Beslutande
Carl Malgerud (M), ordförande
Tomas Lind (FÖL), andre vice ordförande Birger Palm (S)
Ingvar Svensson (V) Anders Nyholm (M)
Jacob Jonsson (S), ersätter Joel Schäfer (S)
Övriga deltagande
Clara Hoogland, sekreterare
Tomas Ekberg, arbetstagarrepresentant Annika Hermansson, ekonomichef Tobias Selldén, gruppchef fastighet, § 49 Markus Wertwein-Ros, VA-chef, §§ 50-56
Jörgen Samuelsson, Ölands kommunalförbund, § 57
Utses att justera Jacob Jonsson (S)
Justeringens plats och tid
Badhusgatan 4, 2016-04-14, kl 14:00
Underskrifter
Clara Hoogland Carl Malgerud (M) Jacob Jonsson (S)
Sekreterare Ordförande Justerare
Innehållsförteckning
§ 47 Månadsuppföljning 2016 2016/1
§ 48 Nyttjande av allmän mark: förbättrad process 2016/59
§ 49 Resedan 8 (etapp 2) 2015/213
§ 50 Omprioritering i investeringsbudget 2016 2016/62
§ 51 Vattensituationen Borgholms kommun 2016/24
§ 52 Förstudie - avsaltningsanläggning 2016/61
§ 53 Tilläggsbudgetering för genomförande av Röviksprojektet 2016/3
§ 54 Sjöledning från Kalmar till Borgholms kommun, Revsudden - Stora rör 2016/54
§ 55 Pågående och planerade VA-projekt 2016/9
§ 56 Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen och övriga rättsliga
processer 2016/2
§ 57 Ansökan till EU:s havs- och fiskeriprogram 2015/205
§ 58 Förstudie av hamnverksamheten i Borgholms kommun 2016/48
§ 59 Utveckling av logistiktjänsten 2016/46
§ 60 Arbetsmiljön på logistikavdelningen, Ekbacka 2016/35
§ 61 Flytt av förråd för teknisk verksamhet 2015/186
§ 62 Åtgärder för förbättrad arbetsmiljö Löttorp 3:33 - Åkerboskolan garage/kontor
2016/52
§ 63 Granskning av Borgholm Energis internkontroll – svar på revisionsrapporten 2016/14
§ 64 Granskning av kommunens hamnverksamhet – svar på revisionsrapporten 2016/19
§ 65 VD informerar 2016/44
§ 66 Restlistan 2016 (uppdrag från styrelsen) 2016/43
§ 67 Meddelanden 2016/7
Månadsuppföljning per den sista mars 2016
Styrelsens beslut
Informationen är mottagen.
Sammanfattning av ärendet
För den skattefinansierade verksamheten redovisas ett resultat på - 334 tkr. Gata-park har dock ett positivt resulatat, bland annat är gatubelysningen 100 tkr lägre än budget. För vinterväghållningen budgeteras för beredskap, vilket betyder att alla åtgärder föranleder ett negativt resultat. Hittills i år är resultatet – 894 tkr.
För gata-park är extrabeställningarna, som ligger utanför avtalen med kommunen, på 147 tkr, för kosten 632 tkr och för fastighet 614 tkr.
För den taxefinansierade verksamheten är resultatet för koncernen hittills i år positivt med 8 521 tkr.
Gällande investeringar har ca 5 mkr av 49,8 mkr hittills förbrukats.
Likviditeten är fortfarande god.
Dagens sammanträde
Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen.
§ 48 Dnr 2016/59
Nyttjande av allmän mark: förbättrad process
Styrelsens beslut
Ekonomichef Annika Hermansson uppdras att i samråd med samhällsbyggnads- förvaltningen ta in extern hjälp med juridisk kompetens för att effektivisera processen.
Sammanfattning av ärendet
Näringsidkare ska ansöka om polistillstånd för att sätta upp uteserveringar, gatupratare mm på kommunens gator. Därefter kan kommunen fakturera enligt fastställd taxa.
Bolagets uppgift är att säkerställa framkomligheten på våra vägar och att fakturera avgiften. Trots försök att förbättra processen är det fortsatt svårt att göra korrekta faktureringar och få inbetalningar i tid. Försök att dokumentera nyttjandet genom fotografering och uppmätning har gjorts, men motparter har hävdat att fotografiet inte överensstämmer med verkligheten etc. Det är dessutom svårt att hitta
organisationsnummer och faktureringsadress till vissa näringsidkare.
Med extern hjälp som har juridisk kompetens, skulle det vara möjligt att få till stånd en effektivare process. Samhällsbyggnadsförvaltningen ska informeras om det pågående arbetet och processen införas i samråd med dem.
Dagens sammanträde
Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordförande finner att styrelsen beslutar att extern hjälp, med juridisk kompetens, tas in för att få till en effektivare process.
Beslutsunderlag
Tjänsteutlåtande, daterat 2016-04-01
Skickas till
Servicechefen EkonomichefenSamhällsbyggnadsnämnden Kommunstyrelsens arbetsutskott
Resedan 8 (etapp 2)
Styrelsens beslut
VD Anders Lindholm uppdras att tillsammans med gruppchef Tobias Selldén utreda ärendet och återkomma till styrelsen med förslag till beslut och avtal.
Sammanfattning av ärendet
Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog till Borgholm Energi AB, 2015-11-10 , § 390, att utreda om det finns intresse för försäljning av fastigheten Borgholm Resedan 8, på 4781 kvm, med krav att uppföra hyres- och bostadsrätter.
Fastighetsavdelningen har låtit göra en värdering, som indikerar ett värde på 1000 kr per antal uppförda kvadratmeter för bostäder och 400 kr för handel.
Försäljningen bör genomföras med följande villkor:
Fastslagen detaljplan ligger till grund för exploateringen.
Vid försäljning avtalas önskvärda villkor såsom exploateringsgrad, värmeförsörjning, tidplaner etc.
Köparen åtar sig att bebygga fastigheten med bostäder (hyresrätter 50%, bostadsrätter 50%, alternativt 100% hyresrätter) om minimum 3000m². En tilläggsköpeskilling kan läggas till i avtalet om detta.
Lägenheter/byggnader och markområden ska i sin helhet vara klar att tas i bruk senast två år efter genomförd försäljning.
Försäljning ska ske i konkurrens för att generera högsta möjliga köpeskilling.
Försäljningen bör ske genom mäklare.
Styrelsen föreslog den 14 januari 2016, § 12, kommunfullmäktige att Borgholm Energi uppdras att sälja fastigheten Resedan 8.
En intresseanmälan har inkommit från BoSams Gemenskapsboendeförening att bebygga Resedan 8. BoSams har tagit fram ett förslag till optionsavtal.
Dagens sammanträde
Gruppchef fastighet Tobias Selldén redogör för ärendet. Styrelsen tar ställning till
intresseanmälan och optionsavtalet. Ordförande finner att styrelsen beslutar att frågan ska utredas vidare. VD Anders Lindholm uppdras att, tillsammans med gruppchef Tobias Selldén utreda ärendet och återkomma till styrelsen med förslag till beslut och avtal.
§ 49 fortsättning
Beslutsunderlag
Förfrågan från BoSams gemenskapsboendeförening, daterat 2016-04-10
Skickas till
VD Anders Lindholm
Gruppchef Tobias Lindholm
BoSams Gemenskapsboendeförening
Omprioritering i investeringsbudget 2016
Styrelsens beslut
Ekonomichef Annika uppdras att presentera en uppdaterad investeringsbudget för 2016.
Sammanfattning av ärendet
Total investeringsbudget 2016 är beslutad till 49 790 tkr, fördelad på definierade projekt.
På grund av vattenbristen, som blivit akut, krävs omprioriteringar i investeringsbudgeten.
Obudgeterade investeringar 2016
Mkr
Sjöledning Stora Rör 5,5 (av totalt 11)
Avsaltningsverk ca. 5
Maximera vattenproduktion 3
BFUS (kundhanteringssystem) 2,5
Väg+stängsel FJV Åkerbo 0,8
Mark Kalleguta 0,3
SUMMA 17,1
Likviditetsplan
En realistisk uppskattning är att det finns ca 18 mkr kvar till likviditetsgränsen på 20 mkr.
Görs ytterligare investeringar på 18-38 mkr kan krediten utnyttjas, blir investeringarna större måste tillgångar säljas eller lån tas. Per dagens datum har ca. 5 mkr av 2016 års investeringsbudget förbrukats. I den existerande investeringsbudgeten finns ett flertal poster som måste ses över, eftersom möjligheten att genomföra dem i år påverkas av de projekt som tillkommer i och med vattensituationen.
Dagens sammanträde
Ekonomichefen Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att den befintliga investeringsbudgeten rymmer de obudgeterade investeringarna enligt ovan, under förutsättning att några av de tidigare planerade investeringarna skjuts på framtiden. Ekonomichef Annika uppdras att presentera en uppdaterad
investeringsbudget för 2016.
Beslutsunderlag
Likviditetsprognos Investeringsbudget 2016§ 51 Dnr 2016/24
Vattensituationen Borgholms kommun
Styrelsens beslut
Informationen är mottagen.
Sammanfattning av ärendet
Det råder idag brist på dricksvatten på Öland. Resultatet av grundvattennivåmätningarna från januaris mätning visar på den lägst uppmätta nivån under januari månad sedan mätningarna startade 1988. De låga nivåerna är resultatet av två tidigare torrår. 2014 var ett torrår med återkomsttid vart 20:e år och 2015 torrår med återkomsttid vart 10:e år.
En mängd åtgärder har vidtagits av VA-verksamheten för att undvika att situationen blir krisartad till sommaren.
För att säkra vattentillgången har Länsstyrelsen och Borgholms, Mörbylångas och Kalmar kommuner beslutat om att dra en sjöledning för vatten från Revsudden till Stora Rör.
Förprojektering för att bygga ett avsaltningsverk i kommunen pågår. Planen är att det ska vara i drift senast maj 2017.
VA-chefen har i mars månad tillsammans med personal från VA-avdelningen och i april månad tillsammans med styrelsens ordförande besökt Gotland för att få information om de avsaltningsverk som har uppförts där.
Representanter för Borgholm Energi har även träffat VAKA, den nationella
vattenkatastrofgruppen, som ger stöd i kriser som rör dricksvatten. De uttryckte sig positivt om den framförhållning Borgholm Energi har haft samt de vidtagna åtgärder som pågår i Borgholms kommun för att lösa bristen på vatten.
Ordföranden träffade intresseorganisationen Ölands vattenråd den 11 april.
Ärendets behandling
Styrelsen informerades den 2016-02-10, § 19, 2016-03-09, § 36, om vattensituationen och aktuella planerade åtgärder.
Dagens sammanträde
VA-chefen Markus Wertwein-Ros redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att ordföranden finner att informationen är mottagen.
Förstudie - avsaltningsanläggning
Styrelsens beslut
Förstudie gällande avsaltningsanläggning genomförs med en budget om 1,4 mkr.
Sammanfattning av ärendet
Grundvattennivåerna är historiskt låga på Öland och återhämtningen av våra täkter genom tillrinning har uteblivit. Sommaren 2016 förväntas ett produktionsunderskott av vatten på 1000-2000 kbm/dygn under juli månad i Köpingsviks vattenverk. Det finns även en risk att leveranskapaciteten kommer att möta efterfrågan i december 2016, vilket kan resultera i stora problem under sommaren 2017 om åtgärder inte vidtas.
Infiltrationsperioden är på sitt slut för säsong 2015-2016 och endast 1/9 (100 000 kbm istället för 900 000 kbm) av den normala mängden vatten har infiltrerats till täkterna som förser Köpingsviks vattenverk. Nästa infiltrationsperiod (2016-2017) förväntas starta i oktober 2016. När resultatet är klart efter den perioden kommer möjligheterna till åtgärder för att hantera en lika dålig tillrinning i täkterna som tidigare år inför sommaren 2017 att vara i princip obefintlig. Därför krävs förebyggande åtgärder redan nu för att garantera tillgång till dricksvatten sommaren 2017. Arbetet med att ta fram en långsiktig lösning som står klar för produktion under sommaren 2017 har därför påbörjats. Upphandling av konsulttjänster sker i förenklat förfarande, då tid inte ges för upphandling. Beslutsunderlag för investering ska tas fram till maj 2016, för att kunna påbörja eventuell entreprenad under sommaren 2016 och därmed färdig anläggning juni 2017.
I budgeten för 2016 finns 1 mkr upptaget för utredning av en avsaltningsanläggning på norra Öland. Med den rådande situationen är nu inriktningen att påbörja planeringen för en större permanent anläggning. WSP är anlitade att driva projektet som omfattar en komplett anläggning för avsaltning av havsvatten för leverans av färskvatten. Detta innebär b.la. utredningar, tillstånds- och lovansökningar och anmälningar, projektering och
utförande av samtliga arbeten som krävs för en färdig anläggning.
Uppdraget kommer att delas in i 2 etapper.
Förstudie, etapp 1 - innehåller en omfattande utredning av flertalet delar inför uppförandet av en avsaltningsanläggning. Budget för detta uppdrag är 1,4 mkr.
Utförande, etapp 2 - innehåller genomförandeskedet efter ett styrelsebeslut från Borgholm Energi. Budget för genomförande beslutas efter gjord utredning i etapp 1.
§ 52 fortsättning
Dagens sammanträde
VA-chefen Markus Wertwein-Ros redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att en förstudie gällande avsaltningsanläggning genomförs med en budget om 1,4 mkr.
Beslutsunderlag
WSP / Region Gotland – Rapport: Avsaltning av bräckt Östersjövatten – möjligheter och svårigheter
Skickas till
Kommunstyrelsen för information
Tilläggsbudgetering för genomförande av Röviksprojektet
Styrelsens beslut
Informationen är mottagen.
Sammanfattning av ärendet
Styrelsen beslutade 2015-11-19, § 329, att bevilja 170 000 kr till våtmarksprojektet i Rövik.
Kostnadsuträkningarna gjordes av Bertil Lundgren på samhällsbyggnadsförvaltningen.
Efter möten med samhällsbyggnadsförvaltningen har VA sammanställt vad som behövs för att genomföra projektet.
VA-avdelningen har fått offert på 378 000 kr exkl. moms för att förlägga kabel, bygge av servisväg, ny vall, pumpstation, 2 slussluckor, gångstig till inlopp, rostfria galler för säkerhet och vatten delare. I ovanstående beräkning finns inte kostnaderna för det tekniska
inräknat. Detta omfattar pumpar, styrning, kommunikation etc och beräknas till 200 000 kr, exklusive den egna personalkostnaden.
Det är ett första steg för att få våtmarken i drift. Därefter kommer det att krävas mer resurser i form av underhåll etc. Kostnaden för detta är svårbedömd, men beräknas till ca 25 000 kr per år.
Ett alternativ till att bygga servisvägen och installera pumpstationen är att göra om hela sänkan till våtmark och ersätta lantbrukarna för den betesmark de då förlorar. Görs hela området om till våtmark blir reningseffekten av vattnet i Hornsjön bättre.
De olika alternativen har utretts vidare i samråd med samhällsbyggnadsförvaltningen.
Resultatet av utredningen är att gå vidare med alternativet att göra hela sänkan till
våtmark. En förutsättning för övertagande är dock stöd av samhällsbyggnadsförvaltningen med framtagande av skötselinstruktion för anläggningen samt ansökan om nödvändiga tillstånd för verksamheten. Ett förslag till tilläggsbudgetering kan presenteras för styrelsen när detta har levererats, troligen efter sommaren 2016.
Dagens sammanträde
VA-chefen Markus Wertwein-Ros redogör för ärendet. När samhällsbyggnadsförvaltningen har vidtagit nödvändiga åtgärder inför ett övertagande skulle det vara möjligt att se över
§ 53 fortsättning
hela området runt Hornsjön och låta Rövik ingå i ett större projekt för vattenförbättrande åtgärder. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen.
Styrelsemötet i maj förläggs i Löttorp med en rundvandring vid Hornsjön.
Beslutsunderlag
Tjänsteutlåtande, daterat 2016-04-04
Skickas till
Samhällsbyggnadsförvaltningen
Sjöledning från Kalmar till Borgholms kommun, Revsudden - Stora rör
Styrelsens beslut
Sjöledningen mellan Kalmar och Borgholms kommun genomförs till en kostnad av 5,5 mkr.
Sammanfattning av ärendet
För att åtgärda bristen på dricksvatten som idag är en effekt av de senaste årens torrår planerar Borgholm Energi att i samarbete med Kalmar och Mörbylånga kommun dra en sjöledning för vatten från Revsudden, Kalmar kommun till Stora Rör, borgholms kommun.
Borgholm Energi är beställare och kostnaderna ska därefter fördelas lika mellan ölandskommunerna.
Kostnaden uppskattas till 11 mkr, i detta ingår:
Material (ledning och vikter)
Sjöentreprenad,
Schakt på land
Tryckstegringsstation
Konsultkostnader
Förundersökningar
Planerad start är mars 2016 och planerad driftstart är juni 2016.
Efter projektets slut planeras även uppförandet av en vattenreservoar i direkt anslutning till ledningen. Denna kommer att hantera ojämnheter i flödet vilket gör att ledningen kan användas optimalt. Kostnaden för uppförande av reservoaren uppskattas i dagsläget till 1 mkr.
Dagens sammanträde
VA-chefen Markus Wertwein-Ros redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att sjöledningen mellan Kalmar och Borgholms kommun finansieras genom omprioritering i investeringsbudgeten 2016.
Beslutsunderlag
Tjänsteutlåtande, daterat 2016-03-23
§ 55 Dnr 2016/9
Pågående och planerade VA-projekt
Styrelsens beslut
Informationen är mottagen.
Sammanfattning av ärendet
VA-projekt omfattar nyanläggningar av och renoveringar och underhåll på vattenverk som renar vatten, avloppsreningsverk som renar avloppsvatten, anläggningar för behandling av slam samt nydragningar eller underhåll av rörledningar. VA-projekt utgör en stor del av verksamheten och investeringarna inom Borgholm Energi. Att ha en god översyn och tydlig projektstyrning möjliggör planering av verksamheten och att nödvändiga medel kan
budgeteras för projekten. Statusen i de olika projekten redovisas vid varje styrelsemöte.
Större pågående projekt som är under utredning eller är pågående:
Sanering Borgholms kommun
Djupvik-Lofta Etapp 3
Röviksprojektet
Runsten
Kolstad
Djupvik-Lofta Etapp 4
Köping Tall
Spjutterum
Vattenmätare
Sjöledning Revsudden-Linsänkan
Bräckvattenverk
Akuta åtgärder - vattenförsörjningen
Dagens sammanträde
VA-chefen Markus Wertwein-Ros redogör för statusen i de olika projekten. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen.
Beslutsunderlag
Tjänsteskrivelse daterad 2016-04-04
Aktuella VA-ärenden i Mark- och Miljödomstolen och övriga rättsliga processer
Styrelsens beslut
Informationen är mottagen.
Sammanfattning av ärendet
Statens VA-nämnd upphörde vid årsskiftet 2016 och pågående och kommande ärenden har flyttats över till Mark- och Miljödomstolen i Växjö. Deras förhoppning är att samtliga nu pågående mål ska avgöras inom 6 månader.
Mark- och Miljödomstolen handlägger tvister om vatten och avlopp enligt lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. Mark- och Miljödomstolen är första instans. Domstolens beslut kan överklagas till Svea hovrätt som prövar målet i dess sammansättning som mark- och miljööverdomstol och vidare till Högsta domstolen. Parter i tvister om va-frågor är den som driver den allmänna anläggningen och normalt ägaren eller tomträttshavaren av berörd fastighet.
Tvist mellan parter kan uppstå t.ex. om skyldighet att betala avgift eller avgiftens storlek, rätt att bruka anläggningen eller villkoren för brukande, tillämpning i övrigt av taxa eller bestämmelser för brukandet som huvudmannen utfärdat, innebörden av avtal som parterna träffat, rätt att stänga av vattenleverans, skadeståndsskyldighet m.m.
Avgiftsskyldighet kan föreligga även om fastighetsägaren inte utnyttjar anläggningen. Även för obebyggda tomter inom område med detaljplan kan avgiftsskyldighet föreligga.
Övriga rättsliga processer gäller tre skadeståndsanspråk från tre olika VA-kunder.
Dagens sammanträde
VA-chefen Markus Wertwein-Ros redogör för aktuella ärenden i Mark- och Miljödomstolen samt övriga rättsliga processer. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att
informationen är mottagen.
Beslutsunderlag
Tjänsteskrivelse, daterad 2016-03-04
§ 57 Dnr 2015/205
Ansökan till EU:s havs- och fiskeriprogram 2014-2020
Styrelsens beslut
Anders Nyholm uppdras att arbeta vidare med och skicka in ansökan.
Sammanfattning av ärendet
EU-kommissionen har godkänt Jordbruksverkets förslag till havs- och fiskeriprogram.
Det består av stöd för att dels utveckla ett miljömässigt, ekonomiskt och socialt hållbart fiske och vattenbruk i Sverige och dels genomföra en del av den integrerade
havspolitiken och olika EU-miljödirektiv. I havs- och fiskeriprogrammet beskriver Sverige hur de unionsprioriteringar som medfinansieras genom den europeiska havs- och fiskerifonden ska genomföras. Havs- och fiskerifonden ingår i ett gemensamt, nationellt strategiskt ramverk som även omfattar övriga så kallade struktur- och investeringsfonder i EU (landsbygdfonden, socialfonden, regionalfonden och sammanhållningsfonden).
De övergripande målen i programmet är att öka konkurrenskraften hos små och medelstora företag, skydda miljön och främja en hållbar användning av resurser samt främja sysselsättning.
För att hamnen ska vara aktuell att söka medel för ska den användas för yrkesfiske och den som söker medel ska själv ansvara för och investera i ett projekt i hamnen. I
Borgholms kommun kan lämplig hamn att fokusera på vara Byxelkroks hamn. Den underhållsplan för kommunens hamnar som gata-parkchef Hans Johannesson har tagit fram kan fungera som ett underlag för att sammanställa ett projekt och en ansökan.
Ärendets behandling
Styrelsen beslutade den 19 november 2015, § 320, att utse ledamot Anders Nyholm (M) att bistå i arbetet med att sammanställa ansökningar till EU:s havs- och
fiskeriprogram. 2016-03-09, § 33, beslutade styrelsen att uppdra till Anders Nyholm att redovisa ett förslag till ansökan till havs- och fiskeriprogrammet för Byxelkroks hamn.
Ledamot Anders Nyholm och Jörgen Samuelsson, Ölands kommunalförbund, redogör för ärendet. En ansökan ska skickas senast den sista april och kan sedan kompletteras.
Ordförande finner att styrelsen beslutar att Anders Nyholm uppdras att arbeta vidare med och skicka in ansökan.
Beslutsunderlag
Förslag till ansökan, daterad 2016-04-13
Skickas till
Anders Nyholm, Jörgen Samuelsson
§ 58 Dnr 2016/48
Förstudie av hamnverksamheten i Borgholms kommun
Styrelsens beslut
1. Förslaget till förstudie godkänns.
2. Ordförande Carl Malgerud uppdras att presentera förstudien för kommunstyrelsens arbetsutskott.
Sammanfattning av ärendet
Borgholm Energi ansvarar för gästhamnarna i Nabbelund, Byxelkrok, Böda, Sandvik och Kårehamn medan gästhamnarna i Källa och Stora Rör bedrivs i privat regi. I Borgholm drivs den inre gästhamnen i privat regi, medan Borgholm Energi ansvarar för den yttre hamnen och ställplatsen. Det finns behov av en översyn av verksamheten i hamnarna och hur den skulle kunna utvecklas, där faktorer som driftsformer, underhållsbehov och ekonomiska ställningstaganden kan utredas.
Kommunstyrelsens arbetsutskott har uppdragit åt servicechefen Hans Johannesson att ta fram en underhållsplan för hamnarna, med nödvändiga åtgärder för att bevara och utveckla hamnarna.
Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 13 januari 2016, § 5, att uppdra åt styrelsen för Borgholm Energi att i underhållsplanen ta fram förslag på
prioriteringsordning, driftsformer och tidshorisont för åtgärderna på 5-10 års sikt.
En förstudie bör också ta hänsyn till att den ansökan som ska skickas in under våren till EU:s havs- och fiskeriprogram, med syfte att få delfinansiering till ett projekt i Byxelkroks hamn.
Revisorernas har överlämnat en granskningsrapport över hamnverksamheten i Borgholms kommun, som också kan fungera som underlag till det fortsatta arbetet.
Förstudien ska kunna presentera ett förslag till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige på en strategi för hamnarna avseende investeringar, mål, driftsformer och organisation. En projektgrupp och en projektledare ska utses. Projektledaren ska sedan ta fram en
projektplan och projektstart sker när projektplanen godkänns av styrgruppen. Styrgruppen föreslås bestå av representanter från Borgholms kommun och Borgholm Energi.
Styrelsen beslutade 2016-03-09, § 42, att uppdra åt Tomas Lind att till dagens
sammanträde lämna ett förslag till hur arbetet med att utreda hamnverksamheten i Borgholms kommun skulle kunna utformas.
Dagens sammanträde
Tomas Lind redogör för ärendet. Ordförande finner att styrelsen beslutar att förslag till förstudie godkänns. Ordförande Carl Malgerud uppdras att presentera förstudien för kommunstyrelsens arbetsutskott.
Beslutsunderlag
Förslag till hamnutredning, daterad 2014-04-12
Skickas till
OrdförandeKommunstyrelsen för kännedom
§ 59 Dnr 2016/46
Utveckling av logistiktjänsten
Styrelsens beslut
1. Hantering av förnödenheter överförs från förrådet för teknisk service,
”kommunförrådet”, till logistikavdelningen på Ekbacka kök.
2. Kommunstyrelsen föreslås godkänna tilläggsbudget på 111 tkr.
Sammanfattning av ärendet
Logistikavdelningen finns idag på nedlagda Ekbacka kök och står idag för hanteringen av separata livsmedel till äldreomsorgen i centrala Borgholm och Köpingsvik.
Verksamheten idag utgörs av en 50 % tjänst som faktureras socialförvaltningen för orderhantering, inköp, paketering och leverans av separata livsmedel för frukost och mellanmål. Utkörning av varor sker på onsdagar och fredagar.
Det är möjligt att utveckla verksamheten och därmed avlasta förrådet på gata-park. Genom att flytta försäljningen av förnödenheter (sopsäckar, diskmedel, engångsartiklar mm) till logistikavdelningen är det möjligt att minska förrådets lageryta inför deras ev. flytt.
Beställning av samtliga varor görs till logistikavdelningen som sedan levererar dem till verksamheterna.
I en fortsatt utveckling av logistikavdelningen kan arbetskläder och arbetsskor till samtliga enheter administreras genom logistikavdelningen.
Konsekvenser
När det bara är en enhet som har lager på varor istället för två minskar administrationen, både för vaktmästarna som utgår från Ekbacka och i och med att det blir färre fakturor som ska hanteras.
Samarbete med upphandlingsenheten kan utvecklas för att ännu bättre säkerställa avtalstroheten.
Det blir möjligt att ta emot praktikanter från arbetsmarknadsavdelningen.
Kostnad
Enligt projektplanen beräknas kostnaderna uppgå till ca 111 tkr.
Ekonomichefen Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att hanteringen av förnödenheter överförs från förrådet för teknisk service,
”kommunförrådet”, till logistikavdelningen på Ekbacka kök samt att kommunstyrelsen föreslås godkänna tilläggsbudget på 111 tkr.
Beslutsunderlag
Tjänsteskrivelse, 2016-04-06
Projektplan, 2016-02-16, version 1.2
Skickas till
Servicechefen
Chefen för kostverksamheten Kommunstyrelsen
§ 60 Dnr 2016/35
Arbetsmiljön på logistikavdelningen, Ekbacka
Styrelsens beslut
Bristerna i arbetsmiljön i gamla köket på Ekbacka sjukhem, vars lokaler nu innehas av Logistikavdelningen, åtgärdas enligt nedan.
Sammanfattning av ärendet
Köket på Ekbacka Sjukhem utrymdes av kostverksamheten vid halvårsskiftet 2014. När det skedde togs samtliga maskiner och övriga inventarier bort och då det inte var bestämt vad som skulle ske med lokalen vidtogs inga åtgärder för att återställa kökets ytskikt.
Logistikavdelningen har efterhand tagit större ytor i gamla köket i anspråk. Vid den senast genomförda skyddsronden uppmärksammades en del brister som måste åtgärdas för att uppnå en säker arbetsmiljö samt en förbättrad livsmedelssäkerhet.
Huvudpunkterna är
Taket. I samband med kostverksamhetens utrymning togs delar av de rostfria fläktkåporna ned och återanvändes på andra enheter. Därför saknas det undertak och kablage som går i taket är blottlagt. Det behövs nya plattor i innertaket för att återställa till ”rätt” standard.
Vattenrör. Ett storkök har många vattensanslutningar kopplade på olika maskiner och vid urkoppling av dessa maskiner har vattenrör kapats och pluggats vid maskinernas
anslutning och inte i golvnivå eller vid innertaket. Rör sticker upp och ner och utgör en klar risk för personskada, både genom snubbling och att man kan få ansiktsskador om man går in i ett hängande rör.
Kostnad
Kostnaden för att vattenrör – 5000 kr.
Kostnad för avsaknad av takplattor- ca. 14 000 kr.
Dagens sammanträde
Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att
Beslutsunderlag
Tjänstekskrivelse, 2016-02-16
§ 60 fortsättning
§ 61 Dnr 2015/186
Flytt av förråd för teknisk verksamhet
Styrelsens beslut
I och med flytten av snickarna på Fastighet till Smörblomman, ska kommunen debiteras hyreskostnaden på 70 tkr/år.
Sammanfattning av ärendet
Det finns behov av att flytta det nuvarande förrådet för den tekniska verksamheten, som ligger på Resedan 4. Idag delar personal från gata-park, fastighet och VA på utrymmena.
Elnät har ett förråd i Guntorp i Borgholm, som byggdes på 90-talet och är dimensionerat för sju personer. Ett önskemål från verksamheterna har varit att gata-park ska ha större samverkan med Arbetscentra, som idag finns på Ölands lego.
Gata-Park har elva fast anställda och tar varje sommar in fyra säsongsanställda. Elnät har fyra anställda, fastighetsavdelningen två och VA tre.
Ärendets behandling
Kommunstyrelsens arbetsutskott, ksau, beslutade den 25 augusti 2015, § 270, att uppdra till controller Johan Andersson och kundtjänstassistent Julia Persson att utreda frågan om vilka behov den tekniska verksamheten har på förrådsutrymmen. Utredningen
presenterades för styrelsen den 15 oktober 2015, § 300 och nya förslag på lokaler presenterades därefter på ksau:s sammanträde den 20 oktober 2015, § 367.
Kundtjänstassistent Julia Persson redogjorde för följande förslag till flytt på kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-04-14:
Gata/park flyttar till egna lokaler, ett alternativ är att fastighet Hammaren 13 köps för ändamålet. Byggnaden ligger strategiskt placerad i Borgholm, men måste byggas ut och anpassas för verksamheten.
Logistiken tar över kommunförrådsverksamheten och flyttar det till Ekbacka
VA-verksamheten flyttar till elnätsförrådet
Snickarna på Fastighet flyttar till Smörblomman
Dagens sammanträde
Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden konstaterar att styrelsen beslutar att i och med flytten av snickarna på Fastighet till Smörblomman, ska kommunen debiteras hyreskostnaden på 70 tkr/år.
Kommunstyrelsen Ekonomichefen
§ 62 Dnr 2016/52
Tilläggsbudgetering för att åtgärd arbetsmiljön Löttorp 3:33 - Åkerboskolan garage/kontor
Styrelsens förslag till kommunstyrelsen
För 2016 tilläggsbudgeteras 48 tkr för att åtgärda bristerna i arbetsmiljön på Åkerboskolans garage/kontor.
Sammanfattning av ärendet
Efter genomförd skyddsrond i rubricerad lokal behöver åtgärder gällande arbetsmiljön genomföras enligt nedan.
1. Installera EX-ventilering av utrymme för färg och kem. Kostnad ca 5000kr.
2. Installera en värmepump för att uppnå lämplig temperatur i lokalen. Kostnad ca 25 000kr.
3. Installera en frånluftfläkt på tak ovan garagedel, rördragning frånluft till kontor samt tallriksventiler i yttervägg för tilluft. Kostnad ca 18 000kr.
Lokalen i fråga ägs av Borgholms kommun men nyttjas av Borgholm Energi AB.
Dagens sammanträde
Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att föreslå kommunstyrelsen att för 2016 tilläggsbudgetera 48 tkr för att åtgärda bristerna i arbetsmiljön på Åkerboskolans garage/kontor.
Beslutsunderlag
Skyddsrondsprotokoll 2016-02-01.
Skyddsrondsprotokoll – åtgärdslista
Skickas till
KommunstyrelsenGranskning av Borgholm Energis internkontroll – svar på revisionsrapporten
Styrelsens beslut
Styrelsen antar förslaget till svar på granskningsrapporten som sitt.
Sammanfattning av ärendet
Lekmannarevisorerna i Borgholm Energi AB har utifrån sin bedömning om väsentlighet och risk beslutat om att granska bolagets interna kontroll. Lekmannarevisorerna gav PwC i uppdrag att utföra granskningen.
I granskningen har PwC utgått från att besvara frågan: Är Borgholm Energi AB:s interna kontroll tillräcklig? I granskningsrapporten från PwC redovisas gjorda iakttagelser och en revisionell bedömning. Beömningen är att Borgholm Energi AB:s arbete med intern kontroll, med utgångspunkt i kommunens reglemente för intern kontroll, inte är tillräcklig.
Detta baseras på
1. Bolaget saknar regler, anvisningar och rutiner avseende den interna kontrollen i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll.
2. Roller och ansvar för den interna kontrollen inom bolaget som helhet är inte definierade på ett tydligt sätt. Det grundar vi på att det saknas regler, anvisningar och rutiner som innefattar organisation och ansvar för den interna kontrollen. I nuvarande internkontrollplan framgår endast roller och ansvar för varje
kontrollåtgärd.
3. Väsentlighets- och riskanalyser av verksamheten bör genomföras kontinuerligt och beaktas i internkontrollprocessen för att stärka bolagets interna kontroll. För att upprätthålla en tillräcklig intern kontroll är det väsentligt att internkontrollprocessen omfattar även verksamhetsrelaterade processer och rutiner.
4. Bolagets nuvarande rutiner för styr- och kontrollåtgärder bör utvecklas för att den interna kontrollen ska vara tillräcklig. Det baserar vi på att nuvarande
internkontrollplan enbart delvis innehåller kontroller samt att resultatet av utförda kontroller inte finns dokumenterat på ett samlat sätt och att slutrapportering inte sker till styrelse eller VD.
5. Det saknas ändamålsenliga rutiner för uppföljning av internkontrollplanen.
Återrapportering till bolagets styrelse eller till kommunstyrelsen har inte skett.
§ 63 fortsättning
Förslag till svar på revisionens synpunkter
Ledningen har under året arbetat med flera förbättringsprojekt och upplever att det finns god kunskap om de väsentliga risker som verksamheten kan utsättas för. Det som ännu inte har formaliserats är regelverk för återrapportering samt roller och ansvar.
Med anledning av den genomförda revisionen har ledningen uppdragit åt KPMG att bistå med att ta fram rutiner för en förbättrad internkontroll i Borgholm Energi AB och Borgholm Energi Elnät AB.
Förbättringsarbetet beräknas vara klart under hösten 2016.
Dagens sammanträde
Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att anta förslaget till svar på revisionens synpunkter som sitt.
Beslutsunderlag
Granskningsrapport, 2016-02-16
Skickas till
Revisorerna
Granskning av kommunens hamnverksamhet – svar på revisionsrapporten
Styrelsens beslut
Styrelsen antar förslaget till svar på granskningsrapporten som sitt.
Sammanfattning av ärendet
Det övergripande syftet med granskningen är att bedöma om hamnverksamheten
sköts på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Hamnverksamheten är organiserad under Borgholm Energi AB. Kommunens förvaltningsorganisation är också involverad i hamnverksamheten genom kompetenser och resurser inom t.ex. säkerhets- och utvecklingsfrågor.
Revisionen har i sin granskning utgått från frågan om kommunstyrelsen och Borgholm Energi AB har säkerställt att hamnverksamheten sköts på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt.
Revisionen kommer i sin bedömning fram till att kommunstyrelsen och Borgholm Energi AB inte har säkerställt att hamnverksamheten sköts på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt. Detta grundar de på att det inte finns någon tydlig strategi eller målbild för kommunens hamnverksamhet, exempel på detta är beslut fattade avseende Nabbelund och Borgholms hamn. Detta medför även att uppföljningen av verksamheten har brister. Vidare bedömer revisorerna att ansvarsfördelningen och organisationen inte är tydligt definierad. Såväl drift som investeringsbudget är inte tillräckligt tydligt uttalad.
Verksamhetens kostnader präglas enligt deras bedömning av kortsiktighet beroende på att det inte finns någon tydlig och långsiktig strategi eller målbild. Den genomförda
hamnutredningen beskriver inte eventuella risker i ett långsiktigt perspektiv. Utredningen behöver också kompletteras med en konsekvensanalys, om inte redovisade åtgärdsförslag genomförs.
Förslag till svar på granskningsrapporten
Styrelsen redan insett behovet av en översyn av verksamheten i hamnarna och hur den skulle kunna utvecklas. Med anledning av detta har en förstudie tagits fram för en översyn av hamnverksamheten i kommunen. Projektet ska se över faktorer som driftsformer, underhållsbehov och ekonomiska ställningstaganden. Formerna för beslutsfattande, roller och ansvar och kommunens och bolagets roll gentemot varandra ska också ses över i
detta. Revisorernas granskning och dess slutsatser kommer att kunna användas som underlag för det fortsatta arbetet.
§ 64 fortsättning
Dagens sammanträde
Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att anta förslaget till svar på revisionens synpunkter som sitt.
Beslutsunderlag
Granskningsrapport, 2016-02-29
Skickas till
Revisorerna
VD informerar
Styrelsens beslut
Informationen är mottagen.
Sammanfattning av ärendet
Ekonomichef Annika Hermansson redogör för aktuella ärenden och möten.
Aktieägaravtal i Bixia AB inför styrelsemöte 2016-04-20
Resedan – antal sålda lägenheter
Avtal med Ekerum om VA
Förslag till fastighetsorganisation ska till ksau för beslut
§ 66 Dnr 2016/6
Restlistan 2016 (uppdrag från styrelsen)
Styrelsens beslut
Styrelsen beslutar vilka ärenden som är avslutade.
Sammanfattning av ärendet
I Restlistan sammanfattas de uppdrag som styrelsen har delat ut samt de ärenden som har översänts till kommunstyrelsen för beslut, vilket möjliggör en tydlig uppföljning.
Dagens sammanträde
Aktuella uppdrag, som är beslutade av styrelsen, redovisas i bilaga.
Beslutsunderlag
Restlista, daterad 2016-03-09
Meddelanden till styrelsen 2016
Dnr 2015/198
Uthyrningspolicy för Borgholm Energis AB:s och Borgholms kommuns bostadslägenheter Dnr 2015/
Cykelled Lundegård-Ormöga, underhåll av cykelleder Dnr 2016/19
Tilläggsbudgetering Gata-Park eller höjning av taxa för el till husbilar Dnr 2016/14
Tilläggsbudgetering för Teknisk Service 2016
