Bilaga Kommunledningskontoret
2018-03-09
Ingegärd Bornelind Sidan 1 av 4
Kommunjurist +46 8 579 216 03
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2018/0143 KS-2
Diariekod: Diariekod: 032
Rapport över 2017 års uppsikt
Område Metod Ansvarig
Samverkansavtalet Kontrollera att varje nämnd/förvaltning säkerställt att facklig samverkan och arbetsplatsträffar sker enligt
samverkansavtalets intentioner.
- Genomförs
regelbundna möten i samverkansgrupp?
- Genomförs regelbundna arbetsplatsträffar i samtliga verksamheter?
Personalchefen
Rapport
En enkätundersökning har genomförts bland kommunens
samverkansgrupper på central nivå och förvaltningsnivå. Enkätens frågor har utgått från mål och rutiner som finns i Sollentunas lokala
samverkansavtal. I samtliga grupper genomförs regelbundet möten i
samverkansgruppen. Enkätsvaren har sammanställts och rekommendationer för förbättringar är framtagna.
I medarbetarundersökningen svarar 94,6% att arbetsplatsträffar genomförs regelbundet. Inom de verksamheter där många medarbetare svarar att arbetsplatsträffar inte genomförs regelbundet uppmanas chefen att planera för arbetsplatsträffar framöver.
Brev
2018-03-09
Dnr. 2018/0143 KS-2 Sidan 2 av 4
Område Metod Ansvarig
Attest Kontrollera att rätt person beslutsattesterar fakturor från First Card/Entercard
Ekonomichefen
Rapport
I ”Riktlinjer för användandet av VISA/Businesscard (Entercard)”, från 2017-09-01 anges att kortets innehavare inte får vara beslutsattestant.
Ekonomiavdelningen har kontrollerat 1622 fakturor från First Card och Entercard där man kontrollerat vem som beslutsattesterat fakturorna som är bundna till ett personligt kort.
Resultatet är ett godkänt antal om 96 % och ett icke godkänt antal om 4 %.
Med icke godkänt avses att kortinnehavaren själv beslutsattesterat eller att en kollega har beslutsattesterat.
Ekonomiavdelningen inom kommunledningskontoret avser att fortlöpande informera om och granska om gällande regler följs, i syfte att minimera antalet felaktiga attester. Under 2018 ska informationen och granskningen särskilt inriktas mot de förvaltningar som attesterar felaktigt enligt
ovanstående granskning.
Förvaltning
Antal kontrollerade fakturor
Antal Godkända
Antal Ej Godkända
Antal av Attesterat sin egen faktura
Antal av Attesterade av kollega, ej chef
Antal Ej Godkända i % per förvaltning
BUK 648 631 17 17 3%
KFK 185 170 15 15 8%
KLK 175 172 3 1 2 2%
MBK 27 25 2 2 7%
SOK 306 292 14 14 5%
TFK 46 45 1 1 2%
UAK 157 146 11 2 9 7%
VOK 69 68 1 1 1%
ÖFN 9 9 0%
Totalsumma 1622 1558 64 54 10 4%
Brev
2018-03-09
Dnr. 2018/0143 KS-2 Sidan 3 av 4
Område Metod Ansvarig
Systematiskt brandskyddsarbete (SBA)
Kontrollera att
nämnderna/förvaltningarna arbetar med sitt
systematiska
brandskyddsarbete i enlighet med kommunens brandskyddspolicy och regler för brandskydd.
Administrativa chefen
Rapport
De verksamheter som ligger under nämnderna arbetar med det systematiska brandskyddet i verktyget REQS. Systemet REQS innehåller checklistor som skall gås igenom en gång i månaden för att säkerställa att det systematiska brandskyddsarbetet genomförs enligt rutin. Dels sker en teknisk
brandkontroll som utförs av Caverion dels brandkontroller som sker av ansvarig för verksamheten. Båda dessa rapporterar in i REQS.
I den årliga uppföljningen av den tekniska brandkontrollen i REQS ser man att denna genomförs på ett mer än tillfredsställande sätt.
Den årliga uppföljningen av brandkontrollerna i verksamheterna som redovisas i REQS visar på en större variation i hur kontinuerligt dessa kontroller utförs. Genomgående kan sägas att i de verksamheter där man gjort notering om att ”ansvarig” eller ”utförare” är vakant ser man att brandkontrollerna utförs i lägre utsträckning eller inte alls. Detta kan man anta beror på bristfälliga rutiner för att överföra brandskyddsansvaret inom verksamheten då någon avslutar sin tjänst eller tilldelas andra uppdrag.
Varje verksamhet bör ha en tydlig rutin för nytillkomna chefer där uppdraget kring det systematiska brandskyddsarbetet tydliggörs.
Säkerhetsenheten rekommendation är att brandskyddsansvarig för varje verksamhet bör genomgå en obligatorisk utbildning i det systematiska brandskyddsarbetet en gång per år som tillhandahålls av Säkerhetsenheten.
Utbildning i REQS bör vara en del i utbildningen.
Säkerhetsenheten kommer att se över utforningen på den kontinuerliga uppföljningen under året i REQS. Detta för att i ett tidigare skede kunna fånga upp avvikelser i brandskyddsarbetet och återkoppla detta till berörd verksamhet.
Brev
2018-03-09
Dnr. 2018/0143 KS-2 Sidan 4 av 4
Område Metod Ansvarig
Leverantörstrohet Kontrollera att
nämnderna/förvaltningarna följer rangordningen i träffade ramavtal.
Ekonomichefen
Rapport
Inköpsenheten har kontrollerat om nämnderna har följt rangordningen på följande 8 ramavtal:
Ramavtal Golvarbeten
Ramavtal Tolkförmedlingstjänster
Ramavtal Tryckeritjänster
Ramavtal mark- och anläggningsarbeten
Ramavtal takunderhållsentreprenad
Ramavtal ventilationsentreprenad
Ramavtal VS-arbeten
Ramavtal juridiska tjänster
En kontroll har gjorts av nämndernas kostnader för ovanstående ramavtal för 2017. Avseende 6 av ramavtalen har rangordningen följts.
När det gäller ramavtalet för tryckeritjänster har leverantören som är rangordnad som nummer 2 använts motsvarande 24 % av den totala
kostnaden. Denna kostnad avser nationella prov som beställs via Skolverket och den leverantör som Skolverket har upphandlat, i det här fallet måste Sollentuna kommun följa Skolverkets avtal.
Avseende ramavtalet för takunderhållsentreprenad har den leverantör som är rangordnad som nummer två använts motsvarande 93 % av de totala
kostnaderna. Förklaringen till detta är, enligt trafik- och fastighetskontoret, att den leverantören som är rangordnad som nummer 1 tackat nej i
motsvarande omfattning.
