Tjänsteutlåtande Kultur - och
fritidskontoret
2018 - 02 - 05
Helene Burmeister Sidan 1 av 3
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08 - 579 210 00 08 - 35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2018/0020 KFN - 1 Diariekod: 533
Kultur - och fritidsnämnden
Återrapportering avseende granskning av intern kontroll av kommunens konst
Förslag till beslut
Kultur - och fritidskontoret föreslår att kultur - och fritidsnämnden beslutar följande:
1. Kultur - och fritidsnämnden godkänner yttrande angående Granskning av intern kontroll avseende kommunens konst samt handlingsplan, enligt tjänsteutlåtande 2018 - 02 - 08 .
2. Kultur - och fritidsnämnden lä mnar tjänsteutlåtande 2018 - 02 - 08 till revisorerna som kultur - och fritidsnämndens yttrande i ärendet.
Ärendet
Revisionsbyrån PWC genomförde under våren 2017 en granskning av intern kontroll avseende kommunens konst. Granskningen gjordes på initiativ av kommunens revisorer. Revisionsfrågan som skulle besvaras i granskningen var: Är den interna kontrollen av konsthanteringen/konstsamlingen tillräcklig ? Bedömningen som revisionen kom fram till var att den interna granskningen int e var fullt tillräcklig. Som exempel pekar rapporten på att:
Konstdatabasen inte var ändamålsenlig, fullständig inventering har inte genomförts sedan 2009 samt att vid genomförd stickprovskontroll kunde inte nio av 55 konstverk hittas. Ett antal felregistreringar i databasen konstaterades också.
Vidare konstaterades frånvaron av konstpolicy och riktlinjer för arbetet med konst i kommunen.
Kultur - och fritidskontorets beredning
Ett antal åtgärder har genomförts för att åtgärda revisorernas synpunkter. En ny konstdata bas har införskaffats. RegitArt är en modern och smidig databas a npassad för kommuner och museer. Med databasens hjälp kan
inventeringar göras på smidigt sätt.
En fullständig konstinventering är planerad under 2018. Konstinventeringen ska också försöka ka rtlägga vart de förlorade verken tagit vägen som
uppmärkasammades vid sticksprovskontrollen .
Tjänsteutlåtande
2018-02-05
Dnr 2018/0020 KFN-1 Sidan 2 av 3
Kultur- och fritidskontoret konstaterar att det finns ett utkast till en policy där ett flertal rutiner, som följs i nuläget, är dokumenterade. Ett arbete med att ta fram en konstpolicy kan lämpligen genomföras som ett led i
framtagandet av strategiskt program för kultur där konst utgör en del.
Kommunen har inga dokumenterade riktlinjer avseende hur konst hanteras vid fastighetsförsäljningar/lokalöverlåtelser. Det uppgavs däremot att den lösa konsten anses ingå i de inventarier som kommunen äger och tar med sig vid en eventuell överlåtelse, medan eventuell fast konst anses höra till fastigheten. Om en fastighet innehåller fast konst är rutinen att kommunen hör av sig och meddelar att de inte längre ansvarar för konsten, samt att konstregistret uppdateras med att verken är sålda. Ansvaret för den fasta konsten är otydligt och bör ses över och förtydligas.
Avseende utrangering är rutinen att det sker i de fall ett konst- eller
värdeföremål är skadat på ett sätt som utesluter möjlighet för reparation eller återställning. Gällande försäljning av konst är principen nej, men om ett verk inte är i enlighet med kommunens policy skulle det i teorin kunna säljas. Ett fåtal verk i samlingen betingar några högre kommersiella värden.
Samtliga resterande tre påpekanden blir en del i det strategiska program för kultur, idrott och ungdomsverksamhet som kultur- och fritidsnämnden håller på att arbeta fram. Det ska fattas beslut om det strategiska programmet under våren 2018. Programmet ska mynna ut i en rad handlingsplaner inom de olika verksamhetsområdena, där kommunens konst kommer att vara ett av dem.
Kultur- och fritidskontorets förslag
Kultur- och fritidskontoret föreslår att kultur- och fritidsnämnden beslutar att godkänna återrapporteringen angående Granskning av intern kontroll avseende kommunens konst samt föreslagen åtgärdsplan.
Kultur och fritidskontoret föreslår vidare att kultur- och fritidsnämnden godkänner kultur- och fritidskontorets tjänsteutlåtande 2018-02-08 som yttrande till kommunstyrelsen i ärendet.
Tjänsteutlåtande
2018-02-05
Dnr 2018/0020 KFN-1 Sidan 3 av 3
Bilaga 1. Granskningsrapport ”Granskning av intern kontroll avseende kommunens konst”
Niklas Roos af Hjelmsäter Helene Burmeister
Förvaltningschef Kultur- och ungdomschef
