Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2017-03-06
Inga-Lill Fritsch Sidan 1 av 2
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2017/0155 KS-1 Diariekod: 150
Kommunstyrelsen
Förstudie avseende införande av elektronisk handel
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande:
1. Kommunledningskontoret får i uppdrag att genomföra en förstudie avseende elektronisk handel, sk e-handel.
2. Förstudien finansieras inom kommunledningskontorets budget för 2017.
En avrapportering gällande finansieringen görs i samband med delårsrapporten 2017.
Sammanfattning
I början av 2015 genomfördes en förstudie gällande översyn av kommunens inköpsrutiner.
Kommunstyrelsen beslutade i april 2015 att ge kommunledningskontoret i uppdrag att:
• Utveckla inköpsorganisationen genom införande av tydliggjorda ansvar
• En kommunövergripande inköps- och upphandlingschef med ansvar för inköp och upphandling
• Etablera inköpssamordnare och behöriga beställare hos förvaltningarna.
För att ytterligare nå effektiviseringsvinster behöver kommunen utreda förutsättningar för att införa elektronisk handel.
Bakgrund
I början av 2015 genomfördes en förstudie gällande översyn av kommunens inköpsrutiner. Studien gjordes av konsultförtaget Ernest & Young, där kommunen rekommenderades att utveckla sitt sätt att arbeta med inköps- och upphandlingsfrågor för att åtgärda brister och möjliggöra realisering av besparingspotential samt samordnings- och effektiviseringsvinster.
Kommunledningskontorets beredning
Kommunstyrelsen beslutade i april 2015 att ge kommunledningskontoret i uppdrag att:
• Utveckla inköpsorganisationen genom införande av tydliggjorda ansvar
• En kommunövergripande inköps- och upphandlingschef med ansvar för inköp och upphandling
• Etablera inköpssamordnare och behöriga beställare hos förvaltningarna.
Godkänt dokument, 2017-03-13, Katarina Kämpe
Tjänsteutlåtande
2017-03-06
Dnr 2017/0155 KS-1 Sidan 2 av 2
I uppdraget ingick även att se över policydokument för upphandling och inköp, arbeta med avtalstrohet och strategiska inköpsområden samt minska antalet leverantörer. formulera och besluta om gemensamma mål, utreda möjligheten att utveckla redan befintliga system för avtalshantering och avtalsuppföljning samt beställningsportal.
Kommunen rekommenderades i utredningen att utreda möjligheter för utveckling av befintliga system för avtalshantering och avtalsuppföljning samt beställningsportal. Under 2016 har ekonomiavdelningen arbetat med utbildning av inköpssamordnare och inköpsbeställare samt arbetet med system för avtalshantering och avtalsuppföljning. Då aktuella uppdrag nu är genomförda och pågår bedömer kommunledningskontoret att förutsättningar föreligger för att gå vidare och utreda nya effektiviseringsåtgärder.
För att ytterligare nå effektiviseringsvinster behöver kommunen utreda förutsättningar för att införa elektronisk handel. De vinster som kan uppnås är främst att få effektivare och säkrare processer för inköp och
fakturahantering, bättre avtalstrohet och bättre uppföljningsmöjligheter.
Detta leder till effektiviseringsvinster för förvaltningarna.
För att genomföra förstudien och implementering av elektronisk handel i Sollentuna kommun, föreslås att ekonomiavdelningen förstärks med en projektledare/controller.
Finansiering av förstudien sker inom kommunledningskontorets budget för 2017. En avrapportering gällande finansieringen görs i samband med delårsrapporten 2017. För 2018 behöver budgeten förstärkas med 700 000 kronor, vilket finns med i kommunledningskontorets budgetunderlag inför budget 2018-2020.
Katarina Kämpe Inga-Lill Fritsch Lill Sandberg
Kommundirektör T.f ekonomichef Inköpschef
Godkänt dokument, 2017-03-13, Katarina Kämpe
