DOKUMENT SIDA
Bemanningsplanering 1(5)
UPPRÄTTAT AV DATUM DOKUMENTBETECKNING VERSION
Ekonomi- och
finansavdelningen 2021-01-22 Instruktion 3
Egen personal och konsulter i planering och utfall
Syfte
Syftet är att klargöra hur man budgeterar och konterar personal och konsulter, samt tydliggöra vilka tjänster som ska läggas i bemanningsplanen.
Viktigt att tänka på är att i bemanningsbudget finns en kostnad för ett tjänsteutrymme/roll medan i utfall finns en kostnad för egen personal eller inhyrd personal. Utmaningen är att koppla utfallskostnad för en person mot budgeterat tjänsteutrymme. Därför är det viktigt med korrekt kontering.
Definitioner:
Bemanning: Alla personella resurser som behövs för att kunna utföra de uppdrag som Svenska kyrkan har fått.
Egen personal: Anställda i svenska kyrkan. Tillsvidareanställda, vikarier, timanställda.
Inhyrd personal: Personal som tillfälligt hyrs in externt för att täcka upp vakansutrymmen för egen personal
Konsult: Extern konsult som går in extra på timmar utöver egen personal vid tillfälliga uppdrag och arbetstoppar, samt vid outsourcade tjänster t.ex. receptionen.
Personalbudgetverktyg (PBV): Verktyg för budgetering av egen personal
DOKUMENT SIDA
Bemanningsplanering 2(5)
UPPRÄTTAT AV DATUM DOKUMENTBETECKNING VERSION
Ekonomi- och
finansavdelningen 2021-01-22 Instruktion 3
Olika scenarier:
Budget Utfall
Tjänsteutrymme i EP
Personalkostnad konto 7XXX (tillsvidareanställd eller vikarie/timanställd/visstid som ERSÄTTER
tillsvidareanställd)
Verksamhetskostnad konsult konto 65XX Konsultkostnad konto 65XX Tjänsteutrymme i EP Inhyrd personal (konto 6810)
Verksamhetskostnad konsult konto 65XX Personalkostnad konto 7XXX (ENDAST tidsbegränsade anställningar)
Köpta tjänster Receptionen, kanslistöd (ska vi skilja på IT och FSK?)
De tjänster som behövs som egna anställda för att kunna utföra våra uppdrag bör ligga i bemanningsplaneringen. Vid utfall ska vikarier eller timanställda konteras på 6810 om full bemanning budgeterats. 6810 används bara i detta fall.
Bemanningsbudget – vilket konto
Tjänster som ska budgeteras som egen personal
- Nyckeltjänsteutrymme som behövs för att kunna driva avdelningens verksamhet för budgetperioden (även om tjänsten är vakant vid budgeteringstillfället)
- Projekttjänst/visstidstjänst/övrig tidsbegränsat tjänst som planeras som anställning vid tillfällig utökning av verksamhet
- Vikarier budgeteras inte eftersom grundtjänsten ändå ska finnas budgeterad - I undantagsfall kan eventuella timanställda budgeteras i planen för intäkter och
kostnader på budgetkonto 7615 och läggs då inte in i personalplaneringsmallen som en tjänst.
Tjänster som ska budgeteras som konsulttjänst
DOKUMENT SIDA
Bemanningsplanering 3(5)
UPPRÄTTAT AV DATUM DOKUMENTBETECKNING VERSION
Ekonomi- och
finansavdelningen 2021-01-22 Instruktion 3
- Konsulttjänst där avdelningen köper en ”färdig” tjänst, dvs.
”abonnemangstjänst/outsourcing tjänst” som inte är kopplat till en viss person, där avdelningen köper t.ex. receptionstjänst (det är ett strategiskt val att inte ha egen anställd till denna tjänst)
- Konsultförstärkning och extra bemanning vid arbetstoppar
- Projekttjänst/visstidstjänst/övrig tidsbegränsad tjänst som planeras som köpt tjänst vid tillfällig utökning av verksamhet
- Support- underhålls- och driftsavtal med fasta kostnader per månad läggs på 6541 - Konsulttimmar IT läggs på 6543
- Övriga konsulter läggs på 6590 (även projektledare kan läggas här).
Vakansutrymmen
Känd tjänstledighet del av året eller lägre sysselsättningsgrad:
Scenarier Budget
Ledigt tjänsteutrymme som planeras tillsättas från januari Budget 12 månader Ledigt tjänsteutrymme som planeras tillsättas senare på året Budget 1-11 månader
Tillfällig tjänstledighet (helt eller delvis) med vikarie Budget 100% sysselsättningsgrad Tillfällig tjänstledighet (helt eller delvis) utan vikarie Budget 0%-99% sysselsättningsgrad Tillvägagångssätt i budget:
- Budget görs enhetsvis i Effectplan
o För kanslianställd personalplan per enhet
o För utsänd i särskild personalplan för utsänd personal per enhet
o Vid tidsbegränsad anställning: till och från månad/år anges i kommentar - För tidsbegränsade anställningar ska till och från månad/år tydligt framgå
- Budget för konsulter görs på konto 65XX i planen för externa intäkter och kostnader - Ingen budget får göras på 6810
Vilka personalkostnader ingår i budget via beräkningar?
- Budgetkonto 7100 Lönekostnader - Budgetkonto 7382 Lunchsubvention - Budgetkonto 7400 Pensionskostnader - Budgetkonto 7500 Arbetsgivaravgifter
DOKUMENT SIDA
Bemanningsplanering 4(5)
UPPRÄTTAT AV DATUM DOKUMENTBETECKNING VERSION
Ekonomi- och
finansavdelningen 2021-01-22 Instruktion 3
- Budgetkonto 7610 Utbildning
- Budgetkonto 7614 Interna planeringsdagar - Budgetkonto 9750 OH Kostnader
Vilka personalrelaterade kostnader ingår INTE i bemanningsbudget, detta budgeteras i
”verksamhetsbudgeten” i planen för externa intäkter och kostnader:
- Traktamenten - Resekostnader - Bilersättningar
- Personalrepresentation Utsänd personal
- Utsänd personal inom Utlandskyrkan och Internationella avdelningen budgeteras i särskild planeringsmall med fält för inmatning av specifika kostnader som endast gäller för utsänd personal.
Beräkningar
- Budgetkonto 7100 Lönekostnader
- Budgetkonto 9750 OH Kostnader (endast en mindre del som gäller utsända) Fria konteringsfält
Budgetkonto 7021 Löneindexering Budgetkonto 7022 Reglering utlandsskatt Budgetkonto 7023 Utrustningsbidrag
Budgetkonto 7031 Hyra och bostadskostnader Budgetkonto 7033 Magasinering
Budgetkonto 7041 Barnbidrag/studiebidrag Budgetkonto 7042 Skolavgifter/ skolresor Budgetkonto 7100 Lönekostnader Budgetkonto 7400 Pensionskostnader Budgetkonto 7500 Sociala avgifter
Budgetkonto 7650 Person-/sakförsäkr. utland Tjänsteutrymmen ingår i kansliets totala bemanning.
DOKUMENT SIDA
Bemanningsplanering 5(5)
UPPRÄTTAT AV DATUM DOKUMENTBETECKNING VERSION
Ekonomi- och
finansavdelningen 2021-01-22 Instruktion 3
Utfall bemanningskostnader – vilket konto
Utfallet består av kostnader som bokas via lönesystemet Flex eller som kommer på faktura, som ska gransknings- och beslutsattesteras. Följande konton används:
Konto Beskrivning
6520 Arvode, uppdragstagare 6530 Revisors-/juristkonsultation
6541 Underhåll-/supportavtal IT Kostnader för service- underhålls- och driftsavtal med fast månadsavgift 6543 IT-tjänster övriga Konsulter utveckling IT på timme 6544 Serviceavtal för licenser
6545 FM-kostnader
6553 Köpt tjänst, ägd fastighet 6554 Köpt tjänst, hyrd lokal 6556 Omvärldskommunikation 6558 Faktainsamlingstjänst
6591 Övriga främmande tjänster Övriga konsulter ej IT samt projektledare IT
6810 Inhyrd personal ENDAST faktura för konsult som ersätter budgeterat tjänsteutrymme för egen personal
7XXX Personalkostnader Kostnader för alla typer av anställning via lönesystemet Flex
Anlitad konsult vid arbetstopp ska konteras på konto 65XX och likställas med övriga konsulter, och INTE på konto 6810.
