Dokumenthanteringsplan för lärande- och arbetsnämnden. Antagen i lärande- och arbetsnämnden 2018-xx-xx, xx

(1)

Antagen i lärande- och arbetsnämnden 2018-xx-xx, § xx

(2)

Handling...4

Allmän handling...4

Registrering...4

Sekretess...5

3. Arkivhantering – några begrepp ...5

Akt ...5

Aktomslag...5

Aktrensning ...5

Arkiv ...6

Arkivansvarig ...6

Arkivbeskrivning ...6

Arkivbildare...6

Arkivförteckning ...6

Arkivredogörare...6

Arkivsamordnare ...6

Arkivserie ...6

Bevaras ...6

Gallring och gallringsfrister ...7

Papperskvalitet ...7

Volym (arkivvolym) ...7

Ärende- och dokumenthanteringssystem ...7

4. Kommunarkivets riktlinjer för arkivhantering i Forshaga kommun ...8

Material och framställningsmetod ...8

Förvaring ...8

Elektroniskt lagrad information ...8

Kommunarkivets övertagande av arkivhandlingar ...8

Leverans till kommunarkivet...8

Återlämning ...9

5. Lagar och bestämmelser ...9

6. Förkortningar ...10

7. Dokumentförteckning med uppgifter om gallringsfrist...11

Dokumenthanteringsplan ...12

Förvaltningen ...12

Allmän administrativ verksamhet ...12

(3)

Rådgivningsverksamhet ...29

Arbetsmarknadsenheten ...30

Arbetsmarknadsåtgärder/Arbetslivsinriktad rehabilitering...30

Vuxenutbildning...33

Administrativ verksamhet ...33

Pedagogisk personal ...39

Interkommunal ersättning ...40

Studiestöd ...40

Studerande ...40

Undervisning ...41

Elever och elevregistrering ...42

Studie- och yrkesvägledning...43

Bilagor...44

Bilaga – Socialtjänstens personakter ...44

Bilaga – Nyanlända och integration LIF-akter...50

Bilaga – Nyanlända och integration LMA-akter ...51

(4)

Dokumenthanteringsplanen är ett

–hjälpmedel för förvaltningen (bl a för återsökning av handlingar) –hjälpmedel för förvaltningen vid gallring/rensning

–styrmedel för förvaltningen och kommunarkivet

–kontroll och hjälpmedel för kommunarkivet (vid leverans och arkivering) Planen ska uppdateras varje år.

2. Handlingsoffentlighet

Tryckfrihetsförordningen (TF) ger, enligt offentlighetsprincipen, medborgarna rätt till att ta del av kommunens handlingar.

Handling

Handlingen kan vara ett vanligt pappersdokument, men lika gärna en framställning som man kan läsa, avlyssna eller uppfatta på annat sätt med ett tekniskt hjälpmedel. Förutom papper kan en handling vara en ritning, ett fotografi, en videofilm, ett ljudband, digitala filer i datorn, diskett, CD eller ett e-postmeddelande eller röstbrevlådemeddelande. Lagringsmediet har alltså ingen betydelse utan det är innehållet som är det viktiga.

Allmän handling

Detsamma som i 2 kap tryckfrihetsförordningen, det vill säga handling som är inkommen till eller upprättad hos myndighet och förvaras hos myndighet.

Det regelverk som styr myndigheternas dokumenthantering gäller allmänna handlingar och reglerna är teknikneutrala, det gör till exempel ingen skillnad om ett brev kommer in som traditionell papperspost, fax eller e-post.

Registrering

Allmänna handlingar ska enligt lag registreras eller hållas ordnade så att det utan svårighet går att fastställa när de inkommit eller upprättats.

Registreringen ska ske utan dröjsmål i diarium eller annat register. Allmänna offentliga handlingar som är av ringa betydelse för verksamheten, t ex kursinbjudningar och cirkulär undantas från dessa bestämmelser.

Allmänna handlingar som är hemliga ska registreras. Handlingar som tillhör personakter inom socialtjänst och handlingar i hälso- och sjukvårdens patientjournaler behöver inte registreras.

(5)

Sekretessen ska bedömas vid varje enskilt fall.

Exempel på handlingar där sekretessbelagda uppgifter kan förekomma är upphandlingar, omplacerings- och anpassningsärenden, rehabiliteringsärenden, elevsociala och elevmedicinska verksamheter m.fl.

3. Arkivhantering – några begrepp

Akt

En akt är ett begrepp som används för att benämna den samlade dokumentationen i ärende, projekt, för ett visst objekt eller en person. I ett ärende, där akten ska bevaras, ska akten innehålla alla handlingar som har betydelse för ärendets utgång. En projektakt ska innehålla de handlingar som behövs för uppföljning, erfarenhetsåtervinning och eventuell revision. Ofta används ordet ”ärendeakt”. Vissa typer av ärenden har sina specifika akter, t ex personalakter, elevhälsovårdsakter.

Aktomslag

Ett aktomslag är ett pappersomslag som man lägger runt innehållet i en akt för att hålla samman materialet.

Aktrensning

Aktrensning innebär att handlingar som endast är av ringa betydelse och som inte behövs för förståelsen av ett ärende eller projekt tas bort.

Handlingar som tillför ärendet sakuppgifter får inte rensas ut. (Begreppet ”rensning” kan endast användas om handlingar som inte är allmänna. Om det finns allmänna handlingar som inte längre har någon betydelse i en akt, så behövs ett gallringsbeslut som gäller denna handlingstyp.) I samband med aktrensning ska även gem, gummisnoddar, plastfickor, tape mm tas bort. Plast, gummi och metall orsakar skador på sikt.

Aktrensning bör göras direkt när ett ärende eller ett projekt avslutats. Handläggaren är den som bäst kan avgöra vad som är viktigt för förståelsen av ett ärende. Därför är det enklast, och ger också bäst resultat, om handläggaren själv utför aktrensningen.

(6)

Arkivansvarig

Används som begrepp för den som formellt ansvarar för arkivverksamheten vid t ex en förvaltning eller ett bolag.

Arkivbeskrivning

En arkivbeskrivning är en kortfattad beskrivning av ett arkiv, och ska ge en överblick av vilka viktiga handlingsslag arkivet innehåller och hur de är relaterade till arkivbildarens verksamhet. En arkivbeskrivning bör innehålla uppgifter om arkivbildarens organisation och

arbetsuppgifter, viktigaste ärende- och handlingstyper, gallringsbeslut som tillämpas, sekretess för viss information mm. Arkivbeskrivningen är framför allt ett hjälpmedel för allmänheten och för forskare.

Arkivbildare

En arkivbildare är den myndighet, förening, person eller det företag i vars verksamhet ett arkiv växer fram.

Arkivförteckning

En arkivförteckning är en detaljerad, oftast systematiskt uppställd, förteckning över vad som är arkiverat för en viss arkivbildare.

Arkivredogörare

Används som begrepp för en person hos en arkivbildare med uppgift att utföra vissa moment inom arkivverksamheten.

Arkivsamordnare

Används som begrepp för en person som samordnar arkivverksamheten inom t ex en förvaltning eller ett bolag. Kan också kallas arkivhandläggare.

Arkivserie

Benämning på samlade arkiverade handlingar av samma typ.

Bevaras

Begreppet bevaras används som en gallringsfrist i dokumenthanteringsplaner, och betyder att handlingstypen aldrig ska gallras utan bevaras för all framtid för forskning eller kulturell verksamhet.

(7)

Papperskvalitet

Det finns olika typer av papper som man kan använda vid utskrift eller kopiering.

Ur arkivsynpunkt är det viktigaste med papperet att det kan motstå ålder och slitage. Till de allra flesta utskrifter är det fullt tillräckligt om man använder så kallat åldringsbeständigt papper. Protokoll skrivs ut på Svenskt arkiv 80 papper.

Volym (arkivvolym)

Ett antal samlade handlingar som förvaras i arkivkartong eller är inbundna till ”böcker”. Det är arkivkartongen eller den inbundna ”boken”

som utgör ”arkivvolymen”. Inte detsamma som flyttkartong Ärende- och dokumenthanteringssystem

Lista över de verksamhetsspecifika IT-system som används inom lärande- och arbetsnämnden:

AMEA: Praktiksamordning

Fri4 Idavall Data AB: Bokning av bilar och resurser Lifecare Education: Elevregister

Novaschem: Schemaläggning - skola Sitevision: Hemsida och intranät Stratsys: Mål- och ledningssystem

SUS Uppföljningssystem: Uppföljning mot Försäkringskassan Timecare: Schemaläggning – personal vård och omsorg

(8)

YH-antagning: Antagning på YH

Office-paketet med Word, Excel och PowerPoint:

4. Kommunarkivets riktlinjer för arkivhantering i Forshaga kommun

Material och framställningsmetod

De pappershandlingar som bevaras framställs på åldringsbeständigt papper. Protokoll ska upprättas på svenskt Arkiv 80 papper. Pennor som används ska vara arkivbeständiga (märkta med svenskt arkiv SP-SBF nummer). Skrivare och kopiatorer ska vara godkända av SP (Sveriges Provnings- och forskningsinstitut).

Förvaring

Arkivhandlingarna ska förvaras så att de skyddas. Det innebär att de måste förvaras i lämpliga lokaler eller förvaringsskåp. Handlingarna ska skyddas mot brand-, vatten-, och andra miljörelaterade skador samt stöld och manipulering. Sekretesshandlingar skall förvaras inlåsta så att inte obehöriga kan få tillgång till dem.

Elektroniskt lagrad information

Forshaga kommun har för närvarande inga tekniska lösningar eller riktlinjer för långtidsarkivering av elektroniskt lagrad information. Under tiden är det viktigt att säkerhetsrutiner iakttas och att inte information ändras eller raderas utan att nödvändiga beslut finns.

Kommunarkivets övertagande av arkivhandlingar

När en verksamhet upphör och inte tas över av någon annan organisation inom kommunen ska arkivhandlingarna överlämnas till

kommunarkivet för fortsatt vård och bevarande. Därutöver kan aktiva förvaltningar och bolag även överlämna arkivhandlingar när de inte längre behövs i den aktuella verksamheten. I båda fallen är utgångspunkten att arkivhandlingarna ska vara förtecknade, rensade och gallrade innan överföringen.

Leverans till kommunarkivet

Efter att en överenskommelse om överföring av arkivhandlingar träffats ska handlingarna göras i ordning för leverans. Aktrensning ska göras innan ärendeakter eller andra akter levereras till kommunarkivet. Handlingarna ska placeras ordentligt fyllda arkivkartonger. Handlingar från flera år kan läggas i samma kartong. Fyll dock inte kartongen med för många handlingar, låt det bli lite luft i den. Eventuella register som behövs för att söka fram handlingar ska göras tillgängliga för kommunarkivet i samband med leveransen.

Handlingarna ska hållas ihop genom att lägga dem i aktomslag.

(9)

På arkivkartongens rygg ska följande information finnas (skrivs med blyerts):

- Nämnd (med verksamhetsår)

- Förvaltning (när det finns flera under samma nämnd) - Innehåll (typ av akter eller handlingar)

- Första och sista år för handlingarna i kartongen

Ett leveranskvitto ska följa med leveransen. Det fungerar som kontroll- och hjälpmedel vid övertagandet.

Återlämning

Vissa inkomna handlingar kan begäras åter till avsändaren. När handlingarna inkommer till någon av kommunens verksamheter blir de del av kommunens handlingar och för att återlämna allmänna handlingar krävs beslut i fullmäktige enligt 15 § arkivlagen (1990:782).

5. Lagar och bestämmelser

En ordnad dokumenthantering är en förutsättning för den offentliga verksamheten. För myndigheter gäller speciell lagstiftning på området.

Lagarna gäller myndighetens allmänna handlingar. Även i verksamheter där inte dokumenthanteringen specifikt styrs av lag förvaras viktiga handlingar på ett strukturerat sätt för viss tid, och vissa utvalda handlingar bevaras för all framtid. Bestämmelser om allmänna handlingar finns bl a i Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), Arkivlagen (1990:782) och Personuppgiftslagen (1988:204).

Personuppgiftslagen ersätts den 25 maj 2018 med Dataskyddsförordningen.

Specifika lagar är bl a Kommunallag (2017:725), Socialtjänstlagen (2001:453), Socialtjänstförordningen (2001:937), Ärvdabalken (1958:637), Föräldrabalken (1949:381), Lag (1992:1068) om introduktionsersättning för flyktingar och vissa andra utlänningar, Skollagen (2010:800), Förordning (2011:1108) om vuxenutbildning samt Förordning (2009:130) om yrkeshögskolan.

Arkivlagen stadgar bl a att varje myndighet (varje nämnd eller styrelse i en kommun) ska svara för ”vården” av sitt arkiv. Att vårda arkivet innebär att:

- organisera arkivet så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas

- beskriva arkivet genom en övergripande arkivbeskrivning och en mer detaljerad arkivförteckning - att skydda arkivet mot brand och obehörig åtkomst m m

(10)

ska också ta hänsyn till den fortsatta arkivhanteringen vid registrering av handlingar.

Arkivhanteringen i Forshaga kommun regleras dessutom av fullmäktige beslutade riktlinjer för hantering av arkiv i Forshaga kommun.

Tänk på att lagar förändras. För att ta del av gällande lagar se www.notisum.se

6. Förkortningar

AMEA Programvara för arbetsmarknadsenheter APL Arbetsplatsförlagt lärande

GDPR Dataskyddsförordningen

IFO Individ- och familjeomsorg

LIA Lärande i arbete

LIF Lagen om introduktionsersättning för flyktingar och vissa andra utlänningar

LMA Lagen om mottagande av asylsökande m.fl.

LVM Lagen om vård av missbrukare i vissa fall LVU Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga MIA Myndigheten för internationella adoptionsfrågor OSL Offentlighets- och sekretesslagen

PuL Personuppgiftslagen

SCB Statistiska centralbyrån

SFI Svenska för invandrare

SoL Socialtjänstlagen

SYV Studie- och yrkesvägledning VFU Verksamhetsförlagd utbildning W3D3 Diarie- och ärendehanteringssystem

YH Yrkeshögskolan

(11)

Budgetrådgivning och skuldsanering administreras i Karlstads kommun.

Anvisningarna gäller för handlingar i original om inget annat anges.

Handlingarna är uppställda i alfabetisk ordning utifrån användningsområde.

(12)

Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings- eller arkivbeständigt papper (svenskt arkiv 80 gram) och arkiveras på angivet sätt. Handlingar som enligt planen ska gallras behöver inte skrivas ut på papper, om de i digital form kan fullt ut administreras enligt det offentligrättsliga regelverkets krav samt hållas såväl fysiskt som logiskt tillgängliga under gallringsfristen.

Vid inaktualitet= När handlingen inte längre har någon betydelse för verksamheten

Serie Handlingstyp/slag Format Arkivläggning Placering Leverans kommun-

arkiv

Gallras/

bevaras Kommentar

Personakter, social

SoL-akter/utredningar

LVM-akter LVU-akter

Papper

Papper Papper

Akt

Akt Akt

Närarkiv

Närarkiv Närarkiv

Bevaras

Bevaras Bevaras

5, 15, 25 samt faderskap, adoption, hem för vård eller boende bevaras.

Bilaga socialtjänstens personakter.

Följer gällande lagstiftning Akten bevaras i minst 5 år efter sista anteckningen. Vidare se bilaga socialtjänstens personakter. OSL 26 kap.

5, 15 0ch 25. Följer gällande lagstiftning. OSL 26 kap.

Följer gällande lagstiftning. OSL 26 kap.

Allmän administrativ verksamhet

Affischer Papper Närarkiv Vid inakt. Bevaras i urval om det finns

historiskt intresse

Annonsunderlag Papper Pärm Närarkiv Vid inakt. Bevaras i urval om det finns historiskt intresse

(13)

arkiv

Ansökan fondmedel och stiftelser

- ansökan

- förslag till beviljade fondmedel

- beslut

Papper Papper Papper

Pärm Pärm Pärm

Närarkiv Närarkiv Närarkiv

2 år Bevaras

Bevaras Besluten bevaras i anslutning till protokollsbeslut

Avtal av strategisk betydelse, t.ex.

samarbetsavtal

Papper Pärm Närarkiv Vid

inakt. Bevaras Behörighetsregistrering

för förvaltningssystem

Datafil Mapp Server Vid inakt.

Delegeringsbeslut Papper Pärm Tjänsterum Bevaras

Delegeringsordning Papper Pärm Tjänsterum Bevaras

Diarieförda handlingar Papper Diariet Närarkiv Bevaras Dokumenthanterings-

plan Papper Diariet Närarkiv Bevaras Revideras årligen

Enkäter - egna

- andras Papper

Papper Pärm

Pärm Tjänsterum

Tjänsterum Bevaras

Vid inakt.

(14)

arkiv

Gallras/

Enkäter,

sammanställning av resultat

Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.

Bevaras

Enkätsvar Papper Pärm Tjänsterum Se anm. Förutsatt att sammanställning

gjorts Fotografier från

verksamheten Vid inakt. Bevaras i urval om det finns

historiskt intresse Föredragningslistor

- andras

- egna Papper

Papper Pärm

Pärm Tjänsterum

Tjänsterum Vid inakt.

Vid inakt. Under förutsättning att protokoll finns

Föreskrifter och råd - andras

- egna Papper

Papper Pärm

Pärm Tjänsterum Tjänsterum Vid

inakt.

Vid inakt.

Bevaras Förfrågningar och svar,

allmänna

Papper Pärm Tjänsterum 6 mån Under förutsättning att det är av ringa betydelse för verksamheten Information för

kännedom från myndigheter

(15)

arkiv

Informationsmaterial - egenproducerad till externa målgrupper - inkommet för kännedom - internt

Pärm Pärm Pärm

Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum

Bevaras Vid inakt.

10 år Kallelser, inbjudningar

- andras

- egna Papper

Papper Pärm

Pärm Tjänsterum

Vid inakt. Bevaras i urval om det finns historiskt intresse

Korrespondens

- av vikt för verksamheten (inte diarieförd) - av ringa eller tillfällig betydelse

Papper Papper Datafil

Pärm Pärm Mapp

Tjänsterum Tjänsterum Server

Bevaras Vid inakt.

Policy, styrdokument - andras

- egna Papper

Papper Pärm

Pärm Tjänsterum

Bevaras

Pressmeddelanden Papper Pärm Tjänsterum 3 mån Bevaras vid särskilt intresse

(16)

arkiv

Gallras/

Projektdokumentation, interna

- projektuppdrag/

direktiv – syfte - beslut i nämnd - beslut om ändrad inriktning

- aktivitetsplan - projektplan

- ev. tilläggsdirektiv - projektorganisation - projektkontrakt - utredningar av betydelse för projektet - avtal

- slutrapport

Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper

Pärm Pärm Pärm Pärm Pärm Pärm Pärm Pärm Pärm Pärm Pärm

Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum

När slutrapport är klar

Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras

Definition av projekt: ett projekt ska innehålla tydliga mål, vara tidsbegränsat och vara en aktivitet utöver den ordinarie verksamheten När handlingar som ska ingå i projektdokumentationen normalt arkiveras i original på annat sätt läggs en kopia projektakten, t.ex.

avtal

(17)

arkiv

Projektdokumentation, externa

Se innehåll på interna.

Därtill tillkommer i externa

- protokoll från styrgruppen

- tilläggsbeställningar - ekonomisk

slutredovisning

Pärm Pärm Pärm

Tjänsterum Tjänsterum Tjänsterum

När slutrapport och ekonomisk redovisning är

klar Bevaras Bevaras Bevaras Projektdokumentation,

övrigt – t.ex.

anteckningar av tillfällig betydelse, adresslistor m.m.

Remisser - andras - egna

Papper Papper

Pärm Pärm

Tjänsterum Tjänsterum

Vid inakt.

Bevaras

Sparas endast av den remissinstans som ”äger” remissen

Remissvar Papper Pärm Tjänsterum Bevaras Bevaras både av den som ”äger”

remissen och den som svarar Statistik,

egenproducerad Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Förutsatt att sammanställning finns bevarad i annat dokument

Statsbidragsansökningar Papper Pärm Närarkiv 10 år

(18)

arkiv

Gallras/

Synpunkter/klagomål och sammanställning

Papper Diariet Närarkiv 5 år Bevaras Årssammanställning inför nämnd Systemdokumentation Papper Pärm Närarkiv Bevaras Inklusive fortlöpande förändringar Utredningar

- förvaltningens

- övriga Papper

Papper Pärm

Pärm Tjänsterum

Tjänsterum Bevaras

Vid inakt.

OBS! inte klient/person relaterade

PuL-administration Anmälan av behandling

av personuppgifter till Datainspektionen

Papper Pärm Tjänsterum Bevaras

Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet

Anmälan av

personuppgiftsombud till Datainspektionen

Information från

Datainspektionen Datafil/

papper Mapp/

pärm Server/

Personuppgiftsbiträde,

avtal Papper Diariet Närarkiv Bevaras

Personuppgiftsbiträde,

instruktion för Papper Diariet Närarkiv Bevaras

(19)

arkiv

Registerförteckning Datafil Mapp Server Bevaras

Sammanträdeshandlingar från arbetsutskott och nämnd

Adresslistor Papper Pärm Tjänsterum 2 år

Delegeringslistor Papper Pärm Tjänsterum Bevaras

Handlingar tillhörande

sammanträden Papper Pärm Närarkiv 3 år Bevaras

Justeringsanslag Papper

Datafil Pärm

Mapp Närarkiv

Server Bevaras Om tillkännagivandet av justeringen antecknats på protokollet kan anslaget gallras Närvarolistor,

sammanträdes- rapporter, förlorad arbetsinkomst

Papper Pärm Tjänsterum 2 år

Protokoll och bilagor - original

- kopior Papper

Papper Pärm

Ärendeakt Tjänsterum Närarkiv

Se anm. Original bevaras tillsammans med protokoll. Kopior i ärendeakt

(20)

arkiv

Gallras/

Nyanlända och integration Akter enligt LMA Papper Personakt Närarkiv Efter

avslut Bevaras Se bilaga om aktinnehåll Akter enligt LIF Papper Personakt Närarkiv Efter

avslut Bevaras Se bilaga om aktinnehåll Ansökningar om

schablonersättningar Papper Pärm Tjänsterum 10 år Avtal mellan Migrations-

verket och kommunen om mottagande av nyanlända

Papper Pärm Närarkiv 10 år Bevaras

Avtal mellan kommunen och frivillig-

organisationer rörande drift av grupphem

Besiktningsprotokoll Papper Pärm Tjänsterum 2 år Efter det att kontraktet upphört att gälla

Beställningar av

utbildningar Papper Pärm Tjänsterum 2 år Under förutsättning att ingen

utstående fordran finns Diarieförda handlingar Papper Diariet Närarkiv Varje år Bevaras

(21)

arkiv

Dokumentation över 6:e juniceremonin för nya medborgare

Papper Foton

Pärm Närarkiv 10 år Bevaras

Dokumentation över kurser, utbildningar och seminarier i egen regi

Hyreskontrakt, uthyrning och

förhyrning av bostäder

Papper Pärm Tjänsterum 2 år Efter kontraktstidens utgång, under förutsättning att hyresskuld inte kvarstår

Inkvarteringsstatistik Papper Pärm Tjänsterum 10 år Bevaras Inventarieförteckning

för uthyrda bostäder Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.

Protokoll från möten med frivilligorganisa- tioner m.fl. som deltar i mottagandet av

nyanlända

Register över boendet i

genomgångsbostäder Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Revideras fortlöpande Register över nyanlända Papper Pärm Närarkiv 5 år Bevaras

(22)

arkiv

Gallras/

Statsbidragsansökningar Papper Pärm Tjänsterum 10 år Underlag till

statsbidragsansökningar

Uppsägningar av bostadskontrakt

Utbetalningslistor över

statsbidrag Papper Pärm Tjänsterum 10 år

Utvärdering av verksamhet för nyanlända

Varningsbrev och uppsägningar med mottagningsbevis

Papper Pärm Tjänsterum 2 år Efter ärendet avslutats

Årlig statistik över kommuninvånare med utländsk härkomst

Papper Pärm/

arkivbox Närarkiv 5 år Bevaras

(23)

arkiv

Allmänna ärenden Ansökan om att bli hem

för tillfällig

placering/jourhem, utredningar om hem för tillfällig

placering/jourhem

Papper Pärm Tjänsterum 5 år Efter inaktualitet

Familjehem, kontaktperson - avtal

- utbetalning, extra Papper

Papper Pärm

Pärm Närarkiv

Tjänsterum Bevaras

2 år Förteckning över barn i

respektive hem för tillfällig

placering/jourhem

Papper Pärm Närarkiv Bevaras

Förteckning över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem

Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. När ny förteckning upprättats

Förteckning över hem för tillfällig

placering/jourhem

Papper Pärm Närarkiv Bevaras Kan ingå i verksamhets- /årsberättelse

(24)

arkiv

Gallras/

Förteckning över kontaktpersoner/

-familjer

Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. När ny förteckning upprättats

Handlingar rörande

enskilda feriebarn Papper Pärm Tjänsterum 2 år

Hyreskontrakt,

besiktningsprotokoll etc för bostäder som

tillhandahålls av socialtjänsten

Papper Pärm Närarkiv 2 år Efter det att kontraktet upphört att gälla under förutsättning att hyresskuld inte kvarstår

Lex Sarah Papper Pärm Närarkiv Bevaras OSL 26 kap.

Meddelande om placering inom

kommunen av barn från annan kommun

Papper Pärm Tjänsterum När

placering upphör

Om man inte får kännedom om när en placering upphör kan

meddelandet gallras 5 år efter sista notering

Protokoll och minnesanteckningar från samarbetsgrupper mellan socialtjänst, skola, polis eller dylikt

(25)

arkiv

Rapporter och

anmälningar som inte tillhör ett ärende och inte ger upphov till ärende, inklusive register

Papper Pärm Tjänsterum 2 år T.ex. polisrapporter, meddelanden om avhysning. Observera att dessa handlingar måste registreras enligt offentlighets- och sekretesslagens regler.

Boutredningar och dödsboanmälan m.m.

(om personen varit aktuell, kan handlingarna läggas i personens akt)

Ekonomisk redovisning Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats

Fullmakter Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats

Handlingar som visar hur utredningar genomförs

Papper Pärm Närarkiv Bevaras Gäller även om kommunen anlitar extern utredare

Internt återkrav av

ekonomiskt bistånd Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats Journalanteckningar Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats Kopior på beslut om

ekonomiskt bistånd Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats Kopior på fakturor Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats

(26)

arkiv

Gallras/

Korrespondens Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats Mottagnings-/

utlämningskvitto på ev.

omhändertagna kontanter, bankmedel och värdesaker

Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats

Protokoll över

hembesök Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats

Släktutredningar Papper Personakt Närarkiv 5 år Efter ärendet avslutats

Statistik Papper Pärm Tjänsterum Bevaras

(27)

arkiv

Familjerätt (faderskap och adoptioner) Underrättelse från

Skattemyndigheten om nyfött barn, som inte tillhör faderskapsärende

Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Underrättelser i faderskapsärenden bevaras, se avsnitt Personakter

(28)

arkiv

Gallras/

Hem för vård eller boende Anmälningar om in- och

utskrivningar Papper Pärm Tjänsterum 2 år

Ansökningar om plats

som inte bifallits Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.

Förteckning över

inskrivna Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.

Journaler Papper Personakt Närarkiv 5 år efter

sista anteckning

Undantag: journaler över placerade underåriga bör bevaras, liksom personer födda 5, 15 och 25

Tjänstgöringsschema Papper Pärm Tjänsterum 2 år

Utvärderingar och uppföljningar av verksamheten

Årsberättelser,

verksamhetsberättelser Papper Diariet Närarkiv Bevaras Ingår i bokslut

(29)

arkiv

Rådgivningsverksamhet Minnesanteckningar

kring klienter Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.

Statistik som visar hur mycket de olika typerna av rådgivning har

utnyttjats

Årsberättelser,

verksamhetsberättelser Papper Diariet Närarkiv Bevaras Ingår i bokslut

(30)

arkiv

Gallras/

Arbetsmarknadsåtgärder/Arbetslivsinriktad rehabilitering Anställningslistor,

praktik Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd

Ansvarsförsäkring,

deltagare Papper Personakt Närarkiv Bevaras

Ansökningar,

feriepraktik Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd

Anvisning, remiss från arbetsförmedling, socialtjänst m.m.

Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd

Arbetsförmåge-

bedömning, deltagare Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd Arbetsintyg, skriftliga

omdömen Papper Personakt Närarkiv Bevaras Skickas till personalkontoret för arkivläggning

Arbetsskadeanmälan Papper Personakt Närarkiv Bevaras Skickas till personalkontoret för arkivläggning

Beslut från arbetsför-

medling, socialtjänst Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd Deltagarlistor,

deltagare Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd

Diagnosutredningar Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd

(31)

arkiv

Förstadagsintyg Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd

Handlingsplan Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd

Läkarintyg, deltagare Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd Placeringsmeddelande,

deltagare Papper Personakt Närarkiv Vid inakt. Lämnas till berört företag efter avslutad åtgärd

Praktikavtal, deltagare Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd

Projekthandlingar Papper Pärm Tjänsterum Bevaras

Slutrapport Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd

Statsbidrag för olika åtgärdsformer,

underlag, ansökningar, utbetalning,

avstängning etc.

Papper Pärm Tjänsterum 10 år Gäller räkenskapsmaterial, granskningsmaterial kan gallras efter 2 år

(32)

arkiv

Gallras/

Tidrapporter, deltagare Papper Personakt Närarkiv Vid inakt.

Uppföljning Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd

Utredningar, kartläggning

Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd Verksamhetsplaner och

verksamhetsberättelser Papper Diariet Närarkiv Bevaras Ingår i budget och bokslut Verksamhets-

uppföljningar Papper Pärm Tjänsterum Bevaras

Årsstatistik som redovisar åtgärder, antal deltagare etc.

Ärendeblad/journalblad Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd Överenskommelse med

deltagare Papper Personakt Närarkiv 2 år Efter avslutad åtgärd

(33)

arkiv

Administrativ verksamhet

Anhörigregister Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.

Anmälningar polis Papper Diariet Närarkiv Bevaras

Anmälningar till

socialtjänsten Papper Diariet Närarkiv Bevaras

Antagningsbeslut -

kopia Datafil Mapp Server Vid inakt.

Arbetstidsschema Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.

Avtal Papper Diariet Närarkiv Bevaras

Beslut om anpassad

skolgång Papper Diariet Närarkiv Bevaras Kopia i elevakt

Beslut om mottagande i

vuxensärundervisning Papper Diariet Närarkiv Bevaras Tjänsten köps Beställning från elever

om utdrag ur

betygskatalog/studie- intyg/diplom/slutbetyg

Datafil Mapp Server Vid inakt. När det efterfrågade dokumentet har skickats till eleven

Betygskatalog Papper Pärm Närarkiv Bevaras Betygskatalog samt samman-

(34)

arkiv

Gallras/

Betygskomplement,

prövning Papper Pärm Närarkiv Bevaras

Betygssamman-

ställningar Datafil Mapp Server 2 år

Brev till föräldrar Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.

Diarieförda handlingar Papper Diariet Närarkiv Bevaras Disciplinära åtgärder,

handlingar rörande Papper Pärm Tjänsterum Bevaras

Egenproducerat

material Närarkiv Bevaras 1 arkivex

Elevantal – statistik - egen

- SCB Papper

Datafil Pärm

Mapp Tjänsterum

Server Bevaras

2 år Förteckning/register

över ungdomar under 18 år som deltagit i

kommunens

uppföljningsprogram

Papper Pärm Tjänsterum Bevaras Ett fullständigt exemplar per läsår

Grupplistor Datafil Mapp Server Vid inakt.

Gruppscheman Papper Pärm Tjänsterum Bevaras

(35)

arkiv

Handlingar rörande samtycke enligt PuL/GDPR

Papper Pärm Närarkiv Vid inakt.

Handlingsplan

krisberedskap Papper Pärm Närarkiv Bevaras

Handlingsplan för

kränkande behandling Papper Pärm Närarkiv bevaras

Individuella

handlingsplaner Papper Elevakt Närarkiv Vid inakt. Sekretess. Under förutsättning att en sammanfattning gjorts i

pedagogisk journal (eller motsvarande) som bevaras Information Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Uppdateras varje halvår.

Annonsunderlag, hemsida, litteraturlista, kurskallelse, kurskatalog, schema, studerandeinformation.

Inventarieförteckningar,

kopior Datafil Mapp Server 10 år Original skickas till

ekonomikontoret.

Kalendarium Datafil Mapp Server Vid inakt. Efter kursens slut

Klass-/studerandelistor Papper Pärm Närarkiv Bevaras

(36)

arkiv

Gallras/

Kopior av utfärdat slutbetyg och avgångsbetyg

Korrespondens - av ringa eller rutin- mässig karaktär - av vikt för verksamheten

Papper/

Datafil Papper

Pärm/

Mapp Pärm

Tjänsterum/

Server

Tjänsterum 5 år

Vid inakt.

Bevaras

Gäller all korrespondens oavsett medium.

Kursmaterial – personal Papper Pärm Tjänsterum Se anm. Tillhör kursdeltagaren

Kursplaner Papper Pärm Tjänsterum Bevaras

Kvalitetsredovisning Papper Diariet Närarkiv 5 år Bevaras Ingår i bokslut Kvalitetssäkring,

underlag Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Gallras när redovisning är gjort Ledighetsansökan – elev Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Efter avslutade studier

Lista

särskoleplaceringar

Datafil Mapp Server Se anm. Efter avslutade studier

(37)

arkiv

Lärarstatistik - egen

- SCB Papper

Datafil Pärm

Mapp Tjänsterum

Server Bevaras

Vid inakt.

Medarbetarsamtal,

anteckningar Papper Personal-

akt Närarkiv 2 år Sekretess

Måldokument Papper Pärm Närarkiv Vid inakt. Revideras årligen

Nyheter i lärplattform Datafil Mapp Server Vid inakt.

Närvarolistor eller

motsvarande Datafil Mapp Server Vid inakt. Vid kursens slut

Policys - kopia Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. När ny gäller Protokoll

- original

- kopia för kännedom Papper

Papper Pärm

Pärm Närarkiv

Tjänsterum 5 år Bevaras 2 år Redovisning till

Skolverket Papper Diariet Närarkiv Bevaras

Rutiner för

samordningsmöten Papper Pärm Tjänsterum Bevaras

Sammanställningar

nationella prov Papper Pärm Närarkiv Bevaras

Svar på nationella prov

- svenska, sfi Papper Pärm Närarkiv Bevaras

(38)

arkiv

Gallras/

Scheman – elev,

personal, sal, mat m.m.

Tillbudsrapporter - elev

- personal Papper

Papper Diariet

Diariet Närarkiv

Närarkiv Bevaras

Bevaras

Tjänstefördelning Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.

Verksamhetsberättelse Papper Diariet Närarkiv Bevaras Ingår i bokslut

VFU-planering Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.

VFU sammanställning Papper Pärm Tjänsterum Bevaras

Åtgärdsprogram Papper Elevakt Närarkiv Bevaras Sekretess

(39)

arkiv

Pedagogisk personal Dokumentation

Lärarsamtal/elevsamtal Datafil Mapp Server Efter avslutade studier Dokumentation från

studieresor

Papper Pärm Tjänsterum 10 år Bevaras

Lektionsunderlag Datafil Mapp Server Vid inakt.

Skriftliga bedömningar Datafil Mapp Server Vid inakt.

Tentamensunderlag Datafil Mapp Server Vid inakt.

Underlag teman Datafil Mapp Server Vid inakt.

Valideringsinstrument Datafil Mapp Server Vid inakt.

Önskemål LIA/APL Datafil Mapp Server Vid inakt.

(40)

arkiv

Gallras/

Interkommunal ersättning Avtal rörande

interkommunal ersättning

Papper Diariet Närarkiv Bevaras

Studiestöd Ansökan och beslut om

inackorderingstillägg Papper Pärm Tjänsterum 2 år Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett Studerande

Planeringssamtal i svenska för invandrare (sfi), ev. dokumentation

Datafil Mapp Server Se anm. Gallras efter avslutad kurs

Ändring av studieplan Papper Pärm Tjänsterum Se anm. Gallras efter avslutad kurs

(41)

arkiv

Undervisning Anmälan om anpassad

studiegång Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Dock senast när eleven avslutat sin skolgång

Ansökan om att få gå

om kurs Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Dock senast när eleven avslutat sin skolgång

Egenproducerade

läromedel Bevaras I den mån kompendier, foton eller

filmer produceras på skolan och används i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras

Elevers svar på skriftliga

prov Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt.

Förteckning över elevers placeringar under arbetsplatsförlagt lärande (APL)/Lärande i arbete (LIA)

Handlingar ang.

APL/LIA, information om elever,

arbetsplatser m.m.

Papper

Pärm

Tjänsterum

Efter avslutad skolgång

Bevaras

Vid inakt. Under förutsättning att anteckning om elevers APL görs på elevkort samt att förteckningen bevaras

(42)

arkiv

Gallras/

Invandrarundervisning:

Lokala

handlingsprogram och riktlinjer upprättade av kommunen

Studiekort

Papper

Pärm

Tjänsterum

Bevaras

Bevaras Litteraturlista för olika

ämnen Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Under förutsättning att en

originalförteckning över läromedel bevaras centralt

Läromedelsbeställningar Papper Pärm Tjänsterum 2 år Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats Redovisning av

undervisning

Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Underlag för kontroll och olika typer av statsbidragsansökningar med uppgifter om

undervisningstimmar och genomgångna kurser Elever och elevregistrering

Anmälan till särskild prövning eller fyllnads- prövning med bilagda handlingar

Papper Pärm Tjänsterum Se anm. Gallras när ny prövning för eleven inte kan bli aktuell

Aviseringslistor Papper Pärm Tjänsterum Vid inakt. Gallras när anteckning om ändring gjorts i aktuell förteckning

(43)

arkiv

Studie- och yrkesvägledning

Nivåtest Datafil Mapp Server Efter

avslutad kurs

SYV-anteckningar Datafil Mapp Server Efter

avslutad skolgång

(44)

Bevarande av akter inom SoL – socialtjänstlagen

Alla akter sparas i minst 5 år efter att sista anteckningen gjorts.

Alla akter för personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras för all framtid.

När en akt levereras till kommunarkivet eller ska gallras bort måste alla uppgifter om kunden tas bort ur dataregistret. Detta sker i en gallringsmodul och görs i samband med leverans av pappersakter till kommunarkivet.

Rensning i akterna

När ett ärende avslutas ska akten rensas. Alla uppgifter som endast är av tillfällig betydelse bör då avlägsnas. Handlingar som tillför ärendet sakuppgifter får inte tas bort, eftersom det då kan bli svårt att förstå akten eller motiven till beslut. Det är särskilt viktigt att de akter som ska bevaras rensas.

Aktrensning bör i första hand avse:

- Anteckningar och meddelanden av endast tillfällig betydelse.

- Utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse upphört i och med att utredningen är färdigskriven.

- Avskrifter, kopior och dubbletter som finns i flera exemplar.

- Avskrifter, kopior och dubbletter som inte behövs för att man rätt ska kunna förstå akten.

- Trycksaker som inte har haft någon betydelse.

Handlingar som bevaras i akten

Alla dokument som skrivits i datasystemet ska tas ut på papper och lämnas med akten till kommunarkivet.

Domar, tillsynsärende samt yttranden i dessa ärenden ska bevaras.

Observera att alla dokument som den enskilde skrivit under skall bevaras, t.ex. ansökan om särskilt boende och vårdplaner.

(45)

upphov till ärende

Ansvarsförbindelser för kostnader Bevaras Ansökningar från enskild om bistånd eller

service, med ev bilagor Bevaras Försörjningsstöd, hemtjänst,

handikappomsorg, plats i särskilda boendeformer m.m.

Ansökningar om vård enligt lag om vård av

missbrukare i vissa fall (LVM) Bevaras Ansökningar till institutioner om vård Bevaras Arbetskort, behandlingskort, servicekort Bevaras Arbetsplaner, behandlingsplaner,

serviceplaner, vårdplaner i enskilt ärende Bevaras

Avräkningshandlingar Bevaras

Avtal med t.ex. kontaktpersoner Bevaras

Begäran om handräckning Bevaras

Beslut i enskilt ärende Bevaras

Beslut/domar i förvaltningsdomslut Bevaras

Efterlysningar Bevaras

Genomförandeplan Bevaras

Handlingar i namnärenden Bevaras

Handlingar i underhållsbidragsärenden Bevaras Avtal, dom, ekonomisk utredning, omprövning m.m.

Handlingar rörande underställning till

förvaltningsrätt (LVM) Bevaras

Korrespondens av betydelse i ärendet Bevaras Utredningar i enskilt ärende Bevaras

Vårdplan Bevaras

(46)

Ärendeblad, journalblad Bevaras

Överenskommelse Bevaras

Handlingar som kommit in eller upprättats samband med utredning om faderskap

Handlingstyp Bevara/gallra efter 5 år Anmärkning

Anmälningar om faderskap Bevaras

Domar Bevaras

Faderskapserkännande/-bekräftelse Bevaras Handlingar i rättsgenetiska och rättskemiska

undersökningar Bevaras

Handlingar om underhållsbidrag (avtal, dom, ekonomisk utredning etc) som upprättats eller kommit in i samband med utredning om faderskap

Bevaras

Handlingar om vårdnaden om barn Bevaras Handlingar rörande nedläggning av

faderskapsutredning Bevaras

Identitetsstyrkande handling Bevaras

Intyg Bevaras

Korrespondens av betydelse i ärendet Bevaras

Protokoll Bevaras

Underrättelser från Skattemyndigheten om

nyfött barn till ogift mor Bevaras

(47)

Handlingar rörande barnets ursprung Bevaras Korrespondens av betydelse för ärendet Bevaras

Referenser Bevaras

Samtycken med bilagor Bevaras

Uppföljningsrapporter Bevaras Anteckningar från hembesök etc

Utredningar i enskilt ärende Bevaras

Yttrande från nämnd Bevaras

Yttranden från Myndigheten för

internationella adoptionsfrågor (MIA) Bevaras

Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att en minderårig har placerats eller mottagits i ett hem för vård eller boende, i ett familjehem eller i annat enskilt hem som inte tillhör någon av föräldrarna eller någon annan vårdnadshavare

Handlingstyp Bevara/gallra efter 5 år Anmärkning

Anmälningar från polis, skola etc. Bevaras Anmälningar om behov av vård (till

institutioner) Bevaras

Ansvarsförbindelser Bevaras

Ansökningar om vård (till förvaltningsrätt)

medbilagor Bevaras

Avtal med föräldrar Bevaras

Behandlingsplaner, arbetsplaner Bevaras Beslut och beslutsunderlag Bevaras

(48)

Handlingar i namnärende Bevaras Handlingar rörande underställning till

förvaltningsrätt Bevaras

Korrespondens av betydelse i ärendet Bevaras Meddelande från institution om utskrivning Bevaras Placeringsmeddelanden från Statens

institutionsstyrelse Bevaras

Utredningar i enskilt ärende Bevaras

Utredningar om familjehem Bevaras

Vårdplaner Bevaras

Yttrande till åklagare, tingsrätt etc. Bevaras

Avtal om vårdnad, boende och umgänge (enligt 6 kap föräldrabalken)

Avtal enligt 6 kap 6 §, 14a § andra stycket eller 15a § andra stycket föräldrabalken som godkänts av nämnden får gallras 5 år efter upphörande men dock inte förrän barnet fyllt 18 år (12 kap 4 § andra stycket socialtjänstlagen)

Till personakternas förs åtskilliga handlingar som är av endast tillfällig betydelse och som kan gallras vid inaktualitet (2 år). Denna gallring kan göras även i de personakter som delvis eller i sin helhet ska bevaras.

Exempel på handlingar och typer av handlingar som ska bevaras

Handlingar som bör förvaras i personakt och som ska gallras vid inaktualitet:

- Underlag till ansökan om försörjningsstöd (kopior av kvitton, kostnadsförslag för tandvård, glasögon m.m., kopior av hyresavier, avbetalningskontrakt etc) under förutsättning att journalanteckning är gjord

- Korrespondens av tillfällig eller ringa betydelse eller rutinmässig karaktär - Kopior av räkningar från läkare, lab, institutioner m.m.

- Kallelser (till rättegång, möte med socialsekreterare m.m.) - Kopior på hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc)

(49)

- Domar Se dock även Handlingar som ska bevaras

- Meddelanden om utskrivning från vårdhem eller liknande - Remisser (till arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare) - Registerkontroller

- Friskintyg

(50)

Gallringsplan för LIF-akter

Handlingstyp Bevara/gallra vid

inaktualitet Anmärkning

Avslag Bevaras

Beslut från Migrationsverket Gallras

Beslut i enskilt ärende Bevaras

Beslut om hemutrustningslån från Centrala

studiestödsnämnden Gallras

Ekonomiska beräkningar Bevaras

Förbindelser att följa reglerna för

introduktionsersättning Bevaras

Kopior på hyreskontrakt Gallras

Korrespondens av betydelse i ärendet Bevaras Korrespondens av tillfällig betydelse

och/eller rutinmässig karaktär

Gallras

Praktikplatsformulär Bevaras

Utredningar i enskilt ärende Bevaras Yttrande till åklagare och allmän domstol Bevaras

Ärendeblad/journalblad Bevaras

Överklagande med bilagor Bevaras

För personakter som upprättats då bistånd beviljats enligt socialtjänstlagen gäller bestämmelserna för bevarande och gallring av socialtjänstens personakter.

(51)

Beslut i enskilda fall Bevaras Beslut från Migrationsverket Gallras Förordnande om offentligt biträde Gallras Handlingar som styrker ansökan om

uppehållstillstånd Gallras

Korrespondens av betydelse i ärendet Bevaras Korrespondens av tillfällig betydelse

och/eller rutinmässig karaktär Gallras Underlag för återsökning av utgivet bistånd Gallras Underlag till ansökan om

dagbidrag/dagersättning Gallras T.ex. kopior av pass och vigselbevis,

remissutlåtande från läkare m.m.

Upprättade handlingar av betydelse i

ärendet Bevaras

Upprättade handlingar av tillfällig betydelse

och/eller rutinmässig karaktär Gallras

Ärendeblad/journalblad Bevaras

Överenskommelser Bevaras