.

Planen följs därefter upp per tertial och vid årets slut.

Underskrifter

Helén Eurenius

Förvaltningschef Eva-Britt Jacobsson

Verksamhetsutvecklare

(13)

Internkontrollplan 2021

Social- och arbetsmarknadsnämn-

den

(14)

Social- och arbetsmarknadsnämnden, Internkontrollplan 2021 2(4)

1 Inledning

Varje nämnd är enligt kommunallagen 6 kap 7 § (SFS 1991:900) skyldig att följa upp att verk- samheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige fastställt samt säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig för att verksamheten ska fungera på ett till- fredsställande sätt.

På en rimlig nivå ska säkerställas att :

• Verksamheten lever upp till målen och är kostnadseffektiv

• Lagar och regelverk följs

• Information om verksamheten och den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig

I syfte att ge Social- och arbetsmarknadsnämnden verktyg för detta arbete tar Social- och ar- betsmarknadsförvaltningen årligen fram en internkontrollplan.

2 Identifierade risker och kontrollmoment

Sannolikhet

4

4 8 12 16

3

3 6 9 12

2

2 4 6 8

1

1 2 3 4

Konsekvens

Kritisk Totalt: 15

Kritisk Medium

Låg

Sannolikhet Konsekvens

4 Mycket sannolik Mycket hög

3 Sannolik Hög

2 Låg sannolikhet Låg

1 Mycket låg sannolikhet Mycket låg

15

14 13

12 11 4 3 1

10 9

8 7 6 5 2

15

(15)

Social- och arbetsmarknadsnämnden, Internkontrollplan 2021 3(4) Kommunövergri-

pande mål Huvudprocess Nr Identifierad risk.

Vä rd e

Kontrollmoment. Period

1. I Östersunds kommun har vi en tillväxt som är jämställd och ekonomiskt håll- bar, där alla kän- ner sig delaktiga

Hantera mål och resursplanering

1 Risk att budget över- skrids

9 Kontroll att budget och uppföljning görs i enlighet med dels kommunövergri- pande direktiv och dels i enlighet med förvaltningsgemen- samma rutiner

Tertial

Hantera nämn- dens styrning och kontroll

2 Risk att ny eller för- ändrad lagstiftning inte identifieras

12 Kontroll av att struktur utformas för arbetet

Tertial

3 Risk att synpunkter/avvikelser inte hanteras och följs upp

9 Genomgång av inkomna synpunkter och avvikelser för att säkerställa att de hanterats och vid behov följts upp.

Genomgång av incidenter på FSG.

Tertial

Hantera allmänna handlingar

4 Risk att prövning och utlämnande av sekretessbelagd handling ej sker skyndsamt

9 Att socialassistenter har involverats i arbetet för att korta ner tiden

Tertial

6. I Östersunds kommun får medborgarna stöd, vård och omsorg och lever ett självständigt liv

Utreda, hantera och följa upp insatser för barn- och unga

5 Att utredningstid i barnavårdsutred- ningar inte hålls

12 Kontroll av utredningstidens längd

Tertial

6 Att delegationsordningen inte är ända- målsenlig

12 Kontroll att uppdatering av delegationsordning sker vid behov

Tertial

7 Att rutinen för hot och våld inte följs

12 Kontroll att uppfölj- ning av inträffade händelser kring hot och våld skett

Tertial

Kontroll att årlig genomgång av rutin kring hot och våld skett

Tertial

8. I Östersund är kommunen en modern och attraktiv arbetsgivare

Hantera redovisning

8 Risk att felaktiga utbetalningar sker

12 Stickprov av manuella utbetalningar

Tertial

9 Risk att behörig administratör registrerar utbetalning till sig själv

12 Stickprov av utbetalningar

Tertial

10 Risk att personer med skyddad identitet röjs

12 Kontroll av att befintliga rutiner följs för personer med skyddad identitet

Tertial

11 Risk att behörighet- sattestant i beroen- deställning inte reagerar på uppenbar felaktighet i beslutsattestledet.

9 Kontroll av att riktad information getts till berörda

Tertial

IT-

systemförvaltning

12 Risk att systemför- valtning inte sker i enlighet med kommunens rutiner

9 Kontroll av att information om it- säkerhet ges vid nyanställning och till

Tertial

(16)

Social- och arbetsmarknadsnämnden, Internkontrollplan 2021 4(4) Kommunövergri-

pande mål Huvudprocess Nr Identifierad risk.

Vä rd e

Kontrollmoment. Period

övriga medarbetare 2 ggr/år

13 Om behörigheter ej överensstämmer med typ av tjänst kan klientens rättssäker- het åsidosättas

9 Kontroll av att rutiner för behörighet över- ensstämmer med typ av tjänst

Tertial

Hantera bidrag (inbetalningar)

14 Risk att berättigade statsbidrag och öv- riga bidrag inte söks

9 Kontroll av att berät- tigade bidrag söks

Tertial

Hantera löner och personalförsäk- ringar

15 Risk att felaktig löne- utbetalning sker till anställd

12 Kontroll att rätt lön utgår och att semester blivit registrerad i lönesystemet

Tertial

(17)

Riskanalys - 2021 (Social- och arbetsmarknadsnämnden) Riskanalys - 2021 (Social- och arbetsmarknadsnämnden)

Kommunövergripande Kommunövergripande mål

mål ProcessgruppProcessgrupp HuvudprocessHuvudprocess Identifierad risk.Identifierad risk. Period Beskrivning Bakgrund/nuläge Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Hantera/Acceptera Kontrollmoment.Kontrollmoment. Status RiskförebyggandeRiskförebyggande åtgärder

åtgärder Startdatum Slutdatum Ansvarig

1. I Östersunds kommun har

vi en tillväxt som är jämställd och ekonomiskt hållbar, där alla känner sig delaktiga

Styrning Hantera mål och

resursplanering

Risk att budget överskrids År 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera Kontroll att budget

och uppföljning görs i enlighet med dels kommunövergripande direktiv och dels i enlighet med

förvaltningsgemensamma rutiner

Risk att

verksamhetsplanering inte sker i Stratsys

År 1. Osannolik 3. Kännbar 3 Acceptera

Hantera nämndens styrning och kontroll

Risk att beslutade uppdrag inte blir verkställda

År Nämnder/styrelser genomför inte de beslut som är fattade

Processen följs upp med ny rutin i ledningssystemet Stratsys

2. Mindre sannolik

4.Allvarlig 8 Acceptera

Risk att ny eller förändrad lagstiftning inte identifieras

År Det finns ingen specifik

systematik i arbetet med att identifiera ny eller förändrad lagstiftning (även förändringar i lagstiftning hos samverkanspartners som kan få konsekvenser) och i samband med detta också uppmärksamma behov av nya eller reviderade rutiner eller tillägg till, revidering i delegationsordning

3. Möjlig 4.Allvarlig 12 Hantera Kontroll av att struktur utformas för arbetet

Struktur för arbetet ska utformas med koppling till att skapa, revidera rutiner samt del ordning

2021-02-09 2021-12-15 Eva-Britt Jacobsson

Risk att

synpunkter/avvikelser inte hanteras och följs upp

År Synpunkter hanteras i

Flexite och avvikelser hanteras i DF Respons.

Incidenter hanteras i DF Respons.

3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera Genomgång av

inkomna synpunkter och avvikelser för att säkerställa att de hanterats och vid behov följts upp. Genomgång av incidenter på FSG.

Nyanställda ges information om synpunkts- avvikelse- samt incidenthantering och alla medarbetare uppmärksammas regelbundet.

2021-02-01 2021-12-16 Eva-Britt Jacobsson, Mikael Hedström

Risk att uppföljning av överenskommelser med privata utförare ej utförs

År (enligt riktlinje för uppföljning av kommunalt och privat driven verksamhet:

Ej aktuellt 1. Osannolik 3. Kännbar 3 Acceptera

Organisering Hantera organisering

Demokrati och insyn Hantera offentlig dialog Vid avsaknad av tydlig process för att ta hand om synpunkter från medborgare riskera de att inte tas om hand.

Tertial Risken är mer kopplad

till systematiskt kvalitetsarbete än till synpunkterna i sig Medborgarförslag bereds

inte till det datum som kommunfullmäktige bestämt i sitt handläggningsärende.

Tertial Detta förekommer.

Hantera allmänna handlingar

Risk att utlämnande av allmän handling inte sker skyndsamt

År Ska ske samma dag eller dagen därpå

2. Mindre sannolik

Risk att prövning och utlämnande av sekretessbelagd handling ej sker skyndsamt

År Om det rör sig om ett

stort antal sidor som ska sekretessbeläggas kan det ta tid innan prövning och utlämnande av sekretessbelagd handling kan ske.

3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera Att socialassistenter

har involverats i arbetet för att korta ner tiden

sida 1 av 6 (2021-02-17)

(18)

Kommunövergripande

Kommunövergripande mål

åtgärder Startdatum Slutdatum Ansvarig För att korta ner

tidsfristen för utlämnande av handling ska socialassistenter involveras mer i arbetet

2021-02-09 2021-12-16 Petra Olsson

2. I Östersunds kommun har vi en trygg och tillgänglig infrastruktur där både stad och landsbygd växer på ett smart och hållbart sätt

Miljö- och hälsoskydd Hantera prövning och tillsyn enligt tobakslagen Hantera prövning och tillsyn enligt alkohollagen Hantera kontroll gällande försäljning av läkemedel 3. I Östersunds kommun har

vi ett positivt företagsklimat och medborgarna har arbete och bostad

Främjande av näringsliv och utveckling

Främja näringslivsutveckling Arbetsmarknad och

sysselsättning

Främja arbete och sysselsättning för vuxna Främja arbete och sysselsättning för unga Integration Bedriva mottagning för

nyanlända Genomföra integrationsfrämjande åtgärder Bedriva SFI Leda, styra och organisera integrationsverksamhet 4. I Östersunds kommun ska

alla barn och elever klara sin utbildning, nå sin gymnasieexamen och utmanas i sitt livslånga lärande

Gemensam utbildningsverksamhet Kommunal vuxenutbildning

Leda, styra och organisera kommunal vuxenutbildning 5. I Östersunds kommun

finns goda förutsättningar för en meningsfull fritid och ett aktivt liv

Leda, styra, organisera kultur, fritid och turism

Leda, styra och organisera kultur, fritid och turism

6. I Östersunds kommun får medborgarna stöd, vård och omsorg och lever ett självständigt liv

Leda, styra, organisera vård- och omsorgsverksamhet

Leda, styra och organisera omsorgsverksamhet

Att nyanställda ej får information om Lex Sarah

År Enligt lagstiftning ska information om Lex Sarah ske till nyanställda

Nyanställda får information om Lex Sarah vid introduktionen

2. Mindre sannolik

4.Allvarlig 8 Acceptera Kontroll att

nyanställda får information om Lex Sarah Att medarbetare ej får årlig

information om Lex Sarah

År Enligt lagstiftning ska information årligen ges till medarbetare om Lex Sarah

Lex Sarah uppmärksammas årligen på enhets-, sektorsnivå

2. Mindre sannolik

4.Allvarlig 8 Acceptera Kontroll av att

medarbetare fått årlig information om Lex Sarah Att delegationsordning inte

efterlevs

År Att handläggare fattar beslut utan stöd i delegationsordning

Behörigheter i verksamhetssystemet är anpassat till delegationsordning

2. Mindre sannolik

4.Allvarlig 8 Acceptera Kontroll att

delegationsordning efterlevs Att delegationsordningen

inte är ändamålsenlig

År För att

delegationsordningen ska vara ändamålsenlig behöver ny eller förändringar i lagstiftning etc löpande beaktas

3. Möjlig 4.Allvarlig 12 Hantera Kontroll att

uppdatering av delegationsordning sker vid behov

Säkerställa att det finns struktur och systematik för att identifiera ny eller förändrad lagstiftning m m samt att koppla detta till att tillskapa eller revidera befintliga rutiner samt till ev förändringar som behövs i delegationsordning

2021-02-01 2021-12-15 Tommy Lekedal

sida 2 av 6 (2021-02-17)

(19)

åtgärder Startdatum Slutdatum Ansvarig Att rutinen för hot och våld

inte följs

År Risker för och rutiner

kring hot och våld diskuteras på APT

3. Möjlig 4.Allvarlig 12 Hantera Kontroll att

uppföljning av inträffade händelser kring hot och våld skett

Händelser kring hot och våld tas upp på samverkansgrupper

2021-02-01 2021-12-15 Petra Olsson, Tommy Lekedal, Åsa Brandelius, Erik Fredriksson Kontroll att årlig

genomgång av rutin kring hot och våld skett

Genomgång av rutinen kring hot och våld görs årligen på arbetsplatsträff

2021-02-01 2021-12-16 Petra Olsson, Tommy Lekedal, Åsa Brandelius, Erik Fredriksson Gemensamma

processer för vård- och omsorgsverksamhet

Tillhandahålla välfärdsteknik Göra dödsboanmälan och handlägga begravningshjälp (gemensamt) Försörjningsstöd Bistå med

budgetrådgivning Bistå med skuldsanering Hantera försörjningstöd

Att utbetalning av försörjningsstöd inte sker efter fastställda riktlinjer

År 1. Osannolik 1.Försumbar 1 Acceptera Kontroll av att

utbetalning av försörjningsstöd sker efter fastställda riktlinjer Att rutiner i handläggning

inte följs inom myndighetsutövning

År 2. Mindre

sannolik

4.Allvarlig 8 Acceptera Kontroll att rutiner i handläggning följs i myndighetsutövningen Risk för missbruk av

välfärdssystemet

Tertial Insatser för barn och

ungdomar

Utreda, hantera och följa upp insatser för barn- och unga

Att utredningstid i barnavårdsutredningar inte hålls

År Den lagstadgade tiden för att fullfölja barnavårdsutredningar är 120 dagar.

Handläggarna slutför utredningen inom lagstadgad tid men ej dokumentationen

3. Möjlig 4.Allvarlig 12 Hantera Kontroll av

utredningstidens längd

Handläggarna har börjat använda sig av talsyntes för att minska tiden för dokumentation

2021-02-01 2021-12-16 Petra Olsson

Kontroll av att uppföljning av placeringar genomförs

År Risk för att rättssäkerheten inte efterlevs.

2. Mindre sannolik

Insatser för vuxna Hantera familjerättsliga frågor

Utreda, hantera och följa upp insatser för vuxna med missbruk och beroende Öppna insatser Stödja brottsoffer

Tillhandahålla främjande och förebyggande insatser Bedriva familjerådgivning Lotteritillstånd Handlägga och besluta

om lotteritillstånd Utöva tillsyn över gällande tillstånd 7. I Östersunds kommun

bedrivs ett effektivt arbete för minskad miljö- och klimatpåverkan

Ledningssystem ISO 14001

Upprätthålla miljöcertifiering och förbättra kommunens miljöledningssystem

Risk att kommunens miljöledningssystem inte följs

År

Minskad miljö- och klimatpåverkan

Minska fossila utsläpp Öka

materialåtervinningen 8. I Östersund är kommunen

en modern och attraktiv arbetsgivare

Informationsförvaltning Hantera registrering av handlingar

Risk att handlingar av relevans och vikt inte diarieförs

År

Hantera dokumentation

Risk att rutiner för dokumenthantering och dokumentstyrning inte följs

År

sida 3 av 6 (2021-02-17)

(20)

åtgärder Startdatum Slutdatum Ansvarig Hantera

informationstillgångar

Risk att information inte har värderats och säkerhetsklassats

År

Risk att kommunen inte lever upp till de krav på regelefterlevnad som ställs i Dataskyddsförordningen (GDPR)

År Den

personuppgiftsansvarige (respektive nämnd) måste enligt GDPR kunna visa att personuppgiftsbehandlingen sker i enlighet med förordningen.

En

dataskyddsorganisation behöver sättas upp och interna rutiner och riktlinjer behöver färdigställas.

Risk att kommunen inte behandlar personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen och annan relevant lagstiftning.

År Bristande rutiner och riktlinjer samt ett oklart ansvar ökar risken för felbehandlingar av personuppgifter och att enskildas integritet kränks.

Struktur, riktlinjer och utbildning samt ett tydligt strategiskt ansvar för personuppgiftsfrågor på förvaltningsnivå behövs.

Risk att kommunen inte kravställer avseende dataskydd gentemot leverantörer, exempelvis genom upprättande av personuppgiftsbiträdesavtal.

År Bristande rutiner och kunskap om dataskydd och informationssäkerhet kan medföra att leverantörer av tjänst kommunen är ansvarig för inte behandlar personuppgifter i enlighet med förordningen.

Struktur, riktlinjer och utbildning samt ett tydligt strategiskt ansvar för personuppgiftsfrågor på förvaltningsnivå behövs.

Risk att man inte har identifierat informationstillgångar i verksamheten.

År Bristfällig kännedom

om inkommande och utgående information.

Hantera arkivförvaltning

Risk att arkivering inte sker i enlighet med gällande arkivreglemente

År

Systemförvaltning och IT-arkitektur

IT-systemförvaltning Risk att systemförvaltning inte sker i enlighet med kommunens rutiner

År 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera Kontroll av att

information om it-säkerhet ges vid nyanställning och till övriga medarbetare 2 ggr/år

Information ges till alla nyanställda. Alla medarbetare får påminnelse via webben varje termin.

2021-01-29 2021-12-15 Tommy Lekedal

Om behörigheter ej överensstämmer med typ av tjänst kan klientens rättssäkerhet åsidosättas

År 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera Kontroll av att rutiner

för behörighet överensstämmer med typ av tjänst

Säkerställa att rutin för behörighetshantering vid avslut eller byte av tjänst är aktuell och känd bland chefer.

2021-01-29 2021-12-15 Tommy Lekedal

HR/Personal Hantera samverkan och förhandling Hantera kompetensförsörjning och

kompetensutveckling

Om nyanställda inte genomgår introduktion på kommun-, förvaltnings- samt arbetsplatsnivå kan det få följdverkningar för rättssäkerhet, förbättringsarbete, budget

År 2. Mindre

sannolik

3. Kännbar 6 Acceptera

Hantera bemanning Bedriva personalhälsoarbete Hantera löner och personalförsäkringar

Risk att felaktig löneutbetalning sker till anställd

År Löneutbetalning sker trots frånvaro, då aktuell chef inte granskar utanordningslistan, vilket innebär en felaktig löneutbetalning varvid löneskuld uppstår eller också upptäckts felet inte.

Flera kontroller ska göras inför lönekörning såsom läsa signaler, attestera och godkänna ärenden, kontrollera preliminär lön och uppmärksamma bevakningar.

Har förekommit tex vid förlängd sjukskrivning förändring i föräldraledighet m fl situationer

4. Sannolik 3. Kännbar 12 Hantera Kontroll att rätt lön

utgår och att semester blivit registrerad i lönesystemet

Deltagande sker i interna löneutbildningar. I Heroma ska kontroll ske av att varje chef signerat lönelista varje månad.

2021-02-09 2021-12-15 Mikael Hedström

Att semester inte tas ut enligt gällande lag och avtal

År Att medarbetare ej får den lagstadgade ledigheten

2. Mindre sannolik

Bedriva personalsociala aktiviteter Hantera övriga personalåtgärder

Otillbörlig bisyssla År Hantera upphörande av

anställning

sida 4 av 6 (2021-02-17)

(21)

Kommunövergripande Kommunövergripande mål

åtgärder Startdatum Slutdatum Ansvarig Ekonomi Hantera redovisning Risk att upplägg av

leverantörer i IoF inte sker enligt rutin

År Gäller upplägg av leverantörer. Kontroll ska ske mot Inyett, f-skatt, momsregistrering, varningslista mm.

Förekommer 2. Mindre

sannolik

Risk att felaktiga utbetalningar sker

År Utbetalning som inte är verifierad och korrekt

Felaktiga utbetalningar har skett.

3. Möjlig 4.Allvarlig 12 Hantera Stickprov av manuella

utbetalningar

Kontinuerlig utbildning av nya

ekonomiadministratörer

2021-02-09 2021-12-15 Mikael Hedström Risk att behörig

administratör registrerar utbetalning till sig själv

År Underlaget är attesterat, men kontroll mot faktiskt registrerat belopp görs inte

Behörighet finns hos ett stort antal administratörer

3. Möjlig 4.Allvarlig 12 Hantera Stickprov av

utbetalningar

Efter årsbokslut ska gjorda kontanta utbetalningar stämmas av på APT inom ekonomienheten

2021-02-09 2021-12-15 Mikael Hedström

Risk att manuella inbetalningar saknar information om eventuell moms

År Det framgår inte av underlaget till inbetalningen om moms berörs

Bristande underlag från verksamheten eller svar från förvaltningar saknar info om eventuell moms

3. Möjlig 2. Lindrig 6 Acceptera

Risk att leverantörsfaktura scannas fel där moms inte framgår

År Momsavdrag görs inte och kommunen bokför för hög kostnad

Ingen aktuell bild finns av problemområdet

Risk att leverantörsfakturor hinner förfalla innan de attesterats klart.

År Hanteringen avses IoF. Förekommer allt för ofta. Även betydande belopp till "mindre"

leverantörer som kan ha likviditetsproblem.

3. Möjlig 3. Kännbar 9 Acceptera

Risk att personer med skyddad identitet röjs

År Rutin finns för att skydda personer med skyddad identitet

Ökat antal personer är aktuella

3. Möjlig 4.Allvarlig 12 Hantera Kontroll av att

befintliga rutiner följs för personer med skyddad identitet

Begränsa antalet medarbetare som är inblandade i ärenden kring personer med skyddad identitet

2021-02-01 2021-12-16 Mikael Hedström, Tommy Lekedal

Risk att betalning ej sker då kundreskontra inte används

År Svårigheten beror på att ingen kundreskontra kan användas

Förekommer i ökande omfattning

2. Mindre sannolik

Risk att attestreglementet inte följs och förändringar av attestbehörigheter inte registreras.

År 2. Mindre

sannolik

4.Allvarlig 8 Acceptera Kontroll av att

befintliga rutiner följs

Att uppföljning av tecknade avtal om ekonomisk ersättning till familjehem, kontaktpersoner, kontaktfamiljer inte görs.

År Att felaktig ersättning utgår. 2. Mindre

sannolik

2. Lindrig 4 Acceptera

Risk att aktuella attestförteckningar enligt bestämmelser i attestreglementet saknas

Tertial Attestförteckningar beslutas av förvaltningschef på delegation och ska återrapporteras till respektive nämnd.

Förteckningar finns

Risk att behörighetsattestant i beroendeställning inte reagerar på uppenbar felaktighet i beslutsattestledet.

Halvår Behörighetsattest är det sista skedet, efter beslutsattest, innan en faktura går till betalning.

Idag kan behörighetsattestant har rättighet att attestera sin chefs fakturor. Det kan innebära en beroendesituation som hindrar en kritisk granskning enligt det som tillhör rollen.

3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera Kontroll av att riktad

information getts till berörda

Riktad information till beslutsattestanter

2021-02-09 2021-12-15

Hantera bidrag (inbetalningar)

Risk att berättigade statsbidrag och övriga bidrag inte söks

År Det kan finnas statsbidrag eller andra stöd som förstärker den kommunala verksamheten möjligheter till bra verksamhet.

Löpande uppdatering om gällande regelverk behöver ske.

3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera Kontroll av att

berättigade bidrag söks

En gång per tertial sker genomgång av inkomna, sökta och beviljade statsbidrag på FLG

2021-02-09 2021-12-15 Eva-Britt Jacobsson

Upphandling och Inköp Hantera upphandling och Inköp

Risk att otillåten direktupphandling sker

År Kommunen ses i sammanhanget som en upphandlade enhet som i sin helhet ska förhålla sig till gränsvärdet för direktupphandling av varor och tjänster av samma slag.

Överblick av kommunens samtliga inköp inom ett givet varu-/tjänsteområde är svårt att få genom existerande system vilket ökar risken att detta inträffar

sida 5 av 6 (2021-02-17)

(22)

åtgärder Startdatum Slutdatum Ansvarig Risk för högre priser och

sämre övriga villkor om inköp sker från annan leverantör än avtalad.

År Inom upphandlade ramavtalsområden ska inköp ske från avtalade leverantörer. Målet är minst 95 % köptrohet

En inarbetad rutin för uppföljning finns och endast smärre avvikelser har noterats under åren. Rutinen bör dock verifieras och uppdateras.

Risk att, vid rangordnade avtal med flera leverantörer, det sker avrop direkt från annan än högsta rankad leverantör.

År När kommunen har flera, rangordnade, leverantörer ska man i första hand vända sig till den leverantör som är rankad 1:a

Avvikelser har förekommit.

Risk att

förfrågningsunderlag, när förvaltningar själva genomför upphandlingar, kan innehålla felaktigheter som kan leda till sämre villkor, rättsliga problem och upphandlingsskadeavgifter.

År Framförallt tilldelningsbeslut har historiskt beslutats utan kvalitetsgranskning

Processen tillämpas sedan flera år. Fungerar inte processen kan även kommunens försäkringsavgift påverkas negativt.

Risk för att upphandlande tjänsteperson tar ovidkommande hänsyn.

Tertial Direktupphandlingar, nya ramavtal

Lokalförsörjning och fastighetsunderhåll

Bedriva lokal- och fastighetsplanering Inventariehantering Hantera inventarier och

förråd Kris och säkerhet Bedriva intern

krisledning Bedriva internt kris- och säkerhetsarbete Information och

marknadsföring

Bedriva

informationsförsörjning Förvaltningsstöd Bedriva kontorsstöd

Hantera fordon och transporter

sida 6 av 6 (2021-02-17)

(23)

Remiss – utkast till lagrådsremiss kompletterande regler för uppehållstillstånd vid gymnasiestudier

Förvaltningens förslag till beslut ej färdigställt

Handling kommer tidigast måndag 22 februari

(24)

1

Utkast till lagrådsremiss

Kompletterande regler för uppehållstillstånd vid gymnasiestudier

Regeringen överlämnar denna remiss till Lagrådet.

Stockholm Klicka här för att ange datum.

Klicka här för att ange namnunderskrift1.

Klicka här för att ange namnunderskrift2.

(Justitiedepartementet)

Det huvudsakliga innehållet i utkastet till lagrådsremiss

I detta utkast till lagrådsremiss föreslås ändringar i lagen (2017:353) om uppehållstillstånd för studerande på gymnasial nivå för att underlätta för utlänningar som omfattas av den lagen att beviljas permanent uppehållstillstånd på grund av försörjning. Det föreslås att

• tiden som en utlänning har på sig för att etablera sig på arbetsmarknaden och kvalificera sig för ett permanent uppehållstillstånd på grund av försörjning efter att ha fullföljt sin utbildning ska förlängas från sex till tolv månader,

• studiemedel för halvtidsstudier ska kunna beaktas när man bedömer om försörjningskravet för permanent uppehållstillstånd är uppfyllt,

• en viss form av subventionerad anställning, en så kallad yrkesintroduktionsanställning, ska kunna ligga till grund för permanent uppehållstillstånd.

Förslagen lämnas mot bakgrund av det skärpta arbetsmarknadsläge som har uppstått till följd av spridningen av sjukdomen covid-19.

Lagändringarna föreslås träda i kraft den 20 juli 2021 och gälla till utgången av juni 2023.

(25)

2

Innehållsförteckning

1 Beslut ... 3 2 Lagtext ... 4

Förslag till lag om ändring i lagen (2018:755) om ändring i lagen (2017:353) om uppehållstillstånd för studerande på gymnasial nivå ... 4 Förslag till lag om ändring i lagen (2017:353) om

uppehållstillstånd för studerande på gymnasial nivå ... 6 Förslag till lag om ändring i lagen (2017:353) om

uppehållstillstånd för studerande på gymnasial nivå ... 7 3 Ärendet och dess beredning ... 9 4 Det tillfälliga regelverket om uppehållstillstånd ... 9 5 Det finns skäl att vidta åtgärder med anledning av covid-19 ... 11 6 Tiden för att etablera sig på arbetsmarknaden ska förlängas

till tolv månader ... 12 7 Försörjningskravet ska delvis kunna uppfyllas med

studiemedel ... 13 8 En yrkesintroduktionsanställning ska kunna ligga till grund

för permanent uppehållstillstånd ... 14 9 Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser ... 16 10 Kostnader och andra konsekvenser ... 16 11 Författningskommentar ... 18

Förslaget till lag om ändring i lagen (2018:755) om ändring i lagen (2017:353) om uppehållstillstånd för studerande på gymnasial nivå ... 18 Förslaget till lag om ändring i lagen (2017:353) om uppehållstillstånd för studerande på gymnasial nivå ... 20 Förslaget till lag om ändring i lagen (2017:353) om uppehållstillstånd för studerande på gymnasial nivå ... 21

(26)

3

1 Beslut

Regeringen har beslutat att inhämta Lagrådets yttrande över förslag till 1. lag om ändring i lagen (2018:755) om ändring i lagen (2017:353) om uppehållstillstånd för studerande på gymnasial nivå,

2. lag om ändring i lagen (2017:353) om uppehållstillstånd för studerande på gymnasial nivå,

3. lag om ändring i lagen (2017:353) om uppehållstillstånd för studerande på gymnasial nivå.

(27)

4

2 Lagtext

Regeringen har följande förslag till lagtext.

Förslag till lag om ändring i lagen (2018:755) om ändring i lagen (2017:353) om

uppehållstillstånd för studerande på gymnasial nivå

Härigenom föreskrivs att 4 och 5 §§ lagen (2017:353) om uppehållstillstånd för studerande på gymnasial nivå i stället för lydelsen enligt lagen (2018:755) om ändring i den lagen ska ha följande lydelse.

Lydelse enligt SFS 2018:755 Föreslagen lydelse

En utlänning som har haft ett uppehållstillstånd som har tidsbegränsats 4 § enligt 16 a § lagen (2016:752) om tillfälliga begränsningar av möjligheten att få uppehållstillstånd i Sverige, och som inte kan få ett nytt sådant tillstånd, eller som har haft ett uppehållstillstånd som har tidsbegränsats enligt 16 b § den lagen eller ett uppehållstillstånd som har beviljats enligt någon av 16 d–16 g §§ den lagen eller enligt 1 eller 2 § ska, om utbildningen fullföljts, beviljas ett uppehållstillstånd efter fullföljd utbildning.

Uppehållstillståndet ska vara tidsbegränsat och gälla i sex månader efter den dag examensbeviset eller motsvarande är utfärdat eller sex månader efter den dag en sådan yrkesinriktad utbildning eller en sådan sammanhållen yrkesutbildning som avses i 1 § första stycket 2 b och c har avslutats i enlighet med en individuell studieplan.

Uppehållstillståndet ska vara tidsbegränsat och gälla i tolv månader efter den dag examensbeviset eller motsvarande är utfärdat eller tolv månader efter den dag en sådan yrkesinriktad utbildning eller en sådan sammanhållen yrkesutbildning som avses i 1 § första stycket 2 b och c har avslutats i enlighet med en individuell studieplan.

En arbetsgivare som anställer en utlänning som har beviljats ett 5 § uppehållstillstånd som har tidsbegränsats enligt 16 a eller 16 b § lagen (2016:752) om tillfälliga begränsningar av möjligheten att få uppehållstillstånd i Sverige, eller som har beviljats ett uppehållstillstånd enligt någon av 16 c–16 i §§ den lagen eller enligt någon av 1–4 §§, ska senast månaden efter den kalendermånad då anställningen påbörjades underrätta Skatteverket om anställningen. Detsamma ska gälla för en arbetsgivare som anställer en utlänning som har beviljats ett uppehållstillstånd som har tidsbegränsats enligt 5, 12 eller 15 § lagen om tillfälliga begränsningar av möjligheten att få uppehållstillstånd i

(28)

5 Sverige, om utlänningen under den lagens giltighetstid har studerat på ett

introduktionsprogram.

En utlänning som har haft ett uppehållstillstånd som har tidsbegränsats enligt 16 a eller 16 b § lagen om tillfälliga begränsningar av möjligheten att få uppehållstillstånd i Sverige, eller som har haft ett uppehållstillstånd som har tidsbegränsats enligt 5, 12 eller 15 § den lagen och under den lagens giltighetstid har studerat på ett introduktionsprogram, eller en utlänning som har haft ett uppehållstillstånd som har beviljats enligt någon av 16 c–16 i §§ den lagen eller enligt någon av 1–4 §§ ska, såvida inte något annat följer av 6 §, när tiden för det tillståndet har löpt ut, beviljas ett permanent uppehållstillstånd om han eller hon har en anställning som har anmälts enligt första stycket och som gör det möjligt för honom eller henne att försörja sig och lönen, försäkringsskyddet och övriga anställningsvillkor inte är sämre än de villkor som följer av svenska kollektivavtal eller praxis inom yrket eller branschen. Detsamma ska gälla för en utlänning som kan försörja sig genom inkomster från näringsverksamhet.

Uppehållstillstånd enligt andra stycket ska också beviljas om utlänningen kan försörja sig genom inkomster från anställning eller näringsverksamhet i kombination med studiemedel för studier på halvtid.

Uppehållstillstånd enligt andra stycket får beviljas en utlänning som inte har fyllt 25 år endast om han eller hon har fullföljt en

a) gymnasieutbildning eller motsvarande,

b) yrkesinriktad utbildning som syftar till att underlätta etablering på arbetsmarknaden och som ges inom ramen för ett introduktionsprogram i gymnasieskolan, eller

c) sammanhållen yrkesutbildning inom den kommunala vuxenutbildningen eller den särskilda utbildningen för vuxna.

Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer kan med stöd av 8 kap. 7 § regeringsformen meddela närmare föreskrifter om försörjningsförmåga och om underrättelse till Skatteverket.